1

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACULTAD DE INGENIERÍA

Departamento de Sistemas y Computación

Actualización, preparación y

configuración del ERP

iDempiere para facilitar su

implementación en MiPymes

Colombianas

Fabián Andrés Naranjo Sierra

Trabajo de grado presentado para optar por el título de ingeniero de Sistemas y Computación en la

Universidad de los Andes

12 de Diciembre, 2016

Asesor: Prof. Víctor Manuel Toro

2

Contenido 1. RESUMEN .......................................................................................................................... 3

2. AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................... 4

3. TABLA DE ILUSTRACIONES ............................................................................................. 5

4. CONCEPTOS BÁSICOS .................................................................................................... 6

5. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 7

CONTEXTO ........................................................................................................................... 7

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 8

PROPUESTA DE SOLUCIÓN ................................................................................................ 9

6. OBJETIVO DEL PROYECTO DE GRADO .........................................................................11

7. TECNOLOGÍAS UTILIZADAS ............................................................................................12

IDEMPIERE...........................................................................................................................12

POSTGRESQL ......................................................................................................................14

MÁQUINA VIRTUAL ..............................................................................................................16

8. PLAN DE TRABAJO ..........................................................................................................17

9. DESARROLLO DEL PROYECTO ......................................................................................18

PERSPECTIVA GLOBAL ......................................................................................................18

10. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MUEBLES DE LOS ALPES DENTRO DE

IDEMPIERE ..............................................................................................................................23

MÓDULOS IMPLEMENTADOS ANTERIORMENTE .............................................................25

11. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO ......................................................................30

12. BIBLIOGRAFÍA ..............................................................................................................31

13. ANEXOS ........................................................................................................................33

3

1. RESUMEN

El objetivo del proyecto es actualizar, preparar y configurar el ERP iDempiere (Software Libre)

para su futura utilización en MiPymes colombianas. Para ello se utilizan manuales de

configuración, así como software específico (PostgreSQL, ApacheFélix), de tal manera que

iDempiere pueda ser ejecutado y posteriormente utilizado. Para esto se trabajó con la empresa

Muebles de los Alpes, empresa ficticia productora de muebles, para verificar la funcionalidad de

iDempiere para poder construir un manual de usuario y finalmente posibilitar su utilización en

una empresa real.

4

2. AGRADECIMIENTOS

Agradezco a las personas que hicieron posible el desarrollo de éste proyecto, principalmente al

profesor Víctor Manuel Toro quien fue el principal colaborador del proyecto al conseguir las

referencias adecuadas para el desarrollo del proyecto. También a los estudiantes que trabajaron

previamente en el proyecto, al proveer unas bases que sirvieron para el desarrollo y a los

estudiantes que trabajarán a futuro en el proyecto, pues se planea que tenga un desarrollo futuro

y que pueda implementarse. También agradezco a Johnathan Salamanca, quien me colaboró

fuertemente en el manejo de tiempos de desarrollo del proyecto.

5

3. TABLA DE ILUSTRACIONES

Figura 1: Tipos de empresa (tamaño) según número de empleados....................................................7

Figura 2: Cantidad de empresas según su tamaño...............................................................................7

Figura 3: Distribución de empresas formales e informales en Colombia.............................................8

Figura 4: Distribución de empresas por tamaño en Colombia.............................................................8

Figura 5: Distribución vista inicial iDempiere...................................................................................18

Figura 6: Distribución inicial de pestañas iDempiere........................................................................19

Figura 7: Distribución Grupo Empresarial de los Alpes....................................................................19

Figura 8: Fórmula del balance....................................................................………………………....20

Figura 9: Conceptos relacionados ERP...............................................................................................21

Figura 10 Módulos ERP………………………………………………………………………….....22

6

4. CONCEPTOS BÁSICOS

● MiPymes: Microempresas (entre 1 - 10 empleados y activos menores a 500 SMMLV) y

pequeñas empresas (entre 11 - 50 empleados y activos entre 501 - 5000 SMMLV)1

● Sistematización: En ámbito empresarial, es ordenar, estructurar o formalizar procesos2.

● Unix: Sistema operativo portable, multitarea y multiusuario3.

● CentOS: Sistema operativo empresarial, basado en la distribución Red Hat Enterprise

Linux4.

● Máquina Virtual: Software que ofrece virtualización con características diferentes a la

máquina original en donde se ejecuta, creando la posibilidad de varios entornos sobre una

misma infraestructura física5.

● Software libre - Open Source: Se refiere al conjunto de software que se puede utilizar

con cualquier propósito (copiado, mejorado, estudiado, modificado, redistribuido, etc),

sin restricciones o limitaciones6.

● iDempiere: Software ERP de código abierto y extensible.

● SFIMC: Sistematización fácil e intuitiva para Mipymes Colombianas

● ROI: Rate of Investment (Retorno de Inversión).

● TIC: Tecnologías de la información y comunicación.

● ERP: Enterprise Resource System (Sistema empresarial de manejo de recursos).

● OSGi: Open Service Gateway, que define especificaciones de software que permite

diseñar plataformas compatibles que puedan proporcionar múltiples servicios7.

● BD: Base de datos relacional (Lenguaje SQL).

1 Definición Tamaño Empresarial Micro, Pequeña, Mediana o Grande (2012).

http://www.mipymes.gov.co. Recuperado de http://www.mipymes.gov.co/publicaciones.php?id=2761 2 Fantova, F. (2003). La sistematización como herramienta de gestión. Bilbao. Recuperado de

http://www.alboan.org/archivos/330.pdf 3Unix (2015). http://www.wikipedia.org . Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/Unix

4 CentOs(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/CentOS

5 Universidad Rey Juan Carlos (2011). Máquinas Virtuales. Madrid. Recuperado de

http://gsyc.es/~mortuno/ral/maquinas_virtuales_I.pdf 6 Software Libre(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de

https://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre 7 OSGi (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/OSGi

7

5. INTRODUCCIÓN

CONTEXTO

La herramienta iDempiere es una de Software libre, cuya posibilidad de adaptación a cualquier

empresa la hace una posibilidad para las MiPymes.

En Colombia, las MiPymes constituyen alrededor del 99,6%8 del total de las empresas, que en un

74% ya están conectadas a internet, pero el 80%9 cree que no puede generar valor mediante el

uso de tecnología. Éste es el público objetivo a futuro, una vez se logre la configuración total y

su utilización en la empresa ficticia Muebles de los Alpes.

Ilustración 1 - Tipos de empresa (tamaño) según número de empleados

Ilustración 2 - Cantidad de empresas según su tamaño

8 Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de http://www.dinero.com/edicion-

impresa/pymes/articulo/evolucion-y-situacion-actual-de-las-mipymes-en-colombia/222395 9 Pymes y tecnología: una relación todavía tormentosa(2015). http://www.semana.com. Recuperado de

http://www.semana.com/tecnologia/articulo/pymes-tecnologia-una-relacion-todavia-tormentosa/436480-3

8

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La mayoría de las empresas utilizan algún sistema tecnológico para apoyar sus procesos para

hacerlos más eficientes. Dichos procesos pueden clasificarse en diferentes módulos los cuales

son: facturación, nómina, inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, presupuesto,

compras y ventas. Estos módulos hacen parte de sistemas ERP los cuales son necesarios para

apoyar de alguna manera los procesos de cualquier organización.

iDempiere, es un software libre, cuyos costos de implementación son únicamente la capacitación

de los empleados para su uso. La documentación actual de iDempiere es muy buena, sin

embargo, carece de un manual que contenga todo lo que se necesita para su correcta instalación y

configuración particular para cada empresa, bien sea de producción o de servicios.

Anteriormente se trabajó en la construcción de dichos manuales, sin embargo, debido que la

tecnología avanza constantemente dichos manuales quedaron desactualizados. Adicionalmente

varios de ellos dependían de referencias a repositorios en específico o bien eran versiones

anteriores de los softwares utilizados. Esto aparentemente no es un problema pero en este caso

particular se generaron problemas de compatibilidad, que desembocaron en la necesidad de

actualizar los manuales hasta dejarlos en un punto estable, cohesivo y funcional.

Para un trabajo futuro se decidió trabajar para implementar el software iDempiere en MiPymes

colombianas. La razón de fondo de esta elección es que las (MiPymes) constituyen la gran

mayoría de las empresas de Colombia, al ser alrededor del 99.6% del total y son de gran

importancia en la economía dado que generan aproximadamente el 67% del empleo en Colombia

y son quienes generan aproximadamente el (28% del PIB10

). Por las cifras anteriores puede

concluirse la importancia de las MiPymes y un descenso en su competitividad generaría una

catástrofe para la economía

10

Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de http://www.dinero.com/edicion-impresa/pymes/articulo/evolucion-y-situacion-actual-de-las-mipymes-en-colombia/222395

9

Fuente:ACOPI citado en Correa (2006).p.77

Ilustración 3 - Distribución de empresas formales e informales en Colombia

Ilustración 4 -Distribución de empresas por tamaño en Colombia

PROPUESTA DE SOLUCIÓN

En el mundo las TICs vienen impactando a todas las organizaciones por igual y en su mayoría

generan resultados positivos, pues les permite crecer como empresa (innovación, productividad,

eficiencia) y como consecuencia inmediata generando un aumento en los ingresos. La mayoría

de las TICs se acomoda a las necesidades particulares de la empresa, así como a sus recursos,

10

son escalables en el tiempo y poseen resultados medibles (ROI). Un estudio relaciona el uso de

las TIC’s y la productividad laboral en un 18% en promedio, aproximadamente11

.

La propuesta se basa en utilizar la herramienta tecnológica iDempiere y sus respectivos manuales

de uso e instalación con enfoque a la última parte dado que el objetivo a largo plazo es la

implementación de iDempiere en una empresa real.

Actualmente se trabajará con la empresa Muebles de los Alpes, empresa de producción de

muebles. En base a ella es que se realizarán las pruebas de la tecnología.

Se propone adicionalmente utilizar los manuales anteriores existentes, así como recopilar

información de la web de modo que quede un manual relativamente consistente que pueda

utilizarse de modo que facilite la implementación de iDempiere y se reduzca la dificultad de su

implementación.

A la fecha de publicación de éste documento de grado, los manuales están de modo que pueda

configurarse inicialmente iDempiere, la base de datos que requiere para su utilización, los

manuales de instalación de iDempiere y se pueda instalar la localización Colombia. También

existen manuales de uso de iDempiere pero para ello lo mejor que se puede hacer con el software

es practicar y así modificar los manuales para que sea aún más fácil utilizar.

11

Alderete, M y Gutiérrez, L (2012). TIC y productividad en las industrias de servicios en Colombia. Medellín. Lecturas de Economía, 77 (julio-diciembre 2012), pp.163-188

11

6. OBJETIVO DEL PROYECTO DE GRADO

El proyecto de grado “Actualización, preparación y configuración del ERP iDempiere para

facilitar su implementación en MiPymes Colombianas” es un proyecto de grado aplicado, el cual

consiste en tomar lo que anteriormente se poseía relacionado al tema, como lo son manuales,

instrucciones, vínculos hacia páginas de descargas para poder ejecutar, etc., y actualizarlo a una

versión más reciente.

Éste es un trabajo arduo y muy importante, puesto que la gran mayoría de la tecnología continúa

avanzando y entre cambios de versiones de las herramientas necesarias para que iDempiere

funcione es posible que se generen problemas de incompatibilidad.

Un ejemplo de una situación como esta es: Un requisito de iDempiere (no explícito) es la versión

de Java estándar (Actualmente en versión 8) y se venía trabajando con la versión 6 de Java. Al

momento de ejecutar iDempiere y sus complementos no era posible y se debía a la versión de

Java. Dicho error no fue evidente, puesto que el mensaje de error de iDempiere era un mensaje

predeterminado por el compilador y fueron necesarias dos semanas de trabajo intensivo de

búsqueda y corrección del error.

Otra razón de la importancia del trabajo de actualización de los manuales es gracias a los

cambios que se implementan dentro de la aplicación. Al ser iDempiere un software libre está

constantemente cambiando y se producen cambios a nivel de interfaz gráfica, por lo cual es

posible que un botón que realizaba una instrucción desaparezca o sea reubicado y por lo tanto

hace que el manual anteriormente escrito quede “obsoleto”, gracias a esos pequeños cambios.

Finalmente el trabajo de actualización de los manuales es importante, puesto que, pueden

mejorarse constantemente, para hacerlos más entendibles hacia el usuario y posibilitarle

alternativas adicionales en caso de no entender la explicación contenida dentro.

12

7. TECNOLOGÍAS UTILIZADAS

En esta sección se habla de las tecnologías utilizadas en el proyecto, se mencionan sus beneficios

y las razones por las cuales fueron elegidas.

IDEMPIERE

iDempiere Business Suite también conocido como OSGi + Adempiere es un software libre ERP

(Sistema de planificación de recursos empresariales), que incluye también funcionalidades de

CRMA (Administración de la Relación con los Clientes) y SCM (Administración de la cadena de

suministro).

Este programa incluye todas las funciones de un ERP moderno siendo altamente extensible

mediante la incorporación de plugins, lo que permite configurarse para casos particulares de cada

empresa, en la medida en que se tenga un plan de implementación y posee curva de aprendizaje

adecuada12

.

iDempiere es una herramienta de negocios que permite integrar y automatizar los procesos

empresariales clave. Actualmente se encuentra posicionado a nivel internacional como la

herramienta alternativa para empresas medianas y pequeñas, comparadas con los sistemas

propietarios tradicionales que poseen un alto costo de licencias y también comparada con

desarrollos locales los cuales suelen no dar abasto para las necesidades del mercado globalizado.

iDempiere más allá de todas las funcionalidades que posee, permite incorporar cambios

específicos del negocio y preservarlos para futuras versiones. Esto permite realizar cambios aun

estando en fase de producción como pueden ser: el modelo de negocio, la estructura de la

información, el plan de cuentas, el tipo de moneda, regulaciones legales o impositivas, entre

otros, sin que afecte directamente la operación.

IDempiere es independiente de la base de datos, no requiere proveedores o implementadores en

particular e incluso es posible acceder a su código fuente. La comunidad de iDempiere asegura la

evolución en el tiempo del sistema, su crecimiento y control, cumpliendo su compromiso con el

12

iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

13

modelo de código abierto, lo cual permite obtener, redistribuir y modificar su código fuente. La

contribución de la comunidad se ve reflejada en el compromiso con el fortalecimiento de la

herramienta, la búsqueda de continuidad en el tiempo y la selección de socios basada en casos de

éxito13

.

iDempiere soporta:

● Múltiples Compañías (grupos empresariales, empresas clientes, etc)

● Múltiples organizaciones (plantas, sedes, empresas, etc.)

● Múltiples idiomas (29 localizaciones)

● Múltiples monedas

● Múltiples esquemas contables

● Multi-usuario14

- Historia

iDempiere se derivó del proyecto ADempiere el cual a su vez se derivó de la versión libre de

Compiere. La gran diferencia de iDempiere con su versión precedente (ADempiere), está en

la actualización tecnológica de su plataforma. iDempiere está basado en un framework OSGi

permitiendo una estructura de plug-ins. También el servidor de aplicación Jboss fue

reemplazado por Apache Tomcat el cual nuevamente será cambiado por Jetty lo que hace

que mejore el rendimiento y tamaño. Posteriormente Se decide usar Eclipse Buckminster y se

migra de ZK3.6 a ZK6 y 7 sobre el cual se implementa un nuevo diseño de interfaz15

.

Dentro de los fundadores del proyecto iDempiere es importante mencionar a Carlos Ruiz, un

Colombiano que hizo parte de todo el proyecto de migración y actualización de arquitectura

de Adempiere a iDempiere. Lo anterior representa una ventaja pues se facilita la

implementación del sistema en organizaciones de Colombia, debido a que conoce a

profundidad el contexto en el país16

.

13

¿Qué es iDempiere? (2015). http://www.elitesystem.ec Recuperado de http://www.elitesystem.ec/index.php/que-es-adempiere 14

iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 15

iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 16

www.globalqss.com - iDempiere y Adempiere (2007). http://www.globalqss.com. Recuperado de http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/noticias/12-ultimas-noticias-es/17-idempiere

14

- Funcionalidad

Como Aplicación web, iDempiere es accesible en cualquier navegador, permitiendo acceder

a documentos relacionados a través de links dentro de la aplicación. iDempiere tiene un

motor de flujos de trabajo basado en el estándar WfMC, para administrar los flujos de trabajo

entre documentos y requerimientos de BPM.

iDempiere incluye un sistema de generación de reportes simple, poderoso y configurable,

(con el Diccionario de Aplicación) que permite abrir otros reportes o ventanas a través de

links en cada reporte. También permite exportarlos a otros tipos de documento (PDF, Excel

etc). Soporta igualmente reportes generados con JasperReports e Indicadores de Desempeño,

Gráficas de desempeños pueden ser calculados desde el diccionario de aplicación.

Una de las funcionalidades que más destacan de iDempiere es la de agregar plugins. La wiki

de iDempiere permite a los usuarios calificar los desarrollos que son publicados en el "plugin

market", donde existen entre otros desarrollos de:

● Localización

● Integración con otros programas (como Asterisk, Openbravo Pos, Google Maps)

● Requerimientos específicos de distintos sectores(como administración de activos,

Manufactura)17

POSTGRESQL

PostgreSQL es un potente sistema de base de datos objeto-relacional de código abierto. Cuenta

con más de 15 años de desarrollo activo y una arquitectura probada que se ha ganado una sólida

reputación de fiabilidad e integridad de datos18

. Se ejecuta en los principales sistemas operativos

que existen en la actualidad como:

■ Linux

■ UNIX (AIX, BSD, HP-UX, SGI IRIX, Mac OS X, Solaris, Tru64)

■ Windows

17

iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere 18

PROMiDAT - Bases de Datos (2012). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

15

PostgreSQL puede adaptarse para cumplir con las características ACID, posee soporte completo

para claves foráneas, uniones, vistas, disparadores y procedimientos almacenados (en varios

lenguajes) e incluye la mayoría de los tipos de datos del SQL 2008. Algunos de los datos más

importantes (pues son los más utilizados) son: INTEGER, numérico, BOOLEAN, CHAR,

VARCHAR, DATE, INTERVAL, y TIMESTAMP.

Adicionalmente soporta almacenamiento de objetos binarios grandes, como imágenes, sonidos o

vídeo. PostgreSQL cuenta con interfaces nativas de programación para C / C + +, Java,. Net,

Perl, Python, Ruby, Tcl, ODBC, y posee una documentación bastante amplia (siempre que se

sepa buscar).

En el caso de una base de datos empresarial, PostgreSQL cuenta con características avanzadas

tales como Multi-Version Control de concurrencia (MVCC), puntos en tiempo de recuperación,

tablespaces, replicación asincrónica, transacciones anidadas (savepoints), respaldos online/hot y

un sofisticado query planner/optimizer. También soporta el conjunto de caracteres internacional,

codificaciones de caracteres multibyte, Unicode, mayúsculas y minúsculas.

Es altamente escalable, tanto en la enorme cantidad de datos que puede manejar y en el número

de usuarios concurrentes que puede administrar19

.

En el momento Postgres cuenta con la versión 9.5.5 estable y 9.6 como último lanzamiento. Las

características de esta base de datos son las siguientes:

Límite Valor

Máximo tamaño BD Ilimitado

Máximo tamaño de tabla 32 TB

Máximo tamaño de fila 1,6 TB

Máximo tamaño de campo 1 GB

Máximo de filas por tabla Ilimitadas

19

Informática, software libre - Qué es Postgres (2011). https://microbuffer.wordpress.com .

Recuperado de https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que-es-postgresql/

16

Máximo de columnas por tabla 250 -1600 de acuerdo al tipo de columna

Máximo de índices por tabla Ilimitado

Los valores anteriores corresponden a la última versión en la fecha de realización de este

documento20

.

MÁQUINA VIRTUAL

Para las pruebas y el desarrollo del proyecto en iDempiere, se utiliza una máquina virtual con las

siguientes características:

CPU: Intel(R) Xeon(R) CPU E5-2665 0 @ 2.40GHz

RAM: 2,194 MB

HDD: 40GB

S.O.: Linux CentOs 6.8

No es necesario tener una máquina con las anteriores características, pero se recomiendan

máquinas virtuales con especificaciones similares.

20

PostgreSQL: About (2016). http://www.postgresql.org. Recuperado de

http://www.postgresql.org/about/

17

8. PLAN DE TRABAJO

El proyecto se trabajó en diferentes fases:

1. Preparación de la plataforma Linux CentOS(6.8).

En esta sección se toma el manual de instalación de CentOS(6.8) y se sigue hasta el punto

donde se produce algún cambio que impida proseguir. En este punto se corrige el manual

y se prosigue repitiendo el proceso hasta el final del manual. También, de ser posible, se

complementa el manual de modo que incluya alternativas o que se facilite su

seguimiento.

2. Instalación de requisitos de iDempiere

Posterior a la instalación de CentOS es importante instalar los requisitos que posee

iDempiere para su correcto funcionamiento. Entre los requisitos importantes están la base

de datos PostgreSQL, Putty y Xming. Se deben corregir los manuales de instalación de

dichas herramientas y actualizae a su versión más reciente. De ser posible, se incluye una

alternativa en caso que los links no funcionan.

3. Instalación de última versión de iDempiere

Continuando el procedimiento ahora se instala iDempiere. Se sigue el manual que se

posee hasta que se encuentren impedimientos y se corrigen. Se debe incluir la solución a

los problemas encontrados en caso de haberla hallado. En caso que no funcione lo escrito

en el manual se puede incluir una alternativa.

4. Instalación de Localización Colombia

Una vez se posee iDempiere instalado se instalan los complementos requeridos para la

localización Colombia. Se debe actualizar los links a la ubicación de dichos

complementos. También si está dentro del alcance proveer una alternativa en caso que el

manual no sea claro.

5. Dominio de interfaz y del manejo de iDempiere

Estando dentro de iDempiere se sigue el manual de cómo utilizar la herramienta y se

modifica para que sea más fácil la utilización de la herramienta. Es importante incluir

alternativas como videos explicativos, pues es posible que las personas los entiendan más

fácil.

18

9. DESARROLLO DEL PROYECTO

En éste capítulo se explicará, a groso modo, los procesos llevados a cabo para la correcta

implementación del proyecto, así como los cambios más relevantes en los manuales de

instalación y uso de iDempiere. En específico se tratarán los temas de Linux CentOS, iDempiere,

localización Colombia (adaptación del software para el entorno Colombiano), manejo básico de

la herramienta y la estructura organizacional llevada a cabo.

PERSPECTIVA GLOBAL

- Preparación plataforma Linux (Centos 6.8)

El primer paso llevado a cabo en el proyecto fue la instalación de CentOS en la versión 6.8.

Se trabajó principalmente en una máquina virtual ubicada dentro de un computador de

escritorio, pues se quería simular el acceso remoto a un servidor de la nube. Es importante

tener en cuenta que se debe tener acceso visual21

a la máquina remota, además de instalar el

Java22

necesario.

A continuación se muestran los pasos generales del proceso:

● Se instala CentOS 6.8 (x64)

● Se aplican las actualizaciones a la fecha [2016-07-07]

● Se completa XWindow con utilidades básicas (xorg-x11-apps)

● Se retira openjdk (Java no estándar)

● Se instala Java estándar (1.8u.0.4)

● Para mayor información Manual detallado para instalación de Centos 6.823

Cambios Relevantes en el manual:

● El manual ahora contiene una explicación detallada de como instalar CentOS en en

una máquina virtual de VMWare Workstation

21

Para el acceso visual a la máquina virtual en la nube, es necesario utilizar “Putty” y “Xming” - Anexo 3 22

En el momento de realización de este documento se tenía la versión 1.8.0_45 64 bits 23

Anexo 1

19

● Se actualizó la versión de Java a una versión más reciente (Requisito de iDempiere)

- Instalación de requisitos de iDempiere

Para la instalación de iDempiere es necesario cumplir con los requisitos previos del programa

y los requisitos de la situación que queremos representar, que en este caso es acceso remoto a

un servidor. Los más importantes son la base de datos PostgreSQL, Putty y Xming.

A continuación se detallan aspectos importantes del proceso:

● Instalar Postgres 9.5.1

● Iniciar el servidor mediante Putty

● Configurar Xming para un acceso seguro y una interfaz gráfica

● Para mayor información Manual detallado para instalación de Postgres, iDempiere y

Xming (Anexos 2 y 3)

Cambios Relevantes en los manuales:

● Se actualiza la versión de PostgreSQL a una versión más reciente. Se actualizan los

vínculos de descarga del programa y se provee una alternativa en caso de falla.

● Se actualizan las versiones de Putty y Xming, sin embargo no había diferencias

relevantes entre versiones.

- Instalación de última versión de iDempiere (Versión 3.1)

Una vez se tiene el S.O. CentOs 6.8, se procede a instalar el ERP que se utilizará, como se

mencionó en capítulos anteriores, se utilizará iDempiere debido a su fácil acceso y a su

documentación que se encuentra en la wiki.

El proceso de instalación consta de múltiples pasos, los cuales están descritos a mayor

profundidad en el manual de instalación de iDempiere (Anexo 2).

20

Cambios Relevantes en el manual:

● Se provee un modo alternativo para instalar iDempiere siguiendo el tutorial de la wiki

de iDempiere

● Se recalca la importancia de los videos explicativos de la funcionalidad de

iDempiere, ya que, en ocasiones, un video es más fácil de entender que un texto de un

manual.

● Se habilitó el puerto de acceso que utiliza iDempiere, de modo que no sea necesario

apagar el firewall de Linux.

● Para mayor información Manual detallado para instalación de Postgresql e iDempiere

(Anexo 2)

- Instalación de Localización Colombia (Versión 3 de iDempiere)

Para la localización Colombia es de suma importancia que las versiones (tanto del ERP como

de los plugins) coincidan, si ésto no sucede la herramienta quedará sin la configuración

necesaria y no se podrá crear una empresa con el régimen colombiano. El proceso de

creación de la empresa está en el medio de la instalación de la localización.

A continuación algunos puntos destacables de este proceso:

● Importante tener la misma versión de iDempiere a los paquetes a instalar

● Instalar tres plugins iniciales(withholdings, medios magnéticos, DIAN

● El grupo empresarial con el que se trabaja debe incluir el archivo de contabilidad

(CSV) para Colombia

● Luego se procede a instalar los demás paquetes para Colombia como festivos y

ciudades.

● Recomendable instalar ciudades completas, no solo capitales.

Cambios Relevantes en el manual:

21

● En este manual lo más importante a resaltar es que se provee un método alternativo

para la instalación, que está consignado en la wiki de iDempiere

● Se incluyó un video explicativo de instalación de Apache Félix, puesto que en

ocasiones no es posible acceder a la consola sin haberlo instalado.

● Se proveyó mayor claridad en la forma de acceder a los botones, así como los

procesos a seguir para importar y exportar archivos a iDempiere.

● Es posible que sea necesario incluir en el manual cosas de conocimiento común,

como lo son que el final de línea de Linux y de Windows es diferente y puede generar

problemas con los archivos csv.

- Dominio de interfaz y del manejo básico de iDempiere

En éste módulo se explican algunas funcionalidades de iDempiere. También se explica la estructura

organizacional que se planteó para seguir y utilizar en un trabajo futuro. Adicional a ello se muestran

las funcionalidades que fueron implementadas anteriormente y que fue posible utilizarlas.

Para el manejo de la interfaz "la práctica hace al maestro":

● El manejo de la interfaz se aprende mediante la práctica.

● Es posible añadir pestañas como favoritas las cuales quedan posicionadas en la

parte izquierda de la interfaz.

● Algunos botones están escondidos y es difícil acceder a ellos por lo que se

requiere de guía para ubicarlos.

● A veces es necesario incluir más información de la disponible o hacer clicks

adicionales para activar funcionalidades.

● Acceso de forma segura:

● Putty + XMing para Windows

● X11+ terminal para OSX

● Posibilidad de extensión mediante plugins, se agregan al menú.

22

Ilustración 5 - Distribución vista inicial iDempiere

Ilustración 6 - Distribución inicial de pestañas iDempiere

23

10. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MUEBLES DE

LOS ALPES DENTRO DE IDEMPIERE

La estructura organizacional anteriormente definida se llama Grupo Empresarial de los

Alpes, tiene un almacén y se ubica en la ciudad de Bogotá.

Ilustración 7 - Distribución Grupo Empresarial de los Alpes

Para el módulo de desarrollo se poseían los siguientes roles:

● Departamento de Tecnología – Administrador del Sistema

● Gerencia “Grupo Empresarial de los Alpes”

● Gerencia “Mueble de los Alpes”

● Departamento de Compras “Grupo Empresarial de los Alpes”

● Departamento de Inventarios “Grupo Empresarial de los Alpes”

● Departamento de Facturación “Grupo Empresarial de los Alpes”

● Departamento de Compras “Mueble de los Alpes”

● Departamento de Inventarios “Mueble de los Alpes”

● Departamento de Facturación “Mueble de los Alpes”

24

- Estructura contable básica

Una empresa es dueña de una parte de lo que tiene, pero también posee responsabilidades

con otras empresas. Además no puede acceder a todo su capital en un momento determinado,

pues existen activos que no están disponibles al momento como son las deudas que les tienen

a la empresa y los valores de lo que posee la empresa como lo es un edificio. Todo ello se

representa en la siguiente igualdad

Ilustración 8 - Fórmula del balance

Características de la información contable

● Exacta: Responder a los datos consignados en los documentos originales (facturas,

cheques, y otros) tal y como fueron consignados.

● Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de

los hechos.

● Clara: La información debe ser presentada de modo tal que se minimicen los errores

cometidos por los empleados.

● Referida a un nivel: Existe siempre un destinatario.

● Económica: Con un costo inferior al beneficio que reporta.

● Oportuna: Que esté disponible al momento en que se requiera su información

25

MÓDULOS IMPLEMENTADOS ANTERIORMENTE

Se desarrollaron anteriormente 3 módulos del ERP en el proyecto, “Inventarios”,

“Facturación” y “Compras”.

Ilustración 9 - Conceptos relacionados ERP.

Ilustración 10- Módulos ERP24

.

24

Víctor M. Toro - Diapositivas del cursos Sistemas Empresariales, Noviembre 2014.

26

● Inventario

El módulo de inventarios implementado anteriormente es capaz de llevar registro de todos

los elementos que maneja la empresa: cantidad existente de materiales y producto

actualmente, historia de ingresos, historia de salidas y pérdidas, precio actual, tiempo de vida

y nivel de reaprovisionamiento. Es posible el manejo de inventarios en múltiples bodegas en

diferentes localizaciones e interactuar entre ellas, como puede ser un traslado interno. Éste

módulo también se encarga de reportar la cantidad de reaprovisionamiento en el momento

adecuado, gestionar el orden en que se consume cada ítem y reportar a contabilidad los

valores actuales del conjunto de ítems, así como reportar a contabilidad los consumos

efectuados de cada área de la empresa.

● Facturación

Entre las funciones principales del módulo anteriormente implementado de facturación se

encuentran: Manejo de varias unidades de pedido con precio del producto en la unidad

solicitada y precios asociados a fechas. Control de tablas de descuentos de acuerdo al

volumen adquirido, de acuerdo al tipo de pago anticipado o aposteriori y control para el tipo

de clientes (preferenciales o normales). Este sistema también da soporte a diferentes modos

de pago como tarjeta de crédito o cheques. Finalmente en este módulo se incluyen costos de

transporte y entrega.

Es importante destacar en éste módulo la complejidad del manejo ya que existen impuestos

que son aplicables solo a las facturas que impactan la contabilidad y el presupuesto, mientras

que existen algunas ocasiones en que están libres de impuestos. Los impuestos más

importantes son:

● Impuesto de Valor agregado (IVA)

Según tipo de producto o servicio el IVA puede variar entre 0% y el 38%. La

clasificación y las tarifas IVA cambian frecuentemente por lo que es necesario

actualizarlo constantemente. Otros factores importantes en este módulo es que los

clientes pueden retener el 50% del IVA y lo consignan por su propia cuenta. El

27

vendedor declara cada dos meses el IVA y lo consigna: IVA facturado - IVA

pagado - IVA que le retuvieron + IVA que retuvo.

● Impuesto de Industria y Comercio (ICA)

Según tipo de producto o servicio: 4.14‰, 6.9 ‰, 8 ‰, 11.04 ‰

Al igual que el IVA la clasificación y las tarifas ICA cambian frecuentemente.

Los clientes tienen la posibilidad de retener la totalidad del ICA y lo consignan

por su propia cuenta.

El vendedor declara cada dos meses el ICA y consigna: ICA generado por las

facturas - ICA que le retuvieron + ICA que retuvo

● Retención por impuesto de renta en facturas de bienes y servicios

La retención en la fuente es un cobro anticipado del impuesto a la renta. Este varia segun el

valor de los ingresos de la persona y se cobra segun el bien o servicio que consuma.

Bienes: 3.5% para compras superiores a un SMMLV (acumuladas en el año)

Servicios: varias tarifas (0%, 4% , 6%, 10%, 11%) según tipo de servicios El

vendedor y el comprador declaran y consignan mensualmente las retenciones

efectuadas. Anualmente se declara la suma de las retenciones en la fuente que hizo y

que le hicieron

● Compras

En éste módulo es posible para cada proceso realizar un análisis. Para este se requiere los

siguientes items:

● Creación de la orden de compra

De acuerdo a la requisición aprobada, el sistema puede generar manual o

automáticamente la orden, e informar al proveedor de manera automática (vía

email).

● Recepción de las compras

28

En este paso es posible analizar los productos que llegaron, y contrastarlos en

base a la orden de compra o la factura del proveedor. Este paso es necesario para

ingresar la información en el inventario.

● Factura del proveedor

La factura se puede generar en base a la factura emitida por el proveedor, por la

orden de compra o por la recepción del material. Se debe verificar que los datos

coincidan correctamente.

● Realizar pagos

Para realizar los pagos a los proveedores o cuentas por pagar, el sistema permite

numerosos métodos de pagos (cheques, transferencias, forma tradicional, etc),

reglas de pago (30, 60, 90 días), y con esto generar el comprobante de egreso en

el sistema.

El anterior proceso también lo podemos denominar “Administración de la cadena de

Suministros - SCM”25

.

● Ventas

Para ejecutar el proceso de venta anteriormente implementado en iDempiere, se describe

a continuación los pasos del proceso:

● Cotizaciones

Se generan (crear, modificar e imprimir) cotizaciones basadas en la lista de productos

de cada cliente, donde se compromete la mercancía del inventario, y a la vez este se

puede convertir en una orden de venta, sin información adicional.

● Orden de venta

Dentro de una orden de compra se puede generar automáticamente órdenes de

venta de acuerdo a los proveedores que surten los productos (sujeto a

disponibilidad de inventarios). Esto puede generar varios tipos de proceso:

25

De requisición a pago (Compras). http://www.globalqss.com. Recuperado de

http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/idempiere/15-idempiere-es/7-de-requisicion-a-

pago-compras

29

● Orden Estándar: Crear orden, reservar mercancía de inventario, de

acuerdo a las reglas que estén contempladas con el cliente.

● Orden POS: En un paso se realiza la orden, despacho, factura del cliente

y recibir el pago (este puede ser de acuerdo a la forma de pago del cliente).

Normalmente este es utilizado para tiendas con mostrador y entrega

inmediata.

● Orden a crédito: Se genera la orden, factura y se despacha, pero el pago

es opcional. Está sujeto al crédito del cliente dentro del sistema.

● Orden a Depósito: Se crea la orden y se despacha el producto. Esto se

utiliza cuando existen reglas de facturación semanal, quincenal, etc.

● Orden Prepago: Se crea la orden, una factura pro-forma, y se realiza el

despacho. Una vez obtenido el pago se genera la factura correspondiente y

se procede con el envío de mercancía.

● Autorización de Devolución Material: Se recibe un ítem previamente

enviado, y se crea una Nota de Crédito.

● Despachos

Se genera uno o varios despachos de acuerdo a la orden de pedido, contrastado

con las existencias

● Facturas a Clientes

De acuerdo a las reglas establecidas con el cliente, se genera la factura

correspondiente.

● Recibos o recaudos

Cuando se ha generado una factura y de acuerdo a la negociación con el cliente

con los términos de pago, se realiza el cobro correspondiente26

.

26

De requisición a pago (Compras). http://www.globalqss.com. Recuperado de

http://globalqss.com/portal/index.php/es/idempiere/15-idempiere-es/5-de-cotizacion-a-recaudo-ventas

30

11. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO

Las MiPymes en Colombia son un gran pilar en la economía colombiana debido a la cantidad de

empresas existentes y al empleo que generan, así como la generación de oportunidades para los habitantes

del país, razón por la cual son el público objetivo a futuro.

En el proyecto actual se busca la implementación a bajo costo utilizando como base la empresa Muebles

de los Alpes, para efectos de visualización y fines académicos, en adición a estar basada en software libre.

En el sistema iDempiere es de vital importancia tener establecidas las jerarquías dentro de la

organización, así como las reglas a seguir. Es necesario definir los módulos correctamente de modo que

puedan ser utilizados y modificados a medida que progresa el tiempo. En caso de crearse nuevas

entidades es importante modificar a todos los que la afectan o la relacionan para así no afectar los

procesos involucrados.

Se trabajó fuertemente en la actualización de los manuales los cuales estaban desactualizados 2 años. Se

trabajó en la organización del trabajo que se llevaba hasta el momento, el cual no fue previamente

revisado ni organizado. Se agregaron instrucciones importantes que hacían falta en los manuales, así

como se revisó lo que previamente estaba realizado.

Actualmente es posible comprar insumos para producir los diferentes muebles y luego venderlos. Se ve

reflejado en la actualización de inventario y en parte del asiento contable de la empresa. Para futuro es

importante implementar la nómina que es de vital importancia para la operación de cualquier empresa y

pagos a las diferentes entidades (servicios públicos, DIAN, etc).

En caso de desear trabajar más a fondo en el tema puede contactarse a Carlos Ruiz, quien es uno de los

fundadores del software iDempiere y puede contestar las dudas que surjan. También Victor Toro es el

primer escalón a contactar para poder extender el proyecto y trabajar en los sistemas empresariales como

opción de grado.

Finalmente el propósito de éste proyecto de grado es motivar a las diferentes personas que ven el curso

Sistemas Empresariales a trabajar en este proyecto para que a futuro pueda implementarse en un entorno

real.

31

12. BIBLIOGRAFÍA

1. Definición Tamaño Empresarial Micro, Pequeña, Mediana o Grande (2012). http://www.mipymes.gov.co.

Recuperado de http://www.mipymes.gov.co/publicaciones.php?id=2761

2. Fantova, F. (2003). La sistematización como herramienta de gestión. Bilbao. Recuperado de

http://www.alboan.org/archivos/330.pdf

3. Unix (2015). http://www.wikipedia.org . Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/Unix 4. CentOs(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/CentOS

5. Universidad Rey Juan Carlos (2011). Máquinas Virtuales. Madrid. Recuperado de

http://gsyc.es/~mortuno/ral/maquinas_virtuales_I.pdf

6. Software Libre(2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de

https://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

7. OSGi (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/OSGi

8. Pymes en Colombia (2015). http://www.dinero.com. Recuperado de

http://www.dinero.com/economia/articulo/pymes-colombia/212958 9. Pymes y tecnología: una relación todavía tormentosa(2015). http://www.semana.com. Recuperado de

http://www.semana.com/tecnologia/articulo/pymes-tecnologia-una-relacion-todavia-tormentosa/436480-3.

10. Alderete, M y Gutiérrez, L (2012). TIC y productividad en las industrias de servicios en Colombia.

Medellín. Lecturas de Economía, 77 (julio-diciembre 2012), pp.163-188

11. iDempiere (2015). http://www.wikipedia.org. Recuperado de https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

12. ¿Qué es iDempiere? (2015). http://www.elitesystem.ec Recuperado de

http://www.elitesystem.ec/index.php/que-es-adempiere

13. www.globalqss.com - iDempiere y Adempiere (2007). http://www.globalqss.com. Recuperado de

http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/noticias/12-ultimas-noticias-es/17-idempiere

14. PROMiDAT - Bases de Datos (2012). http://www.wikipedia.org. Recuperado de

https://es.wikipedia.org/wiki/IDempiere

15. Informática, software libre - Qué es Postgres (2011). https://microbuffer.wordpress.com .

Recuperado de https://microbuffer.wordpress.com/2011/05/04/que-es-postgresql/

16. PostgreSQL: About (2015). http://www.postgresql.org. Recuperado de

http://www.postgresql.org/about/ 17. Victor M. Toro - Diapositivas del cursos Sistemas Empresariales, Noviembre 2014.

18. De requisición a pago (Compras). http://www.globalqss.com. Recuperado de

http://www.globalqss.com/portal/index.php/es/idempiere/15-idempiere-es/7-de-

requisicion-a-pago-compras

19. Cartilla (2015). http://www.dian.gov.co. Recuperado de

http://www.dian.gov.co/descargas/formularios/300-cartilla.pdf

32

20. De requisición a pago (Compras). http://www.globalqss.com. Recuperado de

http://globalqss.com/portal/index.php/es/idempiere/15-idempiere-es/5-de-cotizacion-a-recaudo-

ventas

21. Cabra, Juan David; Molano, Georgi; Vargas, Luis Felipe. (2015) Proyecto de grado

Sistematización fácil e intuitiva para MiPymes Colombianas (SFIMC). Biblioteca

Universidad de los Andes

33

13. ANEXOS

● Anexo 1- Manual detallado de instalación de CentOS 6.7

● Anexo 2- Manual detallado para instalación de Postgres e iDempiere

● Anexo 3- Manual Remote access text and graphical to linux CentOS from Windows

using XMing and Putty

● Anexo 4- Manual de localización Colombia y creación de empresas en iDempiere

● Anexo 5 – Manual Funcional Terceros