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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011 ARTICULO 9

FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA D.C.- FVS

Período: 12 Julio de 2012 a 11 de Noviembre de 2012. Fecha de Publicación en Página Web de la Entidad: 11 de Noviembre de 2012.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

ü El Código de Ética se adoptó mediante la Resolución 114 de 2012 y contiene los principios y valores éticos contemplados en el Acuerdo 244 de 2006: Responsabilidad, Respeto, Probidad, Trabajo en Equipo, Solidaridad, Vocación del Servicio y Equidad.

ü El nuevo grupo de Gestores de Ética se conformó mediante la Resolución 168 de 2012.

ü El Manual de Funciones y competencias se adoptó con la Resolución 040 de 2012.

ü El Plan Institucional de Formación y Capacitación que incluye el Programa de Inducción y Reinducción para Funcionarios, se adoptó por medio de la Resolución 051 de 2012.

ü El Programa de Bienestar e Incentivos para los Funcionarios se adoptó con la Resolución

050 de 2012.

ü El Código de Buen Gobierno, que documenta el estilo de dirección de la alta gerencia y establece las Políticas de Talento Humano, se adoptó con la Resolución 351 de 2009.

ü El Sistema de Evaluación del Desempeño del FVS, se adoptó mediante la Resolución 258 de 2010.

ü El Manual del Sistema Integrado de Gestión SIG que incluye procesos caracterizados con identificación de interrelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores y normas, se adoptó con la Resolución 421 de 2009.

ü El Sistema Integrado de Gestión y su Comité, se constituyó con la Resolución 134 de 2008

y; en la actualidad se encuentra en proceso de modificación.

ü El Procedimiento de Revisión Gerencial se encuentra establecido dentro del Proceso Planeación Estratégica y la última revisión realizada por la dirección fue en el mes de noviembre de 2011.

 

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ü El Plan Estratégico 2008 – 2012 y la Plataforma Estratégica, se adoptó mediante la Resolución 140 de 2008. El Plan Estratégico hasta el 2015 se encuentra en la última etapa de elaboración, con la participación del equipo directivo de la entidad.

ü Los indicadores de la Oficina de Control Interno se modificaron y se encuentran en revisión

en la Oficina Asesora de Planeación.

ü El Objeto, Estructura Organizacional y Funciones de la entidad, se determinó en el Acuerdo 03 de 2007 de la Junta Directiva del FVS.

ü La Planta de Cargos de la entidad, se estableció en el Acuerdo 04 de 2007 de la Junta

Directiva del FVS.

ü La Metodología para la Administración Riesgos, segunda versión, se adoptó con la Resolución 489 de 2011.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

ü El Manual de Procesos y Procedimientos se adoptó mediante Resolución 421 de 2009, que incluye el Manual de Contratación.

ü El Manual de Supervisión se adoptó mediante la Resolución 285 de 2007

ü El Manual de Compras Sustentables se adoptó con la Resolución 471 de 2011.

ü El Procedimiento de Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, se reglamentó mediante las Resoluciones 152 y 155 de 2008.

ü El Defensor del Ciudadano se estableció con las Resoluciones 242 de 2010 y 290 de 2012.

ü Las fuentes de Información Primaria se encuentran definidas y documentadas en los procedimientos.

ü Existen Tablas de Retención Documental.

ü El Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos –SIGA del FVS se adoptó mediante la Resolución 014 de 2012.

ü La Comunicación Interna de la entidad se realiza a través de memorandos, circulares, carteleras, correo electrónico, intranet y reuniones de las cuales se levantan la respectivas actas, entre otros.

 

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ü Los Aplicativos o Sistemas de Información que se utilizan en la entidad son: CORDIS

(Correspondencia), SEGPLAN (Sistema de seguimiento al Plan de Desarrollo); HELISA (Contabilidad), Know-it (Inventarios), ITS (Gestión), PREDIS (Presupuesto), OBJET (Tesorería), PAC (Programación Flujo de Caja), LIMAY (Contabilidad), PERNO (Personal), SAE (Almacén), SAI (Inventarios) SICO (Contratación). Se adquirió un aplicativo para la administración de toda la información del Sistema Integrado de Gestión SIG el cual contiene varios módulos que están siendo implementado. Se utiliza la plataforma de peticiones, quejas, reclamos y soluciones -PQRS del Distrito Capital.

ü Se realizó la “Política de Comunicaciones Pública del FVS”, la cual se encuentra en ajustes conforme a las recomendaciones de mejora presentadas por las diferentes dependencias de la entidad.

ü Se ha actualizado la página WEB de la entidad. La entidad se encuentra conectada a Facebook, twitter y youtube, como herramienta utilizada en aprovechamiento de las TICs.

ü En la página web se publicó un link de las preguntas más frecuentes de la ciudadanía.

ü El correo institucional se fortaleció y ha permitido mejorar y agilizar las comunicaciones y

entrega de información, al interior y exterior de la entidad.

ü Se establecieron formatos para estandarizar las comunicaciones internas y externas (memorandos internos y oficios externos).

ü La Oficina de Control Interno ajustó sus procedimientos sobre “Auditorias interna y Seguimientos”, “Seguimiento a Planes de Mejoramiento”. y se creó el procedimiento “Seguimiento Controles de Advertencia”, y en la actualidad se encuentran en revisión en la Oficina Asesora de Planeación.

ü El normograma de la entidad se direccionó a régimen legal de la Alcaldía de Bogotá D.C que en general contiene las normatividad vigente aplicable a las entidades públicas del nivel distrital.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

ü La Oficina de Control Interno realizó las siguientes auditorías y seguimientos:

Ø Auditoria a Procesos de Participación Ciudadana y Control Social. (Decreto 371 de 2010).

Informe definitivo. Rad. 2012IE6933 del 16.08.2012.

 

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Ø Auditoria a Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de Información y Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Ciudadanos (Decreto 371 de 2010 y Ley 1474 de 2011 artículo 76). Informe definitivo. Rad. 2012IE7223 del 24.08.2012.

Ø Auditoria a Proceso de Contratación (Decreto 371 de 2010). Informe definitivo. Rad. 2012IE6889 del 15.08.2012.

Ø Auditoria a Caja Menor de la entidad Informe definitivo. Rad. 2012IE8127 del 210.92012

Ø Seguimiento a Controles de Advertencia, según la Directiva 02 de 2004 y las Circulares 16 de 2008 y 29 de 2010, todas de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C) y el resultado se remitió a la Secretaria de Gobierno para su envío a la Veeduría Distrital y a la Gerencia Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Rad. 2012EE2586 del 29.06.2012 y 2012EE3581 del 31.08.2012.

Ø Seguimiento a la Operatividad del Sistema de Control Interno. Art. 5 del Decreto 371 de 2010. Informe definitivo. Rad. 2012IE8070 del 20.09.12.

Ø Seguimiento a Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Informe definitivo. Rad. 2012IE8472 del 04.10.2012.

Ø Seguimiento a Planes de Mejoramiento de la Contraloría de Bogotá D.C. Se remitió por SIVICOF el 1 de agosto de 2012.

Ø Seguimiento a Mapas de Riesgos, Procedimiento de Administración del Riesgo y Metodología para la Administración del Riesgo”. Informe preliminar. Rad. 2012IE7980 del 18.06.12 y en la actualidad se encuentra en revisión la respuesta a objeciones y el informe final.

ü La Oficina de Control Interno en la actualidad se encuentra realizando las siguientes auditorías y seguimientos:

Ø Auditoría a Procesos de Participación Ciudadana y Control Social. (Decreto 371 de 2010);

Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de Información y Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los Ciudadanos (Decreto 371 de 2010 y Ley 1474 de 2011 artículo 76); Proceso de Contratación (Decreto 371 de 2010).

Ø Seguimiento a procedimientos de prestación de servicios profesionales y manuales de Contratación y Supervisión.

ü La Oficina de Control Interno permanentemente fomenta la cultura del control y semanalmente remite mensajes a todo el personal de la entidad, por el correo institucional y por las carteleras de la entidad, sobre: “Sistema de Control Interno”, “Funciones de la Oficina de Control Interno”

 

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Principios del Modelo Estándar de Control Interno –MECI”, “Autocontrol”, “Responsabilidad”, “Respeto”, “Responsables de…… Sistema de Control Interno”, “Control Previo”, “Trabajo en Equipo”, “Solidaridad” y “Compromiso”.

RECOMENDACIONES

ü Incluir en el correo institucional información sobre extensiones y dependencia donde labora el personal

(funcionarios y contratistas) de la entidad, para facilitar la comunicación y entrega de información.

ü Fortalecer los mecanismos de control en cada una de las dependencias de la entidad para controlar que las acciones correctivas incluidas en los planes de mejoramiento se cumplan a cabalidad y en su totalidad dentro de los plazos establecidos de fechas de inicio y de terminación.

ü Agilizar el aumento de la planta de personal de la entidad, según el estudio de cargas de trabajo.

ü Agilizar la realización de las gestiones pertinentes para mejorar la infraestructura de la entidad que

redundará en mejorar el clima organizacional y el ambiente de trabajo.

ü Agilizar las acciones pertinentes para realizar la auditoria interna al Sistema Integrado de Gestión, que permitirá continuar con la certificación en ISO 9001:2008 (GP-CER 162956) y en NTCGP 1000:2009 (SC-CER 162773).

ü Agilizar el trámite de la correspondencia externa recibida con el fin de evitar demoras y posibles

sanciones a la entidad, en el sentido que desde la ventanilla se entregue la correspondencia directamente a la dependencia responsable de la respuesta y controlar la trazabilidad de los documentos.

ü Realizar el plan de acción para publicar en la página Web a más tardar el 31 de enero del año

siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. Acompañado del informe de gestión de éste año, de conformidad con el art. 74 de la ley 1474 de 2011.

ü Capacitar al personal de la entidad en el trámite del derecho de petición para evitar posibles

sanciones a la entidad y al responsable de su respuesta.

______________________________________________ IRELVA CANOSA SUÁREZ

Asesora de Gerencia - Control Interno Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C