4. Cómo hacer Presentaciones

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    S Facultad de Psicologa Universidad del Desarrollo

    DIPLOMADO HABILIDADES EJECUTIVAS

    Programa diseado para CMPC Forestal

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    S

    Cmo hacer presentaciones (Adaptado de Nick Morgan Harvard Business)

    Octavio Eduardo Puente Osorio

    Profesor de Filosofa Psiclogo

    Diplomado en Gestin Magister en Desarrollo Organizacional

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    Para comenzar

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    Objetivos

    S Preparar una presentacin eficaz adaptada a su audiencia y al entorno.

    S Hacer una presentacin eficaz que genere accin.

    S Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la presentacin.

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    Las Claves de una buena historia.

    S El cineasta Andrew Stanton ("Toy Story", "WALL-E") comparte lo que sabe sobre la narracin; empezando por el final hasta llegar al principio.

    S http://www.ted.com/talks/andrew_stanton_the_clues_to_a_great_story.html

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    Presentacin

    S Herramienta poderosa para comunicar su mensaje e involucrarse en un dilogo bilateral.

    S Puede: S Persuadir a los asistentes. S Trasmitir informacin. S Ofrecer un espacio de discusin. S Lograr compromiso. S Involucrar a las personas en la solucin de problemas.

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    Tipos de presentaciones

    S Ventas:

    S Demostracin de un producto.

    S Persuasin.

    S Informe de avance.

    S Plan o estrategia de negocios.

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    Consideraciones

    S Tamao del publico.

    S Formalidad de la situacin

    S Regularidad de la reunin

    S Hora del da y otros detalles de la situacin.

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    Defina su objetivo

    S El objetivo es el resultado que desea obtener, debe guiar el desarrollo de la presentacin. S cul es el propsito de la presentacin? S qu quiero que mi pblico haga como resultado?

    S Considere: S Es prescindible? S quines deben asistir? S qu va a decir? S Cmo hago el seguimiento? S Posibles objeciones.

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    Conozca a su audiencia

    S Es un asunto polmico para la audiencia?

    S cmo la audiencia se relaciona con el tema?

    S Cul es su nivel de informacin sobre el tema?

    S Cules son sus expectativas?

    S Qu saben de usted, que necesitan saber y que opinan de usted?

    S Asisten por obligacin?

    S Posibles reacciones al tema (amables, apticos u hostiles?

    S Algn otro obstculo a considerar (historia y expectativas).

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    Material

    S Hoja de trabajo: Caractersticas de la audiencia

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    Comprenda el contexto

    S Formal/informal

    S Despus del trabajo, comida Estn cansados o alertas?

    S Quin habla antes/despus de usted?

    S Se espera que responda preguntas.

    S Con cunto tiempo dispone?

    S Qu necesidades de entorno necesita?

    S Qu control tiene sobre el entorno fsico?

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    Material

    S Hoja de trabajo: Contexto de la presentacin

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    S

    Decida qu va a decir Todo cambia un poco cuando es expresado en voz alta

    Hermann Hesse

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    Tres etapas

    1. Defina el mensaje clave que quiere que las personas recuerden y la accin que quiere que realicen.

    2. Identifique los argumentos que respaldan su mensaje, evite el exceso de detalles. Las declaraciones hechas sin respaldo son slo OPINIONES.

    3. Identifique el acuerdo o el convencimiento del pblico.

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    Ric Elias (3 minutos)

    S Ric Elias tena un asiento en primera fila en el vuelo 1549, el avin que hizo un aterrizaje forzoso en el ro Hudson en Nueva York en enero de 2009. Qu pas por su mente mientras el siniestrado avin caa? En TED, nos cuenta por primera vez en pblico su historia.

    S http://www.ted.com/talks/ric_elias.html

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    Organice su presentacin

    1. Introduccin convincente (anzuelo). Es un comentario o precedente. S Enumerar los puntos principales.

    2. Exposicin de una necesidad o un problema. S Por qu debera interesarle a la audiencia su mensaje. S Argumentos y material de apoyo. S Pedir sugerencias

    3. Conclusin. Llamado a la accin. 1. Reiterar el mensaje. 2. Recomendar la accin. 3. Sugerir un acuerdo. 4. Concluir.

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    Duracin de la Presentacin

    S Quin asigna el tiempo disponible? 1. Slo el tiempo necesario. 2. Es mejor menos ideas que muchas mal

    presentadas.

    3. Si el tiempo no es el necesario para lograr los objetivos es mejor no hacerla.

    4. Terminar antes de tiempo es mejor que no terminarla.

    5. Plan B: que puede eliminar si le recortan el tiempo.

    6. Deje tiempo para preguntas finales como gentileza bsica.

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    Material

    S Hoja de trabajo: Planificacin preliminar.

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    S

    Planifique los apoyos visuales

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    Estilos de Aprendizaje

    S Cmo se aprende:

    S 75% Visual

    S 13% Auditivo

    S 12% Olfato

    S Una imagen es 3 veces ms eficaz para transmitir informacin que las palabras solas.

    S Las palabras y las imgenes juntas son 6 veces ms eficaces que las palabras solas.

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    Elija los medios apropiados

    Medio Ventaja Desventaja

    PPT Fciles de crear, usar y transportar

    No siempre se proyectan con claridad La tecnologa puede fallar.

    Papelgrafo Flexibles, Fciles de crear, Estimulan la interaccin

    No son eficaces para grupos grandes. Difciles de transportar.

    Material Impreso para entregar

    tiles para presentaciones breves e informales. Proporcionan espacio para tomar apuntes. Pueden conservarse para consultas posteriores.

    Pueden convertirse en el punto focal de la audiencia, desviando sus atencin de la presentacin.

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    Consejos para crear apoyos visuales

    S Use 1 sola idea y no ms de 6 lneas por diapositiva.

    S Sea selectivo con sus palabras.

    S No use escritura vertical.

    S No use ms de 2 tipos de tamao de letra por pgina.

    S Use mayscula slo para ttulos e ideas importantes (no abuse).

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    Material

    S Hoja de trabajo: Esquema de la presentacin.

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    S

    Varios oradores en la reunin

    Presentaciones Grupales

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    Flujo de una presentacin grupal

    S El primer orador presenta brevemente a los dems e introduce el tema.

    S Cada uno de los oradores hace una transicin al prximo anunciando: ahora Jorge nos hablar de

    S El ltimo orador resume la presentacin completa.

    S Opcionalmente, un facilitador se encarga de todas las transiciones.

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    Recomendaciones

    S Si no hay control remoto, disponga que una persona que no sea el orador pase las diapositivas.

    S Si otra persona maneja los apoyos visuales, es necesario que se ensaye para lograr la sincronizacin.

    S Cuide que todas las diapositivas tengan el mismo formato.

    S Si los oradores usan medios diferentes, coordnelo para lograr una transicin sin problemas.

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    S

    Ensaye por cada discurso que usted da hay tres. El que ensaya, el que dio y el que

    deseara haber dado Dale Carnegie

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    Steve Jobs

    S http://www.youtube.com/watch?v=zqcQ_MVv9m0

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    Ensayo eficaz

    S Conozca los equipos.

    S Ensaye la presentacin completa.

    S Busque pblico que lo retroalimente.

    S Trate de no sonar a grabacin.

    S Concntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.

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    Preprese

    S Mentalcese.

    S Supere el temor.

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    Comienza el espectculo

    S No hable a partir de un libreto.

    S Mire a su audiencia y haga contacto visual.

    S Cuando desee ms control o participacin, camine entre el pblico.

    S No haga sonar llaves o monedas en sus bolsillos.

    S No sobre acte.

    S Use la voz eficazmente.

    S Mantngase centrado en su mensaje y en el pblico

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    S

    Cmo manejar las preguntas

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    Algunos consejos

    S De respuestas claras y concisas.

    S Si no sabe la respuesta remita a la persona a otra fuente o pregunte a alguien del publico si la sabe.

    S Anticipe las preguntas y argumentos, no los niegue ni les quite importancia.

    S Si las preguntas perturban el flujo de la presentacin, antelas en una pizarra y ocupese de ellas al final de la reunin.

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    Material

    S Hoja de trabajo: Objeciones.

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    Evaluacin Final

    S Identifique la causa o raz de los problemas.

    S Si puede grave un video de la presentacin.

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    Eduardo Paes

    S Eduardo Paes es el alcalde de Ro de Janeiro, una complicada y maravillosa ciudad en expansin de 6,5 millones de habitantes. l comparte cuatro grandes ideas sobre cmo conducir Ro -y todas las ciudades- hacia el futuro, incluyendo atrevidas (y factibles) mejoras de la infraestructura y cmo hacer a una ciudad "ms inteligente.

    S http://www.ted.com/talks/eduardo_paes_the_4_commandments_of_cities.html

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