(Gua de Auditoria TerritorialGAT) (Credibilidad en el control fiscal con prevencin, participacin y efectividad)

(Credibilidad en el control fiscal con prevencin, participacin y efectividad) (Gua de Auditoria Territorial)

CONTRALORA MUNICIPAL DE NEIVAPgina 33

(Gua de Auditoria TerritorialGAT)

Gua de Auditoria

Territorial

Dra. Alba Segura de Castao

Contralora Municipal de Neiva

Junio 2013

Contralora Municipal De Neiva

Dra. Alba Segura de Castao

Contralora Municipal de Neiva

Sonia Constanza Gutirrez Andrade

Directora Tcnica de la Direccin de Fiscalizacin

Csar Augusto Acosta Ricaurte

Director Tcnico de Participacin Ciudadana

Silvia Leonor Osorio Galindo

Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva

Juan Carlos Cortes Torres

Asesor de Control Interno

Jacqueline Daz Martnez

Secretaria General

Contenido

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial12

Definicin de auditora gubernamental12

Modalidades de auditora12

Sistemas de control13

Enfoque de auditora:15

Propsitos de la auditoria15

Alcance de la auditoria16

Resultados esperados de la auditoria16

Planeacin estratgica del proceso auditor Elaboracin del plan general de auditora territorial PGAT17

Objetivos18

Alcance18

Definicin de polticas y lineamientos18

Instancias de elaboracin, revisin, aprobacin y modificacin18

Elaboracin y consolidacin de la matriz de riesgo fiscal19

Determinacin de objetivos y estrategias19

Priorizacin de entes o asuntos a auditar20

Estimacin e identificacin de recursos20

Elaboracin del proyecto del PGAT20

Aprobacin del PGAT21

Modificaciones y seguimiento del PGAT21

Asignacin de auditoria22

Contenido del memorando de asignacin de auditoria23

Comunicacin del memorando de asignacin de auditoria23

Declaracin de impedimentos y conflictos de intereses23

Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoria24

Fase de Planeacin25

Generalidades26

Actividades fase de planeacin de la Auditoria26

Notificacin del memorando de asignacin de auditoria26

Conocimiento del ente o asunto a auditar26

Anlisis a la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar27

Evaluacin y conceptualizacin sobre el control fiscal interno27

Determinacin de criterios tcnicos27

Determinar la estrategia de auditora29

Plan de trabajo29

Programa de auditora30

Fase de ejecucin de la auditora32

Generalidades32

Alcance33

Actividades GeneralesError! Marcador no definido.

Ajustes de los programas de auditora.34

Aplicacin de procedimientos, tcnicas pruebas y obtencin de evidencia34

Componente evaluacin de gestin y resultados34

Componente control financiero y presupuestal37

Metodologa para calificar la gestin fiscal45

Determinar los hallazgos50

Concepto50

Caractersticas y requisitos del hallazgo51

Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo52

Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio54

Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin55

Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.58

Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad59

Comunicar y trasladar al auditado las observaciones60

Evaluar y validar la respuesta del auditado60

Fase de informe de la auditora62

Generalidades62

Alcance62

Concepto y propsito del informe de auditora63

Atributos y caractersticas del Informe:63

Estructuracin del informe67

Actividades bsicas para generacin de informes67

Elaboracin del informe preliminar70

Revisin y validacin del informe preliminar70

Aprobacin del Informe Preliminar70

Firma y remisin del Informe preliminar71

Elaboracin de informe definitivo71

Revisin del informe definitivo71

Aprobacin del informe definitivo71

Firma y remisin del Informe definitivo71

Cierre de la auditora72

Administracin del proceso auditor73

Generalidades73

Actividades en la administracin del proceso auditor73

Planeacin estratgica74

Fase de Planeacin75

Fase de ejecucin75

Fase de Informe.76

Evaluacin del proceso auditor77

Administracin de Calidad77

Aseguramiento de la Calidad77

Producto no conforme77

Preservacin del producto informe78

Solucin de controversias78

Controversias al interior del equipo auditor79

Controversias entre el Director Tcnico de Fiscalizacin y el Equipo Auditor79

Interpretaciones Tcnicas y Jurdicas79

Papeles de trabajo79

Archivo Permanente (A/P)80

Archivo General (A/G)80

Archivo Corriente (A/C)80

Referenciacin81

Marcas de auditora84

Normas de auditoria del proceso auditor territorial85

Postulados P85

Normas generales NAG89

Normas personales - NAP91

Normas relativas al trabajo - NRT93

Normas para la fase planeacin NAFP94

Normas para la fase de ejecucin - NAFE99

Normas para la fase de informe - NAFI101

Normas para las actividades posteriores (cierre) NAPA104

Evaluacin del proceso auditor105

Objetivos105

Actividades bsicas105

Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor106

Evaluar aplicacin y cumplimiento de la metodologa106

Generar reporte de los beneficios del control fiscal107

Presentacin

La Contralora de la Repblica en cumplimiento de su Plan Estratgico, ha venido trabajando para darle un nuevo enfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, que permita mayor efectividad y oportunidad en el logro de los resultados que genera el Proceso Auditor.

En tal sentido y, para dar cumplimiento a lo normado en el artculo 130 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, la Contralora General de la Repblica, a travs del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF - construyeron una metodologa adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la funcin de control fiscal en el nivel territorial.

Dicha metodologa es un instrumento de apoyo a la gestin institucional de las Contraloras Territoriales, que ha sido elaborado para facilitar el ejercicio del Proceso Auditor, mediante la aplicacin articulada y simultnea de los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de 1993, con el propsito de evaluar la gestin fiscal, el logro de los resultados y la efectividad de sus impactos.

Esta metodologa es la primera versin, y ser enriquecida con el resultado de su utilizacin en las auditoras que se desarrollen en el Plan General de Auditora Territorial PGAT de la vigencia 2013 y en consecuencia, queda sujeta a las modificaciones y sugerencias que surjan con ocasin de su aplicacin por parte de sta Contralora.

Con respecto a lo anterior la Contralora Municipal de Neiva mediante Resolucin No. 014 del 2013, adopta como metodologa para el proceso auditor de la entidad, la Gua de Auditoria Territorial, construida por la Contralora General de la Repblica a travs del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF.

La implementacin de la Gua de Auditora Territorial GAT por parte de la Contralora Municipal de Neiva, se efecta como una prueba piloto que ser aplicada inicialmente a los procesos auditores que se adelantarn durante la vigencia 2013, despus de la cual se analizar su funcionalidad, operatividad y por consiguiente la continuidad de su aplicacin.

En el entendido de que se trata de una prueba piloto que busca mejorar las tcnicas procedimiento y herramientas implementadas en el proceso de Auditaje, se hace necesario mantener la vigencia de la Resolucin 001 de 2011, la que servir de referente en el evento en que se haga necesaria la aplicacin de las herramientas metodolgicas en ella implementadas.

Generalidades del proceso auditor a nivel territorial

Definicin de auditora gubernamental

Es un proceso sistemtico acorde con normas de auditora del proceso auditor territorial compatibles con las generalmente aceptadas vigentes, evala la gestin y los resultados fiscales mediante la aplicacin de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contralora Municipal de Neiva fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos.

Modalidades de auditora

Con el propsito de asegurar los niveles de eficiencia en la planeacin del proceso auditor, se podrn aplicar, entre otras, las siguientes modalidades de auditora:

Auditora regular: permite proferir un dictamen integral conformado por la opinin de los estados contables y el concepto sobre la gestin y los resultados, para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta. Implica la ejecucin de un trabajo integral aplicando de manera simultnea y articulada los sistemas de control fiscal.

Esta territorial establecer los criterios de seleccin de los entes a auditar bajo esta modalidad.

Auditora especial: evala polticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, reas o actividades de carcter especfico o transversal, de inters o relevancia con el propsito de emitir un concepto u opinin sobre lo evaluado.

Nota: a travs de esta modalidad de auditora se podr hacer seguimiento a los planes de mejoramiento.

Auditora exprs: Se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto requieren de evaluacin inmediata y celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos.

Nota: Las auditorias de regularidad y la de desempeo de que trata el artculo 124 de la Ley 1474 de 2011, se desarrollarn a travs de las auditorias en la modalidad regular; la de desempeo se podr aplicar, adems, mediante la auditoria en modalidad especial.

De conformidad con el artculo 115 de la Ley 1474 del 2011, la Contralora Municipal de Neiva conformara los grupos especiales de reaccin inmediata.

Sistemas de control

En el ejercicio de control fiscal se podrn aplicar sistemas de control como: el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control interno, as:

Control financiero: el control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditora de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por la Contadura General de la Nacin.

Control de legalidad: Es la verificacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

Control de gestin: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como el universo de los beneficiarios de su actividad.

Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos vigilados logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado.

Revisin de cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del Manejo del erario pblico durante un perodo determinado, con miras a establecer la economa, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

Evaluacin de control interno: Es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Mejora continua.

Dentro de estos sistemas de control se incluyen temas relacionados con la evaluacin ambiental, la participacin ciudadana, las TIC (Tecnologa en la Informacin y Comunicacin), el control fiscal interno y los seguimientos a las funciones de advertencia, entre otros, que impliquen actos de gestin fiscal.

Enfoque de auditora

Las auditorias que adelante la Contralora Municipal de Neiva se desarrollarn mediante la aplicacin individual, combinada o simultnea de los sistemas de control de acuerdo con las necesidades que se determinen.

Propsitos de la auditoria

Vigilancia y control oportunos y efectivos

Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos pblicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho.

Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos pblicos

Adelantar un control y vigilancia, generadores de confianza, abiertos a la participacin ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la gestin fiscal.

Fortalecimiento del apoyo tcnico a las corporaciones de eleccin popular

Brindar a la corporacin de eleccin popular que ejerza el control poltico la informacin resultado del proceso auditor, (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin), para apoyar su labor.

Promover el mejoramiento de la gestin pblica

Permitir una continua retroalimentacin para que la administracin emprenda acciones preventivas y correctivas, en procura de lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

Alcance de la auditoria

Toda auditoria debe definir con claridad y precisin los lmites y la profundidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos, polticas, planes, programas, proyectos, procesos, reas o temas de inters a auditar, de conformidad con los objetivos de la asignacin de auditora.

Resultados esperados de la auditoria

El ejercicio del control fiscal practicado por la Contralora Municipal de Neiva, mediante la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros, as como las tecnologas de informacin y comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, econmica, con equidad y de manera transparente en el cumplimiento de los propsitos, planes y programas del auditado en el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

Planeacin estratgica del proceso auditor Elaboracin del plan general de auditora territorial PGAT

(INICIOAprobacin del PGATDeterminacin de objetivos y estrategias.Elaboracin del PGATPriorizacin de entes o asuntos a auditarEstimacin e identificacin de recursosModificaciones y seguimiento al PGATDefinicin de polticas y alineamientosElaboracin y consolidacin de la matriz de riesgo fiscalFinDespacho del ContralorDireccin de Fiscalizacin Direccin de Fiscalizacin Direccin de Fiscalizacin Direccin de Fiscalizacin Direccin de Fiscalizacin Direccin de Fiscalizacin Comit de Evaluacin y Planeacin y/ o Contralor Municipal)

Objetivos

Determinar los entes y/o asuntos a ser auditados por la Contralora Municipal de Neiva, de acuerdo con la matriz de riesgo fiscal.

Identificar las necesidades de talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor.

Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor.

Alcance

Hace referencia a la determinacin de la cobertura en materia de entes, asuntos y recursos pblicos a auditar en una vigencia fiscal determinada, de conformidad con las polticas y lineamientos institucionales y la matriz de riesgo fiscal.

Definicin de polticas y lineamientos

Con base en el plan estratgico de la Contralora Municipal de Neiva, se imparten las polticas y objetivos que debern ser observados para la elaboracin, revisin, aprobacin y modificaciones del PGAT en las instancias correspondientes.

Instancias de elaboracin, revisin, aprobacin y modificacin

Las instancias responsables de elaboracin, revisin, aprobacin y modificacin del PGAT, son:

Para la elaboracin del PGAT la instancia competente es el rea de control fiscal que desarrolla y adelanta el proceso auditor y/o quien haga las veces de Oficina de Planeacin.

En la fase de revisin y consolidacin la instancia pertinente ser la

Oficina de Planeacin o, en su defecto, quien haga sus veces.

La aprobacin del PGAT la realizar el comit de evaluacin y planeacin y/o el contralor municipal.

La modificacin del PGAT la realizara el rea de control fiscal que desarrolla el proceso auditor y/o quien haga las veces de Oficina de Planeacin.

Nota: Las instancias se podrn determinar de acuerdo con la estructura orgnica de la Contralora Municipal de Neiva.

Elaboracin y consolidacin de la matriz de riesgo fiscal

La matriz de riesgo fiscal que elabora esta territorial podr contemplar, entre otros, lo relacionado con los riesgos institucionales que se detecten, los requerimientos o necesidades de control y las denuncias presentadas por la ciudadana, las corporaciones administrativas y los medios de comunicacin, as como la magnitud de los recursos administrados, con base en la metodologa y los trminos que se definan por cada ente de control. En caso de requerirse, la instancia responsable consolidar y socializar la matriz de riesgo fiscal.

Modelo de Criterios de Riesgo Fiscal

Determinacin de objetivos y estrategias

Conocida la matriz de riesgos fiscales, las polticas y lineamientos institucionales, se determinarn, por parte del rea de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor, los objetivos generales con el fin de establecer las estrategias a implementar para alcanzar dichos objetivos, los cuales sern socializados con la alta direccin.

Priorizacin de entes o asuntos a auditar

Con fundamento en las polticas y lineamientos institucionales y los resultados que arroje la matriz de riesgo fiscal, el rea responsable del proceso auditor priorizar los entes a auditar, de acuerdo con los recursos financieros, tecnolgicos y de talento humano de que se disponga.

Estimacin e identificacin de recursos

Una vez priorizados los entes y/o asuntos a auditar, el rea responsable del proceso auditor identificar los requerimientos de recursos fsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGAT, para lo cual se considerarn, entre otros, los siguientes:

Talento humano disponible de acuerdo con su perfil, idoneidad, experiencia y competencia.

Evaluacin y asignacin de recursos de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (TICS)

Disponibilidad de recursos financieros

Coordinacin y cooperacin con otros organismos

Alianzas estratgicas con la academia y otras organizaciones de estudios e investigacin social.

Elaboracin del proyecto del PGAT

Priorizados los entes y/o asuntos a auditar, determinados los objetivos y estrategias, estimados e identificados los recursos, se proceder a elaborar el proyecto PGAT para ser aprobado.

Al momento de elaborar el proyecto del PGAT, el rea responsable deber identificar los cruces de procesos auditores determinados por la Contralora General de la Repblica, con el fin de optimizar esfuerzos, racionalizar el proceso auditor y lograr mayor cobertura.

Aprobacin del PGAT

En las fechas establecidas por la Contralora Municipal de Neiva, se aprobar el PGAT para la vigencia por parte del comit de evaluacin y planeacin y/o contralor municipal. Dicha aprobacin debe quedar consignada en acta o acto administrativo.

Una vez aprobado se deber registrar el PGAT en el Plan Nacional de Auditoras (PNA) del SINACOF.

Modificaciones y seguimiento del PGAT

La Contralora Municipal de Neiva, establecer los mecanismos necesarios para modificar y hacer seguimiento al PGAT.

Una vez realizada la modificacin esta deber ser reportada al Plan Nacional de Auditoria (PNA).

Asignacin de auditoria

Es el memorando mediante el cual se inicia formalmente la auditoria. Lo elabora la Direccin de Fiscalizacin que desarrolla el proceso auditor.

(PGAT APROBADODeclaracin de impedimentos y conflictos de intereses.Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoriaElaboracin memorando de asignacin de auditoriaComunicacin memorando de asignacin de auditoriaDirector (a) Tcnica de FiscalizacinDirector (a) Tcnica de FiscalizacinCoordinador y equipo auditorExiste?SINODirector (a) Tcnica de Fiscalizacin)

Contenido del memorando de asignacin de auditoria

El memorando de asignacin de auditora contendr, como mnimo, los siguientes puntos:

Ente o asunto a auditar.

Designacin del coordinador de la auditoria y del equipo auditor.

Modalidad.

Componentes y factores a auditar.

Objetivos general y especficos.

Trminos de referencia (duracin, alcance).

Vigencia o periodo a auditar.

Identificacin de la vigencia del PGAT.

Trminos de aprobacin del plan de trabajo.

Modelo de memorando de asignacin

Comunicacin del memorando de asignacin de auditoria

El memorando de asignacin de auditora se comunicar al coordinador y al equipo auditor, con lo cual se da inicio al proceso auditor.

Declaracin de impedimentos y conflictos de intereses

Quienes consideren tener impedimentos o conflictos de inters de los determinados en las disposiciones legales respecto al ente o asunto a auditar, debern informar por escrito de esta situacin ante la instancia superior jerrquica correspondiente quien la analizar y tomar la decisin que considere pertinente.

Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoria

Mediante comunicacin escrita la Contralora Municipal de Neiva debe informar al representante legal del ente a auditar el inicio de la auditoria junto con la presentacin del equipo auditor, su coordinador y/o supervisor.

La Contralora Municipal de Neiva podr realizar una instalacin formal y presencial de la auditoria que se inicia, momento en el cual se podr solicitar la carta de salvaguarda.

Nota: Si el representante del ente auditado se niega a firmar la carta de salvaguarda, el equipo auditor dejar constancia en acta de dicha situacin, lo cual ser considerado en los resultados del proceso auditor y la Contralora Municipal de Neiva evaluar las incidencias y acciones a seguir.

Modelo carta de presentacin ante el auditado

Modelo carta de salvaguarda

(INICIOPlan de trabajoAnlisis de la cuenta rendida o informesDeterminacin estrategia de la auditoriaEvaluacin y conceptualizacin sobre control fiscal internoDeterminacin de criterios tcnicosPrograma de auditoraNotificacin memorando de asignacin de auditoraFinDirector (a) Tcnica de Fiscalizacin Equipo auditorEquipo auditorEquipo auditorEquipo auditorEquipo auditorEquipo auditorEquipo auditorConocimiento del ente o asunto auditar)Fase de PlaneacinGeneralidades

Objetivo

Definir el alcance y la estrategia de auditora a partir del conocimiento del equipo auditor sobre la entidad o asunto a auditar.

Alcance

Hace referencia al conocimiento del ente o asunto a auditar para determinar la estrategia de auditora y focalizar los componentes y factores a examinar.

Actividades fase de planeacin de la Auditoria

Notificacin del memorando de asignacin de auditoria

Con la notificacin del memorando de asignacin se formaliza al equipo auditor el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar.

Conocimiento del ente o asunto a auditar

Obtener una comprensin de la entidad o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinmico. Esta comprensin implica conocer el direccionamiento estratgico, marco y naturaleza jurdica vigente; el bien y/o servicio a prestar, la naturaleza, caractersticas, actividades y/o procesos; los riesgos de prdida o de inadecuada utilizacin de recursos, que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos; informes de auditoras anteriores y funciones de advertencia; demandas y litigios en contra de la entidad, quejas recibidas; procesos de responsabilidad fisc al fallados pendientes; el plan de mejoramiento anterior e informes de evaluacin de las oficinas de control interno.

As mismo, a partir del anlisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizarn los aspectos especficos a evaluar.

De lo anterior se dejar evidencia en un papel de trabajo o ayuda de memoria.

Anlisis a la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar

Se realiza el estudio y anlisis de la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar con base en la rendicin de la cuenta, informes y anexos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones.

Evaluacin y conceptualizacin sobre el control fiscal interno

El equipo de auditora evaluar y conceptuar sobre el control fiscal interno a travs de procedimientos de auditora establecidos en los programas de auditora por componentes y factores, mediante los cuales se valora la efectividad de los controles y la administracin de los riesgos en el manejo de los recursos pblicos.

Nota: La evaluacin y concepto sobre el control fiscal interno se podr realizar en las fases de planeacin y/o de ejecucin

Modelo de Matriz Evaluacin del Control Fiscal Interno

Determinacin de criterios tcnicos

El equipo auditor podr utilizar uno de los siguientes criterios para establecer la importancia relativa y muestras a evaluar.

Materialidad

Se refiere a la importancia relativa de los hechos que por su cuanta o por su naturaleza, sustentan las opiniones y conceptos que se emitan sobre los componentes y factores evaluados.

La informacin contable y de gestin que se analice debe representar hechos econmicos, de acuerdo con su nivel de materialidad. Un hecho econmico es material cuando, debido a su naturaleza o cuanta, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las conclusiones del proceso auditor.

Muestra de auditora

El equipo auditor definir los criterios que considere necesarios para establecer la importancia relativa de la informacin objeto de anlisis, disear y seleccionar estadsticamente la muestra que se defina en mesa de trabajo, o nivel de materialidad, relacionado con el error de muestreo que utilizar para el diseo de muestras.

La determinacin de la muestra le permitir al equipo auditor establecer procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas, u otra informacin, se le debe aplicar los procedimientos tcnicos de control, para fundamentar los resultados de la auditora.

El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos de tal manera que el auditor obtenga y evale la evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de los aspectos seleccionados a evaluar, que le permita conocer estadsticamente sobre el universo. Como ejemplo se anexa una herramienta de muestreo.

Modelo aplicativo muestreo

Determinar la estrategia de auditora

La estrategia de auditora consiste en establecer el direccionamiento que se le dar al proceso auditor, definiendo fundamentalmente el alcance, el cmo y dnde se desarrollar el trabajo, el cual debe registrarse en el plan de trabajo.

De acuerdo con los resultados del conocimiento de la entidad o asunto a auditar donde se han detectado los riesgos de los procesos y transacciones representativas, el equipo auditor desarrollar una estrategia de auditora que permitir el cumplimiento de los objetivos trazados en el memorando de asignacin de auditora.

Plan de trabajo

El plan de trabajo se considera como la carta de navegacin del equipo de auditora para las fases de ejecucin e informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso.

El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar la estrategia de auditora para las fases de ejecucin e informe, proporcionar una base de discusin sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditora.

Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditora, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditora, cronograma de actividades para las fases de ejecucin e informe de auditora.

Los aspectos mnimos que se deben considerar para su validacin y aprobacin son:

Que el alcance definido est acorde con los objetivos del memorando de asignacin de auditora.

Que el cronograma de actividades contemple los aspectos mnimos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos en el memorando de asignacin de auditora.

El plan de trabajo deber ser aprobado por la instancia competente.

Dicha aprobacin deber surtirse dentro del trmino que se establezca en el memorando de asignacin. Como ejemplo se anexa modelo de plan de trabajo y cronograma de las fases de ejecucin e informe.

Modelo plan de trabajo

Modelo cronograma de ejecucin e Informe

Programa de auditora

El programa de auditora es la gua del trabajo que va a realizar cada equipo auditor. All se establecen los objetivos, fuentes, criterios de auditora y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase de ejecucin. El propsito del programa de auditora es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente y lgica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluacin de la efectividad de los controles y la evaluacin de los principios de economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de costos ambientales con nfasis en la medicin de la efectividad (resultados e impacto).

Los programas de auditora sern elaborados de acuerdo con el tipo o clase de ente o asunto a auditar (distrito, departamento, municipio, empresas de servicios pblicos, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas sociales del Estado, entre otros.)

Los propsitos del Programa de Auditora son:

Cumplir los objetivos previstos para cada componente y factor.

Establecer las fuentes y criterios de auditora.

Describir los procedimientos de auditora que se aplicarn.

Obtener evidencia de los componentes y factores evaluados.

De dichos programas de auditora se dar prioridad a aquellos procedimientos que permitan evidenciar asuntos con incidencia fiscal.

La ejecucin de los programas de auditora es responsabilidad del equipo auditor, por cuanto ste tiene conocimiento pleno de los procedimientos del ente o asunto a auditar y es el encargado de desarrollar el trabajo de campo.

Los programas de auditora pueden estar integrados al plan de trabajo.

Modelo de un programa de auditoria

Modelo plan de trabajo con el programa de auditora

Fase de ejecucin de la auditora

Generalidades

Objetivo general

Practicar las pruebas de auditora utilizando tcnicas y procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe, siguiendo las directrices del plan de trabajo y los programas de auditora para las fases de ejecucin e informe.

En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditora para los componentes y factores, aplicando pruebas mediante las diferentes tcnicas de auditora que conduzcan a determinar las observaciones y/o hallazgos.

Objetivos especficos

Estn orientados a examinar, de acuerdo con la modalidad y alcance de la auditora, entre otros, los siguientes aspectos:

El manejo de los recursos en la adquisicin, produccin, manejo, custodia y administracin de los bienes y servicios por parte del ente auditado, en trminos de calidad, cantidad, costo y oportunidad.

Reglamentacin que regula sus operaciones.

Estados contables

Manejo presupuestal y financiero

Manejo ambiental.

Control fiscal interno.

rea contractual

Planes de mejoramiento

Planes, programas y proyectos

Las TICS relacionadas con los componentes y factores a auditar.

La rendicin de la cuenta e informes.

Alcance

Hace referencia al cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de trabajo y en los programas de auditora, que conlleven a la obtencin de evidencia que soporte el resultado del proceso auditor.

(Actividades Generales)

(INICIOAplicacin de procedimientos, pruebas y obtencin de evidenciasDeterminar observaciones de auditoriaConclusiones por componentes y factoresFINEquipo auditorEquipo auditorEquipo auditorAjustar programas de auditorias)

(Equipo auditor y coordinador)

Ajustes de los programas de auditora.

Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditora, se proceder a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor, que sern revisados y aprobados por la instancia competente.

Nota: Esta actividad se puede dar al inicio o en cualquier momento de la fase de ejecucin.

Aplicacin de procedimientos, tcnicas pruebas y obtencin de evidencia

Esta actividad consiste en ejecutar los programas de auditora, mediante la aplicacin de los procedimientos, tcnicas y pruebas de auditora, con el propsito de obtener evidencia que soporten las conclusiones por cada uno de los componentes y factores evaluados.

Ejecucin por componente de auditoria

Componente evaluacin de gestin y resultados

La evaluacin de la gestin y resultados se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestin y se fundamenta en la calificacin de uno o ms de los siguientes factores: ejecucin contractual, rendicin y revisin de la cuenta, legalidad, gestin ambiental, tecnologas de la comunicacin y la informacin (TICS) relacionados con los componentes y factores a auditar, cumplimiento y efectividad del plan de mejoramiento, control fiscal interno, cumplimiento planes, programas y proyectos; los cuales contemplan las variables que son verificadas por el equipo auditor, mediante la aplicacin de programas de auditora, utilizando como insumo las fuentes internas y externas de informacin.

En esta evaluacin se deben tener en cuenta los principios de la gestin fiscal fundamentados en la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad y la valoracin de los costos ambientales, adems de la evaluacin de la efectividad, acorde con la cadena de valor de la gestin pblica, as:

Economa

Que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo.

Consiste en evaluar la adecuada adquisicin y asignacin de recursos financieros, humanos, fsicos, tcnicos y tecnolgicos, entre otros, efectuada por el gestor fiscal.

La gestin se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como las de planear el manejo, adquisicin, mantenimiento, adecuacin, captacin y conservacin de los mismos.

Eficiencia

Establecer que en un periodo determinado la asignacin de recursos sea la ms conveniente para maximizar sus resultados.

Evala la relacin existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos.

Una operacin eficiente produce la mxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos en iguales condiciones de calidad y oportunidad.

Eficacia

Se trata de que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relacin con sus objetivos y metas.

Es la evaluacin de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en trminos de cantidad, calidad y oportunidad.

Equidad

Identifica los receptores de la accin econmica y analiza la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes sectores econmicos y sociales y entre entidades territoriales.

Valoracin de costos ambientales

Cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos.

La gestin, los programas, proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento econmico, a la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades.

Igualmente, corresponde al compromiso (poltica) del ente auditado desarrollar sus actividades misionales y de apoyo con el debido respeto por la proteccin del medio ambiente, implementando, manteniendo y mejorando continuamente principios y prcticas medioambientales, de conformidad con las polticas, normas y regulaciones aplicables.

Efectividad

Es el grado de satisfaccin o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o poblacin objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la organizacin que lo produce.

Coherencia

Hace referencia a la articulacin de los planes programas y proyectos frente al plan de desarrollo y/o plan estratgico.

Componente control financiero y presupuestal

Comprende los siguientes factores: estados contables, gestin presupuestal y gestin financiera.

Opinin de los estados financieros

Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta las detectadas en las cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble. Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas examinadas del estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental, se cuantificarn por el efecto neto producido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio.

Tipos de opiniones:

Sin salvedades o limpia: es una opinin mediante la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto expresan, en todo aspecto significativo, la Situacin financiera, as como los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o del equipo auditor, es aplicable cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales al 2% del total de activo o pasivo ms patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble. Por consiguiente permite opinar que los estados financieros estn razonablemente presentados.

Esta opinin se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye:

Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o el rgimen de contabilidad pblica o privada vigente que le aplique.

Que los estados financieros en su conjunto y la informacin reflejada en ellos en su proceso de registro, movimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Que la informacin suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada.

Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas.

Con salvedades: se determina cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye que una opinin sin salvedades, no puede expresarse o que la limitacin sobre el alcance no es tan material, como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin.

Aunque se basa en el criterio profesional del auditor y/o del equipo auditor, este tipo de opinin es aplicable cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e inferiores o iguales al 10% del total del activo o pasivo ms patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble, las cuales, consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujecin a las salvedades referidas.

La opinin debe expresarse en trminos de excepto por o con sujecin a los efectos de los hallazgos obtenidos para calificar la opinin.

Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta los hallazgos evidenciados en los estados financieros considerados en su conjunto.

En el prrafo de la opinin del informe, se deben mencionar las salvedades y las limitaciones en el alcance.

Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinin con salvedades, en caso de que sean significativas en relacin con los estados financieros, son, entre otras, las siguientes:

Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Utilizacin de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Errores en la informacin registrada en las cuentas.

Informacin insuficiente registrada en las cuentas que impide la interpretacin y comprensin adecuada de las mismas.

Hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, cuyo efecto no hubiera sido corregido en las cuentas.

Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador

General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad).

Adversa o negativa: se emite cuando las salvedades tomadas en su conjunto superen el 10% del total de los activo o pasivo ms patrimonio, lo que significa que el auditor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjunto los estados financieros no reflejan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el ao terminado, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

Es decir, para que el auditor pueda llegar a expresar una opinin adversa o negativa, es preciso que se hayan identificado incumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la informacin financiera, que afectan a los estados contables.

Abstencin de opinin: ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en el acceso a la informacin o sta no se ha suministrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incompleta y, por lo tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinin sobre los estados financieros tomados en su conjunto. Esta situacin no le permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras sujetas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar.

Bajo esta ltima condicin el auditor deber evaluar si el auditado, estara obstaculizando la labor de la Contralora Municipal de Neiva, caso en el cual se sometera a las posibles sanciones previstas por la ley.

La necesidad de abstenerse de emitir una opinin, puede originarse por:

Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado.

Incertidumbres contables: En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de importancia y magnitud significativas que impidan al auditor formarse una opinin.

Criterios para emitir opinin de los estados contables

El informe de los auditores debe contener una expresin escrita y clara de su opinin de sus estados financieros, de acuerdo a la siguiente tabla:

Tipo de opinin

Rango de errores, inconsistencias e incertidumbres respecto al total de activos o pasivos ms patrimonio.

Sin Salvedad

Con Salvedad

Adversa o Negativa

Con Abstencin

Valores hasta el 2%

Valores superiores al 2% y hasta el 10%

Valores superiores al 10%

Entrega de informacin incompleta o entrega inoportuna de informacin

El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados financieros, puede establecer subestimaciones, sobrestimaciones e incertidumbres.

Subestimacin: se habla de subestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que deba presentarse en la fecha de corte de dicho estado. Lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros frente a los documentos que soportan la contabilidad.

Sobrestimacin: se presenta sobrestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiera que deba presentarse. Lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros frente a los documentos que soportan la contabilidad del periodo contable correspondiente.

Incertidumbres contables: en los procesos auditores que adelanta la Contralora Municipal de Neiva, entindase el concepto de incertidumbre contable sobre una cuenta examinada, como un motivo de salvedad en un informe de auditora, ante la imposibilidad de evaluar, en forma razonable, la repercusin de un acontecimiento futuro sobre los estados financieros.

En este evento, el auditor en desarrollo de la norma de auditora relacionada con la persona har uso de su conocimiento, experiencia y capacidad tcnica para encontrar mecanismos que permitan identificar y cuantificar, en forma idnea, el saldo de las cuentas o subcuentas que presentan la incertidumbre, dejando evidencia de su evaluacin en los papeles de trabajo.

Cuando a la fecha del informe de auditora no se haya resuelto la incertidumbre contable se emitir una opinin con salvedades de excepto por. En casos excepcionales, se emitir una abstencin de opinin, cuando los efectos que pueda suponer la incertidumbre sean tan significativos y generalizados que no permitan emitir opinin sobre los estados financieros en su conjunto. En ningn caso la abstencin se puede originar en limitaciones profesionales del auditor. Frente a la abstencin, el auditor debe documentar y presentar ante el equipo de auditora y el director tcnico de fiscalizacin la justificacin soportada de esta opinin.

Las salvedades en el balance se presentarn por cada una de las cuentas examinadas.

Modelos de opinin

Opinin sin salvedades o limpia:

En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX as como los resultados de las operaciones por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Opinin con salvedades:

En nuestra opinin, excepto por o con sujecin a por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situacin financiera, en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Opinin adversa o negativa:

En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el ao que termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Abstencin de opinin:

Debido a que el auditado no suministr la informacin requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que el auditor, por las mismas limitaciones en el suministro de informacin, no le fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los estados financieros con corte 31 de diciembre del ao XXXX, la Contralora Municipal de Neiva se abstiene de emitir una opinin sobree los estados financieros mencionados.

Cuando se emite una abstencin de opinin, el prrafo introductorio se cambia de hemos auditado por fuimos designados para auditar y se elimina el prrafo de alcance.

Gestin presupuestal

Se emite un concepto sobre la programacin, aprobacin y ejecucin de los ingresos y gastos presupuestales.

Gestin financiera

Se analiza y concluye sobre el comportamiento de los indicadores financieros.

Metodologa para calificar la gestin fiscal

El equipo auditor deber llevar a cabo la evaluacin de la gestin fiscal, que incluye un examen de los siguientes componentes y sus factores mnimos de evaluacin y su ponderacin para la calificacin, as:

Control de Gestin Cincuenta por ciento (50%)

Control de Resultados Treinta por ciento (30%)

Control Financiero Veinte por ciento (20%)

Las ponderaciones otorgadas en la matriz de evaluacin de la gestin fiscal, a los componentes y factores de los mismos, se han establecido de manera unificada y no pueden ser modificados, excepto cuando no se califique uno o ms de ellos, en razn a que los que sean evaluados deben llevarse a base 100, en la misma proporcin.

Respecto a la ponderacin asignada a las variables dentro de los factores, estos pueden ser ajustados por esta territorial.

Componente

Principios

Objetivo de evaluacin

Factores

Variables a evaluar

Matriz de Gestin Fiscal - Evaluacin de Gestin Fiscal

Control de Gestin 50%

Economa, Eficiencia, Eficacia y Valoracin de Costos Ambientales

Conceptuar sobre las actuaciones en el manejo o administracin de los recursos pblicos en el perodo a evaluar.

Gestin Contractual

Especificaciones tcnicas en la ejecucin de los contratos; deducciones de ley; objeto contractual; labores de interventora y seguimiento; liquidacin de los contratos.

Rendicin y Revisin de la cuenta

Oportunidad en la rendicin de la cuenta; suficiencia y calidad de la informacin rendida.

Legalidad

Cumplimiento de normas exterior e internas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados

Gestin Ambiental

Gestin e inversin ambiental

Tecnologas de la informacin y comunicacin (TICS)

Sistemas de informacin

Plan de Mejoramiento

Cumplimiento del plan de mejoramiento y efectividad de las acciones.

Control Fiscal Interno

Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados

Control de Resultados (30%)

Eficiencia, Eficacia, Equidad y Efectividad

Conceptuar en qu medida se cumplen los objetivos misionales y lo planes, programas y proyectos adoptados por la administracin en el periodo a evaluar.

Planes Programas y Proyectos

Cumplimiento de las metas establecidas en trminos Cantidad, Calidad, Oportunidad, resultados, satisfaccin e impacto de la poblacin beneficiaria y coherencia con los objetivos misionales.

Control Financiero (20%)

Economa, Eficiencia, Eficacia

Opinar sobre la razonabilidad de los estados contables y conceptuar sobre la Gestin Financiera y Presupuestal.

Estados Contables

Cuentas de los estados contables para emitir una opinin.

Gestin presupuestal

Programacin, elaboracin, presentacin, aprobacin, modificacin y ejecucin.

Gestin Financiera

Indicadores financieros.

Calificacin asignada a los componentes de la gestin fiscal:

Para la calificacin de los componentes de la gestin fiscal, se aplicar la matriz diseada para tal efecto; el resultado est comprendido en un rango de 0 a 100 y se obtiene de la sumatoria de la calificacin de cada factor, multiplicada por su ponderacin.

La matriz estar disponible en excel con los porcentajes sealados en esta tabla y podrn ser ajustados cuando no se evalen uno o ms componentes, factores o variables; la ponderacin de lo evaluado debe llevarse a base 100.

Matriz de calificacin de gestin fiscal

Instructivo de la matriz de calificacin de la gestin fiscal

Consolidacin de la calificacin de la gestin fiscal y fenecimiento de la cuenta.

De acuerdo con los resultados obtenidos, se emite la calificacin final de la Gestin Fiscal la cual determinar si el concepto es Favorable cuando sea mayor o igual a 80 puntos y Desfavorable cuando sea menor a 80 puntos.

Mayor o Igual a 80 Puntos

Favorable

Menor a 80 Puntos

Desfavorable

Consecuentemente, cuando la auditoria tenga como alcance fenecer la cuenta, sta se fenecer con los mismos parmetros.

Mayor o Igual a 80 Puntos

Se fenece

Menor a 80 Puntos

No se fenece

En uno u otro caso, el fenecimiento o no de la cuenta deber incluir su explicacin por cada uno de los componentes y factores calificados.

Fenecimiento

Es el pronunciamiento que pone fin a la revisin de la cuenta fiscal rendida por el ente auditado, mediante el cual se califica la gestin fiscal realizada en el manejo de los recursos puestos a su disposicin en condiciones de economa, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y valoracin de costos ambientales.

El fenecimiento que expida la Contralora se har aplicando criterios tcnicos expresados en la matriz de evaluacin de la gestin fiscal y el artculo 17 de la ley 42 de 1993.

Si con posterioridad a la revisin de cuentas de los responsables del erario aparecen pruebas de operaciones fraudulentas o irregularidades relacionadas con ellas, se levantar el fenecimiento y se iniciara el proceso de responsabilidad fiscal.

En caso de que la cuenta fiscal no sea fenecida dar lugar a la aplicacin de lo establecido en el artculo 100 de la Ley 42 de 1993. La Contralora Municipal de Neiva establecer un seguimiento especial sobre los planes de mejoramiento que correspondan a entidades cuya cuenta no fue fenecida.

El no cumplimiento de las metas establecidas en el plan de mejoramiento dar lugar a la aplicacin del artculo 101 de la Ley 42 de 1993.

Si como resultado de la aplicacin de la metodologa para la evaluacin de la gestin fiscal se fenece la cuenta existiendo hallazgos con alcance fiscal, se podrn realizar las salvedades correspondientes sobre los mismos.

Determinar los hallazgos

Concepto

El hallazgo de auditora es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacin de un asunto en particular, al comparar la condicin [situacin detectada- SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situacin determinada al aplicar pruebas de auditora que se complementar estableciendo sus causas y efectos.

Todos los hallazgos determinados por la Contralora Municipal de Neiva son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra ndole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la actuacin del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestin y el resultado del auditado (efecto).

En la Contralora Municipal de Neiva, ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizar el trmino observaciones de auditora, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado.

Dentro del proceso de la auditora, la atencin se centra en la determinacin y validacin de hallazgos especialmente de connotacin fiscal, ya que stos fundamentan en buena parte la opinin y conceptos del auditor.

Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditora, toda vez que el anlisis profesional y objetivo refleja la situacin del auditado.

La aplicacin de tcnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeo de la organizacin; estas tcnicas y procedimientos se aplican sobre informacin, casos, situaciones, hechos o relaciones especficas.

La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin coherente de los hechos.

Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

(Anlisis de causa efectoEvidenciaMaterialidad y reportabilidadConclusionesCaractersticas y requisitosValidacin en mesa de Trabajo)

Caractersticas y requisitos del hallazgo

La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que ste cumpla con las caractersticas que lo identifican, las cuales exigen que ste debe ser:

Caracterstica / Requisito

Concepto

Objetivo

El hallazgo debe establecer con fundamento en la comparacin entre el criterio y la condicin

Factual (de los hechos, o relativo a ellos)

Debe estar en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.

Relevante

Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e interprete la percepcin colectiva del equipo auditor.

Claro

Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades, que est argumentado y que sea vlido para los interesados.

Verificable

Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

til

Que su establecimiento contribuya a la economa, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacin de los recursos pblicos, a la racionalidad de la administracin para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organizacin.

Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo

Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio;

Verificar y analizar la causa y el efecto de la observacin;

Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia;

Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad;

Comunicar y trasladar al auditado las observaciones;

Evaluar y validar la respuesta.

Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecucin y los dos restantes, en la fase de informe.

Para la modalidad de la auditora exprs, cuando la Contralora Municipal de Neiva prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se surtirn en la fase de ejecucin.

Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los criterios de auditora, incluyendo las causas principales y la recopilacin de evidencia.

En el anlisis el auditor debe tener en cuenta que:

Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, conocer el sistema de administracin o manejo de los recursos humanos ayuda a entender su punto de eficiencia.

Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso as lo exija.

Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrn que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno.

Las causas pueden ser externas al auditado.

Hasta donde sea posible, la relacin causa - efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisin debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administracin del auditado.

Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio

Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observacin, mediante el debate y la valoracin de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qu, el cmo, el dnde y el cundo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este anlisis incluye la comparacin de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.

La condicin es la situacin encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparacin entre lo que es- ser -condicin- con lo que debe ser -criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos:

Se ajusta a los criterios.

No se ajusta a los criterios.

Cuando la condicin est acorde con el criterio se considera que el auditado est cumpliendo con la normatividad, polticas y parmetros establecidos para el desarrollo de su misin y objetivos institucionales.

Cuando la condicin no se ajusta a los criterios se considera que el auditado no est cumpliendo con la normatividad, polticas y parmetros establecidos para el desarrollo de su misin y objetivos institucionales.

Toda desviacin resultante de la comparacin entre la condicin y el criterio se identifica como una observacin, la que es entendida como el primer paso para la constitucin de un hallazgo. En la evaluacin de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor y por los fallos proferidos anteriormente por hechos de iguales o similares al caso objeto de estudio.

Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditora y debe quedar documentado en los papeles de trabajo.

Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin

Una vez detectada la observacin, el auditor debe establecer las causas razones por las cuales se da la condicin, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observacin de que el problema existe porque alguien no cumpli el deber ser, no es suficiente para configurar un hallazgo.

El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observacin antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situacin adversa, por qu persiste y s existen procedimientos internos para evitarla.

Generalmente, una debilidad del control fiscal interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observacin, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirn que el auditor complemente sum examen.

Las causas ms recurrentes de problemas detectados en la administracin pblica son:

Deficiencias en la comunicacin entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es an ms grave cuando los problemas de comunicacin se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.

Falta de conocimiento de requisitos.

Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prcticas.

Uso ineficiente de los recursos.

Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Falta de delegacin de autoridad.

Falta de capacitacin.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.

Dentro del proceso de evaluacin del auditado es necesario considerar la relacin que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situacin determinada, por cuanto le facilita a su administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la gestin y los resultados.

Los efectos de una observacin se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condicin encontrada; normalmente representa la prdida en dinero, bajo nivel de economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.

Una deficiencia significativa puede definirse como una omisin, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes reas, ciclos o actividades del auditado.

Al emitir un juicio u opinin, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organizacin y el ambiente en que ste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.

Algunos efectos pueden ser:

Uso ineficiente de recursos;

Prdida de ingresos potenciales;

Incremento de costos;

Incumplimiento de disposiciones generales;

Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados);

Gastos indebidos;

Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos;

Control inadecuado de recursos o actividades;

Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.

Recursos destinacin especfica.

Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma ms especfica posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditora interna u otras fuentes apropiadas.

Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.

La validez de una observacin depende de su importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. Adems, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este ltimo caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o nmero de transacciones. Cualquiera sea el uso de los trminos, la observacin debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El anlisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean stos tangibles o intangibles.

En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe.

Identificada la observacin de auditora, es necesario establecer con qu frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y aunque sta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en trminos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.

As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente an, pero podra tener implicaciones o posibilidades ms importantes si no se elimina.

En el anlisis deben tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias.

Para cada observacin se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda y si sta no cumple con estos requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de auditora, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a travs de distintas fuentes y tcnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad.

Durante una auditora es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisin, la relacin costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad

Una vez analizada la observacin, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, as como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relacin directa frente a la observacin formulada, especialmente cuando se considera que sta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propsito de obtener la informacin necesaria para los trmites posteriores.

Los manuales de funciones y reglamentos internos, as como los objetivos concertados para la evaluacin de desempeo y las rdenes de servicio o contratos de prestacin de servicios, segn la situacin evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las lneas de autoridad y la responsabilidad.

Comunicar y trasladar al auditado las observaciones

Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al anlisis y alcance de las observaciones de auditora, stas deben ser comunicadas al auditado, en el informe preliminar, para que ste presente los argumentos y soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro del proceso auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de contradiccin.

Las observaciones deben incluir las presuntas incidencias que hayan sido validadas en mesa de trabajo por el equipo auditor.

Nota: La Contralora Municipal de Neiva, establecer los trminos para que el auditado de respuesta al informe preliminar. (Tiempo)

Evaluar y validar la respuesta del auditado

La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administracin toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento.

Se debe, en la medida de lo posible, procurar puntos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes, acerca del anlisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin.

Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, en la reunin de mesa de trabajo se convocar a la sesin al funcionario competente para decidir conforme a las normas de administracin del proceso auditor.

A criterio de esta territorial, se puede realizar una mesa de trabajo con participacin del auditado, con el propsito de discutir y comprender, con mayor acierto, los argumentos planteados en la respuesta.

Si la respuesta del auditado satisface y desvirta de manera idnea y soportada la observacin de auditora sta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las razones tcnicas y los soportes necesarios de la decisin tomada por el equipo auditor. En mesa de trabajo, una vez valoradas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas y la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observacin se establece como hallazgo, quedando en firme las incidencias a que haya lugar.

Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo auditor se sustentar ante el director tcnico de fiscalizacin teniendo en cuenta la reglamentacin de la administracin del proceso auditor.

Habr de tenerse en cuenta que existen situaciones que finalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, pero que pueden ser objeto del ejercicio de la funcin de advertencia; en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de ejecucin de la auditora y dada la complejidad del asunto no se tenga certeza sobre la ocurrencia del hecho, la causacin del dao patrimonial, la entidad afectada y la determinacin de los presuntos responsables, podr ordenarse la apertura de la indagacin.

_0

Fase de informe de la auditora

Generalidades

Objetivo General

Determinar los parmetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditora, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes.

Objetivos especficos

Definir la estructura del informe de acuerdo con la modalidad de auditora.

Establecer las caractersticas y requisitos de los informes emitidos.

Determinar los responsables de la elaboracin, aprobacin y comunicacin de los resultados del proceso auditor de la Contralora Municipal de Neiva.

Alcance

Hace referencia a la elaboracin del informe preliminar y al informe final que contienen los conceptos, pronunciamientos, opiniones y los resultados de la evaluacin de la gestin fiscal.

Concepto y propsito del informe de auditora

El informe de auditora es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignacin de auditora, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecucin.

Los propsitos del informe definitivo son:

Registrar los resultados de la auditora adelantada;

Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor;

Apoyar el control poltico que ejercen las respectivas corporaciones pblicas;

Servir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramiento; y

Comunicar e informar pblicamente los resultados de la auditora.

Atributos y caractersticas del Informe

El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

Preciso

Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frese y en el informe completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

Conciso

La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite, mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos de forma correcta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditora, la causa y la consecuencia, aspecto que muestren claramente el impacto que tiene la situacin detectada por la Contralora Municipal de Neiva.

Objetivo

Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios tcnicos, analticos e imparciales.

Soportado

Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia vlida, suficiente, pertinente y competente.

Oportuno

Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad.

El informe debe tener las siguientes caractersticas de presentacin:

Protocolos

Debe redactarse en:

Letra Arial tamao 12 de Word.

Margen superior, 4 cm.

Margen inferior, 3 cm.

Margen izquierdo 3 cm.

Margen derecho, 3 cm.

Espacio interlineado sencillo.

Numeracin

Slo se utilizarn nmeros arbigos por niveles as:

1. Primer nivel: En mayscula, negrilla y centrado.

1.2. Segundo nivel: En mayscula, sin negrilla y alineado a la izquierda.

1.2.1. Tercer nivel: En minscula con negrilla a la izquierda.

1.2.1.1. Cuarto nivel: En minscula sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.

Paginacin

Debe ir en la margen inferior centrado y se numerar a partil del captulo Resultados de Auditora.

Redaccin

Tener en cuenta las normas generales de redaccin y ortografa.

En la redaccin del informe debe evitarse mencionar nombres propios.

Cuadros, tablas

y grficas

En los cuadros y tablas se utilizan nmeros arbigos en orden consecutivo a travs de todo el texto, se debe indicar primero el nmero y despus el ttulo, utilizando letra Arial tamao 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra ms pequeo.

El anlisis delas graficas debe de ser consecuente con la presentacin de las mismas.

As mismo, para la numeracin utilizar nmeros arbigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La grfica se debe colocar en la misma pgina en que se menciona.

Cifras

Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros debe ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.

Numeracin de hallazgos

Los hallazgos se numerarn en forma consecutiva.

Estructuracin del informe

El informe de auditora, de acuerdo con el memorando de asignacin debe contener, como mnimo, lo siguiente:

Contenido

Auditoria

Modalidad

Regular

Auditoria

Modalidad

Especial

Auditoria

Modalidad

Expres

Cartula

Si

Si

Si

Hoja de presentacin

Si

Si

Si

Tabla de contenido

Si

Si

Opcional

Dictamen integral

Si

No

No

Carta de conclusiones

No

Si

Si

Resultados de auditora

Si

Si

Si

Anexos

Si

Si

Si

Actividades bsicas para generacin de informes

Para la elaboracin de los informes, teniendo en cuenta el memorando de asignacin de auditora, se deben seguir los siguientes procedimientos:

(Firma y remisinElaboracin informe preliminar y realizacin de ajustesInicioRevisin forma y fondoAprobacinEquipo auditorDirector Tcnico de FiscalizacinConforme?SINOEl contralor o a quien se delegueADirector Tcnico de Fiscalizacin)

(Firma y remisinAnaliza respuesta del ente y ajusta informe definitivoRevisa y valida informe definitivoAprobacinEquipo auditorDirector Tcnico de FiscalizacinConforme?SINOEl contralor o a quien se delegueFinADirector Tcnico de Fiscalizacin)

Elaboracin del informe preliminar

Esta actividad es realizada por el equipo auditor, con base en las observaciones y conclusiones que se obtengan durante la fase de ejecucin de la auditoria.

ste se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta que incluya la totalidad de las observaciones, opiniones o conceptos a las conclusiones detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo.

Nota: Para la modalidad de la auditora exprs, la Contralora Municipal de Neiva podr prescindir del informe preliminar, previa aprobacin de la instancia competente.

Revisin y validacin del informe preliminar

Debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con el (los) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asignacin de auditora, plan de trabajo y programas de auditora. En el evento en que se detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los) responsable (s) de la revisin, validacin y aprobacin del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes.

Aprobacin del Informe Preliminar

Todo informe preliminar que se comunique al auditado debe ser aprobado, en el cual se declara la conformidad o no del mismo.

Firma y remisin del Informe preliminar

El informe preliminar se entiende culminado una vez est firmado por las respectivas instancias y sea remitido al ente auditado

Elaboracin de informe definitivo

Esta actividad es realizada por el equipo auditor, una vez se haya surtido el derecho de contradiccin, con base en los resultados de validacin de respuestas del sujeto de control del ente vigilado y se efecten los ajustes a que haya lugar.

__

Revisin del informe definitivo

Con base en los ajustes producto del derecho de contradiccin, la(s) instancia(s) competente (s) revisarn el contenido del informe definitivo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Contralora Municipal de Neiva.

Aprobacin del informe definitivo

Una vez revisado el informe definitivo se proceder a su aprobacin por parte de la instancia competente, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Contralora Municipal de Neiva.

Firma y remisin del Informe definitivo

El informe se entender liberado una vez firmado por las respectivas instancias. Surtido este trmite se remitir al auditado en los trminos establecidos por la Contralora Municipal de Neiva.

Modelo de informe modalidad regular

Modelo de Informe modalidad especial y exprs

Cierre de la auditora

Esta territorial establecer el trmino mximo a partir de la firma y liberacin del informe final, para dar traslado de los hallazgos a las instancias competentes; as como para la ejecucin de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas establecidas.

Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otros contenidos en el informe final, sern trasladados a los rganos de control competente.

Los hallazgos con incidencia fiscal sern trasladados mediante el formato establecido para tal fin, junto con sus soportes a la dependencia a la Direccin de Responsabilidad Fiscal.

Modelo formato entrega hallazgos fiscales

Si dentro del proceso auditor se adelantaron denuncias, se deber informar de los resultados a las dependencia de participacin ciudadana o a quien haga sus veces, con el propsito de que se d respuesta puntual al peticionario.

Como resultado de la auditora, el ente auditado elaborar y presentar a la Contralora Municipal de Neiva un plan de mejoramiento, en concordancia con las normas de auditora del proceso auditor territorial NAFI 08. La Contralora Municipal de Neiva con base en su propia reglamentacin emitir o no pronunciamiento de coherencia e integridad sobre la formulacin de los planes de mejoramiento, que sern evaluados dentro del proceso auditor.

De igual manera, el informe final de auditora debe remitirse a la corporacin administrativa correspondiente y ser publicado en la pgina web de la Contralora Municipal de Neiva.

Administracin del proceso auditor

Generalidades

Objetivos

Establecer mecanismos de direccin, supervisin, ejecucin y comunicacin que permitan a la Contralora Municipal de Neiva gestionar y controlar el proceso auditor para que ste cumpla con el propsito de evaluar que la prestacin de servicios y provisin de bienes pblicos atiendan los fines esenciales del Estado.

Definir las actividades generales del proceso auditor segn sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades, y determinar los resultados de las actividades.

Gestionar el talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros necesarios para la ejecucin del proceso auditor.

Garantizar la organizacin, conservacin y preservacin de la informacin generada en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso auditor.

Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por la Contralora Municipal de Neiva.

Actividades en la administracin del proceso auditor

A continuacin se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las etapas y fases, su relacin con los responsables y los resultados de la actividad.

Planeacin estratgica

Actividad

Responsable/Rol

Resultado de la Actividad

Definicin de Polticas y Lineamientos para la elaboracin PGAT.

Despacho del Contralor

Plan Estratgico y documento de planeacin.

Elaboracin y consolidacin de la matriz de Riesgo Fiscal.

Direccin de Fiscalizacin

Matriz de Riesgo Fiscal

Determinacin de Objetivos y Estrategias.

Direccin de Fiscalizacin

PGAT

Priorizacin de entes o asuntos auditar.

Direccin de Fiscalizacin

PGAT

Estimacin e identificacin de recursos.

Direccin de Fiscalizacin

PGAT

Aprobacin del PGAT.

Comit de evaluacin y planeacin y/o contralor (a) municipal

Acta o resolucin

Modificaciones y Seguimiento al PGAT.

Direccin de Fiscalizacin

Acta o resolucin de modificacin

Fase de Planeacin

Actividad

Responsable

Resultado de la Actividad

Elaboracin y comunicacin del memorando de asignacin de auditora.

Director (a) Tcnica de Fiscalizacin

Memorando de asignacin

Declaracin de impedimentos de intereses y conflictos.

Funcionarios que participen del proceso auditor

Declaracin por escrito del impedimento

Comunicacin al auditado e instalacin de la auditoria.

Director (a) Tcnica de Fiscalizacin

Comunicacin escrita

Programa de auditora (Adiciones al programa si se considera necesario).

Coordinador y equipo auditor

Programa auditoria

Fase de ejecucin

Actividad

Responsable

Resultado de la Actividad

Aplicacin de procedimientos, pruebas y obtencin de evidencias.

Equipo auditor

Papeles de trabajo

Determinacin de observaciones.

Equipo auditor

Informe preliminar

Realizar mesas de trabajo.

Equipo auditor y coordinador

Acta o ayuda memoria

Fase de Informe.

Actividad

Responsable

Resultado de la Actividad

Elaborar informe preliminar y realizar ajustes.

Equipo auditor

Informe preliminar

Revisar y validar de forma y fondo el informe preliminar.

Director Tcnico de fiscalizacin

Informe preliminar ajustado

Aprobacin.

Director Tcnico de fiscalizacin

Informe preliminar aprobado

Firma y remisin.

El contralor o a quien se delegue

Informe preliminar

Revisin y

Anlisis de respuesta del ente auditado.

Equipo auditor

Acta mesa de trabajo o ayuda de memoria

Revisa y aprueba informe definitivo.

Director Tcnico de fiscalizacin

Informe definitivo

Remisin del informe definitivo al ente auditado.

El contralor o a quien se delegue

Oficio remisorio

Evaluacin del proceso auditor

Actividad

Responsable

Resultado de la Actividad

Reportar beneficios del proceso auditor

Equipo auditor

Reporte

Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor, desempeo profesional del equipo auditor, aplicacin de la metodologa en el proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos.

Director Tcnico de fiscalizacin

Formato de evaluacin

Administracin de Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemticas, con el objetivo de generar un producto o servicio acorde con los requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propsito esas acciones deben seguir normas de auditora y requisitos internos establecidos por la Contralora Municipal de Neiva.

Igualmente, la Contralora Municipal de Neiva podr utilizar instrumentos exgenos al proceso auditor, para analizar, monitorear y verificar el desarrollo del mismo, con el fin de apoyar a los