Acciones · 2020-05-27 · acciones específicas (ver Seguimientos de acciones) y se permitirán...

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    30-Jul-2020
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  • Página 1

    IsoWise - Manual de usuario

    Acciones

  • Página 2

    Contenido 1. Crear acción ............................................................................................................................... 3

    2. Crear acción a partir de incidencias .......................................................................... 15

    3. Editar acción ........................................................................................................................... 16

    4. Vista de acción ....................................................................................................................... 17

    5. Operaciones sobre acciones .......................................................................................... 17

    1. Seguimientos de acciones ........................................................................................... 17

    2. Cerrar acción ....................................................................................................................... 18

    3. Re-abrir acción .................................................................................................................. 19

    4. Agregar notas ..................................................................................................................... 20

    6. Listado de acciones ............................................................................................................. 21

    7. Historial de acción ............................................................................................................... 22

  • Página 3

    1. Crear acción

    Acceda al listado de acciones a través de la opción “Acciones” del menú principal, y

    luego seleccione la opción “Nueva acción” que se encuentra sobre el listado. El sistema

    mostrará un menú donde podrá seleccionar el tipo de acción que desea crear:

    correctiva, preventiva, mejora.

    Click para comenzar

    la creac ión

    1 – Selecc ione el

    t ipo de acc ión

    2 – C l ick para

    cont inuar

    Cl ick para navegar a l

    l is tado de acc iones

  • Página 4

    Dentro de la página de creación ingrese los datos de la nueva acción. Una vez finalizado

    este proceso, se guardará la acción haciendo click sobre el botón “Guardar” que se

    encuentra al pie de la página.

    Se podrá ingresar la siguiente información:

    1. Datos básicos:

    Ingrese la fecha de creación y la fecha prevista de finalización. Si desea que los

    responsables de la acción sean notificados en una fecha previa a la de finalización,

    marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad de días antes en que desea que se

    generen las notificaciones.

    Opcionalmente podrá ingresar una descripción.

    2. Incidencias asociadas:

    Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Incidencias asociadas”, se

    despliega dicha sección donde se podrán asociar incidencias.

    Haga click sobre “Agregar”. El sistema desplegará el cuadro de selección de

    incidencias.

    Click para mostar (u

    ocul tar) las

    secc iones

    correspondientes

    Cl ick para f ina l izar

    la creac ión

    Cl ick abr ir e l menú de

    selecc ión de fecha

  • Página 5

    Marque las incidencias que desea asociar y confirme la selección haciendo click

    sobre el botón “Aceptar”.

    Las causas de las incidencias asociadas se copiarán a las causas de la acción en

    creación. Usted podrá editar o eliminar dichas causas sin afectar las causas

    correspondientes en la incidencia original.

    Click para desplegar

    e l menú de selecc ión

    de inc idenc ias

    1 – Selecc ione las

    inc idenc ias a

    asociar 2 – C l ick para asociar

    las inc idenc ias

  • Página 6

    3. Causas:

    Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Causas”, se despliega dicha

    sección donde se podrán agregar causas.

    Para agregar una causa a la acción haga click sobre “Agregar causa” en la parte

    inferior de la sub-sección “Causas”. El sistema permitirá ingresar la descripción de la

    nueva causa, una clasificación para la misma, pudiendo agregar de forma opcional

    ramas específicas.

    Para finalizar la creación de una causa haga click sobre la opción “Listo”, o sobre

    “Cancelar” si desea cancelar la operación. Tenga en cuenta que hasta que no guarde

    la acción las causas no serán guardadas.

    Copias de las causas de

    la inc idenc ia asoc iada

    (1)

    Cl ick para ed itar los

    datos de la causa

    Cl ick para e l iminar

    la causa

    Cl ick para ver o

    editar la inc idenc ia

    Cl ick para e l iminar

    la asoc iac ión

  • Página 7

    4. Acciones Específicas:

    Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Acciones específicas”, se

    despliega dicha sección.

    Para crear una nueva acción, haga click sobre “Agregar acción específica” en la parte

    inferior.

    Las acciones específicas son tareas a las que se puede acceder desde el listado

    general de tareas.

    1. Datos básicos:

    Ingrese descripción y clasificación de la acción. Opcionalmente podrá ingresar

    un criterio de verificación.

    Ingrese la fecha prevista de finalización de la acción específica. Si desea

    especificar una fecha de inicio para la acción, marque la casilla

    correspondiente y seleccione la fecha desde el menú de calendario.

    Si desea que los responsables de la acción sean notificados en una fecha

    previa a la de finalización, marque la casilla “Notificar” e ingrese la cantidad

    de días antes en que desea que se generen las notificaciones.

    Click para agregar una

    nueva rama a la causa

    Cl ick para f ina l izar la

    edic ión de la causa

    Cl ick desplegar e l menú de

    c las i f icac iones

  • Página 8

    Por defecto la acción estará en estado “Planificada”. Si desea cambiar el

    estado despliegue el menú de estados y seleccione el nuevo estado.

    También puede definir el estado de realización de la acción específica,

    ingresando un valor entre 0 y 100 en el campo “% Realizado”..

    2. Causas que ataca:

    Seleccione las causas (dentro de las causas de la acción) a las que la acción

    específica ataca.

    Click desplegar e l menú

    de c las i f icac iones

    Cl ick s i desea generar

    not i f icac iones antes de

    la fecha de f ina l izac ión

    Cl ick s i desea selecc ionar

    la fecha de f ina l izac ión

    Selecc ione el es tado de la

    tarea, e ingrese el

    porcentaje de rea l izac ión.

  • Página 9

    3. Responsables:

    Para definir los responsables de la acción específica haga click en sobre

    “Agregar usuario” en la sub-sección “Responsables”. El sistema mostrará el

    cuadro de selección de usuario del sistema.

    Seleccione los usuarios a agregar marcando las casillas correspondientes, y

    confirme la selección haciendo click sobre “Aceptar”.

    1 - Cl ick para

    selecc ionar una causa

    2 - Cl ick para

    agregar la causa

    selecc ionada

    Cl ick para qui tar

    la causa

    Cl ick para desplegar e l

    cuadro de selecc ión de

    usuar ios o ro les

  • Página 10

    También es posible definir roles responsables de la misma forma (haciendo

    click sobre “Agregar rol”). Cuando se asigna un rol como responsable, todos

    los usuarios que formen parte del rol serán responsables de la acción.

    Al agregar un usuario como responsable el mismo será notificado del hecho.

    Los responsables de las acciones recibirán todas las notificaciones que genere

    la acción.

    4. Programación de seguimientos:

    Podrá programar notificaciones para los seguimientos de las acciones

    específicas, las misma informarán a los responsables de las acciones que es

    C l ick para selecc ionar

    los usuar ios

    Cl ick para agregar los

    responsables

    Cl ick para quitar a los

    responsables

  • Página 11

    necesario realizar el seguimiento y se proveerá un enlace para que pueda

    hacerlo.

    Seleccione la frecuencia con la que el sistema enviará dichas notificaciones y

    defina valores apropiados a cada programación.

    Las programaciones posibles serán:

    Fecha: se generará una única notificación en determinada fecha

    que el usuario especificará.

    El día de cada mes: se generarán notificaciones de forma

    mensual, en el día y hora que el usuario especifique.

    El día de cada semana: se generarán notificaciones

    semanalmente, en el día de la semana y hora que el usuario

    especifique.

    El mes del año: se generarán notificaciones de forma anual, en

    la fecha y hora que el usuario especifique.

    Cada cierta cant. de meses: se generarán notificaciones cada

    cierta cantidad meses, a partir de una fecha base que el usuario

    especificará.

    5. Sub-acciones:

    1 - Cl ick para

    desplegar e l menú 2- Cl ick para se lecc ionar la

    f recuencia de not i f icac iones

    3- Ingrese los valores

    según la f recuenc ia

    e legida

  • Página 12

    Para crear una sub-acción, haga click en “Agregar sub-acción” sobre la parte

    inferior de “Sub-acciones”.

    Ingrese una descripción para la sub-acción, y una fecha prevista de

    finalización.

    Podrá definir responsables de la misma forma que para una acción.

    5. Más información (opcional):

    Haciendo click sobre el ícono “+” a la izquierda de “Más información”, se despliega

    dicha sección donde se podrán asociar documentos del sistema, y se podrán adjuntar

    archivos externos.

    Click para acceder al

    cuadro de selecc ión

    de documentos

    Cl ick para adjuntar un

    nuevo arch ivo

    Cl ick para crear una

    nueva sub-accion

    Cl ick para selecc ionar

    responsables

    Cl ick para el iminar

    la sub-acc ión

  • Página 13

    1. Archivos adjuntos:

    Para adjuntar un archivo haga click en la opción “Adjuntar nuevo archivo”. Luego

    haga click sobre el botón “Examinar” para que el sistema muestre el explorador

    de archivos de su computadora y pueda seleccionar el archivo que desea

    adjuntar.

    Podrá eliminar un archivo haciendo click sobre la opción “Eliminar” que aparecerá

    a la derecha del mismo ( lista de archivos adjuntos).

    2. Documentos asociados:

    Para asociar un documento del sistema haga click en la opción “Agregar”

    dentro de la sub-sección “Documentos asociados”. El sistema mostrará el

    explorador de documentos del sistema donde podrá seleccionar un

    documento haciendo click sobre el mismo y luego sobre el botón

    “Seleccionar”.

  • Página 14

    Para facilitar la búsqueda de un documento dentro de la carpeta seleccionada,

    se brinda la posibilidad de filtrar los documentos de la carpeta ingresando el

    nombre (o parte del mismo) o el código (o parte del mismo) en la parte

    superior y luego haciendo click en “Buscar”.

    Podrá desasociar un documento haciendo click sobre la opción “Eliminar” que

    aparecerá a la derecha del mismo ( lista de documentos asociados).

    1 - Cl ick para

    navegar entre las

    d ist intas carpetas 2 - Cl ick sobre un documento

    para selecc ionar lo (marcado en

    verde)

    3 - Cl ick para asoc iar e l

    documento selecc ionado

    a la inc idenc ia

  • Página 15

    2. Crear acción a partir de incidencias

    Acceda al listado de incidencias haciendo click sobre la opción “Incidencias” del menú

    principal y luego sobre “Ir al listado” en la parte superior derecha de la página principal

    de incidencias.

    Dentro del listado, seleccione un conjunto de incidencias y haga click en “Crear acción”

    que se encuentra sobre el listado.

    Las incidencias seleccionadas deben pertenecer todas al mismo grupo. El tipo de la

    acción creada dependerá del grupo en el que se encuentren las incidencias según la

    siguiente tabla:

    Click para desasoc iar e l

    documento

    Cl ick para e l iminar e l

    archivo

    1 - Cl ick para se lecc ionar

    las inc idenc ias

    2 - Cl ick para crear

    la acc ión

  • Página 16

    Grupo de incidencia Tipo de acción

    Real Correctiva

    Potencial Preventiva

    Sugerencia Mejora

    El resto del proceso de creación es idéntico al que se muestra en el punto anterior.

    3. Editar acción

    Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

    principal.

    Desde el listado, haga click sobre la opción “Editar” que aparecerá a la derecha de la

    acción que desea editar.

    También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la

    opción “Editar” que se encuentra en la parte superior.

    La edición de los datos de la acción se realiza de la misma manera que en la creación

    (ver Crear acción). Luego de realizados los cambios es necesario guardar los cambios

    pulsando el botón “Guardar” en la parte inferior de la página.

    También será posible agregar comentarios desde la página de edición (ver Agregar

    comentarios a acciones).

    Las acciones que se encuentren cerradas no podrán ser editadas.

    Click para ed itar

    la acc ión

  • Página 17

    4. Vista de acción

    Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

    principal.

    Desde el listado, haga click sobre una acción para acceder a la página de la vista de la

    misma.

    Se mostrarán los datos de la acción, y será posible realizar seguimientos para las

    acciones específicas (ver Seguimientos de acciones) y se permitirán cerrar (re-abrir) las

    mismas (ver Cerrar Acción específica).

    También se podrán agregar/eliminar comentarios (ver Comentarios en acciones).

    También es posible acceder desde la página de edición de la acción, haciendo click sobre

    la opción “Vista de acción” que se encuentra en la parte superior.

    5. Operaciones sobre acciones

    1. Seguimientos de acciones

    Es posible realizar seguimientos de las acciones específicas de una acción.

    Para agregar un seguimiento, acceda a la página de vista de la acción (ver Vista

    de acción).

    Click para ver los

    deta l les de la acc ión

  • Página 18

    En la sección “Acciones específicas” busque la acción específica a la que desea

    realizarle el seguimiento y haga click sobre “Agregar seguimiento”.

    2. Cerrar acción

    Para cerrar una acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de

    acción).

    Haga click sobre el botón “Cerrar Acción” de la parte inferior de la página. El

    sistema mostrará una página donde podrá registrar el cierre.

    Seguimientos anter iores

    Cl ick para agregar un

    seguimiento

    Ingrese el seguimiento

    Cl ick para agregar e l

    nuevo seguimiento

    Fecha de creación y

    nombre del creador

  • Página 19

    Seleccione el tipo de resultado e ingrese de forma opcional un comentario de

    cierre.

    El cierre de la acción implica que todas las acciones específicas de la misma que

    se encuentren abiertas se cierren con el mismo resultado que el especificado para

    la acción. Es decir, si se cierra el objetivo con “Marcar como obsoleto” todas las

    acciones pasarán a estar “Finalizada/Observada”, y si se cierra con “Verifcacion

    de resultados” las acciones pasaran al estado “Finalizada/Completada”,

    agregándose en cualquier caso el comentario correspondiente.

    Al cerrar una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables

    de la misma.

    3. Re-abrir acción

    Luego de que una acción fue cerrada es posible re-abrirla. Para re-abrir una

    acción acceda a la página de vista de la acción (ver Vista de acción).

    Datos de la acc ión a

    cerrar

    Fecha de c ierre

    2 - Selecc ione el t ipo

    de resultado obtenido

    1 - Ingrese un comentar io

    3 – C l ick para

    efectuar e l c ierre

  • Página 20

    Haga click sobre el botón “Re-abrir acción” de la parte inferior de la página. La

    acción será re-abierta, aunque las acciones específicas continúen cerradas.

    Al re-abrir una acción, el sistema generará notificaciones a todos los responsables

    de la misma.

    4. Agregar notas

    Acceda a la vista de la acción que desea comentar (ver Vista de acción).

    Haga click sobre el ícono “+” a la izquierda de la sección “Notas” en la parte

    inferior de la página, para desplegar las notas de la acción.

    Escriba la nota y haga click sobre “Agregar”.

    Los usuarios que hayan anteriormente la acción y los responsables de la misma

    serán notificados de la operación.

    1 – Ingrese la nota

    2 – C l ick para

    agregar la nota

  • Página 21

    Para eliminar una nota haga click sobre la opción “Eliminar” que se encuentra al

    pie de la nota (sobre la parte derecha). Un usuario solo podrá eliminar las notas

    que él mismo creó.

    La eliminación de notas generará notificaciones de la misma forma que al

    agregar.

    A las acciones cerradas no se les podrá agregar ni eliminar notas.

    6. Listado de acciones

    Para acceder al listado de acciones haga click sobre la opción “Acciones” del menú

    principal.

    Se podrán filtrar las acciones que se muestra definiendo distintos filtros de búsqueda.

    Nombre del

    creador de la nota

    Fecha y hora

    de creación

    Cl ick para

    el iminar la nota

    Cl ick para f i l trar e l l is tado

    según las opciones de f i l tros

    selecc ionadas

  • Página 22

    7. Historial de acción

    Acceda al listado de acciones haciendo click sobre la opción “Acciones” del menú

    principal

    Desde el listado de incidencias, haga click sobre la opción “Historial” a la derecha de la

    acción a la que desea consultar el historial.

    Click para mostrar las

    opciones avanzadas de

    f i l trado

    Número de la pág ina

    que se muestra

    actua lmente

    Número total de pág inas

    Cl ick para aumentar

    o d isminuir e l número

    de página mostrado

    Cl ick para ver las

    acc iones específ icas

    Lis ta de las acc iones

    especif icas de la acc ión 1

  • Página 23

    También es posible acceder desde la página de vista de la acción, haciendo click sobre la

    opción “Historial” que se encuentra en la parte superior.

    Las entradas del historial se agrupan por fecha. Si desea ver las entradas

    correspondientes a determinada fecha selecciónela de la lista de fechas que se muestra

    al comienzo del historial (en la parte derecha). Si la fecha a la que desea acceder no

    aparece en dicho listado, no existen entradas para la misma.

    Hora en que se

    real izó la acc ión

    Usuar io que

    efectuó la acc ión

    Selecc ione una fecha