Acta Nº 02 Comite Directivo - Veeduria...

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VEEDURIA ~ DISTillA~ COMITE DIRECTIVO Acta N° 02 30 de enero de 2014 En Bogota D. C. a los 30 dias del mes de enero de 2014, previa convocatoria de la Veedora, se reunieron en la sala de juntas del Despacho de la Viceveedora Distrital los integrantes del Comite Directivo de la Entidad: Adriana Cordoba Alvarado Veedora Distrital Alexandra Rodriguez del Gallego Viceveedora Distrital Marta Lucia de la Cruz Federici Veedora Distrital Delegada para la Participacion y los Programas Especiales Carmenza Saldias Barreneche Veedora Distrital Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal Maria Catalina Parra Osorio Veedora Distrital Delegada para la Atencion de Quejas y Reclamos Carlos Julio Piedra Zamora Veedor Distrital Delegado para la Contratacion Fanny Gonzalez Leon Jefa de la Oficina Asesora de Juridica (E) Catalina Nagy Patino Jefa de la Oficina Asesora de Planeacion Secreta ria Tecnica Asistio como invitado al Comite Directivo Alberto Castiblanco Bedoya, Asesor del Despacho para el Control Interno de la Entidad. I. ORDEN DEL DiA 1. Verificacion del Quorum COMITE DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO 2. Presentacion del Informe de Auditoria'interna e Informe de Control Interno COMITE DIRECTIVO 3. Presentacion del Informe de Indicadores de Gestion 2013 4. Presentacion de Fichas EBI-D actualizadas y Reportes de Seguimiento SEGPLAN, con corte a 31 de diciembre de 2013 5. Presentacion y aprobacion del Plan de Accion Institucional 2014 6. Balance PIGA 2013 Y presentacion y aprobacion del Plan Institucional de Gestion Ambiental (PIGA) 2014 7. Presentacion y aprobacion del Plan de Accion del Plan Anticorrupcion y de Atencion a la Ciudadania 2014 y Mapa de Riesgos Institucional (que incluye los riesgos de corrupcion) 8. Presentacion Informe de segumiento al Plan de Accion del Plan Anticorrupcion 2013 Pagina 1

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VEEDURIA~ DISTillA~

COMITE DIRECTIVOActa N° 02

30 de enero de 2014

En Bogota D. C. a los 30 dias del mes de enero de 2014, previa convocatoria de la Veedora, sereunieron en la sala de juntas del Despacho de la Viceveedora Distrital los integrantes del ComiteDirectivo de la Entidad:

Adriana Cordoba Alvarado Veedora Distrital

Alexandra Rodriguez del Gallego Viceveedora Distrital

Marta Lucia de la Cruz Federici Veedora Distrital Delegada para la Participacion ylos Programas Especiales

Carmenza Saldias Barreneche Veedora Distrital Delegada para la EficienciaAdministrativa y Presupuestal

Maria Catalina Parra Osorio Veedora Distrital Delegada para la Atencion deQuejas y Reclamos

Carlos Julio Piedra Zamora Veedor Distrital Delegado para la Contratacion

Fanny Gonzalez Leon Jefa de la Oficina Asesora de Juridica (E)

Catalina Nagy Patino Jefa de la Oficina Asesora de PlaneacionSecreta ria Tecnica

Asistio como invitado al Comite Directivo Alberto Castiblanco Bedoya, Asesor del Despacho parael Control Interno de la Entidad.

I. ORDEN DEL DiA

1. Verificacion del Quorum

COMITE DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO2. Presentacion del Informe de Auditoria'interna e Informe de Control Interno

COMITE DIRECTIVO3. Presentacion del Informe de Indicadores de Gestion 20134. Presentacion de Fichas EBI-D actualizadas y Reportes de Seguimiento SEGPLAN,

con corte a 31 de diciembre de 20135. Presentacion y aprobacion del Plan de Accion Institucional 20146. Balance PIGA 2013 Y presentacion y aprobacion del Plan Institucional de Gestion

Ambiental (PIGA) 20147. Presentacion y aprobacion del Plan de Accion del Plan Anticorrupcion y de Atencion

a la Ciudadania 2014 y Mapa de Riesgos Institucional (que incluye los riesgos decorrupcion)

8. Presentacion Informe de segumiento al Plan de Accion del Plan Anticorrupcion2013

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COMITE DIRECTIVOActa N° 02

30 de enero de 2014

II. DESARROLLO DEL ORDEN DEL DiA

1. Verificacion del Quorum

Se verific6 la asistencia de los miembros al Comite.

COMITE DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO

2. Presentacion del Informe de Auditoria Interna e Informe de Control Interno

Alberto Castiblanco presento el Informe de resultados de las auditorias internas realizadas afinales de 2013, cuyo prop6sito fue evaluar la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gesti6n enla Entidad, con un enfoque integral que articul6 los elementos del Modelo Est<'mdarde ControlInterno (MECI) con los del Esquema de Analisis Integral Preventivo (EAIP).

De manera conjunta entre el Equipo encargado del diserio del EAIP de Delegada para laEficiencia Administrativa y Presupuestal y el Asesor de Control Interno, se identificaron loscriterios basicos y los productos a evaluar, y se elaboro una matriz detallada base para larealizaci6n de las Auditorias Internas (Mat[lz a, que se aplic6 a 16 de los 18 ProcesosInstitucionales (no se realize auditoria interna a los procesos de Control Interno y de MejoramientoContinuo).

Igualmente, se establecieron los rangos de calificaci6n y se definio la metodologia a utilizar. conentrevistas individuales y grupales a los responsables y operadores de los procesos en cada unode los centros de gestion de la Entidad. Se determin6 el tamario de la muestra: teniendo encuenta el numero total de funcionarios y contratistas de la Entidad, se defini6 como muestra6ptima realizar entrevistas a 42 personas relacionadas con los 16 procesos institucionales que seauditarian.

Se defini6 la calificacion, asi: 1 punto, si la respuesta era negativa 0 no se aportaba evidenciaalguna; 2 puntos, si la respuesta era afirmativa pero las evidencias no eran suficientes; y 3 puntos,si la respuesta era afirmativa y se presentaban las evidencias requeridas.

Asi mismo, se definieron los niveles de desarrollo del SIG, asi: si las respuestas estaban pordebajo del 40% de la calificaci6n promedio del elemento a evaluar, el nivel de sostenibilidad secalifica como "inaceptable"; si se encuentran entre el 40 y el 60%, se califica como "baja"; si seencuentran entre el 60 y el 70%, se califica como "medio bajo"; entre el 70 y el 80%, se calificacomo "medio alto"; y por encima del 80%, se califica como "aceptable".

Con el prop6sito de complementar dichas auditorias, se diseriaron y aplicaron dos encuestas; laprimera para indagar sobre la utilizacion y apropiaci6n de algunos de los productos objeto de laevaluaci6n, y la segunda para identificar habitos, creencias y comportamientos de los funcionariosy contratistas en torno a temas de transparencia y probidad (Eormulario de la e cuesta Anexo).

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VEEDURIA~ DIS1illA~

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30 de enero de 2014

A continuaci6n se presentaron los resultados del proceso de auditoria interna: (Informe deresulta os 8nexo): ( s')

r Como resultado general se obtuvo una calificaci6n promedio de 87%, evidenciando que elnivel de desarrollo y la sostenibilidad del SIG se encuentra en un nivel aceptable.

r Se presentaron aquellos procesos en los cuales la calificaci6n result6 en el nivel "bajo" desostenibilidad:

o conocimiento y apropiaci6n del C6digo de Etica y el desarrollo de actividades desocializaci6n en el marco del proceso de Talento Humano (monitoreo sistematicode las actividades),

o elaboraci6n y seguimiento a las acciones correctivas incluidas en el Mapa deRiesgos Institucional,

r en el nivel "medio-bajo" de sostenibilidad:o Programa de inducci6n y re-inducci6n,o Sistemas de Informaci6n y comunicaci6n (satisfacci6n de los usuarios)o Plan de Bienestar y Salud Ocupacional (herramienta para medir el impacto de las

acciones)

r en el nivel "medio-alto" de sostenibilidad:o Manual de Procesos y Procedimientos (documentaci6n),o Planes y Programas (socializaci6n),o Plan de Gesti6n Juridicas (socializaci6n y documentaci6n de actividades)

Todos los demas elementos obtuvieron una calificaci6n en el nivel "superior" 0 aceptable.

Con relaci6n a los procesos y actividades que tuvieron una calificaci6n baja, media-baja y mediaalta, la Viceveedora manifest6 que tras realizar el analisis de estos resultados, se diseriaron eincorporaron las acciones para superar y corregir estas situaciones en el Plan de Acci6n 2014. Enparticular, destac6 la estructuraci6n del Programa de Etica de la Entidad que sera liderado por elarea de Talento Humano y se desarrollara en coordinaci6n con la Oficina de Planeaci6n y elProyecto de Cultura ciudadana, y en el que participaran todas las dependencias de la Veeduria.

Igualmente, destac6 la necesidad de hacer seguimiento a estas acciones y de documentar todoslos procesos que se realicen, ya que con la evaluaci6n interna se identific6 que si bien se realizanlas actividades programadas y se cumplen las metas establecidas en las areas evaluadas,muchas veces no se lIevan los registros correspondientes ni se levantan las evidencias necesariasque permiten sustentar las respuestas a los cuestionarios aplicados durante las auditoriasinternas.

A continuaci6n se presentaron los resultados de la aplicaci6n de la Encuesta sobre habitos,creencias y comportamientos de los funcionarios y contratistas en torno a temas de

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transparencia y probidad (InforEntidad.

Compromisos:

esultados Anexo) a 72 funcionarios y contratistas de la(~)

3, Presentacion dellnforme de Indicadores de Gestion 2013

./ AI respecto, la Veedora solicito a Alberto Castiblanco que en el Informe presentadose incluya una introduccion y la contextualizacion de este proceso de evaluacion,para lener mejor comprension del alcance de dicha evaluacion y la utilizacion deestilOdares mas exigentes y complementarios del MECI, asi como de sus resultados .

./ Igualmente, la Veedora solicito a todos los Delegados hacer una presentacion de losresultados de este Informe de Auditoria Interna y, en particular, del Mapa de RiesgosInstitucional, con sus equipos de trabajo, con el fin de establecer los compromisos decada grupo en el desarrollo de acciones que permitan superar los problemas evidenciadosen la evaluacion .

./ Tambi€ln indico que el area de Talento Humano debera tomar aquellos temas yaspectos que se consideren mas relevantes y criticos para incluirlos en lasdiferentes sesiones de induccion y reinduccion que se programen a 10 largo del ano.

COMITE DIRECTIVO

En cumplimiento de la normatividad, la Jefe de la Oficina Asesora de Planeacion puso aconsideraci6n del Comit€l Directivo los documenlos que se describen a continuaci6n, para suaprobaci6n y publicaci6n en la pagina web de la Enlidad manana viernes 31 de julio de 2014.

(~)Se present6 el Informe de Indicadores de Gesti6n del Ano 2013, en Excel (Informe Anexo), en elcual se regislra un cumplimienlo del Plan de Acci6n Institucional correspondienle al 95%.

La Malriz de Indicadores conliene 31 indicadores de los procesos misionales y 34 indicadores delos procesos eslral€lgicos, de apoyo y de conlrol y evaluacion, para un tolal de 65 indicadores degesti6n. Se hizo €lnfasis en la necesidad de que los Iideres de proceso registren la informaci6n enlas diferentes herramientas y formatos establecidos, de manera oportuna y con la calidadrequerida (informaci6n concreta, precisa y consislente) y que, a su vez, manlengan en sus areasrespectivas las evidencias y documentos de soporte de dicha informacion.

Se explic6 que aunque el Plan de Accion Instilucional se monl6 en la plataforma SIGECI y sediseno una estructura para su seguimiento, no fue posible generar con dicha herramienta losreportes requeridos pues no tiene las funcionalidades necesarias y presenta inconsistencias en elprocesamiento de las cifras registrads. Por esta raz6n, fue necesario bajar la informaci6nnuevamente a una hoja de calculo para elaborar el informe de seguimiento correspondiente.

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30 de enero de 2014

Teniendo en cuenta 10 anterior, durante el primer semestre de 2014 se realizaran las pruebasnecesarias al SIGECI para identificar las fallas y requerimientos de mejora de la herramienta degestion y se evaluaran las posibilidades y costos de su actualizacion.

igualmente, se avanzara en la integracion de esta herramienta de gestion con el Cuadro deMando Integral que desarrolla el Asesor de Control Interno.

EI Informe de Indicadores de Gestion del Alio 2013 fue aprobado por el Comite Directivo, pero sesolicito a los Delegados una revision final, antes de su publicacion en la pagina web.

Compromisos:

./ Las Delegadas revisaran el informe presentado en el Comite para tener una versiondefinitiva maliana antes del medio dia .

./ La Veedora solicito la informacion agregada de cumplimiento del Plan de AccionInstitucional del alio 2012, de manera que se pueda lIevar el resgistro del cumplimientodel Plan Estrategico de la Entidad 2012-2016. La Oficina de Planeacion debera elaborareste informe .

./ Igualmente, se solicito realizar una reunion para revisar el proceso de registro y losestandares de la informacion para el seguimiento y la evaluacion de la gestion de laEntidad, con la participacion de las Delegadas, Control Interno y Planeacion.

4. Presentacion de Fichas EBI-D actualizadas y Reportes de Seguimiento SEGPLAN, concorte a 31 de diciembre de 2013

Se presentaron las fichas EBI-D de los Proyectos de Inversion 723, 732 Y 737 actualizadas, asicomo los Reportes de los componentes de Actividades, Inversion y Gestion y Territorializacion deSEGPLAN.

5, Presentacion y aprobacion del Plan de Accion Institucional 2014

A partir de noviembre de 2013, bajo la coordinacion de la Oficina de Planeacion y con laparticipacion de todas las dependencias de la Veeduria, se inicio la elaboracion del Plan deAccion Institucionai 2014, teniendo como marco el Plan Estrategico 2012-2016 y en consonanciacon el Plan Operativo Anual de Inversiones previsto para el alio 2014.

Luego de la reunion de planeacion realizada en Compensar el 21 de noviembre de 2013, en elComite Directivo del 20 de diciembre de 2013 se presento la primera version del Plan de Accion2014; posteriormente la Veedora realizo algunas reuniones con cada uno de los Delegados paraprecisar y complementar el Plan. En el mes de enero se realizaron los ultimos ajustes, de acuerdocon el Presupuesto de Ingresos y Gastos 2014 definitivo y se elaboro la version definitiva del Plan.

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30 de enero de 2014

Se present6 el Plan de Acci6n 2014, que esta estructurado de acuerdo con los Objetivosinstitucionales y Estrategicos, los Productos Institucionaies y los 18 Procesos Inslltuclonales;incluye 13 metas misionales y 30 metas de los procesos de apoyo (I:'a nexo). EI Plan fueaprobado para su publicaci6n. ( r)6. Balance PIGA 2013 Y presentacion y aprobacion del Plan de Accion 2014 del PlanInstitucional de Gestion Ambiental (PIGA).

Con base en los resultados generales de la visita tecnica realizada por la Secrelaria Distrital deAmbiente en el mes de octubre de 2013, asi como en las acciones adelanladas durante el ultimolrimestre del ario, y lomando como marco del PIGA 2012-2014 concertado con la Secreta riaDistrital de Ambiente, se elabor6 el Plan de Acci6n 2014 del PIGA.

Si bien el Informe definitivo de la visita no ha sido enviado por la SDA, en el acta de visita sedetallan los aspectos evaluados y el resultado general de cumplimiento del Plan de Acci6n 2013,que alcanz6 el 87%. Catalina Nagy Patirio, en su calidad de gestora ambienlal de la Veeduria,destac6 el compromiso y excelente desemperio de Mariela Caballero para desarrollar con exilo lagesti6n ambiental en la Entidad, y manifest6 que la gran fortaleza de la Veeduria en este ambiloesta dada por el grupo de funcionarios y contratistas (ares de Adminsitrci6n de Bienes eInfraestructura, Sistemas y Comunicaciones) que tienen a cargo el desarrollo, monitoreo y apoyoa las actividades incluidas en el PIGA. Con el trabajo de este equipo, realmente se ha logrado laconcientizaci6n de todas las personas vinculadas a la Veeduria sobre la necesidad de hacer unuso racional de los recursos naturales y demas (agua, energia, papel, entre olros) y la necesidadde gestionar adecuadamenle los residuos generados. Las observaciones anotadas se tuvieron encuenta para definir las actividades a desarrollar en el ario 2014.

Adicionalmente, se inform6 al Comite Directivo sobre la necesidad de concertar con la SDA lainclusi6n de la nueve sede alterna en el PIGA de la Entidad; este proceso esta a cargo de laOficina Asesora de Planeaci6n y se realizara durante el primer semestre de 2014.

Se presenl6 el Plan de Acci6n para el ario 2014, estructurado alrededor de los cinco programasestablecidos, asi: Uso Eficiente del Agua, Uso Eficiente de la Energia, Gesti6n Integral deResiduos, Consumo Soslenible y Implementaci6n de Practicas Sostenibles (E'la Anexo. EI Planfue aprobado para su publicaci6n. [G)

7. Presentacion y aprobacion del Plan de Accion del Plan Anticorrupcion y de Atencion a laCiudadania 2014 y Mapa de Riesgos Institucional (que incluye los riesgos de corrupcion)

Se present6 la versi6n final del Mapa de Riesgos Instilucional, que incluye los riesgos decorrupci6n. Se describi6 la metodologia utilizada para la elaboraci6n del Mapa de Riesgos(revisadas las metodologias del DAFP y de la Secreta ria de Transparencia) y la eslructura delmismo, que incluye, enlre otros, la identificaci6n de las causas internas y externas, la deficini6ndel riesgo, las consecuencas de su ocurrencia, su c1asificaci6n (Eslralegicos, Operativos, deCumplimiento, de Corrupci6n, de Imagen), la valoraci6n de los riesgos, controles existenles(preventivos 0 correclivos) y las acciones de mitigaci6n y manejo del riesgo propuestas e

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indicadores para su seguimiento (Mapa deMapa fue aprobado para su publicacion.

Riesgos institucionales y de Corrupcion Anexo). EI(=l-)

Igualmente, se presento el Plan de Accion de la Estrategia Anticorrupcion y de Atencion a laCiudadania 2014 (Plan Anexo). EI Plan fue aprobado para su publicacion.

( ll)Compromisos:

,/ Entre otras acciones, se identifico la necesidad de adelantar la revision y actualizaciondel Mapa de Procesos Institucionales, para 10 cual se elaborara un cronograma detrabajo de seis meses, contados a partir del mes de abril de 2014. Este proceso estaraIiderado por la Viceveeduria y la Oficina Asesora de Planeacion.

,/ Verificar el cumplimiento de las acciones de mitigacion y manejo del riesgo incluidasen el Mapa de Riesgos. Estas acciones estan a cargo del Asesor en Controllnterno.

,/ Elaborar informes trimestrales de seguimiento al Plan de Accion de la EstrategiaAnticorrupcion y de Atencion al Ciudadano, para su publicacion en la pagina web de laEntidad. Estas acciones estan a cargo del Asesor en Control.

,/ La Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal considero importante revisarel Mapa de Riesgos con el proposito de identificar aquellos riesgos con impactosistemico en la gestion de la Entidad, y simplificar y hacer mas eficiente el Mapa,eliminando los riesgos operativos que no tienen mayor impacto en la gestion; solo asi elMapa se convierte en una herramienta gerencial. Estas acciones estaran a cargo delAsesor en Control Interno y la Oficina Asesora de Planeacion.

8. Presentacion Informe de segumiento al Plan de Accion del Plan Anticorrupcion 2013

Se presento el Informe de segumiento al Plan de Accion del Plan Anticorrupcion 2013 (Informe (Q ')Anexo), el cual tambien sera publicado en la pagina web de la Entidad, mariana viernes 31 deenero de 2014.

Agotado el orden del dia se levanto la sesion a las 5:30 pm.

ADRI~6~&Veedora Distrital

Revis6: Alexandra Rodriguez del Gallego, Viceveedora Dislrilal.

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