4.5.2.- Técnicas de Administración.

Las empresas que se valen del sistema ABC dividen sus inventarios en tres categorías, A, B y

C. • El grupo A comprende los productos que requiere

la inversión máxima.• El grupo B se compone de los bienes con los

cuales cuentan para la siguiente inversión más grande.

• El grupo C consiste de una cantidad más o menos mayor de productos que solo requieren de una inversión relati-vamente pequeña.

• El dividir su inventario en artículos A, B y C permite a la empresa determinar el nivel y tipos necesarios de control de inventario requeridos.

• El control de los productos del grupo A debe ser el más intenso, debido a su alta magnitud de inversión requerida; es recomendable el seguimiento diario de estos niveles de inventario.

• El grupo “B” está formado por los artículos que siguen a los “A” en cuanto a la magnitud de la inversión; reúne este grupo el 30% de los artículos que constituyen el 8% de la inversión de la empresa. Al grupo “C” lo compone en su mayoría, una gran cantidad de productos que sólo requieren de una pequeña inversión. Este grupo representa casi 50% de la totalidad de los artículos de inventario, pero sólo forma el 2% de la inversión de la empresa. Artículos como tornillos, clavos y arandelas o rondanas entrarían en este grupo.

Modelo de la cantidad económica de pedido. (Número de pedidos)

• Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos “A” de las empresas, pues toma en cuenta diferentes costos de operación y financieros, así mismo determina la cantidad de pedido que minimice los costos de inventario totales.

• Los costos básicos que deben tomar en cuenta son:

• Costos de pedido: comprenden los gastos administrativos fijos de formular y recibir un pedido, que se formulan en términos de unidades monetarias por pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los trámites resultantes, y de recibir y cotejar un pedido contra su factura.

• Costos de mantenimiento de inventario: son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo en inventario por un periodo específico, están formulados en términos de unidades monetarias por unidad y por periodo, los costos de este tipo presentan elementos como costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia, y el más importante, el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar los fondos de la empresa en el inventario.

• Costo total: se define como la suma costo del pedido y de los costos de mantenimiento de inventario.

• Se puede utilizar el siguiente método analítico:

U = Uso en Unidades por Pedido.P = Costo Unitario de Pedido.M = Costo de Mantenimiento de Inventario por Unidad por PeriodoQ = Cantidad o Monto del Pedido en Unidades. 

Formula: CEP = √2PU M

• Ejemplo: Supóngase que una empresa usa anualmente 1,600 unidades de un producto. Sus costos de pedido son de $ 50 dólares por pedido, y los costos de mantenimiento de inventario son de $1 dólar por unidad por año.

 CEP = √2 ($50)(1,600)

$1.00CEP = 400 unidades

 • Si la empresa hace sus pedidos en cantidades de 400 unidades, reducirá al

mínimo su costo total de inventario.

Punto de reorden.

• Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de pedido, debe determinar el momento adecuado para efectuar los pedidos. Se requiere un punto de reorden que considere el lapso necesario para formular y recibir los pedidos.

• El punto de reorden se puede determinar con la siguiente fórmula:

Punto de reorden = Margen de tiempo en días x uso diario

Sistema “Just in Time”.• Se emplea para minimizar la inversión en el

inventario. La filosofía consiste en que los materiales deben arribar exactamente en el momento en el cual se necesitan para la producción.

• Es ideal que la empresa tenga solo inventario de trabajo en proceso, ya que su objetivo es minimizar la inversión en inventarios. La coordinación extensiva debe existir entre la empresa, sus proveedores, y las compañías de envío para asegurar que los materiales se entreguen a tiempo.

• El objetivo de este sistema consiste en la eficiencia de la manufactura. Utiliza el inventario como instrumento para lograr la eficiencia al enfatizar la calidad, en términos tanto de los materiales empleados como de su entrega a tiempo.

4.6.- Administración de Cuentas por Pagar.

• Cuentas por Pagar: Es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos.

• Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno conocimiento de sus movimientos bancarios.

• En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como auxiliarlo en su conciliación bancaria, entre otras actividades.

• Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le facilita el análisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:

Control de Saldos en Pesos y Dólares por Proveedor Estados de Cuenta Reporte de Vencimientos Control de Saldos de Proveedores Catálogos de Bancos y Chequeras Anticipos o Pagos Efectuados General de Cuentas por Pagar Diario de Bancos Conciliación Bancaria

• Cuentas por pagar le ofrece además dispositivos de seguridad de entrada, por módulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en la información de pagos, así como del manejo del sistema.

4.6.1.- Condiciones de Crédito.

• Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.

• Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

• Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

• También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

PERIODO DE DESCUENTO POR PRONTO PAGO

• El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

• Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.