Act. 10 Trabajo Colaborativo No. 2 - Fundamentos de Administración.pdf

UNAD – UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO UNIDAD 2

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION CODIGO 100500

Ingeniería de Sistema

Cead UDR - Cúcuta

Preparado por

CARLOS ANDRÉS ESCOBAR

CRISTIAN MAURICIO MEJIA

KAREN ANDREA JARDIM CASTRO

TATIANA ALEJANDRA MONSALVE

GRUPO: 100500_265

Tutor

OSCAR LUIS MARTINEZ

Colombia

01 DE NOVIEMBRE DE 2012

Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de Administración. Código 100500

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4

Objetivos ........................................................................................................... 6

1. Generales ............................................................................................. 6

2. Específicos ........................................................................................... 6

ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 .................................................... 8

1. Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas ............................................ 8

Misión: ............................................................................................... 8

Visión: ............................................................................................... 8

Objetivo: ............................................................................................ 9

Metas: ............................................................................................... 9

Política: ........................................................................................... 10

2. Planeación: ......................................................................................... 10

3. Organización ...................................................................................... 13

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los

trabajadores (Realizar el organigrama). ............................................................. 13

Establecer claramente los deberes de cada empleado. .................. 15

Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. ..................... 16

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para

que desempeñen su trabajo. .............................................................................. 16

4. Dirección ............................................................................................ 17

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se

desarrollen armónica y eficientemente. .............................................................. 17

Mantener una comunicación eficaz con los empleados. ................. 17



Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal. ............. 17

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. ................................. 18

5. Control ................................................................................................ 18

Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar

y analizar. 18

Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) ...................... 19

Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores.

(Cómo) 19

Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo

amerite. (Cuándo) .............................................................................................. 19

6. Comunicación ..................................................................................... 20

Identificar la comunicación a utilizar. ............................................... 20

CONCLUSIÓN ................................................................................................ 22

REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y DE INTERNET .................................... 23



INTRODUCCIÓN

La administración es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en

diferentes áreas, en lo relacionado a las ciencias sociales y técnicas podemos decir

que se encarga de la planificación, organización, dirección y control de los recursos

de una organización, entre los cuales a profundaremos los recursos financieros, los

recursos técnicos y/o tecnológicos, los recursos humanos y los recursos físicos.

Estos procedimientos se plantean con el fin de maximizar los beneficios, estos

pueden ser de económicos y/o social, esto depende de los fines perseguidos por la

organización.

Por este motivo es muy importante el estudio de la administración, este trabajo

aborda un ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta

presta servicios profesionales en el sector de la contabilidad a pequeñas y medianas

empresas (PYMES). Igualmente indagaremos en la formulación de conceptos que

ayudaran a proyectar la estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la

misión, la visión, los objetivos, las metas, la política y las estrategias de la empresa

en cuestión. Para alcanzar los objetivos propuestos por los puntos anteriores lo

primero que toda organización debe realizar es una planeación detallada de los

recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de herramientas como por

ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta manera se puede

posteriormente realizar estadísticas de los procesos por ende saber si la planeación

fue eficiente o eficaz.

Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y

servicios, debido a que los clientes no intervienen directamente en los procesos de

producción sino que visualizan el resultado de estos, por lo tanto es este resultado

que ellos analizan y critican. Todos los organismos esperan buenas críticas para

alcanzarlo se necesita de una excelente planeación y organización de los recursos

necesarios para su funcionamiento (personal, capital, materia prima y tecnología). En

otras palabras podemos decir que una forma de mejorar la calidad del servicio radica

en la organización, o sea en la adecuada utilización de los recursos como en el caso

de la capacitación del personal permitiéndoles especializarse en un área concreta de

su trabajo. Asimismo tanto los organismos empresariales como sus líderes se

beneficiaran de una reducción significativa de gastos, aprovecharan de manera

eficiente los recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por

ende los trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales y

un mejoramiento de sus condiciones laborales.



Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que

sufre constantes y profundos cambios, como la multiculturalización y la globalización,

que todos los organismos empresariales se administran siguiendo los conceptos de

planificación, organización, dirección y control, debido a que se logran alcanzar las

metas propuestas de una manera eficiente por otro lado también para mejorar la

interacción con los clientes se archivó el antiguo modelo empresarial estricto por uno

más dinámico e innovador de esta manera le brindamos a los clientes una

experiencia de compra inolvidable y placentera.



Objetivos

1. Generales

El presente trabajo tiene como objetivo aplicar los conceptos aprendidos en la

unidad II del curso Fundamentos de Administración (planeación, organización,

dirección y control) a una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, mediante

la interacción de los integrantes del grupo colaborativo usando el foro designado para

la realización de dicha actividad.

2. Específicos

Ejecutar las actividades propuestas en la guía de trabajo colaborativo 2.

Identificar los principios e analizar la importancia de la administración.

Establecer la misión, la visión, los objetivos, las metas, y políticas de la

empresa Gestionando el cambio.

Mostrar paso a paso el proceso administrativo y como es su aplicación

dentro de una empresa, en este caso en la organización Gestionando el

cambio.

Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los pormenores

necesarios para llevar a cabo el proceso administrativo dentro de una

organización.

Establecer los principios de la planeación a la empresa Gestionando el

cambio.

Hacer el organigrama, la planeación estratégica, definir los recursos

humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la empresa gestionando el

cambio.

Establecer los principios esenciales de la organización aplicadas a la


Establecer las especificidades esenciales de la dirección aplicadas a la




Establecer los diferentes aspectos del control que se llevaran a cabo en la


Establecer los medios de comunicación que se llevaran a cabo en la


Realizar una conclusión sobre los temas desarrollados al aplicar las

funciones administrativas que tiene lugar en la empresa Gestionando el

cambio.



ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2

El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad

2, en el siguiente caso:

Ustedes (Pequeño grupo colaborativo) están contratados para administrar la

empresa Gestionando el Cambio, su actividad económica es prestar los servicios

profesionales de Contabilidad a las pequeñas y medianas empresas del barrio

Kennedy de la ciudad de Bogotá - Colombia.

Deben realizar la:

1. Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas

Misión:

En Gestionando el cambio nos especializamos en la prestación personalizada

de servicios contables a pequeñas y medianas empresas (PYMES) de la localidad de

Kennedy de la ciudad de Bogotá, en nuestra amplia gama de servicio pueden

encontrar derechos comerciales y de negocios, materia de impuesto, seguridad

social, entre otros. Para nosotros la comunicación es un factor importante por este

motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo con nuestros

clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades del

proyecto contable.

En nuestra organización nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro

personal se encuentra capacitándose permanentemente en búsqueda de una mejor y

mayor calidad profesional. Además, nos distinguimos por transmitirles conocimiento

a nuestros clientes.

Visión:

La organización Gestionando el cambio en el 2016 será la empresa que ofrece

servicios contables mejor posicionada en la ciudad de Bogotá, seremos reconocidos

por nuestra innovando usando los últimos avances tecnológicos en nuestros

proyectos contables, de este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios

pero sin descuidar nunca nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo más

importante para nosotros. Realizaremos diferentes convenios con pequeñas y

medianas empresas de la ciudad para incrementar nuestra cobertura en el medio y

de esta forma atender y cumplir con las necesidades de la población.



Nosotros siempre tenemos nuestros ojos puestos en el futuro, y nos

proyectamos en un plazo no mayor a 12 años en ser reconocidos como una

organización líder a nivel nacional, en las áreas de revisión fiscal, auditoría y

consultoría, de este modo nuestro servicio integral y profesional será una

herramienta muy valiosa para el crecimiento profesional de nuestros clientes.

Objetivo:

En Gestionando el cambio tenemos como objetivos ser una empresa líder en

auditoría contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases

fundamentales de la empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el

área contable, administrativo y fiscal, de este modo podremos crear soluciones

acordes a la dimensión y a la complejidad de los proyectos propuestos por nuestros

distinguidos clientes.

Metas:

En Gestionando el cambio deseamos primero que nada darnos a

conocer a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en el sector

de Kennedy, destacándonos por ofrecer un excelente servicio en la

parte contable.

Para nosotros es muy importante que nuestras soluciones contribuyan

al fortalecimiento económico de nuestros clientes, por lo tanto les

brindaremos el mejor servicio, es por esto que para mejorar nuestra

calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos mutuamente

con los despachos contables de mayor prestigio.

Gestionando el cambio tiene como meta principal es responder a las

múltiples necesidades de nuestros clientes de forma estratégica. Por

eso prestamos servicios integrales que complementan la asesoría de la

mejor manera.

Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente

a la atención al cliente, dado que nunca está de más mejorar nuestra

comunicación integrándonos con las nuevas tecnologías y redes

sociales de esta manera estaremos más cerca de nuestros clientes.

Esto permitirá mantener nuestra posición en el sector de Kennedy y a

futuro ampliarnos a nuevos sectores.



Política:

Todo el personal que labore en la empresa debe tener el título

profesional en el área contable o en áreas afines.

El gerente de la empresa debe tener experiencia mínima de 1 año al

igual que los contadores que prestan los servicios profesionales de

asesoría a los usuarios.

El personal de la empresa tiene que estar en constante capacitación ya

que esto permite ofrecer servicios innovadores lo cual tendría muchas

ventajas para el crecimiento y sostenimiento de la empresa

El personal debe ser proactivo, manteniendo a la orden del día todos

los documentos y papeles (archivo) que reposan en la empresa, ya que

periódicamente se están realizando auditorias y esto permite un mejor

control y manejo empresarial.

La empresa mejorará continuamente la calidad de sus servicios para

asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de

sus clientes.

Para mantener la calidad de nuestros servicios todo empleado sea

nuevo o antiguo deberá comparecer a las capacitaciones que la

empresa determine importantes para el área en cuestión.

En el caso de generarse una vacante se dará preferencia al personal de

la compañía, no se podrá realizar ninguna contratación de personal que

no haya cumplido con el proceso de selección.

La información de la empresa es confidencial y contara con todos los

aspectos de seguridad necesarios, no está permitido transportar estos

documentos en el espacio externo a la empresa.

2. Planeación:

(De acuerdo con el objetivo y las metas. Determinar cuáles son las actividades

necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas.)

En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente:



Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos financieros

con que cuenta la empresa.

Recursos técnico y/o tecnológico: Es un medio que se vale de la

tecnología para cumplir con su propósito. Estos pueden ser tangibles

(como un computador, una impresora u otra máquina) o intangibles (un

sistema, una aplicación virtual).

Recurso humano: Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o

colaboradores de la organización. En este caso este recurso hace parte de

todo lo relacionado con la empresa, ya que sin estos la compañía no

existiría en el mercado, no tendría razón de ser.

Recursos físicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de la

empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los

objetivos de la misma.

Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o gráfica de Gantt es una popular

herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para

diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este

caso está representado en la columna trimestres y las estrellas representan las la

ejecución de dicha actividad en el trimestre especifico.

Estas actividades son realizadas durante el primer año de la empresa y están

representados los costos que se necesitaron para la creación y manutención de una

empresa. Cuando la organización comience a laborar se presentaran circunstancias

imprevistas como inversiones necesarias para brindar una mejor atención y mantener

la calidad de los servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de

reuniones con clientes o conferencias que se realizaran durante el año.

Recursos financieros

Actividad Valor Total Anual Trimestres

1 2 3 4

Arriendo del local comercial

$2.000.000 $24.000.000

Certificado de cámara de comercio

$4.000 $4.000

Pago nómina (6 personas - $1.800.000)

$10.800.000 $129.600.000

Pago de seguridad social

$918.000 (Salud*6) $1.296.000 (pensión*6)

$24.000

$26.856.000



(Riesgos*6) $2.238.000 (Total)

Recursos técnico y/o tecnológico

Actividad Valor Total Anual Trimestres

1 2 3 4

6 computadores $1.800.000 $10.800.000

6 teléfonos $80.000 $480.000

Impresora Multifuncional

$499.900 $499.900

Uniformes $500.000 $500.000

Licencia del software contable ContaPyme

$1.725.000 $1.725.000

Mantenimiento de equipos

$455.000 $910.000

Gastos publicitarios $1.000.000 –

$5.000.000 (aprox.)

$1.000.000 – $5.000.000

(aprox.)

Recurso Humano

Actividad Valor Total Trimestres

1 2 3 4

Capacitaciones $1.000.000 –

$6.000.000 (aprox.)

$1.000.000 – $6.000.000

(aprox.)

Marketing $1.000.000 –

$6.000.000 (aprox.)

$1.000.000 – $6.000.000

(aprox.)

Bonificaciones $100.000 $100.000 (el valor varia)

Gratificaciones $100.000 $100.000 (el valor varia)

Incremento de remuneraciones

$100.000 $100.000 (el valor varia)

Las tres últimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difíciles de

cuantificar, dado que este tipo de premiación al personal se utiliza a lo largo del año y

la cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del éxito del proyecto asignado.

Recursos Físicos

Actividad Valor Total Trimestres

1 2 3 4

Material para conferencias

$100.000 – $varia

$100.000 – $varia

Cafetín para clientes $100.000 – $400.000 –



(aprox.) (aprox.)

Escritorios (6) $300.000 $1.800.000

Mesa para las reuniones de junta

directiva $500.000 $500.000

Sillas para computadores (6)

$80.000 $480.000

Implementos de aseo $250.000 $1.000.000

Implementos de papelería

$150.000 (toner) $40.000 (carta y

oficio) $100.000 (otros

gastos) $290.000 (Total

aprox.)

$1.160.000 (valor aprox.)

Implementos de almacenamiento (Estanterías – archivo)

$500.000 $500.000

Señalización (Placas áreas de la empresa – ruta de evacuación)

$100.000 $100.000

Extintor $100.000 $100.000

Muebles sala de espera $700.000 $700.000

Tándem para sala de espera (2)

$369.000 (unidad) $738.000

3. Organización

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los

trabajadores (Realizar el organigrama).

En la actualidad es muy difícil encontrar organismos que no siga el principio

general de división del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la

estructura de una compañía es de mucha utilidad la redacción de un organigrama.

De este modo se puede observar la autoridad y responsabilidades del personal.



GESTIONANDO EL CAMBIO

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

DPTO ADMINISTRATIV

O

PERSONAL Y NOMINA

AUXILIAR ADMINISTRATIV

O

SERVICIOS GENERALES

DPTO FINANCIERO

CONTADOR

ASISTENTE COMERCIAL

FACTURACION Y REPORTES

TESORERO

DPTO COMERCIAL

ASISTENTE COMERCIAL

ASESOR COMERCIAL

ATENCIÓN AL CLIENTE

ASESORIAS

PERSONAL DE ASEO Y OFICIOS VARIOS

MENSAJERO

DPTO DE MARKETING

IMAGEN Y COMUNICACION

COMERCIAL

CONFERENCIAS

SOPORTE Y DESARROLO

NUEVOS PROYECTOS

INFORMATICA HUMANA

DPTO DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE GESTION HUMANA

FORMACION Y CAPACITACION

DPTO DE PRODUCCIÓN

JEFE DE CONTROL DE

CALIDAD

ASESORÍA JIRÍDICA

SECRETARIA GENERAL



Establecer claramente los deberes de cada empleado.

En lo referente a la organización se puede decir que es el punto más

importante, dado el caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no

existiría una jerarquía en la organización, esto causaría que el personal hiciera

lo que quisiera como si estuvieran de vacaciones, de este modo la

organización está condenada al fracaso.

Deberes de cada empleado

Gerente: Ser un buen líder, tomar decisiones asertivas, tener motivación y

sentido de pertenencia por la empresa.

Auxiliar Administrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora,

que genere nuevas ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser

carismático y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.

Contadores: Deben ser profesionales e idóneos para ocupar el cargo, tener

muy buena motivación y comunicación con los demás compañeros, deben poseer

mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los

compañeros de trabajo como a los clientes.

Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismáticas, amables, excelente a la

hora de brindarle la atención a los clientes, honestas y con gran sentido de

pertenencia.

Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de

pertenencia por la empresa, muy buena organización, dirección y control de todos los

documentos que están a su cargo.

Atención al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y

tener mucho sentido de pertenencia por la empresa.

Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegría, proactivas y con gran sentido

de pertenencia

Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superación

personal y laboral.

Mensajeros: Colaboradores, carismáticos, muy buena atención a los clientes

y con los compañeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas,

honestos.



Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad.

Las áreas de autoridad y responsabilidad de cada empleado:

Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado,

cuando se dice autoridad es saber hasta qué punto un empleado tiene la

capacidad de realizar un trabajo. A continuación se nombran la autoridad y

responsabilidad de cada empleado.

EMPLEADO AUTORIDAD RESPONSABILIDAD

Gerente Tiene las facultades para tomar decisiones

Funcionamiento de la empresa

Auxiliar Administrativo Es el puente de comunicación entre empleados y jefes

Eficaz y eficiente en el manejo de la información entre empleados y jefes

Contador

Manejar la parte contable de la empresa. Dar orientación a los clientes (En este caso las pequeñas y medianas empresas)

Contabilidad

Secretaria Asistente del gerente

Manejo de agenda del gerente, realización de cartas, apoyo a otras áreas de la empresa

Tesorero

Dar cumplimiento a la parte contable (Financiera) de la empresa. Entradas y salidas de dinero.

Manejo monetario de la empresa

Atención al cliente

Recibir quejas y sugerencias, así mismo brinda información a los clientes.

Dar y recibir buena información

Aseadora Mantener el sitio de trabajo ordenado

Aseo

Oficios varios Contribuir al buen funcionamiento de los enseres de la empresa

Buen funcionamiento de la planta física de la empresa

Mensajero Cumplir a tiempo con entrega y recibo de información de la empresa

Llevar y recibir documentos o paquetes

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que

desempeñen su trabajo.



Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa,

todos los empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus

labores entre estos están.

Recursos Humanos: El grupo de trabajo está conformado por: Gerente,

auxiliar administrativo, contadores, secretaria, tesorero, atención al cliente,

aseadoras, oficios varios, mensajeros

Recurso técnico y tecnológico: Local, computadores, impresoras, teléfonos,

fax, equipos de oficina (escritorios, sillas, papelería, etc.) implementos de aseo, etc.

Recursos físicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepción

(Información).

4. Dirección

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se

desarrollen armónica y eficientemente.

Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armónica y

eficiente, ya que esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y

por ende contribuyen al sostenimiento y crecimiento de la empresa.

Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los

empleados deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos

los procesos y se pueda dar una muy buena atención a todos los usuarios brindando

una atención rápida y oportuna a las diferentes empresas que se tienen como

clientes.

Mantener una comunicación eficaz con los empleados.

Es fundamental en toda empresa la comunicación. En la empresa

Gestionando el cambio la comunicación será muy asertiva y precisa tanto a nivel

interno como externo, todos los empleados deben manejar un dialogo permanente en

cada una de sus dependencias, así mismo deben hacer muy buen uso de las

herramientas comunicativas con que cuenta la empresa como lo es el correo

institucional, las diferentes carteleras y la comunicación interna. Una buena

comunicación es fundamental en la empresa ya que esta permite mantener al tanto

de lo que está sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los clientes

(Empresas medianas y pequeñas)

Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal.



El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido

de pertenencia muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades,

porque lo más importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con

ganas, con interés de hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan.

Adicionalmente a esto la empresa a través de sus dueños tiene como

incentivo motivar a los empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeño

laboral y al cumplimiento de metas de cada uno de ellos, así mismo se tienen en

cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan los empleados para el beneficio de

la organización. Esta empresa se caracteriza por tener en cuenta la participación de

todos ya que así se logran y se consiguen con mayor facilidad todos los objetivos y

logros propuestos por la compañía.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo

de trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la

empresa. Dentro de la organización hay que tener un grupo de trabajo que tenga

madurez y una ética profesional alta, esto permite adquirir una confianza por parte de

los cliente hacía la empresa y le da un mejor posicionamiento en el sector y a futuro

se verá reflejado en nuevos negocios o cuando se abran otras sucursales.

La disciplina, la constancia y el buen servicio serán valores agregados que la

empresa generando el cambio les brindará a sus clientes en todo el sector de

Kennedy.

5. Control

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen

armónica y eficientemente:

Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar

y analizar.

Antes de iniciar un trabajo con las diferentes empresas (Pequeñas y

medianas) la empresa debe recoger información necesaria para ejecutar sus

trabajos, hay que hacer uso de la investigación, los métodos de recolección de

información como la encuesta o la entrevista para adquirir la mayor información

posible y así poder realizar un excelente trabajo que le permita a los clientes quedar

satisfechos con lo que se les realizó, de esta forma Gestionando el cambio adquiere

un reconocimiento y posicionamiento en todo el sector de Kennedy.



Esta información debe ser confidencial a nivel interno de la empresa para

mostrar el profesionalismo que caracteriza la organización, debe ser veraz y verídica

ya que esto da una mejor y mayor confiabilidad por parte de los clientes.

Una vez recogida toda la información necesaria para realizar la actividad se

debe controlar muy bien y analizarla de la mejor manera posible para ejecutar un

excelente trabajo y así poder asegurar la satisfacción de los clientes por el servicio

que se les brindo por parte de la empresa.

Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo)

Definir quiénes serán los encargados de realizar el control durante los trabajos

que se le realicen a las diferentes pequeñas y medianas empresas.

Una vez conocida la persona encargada, este deberá tener conocimiento del

trabajo que se está realizando para que realice los controles pertinentes y necesarios

para que se dé un buen servicio a los clientes.

Un buen control en el momento oportuno se puede realizar a través de

auditorías e investigaciones para conocer cómo se están realizando los diferentes

trabajos a los clientes que buscan los servicios ofrecidos por la empresa

Gestionando el cambio.

Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores.

(Cómo)

Sí, todo proceso que se lleve a cabo dentro de la empresa será basado en

hechos y fundamentos reales para esto se cuenta con un grupo de profesionales

encargados de realizar estos procesos, indagando, investigando y realizando las

auditorias necesarias en todos los servicios prestados por la empresa.

Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

(Cuándo)

Cuando no se estén realizando los procesos adecuados o cuando los clientes

no estén satisfechos con el trabajo o servicio que se les está prestando por parte de

los empleados de la empresa, si esto llega a suceder hay que tomar medidas

drásticas que permitan el mejoramiento continuo de la empresa.

Adicionalmente a esto hay que tomar medidas cada vez que sea necesario, y

cuando las situaciones lo ameriten (Insatisfacción de los clientes, trabajos mal

realizados, trabajos que no cumplan con los logros u objetivos de los clientes), lo

importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional que se caracterice



por la buena prestación de los servicios contables y que marque la diferencia en el

sector donde este posicionada en este caso Kennedy.

6. Comunicación

En una organización se entienden diferentes niveles de comunicación: la

comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación

horizontal, en el mismo nivel, entre pares.

Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los

organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas.

El desarrollo de una adecuada política comunicacional, se propicia la

integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código

común, y se optimiza la participación del personal a través de una positiva

motivación, en todos sus niveles.

Identificar la comunicación a utilizar.

Es importante utilizar los 2 niveles de comunicación tanto el vertical como el

horizontal, ya que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a

conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel

interno (Horizontal). A continuación se menciona como se utilizarían estos 2.

Comunicación vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este

nivel de comunicación, ya que es el más utilizado en la mayoría de las empresas, se

puede realizar de la siguiente manera

• Medios de comunicación

• La prensa

• La radio

• La televisión

• Volantes

Comunicación horizontal: Se utilizaría para manejar la comunicación interna

de la empresa, entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes,

entre estos están:

• Redes sociales

• Grupos de interés

• Correo institucional

• Buzón de sugerencias

• Carteleras



• Información y comunicación interna

Como se mencionó anteriormente ambas son de gran utilidad para la

empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporción lo más

importante de la comunicación es que se transmita de forma oportuna, que sea

verdadera, verídica y eficaz.



CONCLUSIÓN

Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la

necesidad de desarrollar métodos que nos ayudaran a administrar de mejor manera

los recursos que teníamos a nuestra disposición, esto dio origen a lo que

actualmente denominamos como “administración”, este concepto ha evolucionado a

lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los individuos que se

especializan es este tema “administradores” estos se basan en los principios,

destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploración.

Los estudiantes involucrados en la estructuración del presente trabajo

comprendieron la importancia de la administración y ampliaron su visión sobre las

principales etapas administrativas, de este modo tienen más claros los conceptos de

planificación, organización, dirección y control. Por consecuente se aplicaron dichos

conceptos en una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como

resultado una planificamos y organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto

se lograr que los procesos se ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando

los recursos disponibles.

Asimismo concluimos que la administración es muy importante para la

estructuración empresarial dado que nos permite administrar de manera eficiente los

recursos disponibles y desarrollar método y estrategias que facilitaran la ejecución de

los procesos de este modo se alcanzara los objetivos planteados.



REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y DE INTERNET

Apuntes materia introducción a la administración de empresas recibidos en la

Universidad de Medellín.

Bolsa de Valores de Panamá, 2004, Glosario Bursátil – Guía del inversionista.

Recuperado el 1 de Noviembre de 2012 de: http://www.uv.mx.

Consultoria-pyme.com, Principios de administración. Recuperado de:

http://www.consultoria-pyme.com.

Gestiopolis, Recuperado de: http://www.gestiopolis.com.

In-Gerencia Cultural, 2011, Diagrama de Gantt. Recuperado de:

http://gerenciacultural-lpv.blogspot.com.

Juan Pablo Amador, Proceso Administrativo. Recuperado de:

http://www.elprisma.com.

Kennedy (Bogotá). Recuperado de: http://www.kennedy.gov.co.

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