4. El Correo Electrónico
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¿CÓMO ESCRIBIR CORREOS ELECTRÓNICOS?
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¿Qué es?
Es uno de los medios de comunicación más frecuentes y de multipropósito a los que tenemos acceso. Empleamos el correo para uso personal, así como para uso profesional
Para el uso académico, debemos emplear una estructura y un lenguaje formal
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Mensajes Efectivos
Todo texto tiene un propósito, sin embargo, no siempre cuando se comunica se es efectivo en
transmitir y recibir el mensaje según su propósito. Por tanto en todo proceso comunicativo, lo
primero que se debe tener en cuenta es lo que se quiere comunicar.
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Tener claridad de porqué debe abordar el tema a tratar.
Ser consciente de lo que deseo lograr u obtener con el mensaje.
- La forma en que lo voy a transmitir debe ser coherente con lo que quiero lograr.
Necesitamos…
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Pasos para la escritura de un mensaje eficaz…Antes de la redacción
- ¿Qué, a quién, cómo, cuándo, dónde y por qué?- Disponga de tiempo suficiente para estructurar y
adaptar su mensaje.- ¿Qué deseo decir? (solicitar/responder/informar)- ¿Qué deseo obtener?
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Antes de la redacción…
- ¿Qué relación tengo con los receptores o destinatarios: alguien de la jefatura, un miembro de mi equipo, un colega, un subordinado?, ¿alguien a quien no conozco?
- ¿Cómo? ¿A través de qué medio lo voy a transmitir? ¿Necesito registro?
- ¿Cuándo debo o deseo enviarlo? ¿Dónde lo voy a enviar?
- ¿Por qué es importante para mí y para el receptor el contenido del mensaje?
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Otras consideraciones…
- ¿Deseo una respuesta inmediata?- ¿Deseo que piense sobre el mensaje y responda más
tarde?- ¿A cuántas personas deseo que llegue el mensaje? ¿Es
el mismo para todos?- ¿El mensaje debe ser formal o informal?- ¿Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difícil
hacerlo?- ¿Existen limitaciones físicas en los medios que puedo
utilizar?
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Después de la redacción, antes de enviar el mensaje:
Revise:
1. Que esté completa la información y que exprese realmente lo que pretende.
2. La sintaxis y la ortografía: no confíe solo en los correctores de los procesadores de texto informáticos, usted debe aplicar las normas que ha ido aprendiendo.
3. Que el mensaje contenga toda la información necesaria y refleje con precisión sus necesidades o intenciones.
4. Que el mensaje se envíe por el medio adecuado (pregúntese qué pensaría si recibiese un mensaje como usted lo ha hecho).
5. Que el formato de presentación esté impecable.
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Estructura del correoPara escribir correos electrónicos formales debemos respetar la estructura base de una carta:
Vocativo Saludo formal Introducción Desarrollo de la información Cierre Despedida
CUERPO
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Vocativo
El vocativo es la palabra o el conjunto de éstas que utiliza el hablante para llamar la atención del oyente.
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Ejemplo vocativosMenos formal:
Estimado Juan:En respuesta a su pregunta sobre nuestra nueva promoción de viviendas…
Cuando se necesita más formalidad:
Estimada señora Santana: Estimada profesora Navas:
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El Saludo
Frase que permite abrir el canal de comunicación y tomar contacto con el receptor del mensaje.
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Situaciones formalesJunto con saludarlo,Dándole mis más cordiales saludos,
Ejemplo de saludos
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Cuerpo
Se debe utilizar la capacidad de síntesis de la información, se recomienda escribir no más de tres párrafos.
Primer Párrafo: Saludo inicial, contextualización.
Segundo Párrafo: Detallar la información.
Tercer Párrafo: Recomendar o sugerir si es necesario.
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Primer párrafo (Introducción)
Después del saludo, se plantea el objetivo o motivo del e-mail.
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Por ejemplo:
Me dirijo a usted para recomendarle…, Le escribo este correo para recordarle que…, El motivo de mi correo es el de…, Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal… Les escribo en respuesta a su anuncio
aparecido en... Les escribo para solicitar información
sobre...
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Ejemplos…
Por medio de la presente…
Tengo el agrado de dirigirme a usted por…
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Segundo párrafo
Desarrollo y explicación de los solicitado.
Deber ser breve. Puede terminar con una
recomendación.
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Cierre, tercer párrafo
Reiteración de aspectos importantes señalados y/o recomendación.
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Frases para culminar el correo:
Reciba mi más cordial saludo, Saludos cordiales, Atentamente, Dándole las gracias por anticipado, Esperando su contestación, Le saluda..., A la espera de recibir sus noticias, le saluda, A la espera de su gentil respuesta, Sin otro particular, se despide atentamente...
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Firma
Corresponde a la identificación del emisor. Después de la frase de despedida se debe agregar la firma personalizada y si se trabaja se debe utilizar la firma corporativa.
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Firmas según situación…
En el ámbito laboral
La firma debe contener: logotipo de la empresa, nombre, puesto, e-mail y teléfonos. Esto hará que el correo se vea mucho más profesional.
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Firma académica
Nombre y apellidosCarrera a la pertenece Sección Run
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Recomendaciones Cuidar ortografía y redacción. Eliminar conversaciones anteriores. Cuidar CC y CCO. Contestar los correo dentro de las 24 horas. Evitar usar abreviaturas o modismos. Indicar urgencia en el correo cuando corresponda. Evita emoticones, las letras mayúsculas, colores y
letras llamativas,
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Ejemplo
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Asunto: Política de uso de las TIC en la empresaCCO: Toda la lista de empleados
Estimados colaboradores (as): (Vocativo)
Junto con saludarlos, (saludo), les comento que se ha detectado un uso excesivo del ancho de banda de la empresa, por lo que se ruega a todo el personal que realice un uso correcto del mismo. (Párrafo 1)
Por tanto, los accesos a internet (páginas web, vídeos, etc.) así como el uso del correo electrónico, no deben responder a deseos personales sino a necesidades derivadas del trabajo. (Párrafo 2)
Ante cualquier duda, animamos a consultar el “código ético y de conducta profesional” que se puede encontrar en la página web de la empresa. En caso de volver a encontrar excesos en el consumo, se tomarán las medidas pertinentes. (Párrafo 3)
Se despide cordialmente,
María Teresa MonteroDirector de [email protected](41)2543678 - 92346789
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Ejercicio
Redactar un correo dirigido a la profesora de Comunicación Efectiva, solicitando poder asistir a la clase de esta semana en otro horario, con otra sección.
Nombre de la profesora: Paz Vera Ortiz Asignatura: Comunicación Efectiva.