Actividades y Definiciones de Finanzas y Contabilidad

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

a.) Desarrollar y mantener las políticas y procedimientos del presupuesto.

b.) Preparar periodicamente presupuestos y planes

c.) Preparar periodicamente proyecciones financieras

a.) Realizar inventario de contabilidad

b.) Realizar Análisis de costo de ventas

c.) Realizar el costeo de productos

d.) Realizar análisis de variaciones

e.) Reportar la rentabilidad

a.) Determinar principales componentes de costos

b.) Medir componentes de costos

c.) Determinar actividades criticas

d.) Administrar el despliegue de activos y utilización de recursos

a.) Evaluar la rentabilidad de clientes y productos

b.) Evaluar nuevos productos

c.) Realizar costeo por ciclo de vida

d.) Optimizar la mezcla de clientes y productos

e.) Evaluar el desempeño de las estrategias de nuevos clientes y productos

f.) Preparar de actividades basadas en medidas de desempeño (factores críticos)

g.) Administrar mejoras continuas en costos

a.) Mantener archivos maestros de clientes/productos

b.) Generar información de cuentas de clientes

c.) Transmitir información de cuentas a clientes

d.) Enviar ingresos por cobrar

e.) Resolver preguntas de cuentas a clientes

a.) Establecer políticas de cuentas por cobrar

b.) Recibir/Depositar pagos de clientes

c.) Aplicar remesas de dinero

d.) Preparar reportes de cuentas por cobrar

e.) Registrar movimiento de cuentas por cobrar en los libros de mayor

a.) Establecer políticas para cuentas incobrables

b.) Analizar balances de cuentas incobrables

c.) Procesar ajustes/cancelación de balances

a.) Establecer políticas/procedimientos por ajustes

b.) Analizar ajustes

c.) Corresponder/Negociar con clientes internos

d.) Discutir soluciones con partes internas

e.) Preparar facturación para pagos

f.) Procesar entradas relacionadas

c.) Administrar y procesar la recuperación de cartera

d.) Administrar y procesar ajustes/deducciones

1. Realizar la Planeación y Administración Contable a.) Realizar la Planeación/presupuestos/Proyecciones

b.) Realizar y controlar la contabilidad de costos

c.) Administrar los Costos

d.) Evaluar y Manejar el desempeño financiero

2. Realizar los ingresos contables a.) Facturar a clientes

b.) Procesar Cuentas por cobrar (CXC)


a.) Negociar acuerdos de nivel de servicio

b.) Establecer políticas contables

c.) Fijar y hacer cumplir limites de crédito aprobados

d.) Establecer sistemas financieros comunes

a.) Mantener graficas de cuentas

b.) Procesar entradas de diario

c.) Procesar asignaciones

d.) Procesar periodos de terminación de ajustes ( por ejemplo conversiones de moneda, ajustes, etc.)

e.) Enviar y conciliar transacciones intercompañia

f.) Conciliar cuentas en libro mayor

g.) Desarrollar consolidaciones y eliminación de procesos.

h.) Preparar balances de prueba

i.) Preparar y enviar administración de ajustes

a.) Establecer políticas y procedimientos de activos fijos

b.) Mantener archivos maestros de activos fijos

c.) Procesar y estipular adiciones o retiros de activos fijos

d.) Procesar y estipular ajustes de activos fijos, mejoras, revalorización y transferencias

e.) Calcular y estipular gastos de depreciación

f.) Procesar y estipular mantenimiento a activos fijos, y gastos de reparaciones

g.) Conciliar libros de activos fijos

h.) Verificar activos fijos incluyendo inventario físico

i.) Proveer información de soporte de impuestos de activos fijos, estatutos y reportes regulatorios

a.) Preparar estados financieros de unidades de negocio

b.) Preparar consolidación de estados financieros

c.) Desarrollar reportes de unidades de negocio/reportes de revisiones gerenciales

d.) Desarrollar reportes consolidados/reportes variaciones de costos

e.) Preparar documentación para revisión de junta directiva

f.) Preparar reportes trimestrales/anuales para socios accionistas

g.)Preparar reportes reglamentarios(entidades de control)

a.) Realizar seguimiento de operaciones diarias

b.) Realizar cierre del sistema contable

3. Realizar la Contabilidad General y Reportes a.) Administrar las Políticas y procedimientos

b.) Realizar la contabilidad general

c.) Realizar la contabilidad de activos fijos

d.) Realizar los reportes financieros

e.) Realizar cierre mensual/Anual


a.) Desarrollar políticas y procedimientos de capital de inversión

b.) Desarrollar y aprobar presupuestos y capital de planes de gastos

c.) Revisar y aprobar proyectos de capital y adquisiciones de activos fijos

d.) Dirigir la justificación financiera para aprobación de proyectos

a.) Creación de códigos de cuentas de proyectos

b.) Registrar transacciones relacionadas con proyectos

c.) Monitorear y rastrear capital de proyectos y gastos en presupuestos

d.) Cerrar/capitalizar proyectos

e.) Medir retorno financiero en proyectos de capital finalizados

a.) Verificar archivos de cuentas por pagar contra archivo maestro de ordenes de compra por proveedor

b.) Mantener/administar comercio electrónico

c.) Auditar facturación y información clave en el sistema de cuentas por pagar

d.) Aprobar pagos

e.) Procesar devoluciones y acumulaciones financieras

f.) Procesar impuestos

g.) Investigar/resolver excepciones

h.) Procesar pagos

i.) Responder a preguntas de cuentas por pagar (atención a proveedores)

j.) Conservar archivos

k.) Ajustar información contable

l.) Reimpresión de retenciones en la fuente (proveedores)

a.) Establecer y comunicar políticas y limites aprobados de reembolsos de gasto

b.) Capturar y reportar información relevante a impuestos

c.) Aprobar anticipos y reembolsos de gastos

d.) Procesar reembolsos y anticipos

e.) Administrar cuentas personales

5. Procesar las cuentas por pagar, y reembolsos de gastos a.) Procesar cuentas por pagar

b.) Procesar el reembolsos de gastos

4. Administrar los Proyectos contables de Activos fijos a.) Realizar la planeación de capital y aprobación de proyectos

b.) Administrar el capital contable de proyectos


a.) Establecer el alcance y la gestión de las operaciones de tesorería

b.) Establecer y publicar políticas de tesorería

c.) Desarrollar procedimientos de tesorería

d.) Monitorear procedimientos de tesorería

e.) Auditar procedimientos de tesorería

f.) Revisar procedimientos de tesorería

g.) Desarrollar y confirmar controles internos para tesorería

h.) Definir requerimientos de sistemas de seguridad

a.) Administar y conciliar posiciones de efectivo

b.) Administrar equivalentes de efectivo

c.) Procesar y supervisar transferencias de fondos electrónicas

d.) Desarrollar flujos de efectivo proyectados

e.) Administrar flujos de efectivo

f.) Producir cuentas de administración de efectivo, transacciones y reportes

g.) Administrar y supervisar relaciones bancarias

h.) Analizar, negociar, resolver y confirmar costos bancarios

a.) Administrar cuantas bancarias de la empresa para las filiales

b.) Manejar y facilitar prestamos inter compañías

c.) Administrar pagos realizados centralizados en nombre de las filiales

d.) Administrar pagos recibidos centralizados a nombre de las filiales

e.) Administrar pagos internos y transacciones netas

f.) Calcular intereses y costos para cuentas bancarias

g.) Proveer informes de cuentas bancarias

a.) Administrar relaciones de intermediación financiera

b.) Administrar la liquidez

c.) Evaluar calificacion de riesgo del tercero

d.) Procesar y supervisar deudas y transacciones de inversión

e.) procesar y supervisar transacciones en moneda extranjera

f.) Producir reportes de deuda y de inversión en transacciones contables

a.) Administrar riesgo de tasas de interés

b.) Manejar riesgo en cambios en monedas extranjeras

c.) Manejar riesgo de exposición

d.) Desarrollar y ejecutar transacciones de cobertura

e.) Evaluar y definir posiciones de cobertura

f.) Producir reportes de transacciones de cobertura contable

g.) Monitorear Crédito

6. Administrar las Operaciones de Tesorería a.) Administrar las políticas y procedimientos de tesorería

b.) Administrar el efectivo

c.) Administrar las cuentas de bancos de la empresa

d.) Administrar las deudas e inversiones

e.) Administrar los riesgos financieros


a.) Establecer la junta directiva y el comité de auditoría

b.) Definir y comunicar códigos de ética

c.) Asignar roles y responsabilidad para controles internos

d.) Definir objetivos y riesgos de procesos de negocios

e.) Definir tolerancia en riesgo de entidades/unidades

a.) Diseñar e implementar actividades de control

b.) Monitorear efectividad de los controles

c.) Arreglar deficiencias en controles

d.) Crear funciones de cumplimiento

e.) Operar funciones de cumplimiento

f.) Implementar y mantener controles relacionados con herramientas y tecnologías de apoyo

a.) Reportar a auditores externos

b.) Reportar a reguladores, socios/codeudores, intercambio de valores, etc.

c.) Reportar a terceras partes (por ejemplo, socios de negocio)

d.) Reportar a directivos internos

a.) Levantamiento de Inventario

b.) Realizar conteos aleatorios

c.) Realizar análisis y ajustes de inventario

d.) Elaborar reportes

a.) Desarrollar estrategias de impuestos internacionales, nacionales, estatales, locales

b.) Consolidar y optimizar planes de impuestos total

c.) Mantener información maestra de impuestos

a.) Realizar la planeación/estrategias para impuestos

b.) Preparar reclamos de pagos indebido o en exceso

c.) Preparar impuestos extranjeros

d.) Calcular impuestos diferidos

e.) Contabilidad de impuestos

f.) Monitorear cumplimiento en impuestos

g.) Establecer posibles consultas sobre impuestos

a.) Monitorear tasas de interés internacionales a.) None

b.) Administrar las transacciones a.) None

c.) Monitorear fluctuaciones de monedas/cobertura de moneda extranjera a.) None

d.) Reportar resultados a.) None

d.) Control de Inventarios

8. Administrar los Impuestos a.) Desarrollar y planear las estrategias de impuestos

b.) Procesar Impuestos

9. Administrar los fondos internacionales/consolidaciones

7. Administrar los controles internos a.) Establecer controles internos, políticas y procedimientos

b.) Operar y monitorear el cumplimiento de controles internos, políticas y procedimientos

c.) Reportar el cumplimiento en controles internos

Actividades y Definiciones de Gestión Humana


a.) Estrategias y Estandares de Beneficios Monetarios/No Monetarios a.) Desarrollar/mantener estrategias de beneficios Monetarios/No Monetarios

a.) Diseñar programas de Salud y Bienestar, establecer políticas, procedimientos y normas, interpretar políticas

b.) Registrar y/o actualizar datos de beneficios de los trabajadores

c.) Coordinar y realizar seguimiento a las actividades de bienestar y/o recreación

d.) Responder/resolver preguntas básicas

e.) Manejar la escalación de reclamos

a.) Diseñar programas de seguros, establecer políticas y procedimientos, interpretar políticas

b.) Negociar/Seleccionar tipos de polizas y coberturas

c.) Introducir y modificar datos


a.)Establecer políticas y procedimientos en relación a auxilios

b.) Administrar programas de auxilios y proporcionar asistencia a reclamaciones

c.) Realizar visitas domiciliarias/Asesorias


a.) Establecer políticas y procedimientos, e interpretar políticas

b.) Realizar afiliaciones y / o retiros de asociados

c.) Responder/resolver preguntas básicas

d.) Registrar transacciones del Fondo (descuentos/ahorros)

a.) Diseñar programas de pensiones, establecer políticas y procedimientos, e interpretar políticas

b.) Introducir y modificar datos

c.) Ejecutar cálculos de pensiones


a.) Establecer políticas de desvinculación laboral y los procedimientos de cálculo de las indemnizaciones

b.) Elaborar los programas de desvinculación laboral

c.) Llevar a cabo las terminaciones y las entrevistas de salida

d.) Asesorar a directivos en políticas de desvinculación laboral y otros

e.) Responder/resolver preguntas básicas, introducir cambios en la información, completar formularios

f.) Registro de líquidaciones ante Ministerio de Trabajo

g.) Administrar los servicios de outplacement

a.) Diseñar programas, establecer políticas y procedimientos, interpretar políticas

b.) Administrar programas, introducir y modificar datos

c.) Asesorar a los ejecutivos sobre las políticas de bonificación y los procedimientos

d.) Responder/resolver preguntas

b.) Salud y Bienestar

c.) Programa de Seguros (Vida, Asistencia Medica y Accidentes)

d.) Auxilios (Enfermedad, Accidentes, Maternidad, Incapacidad, etc)

e.) Fondo de Empleados

f.) Programa de pensiones

g.) Desvinculación Laboral

h.) Bonificación variables por desempeño para Ejecutivos

1. Beneficios Monetarios/No Monetarios


i.) Comunicaciones a.) Diseñar/desarrollar/divulgar comunicaciones sobre beneficios

j.) Ejecución/Control de asignación de beneficios a.) None

k.) Elaboración de reportes a.) Creación de informes, gestionar solicitudes de informes/seguimiento

a.) Diseñar programas de auxilio, establecer políticas y procedimientos, interpretar políticas

b.) Administrar programas de auxilio


a.) Diseñar programas de reconocimiento, establecer políticas y procedimientos, interpretar políticas

b.) Administrar proceso de reconocimientos


a.) Seleccionar los proveedores y negociar los contratos

b.) Coordinar y conciliar los datos con los proveedores, gestionar la facturación

c.) Resolver preguntas y problemas

a.) Evaluar/recomendar Proveedores

b.) Creación y administración de términos contractuales con Proveedores

c.) Responder a las solicitudes de los empleados para servicio

d.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)

a.) Estrategias y estandares de compensación a.) Establecer y aplicar estrategia de compensación

b.) Diseño del Programa de Compensación a.) Diseñar y supervisar programas de compensación, normas establecidas, políticas y procedimientos

c.) Administración de compensación a.) Administrar el programa de compensación

a.) Diseñar y mantener el proceso de valoración de puestos, las estructuras de trabajo, y las carreras administrativas

b.) Realizar un análisis de mercado, incluyendo la selección de la encuesta, las entradas de datos y análisis

c.) Participar en las encuestas completas de remuneración

d.) Evaluar los puestos de trabajo

e.) Elaboración y actualizacion de Manuales de Funciones y Manuales de perfiles de cargo

a.) Establecer la estrategia de remuneración variable ejecutiva y las normas

b.) Diseñar procesos de remuneración variable ejecutiva, establecer políticas; administrar programas

c.) Proporcionar asesoramiento de remuneración variable a los ejecutivos

a.) Establecer estrategias y normas

b.) Diseño de esquemas de remuneración variable

c.) Administrar los programas de remuneración variable, responder preguntas

a.) Diseñar, establecer políticas y procedimientos, interpretar políticas

b.) Elaborar y dar seguimiento al presupuesto de mano de obra anual

c.) Validar cambios en la estructura (nuevos cargos, nuevos negocios, nuevas funciones, etc)

d.) Realizar modificaciones a la estructura y documentarlas (organigramas-reubicaciones y traslados)

i.) Comités a.) Participar en comites de convivencia, salud ocupacional (COPASO), etc.

j.) Asesoría a.) Prestar asesoria en temas de compensación

a.) Estrategia y Actividades de inclusión a.) Desarrollar estrategias/actividades de inclusión

b.) Capacitación sobre temas de inclusión a.) Diseñar/ofrecer capacitación sobre temas de inclusión

c.) Comunicaciones a.) Desarrollar/publicar comunicaciones en relación a inclusión

d.) Asesoría a.) Prestar asesoría de inclusión

e.) Visitas domiciliarias de seguimiento y reportes a.) Realizar visitas dominciliarias/reportar hallazgos

f.) Esquemas de remuneración variable (comisiones, bonificaciones )

m.) Reconocimientos (años de servicio, mejor operario, mención de honor)

n.) Manejo de Proveedores

l.) Auxilio educactivo

3. Inclusión de personas con discapacidad

2. Estructura y Compensación

e.) Diseño Ejecutivo de remuneración variable

h.) Administración de estructuras y cargos

1. Beneficios Monetarios/No Monetarios (Cont'd)

o. ) Otros beneficios (tarjetas, uniformes, alimentación, transporte, anchetas, bonos, deportes, paseo, etc.)

d.) Valoración de puestos de trabajo


a.) Administración de información de trabajadores a.) Administrar los registros de trabajadores

b.) Representación juridica y administrativa laboral a.) Representación juridica y administrativa laboral

a.) Establecer estrategias de trabajo

b.) Manejo de conflictos laborales

c.) Proporcionar negociación de contratos de trabajo y preparación

d.) Asesorar a directivos sobre asuntos laborales, a responder preguntas, proporcionar formación

e.) Manejar publicaciones de oferta de empleo

a.) Manejo de Investigaciones

b.) Coordinar gestión de casos

c.) Responder a las preguntas de los trabajadores

a.) Gestionar la identidad de marca y estrategia de Gestion Humana

b.) Crear comunicaciones hacia los trabajadores

c.) Asesorar los directivos en las necesidades de comunicación

d.) Mantener el archivo de las comunicaciones y contenido del sitio web

e.) Negocación con sindicato

a.) Gestion Humana / Nómina, Procedimientos, y Seguridad Sistemas Información a.) Establecer y aplicar normas, procedimientos y parámetros de seguridad

b.) Gestion Humana/Operaciones de Nómina a.) Administrar/realizar operaciones de sistemas de información de Gestion Humana

c.) Gestion Humana/Administración y reporte de nómina a.) Administrar las políticas de Gestion Humana, desarrollo de informes personalizados; entregar informes estándar

d.) Acciones disciplinarias a.) Registro de acciones disciplinarias

a.) Establecer el aprendizaje y la estrategia de desarrollo

b.) Diseño de políticas, procedimientos y normas

c.) Asesorar y ayudar a los administradores de los planes de carrera/sucesión

d.) Incluir el plan de carrera/sucesión dentro del plan corporativo

a.) Diseño de políticas, procedimientos y normas

b.) Diseñar planes individuales de desarrollo y escuelas de capacitación

c.) Coordinación de Capacitaciones a.) Coordinar la ejecución de planes individuales de desarrollo, horarios, y de inscripción

d.) Desarrollo de Capacitación y/o reinducción a.) Desarrollar capacitación y/o reinducción

a.) Diseñar programas de desarrollo organizacional, políticas, y monitorear la eficacia

b.) Implementar programas de desarrollo organizacional

c.) Asesorar a los gerentes en temas de desarrollo organizacional

a.) Establecer estrategias

b.) Diseño de procesos de evaluación para el desarrollo/retroalimentación, programas, normas e instrumentos

c.) Administrar el proceso de evaluación para el desarrollo/retroalimentación, asesorar/asistir a los evaluadores y jefes

d.) Verificar y procesar evaluaciones

e.) Presentar información sobre resultados de la evaluación para el desarrollo/retroalimentacion

f.) Presentar planes de accion y seguimiento

g.) Plan de Carrera a.) Realizar evaluaciones de potencial para promoción o crecimiento.

h.) Asesoria a.) Prestar asesoría

a.) Seleccionar proveedores y negociar contratos



f.) Gestión de Evaluación para el Desarrollo/ Retroalimentación

i.) Manejo de Proveedores

6. Desarrollo Humano, Capacitación y Entrenamiento

5. Soporte de Gestion Humana y Sistemas de

Información

4. Relaciones con los trabajadores e Igualdad de

Oportunidades de Trabajo

b.) Diseño de Capacitación

a.) Planes de Carrera/Sucesión

e.) Desarrollo Organizacional

d.) Relaciones entre trabajadores

c.) Relaciones Laborales

e.) Comunicación a trabajadores


a.) Establecer la estrategia de reclutamiento y selección y las normas

b.) Diseñar programas de reclutamiento y selección, establecer políticas, procedimientos y normas, e interpretar políticas

c.) Buscar candidatos en Bases de Datos y entrevistarlos

d.) Asistir a ferias de empleo y otros eventos para captar candidatos

e.) Coordinar proceso de reclutamiento y selección (programación de entrevistas, generación de cartas de oferta, respondiendo a las preguntas candidatos)

f.) Guía de gestión de las necesidades de contratación, procesos y decisiones

g.) Aplicación de pruebas psicotecnicas, competencias, etc.

h.) Realizar la verificación de refrencias laborales y exámenes medicos pre-ocupacionales

i.) Realización de estudios de seguridad y SARGLAFT

a.) Iniciar el proceso de nueva contratación, y realizar afiliaciones

b.) Llevar a cabo la orientación de nuevas contrataciones

c.) Coordinar la inducción al nuevo trabajador.

d.) Realizar/Ejecutar la inducción al nuevo trabajador.

a.) Recibir solicitud de trabajadores temporales y enviar requerimiento a proveedor

b.) Dar seguimiento al proceso con proveedor

c.) Coordinar proceso de reclutamiento y selección (programación de entrevistas, generación de cartas de oferta, respondiendo a las preguntas candidatos)

d.) Realizar la contratación

a.) Establecer estrategias de traslado/reubicación y normas

b.) Diseño de procesos de traslado/reubicación, políticas y normas

c.) Asesoría en traslados/reubicaciones

d.) Coordinar el entrenamiento en el nuevo puesto de trabajo y funciones.




a.) Establecer políticas y procedimientos

b.) Administración de novedades de ingresos y egresos

c.) Analizar y reportar novedades

d.) Validar y autorizar novedades

e.) Recibir y registrar novedades

a.) Incluir en la nómina la liquidación de horas extras

b.) Mantener y administrar información de ingresos de trabajadores

c.) Mantener y administrar deducciones aplicables

d.) Monitorear cambios en impuestos para los trabajadores

e.) Procesar y distribuir el pago de la nómina

g.) Procesar liquidaciones de personal

h.) Responder preguntas de pagos de nomina a trabajadores

a.) Calcular y pagar impuestos/retenciones aplicables en pagos de nomina

b.) Producir y distribuir cuentas de pagos de impuestos/retenciones de trabajadores

c.) Llenar formas regulatorias de impuestos/retenciones de pagos de nomina

e.) Manejo de Proveedores

c.) Reclutamiento y selección de trabajadores temporales

c.) Procesar impuestos y retenciones de nomina

8. Procesar la Nómina

7. Reclutamiento, selección y contratación

d.) Translados/Reubicación

b.) Contratación

a.) Reclutamiento y Selección

b.) Administrar nómina

a.) Registro de Novedades de Ingresos y Egresos


a.) Identificar problemas potenciales de clima/cultura laboral/riesgo psicosocial

b.) Medición de clima/cultura/riesgo psicosocial a través de entrevistas, encuestas, etc.

c.) Difundir resultados de encuestas de clima/cultura/riesgo psicosocial

d.) Desarrollar e Implementar planes de acción de clima/cultura/riesgo psicosocial




a.) Definir políticas, procedimientos de realización de eventos

b.) Planear y organizar eventos (fiesta de los niños, campeonato de deportes, fiesta navideña, premiaciones, etc.)

a.) Estrategia y Actividades de salud y seguridad en el trabajo a.) Desarrollar estrategias/actividades de salud y seguridad

b.) Capacitación sobre temas de salud y seguridad en el trabajo a.) Diseñar/ofrecer capacitación sobre temas de salud y seguridad

c.) Levantamiento mapas de riesgo laborales y enfermedades profesionales a.) Análisis de riesgos y enfermedades laborales en los sitios de trabajo/ seguimiento a enfermedades laborales /

d.) Comunicaciones a.) Desarrollar/publicar comunicaciones en relación a salud y seguridad

e.) Asesoría a.) Prestar apoyo Asesoría en salud y seguridad

f.) Visitas domiciliarias de seguimiento y reportes a.) Realizar visitas domiciliarias/reportar hallazgos / Investigaciones de accidentes de trabajo

11. Salud Ocupacional y Seguridad en el Trabajo

9. Comunicación Interna

10. Eventos

a.) Clima/Cultura Organizacional/riesgo psicosocial

b.) Manejo de Proveedores

a.) Realizar eventos

Actividades y Definiciones de TI


a.) Desarrollar plan estrategico de TI

b.) Identificar a largo plazo las necesidades de TI de la empresa

c.) Definición estratégica de normas, directrices y principios (Gobierno de TI)

d.) Definir y establecer normas de arquitectura TI y el desarrollar estandares

e.) Definir los proveedores estratégicos para los componentes de TI

f.) Establecer una organización de TI y procesos de gerencia corporativa

g.) Establecer un plan estratégico para apoyar los objetivos de negocio

a.) Establecer la definición de arquitectura empresarial

b.) Actuar como centro de distribución de TI para investigación e innovación

c.) Administrar la arquitectura tecnologica de la empresa

a.) Establecer la estrategia de entrega de servicios de TI

b.) Definir los procesos de entrega, procedimientos, herramientas y estándares de TI

a.) Establecer el portafolio de TI

b.) Analizar y Evaluar el valor del portafolio de TI para la empresa

c.) Gestionar las autorizaciones ante la Gerencia para que provea los de recursos en relación a prioridades estratégicas

a.) Investigación de tecnologías para innovar los servicios de TI y soluciones

b.) Transición viable de las tecnologías de servicios de TI y desarrollo de soluciones

a.) Desarrollo y mantenimiento para servicios de TI y soluciones trasparentando costos

b.) Apoyar desde el punto de vista de sistemas la Definición y Mantenimiento de los procesos contables

c.) Presentar los proyectos de financiación a la Gerencia de iniciativas de TI para apoyar decisiones de negocios

a.) Establecer y supervisar los indicadores clave de desempeño

b.) Evaluar planes de desempeño de TI

c.) Comunicar el valor de TI

a.) Desarrollar el liderazgo y el personal de TI

b.) Administrar el desempeño del personal de TI

a.)Definir y desarrollar proveedores

b.) Negociar con los proveedores

c.) Establecer y mantener relaciones con los proveedores

d.) Evaluación de desempeño de Proveedor

e.) Evaluar el cumplimiento a contratos por parte de proveedores

1. Administrar la tecnología de información (TI) del Negocio a.) Desarrollar las estrategias de TI de la Empresa

b.) Definir la arquitectura de la empresa

c.) Desarrollar servicios de TI y estrategias de soporte

d.) Administrar el portafolio de TI

e.) Realizar investigación e innovación de TI

f.) Realizar la gestión financiera de TI

g.) Evaluar y comunicar el valor y el desempeño de TI

h.) Realizar la gestión del personal de TI

i.) Administración de proveedores y contratos de TI


a.) Identificar necesidades de servicios de TI y soluciones para hacer frente a los requerimientos del negocio y del usuario

b.) Traducir los requerimientos del negocio y de usuario en servicios de TI y los requisitos de solución

c.) Formular servicios de TI y soluciones de iniciativas estratégicas

d.) Coordinar las estrategias con las unidades de negocio para asegurar la alineación

e.) Evaluar y seleccionar los servicios de TI y soluciones de iniciativas estratégicas

a.) Crear y mantener los servicios de TI y el catálogo de soluciones

b.) Establecer y mantener el negocio y acuerdos de nivel de servicio

c.) Evaluar e informar los resultados de servicios y niveles de logro

d.) Comunicar las mejoras en los niveles de servicio de TI

a.) Analizar el uso y consumo de los servicios de infraestructura de TI

b.) Desarrollar e implementar programas de incentivos que mejoren la eficiencia en el consumo

c.) Desarrollar proyecciones de volumen/Unidad de servicios de TI y soluciones

a.) Capturar y analizar la satisfacción del cliente

b.) Evaluar y comunicar los patrones de satisfacción del cliente

c.) Iniciar las mejoras basadas en los patrones de la satisfacción del cliente

a.) Desarrollo de servicios de TI y estrategias de soluciones para el área Comercial y Mercadeo

b.) Desarrollar y manejar la estrategias de TI de los clientes

c.) Administrar los servicios de TI y soluciones de publicidad y campañas de promoción

d.) Procesar y dar seguimiento a las ordenes de servicios de TI y soluciones

a.) Desarrollar la estrategia de planes de contingencia técnica

b.) Realizar la planeación continua de las operaciones del negocio

c.) Probar continuamente las operaciones del negocio

d.) Mantener continuamente las operaciones del negocio

a.) Desarrollar la estrategia de cumplimiento de las políticas de seguridad de información

b.) Establecer los controles de cumplimiento de políticas de seguridad

c.) Administrar los planes de mitigación de riesgos de seguridad

a.) Desarrollar análisis de impacto empresarial

b.) Administración integrada de los riesgos

a.) Establecer la seguridad de la información, la privacidad, y las estrategias de protección de datos

b.) Probar, evaluar e implementar la seguridad de la información, y controles de privacidad y protección de datos

c.) Monitorear el uso de infraestructura de TI (hardware/software)

d.) Administrar la satisfacción del cliente de TI

e.) Promocionar servicios de TI y soluciones

3. Administrar riesgos y seguridad del negocio a.) Desarrollar y gestionar planes de contingencia (DRP)

b.) Desarrollar y administrar el cumplimiento normativo

c.) Desarrollar análisis de impacto empresarial

d.) Desarrollar e implementar la seguridad, la privacidad y los controles de protección de datos

2. Desarrollar y administrar relaciones con los clientes de TI a.) Desarrollar servicios de TI y estrategia de soluciones

b.) Desarrollar y gestionar los niveles de servicio de TI


a.) Entender las necesidades de información y su administración

b.) Evaluar el impacto de las tecnologías requeridas para la administración de información

c.) Identificar y priorizar las necesidades de información, así como su administración

a.) Definir todos los elementos de arquitectura empresarial que se require para soportar la información

b.) Definir los perfiles de acceso

c.) Establecer la conservación y custodia de datos

d.) Manejar los cambios en el contenido de los requisitos de la arquitectura de datos

a.) Definir la información de la empresa / políticas de datos y normas

b.) Desarrollar y aplicar los datos y la administración de contenido

a.) Definir las fuentes y destinos de los datos contenidos

b.) Administrar las interfaces técnicas a los usuarios de contenidos

c.) Administrar la retención, revisión y retirada de información de la empresa

a.) Recibir y programar actualizaciones

b.) Ejecutar el Plan de actualizaciones

a.) Realizar plan de mantenimiento

b.) Ejecutar el Plan

c.) Monitorear cumplimiento

a.) Definir y seleccionar proveedores para desarrollo de TI

b.) Definir los procesos de desarrollo, metodologías, herramientas y estándares

c.) Seleccionar las metodologías y herramientas de desarrollo

a.) Plan de desarrollo de nuevos requerimientos

b.) Plan de desarrollo de la funcionalidad y mejoras

c.) Desarrollar un plan de ciclo de vida de servicios de TI y soluciones

a.) Creación de servicios de TI y arquitectura de soluciones

b.) Revisar los servicios de TI y arquitectura de soluciones

c.) Retirar los servicios de TI y arquitectura de soluciones

a.) Entender requerimientos confirmados

b.) Diseño de servicios de TI y soluciones

c.) Adquirir/Desarrollar servicios de TI/componentes de solución

d.) Entrenamiento de los recursos de servicios y soluciones

e.) Prueba de servicios de TI y soluciones

f.) Confirmar la aceptación del cliente

a.) Comprender el mantenimiento/refuerzo de los requerimientos y análisis de defectos

b.) Diseñar cambios a los servicio de TI/soluciones existentes

c.) Adquirir/desarrollar cambios en servicios de TI/y componentes de solución

d.) Prueba de servicios de TI/solución de cambio

e.) Retiro de soluciones y servicios

a.) Entender y coordinar la implementación/cambio de diseño y la aceptación

b.) Planeación de implementaciones/despliegue de cambio

c.) Instalación de implementación/cambios

d.) Verificar la implementación/cambio

5. Desarrollar y mantener soluciones de tecnología de la información a.) Desarrollar la estrategia de desarrollo de TI

b.) Realizar los servicios de TI y soluciones de planificación de ciclos de vida

c.) Desarrollar y mantener servicios de TI y soluciones de arquitectura

d.) Crear servicios y soluciones de TI

e.) Mantener los servicios y soluciones de TI

f.) Planificar y administrar implementaciones/cambios

4. Administrar la información empresarial a.) Desarrollar estrategias de información y de gestión de contenidos

b.) Definir la arquitectura de la información empresarial

c.) Administrar los recursos de información

d.) Desarrollar el manejo de los datos empresariales y de contenidos de Gestion Documental

e.) Realizar el mantenimiento de los sistemas

f.) Realizar el mantenimiento de bases de datos


a.) Administrar de la infraestructura de red

b.) Administrar las telecomunicaciones y la telefonía

a.) Gestión de los procedimientos de recuperación de datos en caso de desastre

b.) Administrar las actualizaciones masivas de datos

a.) Manejo de inventario y activos de TI

b.) Manejo de capacidad de recursos de TI

a.) Proporcionar soporte de help-desk /manejo de consultas

b.) Monitorear y evaluar la prestación del servicio

c.) Establecer planes de acción para mejorar el servicio

d.) Proporcionar soporte de escritorio

e.) Administrar cuentas de usuario

f.) Administración de software

g.) Administración de hardware

h.) Realizar la presentación de informes

a.) Gestionar Iniciativas a) Evaluar viabilidad de las iniciativas

a.) Determinar políticas, procedimientos

b.) Realizar los planes generales de proyectos alineados con la Planeación Estratégica

c.) Asignar recursos internos o externos

d.) Planeación o cronograma del Proyecto

e.) Manejo de la documentación del Proyecto

a.) Entender las necesidades de conocimiento de TI

b.) Comprender el flujo actual de los conocimientos de TI

c.) Coordinar la estrategia y el papel con la empresa en función de la administración del Conocimiento

d.) Planear las acciones y prioridades en la administración del conocimiento de TI

a.) Definir los elementos de los conocimientos, las relaciones lógicas y las limitaciones

b.) Identificar las fuentes de conocimiento de TI y los repositorios

c.) Identificar oportunidades de intercambio de conocimientos de TI

d.) Definir los procesos de conocimiento y de enfoque de TI

a.) Reunir los elementos y fuentes de conocimiento de TI

b.) Evaluar, crear y codificar elementos de los conocimientos

c.) Implementación codificada de conocimiento de TI

d.) Actualización y retirar conocimiento de TI

e.) Evaluar y mejorar las estrategias de conocimiento y los procesos de TI

8. Administración del conocimiento de TI a.) Desarrollar una estrategia de TI de gestión del conocimiento

b.) Desarrollar y mantener mapa de conocimiento de TI

c.) Administración del conocimiento del ciclo de vida de TI

7. Administración de Proyectos de TI

b.) Administrar/Facilitar proyectos

6. Entregar y dar soporte a los servicios de tecnología de la información a.) Administración de redes de voz y datos

b.) Administrar las operaciones del centro de datos

c.) Administrar los recursos de infraestructura de TI

d.) Dar soporte a los usuarios finales y a los servicios de TI





a.) Recibir y evaluar solicitudes

b.) Asesorias

c.) Entrenamiento y capacitación en procesos

a.) Análisis de procesos

b.) Proponer mejoras y cambios a procesos/sistemas

c.) Implementar cambios

d.) Monitorear y dar seguimiento a cambios

9. Administración de Proveedores a.) Manejo de Proveedores

10. Administración de Procesos a.) Soporte a Procesos

b.) Análisis y Mejora de Procesos

Actividades y Definiciones de Servicios Generales




c.) Atender llamadas de proveedores de servicios de comunicaciones

d.) Atender solicitudes de clientes Internos de servios de comunicaciones

e.) Atender consultas de pago a proveedores

f.) Evaluar desempeño del proveedor de comunicaciones (interno o proveedores)

g.) Entregar equipos

h.) Validar facturas contra consumo real

i.) Cargar gastos por centro de costos

a.) Recibir personal interno/externo

b.) Recibir documentación

c.) Recibir, realizar y transferir llamadas



c.) Responder a las solicitudes de cliente para servicio

d.) Recibir/ registrar vales/autorizaciones después del servicio por usuarios

e.) Validar facturas contra consumo real

f.) Cargar gastos por centro de costos

g.) Entregar/ registrar vales/autorizaciones de transporte a solicitantes

h.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)

i.) Responder a las solicitudes de evaluación de calidad del servicio



c.) Recibir y canalizar solicitud de hospedaje

d.) Emitir reserva

e.) Confirma reserva con solicitante

f.) Validar facturas contra consumo real

g.) Cargar gastos por centro de costos

h.) Responder a las solicitudes de cliente para calidad de servicio

i.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)

d.) Hoteles

b.) Recepción

a.) Comunicaciones (telefonia fija, móvil, videoconferencia, Avantel, etc.)

c.) Vehículos y transporte

Servicios Generales




c.) Recibir y canalizar solicitud de viaje

d.) Emitir reserva

e.) Confirma reserva con solicitante





a.) Analizar consumos

b.) Reponer insumos


d.) Evaluar/recomendar Proveedores

e.) Creación y administración de términos contractuales con Proveedores

f.) Recibir y canalizar solicitud de cliente interno






c.) Entregar documentación a mensajería para su distribución

d.) Entrega de documentación interna

e.) Entrega de documentación externa

f.) Realizar tramites del personal





c.) Recibir documentación externa

d.) Enviar documentación externa

e.) Entregar documentación a mensajería para su distribución



h.) Responder a las solicitudes de cliente para servicio


h.) Courier (mensajería DHL, Servientrega, Deprisa, etc.)

f.) Cafetería

e.) Viajes (aéreo y terrestre)Servicios Generales (Cont'd)

g.) Mensajería




c.) Canalizar solicitudes de archivo

d.) Validar facturas contra solicitudes

e.) Cargar gastos por centro de costos

f.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)

g.) Responder a las solicitudes de cliente para calidad de servicio



c.) Recibir / Canalizar pedidos

d.) Entregar pedidos

e.) Validar facturas contra solicitudes

f.) Cargar gastos por centro de costos

g.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)




c.) Validar facturas contra solicitudes/reportes

d.) Cargar gastos por centro de costos

e.) Administrar Desempeño (interno o proveedores)

f.) Responder a las solicitudes de cliente para calidad de servicio




d.) Recibir servicios prestados

e.) Validar facturas contra servicios






d.) Recibir servicios prestados

e.) Validar facturas contra servicios



l.) Mantenimiento locativo

m.) Mobiliario y remodelaciones

Servicios Generales (Cont'd) i.) Archivo

j.) Suministros de Oficinas

k.) Copiado





d.) Analizar consumos

e.) Reponer insumos

f.) Recibir servicios prestados

g.) Validar facturas contra servicios


i.) Responder a las solicitudes de cliente para calidad de servicio

a.) Crear Políticas/Normas de Seguridad

b.) Evaluar/recomendar Proveedores

c.) Creación y administración de términos contractuales con Proveedores

d.) Responder a las solicitudes de cliente para servicio

e.) Responder a e investigar Incidentes



h.) Cumplimiento de normatividad interna y externa

a.) Desarrollo de políticas y procedimientos de seguros

b.) Evaluar/recomendar Proveedores

c.) Creación y administración de términos contractuales con Proveedores

d.) Responder a las solicitudes de cliente para servicio

e.) Responder a e investigar Incidentes



o.) Seguridad y/o Vigilancia

p.) Seguros y pólizas

n.) LimpiezaServicios Generales (Cont'd)

Actividades y Definiciones de Cadena de Abasto


a.) Proyección de Demanda / Consumo

b.) Administración de Diseño de Productos/Especificaciones

c.) Administración de Solicitudes/Requisiciones de Compra

d.) Administración de Base de Datos de Proyección de Demanda/Consumo

e.) Coordinación y Planeación de Ventas y Operaciones

f.) Administración de la Base de Datos de Precios

g.) Indicadores claves de asertividad de la planeación

h.) Administración de Inventario de Clientes (Inventario en bodega de clientes)

a.) Identificación de Proveedores

b.) Desarrollo de Proveedores

c.) Administración de Categorías/Análisis de Costo-Beneficio

d.) Soporte para Seleccion de Proveedores (Entrevistas, recopilación de datos)

e.) Selección de Proveedores y Negociaciones

f.) Administración de maestro/registro/base de datos de proveedores

a.) Ingreso de proveedores en el sistema

b.) Mantenimiento de la Base de Datos de proveedores

c.) Procesamiento de Ordenes de Compra

d.) Administración y Desarrollo de Contratos

e.) Administración de garantias/reclamaciones/No conformidades

f.) Administración de Proveedores de Servicios (flota de vehiculos, telefonia móvil, agencias de viaje, reuniones, eventos)

a.) Relación con Agentes de Aduanas,Transportadores, Agentes de carga

b.) Administración de Documentos Relacionados con Importaciones / Exportaciones

c.) Alineación normativa y documental

d.) Reportes y Cumplimiento de Normas Gubernamentales/Aduanas

e.) Planeación de Entregas

a.) Administración de Relaciones con Proveedores

b.) Administración de la Gestión de la Cadena de abasto

c.) Aplicación encuestas de evaluación - Determinación de ahorros x proveedor

d.) Seguimiento a proveedores en Entregas de Material

a.) Administración de documentos de proveedores

b.) Administración de Ordenes de Compra

c.) Conducto regular de comunicación con el proveedor

1. Planeación de demanda a.) Administración de la Demanda / Consumo

b.) Abastecimiento

2. Compras a.) Compras Nacionales

b.) Compras Exterior / Comercio Exterior

c.) Seguimiento y Evaluación de Proveedores

d.) Comunicación con Proveedores


a.) Plan entregas de proveedores / Preparacion de pronósticos para proveedores

b.) Descarga

c.) Montaje / Almacenamiento

d.) Distribución/ Administración de Entregas

e.) Procesos de Devoluciones

a.) Optimizacion de la Ubicación de Centros de Almacenamiento y Distribución

b.) Precisión en el Manejo de Inventarios

c.) KPI's - Indicadores Claves de Desempeño

d.) Establecimiento de Categorias de Niveles de Servicio

e.) Estableciemiento de Niveles de Puntos de Reposición (Min/Max)

f.) Administración de Base de Datos de Partes

g.) Administración de Movimientos de Productos Terminados y en Proceso de Terminación entre Puntos de Distribución y Bodegas

h.) Reposición de Inventarios

i.) Manejo de material promocional: inventario, entregas, recepciones

a.) Planeación de Distribucion y Transporte

b.) Administración de Transporte de Llegada

c.) Administración de Transporte de Salida

d.) Administración del operador logístico

a.) Procesamiento de nuevos pedidos de clientes

b.) Manejo de Procesos de Devoluciones y Peticiones, Quejas y Reclamos

c.) Aplicación de acciones correctivas

a.) Establececimiento de Políticas y procedimientos de ajustes y deducciones

b.) Análisis de Ajustes

c.) Conciliar/Negociar con Clientes

d.) Discutir Soluciones con Partes Internas

e.) Preparación de Notas Crédito por Devoluciones

f.) Procesamiento de Ajustes

a.) Planeación de Visitas a Clientes

b.) Comunicación con Clientes (Intercambio electrónico de datos)

c.) Procesamiento de Reclamos

d.) Encuestas de Satisfacción de Clientes

e.) Administración de Estadísticas e Indicadores Claves de Desempeño

f.) Búsqueda de oportunidades de negocio

g.) Preparación de la oferta económica y técnica

h.) Cotizaciones de productos a clientes

i.) Actualizaciones de listas de precios y codificación de productos nuevos

j.) Preparación de documentos regulatorios

k.) Administración del ciclo promocional

l.) Administración de premios, bonificaciones, material POP y mercadeo

m.) Administración de Proyectos Especiales con Clientes

a.) Administración de Entregas

b.) Administración de Inventarios

c.) Logística y Transporte

4. Servicio al Cliente a.) Registro de pedidos

b.) Administración y Procesamiento de Ajustes/Deducciones

c.) Servicio al Cliente

3. Logística, Materiales y Distribucion


a.) Colaboración con Instalaciones de Clientes para Cumplimiento de Normas

b.) Consultoría de Diseño y Distribucion de Instalaciones

c.) Aprobación de actividades para ajustarse a la Normatividad

d.) Facilitar Inspecciones Gubernamentales

e.) Capacitación a Clientes en Todos los Requerimientos de Regulación/Normatividad

f.) Colaboración y Cumplimiento en Auditorías Internas y Externas

g.) Obtención de Permisos

b.) Manejo de Materiales Peligrosos a.) Administración de Almacenamiento y/o Remoción

a.) Investigación de Proveedores por Categoría de Compra a.) Definición de categorías a negociar

b.) Negociación con Proveedores a.) Definición de condiciones y términos de la negociación (costo, plazos, etc.)

c.) Análisis de Costos a.) Determinación de ahorros potenciales

d.) Investigación productos sustitutos a.) Costos de Productos sustitutos - Análisis de ahorros potenciales

e.) Análisis de Costos de la industria a.) Entendimiento de los componentes de costo de la industria proveedora

6. Análisis Estratégico de Proveedores & negociación

5. Impacto Ambiental a.) Garantizar Cumplimiento Normativo

Actividades y Definiciones de Jurídico


a.) Identificar la solicitud jurídica del cliente interno y externo a.) None

b.) Resolver procesos/asuntos jurídicos, litigios, conciliaciones y transacciones a.) None

c.) Llevar a cabo procesos jurídicos a.) None

a.) Asesoría societaria

b.) Asesoría contractual

c.) Asesoría legal ante entidades de vigilancia y control

d.) Asesoría Impuestos (DIAN, Secretarías de Hacienda)

e.) Asesoría en temas inmobiliarios

f.) Asesoría en temas laborales

g.) Contratos Financieros

h.) Estructuración de contratos de fiducia

d.) Negociar y documentar contratos/acuerdos a.) None

e.) Participar en actividades de auditoria a.) None

f.) Participar en actividades de cumplimiento (SARGLAF, Habeas Data y Administración de contratos) a.) None

a.) Gestionar derechos de autor y patentes

b.) Mantener los derechos de la propiedad intelectual y restricciones

c.) Administrar terminos de licencias

d.) Administrar opciones

a.) Societario

b.) SARGLAF

c.) Comercial

d.) Habeas Data

e.) Laboral

f.) Inmobiliario

g.) Otros

1. Manejo legal

d.) Proveer asesoria legal

g.) Protección de la propiedad intelectual

h.) Gestión documental

Actividades y Definiciones de Comunicaciones

Tier 1 Tier 2 Tier 3

a.) Diagnóstico e identificación de necesidades de comunicación

b.) Definición de estrategia para responder a las necesidades identificadas

c.) Producción de instrumentos de comunicación a emplear.

d.) Control y monitoreo a las comunicaciones emitidas.

e.) Medición de impacto

a.) Formulación del problema

b.) Identificación de las variables de cambio y se analiza su impacto en la cultura organizacional.

c.) Desarrollo de mensajes fuerza destacando los aspectos positivos y opciones de mejora

d.) Desarrollo de instrumentos comunicativos necesarios para disminuir la resistencia al cambio

e.) Medición de impacto de la estrategia

a.) Identificación de las dimensiones estratégicas

b.Generación de procesos informativos para la comunicación e interiorización de la estrategia.

c.) Desarrollo de escenarios de retroalimentación.

d.) Medición y valoración del conocimiento por parte de lo públicos acerca de la estrategia.

a.) Generación del Modelo de Comunicaciones Corporativo

b.) Desarrollo del Manual de Comunicaciones

c.) Desarrollo del Protocolo de Comunicaciones

d.) Desarrollo del Manual de Imagen Corporativa

a.) Actualización agenda de medios

b.) Recepción y emisión de información

c.) Identificación de voceros oficiales

d.) Atención a medios

b.) Community Manager a.) Gestión de redes sociales y página web oficial

a.) Elaboración de material publicitario

b.) Diseño y ejecución de estrategias de marketing

d.) Administración de medios convencionales a.) Estructuración de contenidos para radio, prensa y televisión

a.) Monitoreo de Medios a.) Reporte diario y valoración de noticias que impacten la organización

a.) Revisión de las comunicaciones emitidas por la organización.

b.) Control en el uso de componente gráfico e identitario de la empresa.

c.) Control a la aplicación estricta de los protocolos de comunicación establecidos

a.) Activación protocolo de comunicaciones en situaciones de crisis

b.) Preparación y retroalimentación a voceros oficiales

c.) Atención a medios

c.) Acompañamiento estrategia empresarial

d.) Normatividad y documentación de comunicación

1. Comunicación Organizacional

2. Comunicación Institucional

3. Gestión de la Reputación

a.) Relaciones con medios

c.) Branding

b.) Protocolos y Gestión de Imagen

c.) Atención a situaciones de crisis

a.) Procesos Internos de Comunicación

b.) Gestión de Cambio - Cultura Organizacional

Actividades y Definiciones de Finanzas y Contabilidad

Documents

Transcript of Actividades y Definiciones de Finanzas y Contabilidad