Acciones · 2020-05-27 · acciones específicas (ver Seguimientos de acciones) y se permitirán...

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IsoWise - Manual de usuario

Acciones

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Contenido 1. Crear acción ............................................................................................................................... 3

2. Crear acción a partir de incidencias .......................................................................... 15

3. Editar acción ........................................................................................................................... 16

4. Vista de acción ....................................................................................................................... 17

5. Operaciones sobre acciones .......................................................................................... 17

1. Seguimientos de acciones ........................................................................................... 17

2. Cerrar acción ....................................................................................................................... 18

3. Re-abrir acción .................................................................................................................. 19

4. Agregar notas ..................................................................................................................... 20

6. Listado de acciones ............................................................................................................. 21

7. Historial de acción ............................................................................................................... 22

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1. Crear acción

Acceda al listado de acciones a través de la opción “Acciones” del menú principal, y

luego seleccione la opción “Nueva acción” que se encuentra sobre el listado. El sistema

mostrará un menú donde podrá seleccionar el tipo de acción que desea crear:

correctiva, preventiva, mejora.

Click para comenzar

la creac ión

1 – Selecc ione el

t ipo de acc ión

2 – C l ick para

cont inuar

Cl ick para navegar a l

l is tado de acc iones

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Dentro de la página de creación ingrese los datos de la nueva acción. Una vez finalizado

este proceso, se guardará la acción haciendo click sobre el botón “Guardar” que se

encuentra al pie de la página.

Se podrá ingresar la siguiente información:

1. Datos básicos:

Ingrese la fecha de creación y la fecha prevista de finalización. Si desea que los

responsables de la acción sean notificados en una fecha previa a la de finalización,

marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad de días antes en que desea que se

generen las notificaciones.

Opcionalmente podrá ingresar una descripción.

2. Incidencias asociadas:

Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Incidencias asociadas”, se

despliega dicha sección donde se podrán asociar incidencias.

Haga click sobre “Agregar”. El sistema desplegará el cuadro de selección de

incidencias.

Click para mostar (u

ocul tar) las

secc iones

correspondientes

Cl ick para f ina l izar

la creac ión

Cl ick abr ir e l menú de

selecc ión de fecha

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Marque las incidencias que desea asociar y confirme la selección haciendo click

sobre el botón “Aceptar”.

Las causas de las incidencias asociadas se copiarán a las causas de la acción en

creación. Usted podrá editar o eliminar dichas causas sin afectar las causas

correspondientes en la incidencia original.

Click para desplegar

e l menú de selecc ión

de inc idenc ias

1 – Selecc ione las

inc idenc ias a

asociar 2 – C l ick para asociar

las inc idenc ias

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3. Causas:

Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Causas”, se despliega dicha

sección donde se podrán agregar causas.

Para agregar una causa a la acción haga click sobre “Agregar causa” en la parte

inferior de la sub-sección “Causas”. El sistema permitirá ingresar la descripción de la

nueva causa, una clasificación para la misma, pudiendo agregar de forma opcional

ramas específicas.

Para finalizar la creación de una causa haga click sobre la opción “Listo”, o sobre

“Cancelar” si desea cancelar la operación. Tenga en cuenta que hasta que no guarde

la acción las causas no serán guardadas.

Copias de las causas de

la inc idenc ia asoc iada

(1)

Cl ick para ed itar los

datos de la causa

Cl ick para e l iminar

la causa

Cl ick para ver o

editar la inc idenc ia

Cl ick para e l iminar

la asoc iac ión

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4. Acciones Específicas:

Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Acciones específicas”, se

despliega dicha sección.

Para crear una nueva acción, haga click sobre “Agregar acción específica” en la parte

inferior.

Las acciones específicas son tareas a las que se puede acceder desde el listado

general de tareas.

1. Datos básicos:

Ingrese descripción y clasificación de la acción. Opcionalmente podrá ingresar

un criterio de verificación.

Ingrese la fecha prevista de finalización de la acción específica. Si desea

especificar una fecha de inicio para la acción, marque la casilla

correspondiente y seleccione la fecha desde el menú de calendario.

Si desea que los responsables de la acción sean notificados en una fecha

previa a la de finalización, marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad

de días antes en que desea que se generen las notificaciones.

Click para agregar una

nueva rama a la causa

Cl ick para f ina l izar la

edic ión de la causa

Cl ick desplegar e l menú de

c las i f icac iones

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Por defecto la acción estará en estado “Planificada”. Si desea cambiar el

estado despliegue el menú de estados y seleccione el nuevo estado.

También puede definir el estado de realización de la acción específica,

ingresando un valor entre 0 y 100 en el campo “% Realizado”..

2. Causas que ataca:

Seleccione las causas (dentro de las causas de la acción) a las que la acción

específica ataca.

Click desplegar e l menú

de c las i f icac iones

Cl ick s i desea generar

not i f icac iones antes de

la fecha de f ina l izac ión

Cl ick s i desea selecc ionar

la fecha de f ina l izac ión

Selecc ione el es tado de la

tarea, e ingrese el

porcentaje de rea l izac ión.

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3. Responsables:

Para definir los responsables de la acción específica haga click en sobre

“Agregar usuario” en la sub-sección “Responsables”. El sistema mostrará el

cuadro de selección de usuario del sistema.

Seleccione los usuarios a agregar marcando las casillas correspondientes, y

confirme la selección haciendo click sobre “Aceptar”.

1 - Cl ick para

selecc ionar una causa

2 - Cl ick para

agregar la causa

selecc ionada

Cl ick para qui tar

la causa

Cl ick para desplegar e l

cuadro de selecc ión de

usuar ios o ro les

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También es posible definir roles responsables de la misma forma (haciendo

click sobre “Agregar rol”). Cuando se asigna un rol como responsable, todos

los usuarios que formen parte del rol serán responsables de la acción.

Al agregar un usuario como responsable el mismo será notificado del hecho.

Los responsables de las acciones recibirán todas las notificaciones que genere

la acción.

4. Programación de seguimientos:

Podrá programar notificaciones para los seguimientos de las acciones

específicas, las misma informarán a los responsables de las acciones que es

C l ick para selecc ionar

los usuar ios

Cl ick para agregar los

responsables

Cl ick para quitar a los

responsables

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necesario realizar el seguimiento y se proveerá un enlace para que pueda

hacerlo.

Seleccione la frecuencia con la que el sistema enviará dichas notificaciones y

defina valores apropiados a cada programación.

Las programaciones posibles serán:

Fecha: se generará una única notificación en determinada fecha

que el usuario especificará.

El día de cada mes: se generarán notificaciones de forma

mensual, en el día y hora que el usuario especifique.

El día de cada semana: se generarán notificaciones

semanalmente, en el día de la semana y hora que el usuario

especifique.

El mes del año: se generarán notificaciones de forma anual, en

la fecha y hora que el usuario especifique.

Cada cierta cant. de meses: se generarán notificaciones cada

cierta cantidad meses, a partir de una fecha base que el usuario

especificará.

5. Sub-acciones:

1 - Cl ick para

desplegar e l menú 2- Cl ick para se lecc ionar la

f recuencia de not i f icac iones

3- Ingrese los valores

según la f recuenc ia

e legida

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Para crear una sub-acción, haga click en “Agregar sub-acción” sobre la parte

inferior de “Sub-acciones”.

Ingrese una descripción para la sub-acción, y una fecha prevista de

finalización.

Podrá definir responsables de la misma forma que para una acción.

5. Más información (opcional):

Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Más información”, se despliega

dicha sección donde se podrán asociar documentos del sistema, y se podrán adjuntar

archivos externos.

Click para acceder al

cuadro de selecc ión

de documentos

Cl ick para adjuntar un

nuevo arch ivo

Cl ick para crear una

nueva sub-accion

Cl ick para selecc ionar

responsables

Cl ick para el iminar

la sub-acc ión

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1. Archivos adjuntos:

Para adjuntar un archivo haga click en la opción “Adjuntar nuevo archivo”. Luego

haga click sobre el botón “Examinar” para que el sistema muestre el explorador

de archivos de su computadora y pueda seleccionar el archivo que desea

adjuntar.

Podrá eliminar un archivo haciendo click sobre la opción “Eliminar” que aparecerá

a la derecha del mismo ( lista de archivos adjuntos).

2. Documentos asociados:

Para asociar un documento del sistema haga click en la opción “Agregar”

dentro de la sub-sección “Documentos asociados”. El sistema mostrará el

explorador de documentos del sistema donde podrá seleccionar un

documento haciendo click sobre el mismo y luego sobre el botón

“Seleccionar”.

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Para facilitar la búsqueda de un documento dentro de la carpeta seleccionada,

se brinda la posibilidad de filtrar los documentos de la carpeta ingresando el

nombre (o parte del mismo) o el código (o parte del mismo) en la parte

superior y luego haciendo click en “Buscar”.

Podrá desasociar un documento haciendo click sobre la opción “Eliminar” que

aparecerá a la derecha del mismo ( lista de documentos asociados).

1 - Cl ick para

navegar entre las

d ist intas carpetas 2 - Cl ick sobre un documento

para selecc ionar lo (marcado en

verde)

3 - Cl ick para asoc iar e l

documento selecc ionado

a la inc idenc ia

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2. Crear acción a partir de incidencias

Acceda al listado de incidencias haciendo click sobre la opción “Incidencias” del menú

principal y luego sobre “Ir al listado” en la parte superior derecha de la página principal

de incidencias.

Dentro del listado, seleccione un conjunto de incidencias y haga click en “Crear acción”

que se encuentra sobre el listado.

Las incidencias seleccionadas deben pertenecer todas al mismo grupo. El tipo de la

acción creada dependerá del grupo en el que se encuentren las incidencias según la

siguiente tabla:

Click para desasoc iar e l

documento

Cl ick para e l iminar e l

archivo

1 - Cl ick para se lecc ionar

las inc idenc ias

2 - Cl ick para crear

la acc ión

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Grupo de incidencia Tipo de acción

Real Correctiva

Potencial Preventiva

Sugerencia Mejora

El resto del proceso de creación es idéntico al que se muestra en el punto anterior.

3. Editar acción

Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

principal.

Desde el listado, haga click sobre la opción “Editar” que aparecerá a la derecha de la

acción que desea editar.

También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la

opción “Editar” que se encuentra en la parte superior.

La edición de los datos de la acción se realiza de la misma manera que en la creación

(ver Crear acción). Luego de realizados los cambios es necesario guardar los cambios

pulsando el botón “Guardar” en la parte inferior de la página.

También será posible agregar comentarios desde la página de edición (ver Agregar

comentarios a acciones).

Las acciones que se encuentren cerradas no podrán ser editadas.

Click para ed itar

la acc ión

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4. Vista de acción

Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

principal.

Desde el listado, haga click sobre una acción para acceder a la página de la vista de la

misma.

Se mostrarán los datos de la acción, y será posible realizar seguimientos para las

acciones específicas (ver Seguimientos de acciones) y se permitirán cerrar (re-abrir) las

mismas (ver Cerrar Acción específica).

También se podrán agregar/eliminar comentarios (ver Comentarios en acciones).

También es posible acceder desde la página de edición de la acción, haciendo click sobre

la opción “Vista de acción” que se encuentra en la parte superior.

5. Operaciones sobre acciones

1. Seguimientos de acciones

Es posible realizar seguimientos de las acciones específicas de una acción.

Para agregar un seguimiento, acceda a la página de vista de la acción (ver Vista

de acción).

Click para ver los

deta l les de la acc ión

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En la sección “Acciones específicas” busque la acción específica a la que desea

realizarle el seguimiento y haga click sobre “Agregar seguimiento”.

2. Cerrar acción

Para cerrar una acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de

acción).

Haga click sobre el botón “Cerrar Acción” de la parte inferior de la página. El

sistema mostrará una página donde podrá registrar el cierre.

Seguimientos anter iores

Cl ick para agregar un

seguimiento

Ingrese el seguimiento

Cl ick para agregar e l

nuevo seguimiento

Fecha de creación y

nombre del creador

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Seleccione el tipo de resultado e ingrese de forma opcional un comentario de

cierre.

El cierre de la acción implica que todas las acciones específicas de la misma que

se encuentren abiertas se cierren con el mismo resultado que el especificado para

la acción. Es decir, si se cierra el objetivo con “Marcar como obsoleto” todas las

acciones pasarán a estar “Finalizada/Observada”, y si se cierra con “Verifcacion

de resultados” las acciones pasaran al estado “Finalizada/Completada”,

agregándose en cualquier caso el comentario correspondiente.

Al cerrar una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables

de la misma.

3. Re-abrir acción

Luego de que una acción fue cerrada es posible re-abrirla. Para re-abrir una

acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de acción).

Datos de la acc ión a

cerrar

Fecha de c ierre

2 - Selecc ione el t ipo

de resultado obtenido

1 - Ingrese un comentar io

3 – C l ick para

efectuar e l c ierre

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Haga click sobre el botón “Re-abrir acción” de la parte inferior de la página. La

acción será re-abierta, aunque las acciones específicas continúen cerradas.

Al re-abrir una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables

de la misma.

4. Agregar notas

Acceda a la vista de la acción que desea comentar (ver Vista de acción).

Haga click sobre el ícono “+” a la izquierda de la sección “Notas” en la parte

inferior de la página, para desplegar las notas de la acción.

Escriba la nota y haga click sobre “Agregar”.

Los usuarios que hayan anteriormente la acción y los responsables de la misma

serán notificados de la operación.

1 – Ingrese la nota

2 – C l ick para

agregar la nota

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Para eliminar una nota haga click sobre la opción “Eliminar” que se encuentra al

pie de la nota (sobre la parte derecha). Un usuario solo podrá eliminar las notas

que él mismo creó.

La eliminación de notas generará notificaciones de la misma forma que al

agregar.

A las acciones cerradas no se les podrá agregar ni eliminar notas.

6. Listado de acciones

Para acceder al listado de acciones haga click sobre la opción “Acciones” del menú

principal.

Se podrán filtrar las acciones que se muestra definiendo distintos filtros de búsqueda.

Nombre del

creador de la nota

Fecha y hora

de creación

Cl ick para

el iminar la nota

Cl ick para f i l trar e l l is tado

según las opciones de f i l tros

selecc ionadas

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7. Historial de acción

Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

principal

Desde el listado de incidencias, haga click sobre la opción “Historial” a la derecha de la

acción a la que desea consultar el historial.

Click para mostrar las

opciones avanzadas de

f i l trado

Número de la pág ina

que se muestra

actua lmente

Número total de pág inas

Cl ick para aumentar

o d isminuir e l número

de página mostrado

Cl ick para ver las

acc iones específ icas

Lis ta de las acc iones

especif icas de la acc ión 1

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También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la

opción “Historial” que se encuentra en la parte superior.

Las entradas del historial se agrupan por fecha. Si desea ver las entradas

correspondientes a determinada fecha selecciónela de la lista de fechas que se muestra

al comienzo del historial (en la parte derecha). Si la fecha a la que desea acceder no

aparece en dicho listado, no existen entradas para la misma.

Hora en que se

real izó la acc ión

Usuar io que

efectuó la acc ión

Selecc ione una fecha