ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD No. 1

DANIELA LOZANO BÀEZAprendiz

NELSY MAYERLY PAREJA ORTIZTutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENABOGOTÀ D.C.

2015

INTRODUCCIÓN

La gestión documental dentro de las organizaciones es de gran importancia, la clasificación, organización y descripción de los documentos según la normatividad establecida vigente es necesaria para la realización adecuada de cada proceso.

En Colombia los procesos archivísticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000, del Archivo General de la Nación, la cual insta a las entidades públicas y privadas con funciones públicas, a elaborar programas de gestión documental dentro del concepto de archivo total en el cual se controla los documentos desde su elaboración hasta su disposición final orientado principalmente por las Tablas de Retención Documental.

Por consiguiente, la Organización Documental es el principal centro de eficiencia y mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente realizan trámites con documentos, ya que permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas de información, con el fin de obtener resultados óptimos en los problemas organizacionales.

MAPA MENTAL

GESTIÓN DOCUMENTA

L

1. PRODUCCIÓN

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

4. TRAMITE

5. ORGANIZACIÓN

6. CONSULTA

7. CONSERVACIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL

CONCLUSIONES

La gestión documental nos aporta grandes ventajas como el ahorro de tiempo, recepción y organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos permite conservar los documentos teniendo como base la normatividad vigente.

Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo, proveen documentación.

Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

La organización documental en las organizaciones es primordial para la trazabilidad de cualquier proceso que se lleve a cabo.

BIBLIOGRAFÍA

Acuerdo 042 de 2013 Norma Técnica Colombiana - NTC 4095/1997

Norma General para la Descripción Archivística ISAD (G)2000

Norma Internacional General de Descripción Archivística