Accesos y/o Consultas

8/12/2019 Accesos y/o Consultas

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TTTecnologa de laecnologa de laecnologa de la

IIInformacin y lanformacin y lanformacin y la

CCComunicacinomunicacinomunicacin

Base de datosBase de datosBase de datos

Consultas

- 2007 -


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Profesores del rea Informtica:

Guillermo Storti

Gladys Ros

Gabriel Campodnico


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Se utilizan consultas para ver, modificary analizardatos de formas

diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para

formularios(un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza

fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin

puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e

informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado queacepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas),

informes(un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato

impreso. Ya que puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de

un informe, puede mostrar la informacin como desee verla) y pginas de acceso

a datos(es una pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a

una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y

manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir

tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel).

Las consultas nos permitirn:

1. Recuperar datos de una o ms tablas con los criterios especificados ydespus mostrar los datos en el orden que se desee.

2. Ver todos o algunos registros, todos o algunos campos, de una o variastablas relacionadas.

3. Actualizar registros en una tabla

4. Agrupar registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos detotales.

5. Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta.

6. Eliminar un registro o un grupo de registros de una o ms tablas.

7. Realizar cambios globales en un grupo de registros de una o mstablas.

8. Anexar un grupo de registros de una a otra tabla.

9. Crear tablas que pueden exportarse a otras bases de datos10. Crear formularios, informes y pginas web

11. Crear una copia de seguridad una tabla

Consultas


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Existen varios tipos de consultasen Microsoft Access.

1.- Consultas de seleccin

Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de

consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en unahoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunasrestricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar losregistros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

2.- Consultas de parmetros

Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta,muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo,criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede

disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todoslos registros que se encuentren entre esas dos fechas.

Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean comobase para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo,puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta deparmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo quesolicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica unmes, Access imprime el informe correspondiente.

3.- Consultas de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular yreestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas dereferencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo detotales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, enel lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior, esdecir, un cuadro de doble entrada.

4. Consultas de accin

Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios odesplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de

consultas de accin:4.1.) Consulta de eliminacin

Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puedeutilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no sefabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin,

Tipos de Consultas


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Tipos de Consultas

siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionadosdentro de los registros.

4.2.) Consulta de actualizacin

Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas.Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos losproductos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al

personal de una determinada categora. Con una consulta deactualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

4.3.) Consulta de datos anexados

Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o mstablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y unabase de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estosclientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base dedatos, desea anexarla a la tabla Clientes.

4.4.) Consulta de creacin de tabla

Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de

una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crearuna tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Accesso una tabla histrica que contenga registros antiguos.

5. Consultas SQL

Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL.Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured QueryLanguage) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales,como Access.

Cuando se crea una consulta en la vista Diseo de la consulta, Accessconstruye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, lamayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vistaDiseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estndisponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQLen la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en lavista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL, nose pueden crear en la cuadrcula de diseo. En el caso de las consultas depaso a travs, consultas de definicin de datos y consultas de unin, debe crearlas instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de lassubconsultas, la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila

Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta.


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Consultas de Seleccin

Ejecutar


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Temario:

Consulta de totales

Temario:

Consulta de campo/s calculado

Se puede crear un campo en una consulta a partir de: otros campos, funciones de access,

operaciones de clculo, condiciones y la combinacin de todas estas alternativas:

Un campo calculado se consigna de la siguiente forma:

nombre_del_campo: operacin de clculo

Ejemplo aumentando un 10% los precios de una tabla de productos:

Nuevo_precio: [precio]+[precio]*10/100


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Temario:

Consulta de campo/s calculado utilizando funciones de Access

Temario:

Consulta de campo/s calculado utilizando condiciones

Da: day([fecha_nacimiento]) Devuelve el da de una fecha

Mes: month([fecha_nacimiento]) Devuelve el nmero de mes de una fecha

Ao: year([fecha_nacimiento]) Devuelve el ao de una fecha

Fecha_actual: ahora() Devuelve la fecha de la PC

Mes_en_letras: nombremes(numero_de_mes) Devuelve el nombre del mesEdad: ent((ahora()-[fecha_nacimiento])/365,25) Ent devuelve el entero de un nmero

Para fijar condiciones en un campo tenemos la funcin Siinm(condicin; respuesta si; respuesta no)

Ejemplo: cuando la modalidad del curso es EGO (Economa y Gestin de las Organizaciones) la cuota es de

300 pesos, caso contrario es de 350 para el resto de las modalidades.

Cuota_nueva: siInm(([modalidad]=EGO);(300);(350))


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Consultas de Parmetros

Ejecutar


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Consultas de tablas de Referencia Cruzada

Consultas->Nuevo->Vista Diseo ->Seleccionamos la tabla del ejemplo: Alumnosy en el men de comandos

Consulta->Consulta de tabla de referencias cruzadas

Establecemos el campo asignado a lafila, el campo asignado a la columna, el

campo que se calcular en lainterseccin de columna / fila y lafuncin a calcular (suma, promedio,etc). La columna de Totales laasignamos para sumar los valores de

Y al ejecutar la consultatendremos la siguiente

apariencia:


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Una consulta de eliminacin elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Porejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no sefabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre seeliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros.

Se puede utilizar una consulta de eliminacin para eliminar registros de una solatabla, de varias tablas en una relacin uno a uno o de varias tablas en una relacin uno avarios, si est activada la eliminacin en cascada. Por ejemplo, se podra utilizar unaconsulta de eliminacin para eliminar todos los clientes de Irlanda y todos sus pedidos. Noobstante, si necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregarcriterios, deber ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar

registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.Para distinguir una relacin uno a varios en la vista Diseo de la consulta, observe

las combinaciones entre las tablas. Si un extremo de una combinacin est marcado conel smbolo de infinito , se trata de una relacin uno a varios. Si ambos extremos estnmarcados con un 1, se trata de una relacin uno a uno.

Consultas de Accin:de eliminacin

Consultas-> Nuevo-> Vista Diseo -> Seleccionamos la/s tablas y


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Consultas de Accin:de eliminacin

Consideraciones importantesal utilizar una consulta de eliminacin

Una vez que se eliminen registrosmediante una consulta de eliminacin,no se puede deshacer la operacin.Por tanto, debe ver una vista previa delos datos que la consulta ha seleccio-nado para su eliminacin antes de eje-cutar la consulta. Para ello, haga clic enVista en la barra de herramientas ymuestre la consulta en la vista Hoja dedatos.

Debe conservar constantementecopias de seguridad de los datos. Deesta forma, si elimina registros inco-rrectos, podr recuperarlos a partir delas copias de seguridad.

Ejecutar

En algunos casos, al ejecutar unaconsulta de eliminacin, pueden elimi-narse registros de las tablas relaciona-

das, aunque no estn incluidas en laconsulta. Esto puede suceder cuandola consulta slo contiene la tabla queest en el lado "uno" de una relacinuno a varios y se ha activado la elimi-nacin en cascada para esa relacin.Al eliminar registros de la tabla "uno",tambin se eliminan registros de la ta-bla "varios".

Cuando una consulta de elimina-

cin contiene ms de una tabla, porejemplo, una consulta que elimine re-gistros duplicados de una de las tablas,la propiedad Registrosnicos(UniqueRecords) de la consulta se de-be establecer en S.


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Consultas de Accin:de actualizacin

Una consulta de actualizacin realizacambios globales en un grupo de registros deuna o ms tablas. Por ejemplo, puedeaumentar los precios un 10 por ciento paratodos los productos lcteos o bien puedeaumentar los sueldos un 5 por ciento al

personal de una determinada categora. Conuna consulta de actualizacin, puede cambiarlos datos de las tablas existentes.

Consultas->Nuevo->Vista Diseo ->Seleccionamos la/s tablas ->y en el men de comandos

Consulta->Consulta de actualizacin


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Consultas de Accin:de datos anexados

Una consulta de datos anexadosagrega un grupo de registros de una o mstablas al final de una o ms tablas. Porejemplo, supongamos que consigue nuevosclientes y una base de datos que contieneuna tabla con informacin acerca de estosclientes. Para evitar tener que escribir todaesta informacin, desea anexarla a la tablaClientes.

Las consultas de datos anexados tambinson tiles para:

Anexar campos basados en criterios.Por ejemplo, es posible que desee anexarslo los nombres y las direcciones de los

clientes con pedidos de un tamaoconsiderable.

Anexar registros cuando algunos delos campos de una tabla no existe en la otratabla. Por ejemplo, en la base de datos deejemplo Neptuno, la tabla Clientes tiene 11campos. Supongamos que desea anexarregistros de otra tabla que tienen camposque coinciden con 9 de los 11 campos de latabla Clientes. Una consulta de datosanexados anexar los datos de los campos

coincidentes y pasar por alto el resto.

Consultas->Nuevo->Vista Diseo ->Seleccionamos la tabla queadicionaremos a la principal

(ejemplo: Alumnos_nuevos)->y en el men de comandos

Consulta->Consulta de datos anexados

Ejecutar

Anexaremos los registros dela tabla Alumnos_nuevos ala tabla maestra Alumnos


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Consultas de Accin:de creacin de tabla

Una consulta de creacin detabla crea una tabla nueva apartir de la totalidad o una partede los datos de una o mstablas. Las consultas de creacinde tabla son tiles para:

Crear una tabla para exportar

a otras bases de datos deMicrosoft Access. Por ejemplo,es posible que desee crear unatabla que contenga varioscampos de la tabla Empleados y,a continuacin, exportar esatabla a una base de datosutilizada por el departamento depersonal.

Crear una tabla histrica quecontenga registros antiguos. Por

ejemplo, puede crear una tablaque almacene todos los pedidosantiguos antes de eliminarlos dela tabla Pedidos actual.

Consultas->Nuevo->Vista Diseo ->Seleccionamos la tabla del ejemplo:Alumnos

y en el men de comandosConsulta->Consulta de creacin de tablas

Seleccionamos los campos y establecemos loscriterios para los registros que deseamos enviar a la

nueva tabla que se crear a partir del momento deejecutar la consulta.

Se crear la tabla Alumnos de temperley con 4campos seleccionados y los registros donde el campo

c_loca sea igual a 1 (cdigo de temperley)

Asignamos el nuevo nombre detabla que ser creada a travs deeste mtodo


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Consultas

Vemos ahora la vista del listado de todas las consultas creadas anteriormente

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