4 TRABAJO DE ORGANIZACION FINAL.docx

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CARÁTULA

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CARTULA

NDICE

INTRODUCCIN

SISTEMATIZACION EN EL MANEJO DE FORMAS

QU ES UN SISTEMA? Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y mtodos relacionados entre s, que contribuyen a realizar una funcin. Existe un sistema, contable, de archivo, etc.DE QU SE OCUPA LA SISTEMATIZACIN? La sistematizacin se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes; entendindose por eficiencia, la maximizacin en la utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros. Es decir, con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo.QU SON FORMAS? Son formatos creados e impuestos por la administracin a cada uno de sus departamentos, para que los puedan utilizar en sus tareas asignadas para que con ellas se pueda tener un mejor control de sus procesos, los mismos son creados por la administracin. Claro que cada departamento podr sugerir si con el tiempo cree que exista un documento ms apropiado, sustentando esto con la experiencia en el manejo de las formas, tomando en cuenta que antes de incluirlo como tal deben de ser aprobados por la administracin de la entidad o personal encargado.QU SE HACA CUANDO NO SE TENIAN FORMAS? Cuando no existan formas no se tena mucho control, tomando en cuenta que antes no se contaban con tanta tecnologa como hoy en da, como lo son los computadores, programas, sistemas, etc.VENTAJAS AL TENER FORMAS-Se tiene un mejor control de cada departamento.-Se pueden cotejar una informacin en dos departamentos a la vez,-Se reduce el margen de error.DESVENTAJAS AL TENER FORMAS-Qu se tiene un aumento del gasto en cuanto a impresiones y papelera.-Requiere de tiempo y dedicacin al elaborarlas.

1. DEPARTAMENTO DE COMPRASEs un rea especialmente sensible de la empresa, la cual debe ser sometida a una buena sistematizacin, organizacin y a una vigilancia cuidadosa por parte del encargado del mismo, debido a las significantes cantidades que se manejan en dicha rea, y a la gran capacidad que se gestiona en calidad de negocio de la empresa. Principales formas del departamento de comprasSolicitud de ComprasEste documento es un preliminar que nos sirve para realizar una compra deseada, la persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.De tal forma la funcin de la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerla, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga de los inventarios de materiales o cualquier otra materia, para no tener duplicidad en relacin a las compras. (Anexo 1)Solicitud de Cotizacin a ProveedoresEl encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, esta misma sirve para empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicit. La funcin de esta forma nos permite visualizar las opciones que se tienen de los proveedores deseados y los mismos que ofrezcan las mejores condiciones y precios a conveniencia de la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigacin realizada, el encargado de compras debe enviar a cada proveedor una solicitud de cotizacin a proveedores. (Anexo 2)

Orden de CompraEste documento se genera cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, en la cual se da inicio a la siguiente fase del trmite de compras, este tipo de documento que maneja el departamento nos permite elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.Su funcin para el departamento es que este documento una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios. (Anexo 3)Requisicin de CompraEs una autorizacin del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios para dicha rea o en si otras reas del depto. Este documento es funcional para solicitar lo necesario y a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios. (Anexo 4)Nota de RecepcinEsta forma se origina cuando una de las atribuciones del encargado de recepcin de materiales es efectuar un recuento fsico y verificar que el material entregado por el proveedor cumple con las caractersticas estipuladas en la orden de compra, puede ser en cantidad, materialidad y detalles de la misma mercadera recibida, asimismo, debe hacer una inspeccin para detectar la existencia de material daado y reportarla. La funcin que tiene este documento para el departamento es que dicha nota es el nico documento que queda como evidencia formal de la entrega y recepcin del material. (Anexo 5)Nota de Devolucin de Material a ProveedorEste tipo de documento sirve al departamento cuando en algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas condiciones del cual se recibi.Su funcin recae en el encargado de compras en reportar lo daado, as efectuar el trmite de devolucin y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin. (Anexo 6)Hoja de Entrada de ServiciosEn Compras, existe un documento designado especficamente para la gestin de servicios, este documento es aquel que sirve y se utiliza para registrar los servicios o trabajos realizados realmente por el prestatario de servicios. Este documento es la hoja de entrada de servicios.La hoja de entrada de servicios funciona para el departamento como un tipo de registro en el que se pueden registrar todos los servicios o trabajos realizados realmente. (Anexo 7)FacturaUna factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo general, se trata de una compraventa.Adems de probar una transaccin de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, as como tambin, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el nmero y la fecha de emisin. Adems, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transaccin, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, as como tambin, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique. (Anexo 8)Factura simplificadaLas facturas simplificadas documentan la entrega de productos o provisin de servicios y contienen un nmero reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la deduccin de IVA, s que pueden incorporarlo.Factura rectificativaLas facturas rectificativas documentan correcciones de una o ms facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.Factura Cambiaria Lafactura cambiariaes un ttulo decrdito eminentementemercantily comercial. Facilita las operaciones comerciales.Esta deber contener, asimismo, la fecha y el lugar de creacin de la factura cambiaria. El importe de la misma. Tambin deber constar el lugar y la fecha de cumplimiento o ejercicio de tales derechos. Por ltimo, ha de figurar la firma de quien lo crea. Debe contener el nombre y el domicilio del comprador. Deben constar tambin la denominacin y lascaractersticas principales de las mercaderas vendidas. Por ltimo, ha de incorporar el precio unitario y el precio total de las mismas.Cuando elpagohaya de hacerse en variosabonos, la factura deber contener elnmerodeabonosque se van a efectuar por parte del comprador. Factura EspecialLa facturacin por cuenta del vendedor, conocida como Factura Especial, es un documento con las mismas caractersticas de la factura comn y corriente la diferencia es su denominacin como Factura Especial.Cuando un contribuyente adquiere bienes y servicios de otra persona individual y este no nos entregue la correspondiente factura, entonces podemos emitir a cuenta del vendedor la factura especial, la cual nos puede servir como medio para poder deducir nuestros gastos y recuperar nuestro IVA, con dicha factura especial el prestador del servicio soporta los pagos de IVA e ISR. (Anexo 9)

2. DEPARTAMENTO DE VENTASEl departamento de ventas es el que se encarga de la distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este departamento se prepara el pedido de ventas a manufactura segn su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas para lo cual utiliza varias formas las cuales son:

CotizacinLa cotizacin es la tasacin o valoracin de una accin o ttulo econmico para determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.Es un proceso financiero estndar por el cual se invita a los proveedores a empezar un proceso de compra o venta. (Anexo 10)Recibo de CajaEs un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa.El recibo de caja se contabiliza con un debito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. (Anexo 11)

La nota de cargoLa nota de cargo, se diferencia de la nota de crdito, se refiere a los cobros extra que se hacen a un cliente al que se vendi y factur algn bien.La nota de cargo tambin es considerada como comprobante bsico, ya que su uso se deriva generalmente de hechos posteriores a la fecha en que se elabor la factura; es decir, la funcin de la nota de cargo es registrar los aumentos en el monto total de la factura, en una fecha, por lo general, posterior a aquella en la que se elabor.De esta forma, lo que se registrara en una nota de cargo seran, por ejemplo, un cargo por algn servicio extra que se realice, algn aumento en el precio previamente acordado o cualquier aumento que se debiera realizar sobre alguna venta efectuada para la cual existe ya una factura.3. DEPARTAMENTO DE CRDITOSEs el departamento responsable de asignar los respectivos crditos a trabajadores, clientes o deudores diversos. Su objetivo es mantener niveles bajos de riesgos crediticios y evitar que los clientes caigan en mora.Es indispensable tener un archivo con la totalidad de los clientes. Para ello es necesario apoyarnos en las siguientes formas:

Solicitud de CrditoEs una carta de presentacin como solicitante, para evaluar si se es aptos o no para obtener algn crdito, en ella se definen las condiciones como: monto, plazo y tasa mxima a pagar. Se comparten datos que sean atractivos, y tambin es importante dar referencias de otras personas y/o empresas, ya que eso aumenta la credibilidad. (Anexo 12)

ContratoUna vez aprobado el crdito es necesario elaborar el contrato correspondiente donde se establecer claramente las obligaciones de ambas partes. Debe llevar varias clusulas que determinen los medios de pago, tasa de inters, seguros, entre otros.El crdito puede ser pactado con garanta personal.Garantas: Son las obligaciones del deudor, mediante el cual se pretende dar mayor seguridad al cumplimiento de una obligacin o pago de una deuda. (Anexo 13)

Carta de CrditoCuando el vendedor y el comprador se han puesto de acuerdo en cuanto a las condiciones de la transaccin (valor, forma de envi, forma de pago, calidad, cantidad), cada uno de ellos inicia el cumplimiento de su obligacin. Inicialmente, el comprador pide a su banco que se emita a su favor una carta de crdito. Este banco evala el crdito y la emite. Cuando emite la carta de crdito, el banco est asumiendo la responsabilidad de pagarle al vendedor el valor acordado, en el momento en que se cumplan las condiciones de la transaccin. (Anexo 14)

4. DEPARTAMENTO DE COBROS Y PAGOSEl objetivo principal de este departamento es mantener al corriente los saldos de los clientes e ingresar el flujo de efectivo a la empresa, manteniendo una cartera sana. Tambin consiste en el pago automatizado a los proveedores y acreedores de su empresa en el tiempo y forma indicado al banco, utilizando documentos de los cuales son:

El ChequeEl cheque es un documento o ttulo que contiene una orden o mandato de pago de una cantidad determinada de dinero, que formula la persona que lo libra o emite, contra una entidad de crdito en la que dispone de dinero para que sta lo pague al tenedor legtimo del documento. La funcin econmica fundamental del cheque es la de constituir un medio de pago de deudas sin necesidad de entregar papel moneda. (Anexo 15)

Recibo de CajaEs un documento en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa, ya que es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas. Siempre se le debe dar al cliente por lo que se debe tener una copia para el departamento y as poder mantener la parte contable al da.El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Recibo BancarioEs un instrumento de cobro y pago que se utiliza comnmente a travs de las compaas elctricas, telefnicas, de agua, etc. Se trata de un documento que emite la empresa que desea realizar el cobro y que es cedido a una entidad financiera para que esta ltima a travs del Sistema de Compensacin Electrnica, lo haga llegar hasta la cuenta especificada por el deudor de tal modo que su importe se adeude en la cuenta del cliente. (Anexo 16)

PagareEs un ttulo de crdito que contiene la promesa incondicional del suscriptor (deudor) de pagar una suma de dinero en lugar y poca determinados a la orden del tomador (acreedor). Adicionalmente al pagar se le puede estipular un inters moratorio, mismo que empezar a correr o cobrarse a partir de que el deudor no pague en la fecha de su vencimiento, as como tambin puede obligarse uno o varios avales, mismos que respondern por el deudor principal en caso de que ste no cumpla con su obligacin. (Anexo 17)

Letra de CambioEs un ttulo valor que se extiende por una persona acreedor - librador y recoge una obligacin de pago aceptada por otra persona deudor - librado de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento. Puede cumplir funciones como medio de pago, sustituir el pago en moneda, permitir la circulacin y realizacin de un crdito, y diferir el pago de una suma de dinero.

Hay diversas modalidades de vencimiento o momento de pago, las cuales puede ser: a la vista, debiendo pagarse en el momento de su presentacin; a un plazo contado desde la fecha del libramiento y a un plazo contado desde la vista.

El derecho de cobro puede transmitirse a otra persona mediante la frmula del endoso tantas veces como se quiera. (Anexo 18)

5. DEPARTAMENTO DE FINANZASEjercer la direccin y coordinacin de labores en el Departamento de Finanzas asumiendo un rol facilitador y promotor de cambio mediante la sistematizacin y evaluacin de los procesos y funciones y la puesta en vigor de las mejores prcticas de finanzas dirigidas a una oferta de servicios de excelenciaContra recibosPara el departamento el contra recibo es un documento que tiene como fin, asegurar o prometer la realizacin de un trmite; es ocupado por empresas para ratificar la facturacin de alguna mercanca, aparato o servicio. (Anexo 19)rdenes de pagoLas rdenes de pago son una nueva forma de operacin de pago automtica. Las rdenes de pago les sirven al departamento de finanzas como una forma de pago. (Anexo 20)

AccionesEs el documento literalmente que emite la sociedad annima, llenando los requisitos legales y sirve para acreditar y transmitir la calidad y derechos del socio. Normalmente las acciones son transmisibles sin ninguna restriccin, es decir, libremente.Comoinversin, supone una inversin enrenta variable, dado que no tiene un retorno fijo establecido por contrato, sino que depende de la buena marcha de laempresa.Los ttulos de acciones deben contener por lo menos:1. La denominacin, el domicilio y la duracin de la sociedad.2. La fecha de la escritura constitutiva, lugar de su otorgamiento, notario autorizante y datos de su inscripcin en el Registro Mercantil.3. El nombre del titular de la accin, si son nominativas.4. El monto del capital social autorizado y la forma en que ste se distribuir.5. El valor nominal, su clase y nmero de registro.6. Los derechos y las obligaciones particulares de la clase a que corresponden.(Anexo 21)Bonos y obligacionesLos bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas y tambin por entidades gubernamentales y que sirven para financiar a las mismas empresas. Elbonoes una de las formas de materializarse losttulos de deuda, derenta fijao variable. Pueden seremitidospor una institucin pblica, un Estado, un gobierno regional, un municipio o por una institucin privada, empresaindustrial, comercial o de servicios.1. La denominacin de obligacin social o debentures.2. El nombre, objeto y domicilio de la sociedad creadora.3. El monto del capital autorizado y la parte pagada del mismo, as como el de su activo y pasivo.4. El importe de la emisin, con expresin del nmero y del valor nominal de las obligaciones.5. La indicacin de la cantidad efectivamente recibida por la sociedad creadora. 6. El tipo de inters.7. La forma de amortizacin de los ttulos.8. La especificacin de las garantas especiales que se constituyan, as como los datos de su inscripcin en el registro correspondiente.9. El lugar, la fecha y el nmero de la escritura de creacin, as como el nombre del notario autorizante.10. La firma de la persona designada como representante comn de los tenedores (Anexo 22)6. DEPARTAMENTO DE NOMINASNominaTambin llamada Planilla. En lacontabilidad, indica la cantidad pagada a los empleados por el trabajo que han hecho en la empresa durante un perodo determinado de tiempo, normalmente mensual o trimestral.Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por losserviciosque stos le prestan al patrono, permite realizar el pago de sueldos osalariosa los trabajadores, as como proporcionarinformacincontable yestadstica, tanto parala empresacomo para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

Lanminase encuentra fundamentada en partes del contenido delcontratodetrabajo, los cuales se regirn por las siguientesnormas:

a. El trabajador estar obligado a desempear los servicios que sean compatibles con sus fuerzas, aptitudes,estadoo condicin.b. La remuneracin deber ser adecuada a lanaturalezay magnitud de los servicios (Anexo 23)FiniquitoEl trmino finiquito se utiliza para designar a un tipo de documento legal y laboral que se aplica en los casos en los que una relacin laboral entre empleado y empleador debe finalizarse por diversas razones. Tal como sucede con todos los aspectos de lasrelacionesy de las actividades laborales, el tipo de vnculo que se establece entre ambas partes, as como tambin los deberes y los derechos de cada una deben estar correctamente aclarados en documentos. (Anexo 24)Certificado de Ingresos LaboralesQu informacin debe contener este certificadoAo gravable y ciudad donde se consign la retencin,Apellidos y nombres del asalariado,Cdula o NIT del asalariado,Apellidos y nombres o razn social del agente retenedor,Cdula o NIT del agente retenedor,Direccin del agente retenedor,Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariadoConcepto de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado,Monto de las retenciones en la fuente practicadas,Firma del agente retenedor o pagador.(Anexo 25)Informacin que diligencia el empleado sujeto de retencinMonto de los ingresos recibidos durante el respectivo ao gravable, diferentes de los recibidos por la relacin laboral, o legal y reglamentaria.La cuanta de las retenciones en la fuente que le practicaron por los ingresos recibidos por conceptos diferentes a la relacin laboral, o legal y reglamentaria.Relacin del patrimonio bruto posedo en el ltimo da del ao o periodo gravable, con indicacin de su valor.Montos de las deudas vigentes en el ltimo da del ao o periodo gravable. Firma del empleado sujeto a retencin.7. DEPARTAMENTO DE EXPORTACIONFactura proformaUna factura pro forma no es una factura real es simplemente un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar productos especificados al comprador a un precio determinado y nos sirve para tener una constancia de los productos que ofrecemos ya que segn nuestros inventarios as podemos ofrecer con cuanto producto contamos y no quedarle mal a los clientes y esto forma parte de nuestro control interno. Generalmente se utilizan hojas con membrete para confeccionarla. La descripcin debe ser lo ms detallada posibleIncluye valor de la operacin, moneda, lugar y forma de pago, plazo de entrega. (Anexo 26)Certificado de Origen

Este documento certifica el origen de las mercaderas del pas de exportacin, para ser presentado por el importador, ya que existen acuerdos de preferencia arancelaria entre los pases. Cada pas beneficiario determina el organismo autorizado para emitirlo, este certificado nos ayuda a llevar un mejor control en cuando a los aranceles que hay que pagar y as registrarlos en la cuenta impuestos por pagar por si existe algn cambio podemos abonar o cargar dicha cuenta segn el caso que se d y se emite en Original y 2 copias y no puede tener enmiendas ni raspaduras. Su plazo de validez es de 180 das desde que es emitido y no puede tener fecha anterior a la de la emisin de la factura comercial que ampara el embarque. (Anexo 27)Conocimiento de embarqueSe utiliza para el transporte martimo y es el ttulo que representa la propiedad de la mercadera, adems de ser la prueba del contrato de transporte y prueba de recibo de la mercadera a bordo. Se utiliza como contrato de transporte de las mercancas en un buque en lnea regular. La finalidad de este contrato es proteger al cargador y al consignatario de la carga frente al naviero y dar confianza a cada parte respecto al comportamiento de la otra.

Los datos que contiene son: Datos del cargador, datos del exportador, datos del consignatario, Datos del importador, Nombre del buque, Puerto de carga y de descarga, indica si el flete es pagadero en destino o en origen, importe del flete, marcas y nmeros del contenedor o de los bultos, nmero del precinto, descripcin de mercaderas, pesos bruto y neto, volumen y medidas. Fecha de embarque. Factura Comercial Es emitida por el exportador, y contiene los nombres del Exportador e Importador, con sus respectivas direcciones y datos. Nos sirve para llevar un control de las mercaderas cuanto se vendi para que se registre en los inventarios y llevar un mejor control de cuanta mercadera contamos al realizar la venta. Como tambin para llevar un control de la cuenta caja y bancos segn como haya sido cancelada la mercadera. En ella figuran los detalles tcnicos de la mercadera, fecha y lugar de emisin, la unidad de medida, cantidad de unidades que se estn facturando, los precios unitarios y totales de venta, moneda de venta, condicin de venta, forma y plazos de pagos, pesos brutos y netos, marcas, nmero de bultos que contiene la mercadera y medio de transporte y se encuentra firmada al pie por alguna persona responsable de la empresa o del sector de Comercio Exterior. (Anexo 28)Carta de Porte

Es el documento ms importante en las cargas terrestres dado que cumple las mismas funciones que el conocimiento de embarque martimo, es decir que concede la titularidad de la mercadera al poseedor del mismo. Nos sirve como prueba del contrato del transporte por carretera, determinando el campo y las responsabilidades de las operaciones a realizar identificando las partes y mercancas que se transportan dando fe de las instrucciones que se le dan al transportador, por lo que necesariamente tiene que hacer acompaamiento a la mercanca en los envos por carreteras. Por lo general figuran los siguientes datos: Exportador, consignatario, Importador, lugar y fecha de emisin, detalle de la carga: peso, cantidad, volumen, bultos, descripcin. Flete, si es pagado o pagadero en destino y monto. Ruta y plazo del transporte. Marcas y nmeros, aduana de salida del pas exportador y aduana de entrada del pas importador, formalidades para el despacho de la mercadera, declaracin del valor de la mercadera. (Anexo 29)Hoja de Ruta Es el documento que se utiliza en las cargas terrestres y que acompaa al permiso de embarque de exportacin. En l se detallan las principales ciudades y rutas por las cuales transita el medio de transporte con destino a la Aduana de Salida. La hoja de ruta sirve para organizar el tiempo del vendedor y orientarlo acerca de lo que debe hacer diariamente, con el fin de no perder de vista a los clientes y mantenerse siempre en contacto con ellos ya que esto nos ayudara a mantener nuestras ventas y obtener ms ganancia. (Anexo 30)8. DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONESEs el departamento encargado de llevar a cabo la gestin para realizar las importaciones, coordinar el transporte legtimo de bienes y servicios internacionales de un pas, pretendidos para el uso o consumo interno. Los principales documentos que respaldan el proceso de una importacin son los siguientes:Declaracin aduanera de mercancas DUA-GTLa Declaracin nica Aduanera tiene como objeto uniformizar la presentacin de la declaracin de mercancas, ser un instrumento para la aplicacin armonizada de los procedimientos aduaneros, estandarizar el uso del sistema de codificacin y racionalizar la exigencia de informacin a los operadores de comercio exterior.Su funcin principal es la de estandarizar y armonizar los elementos de informacin que se exige al declarante, con la utilizacin de estndares internacionales, normados por Naciones Unidas, Organizacin Mundial de Aduanas, Organizacin Mundial del Comercio, as como tablas nacionales. (Anexo 31)Pago de declaracin aduanera SAT-8009Este es el comprobante de la captura y validacin de declaraciones desde la oficina de agente de aduanas, el contribuyente o agente aduanero se conecta al sitio de internet del banco, llena el formulario SAT 8009 y efecta el pago, luego el banco verifica datos en lnea con la SAT debita de cuenta y genera archivos con datos de aceptacin de pago, SAT verifica y actualiza informacin de pliza electrnica en SIAG. (Anexo 32)Gua de empaqueLos oficiales de aduanas utilizan esta lista para verificar la carga y, a su vez, los compradores la utilizan para hacer inventario de las mercaderas recibidas La gua de empaque describe todos los artculos dentro de la caja, embalaje tarima o contenedor, adems del tipo de contenedor, sus dimensiones y su peso. (Anexo 33)Conocimiento de embarque martimo (BILL OF LADING)Sirve como ttulo de propiedad, como contrato de flete entre la empresa naviera y el remitente, y como recibo de bienes otorgado por la naviera al remitente. El conocimiento de embarque confirma, de dnde se entregarn los bienes, cmo se harn los pagos de flete y a quin se consignan los bienes. (Anexo 34)Factura comercial (INVOICE)Normalmente, los exportadores utilizan la misma factura para comercio nacional e internacional. Sin embargo, algunos pases exigen formularios especiales. La factura debe mostrar la fecha de facturacin y de embarque, nombre del exportador o fabricante, destinatario, trminos de la venta, forma de pago, descripcin de los bienes, nmeros y marcas de empaque, nmero de unidades, precio por unidad, precio total, modo de transporte y cualquier otra informacin que requiera el pas de destino. (Anexo 35)9. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIONEn este departamento se solicita y controla el material que se va a trabajar, se determina las secuencias de operaciones, las inspecciones y los mtodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfaccin del cliente.

Ordenes de ProduccinEste documento es la solicitud para producir un determinado producto ya que contiene todas las especificaciones del producto y las instrucciones de produccin para que el operador al recibir el documento sepa exactamente lo que debe hacer.Este documento contiene la descripcin del producto que debe de ser producido, en cual fecha puede ser despachado y las cantidades solicitadas. Puede contener diferentes productos y cantidades. (Anexo 36)Requisicin de MaterialesEste documento lo utiliza el almacenista para entregar materia prima con destino a un trabajo especfico, normalmente este documento se hace en triplicado, una de las copias queda en poder del almacenista, la otra se enva al departamento de contabilidad y la ltima se entrega al departamento de produccin. (Anexo 37)Solicitud de Orden de TrabajoContiene la informacin especfica del producto que se va a fabricar, es imprescindible que toda produccin que se vaya a ejecutar debe de hacerse por una orden de trabajo previamente numerada para su control.Este documento es importante ya que en l se hacen las anotaciones de los gastos reportados del producto elaborado para el registro contable. (Anexo 38)Control de ProcesosEvala y regula las actividades productivas, para mantener dentro de la planeacin y asegurar que los objetivos establecidos se alcancen. Deben contener al pie de las mismas un resumen para la consolidacin de los elementos del costo utilizados y el costo unitario ser el producto de la divisin del costo total para el nmero de utilidades producidas. (Anexo 39)

Ficha TcnicaEs el documento que registra todos los procesos de fabricacin de un producto, permite tener una supervisin del producto que se produce. Simplifica el manejo de la informacin tcnica necesaria para la preparacin de equipos y posterior fabricacin de piezas. En una simple hoja se condensa la documentacin bsica. (Anexo 40)

10. AUDITORIA INTERNAEs una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que est encaminada a la revisin de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la direccin.

Formas de auditora interna

Cuestionario de control internoLos cuestionarios diseados para facilitar la revisin y la evaluacin del control interno, que no son parte integral de los programas guas, relacionados con los procedimientos de auditora, no pretenden abarcar todas las situaciones posibles y por lo tanto, cuando las caractersticas particulares de una empresa, no se contemplen en dichos cuestionarios, debern ampliarse o modificarse, de acuerdo con las circunstancias, puesto su objetivo no es el de sustituir, eliminar o desplazar el criterio del auditor pblico independiente, sino el de constituir una gua que ayude a concluir la investigacin conforme a las normas de auditora generalmente aceptadas. (Anexo 41)Papeles de trabajoLos papeles de trabajo, son todos aquellos documentos que sustentan la evidencia recopilada por los profesionales auditores durante el proceso de una auditoria, y que sirven para respaldar el informe y el juicio tcnico sobre lo que se est examinando.

Arqueo de cajaConsiste en el recuento del dinero y documentos que se encuentran en ella, y el resultado de ella se debe comparar con el saldo contable de la cuenta caja. Si existiera diferencia se deben realizar los registros correspondientes, de manera que el registro contable se adapte a la realidad. (Anexo 42)

Conciliacin bancariaForma en el cual se compara los registros contables de la cuenta del banco con el estado de cuenta bancario para verificar los cheques en circulacin o los depsitos en trnsito, al encontrar una diferencia se conciliara el monto al ltimo da del mes del registro contable y los estados de cuenta del banco para que estos dos tengan montos iguales. (Anexo 43)

Inventarios fsicosVerificacin peridica de las existencias demateriales, equipo, muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el mtodode almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacn as como tambin verificar que los registros contables concuerden con la existencia fsica para adaptarlo a la realidad.

Circulacin de saldos de clientesEs una forma donde se envan cartas, correos electrnicos o se llama a los clientes para verificar los saldos que tienen pendientes y si estn de acuerdo o no con su estado de cuenta hacer la respectiva reclasificacin o ajuste en caso de una respuesta negativa.

Confirmacin de proveedoresConsiste en verificar los saldos con los proveedores por medio de cartas, correos electrnicos o con una llamada en el cual ellos estarn de acuerdo o no con el registro que tenemos y hacer la respectiva reclasificacin o ajuste en caso de una respuesta negativa.

11. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADEs el departamento que se encarga de determinar, medir y cuantificar los factores de riqueza de las empresas, con el fin de servir para la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistmica y til.

Formas ms utilizadas en el departamento contable sonRecibo de consignacin Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. REMISINSe utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de lafactura.El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la seccin facturacin para que proceda a la emisin de la factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas.

AnexosAnexo 1: Solicitud de Compras

SOLICITUD DE COMPRA

Fecha de Solicitud: ___ /___ /___ Nmero de solicitud: ____________

Solicitante: ___________________________________________________________Producto: ____________________________________ Tipo: ___________________

Cdigo ProductoCantidad SolicitadaMotivo

Anexo 2: Solicitud de Cotizacin a ProveedoresLitografa del SUR,S.A7 Calle 03-34 Zona 1, GuatemalaTels.: 23456789 24116767 COTIZACIN

NOMBRE: _______________________________________ FECHA: ________________DIRECCIN: _____________________________________ TELEFONO:_____________VENDEDOR: _____________________________________ HORA: _____________

TIPO DE TRABAJO

LITOGRAFIA CYREL CLISES IMPRESIN DIGITAL SELLOS NEGATIVOS

CANT.DETALLEVALOR

COTIZACION APROBADA: SI - NOPOR QUE: ____________________________________________________________________________________FECHA: __________ DIA: ____ MES: ____ AO:________IVA

TOTAL

ESTA COTIZACION TIENE UNA VALIDEZ DE 30 DIAS A PARTIR DE LA FECHA

Anexo 3: Orden de CompraFRAIS, S.A.NIT:207207-6Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, GuatemalaTel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790Correo: [email protected] DE COMPRANo.

FECHA: DE DE

SEOR(ES):

NITCIUDAD:DEPTO:

DIRECCION:

GIRO:COND. DE PAGO:VALIDA POR:

ENVIADA POR:

CODIGOCANTIDADDESCRIPCIONVALOR UNIT.TOTAL

NETO________________________ % I.V.A. FIRMA VALOR T.Q.

Q.

Q.

Anexo 4: Requisicin de CompraREQUISICIN

FRAIS, S.A.NIT:207207-61. Comestibles2. Bebidas3. Lcteos4. Vveres5. Uniformes6. Servicios7. Mantenimiento8. Servicio limpieza9. Servicio fumigacin10. Papelera11. tiles de oficina12. tiles y enseres13. Mobiliario y equipo14. Maquinaria15. Otros

Departamento:__________________________ No. ______________Seccin: ________________________________ Fecha: ___________

UNIDADCODIGOCANTIDADDESCRIPCIONCANTIDADDESPACHADAPRECIO UNITARIOTOTALGRUPOINV

Elaborado por: __________________________ Vo.Bo. Administracin: ____________Autorizado por: _________________________ Autorizado por: __________________

Anexo 5: Nota de Entrega

FRAIS, S.A.NIT: 207207-6Nota de Entrega No. ____________No. de Control _________________Fecha ________________________

Nombre o Razn Social:NIT:

Direccin Actual:

Telfonos:Lugar y fecha de emisin:

CANTIDADCONCEPTO O DESCRIPCINPRECIO UNIDAD QTOTAL Q.

ESTE DOCUMENTO SIN TACHADURA NI ENMENDADURASSUB- TOTAL

ORIGINALIVA _____ % SOBRE ____________

TOTAL A PAGAR

__________________________RECIBIDO POR

Son:

Tipo de pago: Contado Crdito Fecha de pago:

Cheque No. Banco:

Anexo 6: Nota de Devolucin de Materiales a ProveedoresHoja No. _____ de _____

Operacin No. ______Operacin No. ______Operacin No. ______Operacin No. ______Entrega Fecha________FRAIS,S.ANIT: 207207-6NOTA DE DEVOLUCION DEMATERIALES A PROVEEDORES

USUARIO: _________________________________________COMPRADOR: _____________________________________ NIT: ______________

Conocimiento/temNo. ArticuloDescripcinManifiestoCompletoFOBUnitarioCantidadUMDepsito

Solicitante: __________________________________________________Contacto: ___________________________________________________

Anexo 7: Hoja de Entrada de Servicios

FRAIS, S.A.

NIT: 207207-6

HOJA DE ENTRADANO._________

Proveedor: ________________________________________________________

Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______

Trminos de entrega: ________________________________________________

Srvanse por este medio suministrarnos los siguiente artculos

NO.ARTCULOCANTIDADPRECIO UNITARIOPRECIO TOTAL

COSTO TOTAL

Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________

Anexo 8: Factura

FRAIS, S.A.NIT:207207-6Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, GuatemalaTel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790FACTURA

SERIE A

No.000001

Correo: [email protected]:

Nombre:

Direccin:NIT:

CANT.DESCRIPCINVALOR

TOTAL EN LETRASTOTAL Q.

ORIGINAL: CLIENTE DUPLICADO: CONTABILIDAD SUJETO A PAGOS TRIMESTRALES

Anexo 9: Factura Especial

FRAIS, S.A.Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, GuatemalaTel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790Correo: [email protected]

FACTURA ESPECIAL

SERIE A

No.000001

NIT:207207-6Fecha:

Nombre:

Direccin:NIT:

CANT.DESCRIPCINVALOR

TOTAL EN LETRASTOTAL Q.

ORIGINAL: CLIENTE DUPLICADO: CONTABILIDAD

F.______________________ F. ____________________ Hecho por Autorizado por

Anexo 10: Cotizacin

FRAIS, S.A.NIT:207207-6

Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, GuatemalaCOTIZACIN

Tel.: 2424-3112 Fax: 2809-6790Correo: [email protected]

Atendiendo su amable solicitud estamos enviando cotizacin de los productos requeridos, para nosotros es un placer poner nuestra compaa a su servicio.

NITCLIENTECONTACTOFECHACIUDAD

TELEFONODIRECCINE-MAILDESCUENTOTIPO PAGO

No.CODIGODESCRIPCINCANT.UNIDADV. UNITARIOV. TOTAL

OTRA INFORMACIN:GRAN TOTALQ.

DTOQ.

SUBTOTALQ.

IVAQ.

VALOR TOTALQ.

Anexo 11: Recibo de Caja

RECIBO DE CAJANo.

Fecha:DaMesAo

Recibido de:Q.

Direccin:

La suma de

Por concepto de

Cheque no.Banco.SucursalEfectivo

CdigoCuentaDbitosCrditosFirma y sello

Hecho por:Revisado por:Vo. Bo.Auditora Interna

Anexo 12: Solicitud de CrditoSOLICITUD DE CRDITONO._________

DATOS DE REFERENCIA DEL SOLICITANTE

Informacin del Crdito

Tipo de ProductoPlazoDestinoMontoTasa de Inters

Identificacin del Solicitante

Nombre completo:

ApellidosNombres

Cdigo nico de Identificacin:SexoMFEdad:

Fecha de Nacimiento:DaMesAoNIT:

Estado Civil:Soltero/aCasado/aRgimen Conyugal:

Domicilio Actual: ________ ________ ________ _______________________ _______________________Av. Calle No. Casa Colonia Ciudad

________ __________________________ _______________________________________ Zona Municipio Departamento

Telfonos: _______________________ ________________________ _____________________ Casa Celular Trabajo

Escolaridad:

Nombre del Cnyuge:

ApellidosNombres

Cdigo nico de Identificacin del Cnyuge:

Empleo

Nombre de la Empresa:Giro/Actividad:

Puesto:Tipo de Contrato:

Antigedad:Antigedad en el Empleo Anterior:

Domicilio de la empresa:________ ________ ________ _______________________ _______________________Av. Calle No. Casa Colonia Ciudad

________ __________________________ _______________________________________ Zona Municipio Departamento

Informacin Econmica

Ingreso Bruto Mensual Fijo:Otros Ingresos:

Fuente de Otros Ingresos:Total de Ingresos:

Egresos Por Crditos:

InstitucinTipo de CrditoNo. de Cuenta Fecha de AperturaSaldo ActualPago Mensual

Dependientes Econmicos:

ParentescoEdadOcupacin

Referencias Personales:

ApellidosNombresTelefono

Referencia Comerciales y/o Bancarias:

Tipo de CrditoCompaa o BancoNo. de Crdito

Informacin de la Garanta (En caso de que est disponible)

Tipo de Inmueble:Valor Estimado del Inmueble:

Superficie (m):Terreno:Construccin:Porcentaje financiamiento:

Nombre del Vendedor:

ApellidosNombres

Domicilio del Vendedor:Telfono:

Anexo 13: Contrato de Crdito

BOBANCO ORGANIZACIN, SAGuatemala, C.A.CONTRATO DE CREDITO

Conste por el presente documento, el Contrato de Crdito que celebran de una parte, Banco Organizacin, S.A., debidamente registrada en la Partida No 50013824 de Registro Mercantil de Guatemala con NIT. 232323-2, y con domicilio en 15 Calle 31-13 Zona 14 Guatemala, Guatemala, debidamente representada por los funcionarios que suscriben este documento, a quin en adelante se le denominar, LA CAJA, y de la otra parte, EL CLIENTE, cuyas generales de ley, aparecen en la parte final de este contrato; en los trminos y condiciones siguientes:

PRIMERA: ANTECEDENTESLA CAJA, es una empresa del sistema financiero que, en el marco de sus operaciones, se encuentra plenamente facultada para el otorgamiento de crditos con o sin garantas a sus clientes.

EL CLIENTE, en atencin a la solicitud de crdito presentada a LA CAJA, requiere de un crdito hasta por la suma y con la finalidad de destinarlo a la actividad indicada en la Hoja Resumen Informativa (ver Anexo 1 que debidamente firmado por las partes, forma parte integrante de este Contrato).

SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATOPor medio de este Contrato, LA CAJA le aprueba y otorga a EL CLIENTE un crdito (en adelante, el Crdito) hasta por el importe indicado en la Hoja Resumen Informativa.

El desembolso del Crdito se efectuar mediante abono en la cuenta sealada por EL CLIENTE en la solicitud respectiva, o de acuerdo a las instrucciones que este imparta a LA CAJA.

TERCERA: PLAZO Y FORMA DE PAGO.El pago del Crdito, incluyendo intereses, comisiones y gastos se efectuar en cuotas, en las fechas y por los importes que se indica en el respectivo cronograma de pagos (ver Anexo 2 que debidamente firmado por las partes, forma parte integrante de este Contrato).

El pago de las cuotas se podr realizar mediante abono en las cuentas de recaudacin que se indican en el Anexo 2. EL CLIENTE se encuentra obligado a comunicar a LA CAJA los depsitos realizados en las cuentas de recaudacin en la misma fecha en que los hubiera efectuado. Si el da de pago de las cuotas fuese un da no hbil, EL CLIENTE estar obligado a efectuar el pago correspondiente el ltimo da hbil anterior a la fecha prevista.

Los pagos se entendern realizados cuando LA CAJA verifique que EL CLIENTE ha abonado los fondos disponibles suficientes para el pago total de cada una de las cuotas adeudadas y vencidas.

Tratndose de crditos en moneda extranjera, los pagos se harn en la misma moneda extranjera, salvo que LA CAJA acepte pagos en moneda nacional, al tipo de cambio venta que LA CAJA tenga establecido el da de pago. Asimismo, los pagos del Crdito se realizarn sin deduccin ni retencin de naturaleza alguna por tributos o por cualquier otro concepto.

CUARTA: INTERESES, COMISIONES Y GASTOS.EL CLIENTE acepta que el Crdito devengar intereses compensatorios y moratorios a las tasas que se indican en la Hoja Resumen Informativa, las mismas que figuran en el tarifado vigente de LA CAJA.

Si EL CLIENTE incumpliera con el pago oportuno de una o ms de las cuotas previstas en el cronograma de pagos, se devengarn automticamente sobre las cuotas vencidas, en forma adicional a los intereses compensatorios, los intereses moratorios a la tasa que figura en la Hoja Resumen Informativa. La constitucin en mora ser automtica.

Asimismo, EL CLIENTE se obliga a pagar las comisiones, gastos y cualquier otro rubro adicional relacionado con el Crdito. Las comisiones y gastos aplicables figuran en la Hoja Resumen Informativa (ver Anexo 1) y en el tarifario vigente de LA CAJA.

15 Calle 31-13 Zona 14 Guatemala, Guatemala Telfonos: 2433-4800 E-mail: [email protected]

Anexo 14: Carta de Crdito

XBanco X, S.AGuatemala, C.A.

Direccin Telfono Fax Correo Electrnico

Fecha de Emisin: ___________________________Carta de Crdito Irrevocable No. ________________

Frais, S.A. Avenida Petapa 03-07Colonia Sistemas Zona 12 Ciudad de Guatemala, Guatemala

A solicitud y por cuenta de _________________________ (el Cliente), con Direccin en: _______________________________, emitimos nuestra Carta de Crdito Irrevocable No. __________ a favor de la Frais,S.A., con domicilio en Avenida Petapa 03-07, Colonia Sistemas Zona 12 Ciudad de Guatemala, Guatemala por un importe equivalente en Moneda Nacional a _______________________________quetzales, al momento de su contratacin efectiva inmediatamente y con vencimiento en el Banco ______________________ con domicilio en: ________________________ con vencimiento el _____ de ____________________ de _____________.

Esta Carta de Crdito emitida para garantizar el cumplimiento de los trminos y condiciones relacionados con el ttulo de concesin para (servicio) ___________________ emitido ______________ con cobertura __________________ y con plazo de vencimiento el _____________________.

Previa solicitud de Frais, S.A. los fondos amparados por esta Carta de Crdito se harn disponibles a favor de la empresa para pago a la vista con (Nombre de la institucin financiera) contra la presentacin en el domicilio de (Nombre de la institucin financiera) la siguiente declaracin escrita y aparentemente firmada por el beneficiario mencionando nuestro nmero de referencia de la Carta de Crdito y estableciendo:

Por este conducto se solicita el pago por la cantidad de Q.__________________ por concepto de _____________________________________________________ a ___________________(nombre del concesionario)_______________________, derivado de _______________________________________.

Los fondos amparados por esta Carta de Crdito podrn hacerse disponibles mediante disposiciones parciales.

Anexo 15: Cheque

BOBANCO ORGANIZACIN, SAGuatemala, C.A.Cuenta 207-06125 -6

Frais, S.A.Cheque No.00036207

LUGAR Y FECHA: ____________________________________________________________Q.___________________

PAGO A LA ORDEN DE: ______________________________________________________________________________

SUMA DE: _________________________________________________________________________________________ QUETZALES

115551558

_________________________________________________ _______________________________________________________ REFERENCIA FIRMA(S) AUTORIZADA(S)

,34:OOOOOO115:OOOOOO?1OOOOOOO634

Anexo 16: Recibo BancarioAUTORIZADO SEGN RESOLUCIN DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS No. 1234567El banco no confirma transacciones por telfono y cualquier reclamo debe hacerlo con este documento original.Los cheques se reciben bajo reserva de cobro. Este documento es vlido con la certificacin de la maquina receptora y firma del receptor.

BOBANCO ORGANIZACIN, SAGuatemala, C.A.

FORMA 15

RECIBO INGRESOS VARIOS

Frais, S.A.NO.

LUGAR Y FECHA

No. EXP.

RECIBI DE:

NIT

LA CANTIDAD DE:

POR:

VALIDO UNICAMENTE POR EL IMPORTEMARCADO POR LA MAQUINA REGISTRADORA

RECEPTOR (F)

VERIFIQUE QUE SU OPERACIN FUE CORRECTAMENTE CERTIFICADA

Anexo 17: Pagare

PAGARE No. ___________

Yo, ____________________ (Deudor), mayor de edad, identificado como parece al pie de mi firma, actuando en nombre propio, por medio del presente escrito manifiesto, lo siguiente: PRIMERO: Que debo y pagar, incondicionalmente y solidariamente a la orden ____________________ (Nombre del acreedor) o a la persona natural o jurdica a quien el mencionado acreedor ceda o endose sus derechos sobre este pagar, la suma cierta de _______________________________ QUETZALES (Q.__________ ), quetzal moneda legal guatemalteca. SEGUNDO: Que el pago total de la mencionada obligacin se efectuar en un slo contado, el da _________ del mes de _________________ del ao ___________ en las dependencias de ________________________ (Nombre del Acreedor) ubicada en la ciudad de _____________________, o en su cuenta bancaria No._________________ del Banco ____________________________. TERCERO: Que en caso de mora pagar a _________________________ o a la persona natural o jurdica a quien el mencionado acreedor ceda o endose sus derechos, intereses de mora a la ms alta tasa permitida por la Ley, desde el da siguiente a la fecha de exigibilidad del presente pagar, y hasta cuando su pago total se efecte. CUARTO: Expresamente declaro excusado el protesto del presente pagar y los requerimientos judiciales o extrajudiciales para la constitucin en mora. QUINTO: En caso de que haya lugar al recaudo judicial o extrajudicial de la obligacin contenida en el presente ttulo valor ser a mi cargo las costas judiciales y/o los honorarios que se causen por tal razn.

En constancia de lo anterior, se suscribe en la ciudad de ________________________, a los ____ das del mes de _______________________ del ao ___________.

EL DEUDOR,

Firma:______________________________ Identificacin:________________________

65

Anexo 18: Letra de CambioACEPTADO

FECHA ____________________________________________________________________________CIUDAD Y LUGAR DONDE SERA PAGADA__________________________________________FIRMA DEL ACEPTANTEEl Banco aqu mencionado queda autorizado por la presente a cobrar esta aceptacin a su vencimiento o cargar su importe a la cuenta del aceptante sin previo aviso ni otra formalidad.LETRA DE CAMBIOSIN PROTESTO

La obligacin del aceptante de la presente se origina de operaciones mercantiles entre el librador y el librado, segn Contrato (o Factura) de fecha __________________________ _________________ El librado puede aceptar esta Letra pagadera en cualquier Banco del pas que se designe al aceptarla.No.

En caso de mora la tasa de inters ser del ________ mensual.

REFERENCIA:____________________________________ _________________________________________ LUGAR Y FECHA

El da ____________________________________________________ y por esta letra de cambio se servir(n) pagar

a la orden de: ___________________________________________________________________ la cantidad de:

A ________________________________________________ Nombre del Librado

__________________________________________________ _________________________________________ Direccin Firma del Librador

Anexo 19: Contra ReciboCONTRA RECIBO

Nmero:

Fecha:

Recibimos de:

SE RECIBI LA SIGUIENTE DOCUMENTACIN PARA SU REVISINFolioFechaImporteAnotaciones

Suma Total

LMMJVSHorariosFECHA PROGRAMADA DE PAGO

Revisin

Pago

FIRMA O SELLO

Original. Entregar a Proveedor Copia. Anexar a Factura

Anexo 20: rdenes de PagoIdentificacin del Emisor

ORDEN DE PAGO N

Beneficiario:_____________________________________ Fecha:______________

DETALLECHEQUE NBANCO FECHAIMPORTE

IMPORTE TOTAL:TOTAL:

DEBITOCREDITOConfeccion Gerencia

Firmantes

Ing. Brutos C.U.I.T I.VA.

Anexo 21: Acciones TITULO NO.____________ REGISTRO NO.________

FRAIS, S.A.

Capital autorizado Q. 200,000.00Accin nmero del No.______ al No._________

El presente ttulo certifica que le portador es dueo de ________ ACCIONES, de las DOSCIENTAS (200) acciones comunes, indivisibles al portador, del valor nominal de UN MIL QUETZALES, (Q.1,000.00) cada una en que est dividido el capital de la Sociedad.

FRAIS, SOCIEDAD ANNIMA, es una entidad mercantil que tienen su domicilio en la ciudad de Guatemala, con plazo de duracin indefinido; fue constituida con apego a las leyes del pas en esta ciudad, conforme Escritura Pblica nmero cuarenta y cuatro (44), el da uno de enero de dos mil trece, que autoriz en esta ciudad el Notario Juan Jos Barrera Lpez, fue inscrita provisionalmente en el Registro Mercantil, el da quince de enero de dos mil trece, segn Registro nmero cero cero veintisiete mil quinientos setenta y seis (0027,576), folio nmero doscientos treinta (230), del libro cuarenta (40) de sociedades mercantiles.

Guatemala, 15 de Octubre de 2013

F.___________________________________________________ADMINISTRADOR NICO Y REPRESENTANTE LEGAL

Anexo 22: Bonos

BANCO HIPOTECARIO DE FRAIS, S.A

ESTE BONO AL PORTADOR EMITIDO CON ARREGLO A LA LEY DE 14 DE JULIO DE 1891 REPRESENTA:

1000000 DE QUETAZALESMONEDA NACIONAL DE CURSO LEGAL

No.______

_____________ _____________

TESORERO INSPECTOR

Anexo 23: NminaFRAIS, S.A.NOMINA DE SUELDOSCorrespondiente al mes de _____________________ de ____________

No.Nombre del TrabajadorCargoDevengadoDeduccionesBono IncentivoLquido a Recibir

Sueldo MensualSueldo ExtraComisionesTotal DevengadoI.G.S.S.I.S.R.AnticipoSueldoTotal Desc.

Anexo 24: Finiquito

LIQUIDACIN SALDO Y FINIQUITONo._____________

El firmante de este documento de saldo y finiquito ________________________________ declara recibir de la empresa FRAIS, S.A la cantidad de ___________________________ quetzales, por los conceptos que a continuacin se detallan:

SALARIO BASE Q _______________ASISTENCIA Q _______________VACACIONES Q _______________PARTE PROPORCIONAL PAGAS Q _______________P. EXTRASALARIAL Q _______________TOTAL DEVENGADO Q _______________

DEDUCCIONESAPORT. TRABAJO S. SOCIAL. Q _______________I.R.P.F. Q _______________TOTAL NETO LIQ. FINIQUITO Q _______________

Con el percibo de la citada cantidad, manifiesto expresamente y a todos los efectos, que la empresa FRAIS, S.A. no me adeuda cantidad alguna por ningn concepto, ni salarial, ni extrasalarial, ni horas extraordinarias, ni indemnizacin de ningn tipo derivado de la relacin laboral que comenz el pasado da ______/_____/_______ hasta mi baja de fecha ______/_____/_______ por FIN DE CONTRATO, ESTANDO CONFROME CON ESTA LIQUIDACIN, SALDO Y FINIQUITO y por consiguiente NADA MAS TENGO QUE RECLAMAR. La presente propuesta es considerada vlida, a todos los efectos por el trabajador firmante, que recibe en este acto el importe sealado en el lugar y fecha del mismo.

____________(Nombre de empleado)__________ a ______ de ___________ de _______

Anexo 25: Certificado de Ingresos Laborales

Anexo 26: Factura ProformaFACTURA PRO FORMA EMPRESA, S.A.DireccinTelfono: VENDIDO A:

AGENTE DESPACHADOR MARCAS:

Fecha: Fecha de vencimiento:No. de nuestra referencia:No. de su referencia:

MERCADERA CANTIDADDESCRIPCIN DE LA MERCADERAPRECIO UNITARIOSUBTOTAL

US$

US$

____________________________________________________________________________

Cotizacin base _____________ Peso bruto estimado ( ) FOB _____________________________________ Peso cbico estimado( ) CIF ______________________________________ Nmero de ( ) C & F _____________________________________ Empacado para __________flete Puerto de embarque Puerto de descarga __________________________________________________________________________FOB Precio de fbrica................................................ US$ Embarque terrestre va__________ hasta __________Derecho de embalaje de exportacin................................................... Flete areo o martimo hasta __________va__________ La tarifa incluye (o no incluye) seguros................ Derechos consulares........................................................... Cargos por despacho de carga...................................... Total (CIF) (C & F) (FOB) (Puerto de descarga) aproximadamente _________US$CONDICIONES DE PAGO: Carta de crdito confirmada e irrevocable de fondos certificados. Toda carta de crdito debe ser pagadera en el momento de presentar los documentos de envo y debe especificar que todos los cargos de trmite en que se incurra corren por cuenta del solicitante. Certifico que todos los datos aqu contenidos son legtimos y correctos.

____________________________________Frais, S.A.

Anexo 27: Certificado de Origen

CERTIFICADO DE ORIGEN No.______

Pas Exportador: GuatemalaPas importador:

No. de OrdenCdigoDescripcin de las Mercaderas

DECLARACIN DE ORIGEN

DECLARAMOS que las mercaderas indicadas en este formulario corresponde a la formulacin de la factura comercial No._________ que cumple con las normas de origen establecido e acuerdo (2) __________ segn el siguiente desglose:

No de OrdenNormas (3)

Fecha _________________

Sello responsable y firma del exportador o productor

Firma y Sello

Firma y Sello

Observaciones:

Certifico la veracidad de la presente declaracin que sello en la ciudad de Guatemala, el _______ de ____________ de _________

________________________________Firma y SelloCertificador

Anexo 28: Factura Comercial

EMPRESA EXPORTADORA:FACTURA COMERCIAL

Direccin: _____________________________NO_______________

Tel / Fax: ______________________________

E-mail: _______________________________

Seores:Nombre de Contacto: ___________________

EMPRESA IMPORTADORA:Nuestra Referencia:_____________________

Direccin: _____________________________No. Cliente: ___________________________

Atencin:______________________________No de Orden de Pedido: _________________

INVOICE(FACTURA COMERCIAL) NO.______

La mercanca ha sido enviada en:Fecha: _______________________________

Dimensiones embalaje:

Grossweight (Peso Bruto)________________Kg

Netweight (Peso Neto):________________Kg

Marks (Marcas):__________________

Va:__________________

Made in:__________________

No.Cant.Unid.DescripcinPartida Arancel.MonedaPecio UnitarioPrecio Total

INCOTERM: OFR CALLAOTOTAL FACTURADO__________

Anexo 29: Carta de PorteCARTA DE PORTEORIGINALNo.________

REMITENTENombre:Direccin:Telfono:

AGENTE EMBARCADOR REFERENCIAS:

CONSIGNATARIONombre:Direccin:Telfono:

LUGAR Y PAIS DE ORIGEN:

DESTINO FINAL:

CONDUCTOR:PLACAS:MONEDACODIGOPERSONALOTROS

DESCRIPCIN DE LOS ARTCULOS DADOS POR EL REMITENTE

MARCAS Y NMEROSNO. DE BULTOSDESCRIPCINPESO UNITARIO (KGS)PESO TOTAL (KGS)

PAGADOFLETESAL COBROOTROS CARGOS

CARGO DE SEGURO

OTROS CARGOSORIGEN: ALMACEN:

DESTINO:

TOTAL PAGADOTOTAL AL COBRO

TOTAL A PAGAR:

La mercadera viaja por cuenta y riesgo del Embarcador, 1 original de este Conocimiento de Embarque ha sido entregado al Embarcador.

PREPARADO POR Y FECHA EN LUGAR

EL COSTO DEL EMBARQUE DEBER SER PAGADO POR ADELANTO Y ANTES DE LA ENTREGA EMBARCADOR

Anexo 30: Hoja de Ruta

HOJA DE RUTA

Hoja No. ______de_____

Pieza/Componente/Sub-conjunto:No.:F.E.:

Material:Plano Conjunto:F.U.M.:

No Op.Breve Descripcin de la OperacinMaquina/EquipoMaq.No.SeccinObservaciones

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Realizado por:

Fecha:

Aprobado por:

Fecha:Registro de Cambios:

Fecha:

F.E. = Fecha de Emisin /F.U.M. = Fecha de Ultima Modificacin

Anexo 31: Declaracin aduanera de mercancas DUA-GT(VER PDF ADJUNTO) Recomiendo imprimirlo desde el PDF

Anexo 32: Certificacin De Pago Pliza Electrnica

Anexo 33: Lista o Gua de Empaque

EXPORTACIONES,S.A.

California, Estado Unidos, ______/________/______

PACKING LIST

COMPRADOR: Sres.Frais, S.A.

Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, Guatemala

DETALLE DEL EMBARQUE

No. BultoDescripcin MercaderaCantidadKilos

NetoBruto

TOTAL _______ Bultos___ Unidades________

Nmeros: _________________________

Marcas: __________________________

Embalaje: _________________________

Embarque: ________________________

Factura comercial No.: _______________

Carta de crdito No.: ________________

___________________________Firma y SelloExportaciones,S.A.

Anexo 34: Conocimiento de Embarque MartimoDate __________________Page 1 of 1

BILL OF LADING-SHORT FORM- NOT NEGOTIABLE

SHIP FROMBill of Landing Number

Name:

Street Address

City, ST ZIP Code

SID No.

SHIP TOCarrier Name

Name:Trailer number:

Street AddressSerial number(s):

City, ST ZIP Code

CID No.

THIRD PARTY FREIGHT CHARGES BILL TOSPAC:

Name:Pro Number

Street Address

City, ST ZIP Code

Special Instructions:Freight Charge Terms (Freight charges are prepaid unless marked otherwise)Prepaid Collect 3rd Party

Master bill of lading with attached underlying bills of lading

CUSTOMER ORDER INFORMATION

Customer Order No.# of PackagesWeightPallet/Ship (circle one)Additional Shipper Information

YN

YN

YN

YN

Grand Total

CARRIER INFORMATION

Handling UnitPackageLTL Only

QtyTypeQtyTypeWieghtHM (X)Commodity DescriptionCommodities requiring special or additional care or attention in handling or stowing must be so marked and packaged as to ensure safe transportation with ordinary care. See section 2 of NMFC item 360 NMFC No.Class

Where the rate is dependent on value, shippers are required to state specifically in writing the agreed or declared value of the property as follows. The agreed of declared value of the property is specifically stated by the shipper to be not exceeding perCOD Amount: $

Free terms: Collect Prepaid Customer check acceptable

Note: Liability limitation for loss or damage in this shipment may be applicable. See 49 USC 147(c)(1)(A) and (B).

Received, subject to individually determined rates or contracts that have been agreed upon in writing between the carrier and shipper, if applicable, at her wise to the rates, classifications, and rules that have been established by the carrier and are available to the shipper, on request, and to all applicable state and federal regulations.The carrier shall not make delivery of this shipment without payment of charges and all other lawful fees.Shipper Signature

Shipper Signature/Date

This is to certify that the above named materials are property classified, packaged, marked, and labeled, and are in proper condition for transportation according to the applicable regulations of the DOT.Trailer Loaded: By shipper By driverFreight Counted: By shipper By driver/ pallets said to contain By driver/piecesCarrier Signature/Pickup DateCarrier acknowledges receipt of packages and required placards. Carrier certifies emergency response information was made available and/or carrier has the DOT emergency response guidebook or equivalent documentation in the vehicle. Property described above is received in good order, except as noted.

Anexo 35: Factura Comercial

EXPORTACIONES,S.A.INVOICE

California, Estado UnidosPhone: 789-098-234Date:____/____/_____Invobe #: __________Customer ID: _______

Bill to:Frais, S.a

Av. Petapa 03-07 Colonia Sistemas Zona 12, GuatemalaGuatemalaTel.: 2424-3112

DescriptionTasedAm ount

CommentsSubtotal$

Taxable$

TaxRate%

Tax$

Other$

TOTAL Due$

Make all checks payable to:Exportaciones,S.A.

If you have any questios about this invoice, please contact.Phone: 789-098-234, E-mail: [email protected]

Thank You For Your Business

Anexo 36: rdenes de Produccin

FRAIS, S.A.

NIT: 207207-6

ORDEN DE COMPRANO._________

Proveedor: ________________________________________________________

Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______

Trminos de entrega: ________________________________________________

Srvanse por este medio suministrarnos los siguiente artculos

NO.ARTCULOCANTIDADPRECIO UNITARIOPRECIO TOTAL

COSTO TOTAL

Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________

Tel: 2424-3112 Fax: 2809-6790

Anexo 37: Requisicin de Materiales

FRAIS, S.A.

NIT: 207207-6

REQUISICIN DE COMPRANO._________

Depto. Que Solicita: _________________________________________________

Fecha de pedido: _____/_____/_______ Fecha de pago: _____/_____/______

CANTIDADUNIDADARTCULOS

Elaborado por:____________ Autorizado por:___________ Recibido por:_____________

Anexo 38: Orden de Trabajo

OT No. ________

FRAIS,S.AORDEN DE TRABAJOFecha de emisin:_________

NIT:207207-6Fecha de Impresin:_______

Pgina 1 de 1

Equipo:

Planta:Sector:

Ubicacin:Grupo Func.:

Fecha Prevista: ____/____/_____ Tiempo previsto:___:___ Fecha Realizacin: ____/_____/_____

Tarea:Falla:

Parte:Respuesta:

Sector afectado:Valor de Medicin:Pendiente:

Observaciones:

CdigoInsumosCant. Neces.ConsumoCosto U.Costo T.

CdigoHerramientasCantidad

CdigoEmpleadosEspecialidadTiempo InsumidoCosto

RealizoRevisoTiempo Total Utilizado:_______ hrs. _______ min

Firma:

Fecha:Firma:

Fecha:Comentarios:

Anexo 39: Control de ProcesosFrais, S.A. CONTROL DE PROCESOS NIT:207207-6 No.________

ProductosCant. Comprada en la semanaPrecio UnitarioGasto SemanalGasto Mensual (4 semanas)Gasto Anual (52 semanas)

Gasto total del consumo de productos

Anexo 40: Ficha Tcnica

Frais, S.A. NIT: 207207-6 FICHA TCNICA

Producto: Calentador de agua a gas instantneo de 11 L para instalacin en interior con encendido por pilas.

Caractersticas Generales

Tipo Gas:

Tipo Produccin:

Potencia til

Rendimiento Pot. Mx.:

Cmara de Combustin:

Tipo Tiro:

Modo Instalacin:

EncendidoDatos Elctricos

Tipo Quemador:Proteccin Elctrica:

Tipo Encendido:Tensin:

Tipo Encendido Piloto:Consumo:

Categora Gas:

A.C.S.Evacuacin

Potencia Min.til:Ventosa Horizontal:

Potencia Mx. til:Ventosa Vertical:

Temperatura Mx:Ventosa Conexin:

Temperatura Min:Ventosa Chimenea:

Volumen Acumulador:Dimensiones

Caudal Especfico:Alto:

Caudal Min. Funcionamiento:Ancho:

Presin Min. Funcionamiento:Profundo:

Presin Mx. Funcionamiento:Peso:

Anexo 41: Ejemplo Cuestionario De Control InternoFRAIS, S.A. Departamento de Auditora Interna No.__________

Cuestionario de Control Interno

NoCuestionario de Efectivo- Caja y BancoSINONP

01Se encuentra fijada por escrito la responsabilidad personal de la custodia del efectivo y valores de la entidad.

02Se mantiene el efectivo en lugar apropiado que ofrezca la garanta requerida contra robo o incendio.

03Los fondos con que opera la entidad son los autorizados oficialmente por el jefe mximo de la entidad. (Ver documento de autorizacin)

04El custodio del efectivo maneja fondos ajenos a la entidad.

05Las llaves del local y la combinacin de la caja de caudales slo las posee el cajero-pagador y se encuentran en sobre lacrado (ambas), en poder del jefe del rea donde est adscripta la caja.

06El cajero tienen en su poder documento emitido por la direccin de la entidad, que contenga la relacin con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los documentos que originan los movimientos de las cuentas bancarias.

07Existen las condiciones que garanticen un adecuado grado de seguridad en las operaciones relativas a las manipulacin, custodia y transportacin del efectivo,(traslado de efectivo entre el Banco, las dependencias y la entidad).

08Se prohbe el acceso de personal ajeno al cajero en el rea donde se manipula el efectivo. En los casos imprescindibles en que existan auxiliares del cajero pagador debern poseer acta de fijacin de responsabilidad material al respecto.

09En los fondos para cambios en poder de las dependencias de la entidad, se ha formalizado la entrega del efectivo mediante el modela Acta de Fijacin de Responsabilidad u otro similar y que las sumas de los importe detallados en la misma coinciden con el fondo autorizado por el jefe mximo de la entidad.

10El cajero tienen bien delimitado dentro de la caja de caudales los distintos fondos y el efectivo por ingresos recibidos, de forma tal que no se produzcan alteraciones en sus usos especficos.

11Existe evidencia en la caja, mediante copia de documentos, que se han realizado arqueos sorpresivos por lo menos una vez al mes, por el contador principal u otro funcionario autorizado para ello.

12Al cierre de cada mes se confecciona arqueo de caja y se deja constancia escrita de la situacin del efectivo y documentos existentes en ese momento.

13En los casos de ausencias del cajero por enfermedad, vacaciones u otras causas, se procedi de la forma siguiente: Se abri la caja en presencia de la persona que lo va a sustituir, el jefe de rea y el jefe mximo de la entidad o persona en quien ste deleg.

Anexo 42: Ejemplo De Arqueo De CajaFRAIS, S.A. Depto. Auditora InternaARQUEO DE CAJAAl ____ de _____________ del _____Hora de Inicio:Hora de finalizacin:

No.:______________________HP:________ Fecha: ________RV:________ Fecha:________

DescripcinParcialTotal

Saldo Segn Libros:2,000.00

CANTIDADVALORVALOR TOTAL

Detalle Del Arqueo: Billetes

1220.00240.00

2010.00200.00

155.0075.00

301.0030.00

Total Billetes 545.00

Detalle Del Arqueo: Monedas

400.5020.00

500.2512.50

1000.1010.00

Total Monedas 42.50

Detalle Del Arqueo: Documentos

NUMEROPROVEEDORTOTAL

2340Popular 300.00

1865El Progreso 560.00

4211La Botella 450.00

Total Documentos 1,310.00

Total Arqueo 2,000.00

Faltante 102.50

__________________________CAJERO

_____________________________AUDITOR

Hecho por:Revisado por:Vo. Bo.Auditora Interna

Anexo 43: Ejemplo De Conciliacin Bancaria

No.______

FRAIS, S.A.Departamento deAuditoria InternaConciliacin Bancaria

Empresa:_______FRAIS, S.A_______

Banco:__Banco Organizacin,S.A_

Cta. Cont.________13010201_______

# Cta. Corriente:______207-06125 -6______

Periodo:_______Agosto 2013______

No.DESCRIPCINVALOR Q.

01Saldo segn Libros311,610.14

02Saldos Conciliados311,610.14

Cheques en Circulacin

No.FECHAA FAVOR DEMONTO

53827/08/2013Cesar Augusto Garca Osorio16,833.51

53927/08/2013Toms Alexander Salvador Velsquez400.00

Total Cheques en Circulacin17,233.51

Saldo Segn Banco328,843.65

(-)Cheques en circulacin(17,233.51)

Saldos Conciliados311,610.14

Hecho por:

Revisado por:Vo.Bo.Auditora Interna

CONCLUSIONESComo resultado de la investigacin anteriormente presentada, es posible concluir que los documentos de crdito (sistematizacin de formas), es la nica forma legal de poder tener un control detallado de los movimientos contables de los negocios en funcionamiento. Tambin podramos mencionar que estos a su vez tienen:VENTAJAS Control detallado de compras y ventas del negocio. Respaldo por escrito de las transacciones. Reduccin de errores contables. Reduccin de fraude en los documentos presentados.DESVENTAJAS Adquirir documentos falsos. Gastos en impresiones y hojas bond Mayor inversin en tiempo. Constante pago de impuestos por la presentacin de documentos de crdito.

RECOMENDACIONES

Considerando que las formas anteriormente detalladas influyen en un mejor control contable, se recomienda que: Se utilicen los documentos de crdito adecuados segn la actividad a la que se dedique el negocio. Que se lleve un control bastante estricto con el pago de impuestos, para no incurrir en morosidad. Que los documentos estn ordenados de acuerdo a los das calendario, por cualquier solicitud de parte de la SAT. Que el nombre descripciones en los documentos sean los correctos. Constante capacitacin de los cambios de los documentos a presentar segn la actividad del negocio.

EGRAFA http://departamentodecompras00.blogspot.com/2008/07/departamento-de-compras.html https://sites.google.com/site/428laempresaysusgestiones/documentos-del-area-compras http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/3558/Los-documentos-b%C3%A1sicos-de-compra- http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/c3/72cb6a55cd11d189660000e8323c4f/content.htm http://www.academica.mx/blogs/documentos-compras