7. POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PRESENTACION. POLITICA DE... · bienes, estados financieros,...

POLITICAS GENERALES

Código: SC-POL-007 Fecha:

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Elaboró: Henry Betancourt Cargo: Asesor

Revisó: Lizzett Gutierrez Cargo: Gerente

Aprobó: Lizzett Gutiérrez Cargo: Gerente

7. POLITICA DE PROTECCION DE DATOS

PRESENTACION.

TRADE MARKETING EXPRESS SAS ha diseñado una Política para el

Tratamiento y Protección de Datos Personales para ofrecer a sus Terceros o

Titulares la garantía de protección de sus derechos minimizando los riesgos que le

permitan cumplir con los mandatos establecidos por nuestra Constitución Política,

por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

En esta Política están contenidas todas las medidas que ha tomado TRADE

MARKETING EXPRESS SAS para tratar los datos personales que recolecta,

procesa, usa, suprime, elimina. Se considera de obligatorio mandamiento para

toda la estructura jerárquica de la Empresa (Socios, Empleados, Contratistas,

Subcontratistas, etc.) y todos aquellos que de alguna manera se relacionen en el

ejercicio de su objeto social y tengan algún vínculo con los datos personales de

nuestros Titulares.

CONTENIDO

1 Razón social, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable

2

2 Definiciones 2

3 Principios Aplicables al Tratamiento de Datos personales

4

4 Tratamiento y Finalidades 4

5 Derechos del Titular 6

6 Autorización 8

7 Persona responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos

8

8 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos

9

9 Deberes de TRADE MARKETING EXPRESS S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales

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10 Seguridad de los datos personales 11

11 Transferencia, Transmisión y Revelación de datos personales

12

12 Legislación Aplicable 12

13 Vigencia 12

1.0 RAZON SOCIAL: DIRECCION, CORREO ELECTRONICO y TELEFONO DEL RESPONSABLE. Razón Social: TRADE MARKETING EXPRESS SAS. Dirección: Calle 26N # 5AN-50 Ciudad Cali – Colombia Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 57, 2 6515156 Celular 310-4713794

2.0 DEFINICIONES.

2.1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a

una o varias personas naturales determinadas o determinables. Algunos ejemplos

de datos personales son: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo

electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario,

bienes, estados financieros, etc.

2.2. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de

Tratamiento.

2.3. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son

considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las

personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor

público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre

otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y

sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a

reserva.

2.4. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la

intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales

como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las

convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones

mailto:[email protected]

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sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido

político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de

oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos

biométricos.

2.5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos

Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

supresión.

2.6. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para

llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

2.7. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto

de Tratamiento.

2.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o

privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos

y/o el Tratamiento de los datos.

2.9. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el

Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,

mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de

Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las

mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos

personales.

2.10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,

que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos

Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el

Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará

expresamente quién será el Encargado.

2.11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el

Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en

Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez

es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la

comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de

Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el

Encargado por cuenta del Responsable.

2.13. Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por

éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para

revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

2.14. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las

condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

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3.0 PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES.

Para el Tratamiento de Datos Personales, se seguirán los siguientes Principios: • Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables: Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. • Principio de Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. • Principio de Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. • Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. • Principio de Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. • Principio de Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar la seguridad a los registros para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de Confidencialidad: Todos los empleados y contratistas que trabajen en TRADE MARKETING EXPRESS SAS están obligados a garantizar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Todos aquellos vinculados deberán corresponder con un acuerdo de confidencialidad para el manejo de los Datos Personales y su tratamiento establecido en esta Política.

4.0 TRATAMIENTOS Y FINALIDADES.

Los Datos Personales tratados por TRADE MARKETING EXPRESS SAS están sometidos a las finalidades que se señalan a continuación. Igualmente, los Encargados que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

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Finalidades Base de datos de Clientes.

Mantener actualizados nuestros registros fiscales, legales y administrativos.

Proveer un bien y/o servicio.

Efectuar solicitudes de servicio del cliente y servicios postventa.

Realizar encuestas de satisfacción a los clientes.

Gestión de facturación y gestión de cobros.

Mantener Históricos de relaciones comerciales.

Realizar gestión contable y fiscal.

Promocionar, comercializar u ofrecer, productos y/o servicios o información

de procesos internos, a través de cualquier medio o canal.

Transmitir los datos personales a servidores ubicados en Estados Unidos,

Canadá, a países latinoamericanos y europeos para propósitos de

almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing

(computación en la nube) que TRADE MARKETING EXPRESS SAS

contrate o requiera.

Controlar el acceso a las oficinas de TRADE MARKETING EXPRESS SAS

y establecer medidas de seguridad, incluyendo las zonas video-vigiladas.

Finalidades Base de datos de Proveedores


Efectuar gestión de cobros y pagos.

Realizar Gestión contable y fiscal.

Mantener Históricos de relaciones comerciales.

Hacer Gestión de proveedores.








Finalidades Base de datos de Empleados


Realizar gestión administrativa

Realizar gestión de cobros y pagos

Realizar gestión contable y fiscal.

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Gestión de prestaciones sociales.

Hacer gestión de nómina y de personal.

Administrar y operar, directamente o mediante terceros, los procesos de

selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación

de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.

Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario

de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

Hacer prevención de riesgos y enfermedades laborales.

Promoción y selección de personal.








Finalidades Base de datos de Socios • Hacer Reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de TRADE MARKETING EXPRESS SAS. • Realizar el pago de dividendos. • Contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas

para las finalidades anteriormente mencionadas.

5.0 DERECHOS DE LOS TITULARES.

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por

parte de TRADE MARKETING EXPRESS SAS, tienen los siguientes derechos,

los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables

del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,

entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que

induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no

haya sido autorizado.

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b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a TRADE MARKETING EXPRESS SAS, para el Tratamiento de sus Datos Personales. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del

Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos

personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

e) Solicitar a TRADE MARKETING EXPRESS SAS la supresión de sus Datos

Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los

mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los

procedimientos establecidos en el punto 8 de esta Política. No obstante, la

solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no

procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual

de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, mientras se encuentre vigente la

relación entre el Titular y TRADE MARKETING EXPRESS SAS, en virtud de la

cual fueron recolectados sus datos.

f) Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las

personas que estén facultadas para representarlos.

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6.0 AUTORIZACION

TRADE MARKETING EXPRESS SAS, solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Entre los mecanismos para obtener la autorización de los datos se tienen las siguientes alternativas: • Por escrito, diligenciando el formato de autorización para el Tratamiento de

Datos Personales, teniendo en cuenta la categoría a la que se pertenezca: Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, u otros.

• De forma oral, mediante una conversación telefónica grabada. • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su

autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y

Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la

autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales.

7.0 RESPONSABLE.

Sera la Persona encargada de la atención a peticiones, consultas y reclamos ante

la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer,

actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

La persona asignada por TRADE MARKETING EXPRESS SAS como

responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la

cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar,

rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es:

Nombre : Lizzett Gutierrez Cargo : Representante Legal Dirección : Calle 26 # 5A N – 50 e-mail : [email protected] Teléfono : 57 2 6515156


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8.0 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer

los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y

revocar la autorización.

El Representante Legal designado por la Junta de Socios de TRADE MARKETING EXPRESS SAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su Petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico [email protected] llamar a la línea telefónica de TRADE MARKETING EXPRESS SAS en la Ciudad de Cali en el Numero 57 2 6515156 o radicarla en la siguiente dirección que correspondiente a nuestra oficina:

OFICINA DIRECCIÓN

Cali Calle 26N #5AN-50

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


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9.0 Deberes de TRADE MARKETING EXPRESS SAS como Responsable del

Tratamiento de Datos Personales.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que TRADE MARKETING EXPRESS SAS está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la

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administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.0 SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

TRADE MARKETING EXPRESS SAS proporcionará las medidas técnicas,

humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros

minimizando el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no

autorizado o fraudulento. TRADE MARKETING EXPRESS SAS exigirá a los

proveedores que actúen como Encargados, la adopción y cumplimiento de las

medidas técnicas, humanas, y administrativas adecuadas para la protección de

Datos Personales. Para mantener este compromiso TRADE MARKETING

EXPRESS SAS implementara los Planes de contingencia, los Planes de

Recuperación de Desastres y los Planes de Continuidad del Negocio que

minimicen estos riesgos.

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11.0 TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS

PERSONALES

TRADE MARKETING EXPRESS SAS no dispone en la actualidad de sucursales

pero si llegare a tenerlas podrá revelar a ellas los Datos Personales sobre los

cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta

Política de Protección de Datos Personales. De igual manera TRADE

MARKETING EXPRESS SAS podrá entregar los Datos Personales a terceros no

vinculados a SAS cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos

para el desarrollo de las actividades de TRADE MARKETING EXPRESS SAS; b.

Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se

relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos

Personales, que se suscriban entre TRADE MARKETING EXPRESS SAS y los

Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la

información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos

Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo

Encargado:

• Dar Tratamiento, a nombre de TRADE MARKETING EXPRESS SAS a los Datos

Personales conforme a la presente política.

• Garantizar la seguridad de las bases de datos en las que se encuentran

almacenados los Datos Personales.

• Garantizar confidencialidad con respecto del Tratamiento de los Datos

Personales mediante la firma de acuerdos explícitos con cada uno de los Terceros

involucrados.

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12.0 LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, y el Aviso de Privacidad, se

rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos

Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de

Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el

Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o

sustituyan.

13.0 VIGENCIA Y CAMBIOS EN LAS POLITICAS.

Esta Política de Protección de Datos Personales estará vigente desde el 31 de

Marzo de 2017. Todos los cambios o modificaciones que por efectos de la Ley o

mejoramiento de las Políticas asociadas al Tratamiento de Datos Personales se

ocasionen serán debidamente publicados en nuestra página web y se tratara de

informar a nuestros Titulares por diferentes medios o formas.

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