4 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

4.1 La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización.

Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:

Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza de la organización y consisten en:

COSTO DE ORDENAR

- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).

- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos

- Repedido y sustitución

Sin embargo, identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones, aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, ¿POR QUÉ TENER INVENTARIOS? ¿SON LOS INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?

La realidad de las organizaciones enseña que carecen de supuestos totalmente determinísticos en materia de la estimación de la demanda de sus bienes y servicios, para lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por la organización) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los inventarios aunque carecen de generación de valor agregado para las organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas además de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de un inventario son:

Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.

Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.

Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgándole flexibilidad a los procesos de programación.

Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y más se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca que la organización mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que la búsqueda por la minimización de los costos asociados a este generan la necesidad de aplicación de múltiples herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dándole la oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administración de los inventarios de una organización se deberá establecer los siguientes lineamientos (tomar decisión respecto a):

Cuántas unidades deberán ser ordenadas o producidas

En qué momento deberá de ordenarse o producirse

Que artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su nivel de terminación

Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)

Inventarios de Productos en proceso

Inventarios de Productos terminados

Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Clasificación según su función

Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacén.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue contado.

Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la que más se adecue al tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podrían ser algunos caminos a seguir.

Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de demostrar transparencia y control.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS INVENTARIOS

4.2 Razones por las cuales se requiere mantener inventario

* Reducir costos de pedir. Al comprar un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento de la compra, el seguimiento de la orden, y la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo, se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de compra

§ Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar

producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad o inventario mínimo.

§ Reducir costos de adquisición En la compra de materiales, las adquisiciones de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales.

§ Reducir costos de calidad por arranque. Señala Gaither: Al iniciar la producción de un lote, el riesgo es grande. Los operarios podrán estar aprendiendo, las maquinas necesitan ajustes pero la producción debe continuar antes que todo se estabilice. Entonces se necesita producción en mayor tamaño y optimización en la producción.

Razones por las cuales no se quiere mantener inventario

Se desea reducir los inventarios debido a que, al aumentar los niveles, ciertos costos aumentan, tales como:

§ Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén, acondicionamiento, energía eléctrica, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales, impuestos, seguros y administración.

§ Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los clientes.

§ Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.

§ Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción.

§ Costos por productos defectuosos en lotes grandes. Cuando un lote grande sale defectuoso se almacenan grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamaño pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.

TIPOS DE COSTOS

4.3.1 Los costos se refieren al gasto monetario empleado en la fabricación de un bien o servicio.

Según el área donde se consume:

COSTOS DE PRODUCCIÓN: se conforman a partir del proceso mediante el cual la materia prima se convierte en un producto finalizado.

COSTOS DE DISTRIBUCIÓN: son aquellos generados como consecuencia de trasladar el producto finalizado hacia el consumidor.

COSTOS DE ADMINISTRACIÓN: más conocidos como gastos, este tipo de costos tienen su origen los sectores administrativos de una empresa u organización.

COSTOS DE FINANCIAMIENTO: los costos de financiamiento se constituyen como un producto de la utilización de recursos de capital.

De acuerdo al control que se tenga sobre su consumo:

COSTOS CONTROLABLES: se denominan de esta manera debido a que surgen como resultado de una decisión deliberada por parte de los niveles jerárquicos superiores de una empresa. Por ejemplo: el aumento en la cantidad de personal.

COSTOS NO CONTROLABLES: de modo contrario, sobre estos costos no se tiene autoridad alguna. Por ejemplo, el pago del alquiler de las oficinas utilizadas.

Según su identificación:

COSTOS DIRECTOS: está conformado por aquellos costos susceptibles de identificación con el bien o servicio ofrecido por la empresa. Por ejemplo, los costos relacionados con los materiales directos para la construcción del producto.

COSTOS INDIRECTOS: no se pueden identificar con un producto determinado, sino que su total es conocido para una serie de productos.

De acuerdo a la etapa en que se calculan:

COSTOS HISTÓRICOS: se refiere a los costos producidos durante una etapa previa, pasada.

COSTOS PREDETERMINADOS: estos son usados con el objeto de confeccionar presupuestos y son calculados a partir de procedimientos estadísticos.

Según el comportamiento:

COSTOS FIJOS: reciben esta denominación debido a que son costos que se mantienen constantes a lo largo de un período específico. Es decir, que la cantidad de producción realizada, o los materiales utilizados no tendrán injerencia a la hora de calcularlos. Un costo fijo de una empresa es, por ejemplo, la luz gastada en las oficinas de la misma.

COSTOS VARIABLES: como su nombre lo indica, esta clase de costos varía de acuerdo al volumen de producción realizado. Mientras mayor sea éste, mas elevado será el costo variable.

CLASIFICACIÓN ABC

4.3.2 Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano quien en 1897, afirmó que el 20% de las personas ostentaban el 80% del poder político y la abundancia económica, mientras que el 80% restante de la población (denominada "masas") se repartía el 20% restante de la riqueza y de la influencia política. Este principio es

susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los cuales cabe destacar el control de calidad, la logística (de distribución), y la administración de inventarios. En el control interno de stock, este principio significa que unas pocas unidades de inventario representan la mayor parte del valor de uso de los mismos.

En toda organización se hace necesaria una discriminación de artículos con el objetivo de determinar aquellos que por sus características precisan un control más riguroso.

La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayoría de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación corresponde estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho más

común, por el hecho de la conservación del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.

CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA CLASIFICACIÓN

Control para ZONAS "A"

Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor más alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que presentan una parte importante del valor total del inventario. El máximo control puede reservarse a las materias primas que se utilicen en forma continua y en volúmenes elevados. Para esta clase de materia prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporción de utilización, tomando en cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a Gestión del Almacenes debe de contar con ventajas de ubicación y espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la organización.

Control para ZONAS "B"

Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración.

Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de existencias para este tipo de unidades deberán ser moderados a bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado con el quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.

Control para ZONAS "C"

Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende un sistema de control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto de reórden que no requiera de evaluación física de las existencias suele ser suficiente.

¿CÓMO REALIZAR LA CLASIFICACIÓN ABC?

La clasificación ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su valor por unidad de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada ítem i, donde:

Di = Demanda "anual" del ítem i (unidades/año)

vi = Valor (costo) unitario del ítem i (unidades monetarias/unidad)

Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/año)

Antes de aplicar el anterior ejercicio matemático a los ítems es fundamental establecer los porcentajes que harán que determinadas unidades se clasifiquen en sus respectivas zonas (A, B o C).

Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorización de los artículos, se procede a calcular el porcentaje de participación de los artículos, según la valorización (suele usarse también en cantidad, "particiapción en cantidad"). Este ejercicio se efectúa dividiendo la Valorización de ada ítem entre la suma total de la valorización de todos los ítems.

luego se precede a organizar los artículos de mayor a menor según sus porcentajes, ahora estos porcentajes se acumulan. por último, se agrupan teniendo en cuenta el criterio porcentual determinado en la primera parte del método. De esta manera quedan establecidas las unidades que pertenecen a cada zona.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN ABC

La compañía RF presenta los siguientes datos relacionados con el inventario de artículos:

Los criterios porcentuales respecto a la "valorozación" son:

Ítems Clase A = 74% del total de las ventas

Ítems Clase B = 21% del total de las ventas

Ítems Clase C = 5% del total de las ventas

El paso siguiente es generar la valorización total de los inventarios (demanda anual * valor del artículo):

El siguiente paso es determinar la participación porcentual, y esta se acumula. luego se ordena de mayor a menor porcentaje del valor total. por ejemplo: porcentaje del valor total del ítem 1 = $150.000.000 / $2.388.110.

Luego se ordena de mayor a menor, según el porcentaje del valor total y se acumula el porcentaje.

Por último se agrupan teniendo en cuenta el criterio definido:

CONTROL DE INVENTARIOS CON DEMANDA DETERMINÍSTICA

EOQ (Economic Order Quantity)-(Cantidad Económica de pedido)

4.4 La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un modelo de cantidad fija el cual busca determinar mediante la igualdad cuantitativa de los costos de ordenar y los costos de mantenimiento el menor costo total posible (este es un ejercicio de optimización matemática).

El método EOQ como modelo matemático está en capacidad de determinar:

El momento en el cual se debe colocar un pedido o iniciar una corrida de producción, este está generalmente dado en unidades en inventario (por lo cual en el momento en que el inventario (físico y en tránsito) alcance un número de unidades especifico "R" se debe de ordenar o correr la producción).

La cantidad de unidades (Tamaño del pedido) que se pedirán "Q".

El Costo Anual por ordenar (el cual será igual al costo anual por mantener).

El costo Anual por mantener (el cual será igual al costo anual por ordenar).

El costo Anual total (TRC, Costo Total Relevante, el cual será la sumatoria de los dos costos anteriores).

El número de órdenes o corridas que se deben colocar o iniciar respectivamente al año (N).

El tiempo entre cada orden o corrida de producción (T).

El periodo de consumo en días.

El modelo de cantidad fija EOQ parte de varios supuestos que a su vez identifican sus desventajas como modelo certero, estos supuestos son.

Un solo ítem.

Demanda constante, exacta y conocida.

Los ítems se producen o se compran en lotes.

Cada orden u orden se recibe en un solo envío.

No se permiten inexistencias (quiebre de stock).

El costo fijo de emitir una orden o de alistamiento es constante y determinístico.

El lead time (tiempo de carga) del proveedor es constante y determinístico.

No existen descuentos por volumen de pedido (para este caso existe un modelos especial el cual se presenta más adelante).

Las variables que considera el modelo EOQ son:

- "D" = Demanda anual, dada en unidades por año.

- "S" = Costo de ordenar o alistar , dado en unidades monetarias por unidad

- "C" = Costo del ítem, dado en unidades monetarias por unidad

- "i" = Tasa anual de mantenimiento, dada en unidades porcentuales

- "H" = Costo anual de mantenimiento, dado en unidades monetarias por año.

- "Q" = Tamaño del lote, en unidades

- "R" = Punto de nueva orden o corrida, dada en unidades

- "N" = Número de órdenes o corridas al año

- "T" = Tiempo entre cada orden

- "TRC" = Costo total anual o Costo total relevante

Las ecuaciones que maneja el EOQ son:

En cuanto a la cantidad óptima lo ideal es descubrir el ¿Por qué? de su ecuación y partiremos de explicar su origen gráfico teniendo en cuenta lo dicho anteriormente.

Graficamente se puede deducir que el punto de pedido es el mismo punto en el cual los costos de ordenar y mantener se encuentran (es decir son iguales), de esta manera se despeja la formula del EOQ.

El comportamiento de la demanda en función del tiempo, y el efecto generado por el modelo EOQ se puede apreciar en la siguiente gráfica

Además del EOQ se pueden calcular múltiples datos que son de vital importancia para un posterior análisis y generar una mejor programación.

Donde L es igual al Lead Time del proveedor, o el tiempo empleado en el alistamiento de las corridas de producción. "N" es igual al número de pedidos a realizar en el año, y "T" es igual al tiempo (en este caso en días) que transcurre entre pedidos.

MODELO DE CANTIDAD OPTIMA DEL PEDIDO

4.4.1Este modelo de inventario o de compra, es el más sencillo, puede ser aplicado a cualquier establecimiento de comercio; por ejemplo un supermercado pide a intervalos fijos una cantidad determinada de productos, en el momento que se agotan estos productos llega otra orden y así sucesivamente.

SUPUESTOS

Este modelo de inventarios tiene los siguientes supuestos:

1. Demanda constante

2. Los tiempos de reposición son instantánea, implica:

a. Tiempo de llenado muy pequeño

b. El pedido llega completo, no hay entregas parciales

3. Costos son constantes; hay dos clases de costos:

a. Costo de pedir

b. Costo de mantener

4. No se admite faltantes

5. Cantidad a pedir es constante

6. Relación directa costo- volumen, no hay descuento por volumen.

7. Costo de pedir es diferente de cero[1].

GRÁFICO DE LA CANTIDAD EN INVENTARIO EN FUNCION DEL TIEMPO

Cu= Costo unitario

D= Demanda

Cp= Costo de pedido

Cmi= Costo de mantener inventario

Q= Demanda del periodo

N= número de pedidos en el año

t= Frecuencia con que se hace el pedido

METODO CON DESCUENTOS EOQ

4.4.2El modelo EOQ con descuentos por cantidad es una extensión del modelo básico de EOQ revisado en la sección anterior y mantiene sus supuestos. Se asume que el costo de adquisición (C) disminuye en la medida que aumenta el tamaño de lote. Adicionalmente se considera que el costo de almacenar una unidad en inventario es un porcentaje (I) del costo de adquisición. Por tanto la fórmula a utilizar es:

Al existir un descuento por cantidad o volumen de compra se genera un incentivo a pedir lotes de un mayor tamaño, sin embargo, esto a la vez incrementa el costo de mantener unidades en inventario. Por tanto se busca determinar la cantidad óptima a pedir para cada nivel o quiebre de precios, analizar si dicho tamaño de pedido es factible, ajustar el tamaño de lote si es necesario y finalmente comparar las distintas alternativas para ver cuál de ellas provee el menor Costo Total el cual está definido por la siguiente expresión:

Ejemplo de EOQ con descuentos por cantidad

Un proveedor le ofrece la siguiente tabla de descuento para la adquisición de su principal producto, cuya demanda anual usted ha estimado en 5.000 unidades. El costo de emitir una orden de pedido es de $49 y adicionalmente se ha estimado que el costo anual de almacenar una unidad en inventario es un 20% del costo de adquisición del producto. ¿Cuál es la cantidad de la orden que minimiza el costo total del inventario?.

Tamaño del Lote (Unidades) Descuento (%) Valor del Producto ($/Unidad)

0 a 999 0% 5

1.000 a 1999 4% 4,8

2.000 o más 5% 4,75

Para dar respuesta a esta situación se propone seguir los siguientes pasos:

PASO 1: Determinar el tamaño óptimo de pedido (Q*) para cada nivel o quiebre de precios.

PASO 2: Ajustar la cantidad a pedir en cada quiebre de precio en caso de ser necesario. En nuestro ejemplo para el tramo 1 Q(1)=700 unidades esta en el intervalo por tanto se mantiene; para el tramo 2 Q(2)=714 está por debajo de la cota inferior del intervalo, por tanto se aproxima a esta cota quedando Q(2)=1.000; finalmente en el tramo 3 Q(3)=718 que también está por debajo de la cota inferior del intervalo, por tanto se aproxima a esta cota quedando Q(3)=2.000

PASO 3: Calcular el costo asociado a cada una de las cantidades determinadas (utilizando la fórmula de costo total presentada anteriormente)

Costo Tramo 1 = C(700)=$25.700

Costo Tramo 2 = C(1.000)=$24.725

Costo Tramo 3 = C(2.000)=$24.822

Se concluye que el tamaño óptimo de pedido que minimiza los costos totales es 1.000 unidades, con un costo total anual de $24.725.

MODELO DE PRODUCCIÓN Y CONSUMO SIMULTANEO (POQ)

4.4.3El modelo de Lote Económico con Producción y Consumo Simultaneo (POQ) considera supuestos similares al Modelo de Cantidad Económica de Pedido (EOQ), sin embargo, asume que el reabastecimiento y consumo se realiza de forma simultaneadurante un período de tiempo determinado luego del cual sólo se consume (demanda) a una tasa fija. Dicha característica del modelo de lote económico con producción y consumo simultaneo determina que su rango de aplicabilidad esta principalmente asociado a sistemas con autoabastecimiento, es decir, donde una parte del sistema productivo abastece en sus requerimientos a otra.

Los principales supuestos del modelo son:

La recepción del inventario es constante durante un periodo de tiempo.

La producción y demanda es conocida y constante.

El tiempo de entrega (lead time) se conoce y es constante.

No existen descuentos por cantidad, sin embargo, dicha condición es factible de flexibilizar al igual que el Modelo de Cantidad Económica de Pedidos (EOQ) con descuentos por cantidad.

Los dos únicos costos relevantes son el costo de mantener el inventario y el costo de hacer un pedido.

La falta de existencias (escasez) se evita si la orden se coloca en el momento adecuado.

Una representación gráfica de la evolución del inventario en función del tiempo para este modelo se presenta a continuación:

Donde d: demanda diaria y f: producción diaria. Luego esta implícito que f>d. Adicionalmente si buscamos el mínimo de la función de costos totales en términos del tamaño del lote de producción se obtiene la siguiente solución para el modelo:

MODELO EOQ CON FALTANTES

4.4.4 Como mencionamos con anterioridad el modelo EOQ, puede tener diversas aplicaciones de esta forma el modelo EOQ Con faltantes, se basa en que la compañía permite que haya tiempos de espera entre un pedido y otro, es decir, que hayan pedidos atrasados, de esta manera se supone que hay un tiempo donde la demanda no se satisface a tiempo y se produce una escasez. De todo esto, también en se incurre en un nuevo costo que es el de las unidades faltantes durante el periodo t. De esta forma este modelo de inventario tiene unos supuestos, que se basan en los mismos del EOQ clásico con la diferencia que se agregan:

1. Se permiten las faltantes

2. Se incurre en un costo de Faltante

3. La demanda es Constante y conocida: Esto se refiere a que por ejemplo, si la demanda ocurre a una tasa de 1000 unidades por año, la demanda durante cualquier periodo de t meses será 1000t/12.

4. Los tiempos de reposición son instantáneos: Esto quiere decir que un pedido llega tan pronto se hace.

5. Existen Costos de hacer un pedido

6. Existen Costos de Mantener guardado en inventario

7. Los costos de mantener inventario y el costo de pedir no varían en el tiempo.

8. La cantidad a pedir es constante

9. Existe una relación directa costo-volumen

De esta manera aparece una cantidad “S” que es la cantidad máxima que permite la empresa como faltante. Observemos la gráfica:

De esta grafica se deduce que la empresa tiene en inventario un inventario máximo, que al consumirse totalmente por la demanda (llega a cero) la empresa esta permitiendo que una cantidad S de unidades le falten, para hacer un nuevo pedido que satisfaga la demanda de las unidades faltantes mas las de las unidades que se demandan diariamente; de esto tenemos, que:

Imax= Es mi inventario máximo

D=la demanda del periodo t

S= cantidad de unidades de demanda faltantes

Q= cantidad de unidades que se piden.

Q = Imax+S à S=Q-Imax

Costo de Un periodo

Costo total anual.

Cantidad Optima a pedir

Cantidad Faltante Optima

MODELOS DE INVENTARIOS PROBABILISTICOS

4.5 Es un sistema en los que la certeza o incertidumbre tanto de la frecuencia como de la cantidad, tienden a ser medidas estadísticas y probabilísticas.

Hay que considerar fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas de proveedores, en corridas de producción y otros factores incontrolables, estos no podrán controlarse con certeza, pero si podrán medirse y pronosticarse para limitar los riesgos en la toma de decisiones sobre el abastecimiento, el control de los materiales y productos.

Las variables del sistema que pueden ser manejadas por la administración para desarrollar un sistema de control son: el tamaño del lote económico, la frecuencia de reabastecimiento, el pronóstico de los niveles de consumo y el método de información, en el cual se basa la frecuencia de revisiones.

Se considera a un Modelo Estocástico cuando algunas variables están en función a un modelo de probabilidad de que el evento se lleve a cabo, es decir, se toman los datos históricos como referencia para poder establecer el sistema para el siguiente período.

NIVEL DE SERVICIO E INVENTARIO DE SEGURIDAD

4.5.1 El nivel de servicio es el porcentaje de clientes que hacen un pedido para ser servidos en plazos habituales (no se incluyen las excepciones) y que pueden completar la compra al primer intento.

Niveles altos de inventario no necesariamente resultan en un mejor servicio al cliente, pero seguramente tendrán impacto en las utilidades. Por otra parte, niveles bajos de inventario, particularmente si no se tiene un control eficiente del mismo, pueden resultar en faltantes de producto, con fuertes repercusiones en el servicio al cliente. Con frecuencia confundimos “nivel de servicio” con “servicio al cliente”. El nivel de servicio es una medida del desempeño en el manejo del inventario de producto, que involucra al cliente a través de la demanda que éste genera. El servicio al cliente, elemento esencial en la estrategia de mercadotecnia de la empresa, es un concepto más amplio, relacionado con la satisfacción total de sus expectativas. Los factores dominantes en la mente del cliente [1] son la disponibilidad del producto: órdenes completas y precisas, y el tiempo de ciclo: desde que se acepta la orden hasta que ésta es surtida y recibida con entera satisfacción. Es por ello que el servicio al cliente se analiza con frecuencia a través de medidas de desempeño del proceso de surtido de la orden: entregas a tiempo, completas y sin errores, en gran parte relacionadas con el manejo del inventario.

Denominado también "colchón de seguridad" es la cantidad de inventarios que se deben tener en existencia para absorber fluctuaciones al azar en la Demanda o la utilización durante el Tiempo que transcurre entre la colocación del pedido y su recepción en bodegas.

La determinación del tamaño más apropiado para el colchón de seguridad incluye un Equilibrio entre el Costo de quedar probablemente sin existencias, y el Costo de mantener un colchón de seguridad suficiente, como para evitar esta probabilidad.

Modelos de Inventarios Probabilísticos

En los modelos anteriores en que se determinó el lote económico de compra, la cantidad y la frecuencia en número de veces son fijas. Ahora veremos sistemas en los que la certeza o incertidumbre tanto de la frecuencia como de la cantidad, tienden a ser medidas estadísticas y probabilísticas.

Hay que considerar fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas de proveedores, en corridas de producción y otros factores incontrolables, estos no podrán controlarse con certeza pero si podrán medirse y pronosticarse para limitar los riesgos en la toma de decisiones sobre el abastecimiento, el control de los materiales y productos.

Las variables del sistema que pueden ser manejadas por la administración para desarrollar un sistema de control son: el tamaño del lote económico, la frecuencia de reabastecimiento, el pronóstico de los niveles de consumo y el método de información, en el cual se basa la frecuencia de revisiones.

Se considera a un Modelo Estocástico cuando algunas variables están en función a un modelo de probabilidad de que el evento se lleve a cabo, es decir, se toman los datos históricos como referencia para poder establecer el sistema para el siguiente período.

Existen dos modelos de control de inventarios estocásticos los cuales son:

1. Punto de reorden (cantidad fija, tiempo variable).

2. Revisión periódica (tiempo fijo, cantidad variable).

MODELO PROBABILÍSTICO DE CANTIDAD FIJA CICLO VARIABLE (PUNTO DE REORDEN).

4.5.2 Este método consiste en una estimación de la demanda, con lo cual se determina una cantidad de reabastecimiento para el próximo periodo, así como el momento en que debe realizarse el pedido en función a una cantidad fija.

De acuerdo con este sistema cada vez que se requiere reabastecer un material o un producto se ordena la misma cantidad. La frecuencia de las órdenes es variable debido a las fluctuaciones del consumo en las existencias. Las órdenes de reabastecimiento se formulan por una cantidad predeterminada que no necesariamente tiene que ser la del lote económico calculado.

La orden de compra de un material se formula cuando la existencia ha llegado a la cantidad determinada como mínimo.(punto de reorden) que normalmente representa la cantidad de unidades razonables suficiente para aguantar en el almacén durante el tiempo de reposición o entrega, más una cantidad de reserva (inventario de seguridad), que está disponible en el promedio a lo largo del año.

Las cantidades de reposición por lo general son fijas y recalculadas sólo cuando se esperan cambios significativos en la demanda (estos cambios pueden verificarse mediante los consumos en las salidas anotadas en las tarjetas de existencias y pronosticarse por medio de las técnicas de promedio móvil y aproximación exponencial).

Es importante llevar los registros de existencias con los datos que proporcione la disponibilidad, esta consiste en la existencia física en el almacén más órdenes de compra pendientes surtidas, menos las salidas pendientes por programas de producción o requisiciones rezagadas.

El tiempo de adquisición o tiempo de entrega se considera desde que se comienza a elaborar una orden hasta que entra al almacén lo ordenado, este sistema tiene la siguiente gráfica:

Nota: Este sistema utiliza las fórmulas (reposición instantánea, no instantánea, de escasez), para determinar las cantidades de reposición o de ordenar (el tamaño del lote).

En la determinación de este sistema se emplean las siguientes fórmulas:

1) Nivel de servicio:

n.s. N - F X 100%

N

Donde :

N = Número de pedidos anuales N = D / Qo

F = Faltantes de pedidos anuales

D = Demanda anual

Qo = Cantidad óptima a pedir

2) Inventario de Seguridad I.S. ( b ):

s = Desviación estándar

Z = Valor de la tablas de la normal con respecto al nivel de servicio

L = Tiempo de entrega, expresado en unidades.

T = Tiempo considerado para el pronóstico expresado en unidades

3) Punto de reorden (P.R.):

P.R. = D (L) + I.S. ( b )

4) Inventario Promedio (Ip):

Ip = Qo / 2 + I.S. ( b )

5) Inventario máximo (Imax):

Imax = Qo + I.S. ( b )

Ejemplo 1 .Punto de Reorden:

Manriquez fabricante de zapatos de fútbol desea implantar un sistema de control de inventarios por punto de reorden, si espera ofrecer un nivel se servicio que tenga un grado de error del 5%, el tiempo de entrega de las suelas es de 45 días, se cuenta con la siguiente información: el lote económico es igual a dos veces la demanda promedio y en las últimas quincenas se ha tenido los siguientes consumos:

Quincenas Consumos Promedio ( D - D) 2

Datos 8 3000 3666.666 444,443.555

9 5000 3666.666 1´777,779.556

F= 5% 10 2000 3666.666 2´777,775.556

L= 45 dias 11 6000 3666.666 5´444,447.556

Qo= D 12 4000 3666.666 111,111.555

13 2000 3666.666 2´777,775.556

Suma 22,000 13´333,333.33

Desviación Estándar.

1.Nivel de Servicios.

n.s = N -F / N x 100

D anual = 3,666.666 x 24 = 87,999.984 piezas / anuales.

Qo = 2 D = 2 (3,666.666) = 7,333.332 piezas / cada vez

N = D /Qo = 87,999.984 / 7,333.332 = 12 pedidos anuales

F = (5%) (12) = 0.60 faltantes por año

n.s = 12 - 0.60 / 12 x 100 = 95%

2.Inventario de Seguridad

Debido a que los datos historicos estan en quincenas

Si 15 días = 1 unidad

45 días = L L = 3

3. Punto de Reorden

P.R = D (L) + b ; P. R = (3,666.666) (3) + 4,666.904 = 15,666.902 pzas. piezas

4. Inventario Promedio

I p = (Qo /2) + b = 7,333.332 /2 + 4,666.904 = 8,333.570 pzas.

5. Inventario Máximo

Imax = Qo + b = 7,333.332 + 4,666.904 = 12,000.236 pzas.

Ejemplo 2

Ediciones Cónica desea establecer un sistema de punto de reorden para controlar sus existencias de manuales técnicos, cuya demanda sigue con una desviación típica normal de 20 uds / mensuales, demanda promedio 1,200 uns. /mes y los manuales se venden en lotes de 100 uns, el tiempo de entrega del lote es 3 semanas, Ediciones Cónica desea ofrecer un nivel de servicio del 90%.

Determinar a) No. de faltantes permitidos que se aceptarán por trimestre.

b) Reserva (Inv. de seguridad)

c) Inv. promedio

d) Nivel de inventario en el que se debe de ordenar un nuevo pedido.

D = 1,200 uns/mes x 12 = 14,400 uns. anuales

Qo = 100 uds c/vez

L = 3 semanas

n.s.= 90%

s = 20 uds / mensuales

SOLUCION

N = D = 14,400 = 144 pedidos anuales

Qo 100

Por lo tanto de Despejamos

1) n.s. = N-F F = N- (N*n.s.)

N

Sustituimos 0.90 = 144 - F (.90) (144) = 144-F

144

F = 144 - (.90) (144)

F = 144 - 129.6

F = 14.4 anuales

F = 14.4 anuales

Para comprobar sustituimos:

n.s. = 144 - 14.4 = 0.90

144

Considerando 7 días * 3 = 21 días (L = 3 semanas)

30 días --- 1 unidad

21 días --- L

L = 0.7

2)

3)PR = D (L) + b = (1200) (0.70) + 20.581 = 860.581 uds.

4) Ip = Qo + B = 100 + 20.581 = 70.581 uds

2 2

5) Imáx = Qo + b = 100 + 20.581 = 120.581 uds.

MODELO PROBABILÍSTICO DE CANTIDAD DE ORDENAR VARIABLE, PERIODO FIJO (REVISIÓN PERIÓDICA)

4.5.3 En este sistema los ciclos de abastecimiento están controlados por periodos preestablecidos. La periodicidad puede ser semanal, quincenal, mensual o de acuerdo con cualquier otro ciclo, según la política que se debe establecer. Sin embargo, el tamaño de la orden varía en cada ciclo para absorber las fluctuaciones del consumo entre un periodo, y la cantidad de materiales calculada para el periodo de abastecimiento se aumenta con una cantidad razonablemente calculada de reserva (inventario de seguridad).

El sistema de tiempo fijo y cantidades variables se aplica cuando la incertidumbre de las fluctuaciones, debidas a causas internas y externas, no permite establecer un patrón de cantidades de reorden uniformes. En este sistema la revisión de los saldos se hace periódicamente, existiendo una variedad de maneras y procedimientos para efectuar las revisiones periódicas, pero la base es el control; esta consiste en una revisión en los periodos calculados y establecidos, y en formular una orden de compra basada en la cantidad consumida desde la última revisión.

Este sistema permite establecer políticas de reabastecimiento automático en periodos cíclicos uniformes, para lo cual cuenta con la siguiente gráfica

En este ejemplo, el periodo de revisión es de cada 3 unidades de tiempo. El tiempo de entrega es de 1 unidad de tiempo.

Además se puede apreciar claramente que los lotes a pedir son diferentes en cantidad cada vez.

El sistema de cantidad variable se elimina o reduce a un mínimo la costosa y continua vigilancia de los saldos en las existencias, que se lleva a cabo con el sistema de cantidades de reorden fijas. En el sistema de tiempo fijo la revisión de saldos se hace periódicamente, cada semana o cada mes.

Puede haber una variedad de maneras y procedimientos para efectuar las revisiones periódicas, pero la base es el control, este consiste en una revisión en los periodos calculados y establecidos y en formular una orden de compra basada en la cantidad.

Fórmulas:

1) El nivel de servicio:

n.s. = N – F X 100

N

N = número de revisiones anuales.

F = faltantes anuales.

La determinación del periodo optimo de revisión es simplemente r < L, calculada mediante las fórmulas de la cantidad óptima esperada. En el caso de productos individuales puede determinarse con metodologías más precisas.

2) Inventario de Seguridad:

L: Tiempo de entrega expresado en unidades

T: Tiempo considerado para el pronóstico expresado en unidades

¡: Tiempo de revisión o tipo de revisión expresado en unidades

Z: Valor de las tablas de la normal, en base al nivel de servicio

Inventario de seguridad: Este inventario se mantiene constante por si se presenta un agotamiento de existencias durante el ciclo, ello podría suceder antes de la recepción del pedido, o inmediatamente antes de la recepción del siguiente pedido, ¡ + L unidades de tiempo más tarde. Aunque se formule un segundo pedido ¡ unidades de tiempo después del primero, no se cambia la posibilidad del agotamiento de existencias durante ¡ + L, puesto que no se recibirá el pedido sino hasta el final del ciclo.

3) Inventario promedio:

4) Inventario máximo:

5) Cantidad a pedir:

O. ¡. = Ordenes colocadas o en tránsito al momento de la revisión.

I.F. = Inventario físico al momento de la revisión.

USO DE SOFTWARE EN INVENTARIOS

4.6 Un sistema de gestión del rendimiento siempre podrá ayudar a la reducción de la carga, así como llevar a los costes de cualquier empresa. Proporcionar el equilibrio entre costes y beneficios de las acciones y controlar el flujo de las acciones con eficacia, el inventario de software sirve de utilidad para cualquier empresa.

Inventario de Características del software

Las características básicas del inventario de software son los siguientes:

* Ayuda a analizar el costo de las acciones existentes en la empresa.* Inventario o software de punto de venta eficaz y eficientemente la gestión del flujo de los artículos para que la empresa no es alto o bajo en la población a estas dos situaciones son perjudiciales para el crecimiento de dicha institución.* Controla el flujo de compra y envío de artículos a diferentes lugares.* Tener la cantidad correcta de artículos de la tienda es una de las tareas más importantes realizadas por el uso del software.* Ayuda a mantener el flujo de productos del proveedor al almacén o tienda del vendedor-DC-.

Flujo de Inventario

Sistema eficaz de puntos de venta consiste en mantener un flujo constante de inventario y gestión, así como el control de la misma. Algunos de los aspectos principales de dicho flujo de inventario son los siguientes.

* La recepción de las mercancías y mantenimiento de stock. Recogiendo los bienes para el cumplimiento de las órdenes.* Embalaje y envío de mercancías.* Las ventas de seguimiento a las tareas de inventario.* La reducción efectiva del derrame de productos.* Identificación de materiales a punto de expirar o ya expiró y por lo tanto representa invendibles.

Si bien todos estos son los periféricos básicos del sistema seguido por la mayoría de las empresas, también hay otros aspectos en que los sistemas están interconectados con componentes o tecnologías destinadas a las personalizaciones. Los resultados son aún más beneficiosa en estos casos.

Inventario de software al por menor

Venta al por menor de software para la gestión de inventario se suelen colocar en los lugares de venta. Este tipo de software no sólo ayuda a controlar el inventario en todos los niveles, pero puede ayudar a controlar la cadena de suministro más grande también. Hacer un seguimiento de varios elementos, tales como la fecha de recepción del producto en la tienda, la cuantía de las acciones en la mano, la hoja de la historia de las ventas y transacciones, así como todas las descripciones, que ayuda a la gestión empresarial eficaz en forma eficiente.

Software de gestión

software de gestión del inventario también se utiliza en los almacenes. Mientras que las características son idénticas a la del software al por menor o basado en el software de la cadena de suministro, las tareas realizadas con él son un intento poco más en la naturaleza. Hacer un seguimiento de las mercancías entrantes y salientes de la tienda, también de control efectivo de la condición de los artículos que se almacenan.

Control de inventario y gestión de activos

El software también está disponible para el seguimiento del inventario y en el mismo horario gestiona los activos mediante el seguimiento de ellas convenientemente. La mayoría de los empresarios están usando un híbrido de inventario de software tradicional con elementos modernos.

Es otra forma de personalización del software destinada sobre todo para el control de existencias y de gestión.

Las personas que buscan lo mejor de inventario de software debe acercarse a OpenERP que es su única solución de parada para encontrar la mejor calidad del software.

Cualquiera que es propietario o administra un negocio que tiene un inventario debe considerar utilizar software para control de inventario.Los mejores productos:

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Te permitirán ingresar y ver los artículos usando números de serie, añadir notas importantes a cada artículo y ayudarte a administrar las órdenes recurrentes que puedas tenerAspectos a evaluar:

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