ACTA DE LEGALIZACION DE FIRMAS

Definición

Es por medio de la cual, el notario, da fe que una firma que ha sido puesta o reconocida en su presencia es autentica, y que él reconoce al signatario o bien que lo identificó por los medios legales, siendo el responsable el profesional de la firma y fecha de la legalización.

El artículo 54 del código de notariado, establece: “que los notarios pueden legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia. Asimismo podrán legalizar fotocopias, fotostáticas y otras reproducciones elaboradas por procedimientos análogos, siempre que las mismas, sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, según sea el caso, en presencia del notario autorizante.”1

Requisitos

Que la firma o firmas sean puestas en presencia del NotarioQue las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si éstas se hubieran estampado con anterioridad.

Contenido y formalidades:

Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no pudiere firmar, ambas deben comparecer en el acto, en este caso se legaliza la firma de quien firmó a ruego y la persona que no ha podido o sabido firmar estampará nuevamente su impresión digital. Para el caso de reconocimiento, será suficiente la concurrencia del obligado, lo que hará constar el notario.2 El acta de legalización se redacta a continuación de la firma que se legaliza, no importando el tipo de papel en que esté el documento. Las formalidades para esta acta se encuentran contenidas en el artículo 55 del código de notariado las cuales son las siguientes:

a) Lugar y fecha.b) El nombre o nombres de los signatarios.c) La identificación legal de los comparecientes de acuerdo con el

inciso cuarto, del articulo 29 del código de notariadod) Si no fueren conocidos del notario.e) Fe de que la o las firmas son autenticas.f) Las firmas de los signatarios y testigos si los hubiera.g) La firma y sello del notario, precedida de las palabras ANTE MI.3

Validez:

Tiene plena prueba en cuanto al signatario del documento y la fecha de legalización de la firma. El notario no es responsable del contenido del documento, ni de la capacidad o personería de los signatarios.4 El notario no debe de legalizar firmas en documentos que sean contrarios a la Ley o la moral o que por error, ignorancia o dolo el documento contenga un acto que por su naturaleza debe de hacerse constar en escritura pública.

1 ART.54 CODIGO DE NOTARIADO2 ART. 56 CODIGO DE NOTARIADO3 ART. 55 CODIGO DE NOTARIADO4 ART. 57 CODIGO DE NOTARIADO

La forma notarial:El notario firmara y sellara la o las hojas anteriores a la en que se encuentre

suscrita el acta de autentica, haciendo constar en la misma esta circunstancia, si el acta de autentica se escribiere en hoja independiente del documento, se hará relación de esta en el acta.5

a) Firma puesta ante Notario.b) Firma reconocida ente Notario.c) Firma puesta a ruego de otra persona que no sabe o que no puede

firmar. Yd) Firma puesta en hoja independiente.

Impuestos

La ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos, grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia según el artículo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal “C”.

Obligaciones Posteriores

La única obligación posterior que se deriva del acta de legalización de firmas es la razón, que el notario debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho días siguientes.

Razón de Legalización de Firmas

Definición

Es la que lleva a cabo el notario, en el protocolo a su cargo, dentro de los ocho días siguientes de haber legalizados una firma en un documento, la cual tiene como objeto llevar un control de las mismas, en virtud de que los documentos quedan en poder de los particulares.

Contenido y formalidades

Debe redactarse en Papel Sellado Especial para Protocolo, dentro de un término no mayor de ocho días y debe contener:

a) El número de orden. (ultimo párrafo art.59 código de notariado)b) El lugar y la fecha.c) El nombre y apellidos de los signatarios.d) Una descripción breve y substancial del contenido del documento

que autoriza la firma o firmas que legalizan, con indicación del papel en que estén suscritos, tanto el documento como el acta de auténtica. Y

e) La firma del Notario.6

5 ART. 58 CODIGO DE NOTARIADO6 ART. 59 CODIGO DE NOTARIADO

Incumplimiento de la Obligación

Esta es sancionada por la Corte Suprema de Justicia con amonestación o censura al notario infractor o imponiéndole una multa que no excederá de veinticinco quetzales. El no tomar nota en el protocolo de la razón de la legalización de firmas, no invalida la legalización propiamente dicha.

DERECHO COMPARADO

En Guatemala la razón de legalización se asienta en el Protocolo, pero en países como Argentina, en donde cada escribanía dispone de un libro foliado que es otorgado por el Colegio en el cual, en cada folio se asienta la fecha del requerimiento de certificación, de quien es la firma que se certifica dando fe de conocerlo y la naturaleza del documento en donde se asentara la certificación. El requirente firma el documento en presencia del escribano y firma el libro de certificaciones de firmas, el escribano realiza la certificación en el documento y firma el acta del libro. Estos requisitos le otorgan a las certificaciones realizadas en el territorio De Buenos Aires, Argentina una seguridad importante. La firma del signatario en el libro es la que asegura.

En legislaciones como la española, se hace mención del Libro Indicador, en el cual se anotan los testimonios de legitimidad de firmas de los particulares. Se estipula que los asientos se harán brevemente y cada uno llevara un numero diferente y correlativo, que se hará constar en el documento que lo hubiera motivado, y es suficiente que los asientos sean autorizados por notario. En este método la forma de asegurar la toma de la razón es con el número de asiento.

Nery Roberto Muñoz citando a Pedro Ávila Álvarez, indica respecto al libro indicador lo siguiente: “De muchas de las actuaciones del Notario no interesa la conservación del texto original en que cristalizan, ya que por ser poco menos que estereotipadas apenas difieren o no difieren substancialmente de un caso a otro; aparte de que en algunas para cumplir su cometido o finalidad, dicho texto original ha de ir adherido a otro documento que circula fuera del protocolo. Por lo que basta conservar unos breves datos de la intervención notarial (fecha y finalidad de la misma, papel en que se ha extendido el texto, clase y datos identificadores del documento). Con esta finalidad existe, independientemente del Protocolo, llamado libro indicador,… que han de llevar los Notarios para anotar en asientos breves, correlativos, a renglón seguido y autorizados por el Notario….los testimonio de legitimidad de firmas.”

En Guatemala debe de hacerse la constancia o razón de haber efectuado una legalización de firmas en el protocolo o libro autorizado, con el fin de tener una mayor seguridad de lo actuado.

TESTIMONIOS DE LA RAZON De las razones de legalización de firmas, aunque no es una escritura, se debe extender testimonio especial para el archivo general de protocolos, debido a que se redacta en el protocolo, según el artículo 37 del código de notariado. Además puede extenderse un testimonio para el interesado si así este lo requiriera.

EL notario no esta obligado a adherir timbres notariales al testimonio especial de la razón, ya que esta no es una escritura, es una razón que va en el protocolo.

LEGALIZACION DE COPIAS DE DOCUMENTOS

ANTECEDENTESEl acto jurídico de legalización de fotocopias de documentos se regulo expresamente hasta el año de 1987, en el Decreto 28-87 del Congreso de la Republica, que reformo los artículos 54 y 55 del Código de Notariado.

La legalización de fotocopias era de tanta utilidad pero no existía la duda de cual era la forma correcta para realizarlo. Se utilizaron dos formas para legalizar fotocopias:

Redactando en el mismo documento o en la misma hoja de fotocopia, una razón o formula, en la cual se expresa su autenticidad, cubriendo impuesto como si se tratara de una legalización de firmas.

Por medio de un acta notarial, haciendo constar el hecho de que el documento se reprodujo en su presencia como Notario. En este caso se cubrían los impuestos de toda acta y a cada hoja de fotocopia se les adhería timbres fiscales.

La primera forma anteriormente mencionada era incorrecta ya que el código de notariado facultaba antes de la promulgación del Decreto 28-87 para legalizar firmas utilizando dicha formula, pero no para legalizar fotocopias de documentos.

La segunda es la forma correcta para realizarlo ya que mediante un acta notarial, ya que se elabora en base al articulo 60 del Código de Notariado, el cual establece que el notario en todos los actos que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que hará constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten.

Actualmente no hay necesidad de interpretaciones ya que el código de notariado lo regula en el artículo 55.

DEFINICIONNery Roberto Muñoz lo define como: “EL acta que redacta el notario en el mismo documento, o en hoja adicional si fuere necesario, en la cual da fe que la misma es copia fiel de su original por haberse reproducido en su presencia.”

Esta no es un acta notarial, es un acta de legalización de copias de documentos. También se le conoce como Testimonio por Exhibición, el cual puede consistir en una copia escrita a mano, a maquina, mimeografiada, impresa o en fotocopia; siempre que el notario de fe de la exactitud de la copia.

En cuanto al valor probatorio de esta, en Guatemala la fotocopia legalizada tiene validez, las leyes procesales le reconocen dicho valor, aunque para ciertos casos se exige por la ley los documentos originales, los cuales deben de presentarse sin que se dude de la fe del notario, pero por requisito legal se solicita el original.

REQUISITOSEl artículo 54 del Código de Notariado establece que para legalizar fotocopias, fotostáticas y cualquier otra reproducción elaborada por procedimiento análogos, son:

Que siempre sea procesada, copiada o reproducida del original. Que dicha reproducción se haga en presencia del Notario.

FORMALIDADES1. EL lugar y la fecha2. Fe de que las reproducciones son autenticas

3. Cuando materialmente sea imposible redactarla sobre el propio documento debe hacerse una breve relación de los datos que consten en las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado.

4. La firma y sello en todas las hojas anteriores a la ultima5. Al final, la firma y sello del Notario precedida de las palabras POR MI Y ANTE

MI.

Puede darse el caso de que en la misma hoja se legaliza o autentica, se redacte el acta o si no es posible se redacta en una hoja adicional, para lo cual se hace una breve relación del documento que se legaliza.

IMPUESTOSLa ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos, grava con cinco quetzales esta clase de actas, el cual se realiza con estampillas. No es obligatorio adherir timbres fiscales adicionales a las hojas de fotocopia según el artículo 5 numerales 6 y 7. Con respecto a adherir timbres de cincuenta centavos por cada hoja, esto se realiza para copias simples o copias simples legalizadas, no para autenticas. La ley de timbres notariales tiene gravada este tipo de actas con diez quetzales en su articulo 3 numeral 2 literal “C”.

EJEMPLOS DE ACTAS DE LEGALIZACION

ACTAS DE LEGALIZACION DE FIRMAS

NOTA: TODAS LAS ACTAS DE LEGALIZACION VAN PRECEDIDAS POR LAS FIRMAS.

PERSONA CONOCIDA POR EL NOTARIO

En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JOSE GUADALUPE ESPARZA, quien es persona de mi conocimiento y quien firma nuevamente la presente acta de legalización.

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del Notario

PERSONA DESCONOCIDA POR EL NOTARIO

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JOSE GUADALUPE ESPARZA quien por no ser persona de mi conocimiento se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guión uno y registro setecientos dos mil, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de Guatemala, del departamento de Guatemala, y quien firma nuevamente la presente acta de legalización

Firma

ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

FIRMA RECONOCIDA ANTE NOTARIO

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido reconocida el día de hoy en mi presencia por el señor MARIO RAUL DIAZ PEREZ, quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guión Uno y registro setecientos mil dos, extendida por el alcalde municipal de la ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala, el signatario firma nuevamente la presente acta de legalización

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

LEGALIZACION DE FIRMA EN HOJA INDEPENDIENTE

En la ciudad de Guatemala el trece de marzo del dos mil siete, como notario doy fe que la firma que antecede es autentica, por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor ALFONSO DIAZ LOPEZ quien se identifica con la cedula de vecindad numero de orden A guión uno y registro dos millones, extendida por el alcalde municipal de Guatemala, del departamento de Guatemala. La firma que se legaliza y que esta puesta en la hoja anterior a la presente, calza un memorial dirigido al Juez segundo de trabajo y previsión social de la primera zona económica, y consta en el mismo un desistimiento dentro del proceso ordinario setecientos veinte, a cargo del oficial segundo, contenido en dos hojas de papel bond, las cuales firmo y sello.

Firma

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

FIRMA PUESTA A RUEGO DE OTRA PERSONA QUE NO SABE O NO PUEDE FIRMAR

Impresión digital Firma

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete, como Notario doy fe que la firma que antecede es autentica por haber sido puesta el día de hoy en mi presencia por el señor JUAN CAMANEY (único apellido) quien firmo a ruego de la señora Maria del Rosario Pérez Pérez quien por no saber hacerlo deja la impresión digital del dedo pulgar de la mano derecha, ambos son personas de mi conocimiento y firma nuevamente el señor JUAN CAMANEY y deja su impresión digital la señora Maria del Rosario en la presente acta de legalización.

Firma impresión digital

ANTE MÍ

Firma y sello del notario

RAZON DE LEGALIZACION DE FIRMAS

NUMERO SIETE (7) En la ciudad de Guatemala, el catorce de marzo del dos mil siete yo DANNY ANGEL MAYNEZ COUTURE Notario, tomo razón que el día de ayer, legalice la firma del señor Juan Alberto Suárez, persona de mi conocimiento, puesta en mi presencia en un formulario a presentar al registro mercantil, en donde solicita su inscripción como comerciante individual. La firma que legalice estaba puesta en una sola hoja del formulario. DOY FE

POR MÍ Y ANTE MÍ

LEGALIZACION DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS

EN EL MISMO DOCUMENTO

En la ciudad de Guatemala, el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la presente hoja de fotocopia es autentica, por haber sido tomada el día de hoy ante mi del documento original que reproduce. En fe de lo cual firmo y sello la presente.

POR MÍ Y ANTE MÍ

FIRMA Y SELLO DEL NOTARIO

EN HOJA INDEPENDIENTE

En la ciudad de Guatemala el doce de marzo del dos mil siete como notario doy fe que la hoja de fotocopia que antecede impresa en ambos lados es autentica por haber sido tomada el día de hoy en mi presencia del documento original, y se reproduce la constancia de carencia de antecedentes penales y policíacos del señor jorge Alejandro sierra Gómez, expedidos por el registro de estadística judicial y la dirección general de la policía general de la policía nacional, ambos con fecha nueve de marzo del presente año. En fe de lo cual firmo y sello la hoja de fotocopia que legalizo y la presente