Modulo 5:Destino final

Objetivo Particular:

El participante conocerá el destino final de los documentos de Archivo,Comprobación Administrativa Inmediata (CAI) y Apoyo Informativo.

Impacto de la explosión de documentos en los archivo

La producción explosiva de documentos y su conservación exhaustiva presiona

La calidad y eficacia de los 

servicios archivísticos

Las instalaciones, mobiliario y equipo de los 

archivos

La organización técnica y 

estructural de los archivos

Provoca un desfase de los archivos de su 

medio institucional

Genera serios problemas técnicos, de organización y funcionamiento, lo cual coloca a los archivos en una posición marginal dentro de las instituciones.

Archivo:Proceso de Transferencia PrimariaTraslado controlado y sistemático de expedientes de archivo cuya consulta es esporádica, de unArchivo de Trámite al Archivo de Concentración (Proceso de Transferencia Primaria) y de expedientesque deban conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico(Proceso de Transferencia Secundaria).

Los expedientes de archivo de trámite que se van a transferir se requisitan en el Formato de UsosMúltiples en su modalidad de Transferencia Primaria.

Cada área operativa debe contar con un archivo de Trámite, quien mantendrá comunicación con elasesor en materia de archivos por parte de la Coordinación de Archivos del IPN para llevar a cabo latransferencia de su unidad como lo indica el Calendario de transferencias publicado en la páginawww.drmys.ipn.mx

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos

2002

2003 2014

2015

PLANES Y PROGRAMAS 2001

PLANES Y PROGRAMAS P0Q504/3C.2/01 2004

PLANES Y PROGRAMAS IPN/P0Q504/3C.2/01 2016

La clasificación de los expedientes a cambiado conforme a la LGOCA.

Etiqueta con: Nombre y año.

Etiqueta con: Formula de archivo que inicia con Clave programática, Nombre de expediente y año.

Etiqueta con: Formula de archivo que inicia con siglas IPN, Nombre de expediente y año.

Inventario de Transferencia Primaria, Expedientes con documentación Administrativa:

IPN/POC000/6C.4/01  2020 Contrato INFRA‐IPN

EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

IPN/POC000/4C.3/1541  1980 Álvarez Ramírez, José Antonio

EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE DE PERSONAL

FUNCIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

• Servicios de préstamo y consulta de los expedientes.

• Recibir las transferencias primarias, y realizar transferencias secundarias.

• Baja documental de los expedientes.

• Publicar, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria.

• Colaborar con el área coordinadora de archivos.

FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO

• Recibir las transferencias secundarias.• Brindar servicios de préstamo y consulta al público.

• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.

Valores SecundariosValor Definición Archivo

Evidencial Revela el origen, organización y desarrollo de la institución.Es la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas o morales.

Histórico

Testimonial Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes).Es la utilidad permanente que los documentos tendrán para reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.

Histórico

Informativo la documentación histórica por lo regular posee valores informativos que revelan fenómenos particulares de las instituciones.Es la utilidad permanente que los documentos tendrán para aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

Histórico

Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores primarios(administrativo, legal, fiscal o contable) del archivo de concentración y nocontiene valores históricos, con previa autorización del Archivo General de laNación.

DEFINICIÓN 

Baja Documental  

Formatospara la Baja

Documental

Inventario de Baja Documental

FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:

Nombre de la Unidad Administrativa:

Funciones o atribuciones del área productora:

ÁREA DE CONTEXTO:Carácter de la Función: Sustantiva ( ) Común ( )Estado Físico de la documentación:

Periodo Documental: de ( ) a ( )

Datos de los Archivos No. de

Expedientes: No. de Cajas: Peso (kilogramos): Volumen (metros lineales):

Valores documentales de la serie:Administrativo ( ) Legal ( ) Fiscal ( ) Contable ( )

Metodología de Valoración:

Transferencia al Archivo Histórico : Si ( ) No ( )

Pasos para realizar la eliminación de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)

La etiqueta NOlleva 

fórmulaclasificadora

Los documentos No se transfieren al Archivo de Concentración  

La baja documental es inmediata

al término de su vigencia, la cual es

1 año. 

Características

1. Elaborar relación

simple

(Formato de Usos Múltiples en su versión para eliminación de

documentos CAI)

Que describa de forma general el contenido de la caja.

2. Ubicar

los documentos

en cajas de acuerdo

al listado (de frente-atrás).

3. Enviar oficio al Departamento de

Documentación y Archivo acompañado de los listados.

4. El Departamento validara los listados y recibirá los documentos CAI para

garantizar que efectivamente son documentos que cumplen

con estas características.

5. El departamento de Documentación y Archivo

llevara a cabo la eliminación de los documentos CAI.

Eliminación de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)

PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO 

Para dar cumplimiento a la GUÍA DE OPERACIÓN PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DELPRESUPUESTO 2019 emitida por la Secretaria de Administración del instituto la cual en sunumeral 2.4 indica que todo papel o cartón; así como envases de PET que generen lasdependencias Politécnicas deberá entregarse mensualmente limpio y en cajas o bolsasnegras a la División de Infraestructura Física (DIF) adscrita a la Dirección de RecursosMateriales y Servicios del IPN (DRMyS) dentro de los primeros cinco días posteriores almes que corresponda, para que: en el caso del papel y cartón a su vez sea entregadapor esta institución a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG)como lo indica la Ley General de Archivos en su Articulo 15.

El procedimiento consiste en elaborar Oficio dirigido a la DIF-DRMyS IPN donde seinforma la cantidad de cajas o bolsas negras que se envían para donación.

Digitalización de Documentos de Archivo

La Ley General de Archivos solicita:

Sistematización ydigitalización, garantizar ladisponibilidad, la localizacióneficiente de la informacióngenerada, obtenida,adquirida, transformada ycontar con sistemas deinformación, ágiles yeficientes.

Para la digitalización losSujetos obligados deberánaplicar, invariablemente, alos documentos de archivoelectrónicos, los mismosinstrumentos de control yconsulta archivísticos quecorresponden a los desoporte papel.

REALIZAR UN PLAN DE DIGITALIZACIÓN

• Todos los grupos documentales sujetos a digitalizardeben estar previamente organizados (identificados,clasificados, ordenados y descritos) con base en elCuadro general de clasificación archivística y valoradosconforme al Catálogo de disposición documental;

• Los documentos digitalizados deberán incorporarse alsistema para la administración de archivos y gestióndocumental que permita registrar, resguardar y controlarlos documentos de archivo electrónicos, vinculando loscon los de soportes de papel;

• A todos los documentos digitalizados se les debenasignar

Los metadatos

• Asegurar la inalterabilidad de la informacióngarantizando, mediante la tecnología que se utilice, quelos documentos digitales corresponden fielmente con eldocumento en soporte de papel.

No eliminar documentos en soporte papel que hayan sido digitalizados:

Bajo ningún supuesto se deberán eliminar los documentos en soporte papel que hayan sidodigitalizados, al menos que esté establecido en el Catálogo de Disposición Documental(CADIDO); los documentos digitalizados serán considerados copias simples, de no existirdisposición legal y procedimiento que dé validez a estos.

DOCUMENTOS DESECHO

Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 3Ing. Estanislao Ramírez Ruiz.

Archivo de Trámite para el acervo documentalde Expedientes de alumnos y personal, local I.

Dimensiones del archivo de trámite: 8.70 M. X 12.20 M. = 106.14 M.2 

Espacio Construido de material exprofeso dematerial para la guarda documental.

Primera Dependencia Politécnica que proyectasu Archivo de Trámite.

Espacio para el acervo de expedientes de alumnos y personal, local 1.

El acervo documental de Expedientes de archivo, local 2.

Estabilización:Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración derefuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel yresguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros se leconoce como Estabilización.

¡Muchas gracias por su atención!

Instituto Politécnico Nacional Dirección de Recursos Materiales y ServiciosCoordinación de Archivos