Auditora Administrativa

Unidad I Conceptos Fundamentales

CONCEPTOS VARIOS DE AUDITORA

La Auditoria es el examen crtico que realiza el Licenciado en Contadura o contador independiente, de los libros, registros, recursos, obligaciones, patrimonio y resultados de una entidad, basados en principios de contabilidad, normas, tcnicas y procedimientos especficos con la finalidad de opinar sobre la racionabilidad de la informacin financiera.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:"... la auditoria es elexamende las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros ydocumentos."

Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de unprofesorde launiversidadde Harvard el cual expresa lo siguiente:"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros yfuentesde contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.Fuente: http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#ixzz3Qv29QbwFPodemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:"Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control,mediosde operacin yempleoque de a susrecursoshumanos ymateriales".

Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en latecnologade la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una grandemandade informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado yvalorpara nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.Con el desarrollo de la tecnologa desistemas de informacinha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

Lacalidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica)Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:De control.-Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin ypoderevaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.De productividad.-Encauzan lasaccionespara optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con ladinmicaadministrativa instituida por la organizacin.De organizacin.-Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura,competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.De servicio.-Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de susclientes.De calidad.-Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzcabienesy servicios altamente competitivos.Decambio.-La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.Deaprendizaje.-Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.De toma de decisiones.-Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso degestinde la organizacin.

Principios de auditora administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:Sentido de la evaluacinLa auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomadomodelospertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.Importancia del proceso de verificacinUna responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en laobservacindirecta, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin dedatos, los cuales son necesarios e imprescindibles.Habilidad para pensar en trminos administrativosEl auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de unaadministradora quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.AlcancePor lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas decomunicacine informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidadCampo de AplicacinEn cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.En elSector Pblicose emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin decoordinacin, sistema de trabajo y lneas generales deestrategia. Se puede concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de susproductosy servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en unproyectoinnovador slido.

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml#ixzz3Qv3xUv4TEl control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:a) Salvaguardar el patrimonio pblico. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera, administrativa y tcnica.c) Procurar la eficiencia, eficacia, economa y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las polticas establecidas por las mximas autoridades del organismo o entidad.

El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa a fin de hacerla til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones, garantizar el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos.

Objetivos del Control InternoLos objetivos del control interno deben ser establecidos para cada rea o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales de la institucin.

Adems: 1. Evitar o reducir fraudes.2. Salvaguarda contra el desperdicio.3. Salvaguarda contra la insuficiencia.4. Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras.5. Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables.6. Salvaguardar los activos (patrimonio) del organismo.7. Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin.

El control interno representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.

Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con la falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta gestin del Ente Pblico.

El sistema de control interno comprende el plan de organizacin, las polticas y normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados para la autorizacin, procesamiento, clasificacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin de los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. El sistema de control interno abarcar los aspectos presupuestarios, econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de eficacia, eficiencia y economa.

REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACION DEL CONTROL INTERNO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL (R.S.O.A.P.N.)

Artculo 8. La auditora interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u organismo, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas, elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones, as como el correspondiente dictamen.LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO (L.O.A.F.S.P.)

Artculo 135.- La auditora interna es un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u rgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen. Dicho servicio se prestar por una unidad especializada de auditora interna de cada ente u rgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control.

Artculo 41 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (L.O.C.G.R.S.N.C.F.) Las unidades de auditora interna en el mbito de sus competencias, podrn realizar auditoras, inspecciones, fiscalizaciones, exmenes, estudios, anlisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de sus operaciones, as como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin.

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