ACTA nº. 12-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria ...

ACTA nº. 12-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas de 5 de

mayo de 2017; con la asistencia de los siguientes miembros: Javier Gómez Jiménez,

jefe del Departamento de Archivo Histórico y vicepresidente de la Comisión quien

preside; Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por la Dirección General del

Archivo Nacional; Carlos Zamora Hernández, historiador; Natalia Solano Sánchez,

encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Paraíso; Maribel Cubero Arias,

encargada del Archivo Central de la Refinadora Costarricense de Petróleo (Recope).

También asiste: Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento de Servicios

Archivísticos Externos (DSAE) y secretaria ejecutiva de la Comisión; y María del

Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos

designada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de Recope. Ausentes

con justificación: Dennis Portuguez Cascante, presidente de esta Comisión Nacional;

Carmen Campos Ramírez, subdirectora general del Archivo Nacional y directora

ejecutiva de esta Comisión Nacional; y Elizabeth Vega León, encargada del Archivo

Central de la Municipalidad de San Ramón. ----------------------------------------------------------

CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. --------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. ---------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta

sesión. ACUERDO FIRME. -------------------------------------------------------------------------------

CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. -----------------------------------------

ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 11-2017 de 21 de abril

2017. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n° 11-2017 de 21 de abril de 2017.

ACUERDO FIRME. ----------------------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. ---------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio API-CISED-017-2017 de 25 de abril del 2017 recibido el 26 de

abril del 2017; suscrito por el señor Mario Vargas Rodríguez, secretario del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja Costarricense de

Seguro Social; por medio del cual presenta 9 valoración parcial con 34 series

documentales. Los subfondos presentados a valorar son: 1. Sucursal de Bagaces,

Dirección Regional Sucursales Chorotega, Gerencia Financiera; 2. Servicio de Gineco-

Obstetricia, Jefatura Sección de Ginecología, Obstetricia y Neonatología; Dirección

Médica Hospital San Juan de Dios. 3. Servicio de Farmacia, Área de Salud Esparza,

Dirección Regional Servicios de Salud Pacífico Central, Gerencia Médica. 4.

Administración – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud Fortuna,

Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 5. Recursos

Humanos – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección

Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 6. Presupuesto – Área de

Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios

de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 7. Transportes – Área de Salud Fortuna,

Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar

Norte, Gerencia Médica. 8. Proveeduría – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica

Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia

Médica. 9. Validación de Derechos – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica Área de

Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica.

ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión al señor Mario Vargas Rodríguez,

encargado del Archivo Central de la Caja Costarricense de Seguro Social; con el

objetivo de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por el Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de esa institución mediante

oficio API-CISED-017-2017 de 25 de abril del 2017 recibido el 26 de abril del 2017. Los

subfondos presentados a valorar son: 1. Sucursal de Bagaces, Dirección Regional

Sucursales Chorotega, Gerencia Financiera; 2. Servicio de Gineco-Obstetricia, Jefatura

Sección de Ginecología, Obstetricia y Neonatología; Dirección Médica Hospital San

Juan de Dios. 3. Servicio de Farmacia, Área de Salud Esparza, Dirección Regional

Servicios de Salud Pacífico Central, Gerencia Médica. 4. Administración – Área de

Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios

de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 5. Recursos Humanos – Área de Salud

Fortuna, Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de

Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 6. Presupuesto – Área de Salud Fortuna,

Dirección Médica Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar

Norte, Gerencia Médica. 7. Transportes – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica

Área de Salud Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia

Médica. 8. Proveeduría – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud

Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. 9.

Validación de Derechos – Área de Salud Fortuna, Dirección Médica Área de Salud

Fortuna, Dirección Regional Servicios de Salud Huetar Norte, Gerencia Médica. Enviar

copia de este acuerdo al expediente de valoración documental de la Caja Costarricense

de Seguro Social que esta Comisión Nacional custodia. -----------------------------------------

CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES. ---------------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del informe de valoración IV-011-2017-TP. Asunto: tabla de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de Paraíso. Convocada:

la señora Natalia Solano Sánchez, encargada del Archivo Central de la Municipalidad

de Paraíso. Invitada: la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos designada para el análisis de la

valoración presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de la Municipalidad de Paraíso. Hora: 9:00 a.m. Se deja

constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los

miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 8:45 horas ingresan las señoras

Solano Sánchez y Retana Ureña, quien procede con la lectura del informe de

valoración documental. Se destacan las siguientes consideraciones: “3.1. En sesión

CNSED 15-2015 de 09 de julio de 2015, se realizó valoración parcial del fondo

Municipalidad de Paraíso dándose declaratoria a muchas series en el subfondo

Concejo Municipal. Se determinó que por Resolución CNSED esas series tienen

declaratorias en otros subfondos. Por consiguiente, se consideró relevante anotar en

las respectivas series cuando esta dualidad existe, para efectos de que la CNSED

ratifique o cambie el criterio emitido. 3.2. Del subfondo Concejo Municipal no existen

expedientes de actas de sesiones anteriores al año 2015. Por esta razón se

recomienda conservar todos aquellos expedientes cuya información sea sustantiva

para el desarrollo del cantón y para la política aplicada por el Concejo Municipal.” -------

ACUERDO 4. Comunicar a la señora Natalia Solano Sánchez, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Paraíso;

que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración de tablas de plazos de

conservación de documentos presentada mediante oficio MUPA-CISED-01-2017 de 16

de febrero del 2017, para el fondo: Municipalidad de Paraíso; subfondos: Concejo

Municipal; Auditoría; Alcaldía Municipal; Desarrollo Ambiental; Recursos Humanos;

Planificación Institucional; Informática; Dirección Jurídica; Presupuesto; y declara con

valor científico cultural las siguientes series documentales: --------------------------------------

FONDO: Municipalidad de Paraíso -----------------------------------------------------------------

Subfondo Concejo Municipal. Subfondo Secretaría del Concejo Municipal1 ------------

Tipo / serie documental ------------------------------------------- Valor científico –cultural

1. Actas municipales (del Concejo Municipal)2 Original sin

copia. Contenido: Derivada de las sesiones ordinarias y

extraordinarias. En estas están insertados todos los

documentos que se ven en la sesión. A partir del año 2015

se gestionan los expedientes de actas de sesiones (1.12).

Fechas extremas: 1993-2016. Cantidad: 5 metros.

Soporte: papel. Vigencia administrativa y legal: 10 años en

la oficina productora y 10 años en el Archivo Central. ------

Tiene declaratoria de

valor científico-cultural

según la Resolución

CNSED 01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

3. Convenios Nacionales e Internacionales. Original. Copia Tiene declaratoria de

1 La tabla aparece firmada por la señora Sonia Lucía Mata Coto, Presidente Concejo Municipal y la señora Laura Morales Brenes, presidente del CISED. ------------------------------------------------------------------- 2 Observaciones en la tabla de plazos: “Las anteriores a 1993 se remitieron a Archivo Nacional. En 2004 las de 1947-1984 y en 2013: 1985-1992.” -----------------------------------------------------------------------------------

Alcaldía Municipal (en la serie Alcaldía Municipal, serie 3.6

(042 metros, fechas extremas: 2001-2016. Contenido:

Convenios de colaboración interinstitucional, apoyo

económico o de administración de centros o instalaciones.

Algunos Convenios son: con el CCDR para la

administración del Estadio Municipal, Convenio con el

Registro Nacional para uso del portal digital, Convenio con

MINEREM-IFAM para la protección de cuencas

hidrográficas, Convenio Intermunicipal con el MOPT para

arreglo de caminos, Convenio Intercultural Chitré Panamá,

entre otras. Fechas extremas: 1989-2016. Cantidad: 0.56

metros. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 10

años en la oficina productora y 10 años en Archivo Central.

valor científico cultural

emitida en el año 20153 y

según la Resolución 01-

2014 en las Áreas de

Asesorías Legales,

Jurídicas o Institucionales,

sin embargo, la serie

documental no aparece

en el subfondo Dirección

Jurídica. -----------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

4. Correspondencia con Alcaldía. Original y copia.

Original y copia Alcaldía Municipal (En el subfondo

Alcaldía, serie 3.8 Correspondencia, fechas extremas

2011-2016). Contenido: Traslado de oficios internos y

externos, sobre disposiciones generales, informes,

resoluciones, inspecciones o análisis solicitados. Fechas

extremas: 1985-2016. Cantidad: 1 metro. Soporte: papel.

Vigencia administrativa y legal: 10 años en la oficina

productora y 10 años en el Archivo Central. -------------------





CNSED 01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

3 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1989-2005. Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: Si, ya que reflejan las relaciones y acuerdos que establece la Municipalidad de Paraíso con otras instituciones y organizaciones. Conservar los convenios relacionados con actividades sustantivas de la municipalidad a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).” --------- 4 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1998-2013. Cantidad 2 metros. Soporte papel. Criterio: “Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Concejo Municipal y la Alcaldía. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)”. ----------------------------------------------------------------------------------------

5. Correspondencia Externa5. Original y copia. Original y

copia Entidades y/o particulares involucrados. Contenido:

Correspondencia con Ministerios, Institutos, instituciones

autónomas y semiautónomas, empresa privada,

embajadas, municipalidades y particulares. Fechas








CNSED 01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

6. Correspondencia interna. Original y copia. Original y

copia unidades involucradas. Contenido: Comunicación

con las diferentes unidades para trámites administrativos.

Fechas extremas: 1979-2016. Cantidad: 0.56 metros.







CNSED 01-2014. -----------

-----------------------------------

10. Expediente del Comité Cantonal de Deportes y

Recreación (CCDR). Original y copia. CCDR O y C (en

Correspondencia con Municipalidad), Alcaldía Municipal O

Sí. Conservar la

información relevante

para el desarrollo del

5 En Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015 aparece la correspondencia externa con declaratoria en tres series diferentes: 1.15 Correspondencia con Municipalidades, 1.16 Correspondencia con Bancos, 1.17 correspondencia con Ministerios. ---------------------------------------------------------------------- 6 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: 1.15 Correspondencia con Municipalidades, Fechas extremas: 1974-2013. Cantidad 3 metros. Soporte papel. Criterio: “Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Consejo Municipal, así como la relación de la Municipalidad de Paraíso con otras Municipalidades. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).” 1.16 Correspondencia con Bancos: Fechas extremas: 1991-2005. Cantidad 0.42 metros. Soporte papel. Criterio: Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Consejo Municipal, así como la relación de la Municipalidad de Paraíso con entes bancarios. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised”. 1.16 Correspondencia con Ministerios: Fechas extremas: 1980-2010. Cantidad 12 metros. Soporte papel. Criterio: Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Consejo Municipal, así como la relación de la Municipalidad de Paraíso con Ministerios. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).” --------------------------------------------------- 7 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1979-2013 Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: “Si, ya que refleja la ejecución de las funciones y toma de decisiones del Consejo Municipal. Conservar la correspondencia de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).” --------------------------------------------------------------------------------------------------------

y C. Contenido: Solicitud de colaboración o apoyo en

diferentes actividades en temas de organización o

personal. Correspondencia, etc. Elección del Comité con

nombramiento de dos años. Juramentación, etc. Fechas



productora y 5 años en el Archivo Central. ---------------------

deporte en el cantón. ------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

11. Expediente Comité Cantonal de la Persona Joven.

Original. Copia: Alcaldía Municipal. Contenido: Solicitud de

colaboración o apoyo en diferentes actividades en temas

de organización, personal o de inversión económica.

Documentos de elección del Comité, Juramentación,

Correspondencia, etc. Fechas extremas: 2006-2016.

Cantidad: 0.28 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa y legal: 5 años en la oficina productora y 5

años en el Archivo Central. -----------------------------------------

Sí. Es importante porque

incentiva la participación

de los jóvenes en la vida

cultural y ciudadana del

municipio. ---------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

12. Expediente de Actas. Original sin copia. Contenido:

Documentación presentada y vista en las sesiones

municipales. Tanto Ordinarias como Extraordinarias.

Excepto: información de escuelas, colegios, recursos de

amparo, urbanizaciones, comisiones y documentos que

ameriten la elaboración de un expediente según lo

estipulado en el código municipal. Queda en expediente

de actas una hoja de referencia con la indicación

correspondiente al expediente al que fue trasladado.

Fechas extremas: 2015 (se empezó a confeccionar a partir

del año 2015). Cantidad: 0.42 metros. Soporte: papel.


productora y 10 años en Archivo Central. ---------------------




CNSED 01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

13. Expedientes de Asociaciones Comunales. Original.

Copia: Alcaldía Municipal. Contenido: Solicitudes de

colaboración para proyectos, actividades u obras a realizar

en la comunidad respectiva y Correspondencia. Son

Asociaciones de Desarrollo de diferentes comunidades

como La Laguna, Birrisito, Llanos Santa Lucía, Cachi,

Santiago, Florencio del Castillo, entre otras. Fechas

extremas: 1978-2016. Cantidad: 0.70 metros. Soporte:

papel. Vigencia administrativa y legal: 10 años en la oficina

productora y 10 años en el Archivo Central. --------------------


valor científico cultura

emitida en el año 20158.

Conservar los

expedientes de proyectos

sustantivos a criterio del

jefe de la oficina

productora y el encargado

del Archivo Central. --------

----------------------------------

14. Expedientes de casos especiales. Original sin copia.

Contenido: Denuncias realizadas por contribuyentes sobre

irregularidades en construcciones, Solicitudes de traspaso

de Patentes de Licores que conllevan todo un trámite legal,

presentación de propuestas para mejoras cantonales o

solicitud de colaboración para eventos importantes a nivel

cantonal. Oficio donde se expone la denuncia, oficio de

traslado a comisión específica para análisis, oficio de

resolución de comisión y/o Concejo Municipal. Fechas



productora y 10 años en el Archivo Central. ------------------



emitida en el año 20159 ---

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

15. Expedientes de colegios. Original. Copia: Alcaldía

Municipal. Contenido: Se confecciona un expediente por

institución que contiene las solicitudes de colaboración

Conservar los



8 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015.Fechas extremas: 1978-2013, Cantidad 4 metros. Soporte papel. Criterio: “Si, ya que reflejan la labores realizadas por las Asociaciones Comunales conformadas en el cantón de Paraíso”. ---------------------------- 9 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1987-2013, Cantidad 4 metros. Soporte papel. Criterio: “Si, ya que reflejan las denuncias y Recursos de Amparo realizadas por particulares e instituciones Conservar los Expedientes de Cosos Especiales de carácter sustantivo a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised).” ------------------------------------------------------------------------

para techos, aulas, pintura, etc. La resolución brindada

referente a las Juntas Administrativas así como su

juramentación. En algunos casos como el Colegio Técnico

Profesional de Llanos de Santa Lucía contiene

documentación de donación o adquisición de terreno.

Fechas extremas: 1989-2016. Cantidad: 1 metro. Soporte:



jefe de la oficina



-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

16. Expedientes de Comisiones Especiales. Original sin

copia. Contenido: Informe girado por las comisiones,

correspondencia interna y externa, etc. Obras Faltantes

Llanos de Santa Lucía, Planta de Tratamiento, Comisión

Tripartita (problemática agua), Auditoría, Cementerio,

Mercado, Bono Comunal, entre otras. Se crean según las

necesidades que surgen en la institución. Fechas



productora y 15 años en el Archivo Central. -----------------



emitida en el año 201510 --

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

17. Expedientes de Comisiones Permanentes. Original.

Copia: Alcaldía Municipal. Contenido: Informe girado por

las comisiones, correspondencia interna y externa, etc.

Comisiones: de Hacienda, Urbanismo, Asuntos Jurídicos,

Gobierno Administrativo, Condición de la Mujer, de

Accesibilidad, Cultura, Asuntos Sociales, Asuntos

Ambientales, Comisión Cantonal de Emergencias. Fechas




-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

10 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: Comisiones Permanentes y Especiales: Fechas extremas: 1979-2010, Cantidad 6 metros. Soporte papel. Criterio: Si, ya que refleja el trabajo que realizan las Comisiones permanentes y especiales de la municipalidad”. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: Comisiones Permanentes y Especiales: Fechas extremas: 1979-2010, Cantidad 6 metros. Soporte papel. Criterio: Si, ya que refleja el trabajo que realizan las Comisiones permanentes y especiales de la municipalidad” ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



productora y 10 años en Archivo Central. -----------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

18. Expedientes de Concejo de Distrito. Original sin copia.

Contenido: Solicitud de colaboración para proyectos u

obras en el distrito correspondiente, correspondencia,

oficios de aprobación o traslado para análisis a la

Comisión Pertinente. Fechas extremas: 1998-2016.



años en Archivo el Central. ----------------------------------------




-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

19. Expedientes de Escuelas. Original. Copia: Alcaldía

Municipal. Contenido: Se confecciona un expediente por

institución que contiene las solicitudes de colaboración

para techos, aulas, pintura, etc. La resolución brindada por

la institución, toda la información referente a las Juntas

Administrativas así como su juramentación. En algunos

casos como la Escuela La Laguna contiene

documentación de donación o adquisición de terreno.



productora y 5 años en el Archivo Central. ---------------------

Conservar los



jefe de la oficina



-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

20. Expedientes de grupos organizados. Original. Copia:

Alcaldía Municipal. Contenido: Correspondencia,

solicitudes de colaboración, denuncias, oficios con firma de

todos los integrantes y/o asistentes a las reuniones.

Alguno grupo son: Orosí Vive: vecinos de Orosí que se

Sí. Importante porque

permite conocer la

organización comunal y la

lucha contra

problemáticas que

12 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: Concejos de Distrito: transcripción de acuerdos Fechas extremas: 1998-2010, Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: Si, ya que refleja las decisiones tomadas por los Concejos de Distrito.” ------------

organizaron para exponer ante la municipalidad la

problemática que presenta por el dragado del Río

Reventazón por la intervención de la empresa Orosí Siglo

XXI. Grupos de vecinos de diferentes comunidades que se

organizan para exponer problemáticas de agua,

inseguridad, caminos, entre otras. Como lo son también:

Alianza Cantonal Paraíseña, Florencio Castillo, etc.

Fechas extremas: 1999, 2013-2016. Cantidad: 0,56 metros

Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 10 años en


repercuten en el bienestar

de la población. -------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

24. Expediente de Proyectos. Original. Copia Alcaldía

Municipal (3.24), Unidades Involucradas. Contenido:

Proyectos de mejora acueducto municipal, proyectos de

obras comunales, etc. Como el proyecto de Río Naranjo,

Nuevo Cementerio Paraíso, Proyecto Construcción

Tanque Birrisito, entre otros. Algunos se concluyeron y

otros están en proceso. Fechas extremas: 2001-2016.

Cantidad: 0.42 metros (En el subfondo Alcaldía la serie

3.24 Proyectos aparece con 1 metro). Soporte: papel.

Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina


Sí. Tienen valor científico

cultural los proyectos

relevantes para el

desarrollo urbano que se

hayan ejecutado. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

32. Informes de Auditoría. Original. Copia Auditoría,

Alcaldía Municipal. Contenido: Documento que refleja los

objetivos, alcances, observaciones, recomendaciones

técnicas y conclusiones del proceso de evaluación en una





13 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie 1.2. Informes de Auditoría. Original. Copia: Auditoría y unidades involucradas. Contenido: Recomendaciones, seguimiento a recomendaciones, etc. Fechas Extremas: 1978-2004. Cantidad: 4 ml. Soporte: Papel. Vigencia Administrativa Legal: 10 años. Criterio: Si, ya que reflejan las investigaciones y la fiscalización del uso de los diferentes recursos de la Municipalidad. Conservar los informes de auditoría, de carácter sustantivo a criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) y el Jefe de la Oficina Productora. ----------------------------------------------------------------

unidad o proceso de trabajo específico. Expresa toda la

normativa aplicativa y sus excepciones. Fechas extremas:

1999-2016. Cantidad: 0.84 metros. Soporte: papel.



-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------

2014 en las Áreas de

Auditorías Internas, sin

embargo, en el subfondo

Auditoría se incluyó la

serie “Informes de

Auditoría”, copia, fechas

extremas 1997-2016,

cantidad 1 metro. Por

tanto, se debe conformar

una única serie en el

Concejo Municipal

evitándose la duplicidad

de informes. -----------------

37. Liquidaciones presupuestarias. Original. Copia

Presupuesto C, Alcaldía Municipal C, CCDR C, Dpto.

Administrativo Financiero C. Contenido: Resumen de las

previsiones iniciales, sus modificaciones y las previsiones

definitivas, los derechos reconocidos y anulados, así como

los recaudados netos. Los derechos pendientes de cobro y

las obligaciones pendientes de pago. Oficio de

presentación de informe, cuerpo del informe. Fechas




------------------------------------------------------------------------------





2014 en las Áreas

Presupuestales. Por

tanto, se debe conformar

una única serie en el

Concejo Municipal

evitándose la duplicidad

de liquidaciones

presupuestarias. -----------

40. Mociones. Original sin copia. Contenido: Propuestas o Tiene declaratoria de

14 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: Liquidaciones presupuestarias. Contenido: movimientos de fondos financieros. Fechas extremas: 1991-2005, Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: Sí. ya que permite conocer el uso de los recursos asignados a la Municipalidad de Paraíso.” ----------------------------------------------------------------------------------

peticiones presentadas por los regidores tanto de fondo

como de forma. En las de fondo se exponen temas de

relevancia cantonal o municipal, se solicitan intervenciones

o análisis a la administración, las de forma son para

alteraciones de orden del día, presentación de temas de

pronta solución. Fechas extremas: 1994-2016. Cantidad: 2


años en la oficina productora y 10 años en Archivo Central.



-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

41. Modificaciones presupuestarias. Original. Copia:

Presupuesto, Alcaldía Municipal, Depto. Administrativo

Financiero, Planificación Institucional. Contenido:

Transferencias de partidas para utilización de fondos en

otros proyectos o para cubrir necesidades emergentes en

la institución o comunidad. Oficio de presentación de la

modificación interna presupuestaria, certificación extendida

por la secretaría del Concejo Municipal, cuerpo de la

modificación solicitada y resolución del Concejo Municipal.


papel. Vigencia administrativa-legal: 10 años en la oficina





-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

46. Presupuestos aprobados. Original. Copia:

Presupuesto (3.6.8), Alcaldía Municipal, CCDR C, Depto.

Administrativo Financiero. Contenido: Presupuestos

anuales ordinarios y extraordinarios de la institución. Los




-----------------------------------

15 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Serie: mociones. Contenido: Propuestas presentadas por regidores. Mociones de forma. Fechas extremas: 1974-2005, Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: Sí. Si, ya que refleja las proposiciones que presentan los regidores al Consejo Municipal”. ----------------------------------------------------------------------------- 16 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1974-2010, Cantidad 5 metros. Soporte papel. Criterio: Sí. Ya que permiten conocer el uso de los recursos asignados a la Municipalidad de Paraíso”. -------------------------------------------------------------- 17 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1972-2010, Cantidad 5 metros. Soporte papel. Criterio: Si, ya que permiten conocer la asignación de recursos ordinarios y extraordinarios dados a la Municipalidad de Paraíso”. -------------------

del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, CCDR

incluyen los proyectos a realizar. Fechas extremas: 1972-

2016 (en 3.6.8 las fechas son: 1969-2016). Cantidad: 2


años en la oficina productora y 10 años en el Archivo

Central. ------------------------------------------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

Subfondo 3: Alcaldía Municipal18 -------------------------------------------------------------------


1. Actas del Comité Cantonal de Coordinación

Interinstitucional, CCCI. Original sin copia. Contenido:

Actas de sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité

Cantonal de Coordinación Interinstitucional. Fechas

extremas: 2013-2016. Cantidad: 0,02 metros. Soporte:



Sí. Permiten conocer el

nivel de coordinación

adquirido en las

relaciones

interinstitucionales. ---------

-----------------------------------

----------------------------------

2. Actas Junta Cantonal Vial. Original sin copia. Contenido:

Derivadas de la sesiones ordinarias y extraordinarias. Se

inserta en el acta toda la información vista en la sesión.

Fechas extremas: 1955-201619. Cantidad: 0,42 metros.


la oficina productora y 10 años en el Archivo Central. -------

------------------------------------------------------------------------------

Si. Es importante porque

los acuerdos de la Junta

Cantonal Vial inciden en

la calidad de la red vial

cantonal y en el índice del

desarrollo social del

cantón. ----------------------

5. Contratos. Original y copia. Copia entidades

involucradas (No se incluye en el subfondo Dirección

Jurídica). Contenido: De conectividad con Bancos,

Arrendamiento, Terrenos, etc. Fechas extremas: 2001-

2016. Cantidad: 0.14 metros. Soporte: papel. Vigencia



según Resolución CNSED

01-2014. ----------------------

-----------------------------------

18 La tabla aparece firmada por el señor Marvin Solano Zúñiga, Alcalde Municipal y la señora Laura Morales Brenes, presidente del CISED. -------------------------------------------------------------------------------------- 19 La señora Natalia Solano Sánchez indica en la sesión, que la serie documental se encuentra incompleta. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


años en el Archivo Central. ----------------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

9. Correspondencia externa. Original y copia. Original y

copia Entidades y/o particulares involucrados. Contenido:

Correspondencia con Ministerios, Institutos, instituciones

autónomas y semiautónomas, empresa privada,

embajadas, municipalidades y particulares. Fechas







01-2014. ----------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

11. Denuncias. Original sin copia. Contenido: Reclamos de

Particulares y/o empresas privadas, por construcciones sin

permiso de construcción, o que ocasionan problemas en

su vivienda. Contra empresas por problemas que

ocasionan en la comunidad como contaminación sónica o

malos olores, entre otras. Contiene el oficio presentado por

el ciudadano o empresa, la notificación del concejo, si se

trasladó a comisión o a asesoría legal se incluye la

resolución enviada por ello, y la notificación del acuerdo

tomado en Sesión. Fechas extremas: 2001-2016.



años en el Archivo Central. ----------------------------------------

Sí. Es importante para

conocer las quejas de los

vecinos y rescatar su

percepción sobre la

administración y recrear

las relaciones

socioeconómicas del

entorno. -----------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

24. Expediente de proyectos. Copia. Original Concejo

Municipal, copia unidades involucradas. Contenido:

Proyectos de mejora acueducto municipal, proyectos de

obras comunales, etc. Como el proyecto de Río Naranjo,

Nuevo Cementerio Paraíso, Proyecto Construcción

Tanque Birrisito, entre otros. Algunos se concluyeron y

Conservar los proyectos

ejecutados, relevantes

para el desarrollo del

cantón evitándose

duplicados en el Concejo

Municipal. ---------------------

otros están en proceso. Fechas extremas: 2001-2016.

Cantidad: 1 metro. Soporte: papel. Vigencia administrativa-

legal: 4 años en la oficina productora y 2 años en el

Archivo Central. ------------------------------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

Subfondo 3.1: Desarrollo Ambiental. --------------------------------------------------------------


4. Dictámenes ambientales. Original. Copia Oficina de

Construcción (Ingeniería). Contenido: Informe técnico de

impacto ambiental elaborado para la aprobación o

denegación de proyectos urbanísticos. Se conoce como

viabilidad ambiental, dada por la municipal sin tener que

realizar trámite en SETENA. Fechas extremas: 2009-2016.


administrativa-legal: 4 años en la oficina productora y 2


Sí. Es importante porque

el Estado a través de los

municipios se obliga a

garantizar, defender y

preservar el derecho a un

ambiente sano y

ecológicamente

equilibrado. -------------------

----------------------------------

5. Expediente de Análisis de Impacto Ambiental. Original

sin copia. Contenido: Informe sobre análisis de impacto

ambiental elaborado con el propósito de aprobar o

rechazar proyectos urbanísticos. Estos informes se

levantan por inspecciones realizadas en zonas o por

denuncias. Contiene oficio de notificación o inspección,

análisis realizados y oficios de seguimiento. Fechas




Sí. Las municipalidades

tienen la función de

aprobar o rechazar

aquellos proyectos que

impacten el medio

ambiente. De tal manera

sus resoluciones afectan

el equilibrio ecológico

jurisdiccional. ----------------

----------------------------------

8. Expediente de Proyectos. Copia. Copia Alcaldía.

Original Concejo Municipal (1.24, no incluye proyectos

ambientales). Contenido: Informes, fotografías,

correspondencia, etc. Proyectos como Bandera Azul para

certificación ambiental, Plan de Gestión Ambiental

Sí. Implica el compromiso

de la sociedad en

preservar el medio

ambiente ante el cambio

climático. ----------------------

Institucional en residuos y reciclaje. Fechas extremas:




-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

Subfondo 3.2: Recursos Humanos20


7. Expedientes de Personal de funcionarios. Original sin

copia. Contenido: Contiene la información curricular, títulos

de capacitaciones, solicitudes de permisos, acciones de

personal, vacaciones, liquidación, oficios de embargo.

Constancias de salario y de tiempo laborado y

evaluaciones de desempeño. Fechas extremas: 1978-

2016. Cantidad: 2 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa-legal: se eliminarán después de 20 años de

haber salido de la institución. -------------------------------------



según Resolución

CNSED-01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

Subfondo: 3.3 Planificación


3. Expediente de Comisión de Control Interno. Original sin

copia. Contenido: Autoevaluaciones, SEVRI, Información

recolectada en sesiones de trabajo. Fechas extremas:



productora y 2 en el Archivo Central. ---------------------------



según Resolución

CNSED-01-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

6. Informes de labores. Original. Copia unidades

involucradas. Contenido: Informes de las actividades

realizadas por los departamentos de la Institución. En

cumplimiento del Plan Operativo Anual. Fechas extremas:


Vigencia administrativa-legal: 1 año en la oficina



según Resolución

CNSED-01-2014.

Conservar el informe

anual institucional de

20 La tabla aparece firmada por la señora Rebeca Sánchez Calderón, Encargada de Recursos Humanos, jefe de la unidad productora y la señora Laura Morales Brenes, presidente del CISED. ------------------------

productora y 0 años en el Archivo Central. -------------------- labores. -----------------------

10. Plan Operativo Anual. Original sin copia. Contenido:

Plan de trabajo anual de cada departamento. Donde se

establecen las metas, objetivos y periodo de cumplimiento.

Fechas extremas: 2011-2016. Cantidad: 27 GB. Soporte:

Digital. Vigencia administrativa-legal: 10 años en la oficina




según Resolución

CNSED-01-2014.

Conservar el plan

operativo institucional. ----

Subfondo: 3.5 Dirección Jurídica21 ----------------------------------------------------------------


4. Dictámenes legales. Original sin copia. Contenido: No

se indicó. Fechas extremas: 2009-2016. Cantidad: 1 metro.

Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 10 años en




según Resolución

CNSED-01-2014. ----------

Subfondo: 3.6 Presupuesto22


5. Liquidaciones Presupuestarias. Copia. Original Concejo

Municipal, copia en Alcaldía Municipal y Dpto.

Administrativo Financiero. Contenido: Resumen de las

previsiones iniciales, sus modificaciones y las previsiones

definitivas, los derechos reconocidos y anulados, así como

los recaudados netos. Los derechos pendientes de cobro y

las obligaciones pendientes de pago. Oficio de

presentación de informe, cuerpo del informe. Fechas






02-2014. Se autorizó

eliminar esta serie en este

subfondo23. Evitar

duplicidades con las

liquidaciones

presupuestarias del

Concejo Municipal. ---------

21 La tabla aparece firmada por el señor Erick Rodríguez Bonilla, Asesor Legal, jefe de la unidad productora y la señora Laura Morales Brenes, presidente del CISED. ----------------------------------------------- 22 La tabla aparece firmada por el señor Oscar Sánchez Soto, jefe de la unidad productora y la señora Laura Morales Brenes, presidente del CISED. ----------------------------------------------------------------------------- 23 Observaciones en la tabla de plazos: “Del 2013 hacia atrás se eliminó según aprobación de la CNSED en la Sesión No. 15-2015, celebrada el 09 de julio 2015.” Se dio declaratoria en el subfondo Concejo Municipal: Serie 1.18 Liquidaciones presupuestarias, fechas extremas 1991-2005, cantidad 1 metro. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

productora y 0 años en el Archivo Central. -------------------- ---------------------------------

6. Modificaciones Presupuestarias. Copia. Original

Concejo Municipal, Copias en Alcaldía Municipal, Depto.

Administrativo Financiero, Planificación Institucional.

Contenido: Transferencias de partidas para utilización de

fondos en otros proyectos o para cubrir necesidades

emergentes en la institución o comunidad. Oficio de

presentación de la modificación interna presupuestaria,

certificación extendida por la secretaría del concejo

municipal, cuerpo de la modificación solicitada y resolución

del Concejo Municipal. Fechas extremas: 1993-2016.

Cantidad: 3 metros. Soporte: papel. Vigencia

administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 0






02-2014. Evitar

duplicidades con las

modificaciones

presupuestarias del

Concejo Municipal. ---------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

8. Presupuestos aprobados. Copia. Original Concejo

Municipal, copias en Alcaldía Municipal, Comité Cantonal

de Deportes y Recreación, CCDR C; Depto. Administrativo

Financiero. Contenido: Observaciones en la tabla de

plazos: “A partir de 1972 el Concejo Municipal custodia el



emitida en el año 201525

y según resoluciones

CNSED-01-2014 y

24 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1993-2013, Cantidad 1 metro. Soporte papel. Criterio: “Sí, ya que permiten conocer el uso de los recursos asignados a la Municipalidad de Paraíso. Conservar las modificaciones presupuestarias originales evitando duplicidades con los presupuestos que se custodian en el Consejo Municipal y cumplir lo establecido en la resolución CNSED-02-2014 publicada en La Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015.” ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 Declarada con Valor Científico Cultural en la Sesión CNSED No.15-2015 de 9 de julio 2015. Fechas extremas: 1993-2013, Cantidad 1 metro. Soporte papel. 2.1. Presupuesto Ordinario. Copia. Original: Consejo Municipal. Contenido: Ingresos probables y todos los gastos autorizados. Fechas Extremas: 1969-2013. Cantidad: 1 ml. Soporte: Papel. Criterio: “Si, ya que permiten conocer la asignación de recursos ordinarios dados a la Municipalidad de Paraíso. Conservar los presupuestos ordinarios originales evitando duplicidades con los presupuestos que se custodian en el Consejo Municipal y cumplir lo establecido en la resolución CNSED-02-2014 publicada en La Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015.” 2.2. Presupuesto Extraordinario. Copia. Original: Consejo Municipal. Contenido: Uso del crédito público o cualquier otra fuente extraordinaria. Fechas Extremas: 1969-2013.Cantidad: 1 ml. Soporte: Papel. Criterio: “Si, ya que permiten conocer la asignación de recursos extraordinarios dados a la Municipalidad de Paraíso. Conservar los presupuestos extraordinarios originales evitando duplicidades con los presupuestos que se custodian en el Consejo Municipal y cumplir lo establecido en la resolución CNSED-02-2014 publicada en La Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015”. --------------------------------------

Original. Por lo tanto la copia custodiada por este

departamento puede eliminarse a partir de ese año.”

Presupuestos anuales ordinarios y extraordinarios de la

institución. Los del Comité Cantonal de Deportes y

Recreación, CCDR incluyen los proyectos a realizar.


Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la

oficina productora y 0 años en el Archivo Central. ----------

CNSED-02-2014. -----------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio MUPA-CISED-01-2017 de 16 de febrero

del 2017, para el fondo: Municipalidad de Paraíso; subfondos: Concejo Municipal;

Auditoría; Alcaldía Municipal; Desarrollo Ambiental; Recursos Humanos; Planificación

Institucional; Informática; Dirección Jurídica; Presupuesto; y que esta comisión no

declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia

administrativa y legal, de acuerdo con los artículos n°. 120, 132, 135 y 136 del

Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos documentales que el Cised

asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar

en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°. CNSED-1-200926, que

establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la

entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos.

2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,

serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla

el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los documentos en soporte electrónico,

es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de

Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas,

operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de

información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y

actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que

26 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. ---------------------------------------------------------------

se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un

futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre

administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la

Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de

marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de

Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de

2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No.

8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de

Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de

Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas

en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.

Se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014

publicadas en la Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-

01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos

Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman

el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las señoras Sonia

Lucía Mata Coto, presidente del Concejo Municipal; Adela Mendoza Sandoval, Auditora

Interna; Rebeca Sánchez Calderón, encargada de Recursos Humanos; Maureen

Solano Vega, Planificadora Institucional; a los señores Marvin Solano Zúñiga, Alcalde

Municipal; Julio Varela Brenes, encargado de Desarrollo Ambiental; Alejandro Barquero

Ramírez, encargado de Informática; Erick Rodríguez Bonilla, Asesor Legal; Oscar

Sánchez Soto, encargado de Presupuesto; y al expediente de valoración de la

Municipalidad de Paraíso que custodia esta Comisión Nacional. ------------------------------

ACUERDO 5. Comunicar a la señora Natalia Solano Sánchez, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Paraíso;

que en un plazo de diez días hábiles posteriores al recibo de este acuerdo, deberá

informar a esta Comisión Nacional las cantidades y fechas extremas de todas las series

documentales declaradas con valor científico cultural detalladas en el acuerdo 4 de

esta sesión. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración de la

Municipalidad de Paraíso que custodia esta Comisión Nacional. -------------------------------


plazos de conservación de documentos. Fondo: Municipalidad de San Ramón.

Convocada: la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo Central de la

Municipalidad de San Ramón. Invitada: la señora María del Carmen Retana Ureña,

profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos designada para el

análisis de la valoración presentada por el Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de San Ramón. Hora: 9:30

a.m. Se deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición

de los miembros de la Comisión para su consulta y que la señora Vega León no

confirmó la asistencia a esta sesión. --------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Elizabeth Vega León, encargada del Archivo

Central de la Municipalidad de San Ramón, que esta Comisión Nacional mediante

correo electrónico de fecha 3 de mayo del 2017 la convocó a la sesión nº 12-2017 a

celebrarse el día 5 de mayo del 2017 a partir de las 9:30 horas. Sin embargo, no se

recibió confirmación del recibo de la convocatoria, por lo que se le convocará una

nueva sesión en la que se conocerá la solicitud de valoración documental presentada

por medio del oficio MSR-AC-59-2016 de 16 de diciembre del 2017. -------------------------


plazos de conservación de documentos. Fondo: Refinadora Costarricense de Petróleo

(Recope). Convocada: la señora Maribel Cubero Arias, encargado del Archivo Central

de Recope. Invitada: la señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del

Departamento Servicios Archivísticos Externos designada para el análisis de la

valoración presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de Recope. Hora: 10:30 a.m. Se deja constancia que durante la

sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para

su consulta. Al ser las 10:30 horas ingresa la señora Cubero Arias y el señor Javier

Gómez Jiménez procede con la lectura del informe de valoración. Se destacan las

siguientes consideraciones: “3.1. Mediante oficio N° CNSED-081-2017 de 23 de febrero

de 2017, se solicitó al CISED de Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE),

aclarar dudas relacionadas con aspectos de forma y fondo de algunas series

documentales consideradas posible valor científico cultural. 3.2. Por medio del oficio

CISED-0001-2017 de 14 de marzo de 2017, el CISED de la RECOPE resolvió la

mayoría de las consultas solicitadas. 3.3. Cabe señalar que el año 2004 la CNSED

conoció una tabla de plazos de conservación de documentos correspondiente a la

Dirección de Comercio Internacional de Hidrocarburos, actualmente denominada

Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. En esta ocasión se declararon

con valor científico cultural varias series documentales que no se incluyeron en la tabla

de plazos correspondiente. Razón por la cual se consultó al CISED lo siguiente: “De

acuerdo con los registros de la CNSED, en el año 2004 se conoció una tabla de plazos

de conservación de documentos correspondiente a la Dirección de Comercio

Internacional de Hidrocarburos y en esa ocasión se declararon con valor científico

cultural algunas series documentales, de las cuales varias de ellas no se reflejaron en

esta tabla de plazos. Por lo tanto, es necesario que se aclare la ubicación de las

siguientes series documentales, así como las razones por las cuáles no se incluyeron

en esta tabla plazos: Nº de sesión: 6-2004. Fecha: 19/05/2004. Serie documental

declarada con vcc27: Expediente de información de proveedores28. Fechas extremas

de las series declaradas con vcc: 1990-2003. Consultas específicas de cada serie:

Favor aclarar ¿qué información contienen estos expedientes?, ¿Cuáles series

27 Léase: Valor científico cultural. ---------------------------------------------------------------------------------------------- 28 Al respecto el CISED indicó que estos expedientes contienen documentos relevantes de algunos proveedores tales como correspondencia entre el proveedor y RECOPE, estatus de sociedad, referencias comerciales, bancarias, contactos, cuadro de registro, documentos propios de la empresa proveedora, notas sobre inclusión o no inclusión de la empresa en registro de proveedores. Sin embargo, no se elabora un expediente por cada proveedor, solamente de aquellos en que la información es relevante para la Dirección de Comercio Internacional de Combustibles. ----------------------------------------

documentales conforman estos expedientes?, ¿Se elabora un expediente para cada

proveedor?, ¿Cuál es la utilidad de estos expedientes para la institución? Serie

documental declarada con vcc: Ensayos de crudos29. Fechas extremas de las

series declaradas con vcc: 1986-2003. Consultas específicas de cada serie: Favor

aclarar ¿cuáles son los objetivos de estos ensayos?, ¿Con qué frecuencia se

elaboran?, ¿se crea un informe sobre estos ensayos?, ¿Existe un análisis anual sobre

estos ensayos?, En caso de que exista, favor indicar ¿en cuál subfondo se custodia y

en cuál serie documental se refleja? Serie documental declarada con vcc: Reportes

de control de producción30. Fechas extremas de las series declaradas con vcc:

2001-2002. Consultas específicas de cada serie: Favor explicar ¿qué información

contienen estos reportes?, ¿Con qué frecuencia se elaboran?, ¿Cuál es el objetivo

institucional de elaborar estos reportes?, ¿Por qué razón solamente existen del período

2001-2002?, ¿En años anteriores y posteriores no se elaboraron? Serie documental

declarada con vcc: Gráficos de inventarios31. Fechas extremas de las series

declaradas con vcc: 2002. Consultas específicas de cada serie: Favor aclarar ¿qué

es un gráfico de inventario?, ¿Qué información contienen estos gráficos?, ¿Cuál es la

relevancia institucional de esta serie documental?, ¿Por qué razón la fecha

corresponde únicamente al año 2002? A pesar de lo anterior, el CISED solamente

respondió las consultas específicas, pero no explicó las razones por las cuales no se

29 En cuanto a esta serie documental, el CISED informó que estos ensayos nunca los generó RECOPE, sino que se recibían de los distintos proveedores que ofertaban crudo a RECOPE y otros recabados de algunas páginas web. No había una frecuencia de presentación sino que se recibían cada vez que había un concurso de crudos. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 Según lo indicado por el CISED estos reportes reflejaban la producción de diferentes productos, tales como: diésel, LPG, naftas, asfalto, entre otros cuando la refinería se encontraba en operación. La importancia institucional para esta serie documental es porque reflejan las cifras del control de producción se complementaban con las de inventarios y ventas para programar las importaciones de los diferentes hidrocarburos, la Dirección los utilizaba para realizar proyecciones anuales. Sin embargo, las series documentales correspondían únicamente al período 2001-2002 porque no es un Reporte que generaba esta Dirección, sino el Departamento Control de Producción. Estos corresponden a copias que se conservaron de ese período y no se encontraron más ni en la Dirección ni en el Departamento de Control de Producción. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 31 De acuerdo con lo indicado por el CISED, estos son gráficos y tablas sobre la cantidad en existencias (inventario) y características de los diferentes productos que refinaba la empresa. Se usaban para tener información gráfica sobre el inventario de productos de un período específico y programar los embarques para contar con un inventario de 4 meses. La fecha extrema final de esta serie documental corresponde al año 2002, debido a que después de esa fecha se dejaron de elaborar gráficos con esa información, ahora se hace un cuadro en Excel con datos (inventario diario, fechas, ventas, importaciones, etc.) ------

incluyeron estas series documentales en la tabla de plazos de la Dirección de Comercio

Internacional de Combustibles ni indicó cuál es la ubicación de estos documentos en la

institución. ----------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 7. Comunicar al señor Hernán González Rodríguez, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Refinadora

Costarricense de Petróleo (Recope), que esta Comisión Nacional conoció la solicitud

de valoración de tablas de plazos de conservación de documentos presentada

mediante oficio CISED-006-2016 de 16 de diciembre del 20167, para el fondo:

Refinadora Costarricense de Petróleo; subfondos: Dirección de Comercio Internacional

de Combustibles; Gerencia de Desarrollo; Gerencia de Refinación; Dirección de

Operaciones; Gerencia de Distribución y Ventas; Dirección de Distribución de

Combustibles; Gerencia de Administración y Finanzas; Dirección de Recursos

Humanos; Departamento de Formulación de Proyectos; Departamento de

Investigación; y declara con valor científico cultural las siguientes series documentales:

FONDO: Refinería Costarricense de Petróleo (RECOPE) -----------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia

General. Subfondo 1.1.1.1: Dirección de Comercio Internacional de

Combustibles32 --------------------------------------------------------------------------------------------


13. Pronóstico de precios internacionales. Contenido:

Proyecciones realizadas sobre pronóstico de precios,

evolución del precio de los crudos, ventas proyectadas por

mes y productos, pronosticadores de precios, programa de

operaciones de importaciones y exportaciones, valor y

precios de importaciones, estimación de precio y

volúmenes de importación de crudos y productos

terminados, proyección de precios CIF para refinería.

Soporte: papel. Fechas extremas: 2000-2012. Cantidad:

Si, ya que evidencian el

comportamiento del

mercado nacional e

internacional de petróleo

crudo y sus derivados

durante un período

determinado. -----------------

-----------------------------------

-----------------------------------

32 Anteriormente esta Dirección se denominó “Dirección de Comercio Internacional de Combustibles”.

0.20 metros. Vigencia Administrativa legal: 10 años en la

oficina y 0 años en el Archivo Central. Soporte: electrónico.

Fechas extremas: 2013-2016. Cantidad: 20 Mb. Vigencia

Administrativa legal: Permanente en la oficina y 0 años en

el Archivo Central. ----------------------------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

22. Expediente de Compañías Petroleras33. Contenido:

Comunicaciones de las compañías petroleras sobre

negociaciones y asuntos varios. Soporte: papel. Fechas

extremas: 1987-201034. Cantidad: 1.2 metros. Vigencia

Administrativa legal: 10 años en la oficina y permanente en

el Archivo Central. -----------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------

Si, ya que refleja la

relación de negocios

internacionales de

RECOPE sobre el

mercado de combustibles.

Conservar los

expedientes de las

negociaciones más

relevantes para el país, a

criterio del jefe de oficina

productora y la Encargada

de Archivo Central. --------

23. Expedientes con Información Técnica. Contenido:

Expedientes con información técnica de productos,

términos internacionales de comercio de productos

(incoterms), puertos, derrames y otros. Soporte: papel.


Vigencia Administrativa legal: 10 años en la oficina y

permanente en el Archivo Central. -------------------------------

Si, ya que permiten

conocer las

especificaciones técnicas

y los términos

internacionales para el

comercio de combustibles

en el país. -------------------

33 En el año 2004 esta serie documental fue declarada con valor científico cultural la CNSED. -------------- 34 Según lo indicado por el CISED, hubo un error en la tabla de plazos en cuanto a la consignación de la fecha inicial de esta serie documental, por lo que debe leerse con el período 1987-2010 y no 1988-2010 como se indicó en la tabla de plazos. También, es importante aclarar que la fecha final corresponde al año 2010 porque en ese momento se dejaron de producir estos expedientes y se inició a incluir la información en los expedientes de proveedores custodiados en la Dirección de Suministros. --------------- 35 Según lo indicado por el CISED, hubo un error en la tabla de plazos en cuanto a la consignación de las fechas extremas de esta serie documental, por lo que debe leerse con el período 1985-2010 y no 2000-2010 como se indicó en la tabla de plazos. ---------------------------------------------------------------------------------

25. Reporte de costos de importación. Original. Copia:

Depto. Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Estudios

Económicos y Financieros, Planificación, Minaet, Dir.

Operaciones, Dir. Financiera. Contenido: Reportes de

importación mensual. Fechas extremas: 1986-2016.

Cantidad: 0.9 metros. Vigencia Administrativa legal: 10

años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. ------------

Conservar el reporte de

costos de importación que

aglutine la información

anual. --------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.2: Gerencia de Desarrollo36 ----------------------------------------


1. Correspondencia interna enviada y recibida. Contenido:

Cartas enviadas y recibidas en función de los objetivos y

actividades de esta gerencia, en su relación con todas las

dependencias internas de la Empresa. Soporte: papel.



permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico.

Fechas extremas: 2007-2016. Cantidad: 8 Gb. Vigencia



Sí, ya que refleja la toma

de decisiones en la

institución. Conservar la

correspondencia de

carácter sustantivo a

criterio del jefe de la

oficina productora y el

Jefe de Archivo Central. --

-----------------------------------

----------------------------------

2. Correspondencia externa enviada y recibida. Contenido:

Cartas enviadas y recibidas externas en función de los

objetivos y actividades de esta dependencia, en su

relación con instituciones y empresas privadas. Soporte:

papel. Fechas extremas: 1982-2016. Cantidad: 2 metros.



Fechas extremas: 2010-2016. Cantidad: 30.87 Mb.


de decisiones en la


correspondencia de





36 Es importante indicar que en la misma tabla de plazos de la Gerencia de Desarrollo hay una división donde se incluyeron las series documentales correspondientes al “Centro de Documentación de la Gerencia de Desarrollo” ----------------------------------------------------------------------------------------------------------


permanente en el Archivo Central. --------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

10. Expediente Técnico Poliducto Etapa 1 y 237. Copia.

Contenido: estudios de factibilidad, prefactibilidad,

informes de avance, prefactibilidad realizada por Minae de

este proyecto. Soporte: papel. Fechas extremas: 1987-

2001. Cantidad: 1 metros. Vigencia Administrativa legal: 20

años en la oficina y 20 años en el Archivo Central. -----------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------

Si, ya que refleja los

antecedentes del sistema

de transporte y trasiego

de hidrocarburos en el

país. Conservar este

expediente hasta tanto se

conozca la tabla de plazos

de conservación de

documentos de la

Dirección de Suministros,

donde según lo indicado

por el CISED se

encuentra el expediente

original. -----------------------

11. Expediente Administrativo de Poliducto Etapa 338.

Contenido: licitaciones, modificaciones de contrato,

correspondencia, copias certificadas del contrato de

préstamos, Órgano Director Techint, análisis del proyecto,

financiamiento, unidad ejecutora, servidumbres,

concesiones de obra pública, modelo tarifario, convenios

documentos de Ecopetrol. Soporte: papel. Fechas

Si, ya que refleja el

desarrollo del sistema de

transporte y trasiego de

hidrocarburos en el país. -

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

37 Según lo aclarado por el CISED este expediente no está completo, son copias de algunos documentos, tales como: pagos, documentación en general, correspondencia, es el expediente de la etapa de ejecución, el cual es diferente del expediente de la contratación. ---------------------------------------- 38 En la columna observaciones se indica que: Toda la documentación relacionada con el Poliducto Etapa 1 y 2 estaba a cargo de la Dirección de Ingeniería y Proyectos, la cual fue eliminada de la estructura organizacional de la Empresa en el año 2009. Cabe señalar, que según lo explicado por el CISED los documentos que se rescataron de esa dirección están incluidos en esta tabla de plazos y se está trabajando en la recuperación de otro bloque documental de esta dirección, ubicados en una bodega de documentos. Sin embargo, no queda claro si la serie documental Nº 10 “Expediente Técnico Poliducto Etapa 1 y 2” son las etapas anteriores del expediente de administrativo del Poliducto etapa 3. Por lo tanto, se recomienda declarar con valor científico cultural los expedientes administrativos de las etapas 1 y 2 de este proyecto independientemente del subfondo en el que se conserven actualmente. ---

extremas: 1983-2010. Cantidad: 3 metros. Vigencia



-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

12. Expediente Técnico de poliducto 3. Contenido:

documentos transaccionales de la construcción del

proyecto: dossier de calidad, cartel de licitación,

supervisión y construcción, planos red line, as built,

manual de mantenimiento, manuales de operación, control

gestión ambiental y social, órdenes pase y salvo,

documentación servidumbres, documentación de equipos

y materiales, control de planillas, minutas de reuniones,

etc. Soporte: papel. Fechas extremas: 2003-2009.

Cantidad: 30 metros. Vigencia Administrativa legal: 6 años

en la oficina y permanente en el Archivo Central. ------------



de transporte y trasiego

de hidrocarburos en el

país. ----------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

13. Expediente Administrativo Proyecto Etanol. Contenido:

Plan piloto del proyecto, información sobre utilización

Etanol, combustibles alternos, correspondencia

relacionada, borrador de licitación, Perfil del Proyecto,

estudios, Ayudas, Memorias, Sesiones de la Comisión del

Proyecto (MAG, MINAE, LAICA y RECOPE), Reglamento

Técnico Centroamericano. Soporte: papel. Fechas




Si, ya que permite

conocer los inicios de

utilización de etanol como

combustible en el país. ---

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

14. Proyecto de Incorporación de Biocombustibles en la

Matriz Energética39. Contenido: diseños, planos y

especificaciones técnicas, estudios de factibilidad,

viabilidades ambientales, carteles de licitación, contratos



de almacenamiento de

biocombustibles en el

39 En la columna observaciones se indica que: “Almacenamiento de Etanol o Biocombustibles en los planteles de venta de la empresa y la mezcla de los mismos para suministrarlo a los distribuidores” -------

de obra, facturaciones, correspondencia, dossier de

calidad, manuales de operación, manuales de

mantenimiento, planos as built, entrega del proyecto a la

gerencia cliente, recepciones de obras y finiquitos de

contrato. Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2011-

2016. Cantidad: 230 Mb. Vigencia Administrativa legal: 5

años en la oficina y permanente en el Archivo Central.

país. ----------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

15. Expediente técnico del Proyecto de modernización

Primera y segunda etapa40. Contenido: Diseño de

unidades41, informes de avance42, ingeniería del detalle de

dragados. Soporte: papel. Fechas extremas: 1986-1999.


años en la oficina y permanente en el Archivo Central. ------

-------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------

Sí, porque evidencia la

inversión del Estado en

proyectos para la

modernización de

RECOPE, así como los

requerimientos técnicos

que se utilizaron en su

implementación. -----------

16. Expediente administrativo del Proyecto de

modernización Primera y segunda etapa43. Contenido:

Sí, porque evidencia la


40 El CISED explicó que este proyecto consistió en mejorar el rendimiento de la Refinería a 25.000 barriles y obtener productos que cumplieran con la calidad requerida en ese momento. Se dividió en dos etapas, la primera se concluyó en el año 2000 y la segunda nunca se ejecutó por falta de apoyo del Gobierno. Cabe señalar que se contrató a la Empresa Dragados y Construcciones, una empresa española que se desempeñó como contratista principal de la obra, que tuvo a cargo la ingeniería de detalle, la procura de equipos y materiales, la supervisión de la construcción y la puesta en marcha. Hubo además otras empresas que se encargaron propiamente de la parte constructiva, entre ellas el Consorcio SARET-ISOTRON. --------------------------------------------------------------------------------------------------- 41 Estos documentos se refieren a planos detallados y especificaciones técnicas de los equipos y sistemas que definen para cada proceso o unidad diseñada o construida. ----------------------------------------- 42 Según el CISED, estos informes contienen una descripción mensual de las actividades que se ejecutaron, aspectos relevantes que puedan interferir con el atraso del proyecto, avance físico y avance financiero del proyecto. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43 Según lo informado por el CISED, la diferencia entre este expediente y el expediente técnico radica en que “El expediente administrativo está compuesto de correspondencia, cartel ofertas y adjudicación, cambios en el proyecto, recepción provisional, definitiva y finiquito. El expediente Técnico tiene toda la documentación sobre la relación con el contratista durante la ejecución del Proyecto: correspondencia entre las partes, atención de reclamos, bitácoras del proyecto y modificaciones al contrato. Además, contempla todos los libros con información técnica del proyecto tal y como se construyó (estos documentos se conocen también como dossiers (compendio de calidad: contienen todos los documentos que componen el proyecto en su versión final).” ---------------------------------------------------------------------------

notas, contratos, actas de reuniones, actas de arbitraje44,

solicitudes de prórrogas, asesorías legales, concursos

internacionales45, adendum de concursos, informes de

avances, facturación, garantías, antecedentes y perfiles

del proyecto, contrapropuestas, convenios de crédito,

costos de construcción, documentos Ministerio de

Hacienda, impacto ambiental, opciones de financiamiento,

documentación de la Empresa Dragados y

Construcciones, Saret-Isotron, especificaciones de

construcción, acuerdos de Junta Directiva, diagramas46,

etc. Soporte: papel. Fechas extremas: 1989-200947.

Cantidad: 10 metros. Vigencia Administrativa legal: 15

años en la oficina y permanente en el Archivo Central. -----

proyectos para la

modernización de

RECOPE. ---------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.3: Gerencia de Refinación48 -----------------------------------------


1. Correspondencia interna enviada y recibida. Contenido:

Cartas enviadas y recibidas en función de los objetivos y

actividades de ésta gerencia, en su relación con todas las


de decisiones en la


44 Se refieren a las actas de reuniones y decisiones que un árbitro contratado debido a algunos desacuerdos entre la Empresa Dragados y Construcciones y RECOPE por aspectos contractuales. ------- 45 Consisten en la participación de empresas internacionales en concursos licitatorios para brindar servicios en territorio nacional debido a que no hay contratistas - consultores a nivel nacional que lo puedan realizar. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46 Según el CISED, estos diagramas son planos conceptuales que se generan en varias disciplinas, como el proceso mismo, la electricidad y la instrumentación. ---------------------------------------------------------- 47 De acuerdo con la explicación facilitada por el CISED, este expediente corresponde al mismo proyecto de modernización descrito en la serie documental Nº 15 de esta tabla de plazos, pero las fechas extremas varían debido a que el proyecto se empezó a conceptualizar en 1986, el cual estaba sujeto a la aprobación de un empréstito por parte de la Asamblea Legislativa. Cuando se obtuvo esta aprobación ya el proyecto se había desactualizado técnicamente, debido a que la calidad de los productos se había vuelto más estricta. Hubo entonces que volver a conceptualizarlo y definirlo, lo cual demoró aproximadamente 3 años. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48 Es importante indicar, que en esta misma tabla de plazos se hicieron separaciones para incluir los documentos producidos por las siguientes unidades: “Apoyo Informático”, “Transporte”, “Documentación” y “Área Jurídica”. Esto se debe a que son divisiones administrativas funcionales, pero no formales, ya que no aparecen en el Organigrama de la Empresa. Se registraron en forma separada sólo para efectos de orden de la tabla, pero son unidades que dependen directamente de la Gerencia. Esta forma de presentar las unidades relativas a una dependencia superior ya se ha utilizado en otras tablas de plazo aprobadas. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

dependencias internas de la Empresa, para entregar los

productos requeridos para el Oleoducto y un adecuado

manejo de las actividades portuarias. Soporte: papel49.



permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico50.




correspondencia de



oficina productora y el jefe

de Archivo Central. ---------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

2. Correspondencia externa enviada y recibida. Contenido:

Cartas enviadas y recibidas externas en función de los

objetivos y actividades de esta gerencia, en su relación

con instituciones y empresas privadas nacionales e

internacionales. Soporte: papel. Fechas extremas: 1993-

2003. Cantidad: 1.3 metros. Vigencia Administrativa legal:

5 años en la oficina y permanente en el Archivo Central.

Soporte: electrónico. Fechas extremas: 2011-2016.

Cantidad: 1 Gb. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la

oficina y permanente en el Archivo Central. -------------------


de decisiones en la


correspondencia de





-----------------------------------

----------------------------------

5. Estados Financieros51. Copia. Contenido: Estados

Financieros de la Empresa. Soporte: papel. Fechas

extremas: 1993-2009. Cantidad: 2 metros. Vigencia

Administrativa legal: 2 años en la oficina y 0 años en el

Archivo Central. --------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------

Se deben conservar hasta

tanto se presente la tabla

de plazos de

conservación de

documentos del subfondo

Contabilidad. -----------------

49 En la columna observaciones se indica que: “Toda la correspondencia anterior al terremoto de 1991 se perdió en una inundación en el edificio de Ejecución de Proyectos” ------------------------------------------------

50 En la columna observaciones se indica que la correspondencia se encuentra en el Sistema Cordigital. 51 En el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie documental “Estados financieros” de 1993-2003 custodiados en la Gerencia de Refinación. Sin embargo, en la presente tabla de plazos se indica que en la Gerencia de Refinación solamente se conservan copias de los estados financieros y que los originales se encuentran en el Departamento de Contabilidad. ----------------------------

6. Ejecuciones Presupuestarias52. Copia. Contenido:

Estados Financieros de la Empresa. Soporte: papel.


Vigencia Administrativa legal: 2 años en la oficina y 0 años

en el Archivo Central. -------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------



de plazos de

conservación de


Contabilidad. -----------------

9. Informes de Gerencia53. Contenido: Informes varios de

diferentes aspectos de esta Gerencia. Ej. Informe

accidente de 31 agosto 2011 (incendio en la planta).

Soporte: papel. Fechas extremas: 1993-2003, 2011.

Cantidad: 2, 10 metros. Vigencia Administrativa legal: 5

años en la oficina y permanente en el Archivo Central. ------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------

Si, ya que evidencian

situaciones anómalas

ocurridas en el

funcionamiento de la

Gerencia de Refinería.

Conservar los informes

que sean considerados de

impacto y relevancia para

la institución, a criterio del

jefe de oficina productora

y el jefe de Archivo

Central. -----------------------

10. Informes de Producción54. Contenido55: Informes

presentados por la Dirección de Operaciones sobre

Si, ya que muestran los

productos fabricados por

52 En el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie documental “Ejecuciones Presupuestarias” de 1993 a 2003 custodiados en la Gerencia de Refinación. Sin embargo, en la presente tabla de plazos se indica que en la Gerencia de Refinación solamente se conservan copias de las ejecuciones presupuestarias y que las originales se encuentran en el Departamento de Contabilidad. Cabe señalar, que, de acuerdo con lo indicado por el CISED, estas ejecuciones presupuestarias corresponden únicamente a la Gerencia de Refinación. ----------------------------------------------------------------- 53 En el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural los “Informes de Gerencia de Refinación” de 1993-2003. Según lo aclarado por el CISED, estos informes contienen datos relacionados con acontecimientos relevantes ocurridos en la Gerencia, por ejemplo: Informe Terremoto 1991, Informe de Incendio. Etc. Además, indicó que no se trata de informes consecutivos ni informes periódicos, sino que se elaboran solo cuando se presenta alguna situación especial, razón por la cual las fechas extremas corresponden únicamente a los años 1993, 2003 y 2011. -------------------------------------------------------------- 54 En el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural los “Informes de producción” de 2001-2002. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 55 Según lo explicado por el CISED, estos documentos se refieren al detalle de la información sobre los productos que se producían en la Planta cuando estaba en operación. --------------------------------------------

producción de la Refinería. Soporte: papel. Fechas




la Refinería en un

momento determinado. ---

-----------------------------------

----------------------------------

11. Expediente Modernización Refinería, primera y

segunda fase57. Copia. Contenido: Contiene: oficios,

contrato Dragados y Construcciones, rescisión de contrato,

justificaciones, escenarios de inversión y ejecución,

Análisis económico, entrega parcial y proyecto de

ampliación Soporte: papel. Fechas extremas: 1993-2002.

Cantidad: 1 metro. Vigencia Administrativa legal:

permanente en la oficina productora y 0 años en el Archivo

Central. ------------------------------------------------------------------

Sí, ya que permite

conocer la inversión y las

fases que realizó la

institución para la

modernización de la

refinería. ----------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

Subfondo 1. Junta Directiva. Subfondo 1.1. Presidencia. Subfondo 1.1.1. Gerencia General. Subfondo 1.1.1.4. Gerencia de Distribución y Ventas. Subfondo 1.1.1.4.1. Dirección de Distribución de Combustibles58 -----------------


56 De acuerdo con el CISED, no hay otros informes de producción en la Gerencia, en la tabla se describió lo que efectivamente se encontró en documentos físicos. -------------------------------------------------------------- 57 En el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural los “Expedientes sobre modernización de la refinería” de 1993-2002, custodiados en la Gerencia de Refinación. Sin embargo, en la presente tabla de plazos de la Gerencia de Refinación se indica que en esa unidad solamente se custodia una copia de este expediente y que el original se encuentra en la Gerencia de Desarrollo. Además, se observó que no coinciden las fechas extremas de los expedientes de modernización incluidos en las tablas de plazos de ambas gerencias. De acuerdo con lo explicado por el CISED, esto se debe a la siguiente razón: “En la tabla de la Gerencia de Refinación se reflejó la documentación física que hay archivada, en algún punto se dejó de copiar a la Gerencia de Refinación (desconocemos las razones) ya que el proyecto era responsabilidad la Gerencia de Desarrollo. En la Gerencia de Desarrollo el proyecto comienza desde las etapas de pre inversión y en la Gerencia de Refinación llegan los documentos ya en la etapa de ejecución del proyecto, por eso la diferencia en las fechas.” ------------------------------------------- 58 En esta misma tabla de plazos se incluyeron los documentos del Centro de Documentación de la Gerencia de Administración y Finanzas y la Junta de Relaciones Laborales. Según lo indicado por el CISED, no se hizo una tabla de plazos por aparte debido a que son divisiones administrativas funcionales, pero no formales, ya que no aparecen en el organigrama de la Empresa, se registraron en forma separada sólo para efectos de orden en la tabla, pero son unidades que dependen directamente de la Gerencia. Esta forma de presentar las unidades relativas a una dependencia superior ya se ha utilizado en otras tablas de plazo aprobadas. Se debe indicar, que el año 1999 la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor científico cultural los “Estados financieros” de 1997 custodiados en la Gerencia Administración Financiera. Sin embargo, en esta tabla de plazos solamente se incluyeron los estados financieros mensuales de 2010-2016 y Estados Financieros Auditados de 2011-2016. Según lo indicado por el CISED, los estados declarados con valor científico cultural se encuentran en el Archivo Central, pero no se incluyen en la presente tabla de plazos porque la serie completa de estados financieros se custodian en el Departamento de Contaduría. ----------------------

3. Planos. Original sin copia. Contenido: Planos de los

planteles de La Garita, Turrialba. Soporte: papel. Fechas

extremas: 1978-1987. Cantidad: 1 metro. Vigencia

Administrativa legal: 3 años en la oficina productora y


------------------------------------------------------------------------------

Sí, ya que permiten

conocer las

especificaciones técnicas

para la construcción de

los planteles en La Garita

y Turrialba. -------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.5: Gerencia de Administración y Finanzas59 -----------------


5. Estados Financieros Auditados60. Contenido: Es el

Informe de los Auditores Independientes sobre el Estado

de la posición financiera, el Estado de ganancias y

pérdidas y otro resultado integral de la Empresa. También

el Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujo de

efectivo, las notas a los Estados Financieros y otras notas

explicativas. Soporte: papel. Fechas extremas: 2011-2016.


años en la oficina y permanente en el Archivo Central.

Soporte: electrónico Fechas extremas: 2012-2016.

Cantidad: 15 Mb. Vigencia Administrativa legal: 10 años en

la oficina y permanente en el Archivo Central. ----------------

Resolución CNSED-01-

2014. Conservar los

estados financieros

anuales en soporte papel.

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

59 En esta misma tabla de plazos se incluyeron los documentos del Centro de Documentación de la Gerencia de Administración y Finanzas y la Junta de Relaciones Laborales. Según lo indicado por el CISED, no se hizo una tabla de plazos por aparte debido a que son divisiones administrativas funcionales, pero no formales, ya que no aparecen en el organigrama de la Empresa, se registraron en forma separada sólo para efectos de orden en la tabla, pero son unidades que dependen directamente de la Gerencia. Esta forma de presentar las unidades relativas a una dependencia superior ya se ha utilizado en otras tablas de plazo aprobadas. Se debe indicar, que el año 1999 la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos declaró con valor científico cultural los “Estados financieros” de 1997 custodiados en la Gerencia Administración Financiera. Sin embargo, en esta tabla de plazos solamente se incluyeron los estados financieros mensuales de 2010-2016 y Estados Financieros Auditados de 2011-2016. Según lo indicado por el CISED, los estados declarados con valor científico cultural se encuentran en el Archivo Central, pero no se incluyen en la presente tabla de plazos porque la serie completa de estados financieros se custodian en el Departamento de Contaduría. ---------------------- 60 En la columna observaciones se indica que: “La empresa que se contrata externamente para realizar estas auditorías entrega 20 originales en español y 20 en inglés, los cuales se requieren durante el año para ser entregados a entes externos” ---------------------------------------------------------------------------------------

6. Cartas de Gerencia. Contenido: Incluye comentarios y

recomendaciones sobre los hallazgos de los Estados

Financieros Auditados. Soporte: papel. Fechas extremas:

2011-2016. Cantidad: 0.10 metros. Vigencia Administrativa

legal: 10 años en la oficina y permanente en el Archivo

Central. Soporte: electrónico Fechas extremas: 2012-2016.

Cantidad: 22 Mb. Vigencia Administrativa legal: 10 años en

la oficina y permanente en el Archivo Central. ----------------

Si, ya que reflejan la

fiscalización sobre el uso

de los diferentes recursos

de la institución. -------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

15. Convenios con Bancos. Original y copia. Contenido:

Convenios suscritos con bancos nacionales e

internacionales, sobre crédito empresarial y otros. Soporte:

papel. Fechas extremas: 2015. Cantidad: 0.4 metros.


permanente en el Archivo Central. Soporte: electrónico

Fechas extremas: 2015-2016. Cantidad: 3 Mb. Vigencia


el Archivo Central. -----------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------

Resolución 01-2014.

Conservar los convenios

nacionales e

internacionales

relacionados con

actividades sustantivas de

la institución a criterio del



Central. -----------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.5: Gerencia de Administración y Finanzas. Subfondo 1.1.1.5.1. Junta de Relaciones Laborales ---------------------------------------------------------


49. Actas de sesiones de la Junta de Relaciones

Laborales. Original sin copia. Contenido: actas levantadas

y firmadas en las diferentes sesiones de la Junta de

Relaciones Laborales. Soporte: papel. Fechas extremas:


legal: permanente en la oficina productora y 0 años en el

Archivo Central. ------------------------------------------------------

Sí, porque permiten

conocer los asuntos

tratados en las sesiones

de la Junta de Relaciones

Laborales así como los

acuerdos tomados. ---------

----------------------------------

60. Sesiones ordinarias de la Junta de Relaciones Sí, porque permiten

Laborales. Original sin copia. Contenido: documentos

varios que se conocían en las sesiones de la Junta de

Relaciones Laborales. Soporte: papel. Fechas extremas:


legal: 5 años en la oficina productora y 10 años en el

Archivo Central. ------------------------------------------------------

conocer los asuntos

tratados en las sesiones

de la Junta de Relaciones

Laborales así como los

acuerdos tomados. ---------

----------------------------------

61. Expediente Convención Colectiva. Original sin copia.

Contenido: contiene las negociaciones o proyectos que se

manejaban para la denuncia de la Convención Colectiva

de Trabajo de Recope. Soporte: papel. Fechas extremas:


legal: 5 años en la oficina productora y permanente en el

Archivo Central. ------------------------------------------------------

Sí, porque permite

conocer los asuntos

tratados con relación a la

convención colectiva en

Recope. -----------------------

-----------------------------------

----------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.6: Gerencia de Planificación. Subfondo 1.1.1.6.1: Departamento de Formulación de Proyectos ---------------------------------------------------


3. Estudios de proyectos61. Contenido: Estudios de

distintos temas que se realizan para determinar la

ejecución de un proyecto con sus respectivos análisis de

prefactibilidad, factibilidad, estudios técnicos, planes

maestros, estudios de Impacto Ambiental. Soporte:

papel62. Fechas extremas: 1985-2010. Cantidad: 8 metros.



de plazos de

conservación de


Dirección de Planificación.

61 De acuerdo con lo señalado por el CISED, estos estudios contienen información sobre distintos temas requeridos para determinar la viabilidad para la ejecución de un proyecto de inversión de RECOPE, con sus respectivos análisis de pre factibilidad, factibilidad, estudios técnicos, planes maestros, estudios de impacto ambiental, etc. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 62 Cabe señalar, que en el año 2004 la CNSED declaró con valor científico cultural la serie documental “Estudios de proyectos de 1996-2003” custodiados en la Dirección de Planificación. Además, en la columna observaciones se indica que “estos estudios están empastados y permanecen en la Dirección de Planificación”. A partir de lo anterior, el CISED aclaró estos estudios de proyectos son los mismos documentos que se encuentran empastados en la Dirección de Planificación. En la Dirección de Planificación se custodian los libros empastados que contienen estos documentos y son los originales que ya tienen declaratoria de valor científico-cultural. El error se obedece al hecho de que la secretaria de ambas dependencias (Dirección de Planificación y Departamento de Formulación de Proyectos) es la misma persona, Sra. Marjorie Vargas Venegas y lo describió en las tablas de plazos de las dos dependencias. La diferencia en las fechas extremas obedece a que los documentos se han ido






-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

Subfondo 1: Junta Directiva. Subfondo 1.1: Presidencia. Subfondo 1.1.1: Gerencia General. Subfondo 1.1.1.6: Gerencia de Planificación. Subfondo 1.1.1.6.2: Departamento de Investigación ----------------------------------------------------------------------


3. Expediente de entregables de las fases del Proyecto

Investigación sobre hidrógeno63. Original y copia. Copia:

Empresa Ad Astra, Presidencia, Junta Directiva.

Contenido: Convenios (por fases) de este proyecto (de la

fase A, a la C-1), copias de Acuerdos de Junta Directiva,

correspondencia, minutas de reuniones, facturas de pago.



oficina y permanente en el Archivo Central. Soporte:

electrónico. Fechas extremas: 2011-2016. Cantidad: 3 Gb.




estudios realizados para

determinar la factibilidad

de RECOPE para

incursionar en el mercado

de producción y

almacenamiento de

hidrógeno. Conservar el

expediente en soporte

papel. --------------------------

-----------------------------------

----------------------------------

reuniendo en una sola serie documental y se han agregado algunos más antiguos (antes de 1996) y más recientes (hasta 2010) en formato papel y hasta el 2016 en formato electrónico. -------------------------------- 63 En la columna observaciones se indica que: “Se generan 2 originales uno para la empresa Ad Astra y otro para RECOPE” y que “el convenio se encuentra detenido hasta que la Administración dé instrucciones”. Es importante señalar que según las aclaraciones del CISED, dicho proyecto se dividió inicialmente en tres fases: Fase A: Evalúo del nivel de factibilidad y propuesta del diseño conceptual del proyecto. Fase B: Diseño final del proyecto, adquisición de los equipos, construcción, integración y puesta en marcha de la planta experimental de producción y almacenamiento de hidrógeno a alta presión. Fase C1: Recolección de datos sobre el manejo de la planta experimental. Fase C2: Etapa final del proyecto, que incluiría el diseño conceptual de una estación modelo para suministrar hidrógeno a un vehículo. La fase C1 finalizó en el mes de agosto de 2014 y el 24 de setiembre de ese mismo año, en la Sesión Ordinaria 4824-30, fueron presentados los resultados a la Junta Directiva de RECOPE, conjuntamente con la propuesta técnica para ejecutar la fase final. Sin embargo, a la fecha no se ha obtenido respuesta por parte de dicho órgano colegiado sobre tal continuidad. ----------------------------------

4. Informes de gases de efecto invernadero64. Original.

Copia: Gerencia de la empresa. Contenido: contiene

información suministrada por las dependencias

involucradas en este tema: DTI, Gerencia Distribución y

Ventas, Depto. Relaciones Públicas. Soporte: papel.



permanente en el Archivo Central. -------------------------------

Si, ya que evidencian las

consecuencias

ambientales de los gases

producidos durante la

fabricación de

combustibles. ----------------

-----------------------------------

-----------------------------------

7. Expediente de investigaciones. Contenido:

Investigaciones en: Emulsiones asfálticas, microalgas,

producción de vapor del Av gas, producción de biodiesel,

resinas, biodiesel de higuerilla, escalamiento de la planta

de biodiesel, glicerina, optimización del biodiesel, planta

modular de biodiesel, censo de cultivos, aceites usados,

pirolizador, HHO, descascaradora de jatropha,

fotobioreactor, microalgas, aceite modular, coque. Soporte:



permanente en el Archivo Central. ------------------------------

Si, ya que refleja la


investigaciones sobre la

utilización de nuevos

productos para la creación

de biocombustibles en el

país. ----------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

-----------------------------------

---------------------------------

8. Convenios. Contenido: Convenios de colaboración entre

Empresas, LANAME, INTA, ICE, UCR, UNA, MAG, TEC.



oficina y permanente en el Archivo Central Soporte:



Resolución 01-2014.

Conservar los convenios,

en soporte papel,

relacionados con

actividades sustantivas de

la institución a criterio del


64 De acuerdo con lo señalado por el CISED, estos informes se iniciaron a producir en el año 2013, tienen una periodicidad anual y se elaboran con la finalidad de identificar y formular proyectos tendientes a mejorar la eficiencia energética de los procesos y en consecuencia para ahorrar dinero y disminuir la contaminación. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 65 Según lo aclarado por el CISED, las fechas extremas son recientes debido a que este Departamento es relativamente nuevo y a partir de esa fecha se hicieron las alianzas. --------------------------------------------


-------------------------------------------------------------------------------


Central. -----------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-006-2016 de 16 de diciembre del

20167, para el fondo: Refinadora Costarricense de Petróleo; subfondos: Dirección de

Comercio Internacional de Combustibles; Gerencia de Desarrollo; Gerencia de

Refinación; Dirección de Operaciones; Gerencia de Distribución y Ventas; Dirección de

Distribución de Combustibles; Gerencia de Administración y Finanzas; Dirección de

Recursos Humanos; Departamento de Formulación de Proyectos; Departamento de

Investigación; y que esta comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser

eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos

n°. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley nº. 7202. Con respecto a los tipos

documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el

Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en el inciso 1 de la Resolución n°.

CNSED-1-200966, que establece: “Si estos documentos carecen de valor científico-

cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar

permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados

como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia

permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los

documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de conformidad con el

artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe

documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros

procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá

disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas

que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos

que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos

de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos

producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo

66 Publicada en La Gaceta nº 101 de 27 de mayo de 2009. ---------------------------------------------------------------

Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las “Normas

Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-

DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de

Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La

Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de Certificados para la

Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales

de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a

La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes. Se recuerda que

están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la

Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015, así como la resolución CNSED-01-2016

publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, y Organismos

Internacionales o sus similares Institucionales de todas las instituciones que conforman

el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a los señores Erick

Solano Carmona, director de Comercio Internacional de Combustibles; Leonel

Altamirano Taylor, gerente de Desarrollo; Henry Arias Jiménez, gerente de Refinación;

Roy Vargas Carranza, gerente de Distribución y Ventas; Luis Diego Vargas Prado,

director de Distribución de Combustibles; Edgar Gutiérrez Valituti, gerente de

Administración y Finanzas; Edgar Vargas Jiménez, director de Recursos Humanos;

Jimmy Fernández Zúñiga, jefe del Departamento de Formulación de Proyectos; y del

Departamento de Investigación; a la señora Gloria Gamboa Acuña, directora de

Operaciones; y al expediente de valoración de Recope que custodia esta Comisión

Nacional. ------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 8. Comunicar al señor Hernán González Rodríguez, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Refinadora

Costarricense de Petróleo (Recope), que en un plazo de diez días hábiles posteriores

al recibo de este acuerdo, deberá informar a esta Comisión Nacional lo siguiente:

1. Aclarar la razón por la cual solamente se elabora un expediente de información de

proveedores cuando la información es relevante para la Dirección de Comercio

Internacional de Combustibles y cuál es la utilidad de esos expedientes para la

institución. Se recuerda que esta serie documental fue declarada con valor científico

cultural en la sesión nº 6-2004 celebrada el 19 de mayo del 2004. 2. Dónde se localiza

la serie documental “Ensayos de crudos” de 1986-2003, que fue declarada con valor

científico cultural en la sesión nº 6-2004 celebrada el 19 de mayo del 2004. 3. Con

respecto a la serie documental “Sesiones ordinarias de la Junta de Relaciones

Laborales” se solicita aclarar donde se localizan los documentos que se conocen en las

sesiones de la Junta de Relaciones Laborales o si por el contrario, se localizan en esa

serie documental. Adicionalmente se informa que se mantienen las declaratorias de

valor científico cultural emitidas en la sesión nº 6-2004 celebrada el 19 de mayo del

2004 para las siguientes series documentales: “Reportes de control de producción”

(hasta tanto se presente la tabla de plazos de conservación de documentos del

Departamento Control de Producción) y “Gráficos de inventarios”. Enviar copia de este

acuerdo al expediente de valoración de Recope que custodia esta Comisión Nacional.

CAPITULO V. CORRESPONDENCIA. ---------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Oficio DGAN-DG-251-2017 de 19 de abril del 2017 recibido el 21 de abril

del 2017, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo

Nacional; por medio del cual solicita se informe si se está cumpliendo lo indicado en el

oficio DGAN-DG-AJ-328-2016 de 7 de noviembre del 2016, específicamente si se está

convocando a la sesión siguiente al archivista del archivo central que fue convocado en

la sesión previa, con el único fin de aprobar el acta respectiva. ---------------------------------

ACUERDO 9. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, directora general del

Archivo Nacional, que esta Comisión Nacional conoció el oficio DGAN-DG-251-2017 de

19 de abril del 2017 recibido el 21 de abril del 2017; y le informa que se están

convocando a los encargados de archivos centrales a la sesión siguiente en la que se

conocieron sus trámites de valoración documental; con el único fin de que se apruebe

el acta de la sesión en la que participaron como miembros. Por tanto, queda

consignado en el acta correspondiente la asistencia del archivista y su aprobación. -----

ARTÍCULO 8. Correo electrónico de fecha 25 de abril del 2017 suscrito por el señor

Carlos Eduardo Montero P.; por medio del cual consulta “… si una institución puede

hacer valoraciones parciales con un archivista ad honorem, siguiendo todos los

lineamientos de la ley 7202. Esto es para poder trabajar estas valoraciones con SINAC,

debido a su problema con documentos que ya poseen tablas de plazos y ya se pueden

eliminar. Si es así, ¿cómo sería el procedimiento? …” ------------------------------------------

ACUERDO 10. Comunicar al señor Carlos Eduardo Montero P. que esta Comisión

Nacional conoció el correo electrónico de fecha 25 de abril del 2017; por medio del cual

consulta si un archivista ad honorem puede elaborar valoraciones parciales siguiendo

los lineamientos de la Ley 7202. En este sentido, se recomienda realizar la consulta a

la Asesoría Jurídica del SINAC; quien podrá brindarle el correspondiente sustento legal.

ARTÍCULO 9. Oficio MC-CISED-002-17 de 13 de febrero del 2017 recibido el 26 de

abril del 2017 suscrito por las señoras Laura Mora Zúñiga y Carolina Bustamante

Ávalos, presidente y secretaria respectivamente, del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Carrillo; por medio del cual informa

la conformación de ese comité institucional. --------------------------------------------------------

ACUERDO 11. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento

Servicios Archivísticos Externos, copia del oficio MC-CISED-002-17 de 13 de febrero

del 2017 recibido el 26 de abril del 2017 suscrito por las señoras Laura Mora Zúñiga y

Carolina Bustamante Ávalos, presidente y secretaria respectivamente, del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Carrillo;

para que registre la conformación de ese Comité Institucional en el registro

correspondiente. --------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Copia del oficio AC-077-17 de 17 de abril del 2017 recibido el 26 de

abril del 2017, suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero; jefe del Archivo Central

del Ministerio de Educación Pública; por medio del cual solicita a la señora Ivannia

Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, informar

cuáles fueron los tipos documentales eliminados del Liceo de Costa Rica autorizados

por medio del oficio CNSED-082-2017 de 27 de febrero del 2017. Asimismo, solicita

remitir la lista integrada con el número de signatura de los documentos que remitieron

del Liceo de Costa Rica. SE TOMA NOTA. -----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 11. Oficio ACMC-017-2017 de 24 de abril del 2017 recibido el 26 de abril

del 2017, suscrito por la señora Lidiette Boniche Masis; archivista de la Municipalidad

de Curridabat; por medio del cual informa la desintegración del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de esa municipalidad, en vista de que está

próxima la finalización de los contratos laborales de sus integrantes. -------------------------

ACUERDO 12. Comunicar a la señora Lidiette Boniche Masis; archivista de la

Municipalidad de Curridabat; que esta Comisión Nacional conoció el oficio ACMC-017-

2017 de 24 de abril del 2017 y se informa que quedamos a la espera de la nueva

conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de

esa municipalidad. ------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 12. Oficio CISED 2017-001 de 20 de abril del 2017 recibido el 26 de abril

del 2017, suscrito por la señora Emilia Vargas Solís; secretaria del Comité Institucional

de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Obras Públicas y

Transportes; por medio del cual solicita se informe el estatus de la valoración parcial

del subfondo Dirección Regional Cartago cuya respuesta a la consulta realizada por

esta Comisión Nacional se respondió por medio del oficio CISED-2016-002 de 3 de

noviembre del 2016. -----------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 13. Analizar en una próxima sesión el oficio CISED 2017-001 de 20 de abril

del 2017 recibido el 26 de abril del 2017, suscrito por la señora Emilia Vargas Solís;

secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del

Ministerio de Obras Públicas y Transportes; por medio del cual solicita se informe el

estatus de la valoración parcial del subfondo Dirección Regional Cartago cuya

respuesta a la consulta realizada por esta Comisión Nacional se respondió por medio

del oficio CISED-2016-002 de 3 de noviembre del 2016. -----------------------------------------

ARTÍCULO 13. Correo electrónico de fecha 2 de mayo del 2017 suscrito por el señor

Manuel Emilio Fallas Delgado; de la Unidad Centro de Documentos del Banco Popular

y de Desarrollo Comunal por medio del cual realiza la siguiente consulta “…una de las

oficinas "insignes" del banco y en la cual tuvo sus cimientos y aun cuando ya se le ha

asesorado sobre lo consultado; esta oficina Área de Ahorro Obligatorio, vía oficio AAO-

1284-2017 (imagen adjunta) nos remite la consulta sobre la preocupación que tienen,

dado que en las Tablas de Plazo de Conservación Documental de esta Área, se

visualiza que los Compendios Mensuales y Anuales de los aportes Obrero y Obrero-

Patronales del periodo 1969-2001, estarán siendo declarados con Valor Científico-

Cultural y que sería inminente su traslado al Archivo Nacional, es donde nace la

preocupación de esta Área sobre quien será responsable de la emisión de las

certificaciones y estudios que esta oficina hace diariamente a los distintos clientes que

así lo solicitan, para los estudios particulares de aportaciones a la CCSS, devolución

del Ahorro Obligatorio y otros trámites relacionados, cuando estos documentos ya

fueron entregados al Archivo Nacional …” -----------------------------------------------------------

ACUERDO 14. Analizar en una próxima sesión el correo electrónico de fecha 2 de

mayo del 2017 suscrito por el señor Manuel Emilio Fallas Delgado; de la Unidad Centro

de Documentos del Banco Popular y de Desarrollo Comunal por medio del cual realiza

la siguiente consulta “…una de las oficinas "insignes" del banco y en la cual tuvo sus

cimientos y aun cuando ya se le ha asesorado sobre lo consultado; esta oficina Área de

Ahorro Obligatorio, vía oficio AAO-1284-2017 (imagen adjunta) nos remite la consulta

sobre la preocupación que tienen, dado que en las Tablas de Plazo de Conservación

Documental de esta Área, se visualiza que los Compendios Mensuales y Anuales de

los aportes Obrero y Obrero-Patronales del periodo 1969-2001, estarán siendo

declarados con Valor Científico-Cultural y que sería inminente su traslado al Archivo

Nacional, es donde nace la preocupación de esta Área sobre quien será responsable

de la emisión de las certificaciones y estudios que esta oficina hace diariamente a los

distintos clientes que así lo solicitan, para los estudios particulares de aportaciones a la

CCSS, devolución del Ahorro Obligatorio y otros trámites relacionados, cuando estos

documentos ya fueron entregados al Archivo Nacional …” --------------------------------------

CAPÍTULO VI. ASUNTOS VARIOS. ------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 14. La señora Ivannia Valverde Guevara informa que mediante oficio

CISED-OF-002-2017 de 29 de febrero del 2017 recibido el 15 de marzo del 2017, el

señor Francisco Soto Molina, en su calidad de secretario del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Santo Domingo,

presentó 4 valoraciones parciales con 27 series documentales de los subfondos

Departamento Contable del Acueducto, Contabilidad, Departamento de Proveeduría,

Departamento de Patentes. Mediante acuerdo 5 tomado en la sesión nº 09-2017

celebrada el 7 de marzo del 2017, este órgano colegiado decidió convocar al señor

Soto Molina, en calidad de encargado del Archivo Central de esa municipalidad con el

fin de conocer la solicitud de valoración parcial presentada. Sin embargo,

recientemente conocimos que el señor Soto Molina ya no labora para esa

municipalidad.-------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 15. Comunicar a la señora Kattia Rivera Soto, presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Santo

Domingo, que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-OF-002-2017 de 29 de

febrero del 2017 recibido el 15 de marzo del 2017, suscrito por el señor Francisco Soto

Molina, en su calidad de secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos de la municipalidad, por medio del cual se presentó ante este órgano

colegiado 4 valoraciones parciales con 27 series documentales de los subfondos

Departamento Contable del Acueducto, Contabilidad, Departamento de Proveeduría,

Departamento de Patentes; y le informa que este trámite de valoración documental, se

suspende por un lapso de tres meses, hasta tanto la institución nombre a un nuevo

encargado del Archivo Central. Enviar copia de este acuerdo al expediente de

valoración documental de la Municipalidad de Santo Domingo que custodia esta

Comisión Nacional. ----------------------------------------------------------------------------------------

A las 12:30 horas se levanta la sesión. ---------------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez

Vice presidente

ACTA nº. 12-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria ...

Documents

Transcript of ACTA nº. 12-2017. Correspondiente a la sesión ordinaria ...