ACTA DE VISITA FISCALweb.contraloriabogota.gov.co/sites/default/files... · 2017. 11. 20. · de...

“Una Contraloría aliada con Bogotá

1 www.contraloriabogota.gov.co

Cra. 32A No. 26A-10 Código Postal 111321

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INFORME DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

CÓDIGO 96

SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD - SDM

Período Auditado 2013-2016

DIRECCIÓN SECTOR MOVILIDAD

Bogotá D.C., octubre de 2017

http://www.contraloriabogota.gov.co/




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SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD

Contralor de Bogotá D.C. Juan Carlos Granados Becerra

Contralor Auxiliar Andrés Castro Franco Directora Sectorial Movilidad Clara Viviana Plazas Gómez Subdirector de Fiscalización Movilidad Gabriel Hernán Méndez Camacho Asesora Dániza Triana Clavijo Gerente Olga Lucía Reyes Hernández Equipo de auditoría Luis Ernesto Amézquita Cely

Rafael David Chararí Valbuena Diana Carolina Rodríguez Castro Nelson Mauricio Herrera Vargas Carlos Orlando León Valenzuela Héctor Jara Hernández Marcela Garzón García





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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................................. 5

2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA ................................................................ 8

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ......................................................................... 9

3.1 ANTECEDENTES PROYECTO DE INVERSIÓN 6219............................................................... 9 3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque no se publicó en SECOP la oferta ganadora con la cual se adjudicó el contrato 2014-1491 ............................................................ 11 3.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque en el desarrollo del contrato de obra No. 2014-1491, se realizaron estudios y diseños, a pesar que en la etapa precontractual no se solicitó a los oferentes acreditar esta especialidad y tampoco se estableció en el objeto del contrato el desarrollo de esta actividad .................................................................................................................... 12 3.2.3 Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por el deterioro progresivo presentado en algunos sectores y elementos intervenidos por el contratista EDIFICAR S.A.S., a través del contrato No. 2014-1491, en la sede de la POLICÍA NACIONAL - SECCIONAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BOGOTÁ, sin que se observen acciones oportunas por parte de la SDM, para hacer cumplir las condiciones contractuales pactadas, en términos de calidad y garantías vigentes de las obras ejecutadas ..................................................................................................................................... 17 3.2.4 Hallazgo administrativo debido a que no se da aplicación al Manual de Supervisión e Interventoría adoptado por la SDM mediante Resolución 406 de 2014 vigente durante la ejecución del contrato, respecto a los documentos del Sistema Integrado de Gestión. ............................................... 20 3.2.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, debido a deficiencias en el archivo y custodia de los documentos e información correspondiente a la gestión del contrato 2014-1491, situación que impide realizar el ejercicio de la función de control fiscal ................................................ 21 3.2.6 Observación administrativa porque la SDM, reconoció y pago a través del contrato de obra No. 2014-1491, el IVA del 16% en cuantía de $17.275.879, cuando los contratos de obra están exentos del pago del IVA. ........................................................................................................................................... 33 3.2.7 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal en cuantía de $89.978.541, por no justificar el pago de los imprevistos correspondientes al 5%, de acuerdo al AIU del contrato, los cuales fueron pagados al contratista, desconociendo lo establecido en el contrato 2014-1491. .......... 33 3.2.8 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, debido a reiterados atrasos a causa del contratista en la ejecución del contrato 2014-1491, sin que se evidencien acciones concretas y oportunas por parte de la SDM, para corregir esta situación, afectando las condiciones pactadas contractualmente.................................................................................................................................... 36 3.2.9 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por cuanto el contrato 2014-1491 se termina y liquida sin el acompañamiento del supervisor asignado por parte de la SDM................... 40

3.3. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2015-1324 ............................................. 42 3.3.1 Hallazgo administrativo porque la Secretaría Distrital de Movilidad no hizo entrega de copias de los documentos de recibido a satisfacción de las motocicletas una vez realizado el mantenimiento mediante contrato No. 2015-1324.......................................................................................................... 42 3.3.2 Hallazgo administrativo porque la SDM, no allegó el Informe final de supervisión del contrato de prestación de servicios No. 2015-1324, lo cual configura incumplimiento del Manual de Supervisión e Interventoría de la Secretaría. ................................................................................................................ 44





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3.3.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la omisión en la realización de las revisiones tecno-mecánicas de las motocicletas de la SDM, en el término ordenado por el Decreto Ley 019 de 2012. ..................................................................................................................................... 45 3.3.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por deficiente control y seguimiento de los costos generados por la operación de las motocicletas de la SDM. ............................................. 47

3.4 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 2016-9 ............................................................. 48 3.4.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, al encontrarse en el Convenio Interadministrativo de Cooperación 2016-9, clausulas confusas y con falta de precisión en el componente económico, que no permiten identificar, si regulan todo el proyecto 6219 o si regula una parte del mismo. ..................................................................................................................................... 49

3.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1220 .............................................................. 54

3.6 CONTRATOS DE COMPRAVENTA No. 2016-1228, 2016-1229 y 2016-1230 ....................... 55




3.10 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2016-1259 ............................................ 59 3.10.1 Hallazgo administrativo porque el Cronograma de Gestión de Mantenimiento de equipos, contemplado como obligación específica del contrato 2016-1259, presenta serias deficiencias en las fechas de: Evaluación y diagnóstico, Instalación Licencias y Mantenimiento 1; y no identifica los equipos de medición de control ambiental, toda vez que se presenta únicamente con la identificación de las placas de los vehículos que utiliza la Policía Nacional para cumplir con sus respectivas tareas de control. .................................................................................................................................................... 60 3.10.2 Hallazgo administrativo por la baja utilización de los equipos de medición de emisiones de fuentes móviles, propiedad de la Secretaría Distrital de Movilidad para el control ambiental. ............. 61 3.10.3 Hallazgo administrativo por irregularidades evidenciadas en la inspección física de los equipos de medición de control ambiental. ......................................................................................................... 63

3.11 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1276 ............................................................ 64 3.11.1 Hallazgo administrativo por el incumplimiento de los plazos establecidos en las obligaciones generales contenidas en la cláusula tercera numerales 1 y 4, en las obligaciones específicas numeral 1 del contrato de compraventa No. 2016-1276; y en los estudios previos numeral 3.4 condiciones de desarrollo y entrega. ............................................................................................................................... 65 3.11.2 Hallazgo administrativo, por el deficiente control por parte de los supervisores del contrato No. 2016-1276, de los documentos que hacen parte del seguimiento a las obligaciones contractuales. ..... 67 3.11.3 Hallazgo administrativo porque no se evidenció en el expediente contractual un documento formal que demuestre el análisis y la valoración de las propuestas económicas realizado por la SDM, para determinar el valor de partida de la subasta inversa electrónica No. SDM-PSA-SIE-056-2016. ..... 68 3.11.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque en el expediente contractual no se encontró la propuesta económica formal del ganador del proceso de selección abreviada subasta inversa electrónica No. SDM-PSA-SIE-056-2016. ...................................................... 69

4. ANEXO 2 ......................................................................................................... 73

4.1. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ....................................................................... 73





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1. CARTA DE CONCLUSIONES Bogotá, D.C. Doctor JUAN PABLO BOCAREJO SUESCÚN Secretario de Despacho Secretaria Distrital de Movilidad Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño a la Secretaría Distrital de Movilidad vigencias 2013-2016, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría de desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C.





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CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO La Contraloría de Bogotá D.C., como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión la Secretaria Distrital de Movilidad – SDM, no cumple con los principios evaluados de economía, eficiencia y eficacia; en el debido manejo de los recursos asignados en la vigencia 2016, al Proyecto 6219 “Apoyo Institucional en Convenio con la Policía Nacional”, por valor de $17.844,6 millones, de los cuales, en la presente Auditoría de Desempeño, se evaluaron 10 contratos por valor de $14.365,5 millones, que corresponde al 80% del total contratado. El control fiscal interno implementado en la SDM, en cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno y de los principios de la gestión fiscal: eficiencia, eficacia, equidad y economía, permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos por el sujeto de vigilancia y control fiscal, para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, no garantizan su protección y adecuado uso y no permiten el logro de los objetivos institucionales. En desarrollo de la presente auditoría, se presentaron dificultades para la evaluación integral de los contratos seleccionados, por la falta reiterativa de la entrega de información solicitada, especialmente en la revisión del contrato de obra No. 2014-1491, que pese a encontrarse ejecutado y liquidado en la vigencia 2015, la SDM, no aportó la información que permitiera verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y la trazabilidad de la gestión contractual y en efecto obstaculizó el desarrollo de las funciones de control fiscal. Lo anterior, permite evidenciar una vez más, deficiencias en el archivo y custodia de la información por parte de la entidad, incumplimiento la Ley General de Archivos y el Manual de Supervisión. PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal, emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la ley 42 de 1993.





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Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C. y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control. El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados detectados por este órgano de Control. Atentamente,

Revisó: Gabriel Hernán Méndez Camacho – Subdirector de Fiscalización

Olga Lucía Reyes H. – Gerente Elaboró: Equipo Auditor





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2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA La Secretaría Distrital de Movilidad, SDM, en la vigencia 2016, con cargo al Proyecto 6219 - Apoyo Institucional en Convenio con la Policía Nacional, suscribió 51 contratos por valor de $17.844,6 millones, de los cuales, en la presente Auditoría de Desempeño, se evaluaron 10 contratos por valor de $14.365,5 millones que corresponde al 80% del total contratado; así mismo, se evaluó un contrato de la vigencia 2014, por valor de $2.303,5 millones y un contrato de la vigencia 2015, por valor de $840 millones, alcanzando un 80% de la gestión de control panificada y aprobada sobre el plan de trabajo de la presente Auditoría. Se fijó como objetivo realizar la evaluación de los contratos suscritos por la SDM, en el marco del Proyecto de Inversión 6219, en los siguientes aspectos:

Convenio suscrito por la SDM, con la Policía Nacional – Policía Metropolitana de Bogotá, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de las partes.

Contratos suscritos por la SDM, para el mantenimiento de vehículos y motocicletas entregadas a la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Metropolitana, que permitan verificar los procedimientos y controles establecidos para la revisión y reparación de vehículos.

Contratos de compraventa suscritos por la SDM, para la adquisición de uniformes, vehículos y elementos tecnológicos con el fin de establecer el uso y la ubicación actual de los mismos.

Contrato de obra suscrito por la SDM, para la remodelación de las instalaciones de la Policía Nacional - Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, para determinar el cumplimiento del objeto del contrato y la calidad de las obras ejecutadas.





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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 ANTECEDENTES PROYECTO DE INVERSIÓN 6219 La SDM, de acuerdo al literal b del Acuerdo 257 de 2006, tiene como función: “fungir

como autoridad de tránsito y transporte”; por lo tanto, para dar cumplimiento a esta función, debe contar con un personal capacitado y especializado como la Policía de Tránsito, que cumple con las actividades de control y regulación del tránsito. El Proyecto de inversión 6219 - Apoyo institucional en convenio con la Policía Nacional, se encuentra inscrito en el Banco Distrital de Programas y Proyectos, desde el 11 de septiembre de 2001. En el actual Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor

Para Todos”, se encuentra incluido en el Pilar o Eje Transversal “Democracia Urbana”,

dentro del Programa “Mejor Movilidad Para Todos”, con una inversión aproximada para el cuatrienio de $ 99.478 millones. Este proyecto pretende minimizar la diferencia existente entre la capacidad de control operativo, vigilancia y regulación del tránsito de Bogotá, mediante controles realizados en vía por parte de las autoridades de tránsito a través de operativos que permitan establecer las diferentes conductas contravencionales. Por lo tanto, la SDM, vela porque tanto las instalaciones de la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Metropolitana y los equipos asignados, se adecuen a las necesidades que se requieren en la ciudad. El objetivo general de este proyecto de inversión, está enfocado a “desarrollar un

control de tránsito efectivo que contribuya a mejorar las condiciones de seguridad, movilidad

y calidad de vida de los usuarios de las vías de Bogotá”1. Los recursos asignados a este proyecto se ejecutan a través de 2 componentes. El primero, mediante la suscripción de un Convenio Interadministrativo con la Policía Nacional, con el objeto de “coordinar y cooperar mutuamente para ejercer el control y

regulación de tránsito y el Transporte en el Distrito Capital, a través del cuerpo especializado

de tránsito de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá; y el segundo, con la adquisición de bienes y servicios con destino a los uniformados de la Seccional de Tránsito y Transporte, entre los que se identifican: Adquisición y mantenimiento de equipos y vehículos. Adquisición de elementos tecnológicos y de comunicaciones. Capacitación del personal de la Policía de Tránsito de la Policía Nacional. Dotación de uniformes e implementos para su operación en vía.

1 Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital EBI-D





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Para el cumplimiento del objetivo de este proyecto, durante el periodo 2013-2016, la SDM, ejecutó $69.069 millones, como se presenta en la gráfica 1:

GRÁFICA 1

Fuente. Plan de Acción Componente de inversión por entidad. Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo – SEGPLAN. Secretaría Distrital de Planeación. Febrero 2017. Elaboró. Equipo auditor. Contraloría de Bogotá.

Finalmente, en el actual Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos 2016-2020”, el proyecto de inversión 6219, se ejecuta a través de dos metas, a saber:

Meta 26 Realizar 6.000 controles preventivos y regulatorios.

Meta 27 Realizar 60.000 controles sancionatorios para mitigar problemas en seguridad vial.

A continuación se presenta la evaluación y los resultados de cada uno de los contratos objeto de la presente Auditoría, suscritos por la SDM, con recursos del Proyecto 6219.

25,570 16,000 15,098 20,425

77,093

22,168 14,224 14,833 17,844

69,069

-

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

2013 2014 2015 2016 TOTALES

MIL

LON

ES D

E P

ESO

S

RECURSOS DE INVERSIÓN PROGRAMADOS VS. EJECUTADOS POR EL PROYECTO 6219 EN EL PERIODO

2013-2016Secretaría Distrital de Movilidad(Valores en millones de pesos)





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3.2 CONTRATO DE OBRA No. 2014-1491

Cuadro 1 FICHA TÉCNICA CONTRATO DE OBRA No. 2014-1491

Proceso de selección Licitación pública SDM-LP-053-2014

Fecha suscripción 29 de diciembre de 2014

Objeto:

Contratar por la modalidad de precios unitarios fijos sin fórmula de reajuste, las obras necesarias para la adecuación, remodelación y/o mejoramiento de la infraestructura física de las instalaciones de la Policía Nacional - Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá ubicada en la kr 35 No. 11a-51 y en la sede de Paloquemao de la Secretaria Distrital de Movilidad ubicada en la Carrera 28 a No. 17 a - 20, incluyendo la adquisición e instalación del sistema de oficina abierta (con muebles)

Contratista EDIFICAR S.A.S.

Fecha de inicio 21 de enero de 2015

Plazo inicial 6 meses

Plazo total 9 meses

Valor inicial $ 1.685, 7 millones

Adición y prorroga 1 21 agosto 2015 - $ 617,8 millones – 3 meses

Valor total $ 2.303,5 millones

fecha de terminación final 20 de noviembre de 2015

Valor anticipo 30% contrato $ 501,9 millones

Interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2

Fuente: SDM contrato No. 2015-1252 Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque no se publicó en SECOP la oferta ganadora con la cual se adjudicó el contrato 2014-1491 En efecto, el hecho de que la oferta seleccionada y mediante la cual se adjudicó el contrato 2014-1491, a la firma EDIFICAR S.A.S., no haya sido publicada a la fecha de elaboración del presente informe, configura un incumplimiento a lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, el cual fue compilado en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015, que indica: “La

Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de

Contratación”, dicha disposición en conexidad con el artículo 3, numeral 9 de la ley 1437 de 2011 y en concordancia con el artículo 77 de la ley 80 de 1993. Por tanto, para este Organismo de Control, es claro que la Entidad faltó a dicha norma y en consecuencia se genera una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria.





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Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad en su respuesta acepta la observación presentada por la Contraloría de Bogotá. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la Entidad. 3.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque en el desarrollo del contrato de obra No. 2014-1491, se realizaron estudios y diseños, a pesar que en la etapa precontractual no se solicitó a los oferentes acreditar esta especialidad y tampoco se estableció en el objeto del contrato el desarrollo de esta actividad

La SDM, en cumplimiento del Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 2013-1586 con la Seccional de Tránsito y Transporte Bogotá, el cual establece “…

se obliga a suministrar a la Policía Nacional los recursos económicos y financieros que la Policía Metropolitana de Tránsito de Bogotá requiera para su buen funcionamiento en el fortalecimiento de las condiciones de seguridad ciudadana, control y regulación del tránsito

y transporte urbano en la ciudad de Bogotá D.C.”, adelantó el proceso de selección SDM-LP-053-2014 con el objeto de “Contratar por la modalidad de precios unitarios fijos

sin fórmula de reajuste, las obras necesarias para la adecuación, remodelación y/o mejoramiento de la infraestructura física de las instalaciones de la policía nacional - seccional de tránsito y transporte de Bogotá ubicada en la kr 35 No. 11a-51 y en la sede de Paloquemao de la Secretaria Distrital de Movilidad ubicada en la carrera 28 a No. 17 a - 20, incluyendo la adquisición e instalación del sistema de oficina abierta (con muebles)”

En los ESTUDIOS PREVIOS con fecha octubre de 2014, se establecieron condiciones y requerimientos, tales como:

En el título “2.2 CLASIFICACIÓN UNSPSC”, se establecieron los requerimientos a los oferentes respecto a la clasificación UNSPSC, así:

“Conforme a lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y a los Niveles propuestos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, los bienes y servicios a adquirir por la Secretaria Distrital de Movilidad se enmarcan en la siguiente clasificación UNSPSC:





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Cuadro 2 CLASIFICACION UNSPSC

SEGMENTOS FAMILIA CLASE PRODUCTO NOMBRE

72000000 72120000 72101500 72101507 Servicio de mantenimiento de edificios.

72000000 72120000 72121100 72121103 Servicios de renovación y reparación de edificios comerciales y de oficina.”

Fuente: Pliego Licitación Pública SDM-LP-053-2014

En el título 2.3 CARACTERISTICAS, ESPECIFICACIONES Y CANTIDADES REQUERIDAS, se establece la necesidad de contratar diseños eléctricos, así:

Cuadro 3

CANTIDADES CONTRACTUALES ESTUDIOS Y DISEÑOS

ÍTEM DESCRIPCION

UN TOTAL DE

CANTIDADES SEDE DIRECCION DE TRANSITO

XIII. CAPITULO ELECTRICO (DEBE CUMPLIR NORMA RETIE Y NTC 2050)

13.08 DISEÑO ELÉCTRICO - INCLUYE TODO EL DISEÑO ELECTRICO Y LA ENERGIZACIÓN DE LA SALA DE MONITOREO DE PALOQUEMAO.

GLB 1

Fuente: Pliego Licitación Pública SDM-LP-053-2014, CAPITULO XIII del ítem 13.08

En el titulo 4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO, se establece el tipo de contrato a celebrar, que corresponde a un contrato de obra.

“…Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.”

En el subtítulo 12.2.2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, se precisa la experiencia del proponente relacionada con “la adecuación, remodelación,

mantenimiento y/o mejoramiento de la infraestructura física de construcciones donde se incluyan actividades relacionadas con acabados interiores, redes eléctricas reguladas no reguladas, equipos activos, voz y datos.”

En el subtítulo 12.2.2.1 RECURSO HUMANO, la Entidad establece las características del personal del proyecto, que corresponden a la experiencia en “adecuación, remodelación, mantenimiento y/o mejoramiento de construcciones, donde se incluyan actividades relacionadas con acabados interiores, redes eléctricas reguladas no reguladas, equipos activos, voz y datos.”

Como se observa en los párrafos anteriores, los documentos precontractuales no contemplaban actividades de estudios y diseños; sin embargo, en la ejecución del contrato, el contratista EDIFICAR S.A.S., desarrolló estas actividades, tal como se logró evidenciar en el ACTA No. 5 DE RECIBO FINAL DE OBRA, en donde se aprobaron y realizaron actividades de estudios y diseños durante la ejecución del





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contrato, a pesar de haberse establecido una etapa de PRECONSTRUCCIÓN, para dar inicio a las obras contratadas, como se describe en el cuadro 4.

Cuadro 4

EJECUCION DE ACTIVIDADES DE ESTUDIOS Y DISEÑOS

ITEMS DESCRIPCION UND CANTIDAD VALOR

UNITARIO VALOR TOTAL

CANTIDADES CONTRATO

XIII. CAPITULO ELECTRICO (DEBE CUMPLIR NORMA RETIE Y NTC 2050)

13.08

DISEÑO ELECTRICO INCLUYE TODO EL DISEÑO ELECTRICO Y LA ENERGIZACION DE LA SALA DE MONITOREO PALOQUEMAO

GL 1 $ 5.748.860 $ 5.748.860

XVIII – OBRAS NO PREVISTAS

18,01 Diseño hidrosanitario GL 1 $ 2.500.000 $ 2.500.000

18,02 Estudios y diseños para el apantallamiento GL 1 $ 3.900.000 $ 3.900.000

18,03 Diseño de iluminación GL 1 $ 3.000.000 $ 3.000.000 Fuente: ACTA No. 5 de recibo final de obra

El Manual de Supervisión e Interventoría adoptado por la SDM, mediante Resolución 406 de 2014, vigente en su momento, establecía en el numeral 2 del Subtítulo 8.3. Funciones Técnicas, Titulo 8. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR, lo siguiente:

“Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para

suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.” (Subrayado fuera de texto)

En conclusión, se asignaron actividades al contratista EDIFICAR S.A.S., que corresponden a la realización de Estudios y Diseños que no estaban incluidas dentro de los requerimientos exigidos a los posibles oferentes. La etapa de planeación implica que la gestión contractual de la Entidad debe estar precedida por el desarrollo de estudios, análisis, diseños y demás gestiones que permitan definir con certeza las condiciones de cada contrato a celebrar conforme al proceso de selección pertinente, para atender la necesidad que motiva la contratación y que la misma, sea satisfecha en el menor plazo, con la mayor calidad y al mejor precio posible.





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Adicionalmente, en la etapa de planeación, la entidad es la responsable principal de la calidad y veracidad de la información, porque es ésta quien la elabora, corrige, perfecciona y luego publica para los futuros oferentes. En la ejecución del contrato No. 2014-1491, se presentaron deficiencias que se derivan de falta de planeación, toda vez que, afectaron el normal desarrollo de las obras desde su inicio, como se evidencia en los siguientes apartes documentales del expediente contractual: En el Comité de Obra No 2 del 20 de febrero de 2015, la interventoría informa que no se puede ejecutar en su totalidad la sede de Paloquemao:

“Informa la Interventoría que la sede de Paloquemao no será intervenida en su totalidad, únicamente se cambiara cielo raso y cubierta, ya que a corto tiempo no es posible reubicar al personal que actualmente labora en esta.”

Oficio – 19 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de febrero 25 de 2015, mediante el cual se solicita a la SDM, modificar el contrato teniendo en cuenta que:

“Es motivada por el cambio en la ejecución, debido a que la policía de tránsito no se puede reubicar, por lo anterior se debió replantear las condiciones de ejecución por etapas divididas en bloque a y bloque b de la seccional de tránsito y transporte de. Bogotá ubicada en la kr 35 no. 11a- 51, además de lo anterior se involucran unos diseños que estaban contemplados dentro del objeto y alcance del contrato, pero que estaban pendientes por precisar los detalles técnicos al momento de la ejecución de dichas actividades hidrosanitaria, apantallamiento e iluminación, como consecuencia se generaron actividades complementarias que ameritan un tiempo prorrogable al

plazo inicial”. (Subrayado fuera de texto) En el INFORME MENSUAL DE INTERVENTORIA 2, del periodo comprendido entre marzo 6 y 31 de 2015:

“Por parte de la entidad e interventoría hace un llamado de atención a los supervisores de la interventoría para no realizar ningún tipo de modificación a los planos arquitectónicos los cuales contaban con 7 modificaciones, por lo anterior la entidad adquiere el compromiso de pasar los planos definitivos y aprobados de arquitectura y así poder determinar realmente un alcance.

En el desarrollo de las obras se presentaron problemas a causa de la falta de definición de los diseños eléctricos, actividad que se debió iniciar en el mes de marzo de 2015, por lo que se llevaron reuniones con los profesionales eléctricos de contratista e interventoría, para dar agilidad y viabilidad a esta actividad que es prerrequisitos de otras actividades por lo cual tiene un gran impacto en el avance de

la obra.” (Subrayado fuera de texto).





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En el oficio – 43 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de marzo 18 de 2015, se observan las modificaciones realizadas a los diseños en el desarrollo de la obra.

“En comité de obra N° 11 del día 16/04/2015 se hace entrega de la octava y última modificación por parte de la supervisión firmada y aprobada por interventoría, supervisión movilidad y supervisión policía, por lo anterior no se autoriza ningún cambio arquitectónico debido a que se tendría que modificar obra ejecutada la cual tendría un costo adicional y se estaría inmerso en un detrimento patrimonial, adicional a esto la policía era consiente desde el inicio de los planos a los cuales por parte de

solicitud de ellos se realizaron 7 modificaciones.” (Subrayado fuera de texto) En Comité de Obra de marzo 31 de 2015 el contratista EDIFICAR S.A.S., manifiesta:

“1. Que existe un desconocimiento del alcance del objeto contractual, originado por la falta de estudios previos y diseños que determinan el presupuesto final de ejecución del contrato. Que ante dicha omisión, la Supervisión e Interventoría del contrato ordenaron la elaboración de dichos insumos por parte del Contratista. 2. Por lo anterior, a la fecha del presente comité se están haciendo la entrega por parte del Contratista de: a. Los diseños eléctricos solicitados; b. De los análisis de precios unitarios correspondientes a dichos diseños, los cuales harán parte del presupuesto que dará alcance definitivo para la ejecución de las obras objeto del

contrato.” En ese orden de ideas, se concluye que el contrato finalizó con importantes modificaciones contractuales, como por ejemplo, el impacto que tuvo la ejecución de unos estudios y diseños no previstos en la planeación y otros estudios ya contratados, los dos puestos en marcha durante la ejecución del contrato y que fueron modificados en reiteradas oportunidades, afectando la programación establecida. Adicionalmente, se incluyó la ejecución de nuevas construcciones no contempladas desde el inicio, como el cubículo de oficinas, shut de basuras, batería de baños y se eliminaron las obras contratadas a realizar en la sede de Paloquemao de la SDM, ubicada en la carrera 28A No 17A – 20, entre otros. Actuaciones que originaron modificaciones importantes en las cantidades contratadas, que llevaron a suscribir una adición por valor de $617.8 millones; una prórroga por 3 meses, una suspensión por 27 días, 2 Actas de fijación y aprobación de precios unitarios, en donde se aprobaron los precios de 182 ítems de las OBRAS NO PREVISTAS, que equivalen a la cantidad de ítems inicialmente contratados de 184, como se muestra en el cuadro 5:





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Cuadro 5 ITEMS CONTRADADOS Y NO PREVISTOS

Ítems CONTRATADOS Ítems NO PREVISTOS

Ejecutados No ejecutados Ejecutados No ejecutados

184 47 182 5

Fuente: Acta No 5 de Recibo Final – SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá. Dirección de Movilidad

Los hechos en comento, permiten inferir deficiencias en la etapa de planeación que afectaron la ejecución del contrato en las condiciones pactadas, y que obligaron a realizar modificaciones con impacto económico y de tiempo; afectando el cumplimiento de las metas del proyecto de inversión 6219 y limitando el alcance del contrato, al no realizarse las obras en la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, sede Paloquemao como se había contratado inicialmente. Dicha deficiencia en la planeación afecta los demás principios de la gestión administrativa, como la eficiencia, eficacia y economía, configurándose una presunta observación disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17, de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad en su respuesta no aportó argumentos o pruebas documentales diferentes a las evaluadas en desarrollo de esta auditoría de desempeño. La observación va encaminada a la elaboración de estudios y diseños en un contrato específicamente de obra sin que se hubiera exigido a los proponentes esta especialidad. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la Entidad. 3.2.3 Hallazgo Administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por el deterioro progresivo presentado en algunos sectores y elementos intervenidos por el contratista EDIFICAR S.A.S., a través del contrato No. 2014-1491, en la sede de la POLICÍA NACIONAL - SECCIONAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BOGOTÁ, sin que se observen acciones oportunas por parte de la SDM, para hacer cumplir las condiciones contractuales pactadas, en términos de calidad y garantías vigentes de las obras ejecutadas





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El contrato No. 2014-1491, se encuentra terminado y recibido desde el 20 de noviembre de 2015 y liquidado el 28 de diciembre de 2015. El contrato comprendía la ejecución de obras en las instalaciones de la Policía Nacional - Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, ubicada en la KR 35 No. 11A-51 como en la sede de Paloquemao de la SDM. Esta Contraloría, realizó visita a la Seccional, los días 29 de agosto y 21 de septiembre de 2017, teniendo en cuenta que gran parte de las obras fueron ejecutadas en esta sede, evidenciando que se había realizado: adecuación, remodelación y/o mejoramiento en el bloque A, bloque B y Sanidad; se realizaron construcciones nuevas para módulo de oficinas, shut de basuras y batería de baños; observando deterioro progresivo en algunos sectores y elementos intervenidos por el contratista EDIFICAR S.A.S., como se presenta en el ANEXO FOTOGRÁFICO, adjunto al presente informe.

Es importante precisar, que la SDM, en el Manual de Supervisión e Interventoría, adoptado mediante Resolución 406 de 2014, estableció la obligatoriedad de cumplir condiciones de calidad, mantenimiento, seguimiento y garantía de las obras ejecutadas, como se precisa en el titulo 8. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR, subtítulo 8.3. Funciones Técnicas, de la siguiente manera:

“10. Comprobar que los elementos ofrecidos y entregados por el contratista, cumplan con las condiciones exigidas por la entidad y expedir si a ello hay lugar el respectivo certificado de recibo a satisfacción.” “16. Verificar que el contratista entregue los manuales que instruyen a los usuarios acerca de funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento de los bienes adquiridos, de acuerdo a la naturaleza del contrato.” “18. Estar pendiente del funcionamiento del bien durante el término de la garantía, lo cual implica que una vez que se observen fallas deberá requerir al contratista, por escrito, para que subsane la falla en el menor tiempo posible o para que remplace el bien por uno nuevo, en caso de graves y frecuentes fallas.” (Subrayado fuera de texto)

De la misma manera, en el titulo 6. ESCOGENCIA DEL INTERVENTOR Y DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR, el manual prevé que la interventoría cuente con una garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal, así:

“En el contrato de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.”





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En ese sentido y ante el deterioro evidente en parte de las obras ejecutadas y terminadas por el contratista EDIFICAR S.A.S., desde el 20 de noviembre de 2015, se procede a consultar a la Secretaría sobre acciones y obras realizadas por el contratista, con el fin de subsanar las deficiencias evidenciadas que afectan la calidad y funcionamiento de las obras ejecutadas, teniendo en cuenta que las garantías se encuentran vigentes. La SDM, mediante oficio SDM-DCV-158663-2017 de octubre 2, informa:

“… en atención a su solicitud de información sobre el contrato del asunto en lo ateniente a la visita de obra realizada por la Contraloría los días 29 de agosto y 21 de septiembre del año en curso, me permito informar a su despacho que sobre el particular se realizó el requerimiento respectivo mediante oficio 154972 de fecha 27 de septiembre a la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá con el fin de que suministrara lo solicitado, pero a la fecha

no ha sido posible obtener respuesta alguna…” (Subrayado fuera del texto) Teniendo en cuenta las evidencias obtenidas en las tomas fotográficas y las obligaciones contraídas por la interventoría y supervisor, se denotan debilidades en el control y supervisión sobre las obras ejecutadas, que permitieran a la entidad identificar y efectuar los correctivos de modo que no transcienda en un mayor deterioro que afecte la inversión de obra y la operatividad requerida para la realización de las actividades contempladas en el proyecto 6219 “Apoyo Institucional

en convenio con la Policía Nacional”.

Por los hechos relacionados se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad que se limita a presentar una relación de oficios de solicitud al contratista con el fin de subsanar las deficiencias que presentan las obras ejecutadas a través del contrato 2014-1491. Estas acciones adelantadas no han sido efectivas y no conducen a subsanar las deficiencias de calidad detectadas en las visitas realizadas, por lo cual el deterioro progresivo de las obras ejecutadas continuará acentuándose, afectando la prestación del servicio de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá; como lo evidencia su respuesta, toda vez que desde julio de 2017, se solicita la aplicación de garantías y a la fecha, no se han reportado los requerimientos exigidos por la Dirección de Asuntos Legales de la SDM, para el inicio de la Actuación Administrativa de Declaratoria por Posible Ocurrencia de Siniestro.





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En conclusión, después de dos años de entregadas las obras y ante el evidente deterioro que presentan, no se observan resultados que garanticen el cumplimiento de las condiciones pactadas en términos de calidad y garantías exigidas al contratista. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la Entidad. 3.2.4 Hallazgo administrativo debido a que no se da aplicación al Manual de Supervisión e Interventoría adoptado por la SDM mediante Resolución 406 de 2014 vigente durante la ejecución del contrato, respecto a los documentos del Sistema Integrado de Gestión. La SDM, en el Manual de Supervisión e Interventoría, adoptado mediante Resolución 406 de 2014, en el título 7. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR, subtítulo 7.2. Funciones Administrativas, numeral 6, establece lo siguiente:

“6. Suscribir y realizar todas las actuaciones que se requieran y que sean propias de la ejecución del contrato. Deberá suscribir con el contratista las siguientes actas, entre otras, en las fechas exactas en que se produzcan los hechos a que se refieren, según la tipología contractual: Acta de inicio del contrato Acta de seguimiento de ejecución contractual Acta de suspensión del contrato Acta de reinicio del contrato Acta de Liquidación del contrato (en los casos que aplique de conformidad con lo establecido en el presente manual) Acta de entrega de Interventoría o supervisión al Ordenador del Gasto Informe final de ejecución del contrato, elaborado y suscrito por el supervisor / interventor del contrato”.

Consultada la SDM, respecto a los formatos a que hace referencia el anterior numeral, en razón a la ejecución contractual, la entidad manifiesta mediante correo electrónico remitido el 30 de agosto de 2017, que solo registra el formato de Acta de inicio, así:

“…dentro de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se encuentra vigente el documento PA05-PR15-MD02 MODELO DE ACTA DE INICIO VERSIÓN 1,0 DE 12-05-2016, el cual se encuentra disponible para consulta en la Intranet. Para las etapas definidas como avance y/o entrega de obra no consta formato estandarizado en el SIG con esa denominación. Sin embargo se encuentran publicados y disponibles para el





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diligenciamiento los documentos PA03-PR04-F02 CERTIFICADO DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA VERSIÓN 5,0 DE 22-02-2017 y PA03-PR04-F03 INFORME DE ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA VERSIÓN 2,0 DE 30-03-2016.”

El expediente y documentación aportada por la SDM, referente al contrato No. 2014-1491, contiene Actas de suspensión, reinicio, final, de fijación precios no previstos, de recibo final y de liquidación, e informes de interventoría, los cuales no cuentan con los formatos establecidos en los procedimientos, debiendo ser elaborados a criterio de contratista, interventor y supervisor, ocasionando que se presente información deficiente o limitada, que no permite tener conocimiento actualizado de la ejecución del contrato y limita la toma de decisiones por parte la entidad. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que las actas de suspensión, reinicio, acta de fijación de precios, acta de recibo final y de liquidación e informes de interventoría, “no se encuentran

codificados ni adoptados en el Sistema Integrado de Gestión, quedando de esta manera a criterio del supervisor su diseño y aplicación de tal forma que cada uno de estos contengan

la información suficiente y clara que permita llevar un control adecuado”, argumento que evidencia deficiencias en el sistema de gestión de la SDM, creando incertidumbre, falta de control y seguimiento de los procesos documentados, especialmente para la toma de decisiones de la entidad, que debe someterse al capricho de cada interventor o supervisor para cumplir con las obligaciones contractuales. Es así, que el sistema integrado de gestión se construye para el fortalecimiento institucional y mejora continua de cada proceso, el cual debe estar debidamente documentado conforme a los formatos establecidos por el sistema. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la Entidad. 3.2.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, debido a deficiencias en el archivo y custodia de los documentos e información correspondiente a la gestión del contrato 2014-1491, situación que impide realizar el ejercicio de la función de control fiscal Con el fin de realizar la evaluación del contrato de obra No. 2014-1491, se solicita en diversas oportunidades, la información relacionada con el desarrollo del mismo, que tenía por objeto “contratar por la modalidad de precios unitarios fijos sin fórmula de

reajuste, las obras necesarias para la adecuación, remodelación y/o mejoramiento de la





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infraestructura física de las instalaciones de la Policía Nacional - Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá ubicada en la Kr 35 No. 11a-51 y en la Sede de Paloquemao de la

Secretaria Distrital de Movilidad ubicada en la carrera 28 a No. 17 a – 20”, reportando la entidad que no cuenta con la información solicitada, como se relaciona a continuación: La información relacionada con dicho contrato, se requirió a la SDM, en varios oficios en el transcurso de la ejecución de la auditoría, sin que se obtuviera respuesta según lo solicitado, en donde la principal causa de dificultad argumentada por la entidad, es que la información no reposa en los archivos respectivos, como se relaciona a continuación: Mediante oficio con radicado SDM-117444, de agosto 11 de 2017, la

Contraloría de Bogotá, D.C., solicitó el préstamo de los expedientes contractuales, los informes de interventoría e información relacionada con el anticipo entregado al contratista. La entidad mediante oficio SDM-SGC-124717-2017, de agosto 18, hizo entrega de los expedientes del contrato 2014-1491 y entrega parcial de la información solicitada.

Con el fin de precisar y complementar la información suministrada por la entidad en los expedientes del contrato 2014-1491, este Ente de Control, mediante oficio 2-2017-18373, de agosto 31, con radicado SDM 130336, solicitó información específica del contrato en 17 numerales, 2 de los cuales, reiteran la solicitud de información requerida en el oficio inicialmente presentado. La entidad, mediante oficio SDM-DCV-139861-2017, de septiembre 8, da respuesta sólo a los numerales 4, 6, 7, 13, 14 y 16; para los demás numerales informa, “… no se encuentran oficios, soportes, archivos, documentos con los cálculos

solicitados que permitan dar respuesta a los numerales 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10, 11, 12 y 12 literal a, 15 y 17.”

Mediante oficio 2-2017-17586, con radicado SDM 124469 de agosto 23, se

solicita visita a las obras ejecutadas bajo el contrato No. 2014-1491 y los planos record con cantidades finalmente ejecutadas. La entidad con oficio SDM-DCV-131670-2017, de agosto 28, hace entrega en CD de los planos arquitectónicos, sin embargo, no se presenta documento que evidencie la entrega de los mismos, a la SDM, en su momento.

Mediante oficio 2-2017-19204, con radicado SDM-139561, de septiembre 13, se solicita nuevamente la información relacionada con el anticipo del contrato e información respecto a las actuaciones adelantadas por la entidad, teniendo en cuenta que no se encuentra en sus archivos, la información del contrato 2014-1491. La entidad manifiesta mediante oficio SDM-DCV-147709, de septiembre





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18 de 2017, que respecto al anticipo, no cuenta con la información solicitada y será requerida a la fiduciaria; sin embargo, mediante oficio SDM-DCV-154649, de septiembre 27 de 2017, manifiesta “… a la fecha no hemos obtenido respuesta,

le comunico que no poseemos la documentación exigida.”

Con relación a la falta de información del contrato 2014-1491, informó “… la

Secretaria Distrital de Movilidad adelanto una acción correctiva con el fin de construir las bases de datos y recopilar toda la trazabilidad de la información…”

En septiembre 29 de 2017, mediante oficio SDM-DCV-157027, la entidad manifiesta finalmente respecto al anticipo que:

“… se procedió a requerir a la interventoría para que suministrara dicha información toda vez que no reposa en la carpeta contractual de la SDM… Me permito informarle que a la fecha, no se obtuvo la remisión formal de la información por ello se hace necesario informar a su despacho que no contamos con la información.”

Con base a la visita realizada los días 29 de agosto y 21 de septiembre de 2017,

mediante oficio 2-2017-20154 de septiembre 25, este Ente de Control, solicita se informe sobre las acciones realizadas por la entidad, tendientes a subsanar las deficiencias que presentan las obras ejecutadas, así mismo, si se realiza un plan o programa de mantenimiento a las instalaciones de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá. Mediante oficio SDM-DCV-158663, de octubre 2 de 2017, se informa “… se realizó el requerimiento respectivo mediante

oficio 154972 de fecha de septiembre a la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá con el fin que suministrara lo solicitado, pero no ha sido posible obtener respuesta.”

Estas deficiencias en los sistemas de archivo y custodia de la entidad, no permiten realizar de manera adecuada la evaluación del contrato No. 2014-1491, entorpeciendo la función de control fiscal que tiene a cargo esta Contraloría, por lo cual se relacionan a continuación, algunos hechos presuntamente irregulares y con gran impacto en la ejecución del contrato, en donde no es posible soportar o evidenciar documentalmente estos hechos, porque la SDM, no cuenta con la información pertinente, por ejemplo en las siguientes situaciones:

Se realizaron desembolsos al contratista EDIFICAR S.A.S., que no estaban incluidos en el Plan de Inversión del anticipo bajo la figura de desembolsos, conforme a la CLÁUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO, ANTICIPO del contrato 2014-1491 y el hecho de haber realizado giros que no fueron legalizados durante la ejecución del contrato.





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En la CLÁUSULA SEXTA: ANTICIPO del Contrato, se estipula en el numeral 6, que “Los dineros del anticipo se destinaran únicamente para compra de materiales de

obra, pago de nómina del componente de obra, compra o alquiler de equipos y herramientas.”

Conforme a lo anterior se aprueba el Plan de Inversión del Anticipo, el 5 de enero de 2015 y se realiza el respectivo desembolso por parte de la SDM, el 17 de febrero de 2015, en las condiciones relacionadas en el cuadro 6:

Cuadro 6

PLAN DE INVERSION DEL ANTICIPO En millones

No. Descripción Valor %

1 Pago de salarios y jornales 225.8 45

2 Compra de equipos y repuestos 25.1 5

3 Transporte y alquiler de maquinaria

25.1 5

4 Compra de materiales y accesorios

225.8 45

TOTAL 501.8 100 Fuente: Soportes orden de pago No. 8813 SDM

Sin embargo, en el informe de rendición final de cuentas Fiduciaria Bancolombia se observa, que se autorizó al contratista un rembolso mediante traslado entre cuentas Bancolombia, por valor de $73.8 millones, con cargo a los recursos entregados en calidad de anticipo, el cual se realiza de la siguiente manera:

Cuadro 7

RELACION Y MECANISMO DE PAGOS ANTICIPO CONTRATO 2014-1491 En millones

No. DE PAGOS

FECHA DE PAGO

BENEFICIARIO DESCRIPCION VALOR NETO

A PAGAR MECANISMO DE

PAGO

1 27-mar-15

EDIFICAR SAS REEMBOLSO

27.4

TRASLADOS ENTRE CTAS

BANCOLOMBIA

1 11-may-15

23.7

1 21.9

1 19-may-15 0.6

4 TOTAL REMBOLSOS 73.6

Fuente: Extracto del cuadro de Relación y mecanismos de pagos del informe RENDICION FINAL DE CUENTAS Fiduciaria Bancolombia.

Se observa que se realizaron 4 desembolsos en diferentes fechas al contratista EDIFICAR S.A.S., por concepto “REEMBOLSO”, el cual no está contenido dentro del Plan de Inversión del Anticipo aprobado, es decir, no se da cumplimiento a lo establecido en la CLÁUSULA SEXTA: ANTICIPO.





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Este análisis es pertinente mencionarlo dado que, el desconocimiento y falta de documentos, no soporta la idoneidad de la actuación del anticipo como el legislador lo indica en la contratación estatal; por el contrario cambia presuntamente la figura del mismo. En estas condiciones, es incierto el destino de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo, al no presentar evidencias de la inversión realizada en obra, toda vez que en los documentos del contrato, no se detallan los soportes que justifiquen y definan el concepto de reembolso y la razón de la suma transferida. De igual forma, se observa que fueron desembolsados recursos por valor de $284.7 millones, por concepto de anticipos a subcontratistas y/o proveedores, los cuales son reportados por la Fiduciaria Bancolombia en su informe de RENDICION FINAL DE CUENTAS, como “GIRO ANTICIPOS (POR LEGALIZAR)”,

como se relaciona en el cuadro 8

Cuadro 8 RELACION Y MECANISMO DE PAGOS ANTICIPO CONTRATO 2014-1491

No. DE PAGOS

FECHA DE PAGO

BENEFICIARIO DESCRIPCION VALOR NETO

A PAGAR MECANISMO

DE PAGO

1 27-feb-15 DRV INGENIERIA SAS

GIRO ANTICIPOS

(POR LEGALIZAR)

112.9

ACH

1 106.6

1 13-mar-15

ABASTECEDOR CLOMBIANO DE TEJAS Y DRYWALL SAS

21.8

1 30-abr-15

MOINTEC INGENIEROS CONTRATISTAS SAS 43.4

4 TOTAL GIRO ANTICIPOS 284.7

Fuente: Extracto del cuadro de Relación y mecanismos de pagos del informe RENDICION FINAL DE CUENTAS Fiduciaria Bancolombia

Con el fin de establecer el destino y utilización de estos recursos, al encontrarse “sin legalizar”, se solicita a la SDM, mediante oficio 80000-20264 de agosto 11 de 2017, información específica al respecto, por lo cual la entidad mediante oficio SDM-DCV-139861 de septiembre 8 de 2017, manifiesta “… concluimos

que no se encuentran oficios, soportes, archivos, documentos, con los cálculos solicitados que permitan dar respuesta a los numerales 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 12

literal a, 15 y 17”; por lo cual mediante oficio 80000-23455 de septiembre 13 de 2017, se solicita nuevamente a la SDM, información relativa al contrato fiduciario y sus anexos, con el fin de obtener datos directamente de la fiduciaria, sin embargo, la Entidad da respuesta mediante oficio SDM-DCV-154649, de septiembre 27 de 2017, en donde informa “… dado que a la fecha no hemos

obtenido respuesta, le comunico que no poseemos la documentación exigida.”





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(Negrilla fuera del texto); y finalmente la SDM, mediante oficio SDM-DCV-157027, de septiembre 29 de 2017, informa:

“Ante su requerimiento inicial se procedió a requerir a la interventoría para que suministrara dicha información toda vez que no reposa en la carpeta contractual de la SDM ni en la Seccional de Tránsito de Bogotá.

Me permito informarle que, a la fecha, no se obtuvo la remisión formal de la información, por ello se hace necesario informar a su despacho que no contamos

con la información.” (Negrilla fuera del texto) Si bien, el anticipo fue amortizado en su totalidad por valor de $501.8 millones como se observa en las 5 Actas de Recibo de Obra, no es claro el manejo de los recursos entregados en calidad de anticipo al contratista EDIFICAR S.A.S., como tampoco los controles realizados por la interventoría, la Fiduciaria Bancolombia y la SDM, por lo tanto, sin que exista información al respecto solicitada en reiteradas ocasiones a la SDM, esta Contraloría no puede realizar su función de control fiscal.

El contrato 2014-1491 se inicia sin que se evidencie el cumplimiento de los requisitos mínimos contemplados en el mismo, en el Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad y en los pliegos de condiciones de la Licitación Pública SDM-LP-053-2014 El Manual de Supervisión e Interventoría adoptado mediante Resolución 406 de 2014 y vigente en el momento de los hechos, establece en el titulo 7. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR, subtítulo 7.3. Funciones Técnicas, numeral 2:

“2. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la

ejecución del objeto pactado.” (Subrayado fuera de texto)

En los pliegos de condiciones de la licitación Pública SDM-LP-053-2014, establece en el subtítulo 3.2. ALCANCE DE LA CONTRATACION, las actividades a ejecutar en desarrollo del contrato 2014-1491. “3.2. ALCANCE DE LA CONTRATACION A continuación, se mencionan las actividades a ejecutar mediante las intervenciones de las diferentes torres o zonas objeto, las cuales se realizaran sobre la infraestructura existente: Pre- construcción. Duración 10 días. A partir de la firma del Acta de inicio del contrato de obra, el contratista revisara todos los documentos allegados por LA SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, y cinco





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(5) días calendario posterior a la firma de esta acta, deberá realizar un informe con todas las observaciones referentes a la revisión de estos, para el conocimiento y control de la interventoría, quien a partir del recibo del aludido informe, tiene cinco (5) días calendario para su estudio y de esta manera resolver las inquietudes relacionadas en este.”

Esta Contraloría, mediante oficio 80000-22408, de agosto 31 de 2017, solicita información específica a la SDM, relacionada con el cumplimiento de la etapa de pre-construcción, que correspondía a la presentación del informe con las observaciones del contratista y del concepto de la interventoría; la SDM, mediante oficio SDM-DCV-139861, de septiembre 8 de 2017, manifiesta “…concluimos que no se encuentran oficios, soportes, archivos, documentos, con los cálculos solicitados que permitan dar respuesta a los numerales 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10, 11,

12, 12 literal a, 15 y 17”; es de aclarar que el numeral 5 corresponde a la solicitud de pre-construcción, por ende, no es posible determinar el cumplimiento de esta obligación para iniciar propiamente la ejecución de las obras, conforme a lo exigido por la ley, es decir, que se hayan realizado todos los estudios, diseños, permisos y licencias, para que las obras contratadas se ajusten al cumplimento de las metas institucionales.

Se ejecutaron construcciones nuevas sin que se evidencien trámites, permisos o licencias, y fueron contratadas como OBRAS NO PREVISTAS de manera global, sin que se encuentren desglosadas las actividades autorizadas, cantidades ejecutadas y valores finalmente ejecutados. En el acta No. 5, de Recibido Final de Obra, se evidencian los ítems 18.123 “CUBÍCULO DE OFICINAS (Adjunto al bloque B)” y 18.124 SHUT DE BASURAS Y

BATERIA DE BAÑOS, correspondientes a construcciones nuevas, diferentes a las contratadas inicialmente como son la adecuación, remodelación y/o mejoramiento. Por esta razón, se realiza visita a las instalaciones de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, los días 29 de agosto y 21 de septiembre de 2017, en donde se registran las construcciones respectivas, como se evidencia en el siguiente registro fotográfico:





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Construcciones nuevas en la ejecución del contrato 2014-1491

Cubículo oficinas Shut de basuras y batería de baños

Llama la atención que al corroborar con el objeto inicial del contrato, la SDM, estableció, “Contratar por la modalidad de precios unitarios fijos sin fórmula de

reajuste, las obras necesarias para la adecuación, remodelación y/o mejoramiento de la infraestructura física de las instalaciones de la Policía Nacional - Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá” (Subrayado fuera de texto)

Incluso, desde el inicio de las obras en el Comité de Obra No. 1, de febrero 13 de 2015, el supervisor del contrato por parte de la SDM, advertía que: “…manifiesta que se han realizado varias visitas por parte de la Secretaria de Salud, quienes han solicitado la construcción de un shut de basuras en la zona de parqueaderos. A lo cual la supervisión,… comenta que no es posible hacerlo en este contrato, toda vez que se requeriría tramitar una licencia de construcción.” (Subrayado fuera de texto)

Es así que estas dos construcciones debían cumplir de forma previa el cumplimiento del artículo 7 del Decreto 1469 de 2010, que establece el trámite de licencia para cada tipo de intervención y que al igual a los hechos hasta aquí descritos, tampoco existen documentos que muestren el agotamiento al trámite previsto por ley. Adicional a la irregularidad identificada, estas obras NO PREVISTAS, fueron aprobadas por la interventoría a precio global, a pesar de estar contemplado en el contrato y pliegos por precios unitarios; es así como su unidad de medida corresponde a una sola actividad: el ítem 18.123 - CUBÍCULO DE OFICINAS por un valor único de $62.5 millones y el ítem 18.124 - SHUT DE BASURAS Y BATERIA DE BAÑOS, un valor de $48.8 millones.





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La supervisión del contrato mediante oficio SDM-DCV-129474-2015, de septiembre 29, había advertido del tema a la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, sobre la dificultad de realizar el control y seguimiento a las obras ejecutadas una vez se termine el contrato, teniendo en cuenta que algunas actividades incluidas en el ítem global, ya se encontraban contratadas en las cantidades iniciales, no obstante, se observa que no se dio cumplimiento y se recibió y liquidó de manera global, a pesar de los reiterados llamados de la supervisión.2 Se consulta a la entidad con oficio 2-2017-18373, de agosto 31, respecto de los trámites, permisos o licencias, para la ejecución de estas obras y de la explicación o soportes de estas actividades contratadas de manera global, con el fin de realizar la verificación de las obras ejecutadas. La SDM, informa mediante oficio SDM-DCV-139861 de septiembre 8 de 2017, que: “… no se

encuentran oficios, soportes, archivos, documentos con los cálculos solicitados que permitan dar respuesta a los numerales 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10, 11, 12 y 12 literal a, 15 y

17.” (Negrilla fuera del texto), que para este caso en particular correspondía a los numerales 8 y 11 respectivamente, del oficio3 de requerimiento. Por lo cual, al evaluar esta presuntas inconsistencias no se cuenta con todas las evidencias del trámite realizado por la SDM, para la ejecución de estas construcciones nuevas, como tampoco de las especificaciones, cantidades y valores ejecutados.

No se evidencian informes mensuales de interventoría en todos los meses de ejecución del contrato 2014-1491, como tampoco informe final de interventoría, planos record y manuales de funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento, documentos exigibles que permiten visualizar el cumplimiento de las obligaciones para una correcta liquidación del contrato.

Los pliegos de condiciones en el titulo 9. ELABORACION DE PLANOS RECORD establecen que:

“Una vez finalizada la obra el Contratista de la obra Hidráulica y Sanitaria deberá elaborar y entregar a la interventoría y al comandante de la seccional de tránsito los planos récord, en forma similar a los elaborados para la construcción. Para éste caso el supervisor del contrato y la interventoría le suministrarán al contratista los planos actuales en AutoCAD.”

El MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA, determina específicamente lo relacionado con los informes de interventoría en subtitulo 7.2. Funciones Administrativas del numeral 13 que:

2 Oficio SDM-DCV- 137406 -15 de octubre 15 de 2015 – oficio SDM-DCV-137420 -15 de octubre 13 de 2015 3 Oficio Contraloría con radicado SDM-130336 de agosto 31 de 2017





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“Elaborar los informes de su gestión hasta que el contrato se ejecute en su totalidad y se efectúe la liquidación. Para los contratos de concesión estos informes se deben elaborar cada tres (3) meses, para los demás contratos, se deben realizar informes cada vez que se deba realizar un pago. Todos los contratos, excepto los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deben tener un informe final de interventoría.”

El contrato 2014-1491, en la CLAUSULA SEGUNDA: - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, en el subtítulo B) OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA: numeral 26, precisa que “Deberá elaborar los planos definitivos

de obra o planos record, los cuales deberán ser revisados y aprobados por el interventor del contrato, indicando los sitios de ubicación de las obras ejecutadas. Debe entregarse los mismos a la Secretaria Distrital de Movilidad.” (Subrayado fuera de texto)

Mediante oficios SDM-124717-2017, de agosto 18, y SDM-139861-2017, del 11 de septiembre de 2017, la SDM, hace entrega de los informes mensuales de interventoría, correspondientes a los meses de febrero, marzo, abril, mayo y junio de 20164, los cuales no se encuentran completos; es preciso señalar que el contrato tuvo un plazo de ejecución total de 9 meses, que inició en enero y terminó en noviembre de 2015 (incluyendo 30 días de suspensión), es decir, no se cuenta con la totalidad de los informes de interventoría, incluyendo el informe final, causa que no permite evidenciar seguimiento de las obligaciones del contrato y por ende tomar las acciones oportunas para el cumplimiento de los tiempos y cuantía estimada. Respecto a los planos record y manuales de funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento, documentación solicitada por esta Contraloría, la SDM, manifiesta mediante oficio SDM-DCV-139861, de septiembre 8 de 2017, que: “… concluimos que no se encuentran oficios, soportes, archivos, documentos,

con los cálculos solicitados que permitan dar respuesta a los numerales 1, 2, 3, 5, 8, 9,

10, 11, 12, 12 literal a, 15 y 17 (numerales 9 y 10 correspondientes a los planos record y el manual de funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento), por lo cual no puede verificarse su contenido como tampoco los registros que fueran entregados debidamente para la liquidación del contrato.

Durante el desarrollo del contrato 2014-1491, se ejecutan obras en el área de SANIDAD, cuando la supervisión manifiesta que estas instalaciones pertenecen a la MEBOG.

La supervisión del contrato manifiesta mediante oficio SDM-DCV-42363-2015 de abril 9 de 2015, que: “Con respecto al área de SANIDAD de la seccional de tránsito,

se les informa que dichas actividades NO se van a realizar por el motivo de que esa

4 Carpeta documental del contrato 2014-1491 a folio 952





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dependencia le pertenece a la MEBOG y NO a la Seccional de Tránsito y Transporte de

Bogotá”. Estas intervenciones en el área de SANIDAD fueron autorizadas y ejecutadas como obras no previstas en la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá; se solicitó con oficio 80000-23455, de septiembre 13 de 2017, a la SDM, dar respuesta a esta afirmación del supervisor; por lo cual la entidad mediante oficio SDM-DCV-151203-2017, de septiembre 20, responde: “… se trata sobre “ENTREGA

DE DISEÑOS ARQUITECTONICOS FIRMADOS POR LA ENTIDAD, ARTES DE SEÑALETICA

Y AVISOS” presentado por el supervisor del contrato al Director de EDIFICAR S.A.S. quien hace tal afirmación; se precisa que no fue encontrado registro alguno de correspondencia sobre su trazabilidad.” Finalmente afirman “…es importante mencionar que las instalaciones donde funcionan

los consultorios, hacen parte integral de la Seccional de Tránsito y Transporte de

Bogotá”; sin embargo, no se adjuntan soportes que permitan corroborar su respuesta. En consecuencia no es posible determinar si la afirmación del supervisor en su momento advertía sobre una inversión fuera del proyecto de inversión 6219 y del Convenio Interadministrativo No. 2013 - 1586 de Cooperación con la Seccional de Tránsito y Transporte Bogotá. Como conclusión, las actuaciones evaluadas revelan grandes irregularidades en la gestión contractual e impacto en la gestión de archivo de la entidad. De acuerdo con lo señalado con la Ley 594 del 14 de Julio de 2000, “Por medio de la

cual se dicta la ley General de archivo y se dictan otras disposiciones”, articulo 4 Principios Generales de la función Archivística, literales b) importancia de los archivos y d) Responsabilidad de los servidores públicos, g) racionalidad, i) función de los

archivos, articulo 11 Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, articulo 17 Responsabilidad general de los funcionarios de archivo, en armonía con la Ley 1712 del 06 de marzo de 2014, “por medio de la cual se regula el derecho de

acceso de información en posesión bajo el control o custodia de un sujeto obligado y no

podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal”5 ; en conexidad con la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993, “por la cual se establecen

normas para el ejercicio del control en la entidades y organismos del Estado y se dictan

otras disposiciones”, artículo 2, literal e).

Así mismo, el incumplimiento del Manual de Supervisión e Interventoría vigente para la fecha, adoptado mediante Resolución 406 de 2014, que establece en el Subtítulo 7.2 Funciones Administrativas:

“7. Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la interventoría y/o supervisión,

5 Ley 1712 de 2014, artículos 1 y 2





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como correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, informes de ejecución, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control técnico, jurídico y financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiera al desarrollo del mismo. 8. Enviar el original de toda la documentación del contrato dentro de los quince (15) posteriores a su elaboración o expedición, a la Dirección de Asuntos Legales, responsable de la guarda del archivo contractual de la Entidad, para que reposen en la carpeta del contrato, en cumplimiento de lo señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.”

Es deber de la administración custodiar, actualizar y rectificar la información de la cual son guardas, además de garantizar el acceso de la misma por parte de cualquier persona, siempre que la Constitución y la Ley lo permitan. Así mismo, en cada entidad deben existir procedimientos efectivos de gestión y organización de archivo, que permitan oportuna información sobre el ejercicio estatal, entre los cuales se encuentra los documentos que rinden testimonio y hechos sobre la administración de los contratos, propios de su gestión contractual de cada entidad, de igual forma, responder a los organismos de control cuando ésta se requiera en ejercicio de sus competencias6. Por los hechos relacionados anteriormente, se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa, que de acuerdo a los argumentos planteados y documentos aportados, los cuales fueron solicitados en su momento en desarrollo de esta Auditoria de Desempeño, es preciso señalar que la etapa de ejecución terminó el pasado 6 de octubre, por lo cual se estructuró la presente observación teniendo en cuenta que la falta de entrega de información de manera oportuna y veraz impidió la realización de la evaluación conforme a los procedimientos contenidos en el Plan de Trabajo aprobado por la Dirección de Movilidad. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la Entidad.

6 (i) Constitución Política Colombia, articulo 267 (ii) Ley 1474 de 2011, articulo 114 (iii) Decreto ley 1421 de 1993, articulo 105





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3.2.6 Observación administrativa porque la SDM, reconoció y pago a través del contrato de obra No. 2014-1491, el IVA del 16% en cuantía de $17.275.879, cuando los contratos de obra están exentos del pago del IVA. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que una vez leído el contenido de la respuesta emitido por la SDM y la vigencia de las leyes invocadas como fundamento en la presente observación, se aceptan los argumentos en concordancia con los fundamentos jurídicos expuestos en la sentencia C-803 de 2003, M.P. Dr. Rodrigo Escobar Gil. Por lo anteriormente expuesto se aceptan los argumentos y se retira la observación. 3.2.7 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal en cuantía de $89.978.541, por no justificar el pago de los imprevistos correspondientes al 5%, de acuerdo al AIU del contrato, los cuales fueron pagados al contratista, desconociendo lo establecido en el contrato 2014-1491. En el documento de ESTUDIOS PREVIOS, en el titulo 8. FORMA DE PAGO, se establece: “Los imprevistos deberán estar debidamente justificados por el contratista,

además de aprobados por la Interventoría y Supervisión del contrato; de lo contrario, no serán cancelados en cada uno de los pagos o cortes de obra.” En los pliegos de condiciones, titulo 3.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 3.9.2., OBLIGACIONES ESPECIFICAS, subíndice 35, se establece que el contratista debe “Presentar la documentación que acredite la correcta inversión de los

imprevistos que se causen durante la ejecución del contrato de obra.” En la CLAUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO, en el literal d) se establece que “Los

imprevistos deberán estar debidamente justificados por el contratista, además de aprobados por la interventoría y Supervisión del contrato, de lo contrario, no serán cancelados en cada uno de los pagos o cortes de obra. El contrato 2014-1491, se encuentra terminado desde el 20 de noviembre de 2015, y liquidado según Acta, el 28 de diciembre de 2015, por un valor finalmente ejecutado de $2.284.735.107, como se describe en el cuadro 9:





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Cuadro 9 BALANCE FINACIERO CONTRATO

CONTRATO 2014-1491

VALOR INICIAL 1.685.674.787

ADICION 1 617.810.715

VALOR DESPUÉS ADICIÓN 2.303.485.503

VALOR FINAL

VALOR COSTO DIRECTO 1.799.570.818

VALOR AIU 26% 467.888.410

ADMINISTRACION – A 269.935.623

IMPREVISTOS – I 89.978.541

UTILIDAD – U 107.974.249

IVA 16% 17.275.879

VALOR FINAL EJECUTADO 2.284.735.107

Fuente: Contrato 2014-1491 - SDM

Los pagos del contrato fueron realizados a EDIFICAR S.A.S., por la SDM, a través de seis órdenes de pago7, conforme a cada Acta de Recibo de Obra. Verificada cada orden de pago, no se observan soportes o información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones contractuales para el respectivo pago de los Imprevistos correspondiente al 5% del AIU establecido en el 26%.

Cuadro 10 RELACION DE PAGOS

No.

Orden de pago Corte de obra

No. Fecha Valor Acta Periodo Valor directo Administra.

15% Imprevistos

5% Utilidad

6% AIU 26% Valor total

2 10192 26-may-15 414.328.666 1

25% valor contrato con avance obra del 35%

464.702.408 69.705.361 23.235.120 27.882.144 120.822.625 710.808.802

3 10380 16-jul-15 414.328.666 2

25% valor contrato con avance obra del 70%

464.702.408 69.705.361 23.235.120 27.882.144 120.822.625 710.808.802

4 10598 22-oct-15 310.595.539 3 1 al 30 de septiembre 2015

363.231.820 54.484.773 18.161.591 21.793.909 94.440.273 555.599.391

5 10662 23-nov-15 44.543.317

4 1 a 31 de octubre de 2015

157.569.542 23.635.431 7.878.477 9.454.173 40.968.081 241.018.372

6 6722 23-nov-15 155.506.974

7 9660 25-feb-16 443.553.346 5 1 al 30 de noviembre de 2015

349.364.640 52.404.696 17.468.232 20.961.878 90.834.806 534.388.152

SUBTOTALES 1.799.570.818 269.935.623 89.978.541 107.974.249 467.888.410 2.267.459.228

IVA 16% 17.275.879

TOTAL 2.284.735.107

Fuente: Orden de pago contrato 2015-1591 SDM

Mediante oficio 2-2017-18373, de agosto 31, se solicita a la Entidad se adjunten los soportes presentados por el contratista y aprobados por la interventoría con los

7 Documentos aportados por la SDM, mediante oficio SDM-SGC-124717-2017 de agosto 18 de 2017





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cuales se realizó el pago de los imprevistos; mediante oficio SDM-SCV-139861-2017, de septiembre 8, manifiesta: “… no se encuentran oficios, soportes, archivos,

documentos….”

Teniendo en cuenta el principio general de los contratos, a la luz del artículo 1602 del código civil, en donde el contrato es ley para las partes y los mismos nacen para ser cumplidos, se tiene que el contrato y pliegos objeto de revisión, regularon la forma para la liquidación y pago de los imprevistos y la condición previa a cargo del contratista, que consistía en aportar los documentos que acrediten la inversión. Al mismo tiempo, cabe señalar que en materia de estudio y doctrina por los entes de control se ha conceptuado respecto al AIU:

“Afortunadamente, ante múltiples peticiones y luego de recabar en el tema del porcentaje de imprevistos, en octubre del año 2012, la Contraloría General de la República, corrigió los conceptos emitidos entre los años 2009 y 2012 y estableció las siguientes conclusiones mediante concepto 2012EE0071253 del 23 de octubre: 1. “El AIU forma parte del valor total del contrato.” 2. “Una correcta planeación del contrato estatal permite prever los riesgos que puedan afectar el AIU.” 3. “Al presentarse los hechos que fueron determinados en la partida de imprevistos (I), se debe hacer uso del porcentaje constituido para tales efectos.” 4. “Cuando a pesar de haberse hecho uso de los recursos establecidos como imprevistos (I), se presentan circunstancias en el contrato que excedan lo planeado y superen cualquier cálculo previsible, demostrado ampliamente tal situación puede ser viable un desequilibrio financiero” 5. “Si al estructurarse la relación negocial, el contratista en su propuesta, no realiza una adecuada planeación de los costos en que incurrirá en la ejecución del objeto contractual y por tanto, plantea una partida de imprevistos insuficiente para atender los mismos y eso lo lleva a mayores costos, será él quien tendrá que asumirlos, sin que le sea dable recurrir a la entidad estatal para su reparación, pues así tampoco la entidad estatal puede solicitar una devolución de dicho recurso.” Así las cosas, no es viable dar inició a un proceso de responsabilidad fiscal, de acuerdo a las circunstancias planteadas, cuando no se encuentren plenamente justificados los porcentajes de Administración, Imprevistos y Utilidad en un contrato, como se denotó en los párrafos anteriormente descritos, a no ser que el mismo contrato o los Manuales de Contratación de la entidad lo establezcan.”8.

Revisadas y evaluadas las órdenes de pago, se denota presuntas irregularidades de control y supervisión en la custodia de los documentos que asegurarían una correcta inversión y permitirían identificar el cumplimiento del contrato y pliegos, de modo que se realizara un pago soportado; es así, como la injustificada gestión fiscal ocasiona un pago de lo no debido9, por valor de $89.978.541, monto que se considera como un daño al patrimonio público, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 610 de 2010 y en armonía a las disposiciones constitucionales del articulo 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia.

8 Boletín de responsabilidad fiscal no. 1 trimestre abril-junio 2017, en el título responsabilidad fiscal frente al porcentaje de administración, imprevistos y utilidad (AIU) en los contratos estatales 9 Artículo 2313 del Código Civil Colombiano





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Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que es necesario precisar que, la razón fundamental de la observación nace desde el punto de vista contractual, es de recordar que todo contrato se considera ley para las partes y nacen para ser cumplidos bajo el principio general de la buena fe y en el mismo sentido, la presentación de la oferta por los proponentes se hace de manera voluntaria y bajo condiciones establecidas por la entidad en la etapa precontractual. Si bien, la SDM, en su respuesta al informe preliminar, manifiesta una línea argumentativa fundada en el último concepto de la Contraloría General de la República y en la jurisprudencia sentada por el Consejo de Estado, no es pertinente aceptarla, debido a que el origen de la incidencia fiscal, se fundamenta en el incumplimiento del contrato y el criterio principal por el que se debía cumplir lo pactado y se tiene como fuente el contrato, es así, como la actual posición de la Contraloría de Bogotá es accesorio del incumplimiento evidenciado. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria y Fiscal. Se dará traslado a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y deberá incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.2.8 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, debido a reiterados atrasos a causa del contratista en la ejecución del contrato 2014-1491, sin que se evidencien acciones concretas y oportunas por parte de la SDM, para corregir esta situación, afectando las condiciones pactadas contractualmente. El contrato 2014-1491 inició el 21 de enero de 2015 y desde entonces la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, advirtió a la SDM, sobre los reiterados atrasos del contratista que no permitían realizar las obras contratadas conforme a la programación establecida, con el fin dar cumplimiento a los plazos pactados. En los Informes Mensuales de Interventoría y en correspondencia cruzada en el desarrollo del contrato, se evidenciaron los incumplimientos y atrasos del contratista EDIFICAR S.A.S., sin embargo, a pocos días de terminar el plazo contractual, la interventoría solicita Adicionar y Prorrogar el contrato 2014-1491, por solicitud del contratista, como se evidencia a continuación:





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Oficio 14 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de febrero 12 de 2015, respuesta solicitud contratista oficio CE-005-DIR-SMD-2015.

“Por Último se le recuerda al contratista que por parte de esta interventoría no se dará ningún tipo adición en tiempo, por cual se deben ajustar a lo ofertado.”

El Oficio –18 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de febrero 16 de 2015, solicita comité extraordinario por incumplimientos contratista.

“Por lo anterior se recalca que esta interventoría no autorizara ningún tipo de adición en tiempo, por lo cual se solicitó al contratista iniciar con más frentes en el bloque A ya que se encuentra los tres pisos, 2 cubiertas y exterior libres para desarrollo de actividades, como lo manifiesta el oficio N° 15 DE INTERVENTORIA anteriormente mencionado. Por consiguiente se solicita un comité extraordinario a la SECRETARIA MOVILIDAD con presencia del ordenador del gasto y asesores, para tratar un presunto incumplimiento al contrato de obra, esto con base a lo dispuesto en la CLAUSULA SEGUNDA APENDICE B),

NUMERAL 1,13 y 15.” (Subrayado fuera de texto). En el Comité de Obra No 5, de marzo 6 de 2015, informa del incumplimiento del contratista respecto a los diseños hidrosanitarios: “Se ha incumplido por segunda vez la

entrega física y/o magnética de los diseños hidrosanitarios, a lo cual el contratista manifiesta que si bien es cierto este requerimiento, se tuvo que recontratar con otro diseñador y será presentado la

próxima semana.” (Subrayado fuera del texto) Oficio – 23 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de marzo 18 de 2015, en donde se deja evidencia de atrasos del contratista en la presentación de los diseños eléctricos así: “Al día de hoy 18 de Marzo de 2015, no se ha recibido por parte del

contratista los diseños definitivos para verificación, circunstancia que pone en atraso las actividades

eléctricas a ejecutar y la no definición del alcance eléctrico en la obra.” (Subrayado fuera de texto) Oficio – 26 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de marzo 24 de 2015, se informa que el contratista presenta un atraso del 10% en dos meses de ejecución:

“Para la interventoría independientemente del modificatorio, se evidencia atraso de las actividades por parte del contratista con un avance de obra del 10% en dos meses de ejecución. Por lo anterior se le solicita a la entidad hacerse participe y tomar medidas, en compañía de

la interventoría, y así evitar más inconvenientes que se vienen presentando.” (Subrayado fuera de texto)





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Oficio – 29 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, de marzo 27 de 2015, se informa de los inconvenientes en los diseños eléctricos: “Los diseños eléctricos

se contemplaron para entrega el día 11 de marzo de 2015, por lo cual con lo mencionado anteriormente, se hace responsable el contratista por los atrasos de los mismos y por las actividades

que están sujeta al diseño.” (Subrayado fuera del texto)

Oficio – 51 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, del 25 de junio de 2015, retraso de actividades y solicitud de plan de contingencia.

“Teniendo en cuenta que el contrato vence el día 25 de Julio de 2015, la interventoría ve con preocupación los retrasos presentados en obras las últimas semanas debido al bajo rendimiento y adquisición de los materiales de obra.” (Subrayado fuera de texto) “Es de resaltar que esta interventoría en oficios anteriores ha recalcado que no se dará ningún tipo de adición en tiempo, teniendo en cuenta que no hubo incidencia en el cronograma de obra al no ejecutar el bloque B (programación lineal). Además seis meses para la ejecución de una sola torre es suficiente. Por lo anterior previendo posible incumplimiento, se solicita a Edificar SAS presentar a interventoría a más tardar el 27 de Junio de 2015 un programa de contingencia

que se le deberá dar estricto cumplimiento.” (Subrayado fuera de texto) En el Informe Mensual de Interventoría No. 5, del periodo comprendido entre el 1 al 30 de junio de 2015, se advierte por parte de la interventoría que: “Es importante de

resaltar que faltando un mes para la terminación del contrato se hace un llamado de atención al contratista donde se le solicita un plan de contingencia y una reprogramación a las actividades dado a los retrasos presentados por falta de mano de obra, ausencia del personal por días, falta de material y retrasos en la elaboración de los puestos de trabajo…”

Oficio – 60 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, del 13 de julio de 2015, retraso en la ejecución de actividades: “Se sigue observando con gran preocupación

el poco avance de las obras, ya que para hacer entrega de las mismas este 25 de julio día en que vence el contrato, muchas de las actividades relacionadas a continuación se encuentran;

incompletas o faltantes:…” (Subrayado fuera de texto) Oficio SDM-DCV-63816, de la SDM, de mayo 20 de 2015, solicitud modificación de contrato de obra 1491 de 2014, en donde la DAL concluye: “Por último se recalca la

obligatoriedad en la realización de un adecuado y oportuno control y seguimiento en la ejecución adecuada del contrato y en el evento en que no exista cumplimiento del mismo a las obligaciones contraídas se deberá adelantar el correspondiente proceso sancionatorio de conformidad con la normatividad vigente.”

Oficio SDM-DCV-77608-2015, de la SDM, de junio 30 de 2015, Respuesta solicitud propuesta de modificación de contrato de obra 1491 de 2014.

“Respecto a la modificación de la forma de pago, la Dirección de Asuntos de ésta entidad, se realizó un análisis a los documentos de su solicitud, el cual fue remitido el 20 de mayo de 2015 a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad mediante memorando SDM-DAL-





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63816, en el cual se concluye por parte de esa dependencia que no es viable dicha solicitud teniendo en cuenta (3) aspectos importantes que se mencionan en el memorando de la Dirección de Asuntos Legales manifestando que la mismo procede teniendo en cuenta que no hay razón para modificar el contrato en cuanto a la ejecución de las obras tal (...) (violación al principio de planeación), aunado a que no se encuentra debidamente justificada tal situación". Como también que la solicitud que va dirigida a modificar el plazo de ejecución del contrato, argumenta que no se puede ejecutar el contrato de manera simultánea por falta de disponibilidad de las instalaciones a intervenir, sin embargo la solicitud efectuada, desconoce que EDIFICAR S.A. S, conocía, acepto y presento oferta en esas condiciones ya que los pliegos de condiciones, contenía dicha situación así".

Oficio – 61 de la interventoría UNION TEMPORAL CONTROL 2, del 14 de julio de 2015, solicitud de prórroga y adición contrato 2014-1491.

“Por medio del presente y de acuerdo a la petición por parte de la Policía de tránsito y transporte de Bogotá, Coronel Manuel Silva y en concordancia de los nuevos requerimientos realizados durante el desarrollo de la ejecución de obra por parte de la secretaria de salud en cuanto a las mínimas normas que debe tener las instalaciones de la Policía, entre las que figuran: construcción de Shut de basuras y adecuación del área destinada a sanidad, se hace necesario prorrogar y adicionar el contrato y de esta manera poder entregar la obra funcional.”

Finalmente, el contrato se modifica mediante la Adición y Prórroga No. 1 de agosto 21 de 2015 y se suspende por 27 días mediante Acta del 21 de julio de 2015. El contrato establece en las CLAUSULA DECIMA QUINTA, sobre la imposición de multas por incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales: “En virtud de lo

establecido en el Artículo 40 de la Ley 80 de 1993, del Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, las partes acuerda que en caso de incumplimiento, mora o algún evento de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado. PARÁGRAFO PRIMERO: MULTAS: Las partes acuerdan que LA SECRETARÍA podrá imponer al CONTRATISTA, por incumplimiento parcial de las obligaciones contraídas por este contrato, multas diarias y sucesivas equivalente al uno (1) por mil (1.000) del valor del contrato, sin que su valor total supere el diez por ciento…” Si bien es cierto, la entidad debe propender por garantizar que sus procesos contractuales se lleven a feliz término, no es menos cierto que las condiciones o clausulas pactadas contractuales se deben cumplir, especialmente ante los reiterados llamados de la interventoría por los incumplimientos del contratista EDIFICAR S.A.S., incluso desde los inicios del contrato, sin que se tomaran medidas oportunas por parte de la SDM, tales como la imposición de multas por incumplimiento de la obligaciones y la conductas descritas reiteradamente por parte del interventor, en el tiempo oportuno de la gestión contractual; aún más, cuando la administración tiene la potestad sancionatoria en materia administrativa. Solo hasta el 12 de noviembre de 2015, (una semana antes de terminar el plazo contractual), la interventoría mediante oficio 199, presenta informe sobre posible incumplimiento del contratista por la no entrega de productos de acuerdo al cronograma. La SDM,





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a través de la Resolución 169 de diciembre 24 de 2015, exonera al contratista EDIFICAR S. A.S. y ordena archivar la diligencia. Con todos los hechos anteriormente señalados y la negativa por parte de la interventoría y la Dirección de Asuntos Legales – DAL, de la SDM, con relación a la aprobación para modificar el contrato, se suscribe la adición y prorroga, del que se persuade un posible consentimiento al incumplimiento de obligaciones esenciales del contrato por parte del contratista, prologando un tiempo que pudo controlarse desde el inicio, por lo cual se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que si bien es cierto, la entidad adelantó el procedimiento sancionatorio, el cual mediante Resolución 169 del 24 de diciembre de 2015 exoneró al contratista, aunque el contrato 2014-1491 establece en la CLAUSULA DECIMA QUINTA, la imposición de multas por incumplimiento parcial de las obligaciones contractuales, situación que no se dio en el desarrollo del contrato, toda vez que solo hasta cuando finalizan las obras la SDM, da inicio al proceso, a pesar de los reiterados señalamientos de la Interventoría por los incumplimientos del contratista. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.2.9 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por cuanto el contrato 2014-1491 se termina y liquida sin el acompañamiento del supervisor asignado por parte de la SDM. El contrato 2014-1491, establece en la CLAUSULA NOVENA: SUPERVISION DEL CONTRATO, lo siguiente:

“… LA SECRETARIA, con el fin de verificar el cumplimiento del contrato, la calidad de los bienes a adquirir y el aseguramiento del buen desarrollo de las relaciones entre el CONTRATISTA y LA SECRETARIA, en concordancia con los objetos propuestos, ejercerá los debidos controles de supervisión de un funcionario de la Dirección de Control y Vigilancia designado para el efecto y el comandante de la Estación Metropolitana de Transito…”

(Subrayado fuera de texto)





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Es así, que la entidad notifica10 para ejercer esta función a dos funcionarios de la Dirección de Control y Vigilancia de la SDM y al Comandante Seccional de Tránsito y Transporte, como supervisores del contrato 2014-1491. El acta de inicio del contrato se suscribió el 26 de enero de 2015, con pie de firma por parte del contratista, interventor, el Comandante Seccional de Tránsito y Transporte, junto al representante de la Dirección de Control y Vigilancia de la SDM, como supervisores, en ese mismo orden firman las actas de corte de obra; no obstante, el Acta de Recibo Final que tiene como objetivo recibir a satisfacción las obras contratadas, llama la atención que solamente se encuentra firmada por el contratista, el interventor y el Comandante el designado por la Dirección de Control y Vigilancia de la SDM, para ejercer las funciones de supervisor y no aparece firma por parte del supervisor de la SDM11. Es de resaltar que, en las modificaciones contractuales no se contempla o aclara el consentimiento de las partes en las que el ejercicio de la supervisión y control quede en cabeza de un solo supervisor hasta el final de la ejecución contractual y sería a cargo de la Seccional Policía de Tránsito Bogotá, por tal razón y conforme a las estipulaciones contractuales evaluadas, debían existir dos supervisores, uno por cada entidad, situación que inició correctamente, pero finalizó con irregularidad, por lo cual se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que si bien es cierto la SDM manifiesta que “…el Acta de Liquidación del

contrato se encuentra firmada por el Coronel Manuel Silva Niño, quien para la fecha de suscripción del Acta de Liquidación se encontraba nombrado como funcionario de la Secretaria de Movilidad - Asesor Grado 06 desde el 13 de enero del 2015 al 11 de abril del

2016”, es preciso enfatizar que el contrato 2014-1491 establece en la CLAUSULA NOVENA: SUPERVISION DEL CONTRATO “…supervisión de un funcionario de la

Dirección de Control y Vigilancia designado para el efecto y el comandante de la Estación

Metropolitana de Transito.”, como efectivamente se presentó en gran parte de la ejecución del contrato y que como lo afirma la entidad, finalmente solo culmina su actividad “el Coronel Manuel Silva Niño”

10 Oficio SDM-DAL-4219 de enero 14 de 2015 – oficio SDM-DAL-4215-2015 de enero de 20156 y oficio 5706 de enero 16

de 2015 11 Oficio SDM-DCV-139861-2017 de septiembre 8 de 2017 se informa que solamente el Comandante Seccional de Tránsito y Transporte realizó su función hasta la liquidación del contrato.





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Tampoco se aporta modificación contractual que se relacione con el cambio de obligación y asignación de los supervisores del contrato. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.3. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2015-1324

Cuadro 11 FICHA TÉCNICA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2015-1324

Objeto

“El contratista se obliga para con la Secretaría a contratar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo (reparaciones mayores, intermedias y menores) con suministros de repuestos y mano de obra, para las motocicletas marca HONDA, YAMAHA y SUZUKI de propiedad de la SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD…”

Modalidad de selección Selección abreviada, Subasta Presencial

Contratista Moto Mundial Henry Cortés

Valor final $ 840 millones

Plazo 8 meses

Fecha de suscripción 15 de diciembre de 2015

Fecha acta de inicio 13 de enero de 2016

Fecha de terminación 12 de septiembre de 2016

Adición 1 $ 280 millones - 31de mayo de 2016

Prórroga 1 2 meses - 31 de mayo de 2016 Fuente: Expediente Contractual Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

3.3.1 Hallazgo administrativo porque la Secretaría Distrital de Movilidad no hizo entrega de copias de los documentos de recibido a satisfacción de las motocicletas una vez realizado el mantenimiento mediante contrato No. 2015-1324.

Mediante oficio 2-2017-17725, de agosto 24, radicado de SDM 125257, la Contraloría de Bogotá, D.C., solicitó a la SDM, “Copias en medio óptico de los soportes

de las órdenes de pago números 11247, 11668 y 4163, del contrato 2015-1324”, y aclaró que “Dichos soportes corresponden al documento de recibo a satisfacción de cada

motocicleta al ser entregada una vez realizado el mantenimiento”. La solicitud se refería a la entrega de copias de los soportes de las órdenes de pago números 11247, 11668 y 4163, del contrato de prestación de servicios 2015-1324; órdenes seleccionadas al azar como muestra del debido soporte documental de los pagos. Seguidamente, mediante oficio de respuesta SDM-SSM-132836-17, de agosto 29, la entidad remitió copias de los documentos soporte de pago de las facturas, entre los cuales se encuentran: el certificado de supervisión, el informe de actividades del contratista, una constancia de cumplimiento expedida por el supervisor, la factura





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de venta, un listado de remisiones elaborado por el contratista, que contiene los números de placas de las motocicletas intervenidas, el costo de los repuestos utilizados y el costo de la mano de obra para cada motocicleta; y finalmente las remisiones, elaboradas por el contratista, en las que se detallan los repuestos y su costo, así como el valor de la mano de obra empleada en las reparaciones y/o en los mantenimientos preventivos. Sin embargo, no remitió los documentos que evidencien que estos mantenimientos y/o reparaciones fueron recibidos a satisfacción por parte de la SDM o la Seccional Bogotá de la Dirección de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional. Aunque todos los documentos anexos a las órdenes de pago ya mencionados son pertinentes para soportar los pagos, la Contraloría de Bogotá, D.C., considera que para elaborarlos, el contratista debió contar como mínimo con el documento de recibo a satisfacción del mantenimiento de cada motocicleta, suscrito por el funcionario de la SDM o de la Policía encargado de recibirlo. Sin este soporte no se entiende con qué base el contratista elaboró las remisiones y el informe de actividades, así como el supervisor, su informe, ni la constancia de cumplimiento, documentos todos que constituyen el soporte de las órdenes de pago. Este Organismo de Control, considera que, al no existir los soportes solicitados, el sujeto de control ha faltado a su obligación de conservar debidamente los documentos relacionados con el contrato de prestación de servicios 2015-1324 y que en este caso particular, es el soporte primario de los pagos que se realizaron. De atenerse a la documentación aportada por la Entidad, es un hecho que dichos pagos se efectuaron únicamente con base en documentos elaborados por el propio contratista o suscritos por el supervisor del contrato, a quien con certeza no le fue posible estar presente en cada uno de los mantenimientos ejecutados en el taller del contratista, con el fin de dar fe que ellos fueron hechos a satisfacción. Para esa función deberían utilizarse los documentos solicitados, es decir, constancias de recibido a satisfacción del mantenimiento de cada motocicleta, con la firma de la persona que recibió el vehículo en cada caso. Son estos documentos los que la SDM, no remitió a este Ente de Control y que, a pesar de haberse solicitado desde el mes de agosto, a la fecha de elaboración del presente informe no fueron entregados por el sujeto de control, por tanto se entiende que no han sido conservados de acuerdo con la normatividad vigente, particularmente la Ley 594 del 2000 o Ley General de Archivos, el Decreto 2609 de 2012 y el Programa de Gestión Documental de la SDM. En razón a los argumentos señalados se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria, por la no entrega de copias de los documentos de recibido a satisfacción de cada motocicleta una vez realizado el mantenimiento,





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lo cual impidió a la Contraloría de Bogotá, D.C., realizar las verificaciones apropiadas para comprobar el desarrollo del contrato de prestación de servicios 2015-1324. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la Entidad ratifica que durante la ejecución del contrato no se elaboró un documento de recibido a satisfacción por cada mantenimiento realizado. Por esta razón los documentos soportes de las órdenes de pago son todos elaborados por el contratista o por el supervisor, a quien con certeza no le fue posible estar presente en cada uno de los mantenimientos ejecutados en el taller del contratista, con el fin de dar fe que ellos fueron hechos a satisfacción. De manera que en la práctica los pagos fueron efectuados con base en los reportes del contratista y la buena fe de este asumida por el supervisor del contrato. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se aceptan parcialmente los argumentos de la entidad y se retira la presunta incidencia disciplinaria, configurándose como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.3.2 Hallazgo administrativo porque la SDM, no allegó el Informe final de supervisión del contrato de prestación de servicios No. 2015-1324, lo cual configura incumplimiento del Manual de Supervisión e Interventoría de la Secretaría.

El numeral 8.2 del Manual de Supervisión e Interventoría, que relaciona las funciones administrativas del interventor/supervisor, establece en la función número 6, elaborar y suscribir, entre otros, el “Informe final de ejecución del contrato, elaborado

y suscrito por el supervisor / interventor del contrato”. Así mismo, la función número 12 establece que “Todos los contratos, excepto los contratos de prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión, deben tener un informe final de interventoría”. En la pregunta número cuatro del oficio de solicitud de información No. 2-2017-17725 de agosto 24 de 2017, con radicado SDM: 125257, este Organismo de Control, solicitó “Copia en medio óptico del informe final de supervisión del contrato 2015-

1324”. La Entidad, mediante oficio SDM-SSM-132836-17, de agosto 29, informó:

“Una vez revisado el expediente contractual que reposa en la Dirección de asuntos Legales, no se encuentra aportado informe final.





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La información suministrada se encuentra acorde con la información que reposa en el archivo de la Dirección de Asuntos Legales y en el Sistema Básico de Contratación, de acuerdo con la información reportada a esta dependencia por parte

del o los supervisores”. La respuesta de la SDM, evidencia claramente que el informe final de supervisión no se encuentra aportado en el expediente del contrato, lo cual implica un incumplimiento del Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad, particularmente referido al numeral 8.2, adoptado mediante Resolución No. 725 del 27 de octubre de 2015. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad confirma lo indicado por la Contraloría de Bogotá, toda vez que es claro que se incumplió el Manual de Supervisión e Interventoría de la SDM, adoptado mediante Resolución No. 725 del 27 de octubre de 2015, particularmente en lo relacionado con las funciones administrativas del supervisor. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.3.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la omisión en la realización de las revisiones tecno-mecánicas de las motocicletas de la SDM, en el término ordenado por el Decreto Ley 019 de 2012.

Mediante oficio SDM-SSM-132836-17 de agosto 29, en respuesta al numeral 5, referente a la solicitud de explicar las razones por las cuales no se realizó dentro del término legal, la primera revisión tecno-mecánica a las 524 motocicletas relacionadas en el numeral 6, del oficio SDM-DCV-72253-2017, de mayo 17, la SDM, indicó que para 424 de dichos vehículos “Se adelantó la búsqueda en las hojas

de vida que tiene cada automotor, observando que no se realizó el respectivo trámite para la fecha de obtención y se desconocen los motivos por los cuales no se dio trámite a dicho

certificado”. Las motocicletas a que se refiere esta respuesta corresponden a 162 unidades modelo 2009, 237 modelo 2010 y 25 modelo 2013. Con relación a las otras 100 motocicletas incluidas en la respuesta, la razón manifestada por la SDM, indica que “Para la fecha que el automotor requería el

certificado no se contaba con el presupuesto requerido para realizar el alistamiento en la

parte preventiva y correctiva para obtener dicho certificado”. Estas motocicletas





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corresponden al modelo 2014, cuya primera revisión tecno-mecánica debía efectuarse en el año 2016. La respuesta del sujeto de control confirma que las revisiones tecno-mecánicas, no se efectuaron en el término establecido y por tanto, se configuró una falta al artículo 202 del Decreto Ley 019 de 2012, el cual establece que “Los vehículos nuevos de

servicio público, así como motocicletas y similares, se someterán a la primera revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes al cumplir dos (2) años contados a partir

de su fecha de matrícula”. Las razones aludidas por la SDM, para no realizar la revisión tecno-mecánica en el término establecido a las motocicletas de modelo 2014, no están contempladas como excepción en la Ley y ésta debe ser acatada cualquiera que sea la situación presupuestal o de planeación de la Entidad. De otra parte, en la respuesta número 8 del oficio citado, referente a 152 motocicletas para las cuales la Contraloría de Bogotá,D.C., encontró que no se les realizó la segunda revisión tecno-mecánica dentro del término legal, la SDM, confirmó: “Observando los antecedentes que se encuentran en la hoja de vida de cada

automotor no se observa la trazabilidad o el motivo por el cual no se obtuvo el certificado

para la fecha que se requería”. Desde el punto de vista de las normas de tránsito, el hecho de que cierto número de motocicletas operadas por la Policía, no cuente con la correspondiente revisión técnico-mecánica, ocasionaría que se reduzca considerablemente la disponibilidad de dichos vehículos y por ende, se verían afectados los operativos planeados o la atención a incidentes que a diario realiza la Policía de Tránsito. Por lo anteriormente expuesto se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria por omisión de la realización de las revisiones tecno-mecánicas de las motocicletas de la SDM, dentro del término ordenado por la Ley y por deficiente control y seguimiento del mantenimiento preventivo de dichos vehículos. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que se confirma que las revisiones tecno-mecánicas no se efectuaron en el término establecido y, por tanto, se configuró una falta al artículo 202 del Decreto Ley 019 de 2012, antes mencionado. De otro lado, la respuesta no presenta





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explicación al hecho que a 152 motocicletas no se les realizó la segunda revisión tecno-mecánica dentro del término legal. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.3.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por deficiente control y seguimiento de los costos generados por la operación de las motocicletas de la SDM.

Mediante oficio SDM-SSM-132836-17, de agosto 29, en el numeral 6, la entidad informó que de las 464 motocicletas incluidas en la pregunta, se conocen los valores pagados por la revisión tecno-mecánica de 176 de ellas. De las 288 restantes, no se tienen los datos ni los soportes para determinar lo pagado por la revisión: “… se

entrega hoja de cálculo en la cual se relaciona la ´Respuesta 6´ de la cual podemos mencionar que del total de motos señaladas (464), 176 reportan el valor de la revisión y

288 luego de revisada la carpeta y los documentos no se encuentra el soporte de pago”. Lo anterior se constituye en una grave deficiencia de gestión, por cuanto la SDM, no posee en sus archivos los soportes de pago de las revisiones tecno-mecánicas de las motocicletas que hacen parte de su parque automotor, lo cual, a su vez, evidencia que la entidad no dispone de los datos que le permitirían conocer los costos reales del mantenimiento preventivo; esta situación impidió al equipo auditor, realizar apropiadamente su función de control fiscal, al no conocer los valores pagados por concepto de revisión tecno-mecánica de todos los vehículos entregados a la Policía de Tránsito. En efecto, es de resaltar la ausencia de documentos relevantes para la ejecución contractual en el archivo de la SDM y a su vez, el incumplimiento de las disposiciones legales de archivo, Decreto Ley 0019 de 2012 o Ley General de Archivos, el Decreto 2609 de 2012 y el Programa de Gestión Documental de la Secretaría. En razón a los argumentos señalados se configura una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria, por la no entrega de los datos y/o documentos de soporte del pago de la revisión tecno-mecánica de cada motocicleta, lo cual le impidió a la Contraloría de Bogotá, D.C., realizar las verificaciones apropiadas para comprobar el desarrollo del contrato de prestación de servicios 2015-1324 y otros contratos de mantenimiento.





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Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que conduce a una contradicción con lo informado mediante oficio SDM-SSM-132836-17, de agosto 29 de 2017, numeral 6, en relación a que de las 464 motocicletas incluidas en la pregunta, se conocen los valores pagados por la revisión tecno-mecánica de 176 de ellas; de las 288 restantes, no se tienen los datos ni los soportes para determinar lo pagado por la revisión: “… se entrega hoja de cálculo

en la cual se relaciona la ´Respuesta 6´ de la cual podemos mencionar que del total de motos señaladas (464), 176 reportan el valor de la revisión y 288 luego de revisada la carpeta y los documentos no se encuentra el soporte de pago”.

De otra parte, la conclusión relativa a que las revisiones tecno-mecánicas fueron supuestamente pagadas por los policiales que operaban las motocicletas, confirma el deficiente control y seguimiento de los costos generados por la operación de las motocicletas de la SDM. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.4 CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 2016-9

Cuadro 12 FICHA TÉCNICA CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COOPERACIÓN N° 2016-9

Objeto:

La Secretaría Distrital de Movilidad y la Policía Nacional Metropolitana de Bogotá, aúnan esfuerzos para coordinar y cooperar mutuamente para ejercer el control y regulación de tránsito y el Transporte en el Distrito Capital, a través del cuerpo especializado de tránsito de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, propendiendo por la seguridad vial y en general por el fortalecimiento de las condiciones de movilidad del Distrito.

Contratista: POLICIA NACIONAL

Fecha de suscripción: 11 de febrero de 2016

Valor inicial: $ 6.400 millones

Valor adición: $1.600 millones

Plazo de ejecución inicial: 9 meses

Fecha de inicio: 11 de febrero de 2016

Fecha de terminación: 23 de Diciembre de 2016. Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

La SDM, con el fin de dar continuidad al proyecto de inversión 6219 “Apoyo

Institucional en convenio con la Policía Nacional” y con fundamento en el Acuerdo Distrital 257 de 2006, que dispuso la creación de la Secretaría Distrital de Movilidad





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y asignó la labor de control y regulación de tránsito y transporte en la ciudad, ha suscrito Convenios Interadministrativos de Cooperación similares al mencionado; identificados como: 011 de 2007, 032 de 2008, 611 de 2009, 971 de 2011,1032 de 2012, 1586 de 2013, 008 de 2015, sobre los cuales la Contraloría de Bogotá D.C., reseñó en sus informes de Auditoría Modalidad Regular, PAD 2014 y 2016. En la vigencia 2016, suscribió el convenio 09, objeto de estudio en esta auditoría. 3.4.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, al encontrarse en el Convenio Interadministrativo de Cooperación 2016-9, clausulas confusas y con falta de precisión en el componente económico, que no permiten identificar, si regulan todo el proyecto 6219 o si regula una parte del mismo. El estudio previo tiene como fecha de elaboración febrero de 2016, en éste se contemplan las especificaciones del servicio, según virtud del manual de seguimiento y procedimientos; plazo de ejecución, lugar y domicilio contractual, obligaciones a cargo de las dos entidades, aportes del convenio, formas de entrega de aportes, supervisión, comité técnico de coordinación, indemnidad, análisis que soportan los aportes del convenio, número de profesionales de Policía, tipificación, estimación y asignación de los riesgos. Todas las condiciones antes mencionadas se estipularon en el convenio. Dentro de las obligaciones pactadas a cargo de la Policía Nacional- Seccional de Tránsito y Transporte, establecidas en su cláusula segunda se estipuló:

“12. presentar a la Secretaría las justificaciones y correspondientes fichas técnicas para la adquisición de los bienes fungibles y no fungibles (motos, vehículos, paneles, equipos tecnológicos, entre otros) establecidos en el plan de compras para la vigencia correspondiente, que se requieran adquirir por parte de la Secretaría, para el cabal cumplimiento del objeto y de las obligaciones contraídas en el convenio, con un término no inferior a cuatro (04) meses, antes del vencimiento del contrato a través de la cual se esté suministrando el bien. Los bienes no fungibles serán de propiedad de la Secretaría Distrital de Movilidad y serán incluidos en el contrato de comodato 20131964 y los demás que se suscriban entre la Secretaría de Movilidad (SDM) y la Policía Nacional. 13. Presentar a la SDM las justificaciones y correspondientes fichas técnicas para la adquisición de los servicios establecidos en el plan de compras para la vigencia correspondiente, que se requieren adquirir por parte de la Secretaría para el cabal cumplimiento del objeto y de las obligaciones contraídas en el convenio; con un término no inferior a cuatro (04) meses antes del vencimiento del

contrato mediante el cual se presta el servicio.” (Negrilla fuera del texto) De igual manera la cláusula octava, Supervisión indica: “(…) la supervisión se ejercerá

de conformidad con las condiciones y facultades establecidas en la ley y en los estudios previos del presente convenio. Por su parte, La Policía ejercerá la supervisión de este convenio a

través del subcomandante de la Policía Metropolitana de Bogotá (…).” (Negrilla fuera del texto) Así mismo, en el numeral 2.8 de los estudios previos, literal a), entre las funciones del apoyo del área administrativa se regula: “Coordinar, diligenciar y tramitar con las





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dependencias competentes de la SDM los procesos requeridos para la realización de los estudios previos, que conduzcan a la selección objetiva y por la Dirección de Asuntos Legales, la celebración de los diferentes contratos y/o convenios referidos al componente operativo de apoyo para la

ejecución del objeto contractual.” (Negrilla fuera del texto). En cuanto a los aportes, en las cláusulas, cuarta y sexta del Convenio, se acordó un primer aporte en dinero a cargo de la SDM, por cuantía de $ 6.400 millones, y un segundo a través de la adición por $1.600 millones, para un total de $8.000 millones y por parte de la Policía Nacional, la disposición del recurso humano y demás bienes y servicios necesarios para la ejecución del mismo, como se discrimina en el cuadro 13:

Cuadro 13

PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN DEL APORTE En millones

Destinación Valor % Transferencia

Contrato. Aporte para Bienestar 3.200

50 Fondo Rotatorio de la

Policía Adición. Aporte para Bienestar 800

Total Bienestar 4.000

Contrato. Bienes y Servicio 3.200

50 Tesorería de la Policía

Metropolitana de Bogotá Adición. Bienes y Servicio 800

Total Bienes y Servicios 4.000

Total Convenio 8.000 100 Fuente: Clausula sexta Entrega de Aportes Elaboró. Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Teniendo en cuenta las clausulas mencionadas, algunas de las obligaciones allí pactadas por las entidades, contemplan acciones que responden a un Plan de Compras y fichas técnicas que debía aportar previamente la Policía Nacional y justifican la adquisición de bienes y servicios, donde la SDM, actúa como ejecutora del gasto. Mediante oficios 2-2017-17705, de agosto 24 y alcance 2-2017-17876 de agosto 25, con radicado SDM: 126056; se solicitó a la Secretaría: (i) allegar el plan de compras presentado y/o definido para el convenio 2016-9 y el plan ejecutado, (ii) las fichas técnicas para la adquisición de bienes que se presentaron durante la ejecución del convenio. La SDM, mediante oficio SDM-DCV-135030-17 de agosto 31, no allega el plan de compras y solicita prorroga de entrega: “Respecto al plan de compras de la Policía

Metropolitana de Bogotá, una vez revisados los archivos de la seccional y la Secretaría, no se ubicaron, es por ello que se procedió a realizar la solicitud formal a la seccional de Tránsito y Transporte con radicados SDM-DCV-134836-2017”.





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Las fichas técnicas fueron aportadas por la SDM, no obstante, los bienes justificados y relacionados, corresponden a los bienes y servicios, en el marco del proyecto 6219, pero que no hacen parte del rubro del convenio. Algo semejante ocurre con la lectura de los textos aprobados de modificaciones contractuales, como: Modificatorios No. 1, Modificatorio No. 2- Prórroga 1, y Modificatorio

No. 3- Adición y Prórroga 2, veamos: El Modificatorio No. 1, suscrito el 05 de octubre de 2016, adiciona a la cláusula segunda el literal A, obligaciones de la Policía Nacional, dos obligaciones: la 21 y la 22 y un parágrafo que expresa: “los bienes que se refieren los numerales 12 y 13 de la

presente cláusula corresponden a aquellos adquiridos por la Secretaría de Movilidad, con cargo a los recursos provenientes del proyecto de inversión N° 6219 “ Apoyo Institucional con la Policía

Nacional” (Negrilla fuera del texto).

El modificatorio No. 2- Prórroga 1, suscrito el 30 de noviembre de 2016, en su justificación se menciona que se encuentran sin ejecutar $ 635.7 millones, por lo que se considera necesario prorrogar el convenio interadministrativo 2016-9, a partir del 1° y hasta el 23 de diciembre de 2016, a efectos de ejecutar dichos recursos. Como se mencionó anteriormente, la SDM, solicitó prórroga para aportar el plan de compras; mediante oficio SDM-DCV—143112-2017 del 14 de septiembre, la Secretaría entregó el referido plan en formato Excel, realizado por la Policía Metropolitana de Bogotá y a su vez acompañado de los soportes de su ejecución, que corresponden a contratos celebrados entre la Policía Nacional y proveedores de bienes y servicios, todos en conjuntos representan la suma de $3.200 millones, valor que correspondía a la designación de bienes y servicios antes de la adición. En la revisión de los soportes y relación Excel que no existen fichas técnicas ya que el ejecutor es la Policía. En ese contexto, hace que surjan incongruencias en las respuestas emitidas por la SDM y en la interpretación sobre la redacción del contrato, razón por la cual se realiza Acta de Visita de Control Fiscal el día 18 de septiembre de 2017, en la cual se concluye que el proyecto contempla dos componentes para su ejecución:

“El primero, es el Convenio Interadministrativo por $ 8.000 millones, del que derivan dos (2) subcomponentes, la destinación transferida al Fondo Rotatorio de la Policía Nacional-FORPO y la destinación para la Policía Metropolitana de Bogotá; éste último tiene un plan de compras proyectado por la Policía Nacional, no tiene fichas técnicas y la contratación de las adquisiciones la ejecuta la Policía Nacional. El segundo componente es denominado Remanente, que responde a las necesidades demandadas por la Policía Nacional justificadas en las fichas técnicas, como por ejemplo: dotación, elementos de criminalística, combustibles, tecnología, vehículos, entre otros. Para este segundo componentes se tiene en cuenta es el Plan Anual de Adquisiciones, justificado. En este segundo componente la contratación la ejecuta la SDM”.





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De lo anterior, se infiere que el convenio contiene obligaciones “de hacer” a cargo de la SDM, que corresponden al componente Remanente y otras obligaciones propias de las actividades que se derivan del aporte y valor del convenio, es decir, los $ 8.000 millones, sin que en todo el texto se aclare el valor real del proyecto y los aportes del convenio (artículo 31 de la ley 62 de 1993), razón por la cual, en las respuestas de los oficios a este Ente de Control, la Secretaria trae en mención lo pactado en el convenio, como el instrumento regulador de todo el proyecto y crea confusión en la interpretación de su lectura. Otro punto de redacción similar sucede sobre el plan de compras. Como ya se mencionó, éste aparece como documento primordial dentro de los actos pactados en el Convenio, no obstante, de los expedientes contractuales que allega la Secretaria, no se evidencia un oficio emitido por la Policía con fecha anterior a la suscripción del convenio, esto es, 11 de febrero de 2016, que permita visualizar una programación o un análisis financiero previo a la firma del convenio y este a su vez analizado por la SDM, que justifique el valor a transferir a la Policía Nacional.12; contrario en el desarrollo de la visita fiscal del 18 de septiembre de 2017, la SDM, manifestó: “(i) cuando la cláusula se refiere al plan de compras, en realidad es el plan de

adquisición anual, antiguamente el plan de adquisición se le llamaba plan de compras, indistintamente al nombre gramatical, la confusión actual existe en la definición del plan de compras (ii) las compras adicionales como dotación, lo chalecos insumos para criminalística, se definen desde agosto; la policía trae una lista de necesidades, cantidades y valores. La SDM revisa y planea, modifica los ítems que no aceptan porque ya se compraron o no son necesarios”.

De igual forma, en el expediente contractual reposan actas del Comité Técnico de Verificación del convenio 2016-9, en donde se observa el desarrollo de la contratación correspondiente a las fichas técnicas emitidas por la Policía Nacional y otros asuntos en desarrollo, relacionados al Plan Anual de Adquisiciones- PAA, lo que indica que estos actos hacen parte del componente remanente del proyecto.13 Complementario a lo anterior, el manual de contratación de la SDM, Resolución 595 de 2015, expresa:

“1.5 PRINCIPIOS… Responsabilidad: Consiste en la obligación de los servidores públicos en la Entidad para dar cumplimiento a los fines de la contratación, así como la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado. Los servidores públicos deben cumplir con los fines de la contratación y velar por su correcto y oportuno cumplimiento de los principios o se pueden ver abocados en investigaciones de tipo

12 Oficio SDM-DVC-149896 2017. a. ¿Cuál es el análisis realizado por la SDM y la Policía Nacional para determinar la

inversión de los componentes financieros, establecidos en el plan de compras? Respuesta: con fundamento en la información “PLAN DE COMPRAS Y/O NECESIDAD 2016” entregado por la SECCIONAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE BOGOTÁ D.C., y conforme a las necesidades identificadas por la misma se realiza la verificación de la distribución de los recursos por parte de la SDM. Conforme a la misma y salvo modificaciones que se realicen por necesidades del servicio y de la institución. 13 Actas, Comité Técnico de Verificación Convenio 2016-9, código PA01-PRO01 versión 0.1 SIG-SDM, folio 129, 123, 148,

173, 123 y 195.





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disciplinario, penal y fiscal a todos los que intervienen en la actividad contractual para asumir las consecuencias de un eventual incumplimiento de las obligaciones a su cargo.

Las entidades y los servidores públicos responden por haber elaborado los documentos precontractuales y contractuales de forma incompleta, ambigua o confusa que conduzca a interpretaciones de carácter subjetivo. Los servidores públicos que intervengan en la planeación, trámite, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, están obligados a proteger los derechos de terceras personas que puedan verse afectadas con el mismo (…) (…) 3.4.4.1.2 Convenio Interadministrativos. Un convenio Interadministrativo es un acuerdo entre entidades públicas, para la ejecución de un contrato, sin acudir a la subcontratación. La Secretaría Distrital de Movilidad, puede asociarse, con el fin de cooperar en el cumplimiento de las funciones administrativas siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad que va a ejecutar el contrato. A ellos se determina con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, coordinación y todos

aquellos aspectos que se consideren pertinentes (…)”. Si bien, las entidades públicas cuentan con un instrumento jurídico, como es el convenio interadministrativo a la luz de ley 489 de 1998, en razón al principio de coordinación, para facilitar el ejercicio de las funciones y misionalidad, el mismo no se aleja de las demás disposiciones del ordenamiento jurídico colombiano, en especial de los principios de la administración pública14, es por ello que la elaboración de documentos a cargo de la administración deben procurar ser lo menos confusos que conduzcan a interpretaciones de carácter subjetivo, esto es bajo el principio de responsabilidad. De igual modo, a través de convenio interadministrativo, se visualiza el consenso entre las entidades públicas y es generador de obligaciones entre las partes que lo suscriben,15 por ende el documento bajo el principio de seguridad jurídica, debe guardar coherencia de las disposiciones, que permita garantizar le ejecución de las actividades sin ninguna duda, para que estas garanticen la gestión eficaz de los intereses públicos. Teniendo en cuenta lo anterior y los actos mencionados, se conlleva a formular una observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274,

14 Ley 489 de 1998, Artículo 3º.- Principios de la función administrativa. La función administrativa se desarrollará conforme a

los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen. 15 Sentencia T-442 de 2014 M.P. Gabriel Eduardo Mendoza Martelo, página 47





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no se aceptan los argumentos planteados por la entidad, toda vez que el argumento otorgado en la respuesta no justifica o desvirtúa la confusión del texto inicial del Convenio, pese a la celebración del otro sí, el 05 de octubre de 2016; teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Como se indicó, los convenios interadministrativos de cooperación son generadores de obligaciones y regulan una serie de fenómenos económicos y administrativos que surgen en el desarrollo de las actividades propias de la administración pública, en especial aquellas en el ejercicio que obedece al cumplimiento del principio de coordinación. Es por lo anterior que el texto del convenio denota debilidad al dejar implícito las dos fuentes de recursos que hace parte del proyecto 6219 “Apoyo Institucional en convenio con la Policía Nacional”, pues la claridad del contenido de un texto contractual debe permitir su interpretación ante cualquier asociado; toda vez que, la administración en cumplimiento de los principios de la función administrativa, debe redactar textos que a futuro no lleve consecuencias jurídicas a error, o incertidumbre en algunos apartes de su contenido. Sí el texto del convenio fuese claro, durante la ejecución de la auditoría, la misma entidad había logrado responder las preguntas simples16, sin que se presentaran discrepancias entre el contenido del negocio jurídico del convenio y la verdadera ejecución que correspondía a todo proyecto, tanto que se tuvo que recurrir a la visita de control fiscal para corroborar la interpretación del convenio, como en el caso de las fichas técnicas mencionadas en párrafos anteriores. Es de anotar que la ratio de la observación, no se argumenta bajo la claridad de la destinación del recurso, sino en la confusión el texto del convenio. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1220

Cuadro 14

FICHA TÉCNICA CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1220

Objeto:

“Contratar la adquisición de bicicletas completas y funcionales con accesorios según ficha técnica, para fomentar el uso de la misma y adelantar campañas de seguridad vial en ciclo rutas y bici carriles.”.

16Oficio DCV-135030-17 de agosto 31 de 2017, la SDM menciona que solicitará el plan de compras a la Policía Nacional,

interpretó el mismo plan de compras al requerido en el oficio, y no al plan de compras de la SDM





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Contratista: Filadelfo Camacho Bermúdez

Fecha de suscripción: 04 de enero de 2017

Valor inicial: $41, 6 millones


Fecha de inicio: 04 de enero de 2017

Fecha de terminación: 03 de marzo de 2017 Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

En desarrollo de la Auditoria de Desempeño, se procedió a realizar la evaluación respectiva de las etapas precontractual y contractual, de acuerdo con la información suministrada por la entidad en las carpetas del contrato. El contrato obedece a la compra de 18 bicicletas tipo montaña con accesorios por parte de la SDM, con destino a la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Metropolitana de Bogotá; su modalidad de contratación a través de proceso de mínima cuantía. En aras de verificar el cumplimiento del contrato y su fin estatal, el día 29 de agosto de 2017, se realiza una visita fiscal a la Policía Nacional, Seccional de Tránsito y Transporte, bajo criterios de evaluación como: estado de las bicicletas, cumplimento de las condiciones pactadas, uso para adelantar campañas de seguridad vial en bici carriles y ciclo rutas, en especial en la avenida Boyacá, la carrera Séptima, la carrera 3 y la calle 26, divididos en dos turnos, uno de noche y otro en el día. 3.6 CONTRATOS DE COMPRAVENTA No. 2016-1228, 2016-1229 y 2016-1230

Cuadro 15 FICHA TÉCNICA CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1228

Objeto: “Adquisición de vehículos para la Secretaria Distrital de movilidad destinados para el uso de la seccional de tránsito y transporte de Bogotá DC”

Contratista: AUTOMAYOR S.A.

Fecha de suscripción: 07 Diciembre de 2016

Valor inicial: $161,3 millones

Plazo de ejecución inicial: 62 Días

Fecha de inicio: 07 Diciembre de 2016

Fecha de terminación: 09 Febrero de 2017 Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Cuadro 16







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Cuadro 17









En ejecución de la presente Auditoria, se incluyó la evaluación a los contratos de compraventa Nos. 2016-1228, 2016-1229 y 2016-1230, de los cuales se procedió a realizar la evaluación respectiva de las etapas precontractual, contractual y post-contractual, de acuerdo con la información suministrada por la entidad en los expedientes contractuales. Los contratos evaluados corresponden a la necesidad de adquirir 6 vehículos por parte de la SDM, con destino a la Policía, así: 3 Vehículos Sedan Chevrolet Sail LS, con destino a la Oficina de Criminalística de la Policía Metropolitana de Tránsito y Transporte de Bogotá; 2 Camionetas Chevrolet Tracker 1.6, con destino al Comando de la Policía de Tránsito y una Camioneta NKR de estacas, para el traslado de cualquier tipo de elemento que requiera la Policía de Tránsito y Transporte de Bogotá. Su proceso de selección se surtió por modalidad de contratación directa. Se evaluó que la entidad cumpliera con los protocolos y las obligaciones que se encontraban el contrato y el Acuerdo Marco de Precios. El 12 de septiembre de 2017, se realizó Visita de Control a la Seccional de Tránsito y Transporte, para verificar el estado de los vehículos y sus respectivos accesorios adquiridos, que cumplieran con las condiciones pactadas en el contrato; y que los vehículos se estuvieran usando para el fin para el cual fueron adquiridas.





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3.7 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1240


Objeto: “Adquisición de 2 Kits de Estaciones Totales Topográficas a ser entregadas al grupo de criminalística de la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá D.C.”

Contratista: UNIÓN TEMPORAL EQUIPOS TOPOGRÁFICOS GG-2016 JR


Valor inicial: $248 millones0

Plazo de ejecución: 2 meses

Fecha de inicio: 04 de Enero de 2017

Fecha Prórroga: 03 de marzo de 2017

Fecha de terminación: 03 de Abril de 2017 Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

En desarrollo de la Auditoria de Desempeño, se procedió a realizar la evaluación respectiva de las etapas precontractual, contractual y post-contractual, de acuerdo con la información suministrada por la entidad en los expedientes contractuales. El contrato corresponde a la necesidad de adquirir 2 Unidades Topográficas Totales por parte de la SDM, con destino a la Oficina de Criminalística de la Policía Metropolitana de Bogotá, Seccional de Tránsito y Transporte y se realizó mediante subasta inversa electrónica. Se revisó que la entidad cumpliera con los protocolos y las obligaciones que se encontraban el contrato. Mediante Oficio 2-2017-18999, de septiembre 11, se solicitó información acerca del desarrollo de la Subasta Electrónica y la aclaración de: las cantidades y presupuestos utilizados en el estudio de mercado; así mismo, adjuntar las propuestas económicas de los proponentes habilitados, puesto que en el expediente solo se encontró la del ganador de la subasta y se requirió el informe de CERTICAMARAS y el recibo a satisfacción por parte de la Policía de las Unidades Topográficas. La entidad mediante oficio SDM-SSM-144533-17, de septiembre 14, dio respuesta al equipo auditor adjuntando la información requerida, solucionando las inquietudes que se habían generado en el análisis del contrato. A través de la Visita de Control Fiscal, realizada el 12 de septiembre de 2017, a la Seccional de Tránsito y Transporte, se verificó el estado de las Unidades Topográficas y sus Accesorios, que cumplieran con las condiciones pactadas en el contrato y el fin para el cual fueron adquiridas, permitiendo realizar los análisis técnicos cuando se presenten accidentes de tránsito.





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3.8 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1280


Objeto: “Adquisición de radares de velocidad para la secretaria distrital de movilidad destinados para el uso de la seccional de tránsito y transporte de Bogotá.”

Contratista: Saravia Bravo sociedad por Acciones Simplificada

Fecha de suscripción: 26 de diciembre de 2014



Fecha de inicio: 16 de enero de 2017

Fecha de terminación: 15 De mayo de 2017 Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Se procedió a realizar la evaluación respectiva de las etapas precontractual, contractual, de acuerdo con la información suministrada por la entidad en los expedientes contractuales. Este contrato tiene como objeto, la compra de 13 radares de control de velocidad por parte de la SDM, con destino a la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Metropolitana de Bogotá y se realizó mediante Subasta Inversa Electrónica. El 23 de agosto de 2017, se realizó Visita de Control Fiscal a los funcionarios de la SDM, con el fin de conocer algunos aspectos relevantes concernientes al inventario de radares con el que cuenta la Policía de Tránsito y la forma en la que fue escogida la Ficha Técnica de estos elementos. Para ampliar la respuesta dada por la entidad en la Visita, se solicitó mediante oficio 2-2017-19593, del 23 de agosto, el complemento de la información referente a la Ficha Técnica y a los contratos anteriores con los cuales fueron adquiridos radares de velocidad por parte de la SDM. La Entidad mediante oficio SDM-SSM-130819-17, de agosto, respondió: “(…) en el

año 2007 se suscribió el contrato 097” con el cual se adquirieron 3 radares de velocidad, adicionalmente que “La Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá, identificó la necesidad para adquirir radares de velocidad, la sustentó a través del requerimiento SDM-116664-16 y lo reitera mediante el oficio S-2017-211989/SETRA-SOAPO-1.10.”. Con oficio SDM-SSM-133460-17, de agosto 30, dio un primer alcance a la respuesta donde informa que las características específicas de los radares fueron seleccionadas “Debido a la necesidad de renovar la tecnología” y en el oficio SDM-SSM-142315-17, de septiembre 12, dio respuesta a lo solicitado por el equipo auditor mediante un cuadro explicativo de cada característica técnica del radar solicitado y la razón por la cual era necesario su inclusión.





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Se revisó que la entidad cumpliera con los protocolos y las obligaciones que se encontraban en el contrato. Se realizó visita fiscal el 29 de agosto a la Seccional de Tránsito y Transporte, para verificar el estado de los radares y sus accesorios, el funcionamiento de los mismos, que cumplieran con las condiciones pactadas en el contrato y que se estuvieran usando para el fin para el cual fueron adquiridas. 3.9 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1290

Cuadro 20

FICHA TECNICA CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1290

Objeto: “Adquisición de motocicletas para la Secretaria Distrital De Movilidad destinadas para el uso de la Seccional De Tránsito Y Transporte De Bogotá D.C”

Contratista: SUZUKI


Valor inicial: $3.552,6 millones

Plazo de ejecución: 3 meses


Fecha de terminación: 28 de marzo de 2017 Fuente: Expediente Contractual SDM Elaboró: Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Se realizó la evaluación respectiva de las etapas precontractual, contractual y post-contractual, de acuerdo con la información suministrada por la entidad en los expedientes contractuales. El contrato responde a la necesidad de comprar 155 motocicletas marca Suzuki distribuidas de la siguiente manera: (i) 150 motos con accesorios con destino al Comando de la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional y (ii) 5 Motos con accesorios para la Oficina de Criminalística de la Policía Metropolitana de Tránsito y Transporte. Su modalidad de contratación se ejecutó mediante contratación directa a través de Colombia Compra Eficiente. Se examinó que la entidad cumpliera con los protocolos y las obligaciones que se encontraban el Contrato y en el Acuerdo Marco de Precios. El 12 de septiembre de 2017, se realizó visita a la Seccional de Tránsito y Transporte y se verificó el estado de las motocicletas y sus accesorios contratados y que cumplieran con las condiciones pactadas en el contrato, además que se estuvieran usando para el fin para el cual fueron adquiridas. 3.10 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2016-1259

Cuadro 21





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FICHA TÉCNICA CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2016-1259

Tipo de adjudicación Proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica SDM-PSA-SIE-083-2016


Objeto

Mantenimiento preventivo y correctivo, ajustes menores, suministro de insumos y repuestos para los opacímetros y analizadores de gases de la SDM e instalar y mantener actualizado el software de aplicación para la ejecución de pruebas de emisión de gases a las fuentes móviles.

Contratista SOLUCIONES MECANICAS GLOBALES S.A. – SOLUMEK S.A.

Valor del contrato $200 millones

Plazo del contrato 4 meses y/o hasta agotar recursos.

Fecha inicio (acta de inicio): 16 de enero de 2017 Fuente. Expedientes contractuales - SDM Elaboró. Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Las actividades desarrolladas con este contrato se efectúan de acuerdo al Convenio Interadministrativo Marco de Cooperación 2013-1849, celebrado el 21 de octubre de 2013, entre la SDM, la Secretaría Distrital de Ambiente y Transmilenio S.A.; con un término de ejecución de cuatro años. Este contrato busca el logro de 2 de los fines del proyecto 6219: Adquisición de

elementos tecnológicos y de comunicaciones, y Capacitación del personal de la Policía de

Tránsito de la Policía Nacional. Adicionalmente, el objeto del contrato se encuentra justificado con el objetivo específico No. 7, del referido proyecto que busca “Minimizar

efectos contaminantes por la emisión de gases que afectan el medio ambiente controlando sus fuentes móviles”. Mediante oficio SDM-DCV-147269-17, de septiembre 18, la entidad remitió documentos soportes del cumplimiento de las obligaciones específicas del contratista; como son: cronograma de actividades, protocolo de trabajo, oficios de comunicación y de designación del coordinador del contratista, certificados de calibración, certificados de capacitación de miembros de la seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Nacional, informe final con recomendaciones e informe técnico de validación del software instalado con el grupo de Fuentes Móviles de la Secretaría Distrital de Ambiente. 3.10.1 Hallazgo administrativo porque el Cronograma de Gestión de Mantenimiento de equipos, contemplado como obligación específica del contrato 2016-1259, presenta serias deficiencias en las fechas de: Evaluación y diagnóstico, Instalación Licencias y Mantenimiento 1; y no identifica los equipos de medición de control ambiental, toda vez que se presenta únicamente con la identificación de las placas





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de los vehículos que utiliza la Policía Nacional para cumplir con sus respectivas tareas de control. El cronograma de actividades elaborado por la firma contratista y recibido mediante oficio de respuesta SDM-DCV-147269-17, de septiembre 18, presenta graves deficiencias, ya que propone programación de evaluación, diagnóstico y primer mantenimiento para ejecutar incluso en la vigencia 2031, lo cual no tiene ninguna consistencia técnica y adicionalmente, erróneamente incluye el vehículo Van marca IVECO modelo 2007, de placas OBG577, el cual fue dado de baja del servicio a través de la Resolución SDM No. 189, del 04 de noviembre de 2016, de la Subsecretaría de Gestión Corporativa “por medio de la cual se autoriza dar de baja

bienes inservibles y obsoletos no reutilizables existentes en el almacén y su consecuente enajenación o destrucción”. Esta situación se presenta presuntamente, por la falta de una supervisión rigurosa para el cumplimiento de las obligaciones específicas del contrato y por la ausencia de una revisión del contenido de los documentos soportes de cumplimiento. En este caso específico, el cronograma de gestión de mantenimiento de equipos de medición, no contribuye para los propósitos de la gestión propia de la SDM. Se incumple presuntamente lo dispuesto en los literales b), c) y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad confirma la observación, indicando las razones por las cuales se presenta la respectiva situación irregular; y propone las acciones correctivas para incluir en el Plan de Mejoramiento. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y deberá incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.10.2 Hallazgo administrativo por la baja utilización de los equipos de medición de emisiones de fuentes móviles, propiedad de la Secretaría Distrital de Movilidad para el control ambiental. Con el oficio SDM-DCV-158638-2017, de octubre 2, se suministró base de datos de las pruebas de emisiones a fuentes móviles realizadas en el período comprendido





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entre enero 1 de 2016 y septiembre 30 de 2017; con el fin de efectuar seguimiento sobre la efectiva utilización de los equipos de medición de control ambiental. En el cuadro 22, se evidencia la baja utilización de los 8 equipos de medición de emisiones de fuentes móviles, propiedad de la SDM, para el control ambiental; mostrando períodos de más de un año y dos meses, en que no fueron utilizados.

Cuadro 22 NIVEL DE UTILIZACIÓN DE LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN PARA EL CONTROL AMBIENTAL EN

EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE ENERO 1 DE 2016 Y SEPTIEMBRE 30 DE 2017

IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS DE MEDICIÓN

PERÍODO DE TIEMPO SIN UTILIZAR LOS EQUIPOS DE MEDICIÓN

TIEMPO APROXIMADO SIN UTILIZAR LOS EQUIPOS DE

MEDICIÓN ENTRE ENERO 2016 A SEPTIEMBRE 2017

EQUIPO DUAL EN CAMIONETA DE PLACAS OBI 903

DEL 12/02/2016 AL 24/07/2017 Y POSTERIORMENTE DEL 04/08/2017 AL 21/09/2017

UN AÑO Y SEIS MESES



UN AÑO Y TRES MESES


DEL 13/02/2016 AL 22/05/2017 (EL 24/01/2017 ESTUVO EN SOLUMEK S.A.)

UN AÑO Y TRES MESES



UN AÑO Y CINCO MESES

EQUIPO EN CAMIONETA DE PLACAS OBI 905 ANALIZADOR DE GASES

DEL 11/02/2016 AL 26/07/2017 UN AÑO Y CINCO MESES

EQUIPO EN CAMIONETA DE PLACAS OBI 901 OPACIMETRO


UN AÑO Y DOS MESES

EQUIPO EN CAMIONETA DE PLACAS OBI 902 OPACIMETRO

DEL 06/02/2016 AL 11/07/2017 UN AÑO Y CINCO MESES

EQUIPO EN CAMIONETA DE PLACAS OBI 904 ANALIZADOR DE GASES



EQIPO ANALIZADOR DE MOTORES DE DOS TIEMPOS

DEL 09/03/2016 AL 24/08/2017 (EL 20/06/2017 ESTUVO EN SOLUMEK S.A.) NO SE UTILIZA DESDE EL 25/08/2017


EQUIPO ANALIZADOR DE MOTORES DE CUATRO TIEMPOS

NO SE SUMINISTRÓ INFORMACIÓN DE LA VIGENCIA 2016. SE ESTÁ UTILIZANDO DESDE EL 31/08/2017

INFORMACIÓN NO DISPONIBLE

Fuente. Oficio SDM-DCV-158638-2017. Elaboró. Contraloría de Bogotá – Dirección Sector Movilidad

Esta situación se presenta por debilidades en la planeación de la gestión misional de la SDM; así como presuntamente por la falta de disponibilidad oportuna de los equipos de medición. Debido a lo anterior, existe el riesgo de que ante la ausencia de los operativos de control ambiental, se aumente el deterioro de la calidad del aire en la ciudad por el probable incumplimiento de la norma sobre emisión de fuentes móviles.





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Se incumple presuntamente lo dispuesto en los literales b), c) y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad presenta unos indicadores de gestión ambiental para el control de emisiones de fuentes móviles y de comparendos impuestos que muestran un 23,4% de vehículos rechazados con respecto a los vehículos revisados en la vigencia 2016 y de 25% de enero a agosto de 2017; lo que lleva a concluir que el porcentaje de vehículos contaminantes en la ciudad es alto, deteriorando la calidad del aire por la contaminación generada por automotores y que existiendo los equipos para realizar controles ambientales, estos no se dé el uso para los cuales fueron adquiridos. Es de resaltar que en la justificación de la necesidad para adquirir los equipos de medición, se determinó un número mínimo que permitiera responder a las expectativas de las políticas ambientales; situación que a la fecha no se evidencia, teniendo en cuenta los periodos de tiempo en que los equipos no fueron utilizados. Sin embargo, no se desvirtúa la observación planteada ya que está se refiere, a los periodos de tiempo en que los equipos de medición no fueron utilizados en el periodo comprendido entre enero de 2016 a septiembre de 2017. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.10.3 Hallazgo administrativo por irregularidades evidenciadas en la inspección física de los equipos de medición de control ambiental. En visita realizada el 26 de septiembre de 2017, llevada a cabo en las instalaciones de la Dirección de Tránsito y Transporte, Seccional Bogotá de la Policía Nacional, con el objetivo de verificar el real estado de los ocho equipos de medición, se evidenciaron las siguientes irregularidades: Los equipos de medición de control ambiental, propiedad de la SDM, no tienen plaquetas de

inventario de la entidad; únicamente presentan plaquetas de la empresa contratista Solumek S.A.; en las cuales, en algunos casos se utiliza como sistema de identificación el número de inventario de la SDM y en otros se utiliza el número de serie.

El analizador de gases Sensor Modelo GEM II, serie No. 1801, no tiene plaqueta de identificación.





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La identificación de los analizadores de gases Sensor Modelo GEM II, serie Nos. 39374, 39375 y 3972, no cumple con los requisitos mínimos de un sistema de identificación.

La identificación del opacímetro Sensor Modelo LCS2400 con serie No. J12104289 no es nítida.

Esta situación se presenta debido a la falta de implementación efectiva de un sistema de identificación de bienes, equipos y elementos en la SDM, por lo cual se aumenta el riesgo de pérdida de bienes y elementos, propiedad de la entidad. Se incumple presuntamente lo dispuesto en los literales b), c) y f) del artículo segundo de la ley 87 de 1993. Así mismo, se incumple presuntamente el punto 3 del Numeral 2.3.3. Administración y Control de los Bienes – Funciones del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda Distrital. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad confirma la observación, indicando las razones por las cuales se presenta la respectiva situación irregular; y propone las acciones correctivas para incluir en el Plan de Mejoramiento. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.11 CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 2016-1276


Modalidad de selección Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica

Número del proceso SDM-PSA-SIE-056-2016


Contratista JOSÈ RODRIGO PERDOMO VÀSQUEZ- MILITARY JR

Objeto:

“Adquisición de dotación para el uso del personal uniformado de la Policía Nacional perteneciente a la Seccional de Tránsito y Transporte de Bogotá D.C.”

Valor total contrato: $949,7 millones

Plazo inicial: 120 días hábiles

Fecha del acta de inicio: 20 de enero de 2017

Fecha de terminación: 18 de julio de 2017

Fuente: Acta de Inicio y Contrato de Compraventa No 1276 de 2016. Elaboro: Contraloría de Bogotá, Dirección de Movilidad





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3.11.1 Hallazgo administrativo por el incumplimiento de los plazos establecidos en las obligaciones generales contenidas en la cláusula tercera numerales 1 y 4, en las obligaciones específicas numeral 1 del contrato de compraventa No. 2016-1276; y en los estudios previos numeral 3.4 condiciones de desarrollo y entrega. El numeral 4 de la cláusula tercera del contrato de compraventa No. 2016-1276, establece como una obligación, “Suscribir el acta de inicio en un término no mayor a 10

días calendario, una vez se haya perfeccionado el contrato.” En ese orden de ideas y teniendo en cuenta que el contrato se suscribió el 26 de diciembre de 2016, el acta de inicio debía haberse legalizado a más tardar el 5 de enero de 2017, situación que no se cumplió toda vez que la misma se realizó el 20 de enero de 2017, es decir, 15 días después de la fecha establecida en las obligaciones del contrato. Ahora bien, con respecto a la obligación de hacer entrega de muestras rotuladas de cada uno de los elementos de dotación descritos en la cláusula segunda, alcance del objeto (Camiseta tipo polo amarillo, pantalón breach, bota tipo motocross, kepis patrulleros, kepis suboficial, kepis oficial, brazalete policía de tránsito, funda interna pistola sig sauer, forro para kepis masculino, y guantes para motociclista con protección en cuero), esta auditoria verificó los documentos contenidos en el expediente contractual, sin embargo, no encontró soporte alguno del cumplimiento de esta obligación, situación por la cual mediante oficio No. 2-2017-18669, de septiembre 9 de 2017, solicitó a la SDM, informar la fecha en la cual el contratista entregó al Grupo de Control de Calidad Laboratorio de la Policía, la muestra rotulada de cada ítem descrito en el anexo ficha técnica. La Entidad mediante oficio SDM-SSM-145924-17, de septiembre 14, informó: “…; el

contratista entrego al supervisor del contrato con destino al Grupo de Control de Calidad Laboratorio de la Policía las muestras rotuladas de cada ítem el 2 de febrero de 2017, se deja como soporte comunicación oficial emitida por el contratista José Rodrigo Perdomo del 2 de febrero de 2017 el cual se anexa como documento adjunto.”

Por otra parte, teniendo en cuenta que el Acta de Inicio del contrato No.2016-1276, se suscribió el 20 de enero de 2017, el contratista debía hacer la entrega de las muestras rotuladas al Grupo de Control de Calidad -Laboratorio de la Policía, el 30 de enero de 2017, en cumplimiento de lo establecido en la “CLAUSULA TERCERA:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA-B) OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA, Numeral 1) Entregar dentro de los diez (10) días siguientes a la suscripción del acta de inicio, una MUESTRA ROTULADA de cada ítem descrito en el Anexo "Ficha Técnica" al GRUPO DE CONTROL DE CALIDAD-LABORATORIO de la POLICIA, las MUESTRAS ROTULADAS para la verificación de las condiciones generales. Esta entrega será coordinada con el supervisor del contrato. EL GRUPO DE CONTROL DE CALIDAD





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LABORATORIO de la POLICIA, una vez verificadas las condiciones generales, devolverá las MUESTRAS con su respectivo concepto técnico. En el evento que la muestra no sea validada favorablemente por EL GRUPO DE CONTROL DE CALIDAD LABORATORIO de la POLICIA, el contratista deberá ajustar las muestras a lo requerido por la ficha técnica hasta que sean avaladas por el laboratorio, sin que genere costo alguno para la entidad.”

Se evidenció que el contratista entrego las muestras rotuladas de cada ítem descrito en la ficha técnica de los productos mediante oficio con fecha 2 de febrero de 2017, situación que incumple el plazo establecido en el contrato. Con respecto a la obligación contenida en el numeral 1 de la cláusula tercera del contrato de: “Presentar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes del

perfeccionamiento del contrato a la Dirección de Asuntos Legales, la Garantía Única

establecida, so pena de incurrir en el incumplimiento de las obligaciones pactadas”, esta auditoria evidenció que las garantías fueron entregadas por el contratista a la Entidad el 11 de enero de 2017, mediante oficios con radicados SDM 3199 y 3200, como consta en los folios 448 y 450, del expediente contractual. Teniendo en cuenta que el contrato de compraventa No. 2016-1276, se perfeccionó el 26 de diciembre de 2016, los 5 días hábiles se cumplieron el 2 de enero de 2017, sin embargo, el contratista hizo entrega de las garantías el 11 de enero, incumpliendo de esta manera el plazo establecido en el contrato. En relación con la obligación del contratista de entregar a la Entidad un cronograma de actividades, esta auditoria verificó el expediente contractual, pero no evidenció documentos que soportaran su cumplimiento por parte del contratista. Por lo anterior, mediante oficio No. 2-2017-18669, de septiembre 6, solicitó a la Entidad hacer entrega del cronograma de actividades presentado por el contratista para el cumplimiento del contrato. La Entidad mediante oficio SDM-SSM-145924-17, de septiembre 14, remitió en “…formato PDF el cronograma de actividades por parte del

contratista.”, evidenciándose que fue entregado por el contratista, mediante oficio de fecha 23 de enero de 2017. Ahora bien, en el documento de estudios previos de noviembre de 2016, que se encuentra en el expediente contractual, se estableció en el numeral “3.4

CONDICIONES DE DESARROLLO Y ENTREGA La entrega definitiva de los bienes... El contratista tendrá cinco (5) días calendario a partir de la aprobación de la Garantía Única para coordinar reunión con el supervisor del contrato donde deberá presentar cronograma de actividades para el cumplimiento del mismo...”

Revisada la información contractual, se evidenció que la aprobación de la garantía única del contrato, se realizó el 13 de enero de 2017, por lo tanto, la entrega del





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cronograma de actividades debía presentarse el 18 de enero de 2017, para cumplir con los 5 días calendario a partir de la aprobación de la garantía única. No obstante lo anterior, el contratista presentó el cronograma de actividades el 23 de enero de 2017, es decir, 5 días posteriores a la fecha establecida, por lo tanto se presentó incumplimiento de esta obligación. En conclusión, las situaciones anteriores evidencian deficiencias en el control por parte de la supervisión del contrato, respecto de los plazos establecidos en las obligaciones del contrato de compraventa No. 2016-1276 y en los estudios previos, configurándose como observación administrativa. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se puede concluir que la entidad acepta que el acta de inicio se suscribió posterior a los términos establecidos en el contrato, y las pólizas se presentaron de manera tardía. Como consecuencia de lo anterior, el cronograma de aprobación y notificación del supervisor, así como la entrega de las muestras rotuladas, incumplieron los plazos establecidos contractualmente. Es necesario aclarar que los plazos establecidos para el cumplimiento en la entrega de las muestras, no tiene relación con el plazo del contrato. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.11.2 Hallazgo administrativo, por el deficiente control por parte de los supervisores del contrato No. 2016-1276, de los documentos que hacen parte del seguimiento a las obligaciones contractuales. Con respecto a la obligación establecida en el contrato de compraventa No. 2016-1276, “CLAUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA-B) OBLIGACIONES

ESPECIFICAS, Numeral 15) Para dar cumplimiento a la Directiva 001 de 2011, el contratista deberá vincular como mínimo una persona del personal total requerido para el desarrollo del contrato, proveniente de la población vulnerable, y su selección e incorporación debe realizarse de acuerdo con los parámetros establecidos en dicha directiva.

Esta auditoría, solicitó a la Entidad mediante oficio 2-2017-19917, de septiembre 21, informar acerca del cumplimiento de la Directiva 001 de 2011. La Entidad, mediante oficio SDM-DCV-153287-2017 del 25 de septiembre, informa lo siguiente: “No se





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encontró registro alguno sobre la verificación solicitada”, evidenciándose que la Entidad, no tiene control de los documentos que soportan el cumplimiento de esta obligación por parte del contratista, situación por la cual este organismo de control formula la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se evidencia que el contratista informo mediante oficio de octubre 23 de 2017, la contratación de personal que cumple con las características descritas en la Directiva 001 de 2011, y anexa las planillas de pago de seguridad social desde el mes de diciembre de 2016 hasta el mes de julio de 2017. Sin embargo, la entidad no realizó el control de los documentos soportes a esta obligación de manera oportuna y a pesar de haberse solicitado los soportes respectivos por parte de este organismo de control, solo fueron presentados posterior a la comunicación del informe preliminar de auditoria. En la medida que se logró soportar la obligación establecida contractualmente, se retira la presunta incidencia disciplinaria. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.11.3 Hallazgo administrativo porque no se evidenció en el expediente contractual un documento formal que demuestre el análisis y la valoración de las propuestas económicas realizado por la SDM, para determinar el valor de partida de la subasta inversa electrónica No. SDM-PSA-SIE-056-2016.

Durante el proceso auditor, se realizó la verificación de los documentos que hacen parte del proceso de selección abreviada subasta inversa electrónica No. SDM-PSA-SIE-056-2016. En los folios 351,353,354,357,358,360,362 y 364, del expediente del contrato de compraventa No 1276 de 2016, se encuentran las propuestas económicas a precios unitarios de los oferentes de la subasta inversa electrónica, acompañadas de unas hojas que contienen las valoraciones económicas de cada proponente realizadas en lápiz; estos documentos, no se pueden identificar debido a que no tienen ningún tipo de membrete de la SDM, la dependencia que lo elaboró, ni el funcionario que realizó los cálculos del valor la oferta.





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Por otra parte, no se encuentra documento alguno que demuestre el comparativo de las propuestas económicas, para determinar el valor más bajo que serviría de partida para iniciar la subasta inversa electrónica. Así pues, los documentos mencionados no son documentos formales que soporten un proceso de análisis de las propuestas iniciales presentadas por los proponentes. Es importante que la valoración económica de cada propuesta y el comparativo entre todas las propuestas presentadas por los oferentes, se presente de manera formal, en aras de la transparencia, objetividad y seriedad del proceso contractual para determinar el valor más bajo. La situación evidenció la falta de control por parte de la SDM, en los documentos que hacen parte del proceso contractual y que soportan la gestión realizada por la Entidad, para lo cual se configura como observación administrativa. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que la entidad informa que existen documentos operativos de trabajo. La Entidad argumenta que se realizaron los análisis y documentos para el proceso de selección de subasta inversa electrónica y presenta los documentos soporte para determinar la habilitación de los oferentes en la parte jurídica, financiera y técnica. Igualmente, informa que en la Resolución 119 de 2016, se encuentran los mismos documentos de análisis. Sin embargo, la observación hace referencia a los documentos formales de análisis a las propuestas económicas de los oferentes, que no fueron presentados por la entidad, es así que no desvirtuó la observación y por lo tanto se ratifica. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo y se debe incluir en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad. 3.11.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, porque en el expediente contractual no se encontró la propuesta económica formal del ganador del proceso de selección abreviada subasta inversa electrónica No. SDM-PSA-SIE-056-2016. Con relación a la oferta económica ganadora, esta auditoria en los folios 437 y 438 del expediente contractual, sólo evidenció documentos que presentan cuadros con





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los ítems ofertados, valor máximo a ofertar incluido IVA, valores unitarios sin IVA, IVA, cantidad ofertada y valor total. Los cuadros anteriormente mencionados, a consideración de este Ente de Control, no son la propuesta formal del oferente que ganó el proceso de selección abreviada por subasta inversa electrónica, toda vez que no se presentaron en la papelería del establecimiento comercial y no se encuentra firmada por el proponente ganador. Frente a la situación encontrada, esta auditoria mediante oficio 2-2017-18669, de septiembre 6, solicitó a la Entidad allegar la propuesta final oficial económica presentada por el oferente para la adjudicación del contrato. La Entidad mediante oficio SDM-SSM-145924-17, de septiembre 14, informó: “Una vez revisada la carpeta

contractual del proceso de la referencia, la cual reposa en su despacho informamos que la propuesta inicial, reposa en el folio 365 y 366 y la propuesta final económica se encuentra

a folio 438.”(Subrayado fuera de texto)

Analizada la respuesta de la Entidad, se confirma que el contratista no entregó formalmente la propuesta final con la cual ganó el proceso de selección abreviada por subasta inversa electrónica. Ahora bien, en el pliego definitivo de condiciones Numeral 3.2 PROPUESTA

ECONÓMICA (PROPUESTA INICIAL DE PRECIO), establece en el literal “k. Los precios

unitarios propuestos, no estarán sujetos a ajuste alguno; razón por la cual, el proponente deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del contrato por cambio de año. En consecuencia, los valores unitarios de la propuesta deben mantenerse en firme a partir de la presentación de ésta y una vez suscrito el contrato se mantendrán fijos durante la ejecución y liquidación del mismo.” (Subrayado fuera de texto)

En el mismo documento se establece en la nota 3: “Los valores unitarios ofertados

finales serán los que la Entidad pagara al contratista, en la ejecución del contrato.” y en la nota 5: “La Propuesta Económica deberá estar suscrita por el representante legal del

proponente o apoderado debidamente acreditado.”

De acuerdo a lo anterior, se logró establecer que la propuesta económica inicial del proponente cuenta con las características antes mencionadas, sin embargo, no se evidenció la propuesta económica final con las formalidades establecidas en el pliego de condiciones definitivo, en relación con los valores unitarios ofertados finales y que la oferta económica este suscrita por el representante legal del proponente. Por otra parte, el contratista facturó a la entidad la dotación con valores en centavos, situación que incumple lo establecido en el numeral 3.2 – propuesta económica, del





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pliego de condiciones que indica: “…la propuesta económica en medio escrito y

magnético, con los valores expresados en pesos (sin centavos) y en Moneda Legal Colombiana.”

A pesar de lo anterior, la entidad aceptó y pagó la factura No. A-00728, del 27 de julio de 2017, en este documento es claro que el contratista facturó los precios unitarios de los elementos de dotación con centavos.

La Secretaría debió solicitar al proponente ganador la propuesta final de manera formal, es decir, en papelería con membrete y avalado con la firma del representante legal, toda vez que este documento permite verificar las cantidades ofertadas, los valores unitarios definitivos de cada uno de los elementos de dotación y realizar el respectivo seguimiento financiero a los pagos realizados. Las situaciones anteriores, no se pueden verificar, toda vez que la SDM, no solicitó al contratista la propuesta económica final de manera formal. Valoración de la respuesta: Analizada la respuesta remitida por la SDM, mediante oficio SDM-SSM-173676-17 de octubre 25 de 2017, con radicado en la Contraloría de Bogotá #1-2017-24274, se observa que las justificaciones presentadas por la Entidad, no desvirtúan la observación, en la medida que los documentos del expediente contractual, no tienen las formalidades requeridas y la información del documento del folio 437 y 438 presentan valores diferentes, en el valor total de la propuesta; los documentos del expediente contractual no tienen ningún tipo de identificación que garantice que fue realizado por el contratista y no se encuentra firmado por parte del representante legal del proponente que ganó la selección abreviada por subasta inversa electrónica. Por otra parte, la Entidad realizó el pago de la factura A00728 del 27 de julio de 2017, con valores unitarios con centavos, aunque el pliego de condiciones establecía que las propuestas debían presentarse sin centavos. De igual manera, la entidad no cuenta con el documento de oferta económica final, con la cual pudiera verificar, las cantidades, los valores unitarios y el valor total de la propuesta para realizar los pagos. Por lo anteriormente expuesto y según el análisis de este Órgano de Control, se configura como Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Se dará traslado a la Personería de Bogotá, para lo de su competencia y debe incluirse en el Plan de Mejoramiento que presente la entidad.





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4. ANEXO 2

4.1. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. ADMINISTRATIVOS 20 N.A.

3.2.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.7, 3.2.8, 3.2.9, 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, 3.4.1, 3.10.1, 3.10.2, 3.10.3, 3.11.1, 3.11.2, 3.11.3, 3.11.4

2. DISCIPLINARIOS 11 N.A. 3.2.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.2.5, 3.2.7, 3.2.8, 3.2.9, 3.3.3, 3.3.4, 3.4.1, 3.11.4

3. PENALES 0 N.A.

4. FISCALES 1 $89.978.541 3.2.7


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