9 sistemas de ordenación

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ADMINISTRATIVA

Centralizado: Clases de archivos:

Archivo localizado en un solo departamento.

Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.

Información accesible a todo el personal.

Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización

La centralización se puede realizar solo a documentos definidos

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Clases de archivos:

Descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo

Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo


Clases de archivos:

Mixto

Es una mezcla entre:- Descentralizados los archivos activos y semi-activos

- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos


Clases de archivos:

Activo

Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos


Clases de archivos:

Semiactivo

Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano


Clases de archivos:

Inactivo o pasivo

Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico

Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.


Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen.

La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática


Concepto de ordenación y clasificación

El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen.

En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental


Concepto de ordenación y clasificación

Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada


Diferencias entre clasificación y ordenación

- Clasificación:

Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.

Diferencias entre clasificación y ordenación

- Ordenación o codificación:

Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ



Clasificación alfabética

Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”


Ventajas Desventajas Usos

- Sencillo de usar

- Permite ampliación; puede incluir nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto

- Hay que determinar la palabra ordenatriz

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.


Normas de clasificación alfabetica

Nombres de personas Nombre de empresas

- Personas individuales: La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo.

- Apellidos compuestos: Se consideran como unidos

- Las partículas de, el, la y en apellidos no se tienen en cuenta para la ordenación

- Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distintivo.

- No se tienen en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Cafetería, etc.

- Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAClasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.

Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.

El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar


Clasificación numérica


- Facilidad para encontrar

- Permite la ampliación con nuevo números

- Si falta un doc, se detecta al ser correlativos

- Si se desconoce el numero no podrá encontrarse.

- Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos docs ente los existentes

- Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes…


Sistema mixto

Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación.

El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente


Sistema mixtoVentajas Desventajas Usos

- Los documentos se localizan rápidamente

- Pueden articularse nuevos asuntos

- Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos

- Es complicado tratar con un código de letras y números

- Matriculas de vehículos

- Matriculas de alumnos

- Partes de trabajo


Clasificación cronológica

Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.

Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.

Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales


Criterio geográfico

Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos.

El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación


Criterio geográfico


- Fácil utilización

- Se pueden introducir subdivisiones

- Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones

- Requiere un conocimiento de los pueblos, ciudades, provincias, CCAA, países

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Bancos en sus diferentes sucursales

- Empresas con sucursales en diferentes provincias


Clasificación por materias

En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.

Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:



-Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.

Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico



-Orden numérico:

Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación



-Orden numérico:Ventajas Desventajas

- Permite archivar de forma ilimitada, al disponer de infinitos números

- Sencillez de manejo- Permite introducir

nuevos asuntos

- La elección correcta de las materias que van a definir los documentos. Se requiere disponer y consultar de un índice auxiliar que nos informe lo que corresponde a cada numero

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