7. archivo y correspondencia

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 51 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO /ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

CODIGO

120-124 AG AC CT E M S

01 ACTAS

01-01

01-04

ACTAS DE COMITÉS

- DE ARCHIVO

- Citación

- Orden del día

- Anexos

ACTAS DE REUNIONES

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se

transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente.





16-03 INFORMES DE GESTIÓN

- Informe del gestión del área

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central se

elimina, queda constanca en el informe

de gestión que rinde la Secretaria

General y de Gobierno

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-.2013

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OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO/ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

CODIGO


17

17- 01

INSTRUMENTOS DE CONTROL

- REGISTROS DE:

.Control de comunicaciones

enviadas por correo

- Control de comunicaciones

recibidas por fax.

- Control de comunicaciones

enviadas por fax

- Control de mensajería Interna.

- Control de mensajería Externa.

2

2

2

2

10

10

10

10

X

X

X

X

Transcurridos los tiempos de custodia

en los archivos de gestión y central se

tomará una muestra representativa del

5% de cada registro y se transfiere la

muestra al archivo Histórico para su


Nota: Se manejan en formatos

adoptados por la Alcaldía

- Control de comunicaciones para

entrega directa en las entidades

2 10 X

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2010

Página 53 de 124



CODIGO


17-01 Continuación...

-REGISTROS DE:

- Inventario Unico de documental

- Registro de Control de préstamo

de documentos

- REGISTRO Control de

eliminación de documentos

- REGISTRO DE Control de

transferencias documentales

Primarias.

- Cronograma

- Acta de entrega

2

2

2

2

10

3

10

10

X

X

X

X


los archivos de gestión y central se

transfieren al archivo histórico para su



el archivo de gestión y central se toma

una muestra aleatoria 3% y se

transfiere al archivo histórico.

Transcurrido el tiempo de retención en



conservacion permanente.

Transcurrido el tiempo de retención en

el archivo de gestión y central se toma

una muestra representativa del 5% y se

transfiere al archivo histórico.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 54 de 124



CODIGO


Pasa…

17-01

INSTRUMENTOS DE CONTROL

REGISTRO

DE COMUNICACIONES OFICIALES

- ENVIADAS2 20 X

Como las copias de las

comunicaciones con sus anexos se

hallan en la serie respectiva,

eliminense después del tiempo de

conservación en el Archivo Central.

DE COMUNICACIONES

- INTERNAS

2 20 X

17-02

17-02

- COMUNICACIONES

RECIBIDAS

CONSECUTIVO DE

- DECRETOS

CONSECUTIVO DE

- RESOLUCIONES

2

2

2

20

20

20

X

X

X

Los Decretos y las Resoluciones se

hallan en la Serie respectiva y son de


Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 55 de 124



CODIGO


18 INVENTARIOS

18-04 INVENTARIOS DOCUMENTALES

- Inventarios de transferencia primaria

- Inventarios de transferencias

secundarias

2

2

20

20 X

X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion y en el central,

seleccionar un 5% aleatoriamente de

los inventarios documentales de las

transferencias primarias y transferir al

archivo Histórico

.



transfieren al archivo Histórico para su


21 MANUALES

21-01 MANUALES ARCHIVISTICOS

- Tablas de Retención Documental

( Tipología: Encuestas -T.R.D-

instructivos-formatos Anexos)

- Tablas de Valoración Documental

( Tipología ) inventarios-etc.)

2 20 X A partir de su actualización y cumplidos

los tiempo de retención en el archivo de

gestion y en el central, transfierase al

archivo histórico, por tratarse de un

instrumento dispositivo se conserva

permanente.

Firma Responsable:



Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


CONVENCIONES


AC: Archivo Central CT: Conservación Total

M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO


22

22-14

PLANESPLAN DE MEJORAMIENTO

- iNDIVIDUAL

2 10 X





24

24-07

PROGRAMASPROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

2 10 X Una vez se actualice y Transcurrido el

tiempo de custodia en el archivo de

gestión y archivo central se transfiere al

archivo historico para su conservacion

permanente.

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


7. archivo y correspondencia

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