8.2. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA - sic.gov.co · Manejo del Sistema Integrado de Información...

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE

COMPETENCIAS LABORALES

Código: GT02-M01

Revisión: Versión 5

Número de Página 1355

8.2. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Directivo

Denominación del Empleo: Director de Superintendencia

Código: 0105

Grado: 11

No. de cargos: Nueve (9)

Dependencia: Donde se ubique el cargo

Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa

ÁREA: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Dirigir y velar por el logro de los objetivos asignados al área financiera y adelantar las actuaciones necesarias de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Participar en los procesos de formulación de políticas, normas y procedimientos aplicables a la administración de los recursos financieros de la entidad.

2. Adelantar las actividades de contratación de conformidad con la normativa vigente y aplicar los métodos, procedimientos y mecanismos de control respectivos, y emitir conceptos que le sean requeridos

3. Adelantar las actuaciones administrativas necesarias para la imposición de sanciones, declaratorias de caducidad e incumplimientos a los contratos.

4. Elaborar, actualizar y verificar el cumplimiento del Manual de Contratación de la Entidad. 5. Impartir directrices para el desarrollo de la actividad de supervisión relativos a los contratos

y convenios 6. Elaborar el plan anual de Contratación de la entidad y hacer seguimiento a su ejecución 7. Emitir conceptos en materia de contratación que le sean requeridos 8. Expedir las certificaciones que sean solicitadas por los contratistas y/o autoridades del caso 9. Revisar y aprobar las garantías y pólizas que amparan los contratos que lo requieran 10. Dirigir, organizar y controlar la prestación de los servicios administrativos indispensables

para el funcionamiento de la Superintendencia 11. Atender las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y suministro de

bienes y servicios que requieran las diferentes dependencias de la entidad. 12. Llevar el manejo y actualización del inventario de los bienes muebles e inmuebles de la

Superintendencia 13. Velar por la seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas y mantener debidamente

asegurados los bienes de la entidad, y efectuar los trámites de reclamación correspondientes, cuando a ello hubiere a lugar

14. Dirigir y coordinar la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión documental de la entidad, garantizando la correcta prestación de los servicios de correspondencia y archivo, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos impartidos por el



Código: GT02-M01



Archivo General de la Nación 15. Prestar apoyo a la Dirección Financiera en la programación de los gastos de funcionamiento

requeridos por la Superintendencia 16. Informar a la Secretaría General sobre las actividades a su cargo 17. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión

Integral de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 18. Cumplir con las normas de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 19. Desarrollar las actividades propias del empleo mediante la aplicación de los procedimientos,

formatos, instructivos y registros establecidos en el Sistema Integral de Calidad, Gestión Ambientan y Seguridad y Salud Ocupacional.

20. Participar en la implementación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

21. Responder por la organización y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

22. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas que regulan su administración.

23. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

1. Los procesos de formulación de políticas normas y procedimientos en materia de administración de los recursos financieros de la entidad, dan cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

2. Las actividades de contratación se adelantan de conformidad con la normativa vigente. 3. Las actuaciones administrativas necesarias para la imposición de sanciones, declaratorias

de caducidad e incumplimientos a los contratos se realizan atendiendo a disposiciones vigentes.

4. El Manual de Contratación de la Entidad se actualiza periódicamente. 5. La supervisión a los contratos y convenios se realiza dando cumplimiento a las directrices y

políticas institucionales. 6. El plan anual de Contratación de la entidad se realiza dando cumplimiento a disposiciones

legales sobre la materia. 7. Los conceptos en materia de contratación que le sean requeridos se emiten dando

aplicación a las normas aplicables. 8. Las certificaciones emitidas cumplen con los requisitos y términos estipulados. 9. Las garantías y pólizas que amparan los contratos se revisan y aprueban en los términos

solicitados. 10. Los servicios administrativos se prestan adecuadamente para el funcionamiento de la

Superintendencia 11. Las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y suministro de bienes y

servicios se realizan dando cumplimiento a los requerimientos de las diferentes dependencias de la entidad.



Código: GT02-M01



12. El inventario de los bienes muebles e inmuebles de la Superintendencia se mantiene debidamente actualizado dando cumplimiento a políticas institucionales.

13. La seguridad y vigilancia de las instalaciones físicas y bienes de la entidad se mantiene contralada de acuerdo con las directrices institucionales.

14. El apoyo a la Dirección Financiera se realiza con oportunidad. 15. Los informes presentados cumplen los requerimientos.

V. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN

Categoría. Tipo de entidades. Clases. Entidades públicas de nivel nacional, territorial o cualquier oficina en representación del Estado. Categoría. Comunicaciones utilizadas Clases. Verbal, telefónica, virtual (chat, e-mail, teleconferencia, foro virtual) Categoría. Información Clases. Escrita, digital, verbal, presencial.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Manejo del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) 2. Conocimientos en Contratación administrativa 3. Conocimientos en Administración de recursos físicos 4. Presupuesto público 5. Conocimientos en Administración de inventarios 6. Conservación y almacenamiento de bienes 7. Técnicas contables (financiera) 8. Conocimientos en Tributaria 9. Liquidación de nóminas y aportes parafiscales 10. Administración Financiera

VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento. De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.

VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios Experiencia

Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Administración Financiera, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial Título de Postgrado en la modalidad de

Veintiocho (28) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.



Código: GT02-M01



especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

IX. ALTERNATIVA


Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Administración Financiera, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Cincuenta y dos (52) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Derecho, Administración de Empresas, Administración Pública, Administración Financiera, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Industrial Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Veintiocho (28) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.



Código: GT02-M01



I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional

Denominación del Empleo: Profesional Especializado

Código: 2028

Grado: 13 (LNR)

No. de cargos: Dos (2)





Promover y participar en los proyectos de desarrollo e implementación de los planes y programas en relación con la administración de almacén y gestión de inventarios.


1. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos relacionados con el almacén de manera que se atiendan los requerimientos institucionales.

2. Mantener los registros que se produzcan en la administración de almacén y los inventarios, dando cumplimiento a los procedimientos y términos definidos.

3. Elaborar el inventario de existencias físicas del almacén cumpliendo con las normas, procedimientos y términos establecidos.

4. Controlar la existencia física de los bienes de consumo y devolutivos a través de pruebas selectivas, de acuerdo con las instrucciones y términos definidos institucionalmente.

5. Controlar y comprobar el correcto registro de las operaciones que afectan el movimiento de los bienes devolutivos en servicio y de las existencias en el almacén.

6. Planear y ejecutar los procesos para el suministro de bienes de acuerdo con los requerimientos institucionales y las disposiciones legales vigentes.

7. Responder, mantener y conservar los bienes, asignados bajo su custodia, cumpliendo los procedimientos, términos y disposiciones legales.

8. Adelantar los estudios e investigaciones asignados por el jefe inmediato para mejorar la prestación de los servicios y el oportuno cumplimiento de los objetivos de la dependencia.

9. Generar informes periódicos de acuerdo con los requerimientos del jefe inmediato. 10. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión



13. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

14. Responder por la organización y manejo de los documentos y archivos que se deriven del



Código: GT02-M01



ejercicio de sus funciones. 15. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las políticas y normas

que regulan su administración. 16. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza

y el área de desempeño del cargo.


1. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos relacionados con el almacén se realiza acorde con los requerimientos institucionales.

2. Los registros realizados dan cumplimiento a las directrices y términos establecidos para su presentación.

3. El inventario elaborado de existencias físicas del almacén cumple con las normas, procedimientos y términos establecidos.

4. La existencia física de los bienes de consumo y devolutivos a través de pruebas selectivas, de acuerdo con las instrucciones, términos y disposiciones legales.

5. El correcto registro de las operaciones que afectan el movimiento de los bienes devolutivos en servicio y de las existencias en el almacén, se controla con la periodicidad establecida.

6. El suministro de bienes se planea y ejecuta de acuerdo con los requerimientos y procedimientos institucionales establecidos.




1. Administración de recursos físicos 2. Administración de inventarios 3. Conservación y almacenamiento de bienes 4. Manejo del Sistema Integrado de información (SIIF) 5. Técnicas de redacción jurídica.

VII. EVIDENCIAS





Código: GT02-M01




Título profesional en Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, Administración Financiera. Título de Postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Diez (10) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA



Treinta y cuatro (34) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

Título profesional en Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, Administración Financiera. Título profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.




Código: GT02-M01



I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2028

Grado: 17

No. de cargos: Catorce (14)





Ejecutar las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento sobre aspectos de administración de recursos físicos.


1. Generar informes periódicos de acuerdo con los requerimientos del Jefe inmediato. 2. Participar en la formulación e implementación de planes, programas y proyectos de carácter

administrativo de manera que se atiendan los requerimientos institucionales. 3. Participar en la planeación y ejecución de las actividades relacionadas con el

mantenimiento de bienes muebles e inmuebles con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la infraestructura institucional.

4. Realizar los procesos de contratación administrativa requeridos para el desarrollo de las funciones institucionales, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y de acuerdo con las instrucciones y directrices impartidas al respecto.

5. Implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.

6. Absolver consultas y conceptos en relación con la adopción, ejecución y control de las actividades de los recursos físicos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

7. Llevar los registros que se produzcan en la administración de los recursos físicos con el fin de informar a las entidades competentes.

8. Participar en la definición, implementación y desarrollo de los planes y programas en materia de Contabilidad, Pagaduría, Presupuesto y Tesorería, dando cumplimiento a las disposiciones legales sobre la materia.

9. Implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para el cumplimiento de las funciones en materia en materia de Contabilidad, Pagaduría, Presupuesto y Tesorería.

10. Participar en la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integral de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional.

11. Cumplir con las normas de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. 12. Desarrollar las actividades propias del empleo mediante la aplicación de los procedimientos,


13. Participar en la implementación del sistema de control interno y de calidad, de acuerdo con



Código: GT02-M01



la naturaleza y estructura institucional, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.





1. Los informes entregados cumplen con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. 2. La formulación e implementación de planes, programas y proyectos de carácter

administrativo se realiza acorde con los requerimientos institucionales. 3. Las actividades adelantadas en relación con el mantenimiento de bienes muebles e

inmuebles dan cumplimiento a las normas y directrices definidas para la administración de recursos físicos.

4. Los procesos de contratación realizados dan cumplimiento a las disposiciones legales vigentes y se ajustan a las instrucciones, directrices y términos definidos.

5. Los procedimientos e instrumentos implementados permiten mejorar la prestación de servicios.

6. Las consultas y conceptos atendidos cumplen con los términos y disposiciones legales vigentes.





1. Contratación estatal 2. Administración de recursos físicos 3. Presupuesto público 4. Administración de inventarios 5. Conservación y almacenamiento de bienes

VII. EVIDENCIAS

De desempeño: Las competencias fijadas en el Sistema de Evaluación de Desempeño y en la Asignación y Seguimiento de Compromisos según su tipo de nombramiento.



Código: GT02-M01



De producto: Informes de las actuaciones a su cargo, planes, programas, proyectos, estrategias y documentos elaborados.




Veintidós (22) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.

IX. ALTERNATIVA


Título profesional en Derecho, Administración Pública, Administración de Empresas, Economía, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Contaduría Pública, Administración Financiera. Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.

Cuarenta y seis (46) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones del cargo.





Código: GT02-M01



I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Profesional


Código: 2028

Grado: 13

No. de cargos: Treinta y nueve (39)


















