ABC del acceso a lain formación públ ica .Transparencia Act iva

Fernando Car r i l l o F ló rez Procurador Genera l de laNac ión

Juan Car los Cor tésGonzá lezViceprocurador Genera l dela Nac ión

Wi lson A le jandro Mar t ínezSánchezProcurador De legado parala De fensa de l Pa t r imon ioPúb l i co , l a Transparenc iay la In tegr idad

Son ia Hazb leadyRodr íguez Mar t ínezJe fe de Prensa

Redacc ión : José Ignac ioMora les Hue t ioMar ía CarmenzaVa lverde P inedaAndrés Prada Tru j i l l o Laura Ta t ianaObando O laya Mar ía Cr i s t inaRange l Serpa Jorge HernandoVa lenc ia Rodr íguez Marco Augus toPar rado Gamba Jorge AndrésCapur ro SánchezGina Marce laPérez Ibáñez

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Er ick AndrésPérez Á lva rez

D iseño y d iagramac iónImpren ta Nac iona l deCo lomb ia

Transcr ipc ión e Impres ión :Impren ta Nac iona l pa raC iegos de l INCI

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¿Qué es la TransparenciaAct iva?

La Transparenc ia Ac t i vaes una de las fo rmas que haes tab lec ido la Ley deTransparenc ia y de lDerecho de Acceso aIn fo rmac ión Púb l i ca , pa raque haya d ispon ib i l i dad dein fo rmac ión en todas laspág inas web de qu ienes debencumpl i r con es taleg is lac ión .

V is to de o t ra fo rma, esla ob l igac ión que t ienen lossu je tos ob l igados dedivulgar proact ivamentei n fo rmac ión púb l i ca . Es to qu ie re dec i r que set iene la responsab i l i dad depub l i ca r en los s i t i os de

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i n te rne t , a l menos unosmín imos de in fo rmac ión , perocon e l paso de l t i empo y deacuerdo a las func iones quetenga cada su je to ob l igado ,deberá exponerse cada vezmás in fo rmac ión que sea dein te rés para los c iudadanosy sus usuar ios .

Para que todas laspersonas puedan conocer lain fo rmac ión púb l i ca que lesin te resa , e l c r i te r iod i fe renc ia l de acces ib i l i dadcon ten ido en la Ley 1712de 2014 es tab lece laresponsab i l i dad para lossu je tos ob l igados , deacuerdo con la neces idad yso l i c i tud de las personas ,de con ta r con fo rmatos ylengua jes a l te rna t i vos , que

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permi tan que minor íasé tn icas y personas ens i tuac ión de d iscapac idade je rzan es te derechofundamenta l .

S i b ien la Transparenc iaAc t i va hace un usopre fe ren te de los med iose lec t rón icos para lad ivu lgac ión de in fo rmac ión ,para aque l los su je tosob l igados que por su tamañono cuen ten con pág inas dein te rne t , es tá permi t ido lapub l i cac ión de los mín imoses tab lec idos en la ley at ravés de car te le ras o demásmed ios f í s i cos .

Recordemos entoncesquiénes son los su je tosobl igados a publ icar :

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a ) Todas las en t idadespúb l i cas inc luyendo a losorgan ismos es ta ta lesau tónomos.

b ) Las personas na tu ra lesy ju r íd i cas , púb l i cas opr i vadas , que p res tenfunc ión púb l i ca , que p res tenserv ic ios púb l i cos respec tode la in fo rmac iónd i rec tamente re lac ionada conla p res tac ión de l se rv ic iopúb l i co o de la func iónpúb l i ca . E jemp lo de es tasorgan izac iones son : lascámaras de comerc io , l asno ta r ías , l as cu radur ías ylas empresas de serv ic iospúb l i cos .

c ) Los par t idos omov im ien tos po l í t i cos y los

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grupos s ign i f i ca t i vos dec iudadanos .

d ) Las en t idades queadmin is t ren ins t i tuc ionespara f i sca les , fondos orecursos de na tu ra leza uor igen púb l i co , como lasca jas de compensac ión yorgan izac iones que recaudeny admin is t ren recursos paraf i sca les .

Las o rgan izac ionespr i vadas que se ded iquen ao t ras ac t i v idadesad ic iona les a l cump l im ien tode a lguna func ión púb l i ca ,p res tac ión de un serv ic iopúb l i co o admin is t rac ión derecursos púb l i cos , seen t iende que son su je tosob l igados respec to a l

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cumpl im ien to de es tas responsab i l i dades o lap res tac ión de l se rv ic iopúb l i co .

Ahora que sabemos quiénest ienen la responsabi l idad decumpl i r con la ley det ransparencia y de l derechode acceso a in formaciónpúbl ica , veamos entonces quéinformación vamos aencontrar d isponib le en loss i t ios de in ternet de lossuje tos obl igados:

Lo p r imero que debemossaber es que de acuerdo cone l dec re to reg lamenta r io dela ley (Decre to 1081 ó103 de 2015) , toda lain fo rmac ión que es deob l iga to r ia pub l i cac ión la

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vamos a encon t ra r o rgan izadaen una secc ión par t i cu la rcuyo nombre será”Transparencia y acceso ain formación públ ica” . Es todeberá es ta r pub l i cado en lapág ina p r inc ipa l de todoslos su je tos ob l igados .

En es ta secc iónpar t i cu la r podremosencon t ra r la s igu ien tein fo rmac ión mín ima:

In formación sobre laest ructura de la ent idad:

• Descr ipc ión de laes t ruc tu ra o rgán ica ,d iv i s iones , depar tamentos ,func iones , deberes , laub icac ión de sus sedes yhora r ios .

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• P resupues to , e jecuc iónpresupues ta l h i s tó r i ca anua ly p lanes de gas to púb l i co ,de con fo rmidad con e l P lande Acc ión descr i to en e la r t í cu lo 74 de la Ley1474 de 2011 .

• D i rec to r io deserv idores púb l i cos ,con t ra t i s tas y emp leados de lsu je to ob l igado , que comomín imo deberá con tener losnombres y ape l l i doscomple tos , c iudad denac im ien to , fo rmac iónacadémica , exper ienc ialabora l y p ro fes iona l y lasesca las sa la r ia les o montode los honora r ios o va lo rde l con t ra to de loscon t ra t i s tas . Para aque l lossu je tos ob l igados que tengan

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empleo púb l i co de acuerdocon la Ley 909 de 2004 ,Procuradur ía Genera l de laNac ión deberán pub l i ca res ta in fo rmac ión en e lS IGEP (www.s igep .gov.co) yhacer un v íncu lo en lasecc ión par t i cu la r deTransparenc ia y Acceso aIn fo rmac ión Púb l i ca . Paralos demás su je tos , deberánpub l i ca r es te d i rec to r io conlos campos mín imos en suspág inas de in te rne t .

• Normas genera les yreg lamenta r ias , po l í t i cas ,l i neamien tos o manua les ,metas , ob je t i vos de lasun idades admin is t ra t i vas ,resu l tados de aud i to r ías yeva luac iones de desempeño.

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• P lan Anua l deAdqu is ic iones , lascon t ra tac iones ad jud icadasen cada año , las obraspúb l i cas , l os b ienesadqu i r idos o a r rendados ylos es tud ios oinves t igac iones , seña landoe l tema espec í f i co , as í comotodos los con t ra tos depres tac ión de serv ic ios .

• P lazos de cumpl im ien tode con t ra tos .

• P lan an t i co r rupc ión ya tenc ión a l c iudadano .

• In formación sobrecontra tac ión:

• Pub l i cac ión decon t ra tac iones en curso de

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con t ra tos somet idos a lrég imen de con t ra tac iónes ta ta l , con un v íncu lo a lS is tema E lec t rón ico parala Con t ra tac ión Púb l i ca(SECOP) . Recuerde quetodo con t ra to con cargo arecursos púb l i cos puede serconsu l tado en e l SECOP.

• In formación sobreserv ic ios , procedimientos yfuncionamiento:

• De ta l les de todoserv ic io que b r indend i rec tamente a l púb l i co lossu je tos ob l igados ,inc luyendo normas ,fo rmu la r ios y p ro toco los dea tenc ión .

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• In fo rmac ión de t rámi tesque se pueden ade lan ta r enesa en t idad u o rgan izac ión ,inc luyendo la normat i vare lac ionada , e l p roceso , loscos tos asoc iados y losfo rmu la r ios o fo rmatosrequer idos .

• Descr ipc ión de losproced im ien tos para toma dedec is iones en las d is t in tasáreas de l su je to ob l igado .

• Con ten ido de todas lasdec is iones y /o po l í t i casque a fec ten a l púb l i co , as ícomo la in te rp re tac iónau to r i zada de las m ismas .

• Todos los in fo rmes deges t ión , eva luac ión y

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aud i to r ía de los su je tosob l igados .

• Todo mecan ismo in te rnoy ex te rno de superv is ión ,no t i f i cac ión y v ig i l anc ia .

• Los p roced im ien tos ,l i neamien tos y po l í t i cas enmater ia de adqu is i c iones ycompras , as í como todos losda tos de ad jud icac ión ye jecuc ión de con t ra tos ,inc lu idos concursos yl i c i tac iones .

• Todo mecan ismo oproced im ien to por med io de lcua l e l púb l i co puedapar t i c ipa r en la fo rmu lac iónpo l í t i ca o e l e je rc i c io delas facu l tades de cadasu je to ob l igado .

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• Un reg is t ro depub l i cac iones que con tengalos documentos pub l i cados decon fo rmidad con la p resen teley y au tomát i camented ispon ib les .

• A lgunos documentospodrán encon t ra rse enfo rmato de da tos ab ie r tos .

• Las respues tas a lasso l i c i tudes de acceso ain fo rmac ión púb l i ca quehayan s ido rea l i zadas conan te r io r idad , ten iendo encuen ta las excepc iones a lderecho de acceso ain fo rmac ión púb l i ca y lapub l i cac ión parc ia l dein fo rmac ión y /o e l im inac iónde a lgunos campos que se

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encuen t ren den t ro de lasexcepc iones .

Es impor tan te saber quela in fo rmac ión debe serac tua l i zada y de ca l idad , a ligua l que la pub l i cac ióndebe buscar la comprens iónde l púb l i co .

Ins t rumentos de gest ión dela in formación

• En la secc iónpar t i cu la r de”Transparencia y Acceso aIn formación Públ ica” ,tamb ién encon t ra remos loss igu ien tes Ins t rumentos deGes t ión de la In fo rmac ión ,los cua les ind ican quéin fo rmac ión púb l i ca t i ene unsu je to ob l igado , cómo se

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conserva , dónde seencuen t ra , cómo se pub l i caen los s i t i os de in te rne t ,cuá l puede so l i c i ta rse ycuá l es tá excep tuada deacceso en caso de serso l i c i tada .

• Regist ro de act ivos deinformación: es teins t rumento con t iene todoreg is t ro o inven ta r io de lato ta l idad de in fo rmac iónpúb l i ca que t iene e l su je toob l igado . Los camposmín imos que podemosencon t ra r en e l Reg is t roson :

a ) Nombre o t í tu lo de lacategor ía de in formación:Término con que se da a

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conocer e l nombre o asun tode la in fo rmac ión .

b ) Descr ipc ión de lcontenido la categor ía deinformación: De f inebrevemente de qué se t ra tala in fo rmac ión .

c ) Id ioma: Es tab lecee l i d ioma, lengua o d ia lec toen que se encuen t ra lain fo rmac ión .

d ) Medio de conservac ióny/o sopor te : Es tab lece e lsopor te en e l que seencuen t ra la in fo rmac ión :documento f í s i co , med ioe lec t rón ico o por a lgún o t rot ipo de fo rmato aud iov isua l ,en t re o t ros ( f í s i co , aná logou o t ra d ig i ta l -e lec t rón ico ) .

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e ) Formato: Iden t i f i cala fo rma, tamaño o modo enque se p resen ta lain fo rmac ión o se permi te suv isua l i zac ión o consu l ta ,ta les como: ho ja de cá lcu lo ,imagen, aud io , v ideo ,documento de tex to , e tc .

f ) In formación publ icadao d isponib le : Ind ica s i l ain fo rmac ión es tá pub l i cada od ispon ib le para se rso l i c i tada , seña lando dóndees tá pub l i cada y /o dónde sepuede consu l ta r o so l i c i ta r.

E l Reg is t ro de Ac t i vosde In fo rmac ión podráencon t ra rse en fo rmato deho ja de cá lcu lo y pub l i ca rseen e l s i t i o web o f i c ia l de lsu je to ob l igado , as í como en

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e l por ta lwww.da tosab ie r tos .gov.co

Es impor tan te que e lsu je to ob l igado ac tua l i ce e lReg is t ro de Ac t i vos deIn fo rmac ión de acuerdo conlos p roced im ien tos yl i neamien tos de f in idos en suPrograma de Ges t iónDocumenta l .

• Esquema de publ icac iónde in formación: Permi teiden t i f i ca r la in fo rmac iónque debe ser pub l i cada enlas pág inas de in te rne t y laf recuenc ia con la que sedebe ac tua l i za r es tain fo rmac ión . Es te esquemadeberá con ta r con loss igu ien tes campos :

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a) Nombre o t í tu lo de lain formación: Pa labra of rase con que se da aconocer e l nombre o asun tode la in fo rmac ión .

b) Id ioma: Es tab lecee l i d ioma, lengua o d ia lec toen que se encuen t ra lain fo rmac ión .

c) Medio de conservac ióny/o sopor te : Es tab lece e lsopor te en e l que seencuen t ra la in fo rmac ión :documento f í s i co , med ioe lec t rón ico o por a lgún o t rot ipo de fo rmato aud iov isua len t re o t ros , ( f í s i co -aná logo o d ig i ta l -e lec t rón ico ) .

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d) Formato: Iden t i f i cala fo rma, tamaño o modo enla que se p resen ta lain fo rmac ión o se permi te suv isua l i zac ión o consu l ta ,ta les como: ho ja de cá lcu lo ,imagen, aud io , v ideo ,documento de tex to , e tc .

e) Fecha de generac iónde la in formación:Iden t i f i ca e l momento de lac reac ión de la in fo rmac ión .

f ) Frecuencia deactua l izac ión: Iden t i f i cala per iod ic idad o e lsegmento de t iempo en e l quese debe ac tua l i za r lain fo rmac ión , de acuerdo a suna tu ra leza y a la normat i vaap l i cab le .

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g) Lugar de consul ta :Ind ica e l l ugar donde seencuen t ra pub l i cado o puedeser consu l tado e l documento ,ta les como lugar en e l s i t i oweb y o t ro med io en donde sepuede descargar y /o accedera la in fo rmac ión cuyocon ten ido se descr ibe .

h) Nombre de lresponsable de la producciónde la in formación:Cor responde a l nombre de lá rea , dependenc ia o un idadin te rna , o a l nombre de laen t idad ex te rna que c reó lain fo rmac ión .

i ) Nombre de lresponsable de lain formación: Cor respondea l nombre de l á rea ,

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dependenc ia o un idadencargada de la cus tod ia ocon t ro l de la in fo rmac iónpara e fec tos de permi t i r suacceso .

• Índ ice de in formaciónclas i f icada y reservada:Cont iene la in fo rmac ión quea pesar de ser púb l i ca , po rsu con ten ido es tá excep tuadade en t rega o pub l i cac ión encaso de ser so l i c i tada porsu carác te r c las i f i cado oreservado . En es teins t rumento de ges t ión de lain fo rmac ión podremosencon t ra r :

1. Nombre o t í tu lo dela categor ía deinformación: Té rmino conque se da a conocer e l

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nombre o asun to de lain fo rmac ión .

2. Nombre o t í tu lo dela in formación: Pa labra of rase con que se da aconocer e l nombre o asun tode la in fo rmac ión .

3. Id ioma: Es tab lecee l i d ioma, lengua o d ia lec toen que se encuen t ra lain fo rmac ión .

4. Medio deconservac ión y /o sopor te :Estab lece e l sopor te en e lque se encuen t ra lain fo rmac ión : documentof í s i co , med io e lec t rón ico opor a lgún o t ro t i po defo rmato aud iov isua l , en t re

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ot ros , ( f í s i co -aná logo od ig i ta l -e lec t rón ico ) .

5. Fecha de generac iónde la in formación:Iden t i f i ca e l momento de lac reac ión de la in fo rmac ión .

6. Nombre de lresponsable de la producciónde la in formación:Cor responde a l nombre de lá rea , dependenc ia o un idadin te rna , o a l nombre de laen t idad ex te rna que c reó lain fo rmac ión .

7. Nombre de lresponsable de lain formación: Cor respondea l nombre de l á rea ,dependenc ia o un idadencargada de la cus tod ia o

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con t ro l de la in fo rmac iónpara e fec tos de permi t i r suacceso .

8. Obje t ivo leg í t imo dela excepción: Laiden t i f i cac ión de laexcepc ión que , den t ro de lasprev is tas en los a r t í cu los18 y 19 de la Ley 1712de 2014 , cob i ja laca l i f i cac ión de in fo rmac iónreservada o c las i f i cada .

9. Fundamentoconst i tuc ional o lega l : E lfundamento cons t i tuc iona l olega l que jus t i f i can lac las i f i cac ión o la reserva ,seña lando expresamente lanorma, a r t í cu lo , i nc iso opár ra fo que la ampara .

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10. Fundamento jur íd icode la excepción: Menc iónde la norma ju r íd i ca ques i rve como fundamentoju r íd ico para lac las i f i cac ión o reserva dela in fo rmac ión .

11. Excepción to ta l oparc ia l : Según seain tegra l o parc ia l l aca l i f i cac ión , las par tes osecc iones c las i f i cadas oreservadas .

12. Fecha de laca l i f icac ión: La fecha dela ca l i f i cac ión de lain fo rmac ión como reservada oc las i f i cada .

13. P lazo de lac las i f icac ión o reserva:

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El t i empo que cob i ja lac las i f i cac ión o reserva .

¿Cada cuánto se debeactua l izar e l índ ice deinformación c las i f icada yreservada?

Se debe ac tua l i za r cadavez que una in fo rmac ión seaca l i f i cada como c las i f i cadao reservada o cuando d ichaca l i f i cac ión cambie ,con fo rme a lo es tab lec ido ene l m ismo índ ice y en e lPrograma de Ges t iónDocumenta l .

E l índ ice de In fo rmac iónClas i f i cada y Reservadapodrá se r consu l tado portodos , en fo rmato de ho ja decá lcu lo y pub l i ca rse en e l

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s i t i o web o f i c ia l de l su je toob l igado , as í como en e lPor ta l de Da tos Ab ie r tosde l Es tado co lomb ianowww.da tosab ie r tos .gov.co .

• Tablas de re tenc ióndocumenta l : Son losins t rumentos que s i rvengenera r se r ies documenta lesde cada t ipo de documentos ,que permi ten hacer unac las i f i cac ión documenta l ,i nd icando e l t i empo deconservac ión y d ispos ic iónde la in fo rmac ión .

• Programa de gest ióndocumenta l : Es te p lanp lasma las po l í t i casgenera les para fac i l i t a r l aiden t i f i cac ión , ges t ión ,c las i f i cac ión , o rgan izac ión ,

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conservac ión y d ispos ic iónde la in fo rmac ión púb l i ca ,desde su c reac ión has ta sud ispos ic ión f ina l , con f inesde conservac ión permanente oe l im inac ión en cada su je toob l igado .

La in fo rmac ión inc lu idaen e l Reg is t ro de Ac t i vosde In fo rmac ión , en e línd ice de In fo rmac iónClas i f i cada y Reservada , yen e l Esquema dePub l i cac ión deIn fo rmac ión , de f in idos ene l p resen te decre to , debeser iden t i f i cada ,ges t ionada , c las i f i cada ,o rgan izada y conservada deacuerdo con losproced im ien tos ,l i neamien tos , va lo rac ión y

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t i empos de f in idos en e lPrograma de Ges t iónDocumenta l de l su je toob l igado , por lo que seen t iende debe ex is t i ra r t i cu lac ión en t re es tosins t rumentos de ges t ión dein fo rmac ión .

As í , po r menc ionar une jemp lo , e l su je to ob l igadodebe con ta r con po l í t i cas dee l im inac ión segura ypermanente de lain fo rmac ión , una vezcumpl ido e l t i empo deconservac ión es tab lec ido enlas tab las de re tenc ióndocumenta l o tab las deva lo rac ión documenta l , e lP rograma de Ges t iónDocumenta l y demás normas

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exped idas por e l A rch ivoGenera l de la Nac ión .

Recuerda que e ldocumento en e l cua l sees tab lezcan los Costos dereproducción de lain formación , debe es ta rpub l i cado en la secc iónpar t i cu la r de“Transparenc ia y Acceso aIn fo rmac ión Púb l i ca ” . Enes te documento podremosencon t ra r e l cos to asoc iadoa la reproducc ión o cop ia decada fo rmato en e l que seencuen t re la in fo rmac iónpúb l i ca , pa ra se r en t regadaa los so l i c i tan tes .

Sólo le podrán cobrarlos costos de reproducción

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de in formación s i se generanestos .

• Por ú l t imo , los su je tosob l igados deberán pub l i ca rtamb ién un In fo rme deso l i c i tudes de in fo rmac iónpúb l i ca , i nd icando e lnúmero de so l i c i tudes deacceso a in fo rmac ión quefueron rec ib idas , t i empos derespues ta a cada so l i c i tud ,e l número de so l i c i tudesremi t idas a o t ra en t idad ye l número de so l i c i tudes quefueron negadas .

¿Quiénes hacen e lseguimiento a la gest ión dela In formación Públ ica? Los su je tos ob l igados debenade lan ta r las acc ionesper t inen tes para hacer

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segu im ien to a la ges t ión dela in fo rmac ión púb l i ca .

E l M in is te r io Púb l i co ,como o rgan ismo garan te de laLey 1712 de 2014 , y lasen t idades l íde res de lapo l í t i ca de t ransparenc ia yde acceso a la in fo rmac iónpúb l i ca de f in idas en e la r t í cu lo 32 de la Ley1712 de 2014 , de acuerdocon su ámb i to decompetenc ia , ade lan ta ránacc iones que permi tan med i re l avance en laimp lementac ión de la Ley deTransparenc ia por par te delos su je tos ob l igados ,qu ienes deben co labora ra rmón icamente en e lsumin is t ro de la in fo rmac iónque se requ ie ra .

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Minis ter io Públ ico:Procuradur ía Genera l de laNac ión , la De fensor ía de lPueb lo y las personer íasmun ic ipa les o d is t r i ta les .

En t idades l íde res de lapo l í t i ca de t ransparenc ia yacceso a in fo rmac iónpúb l i ca : M in is te r io de lasTecno log ías de laIn fo rmac ión y lasComun icac iones ,Depar tamentoAdmin is t ra t i vo de laFunc ión Púb l i ca , A rch ivoGenera l de la Nac ión ,Secre ta r ía deTransparenc ia de laPres idenc ia de laRepúb l i ca , Depar tamentoNac iona l de P laneac ión y

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Depar tamentoAdmin is t ra t i vo Nac iona l deEs tad ís t i ca .

En resumen, ¿qué vamos aencontrar d isponib le paraser consul tado en in ternet?

La in fo rmac ión mín imarequer ida respec to a laes t ruc tu ra , con t ra tac ión ,serv ic ios y p roced im ien tos yfunc ionamien to de lossu je tos ob l igados . Cuandola in fo rmac ión se encuen t repub l i cada en o t ra secc iónde l s i t i o web o en uns is tema de in fo rmac ión de lEs tado , los su je tosob l igados deben iden t i f i ca rla in fo rmac ión que reposa enes tos y hab i l i t a r l os

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en laces para permi t i r e lacceso a la m isma:

1 . Reg is t ro de Ac t i vosde In fo rmac ión .

2 . E l índ ice deIn fo rmac ión C las i f i cada yReservada .

3 . E l Esquema dePub l i cac ión deIn fo rmac ión .

4 . E l P rograma deGes t ión Documenta l .

5 . Las Tab las deRetenc ión Documenta l .

6 . E l In fo rme deSo l i c i tudes de Acceso a laIn fo rmac ión .

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7 . Los cos tos dereproducc ión de lain fo rmac ión púb l i ca , con surespec t i va mot i vac ión .

La Procuradur íaDe legada para la De fensade lo Púb l i co , l aTransparenc ia y laIn tegr idad lo o r ien ta ráacerca de l cump l im ien to dela Ley 1712 de 2014 oacerca de cómo puede e je rcersu derecho de acceso ain fo rmac ión púb l i ca .

¿Cuáles son lasresponsabi l idades de lospar t idos , movimientospol í t icos y grupossigni f ica t ivos dec iudadanos?

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Como v imos en pág inasan te r io res según e l a r t í cu lo5 de la Ley 1712 de2014 , l i t e ra l e ) , l ospar t idos , mov im ien tospo l í t i cos y g ruposs ign i f i ca t i vos de c iudadanosson su je tos ob l igados , porlo que es tas o rgan izac ionespo l í t i cas es tán en laob l igac ión de d ivu lgarp roac t i vamente lain fo rmac ión ba jo su con t ro ly dar respues ta a lasso l i c i tudes de in fo rmac iónrea l i zadas por las personas .Los par t idos y mov im ien tospo l í t i cos t i enen en toncest res responsab i l i dadespr inc ipa les :

• Transparenc ia Ac t i va :Imp l i ca la d ivu lgac ión , a

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t ravés de med ios f í s i cos ye lec t rón icos , de in fo rmac iónre lac ionada con lao rgan izac ión y sufunc ionamien to , as í comode los se rv ic ios que p res ta .Es ta in fo rmac ión debe seracces ib le a todas laspersonas .

• Transparenc ia Pas iva :Cor responde a l deber de lasorgan izac iones po l í t i cas ded isponer de mecan ismos queles permi tan rec ib i r y darrespues ta ág i l , comp le ta yopor tuna a las so l i c i tudesde in fo rmac ión .

• Ges t ión de in fo rmac ión :Deben adop ta r ins t rumentosque permi tan asegura r lages t ión de la in fo rmac ión

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desde su p roducc ión has ta sud ispos ic ión f ina l , as í comotamb ién que fac i l i t en lad ivu lgac ión , en t rega ypro tecc ión .

¿Qué in formación mín imaobl igator ia deben publ icarentonces los par t idos ymovimientos pol í t icos?

De acuerdo con e la r t í cu lo 4 de l Decre to103 de 2015 , los par t idoso mov im ien tos po l í t i cos comotodos los su je tos ob l igadosdeben c rear en su s i t i o webla secc ión par t i cu la r“Transparenc ia y Acceso aIn fo rmac ión Púb l i ca ” . Enes te v íncu lo podremosencon t ra r la in fo rmac iónmín ima de ob l iga to r ia

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d ivu lgac ión de acuerdo conla Ley 1712 de 2014 . Noobs tan te y de acuerdo a lana tu ra leza de los su je tosob l igados , debe en tenderseque a lgunos t ipos dein fo rmac ión pueden var ia rpor documentos s im i la res oequ iva len tes , depend iendo s ise t ra ta de una o rgan izac iónpúb l i ca o p r i vada .

In formación respecto a laest ructura de l su je toobl igado:

• Descr ipc ión de laes t ruc tu ra o rgán ica :Organ ig rama o esquemagrá f i co y leg ib le quedescr iba de manera c la ratodos los ó rganos in te rnos odependenc ias de d i recc ión ,

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admin is t rac ión ,func ionamien to y con t ro l .

• Func iones y deberes :Re lac ión de las func iones ydeberes es tab lec idos en lanormat i v idad nac iona l pa rapar t idos y mov im ien tospo l í t i cos a n ive lcons t i tuc iona l , l ega l yregu la to r io .

• Ub icac ión de sedes yáreas : Loca l i zac ión f í s i cade todas las sedes de lpar t ido o mov im ien to en e lte r r i to r io nac iona l ,i nc luyendo c iudad ydepar tamento , números dete lé fono y /o l íneas dea tenc ión .

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• Hora r ios de a tenc ión a lpúb l i co .

• D iv i s iones odepar tamentos : Descr ipc iónde las func iones deun idades , o f i c inas odepar tamentos in te rnos quecon fo rman e l pa r t ido omov im ien to .

Presupuesto y p lan deacc ión:

• P resupues to genera l :P resupues to anua l defunc ionamien to de l pa r t ido omov im ien to .

• E jecuc ión p resupues ta lh is tó r i ca anua l :P resupues to anua l defunc ionamien to e jecu tado por

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e l par t ido o mov im ien to , ene l fo rmato es tab lec ido pore l Conse jo Nac iona lE lec to ra l . En lace a lap l i ca t i vo “Cuen tasC la ras ” de l Conse joNac iona l E lec to ra l , en e lque se encuen t ran púb l i calos repor tes de ing resos ygas tos de las campañas enlas que ha par t i c ipado e lpar t ido o mov im ien to .

Talento Humano:

• D i rec to r io de emp leadosy func ionar ios : D i rec to r iode todas las personasempleadas y con t ra tadas pore l pa r t ido o mov im ien topo l í t i co , que inc luya :

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• Nombres y ape l l i doscomple tos .

• Pa ís , depar tamento yc iudad de nac im ien to .

• Formac ión académica ,exper ienc ia labora l yp ro fes iona l .

• Emp leo , ca rgo oac t i v idad , dependenc ia en laque p res ta sus se rv ic ios ,d i recc ión de cor reoe lec t rón ico y te lé fonoins t i tuc iona l y esca lasa la r ia l .

• En caso de con t ra tos depres tac ión de serv ic iosre lac ionar, ob je to , va lo rto ta l de los honora r ios ,

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fechas de in i c io y dete rminac ión .

• Duran te e l pe r iodoe lec to ra l , e l d i rec to r iodebe inc lu i r tamb ién apersonas con t ra tadas comogeren tes , aud i to res ycon tadores de campañas .

Planeación, dec is iones ypol í t ica :

• Normas genera les yreg lamenta r ias , po l í t i cas ,l i neamien tos o manua les :Normas de carác te r nac iona lque r igen e l func ionamien tode los par t idos ymov im ien tos po l í t i cos(Cons t i tuc ión Po l í t i ca ,leyes , decre tos yreso luc iones) , además de la

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normat i v idad in te rna de lpar t ido o mov im ien to . Es tain fo rmac ión debe serdescargab le y es ta ro rgan izada por temát i ca ,t i po de norma y fecha deexped ic ión , de la másrec ien te hac ia a t rás . Lanormat i v idad in te rna debeser pub l i cada den t ro de los5 d ías s igu ien tes a suexped ic ión .

• Metas y ob je t ivos delas unidadesadminis t ra t ivas:Descr ipc ión de metas yob je t i vos de ges t ión y /odesempeño, de acuerdo con lap laneac ión de lao rgan izac ión , asoc iados alos ó rganos in te rnos y

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dependenc ias de l pa r t ido omov im ien to .

• Ind icadores dedesempeño: Ind icadoresgenera les de l pa r t ido omov im ien to as í como de susórganos in te rnos .

• Descr ipc ión deprocedimientos para la tomade dec is iones: Po l í t i cas ,manua les o l i neamien tos de lpar t ido o mov im ien to , as ícomo p rocesos oproced im ien tos de f in idospara la toma de dec is iones

• Contenido de todadecis ión y /o po l í t icaadoptada que a fecte a lpúbl ico , junto con susfundamentos: Descr ipc ión y

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j us t i f i cac ión de lasdec is iones tomadas por e lpar t ido o mov im ien to .

• Mecanismos oprocedimientos mediante loscuales e l públ ico puedepar t ic ipar en la formulac iónde la po l í t ica o e le jerc ic io de las facul tadesde la organizac ión:Descr ipc ión de losproced im ien tos para larea l i zac ión de consu l tasin te rnas y popu la res de lpar t ido o mov im ien to . Es tadescr ipc ión debe ind ica r lossu je tos que puedenpar t i c ipa r, l os med iospresenc ia les y e lec t rón icosa t ravés de los cua lespueden hacer lo y las á reasresponsab les de la

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or ien tac ión y v ig i l anc iapara su cump l im ien to .

Contro l :

• Todos los in fo rmes deges t ión , eva luac ión yaud i to r ía : i n fo rmes in te rnosy ex te rnos de ges t ión ,eva luac ión y aud i to r ía de lpar t ido o mov im ien topo l í t i co .

• Todos los mecan ismosin te rnos y ex te rnos desuperv is ión , no t i f i cac ión yv ig i lanc ia : re lac ión de losen tes , mecan ismos y t i pos decon t ro l ( f i sca l ,admin is t ra t i vo , soc ia l ,po l í t i co , e tc . ) , que ex is tena l i n te r io r y ex te r io r de lpar t ido o mov im ien to

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po l í t i co , con e l f i n dehacer un segu im ien toe fec t i vo a la ges t ión de lm ismo, as í como la fo rma enque un par t i cu la r puedecomun icar una i r regu la r idadan te la en t idad responsab le . Contra tac ión:

• Con t ra tac ionesad jud icadas para lacor respond ien te v igenc ia :Los con t ra tos con cargo arecursos púb l i cos de lospar t idos y mov im ien tospo l í t i cos deben reg is t ra rseen e l S is tema E lec t rón icopara la Con t ra tac iónPúb l i ca –SECOP- y lasorgan izac iones debenpub l i ca r e l en lace a es tes is tema en su s i t i o web .

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• Po l í t i cas , p roced im ien tosy l i neamien tos en mate r ia deadqu is i c iones y compras :manua les de con t ra tac ión odescr ipc ión de las normasin te rnas de l pa r t ido omov im ien to sobre adqu is i c ióny compra de b ienes yserv ic ios , l as cua les puedeninc lu i r moda l idades decon t ra tac ión ; capac idad paracon t ra ta r ; recepc ión yeva luac ión de o fe r tas ;mecan ismos de con t ro l yv ig i lanc ia , en t re o t ros .

Trámi tes y serv ic ios:

• Serv ic ios que b r indena l púb l i co , i nc luyendonormas , fo rmu la r ios yp ro toco los de acc ión :in fo rmac ión sobre

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ac t i v idades o f rec idas por e lpar t ido o mov im ien to a susmi l i tan tes o a l púb l i co engenera l .

• Trámi tes que se puedenagota r en la o rgan izac ión ,inc luyendo la normat i v idadre lac ionada , e l p roceso ,cos tos asoc iados y fo rmatosrequer idos : in fo rmac iónre lac ionada con losproced im ien tos para laa f i l i ac ión a l pa r t ido omov im ien to ; l os mecan ismosde pos tu lac ión , se lecc ión einsc r ipc ión de cand ida tos acargos y co rporac iones dee lecc ión popu la r ; l osmecan ismos de impugnac ión delas dec is iones adop tadas porlos ó rganos de d i recc ión ,en t re o t ros .

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Datos ab ier tos:

• Da tos ab ie r tos : Laorgan izac ión po l í t i ca deberápropender porque toda lain fo rmac ión con ten ida enbases de da tos en med iose lec t rón icos o s i s temas dein fo rmac ión , que no tenganexcepc ión de acceso decarác te r cons t i tuc iona l olega l , es té d ispon ib le enfo rmato de da to ab ie r tota les como x ls , csv, rd f odocx .

Ins t rumentos de Gest iónde In formación:

• Reg is t ro de ac t i vos de in fo rmac ión .

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• In fo rme de todas las so l i c i tudes , denunc ias y t i empo de respues ta . • Índ ice de in fo rmac ión c las i f i cada y reservada .• Esquema de pub l i cac ión de in fo rmac ión / reg is t ro de pub l i cac iones . • Tab las de re tenc ión documenta l . • P rograma de ges t ión documenta l . • Cos tos de reproducc ión de in fo rmac ión púb l i ca .

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In fo rmac ión de Contac to :

P rocuradur ía Genera l de laNac ión Procuradur ía De legada parala De fensa de l Pa t r imon ioPúb l i co , l a Transparenc iay la In tegr idad PBX: (1 ) 5878750Ex tens ión : 11807pa t r imon io t ransparenc iain tegr idad@procuradur ia .gov.coCar re ra 5 No .15-80P iso 20 Bogo tá , D .C.

Impreso por la impren ta Nac iona l pa ra C iegos de l INCI . Te l . 3846666

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Información de Contacto:Procuraduría General de la Nación

Procuraduría Delegada para la Defensa del Patrimonio Público, la Transparencia y la Integridad

PBX: (1) 587 8750, extensión: 12028patrimoniotransparenciaintegridad@procuraduria.gov.co

www.procuraduria.gov.coCarrera 5 No.15-80 Piso 20

Bogotá, D. C.