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DIGITALIZACIN una herramienta para la Fiscalizacin

DIGITALIZACIN

QUE ES LA DIGITALIZACIN

Es el proceso de convertir documentos de papel en imgenes digitales a travs de un scanner o cmara digital. Las imgenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestin que permita la consulta, recuperacin y distribucin de las mismas.

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACINP R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I N

Recepcin de laCuenta Pblica

Planeacin y ProgramacinCdula de Notificacin

AuditoraInicioFinal

Informe a la Legislatura

PublicacinSeguimientode procesosinstauradosrganos de control1765432

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACIN1.- Recepcin de cuenta pblica

Recepcin de laCuenta Pblica

Digitalizacin1

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACIN2.- Planeacin y Programacin

Digitalizacin2

Planeacin y ProgramacinOficio, informandoa Directores

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACIN3.- Cdula de Notificacin

Digitalizacin3

Entidad Fiscalizada

Cdula de Notificacin yOrden de Auditora

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACIN4.- Auditora

4

AuditoraYA ES UN PROCESO DIGITALEN EL SISTEMA RALIInicioFinal

DIGITALIZACIN

PROCESO DE FISCALIZACIN5.- Informe a la legislatura

5

Informe a la Legislatura

Digitalizacin

Acuse de recibido

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo dedocumentos.

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?El 5% de los documentosextrados de un archivo no regresaal mismo.

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida til.

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?Puede reducir el riesgo de prdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.

DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN, POR QU?En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos estn extraviados o mal archivados.

DIGITALIZACIN

Archivo histricoCuenta Pblica

CorrespondenciaD I G I T A L I Z A C I N

ARCHIVO HISTRICO

ARCHIVO HISTRICOProcesoCaja de documentosPreparar documento para digitalizarDigitalizacin de documentosAlmacn fsicoAlmacenamiento en Base de Datos

C U E N T A P U B L I C A

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C U E N T A P B L I C AProceso

Almacenamiento en Base de DatosDigitalizacin de documentosRecepcin de Cuenta Pblica en la ESFEEntidad Fiscalizadaentrega Cuenta Pblica

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CORRESPONDENCIA

Diversas InstitucionesDiversas Instituciones

Interior de la ESFE

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CORRESPONDENCIAProceso

Digitalizacin de documentosCorrespondencia

Almacenamiento en Base de Datos

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CUANTO HEMOS DIGITALIZADO

2.8 Millonesfojas

DIGITALIZACIN

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DISPONIBILIDAD DE LADIGITALIZACIN

Archivo Histrico

Cuenta Pblica

CorrespondenciaEN TODO MOMENTOEN CUALQUIER LUGAR

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BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIN

BUSQUEDADE DOCUMENTOS INSTANTANEAa) Ahorro de dinero

b) Aumenta la productividad

c) Mejora el servicio de consulta

d) Cero papel

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TIPOS DE ESCANER

Cama Plana

Alimentacin Mltiple

Mixto

Para Transparencias

Areos para libros

Para planos y mapasgrandes dimensiones

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PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU

Estrena EU su primera biblioteca pblica digital: laBiblioTechSe ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil ttulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)

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