ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ANDREA SANMARTIN MAESTRE

TUTORSILVIA TURIZO

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJESENATabla de contenido 1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la Actividad de contextualizacin. 3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio4. Los aportes realizados en el foro temtico.1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060. De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es la correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca, es importante revisar factores como los cogidos, las series, las subseries, el consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es muy importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para tener un eficiente orden.2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la Actividad de contextualizacin. 1. Es muy importante clasificar la documentacin ya sean: correspondencia, documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales2. Es importante mantener las copias de la documentacin.3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la correspondencia.4. Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera. Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes aspectos: Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento? R. Escog una empresa que vende servicios para realizar este ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de documentacin: Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin revisando los datos ms importantes como fecha, numero de documento, anexos y tambin las copias. Una vez se realiz la revisin se procede a recepcionar el documento a travs de una plantilla de recepcin donde se registran los datos ms relevantes como la fecha de recepcin, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento. Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento. Luego la persona encargada de la recepcin de la documentacin que en este caso es la asistente procede a guardar la documentacin y anexos si fuera el caso en una carpeta, dicha carpeta est organizada por nombre alfabtico de la empresa.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa. R. La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o tambin individuales hacia los empleados, esta comunicacin se realiza mediante el uso de correo electrnico, el cual tiene la respectiva numeracin y radicacin.La comunicacin externa se realiza mediante l envi de documentos y correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se la realiza mediante correo electrnico.Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino? R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde se maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es decir, est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al personal, memorndums, comunicacin individual por empleado.Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de correo ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo y al destinatario correcto.Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta actividad.

Evaluacin 4. Los aportes realizados en el foro temtico. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones internas y externas? R. la importancia de la comunicacin interna y externa es muy relevante pues, la comunicacin interna permite definir y realizar controles y procedimientos establecidos dentro de una empresa y la comunicacin externa tiene importancia porque esta comunicacin permite realizar un cruce de comunicacin entre entidades. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccion en la actividad de apropiacin. R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia por lo tanto tiende a que la informacin de la misma se desorganice.A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento, nombre de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se sigue el correcto registro de la radicacin ni la fecha para poder organizar la documentacin de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun cuando la experiencia terica demuestra lo contrario, es decir cuando se realiz la investigacin el conocimiento terico funciona muy distinto al funcionamiento real del da a da referente al manejo de la documentacin.