Guía para auditar las cuentas del Disponible al cierre del ejercicio

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El objetivo de esta guía es apoyar a los auditores en ejecución de los procedimientos sustantivos que se realizarán a la cuenta del disponible. En esta guía se describen los principales procedimientos que debe ejecutar el auditor al momento de auditar el saldo de la cuenta del disponible al cierre del ejercicio. La evidencia de si las operaciones de efectivo registrado en el libro mayor reflejan de forma correcta todas las operaciones que tuvieron lugar durante el año debe provenir de las pruebas de control y pruebas sustantivas a los ciclos que incluyen registros en el disponible (ventas, compras, nómina, etc.). Esta guía no pretende abarcar todas las situaciones que se pueden presentar, nuestro objetivo es proveer a los auditores de un punto de partida en la ejecución de procedimientos sustantivos. La guía está estructurada de acuerdo con los pasos que debe seguir el auditor en la documentación de cada prueba.

1. Objetivos de la prueba 2. Procedimientos 3. Resultados 4. Conclusiones

1. Objetivos de la prueba Los objetivos del auditor en la ejecución de esta prueba deben ir encaminados a obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si la cuenta del disponible refleja, integridad, existencia, exactitud y propiedad. Integridad: Que todas las transacciones de la cuenta del disponible han sido registradas. Existencia: Que los saldos del disponible realmente existen al cierre de periodo Exactitud: Que los montos registrados están libres de diferencias Propiedad: Que el disponible realmente es propiedad de la compañía auditada

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2. Procedimientos • Revisión del saldo de Caja Mayor

Para el saldo de Caja Mayor al cierre del ejercicio se debe verificar que fue consignado en el mes siguiente teniendo en cuenta las políticas de la compañía. Recomendamos que esta verificación se realice directamente con el extracto bancario y/o por pantalla de la cuenta bancaria. • Revisión de las Conciliaciones Bancarias

Obtenga las conciliaciones bancarias y: a. Elabore resumen b. Súmela c. Crúcela contra el saldo según libros. d. Crúcela con el saldo del extracto bancario y la confirmación recibida del banco e. Verifique que la cuenta está a nombre de la compañía que estamos auditando f. Verifique las fechas de corte g. Determine que los saldos en moneda extranjera hayan sido convertidos al tipo de

cambio vigente a la fecha de cierre. h. Determine la existencia y validez de las partidas conciliatorias i. Determine si existe algún tipo de restricción del disponible que tenga que ser

revelado en las notas a los estados financieros. • Determinación de la población que se someterá a prueba

Para los procedimientos que realizamos al cierre del ejercicio a las cuentas del activo es recomendable realizarlos por cubrimiento. Entre mayor sea el cubrimiento menor va a ser el riesgo para el auditor. La forma más sencilla de determinar el cubrimiento del disponible es tomando las partidas más significativas inicialmente hasta completar el cubrimiento considerado por el auditor. La suma de las partidas no probadas debe ser menor a la materialidad determinada por el auditor. Para definir que cubrimiento debemos alcanzar en la cuenta que vamos a auditar es necesario definir la materialidad de los estados financieros. La AICPA sugiere que la materialidad se calcule sobre la utilidad antes de impuestos (5%). En los casos en donde la utilidad no se considere una medida adecuada el auditor puede optar por calcularla sobre el total activos o los ingresos (0,5%). En la sección de papeles de trabajo de auditool encuentras una hoja en Excel para calcular la materialidad (PT – BA-2). Las partidas del disponible están compuestas principalmente por los saldos de las cuentas bancarias y los saldos de caja mayor y caja menor.

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3. Resultados: Identificación de cuentas Antes que todo el auditor debe elaborara una sub sumaria en donde le mostremos al lector la composición del disponible, ésta sub sumaria debe cruzar con los estados financieros que estamos auditando en caso que posterior a nuestra auditoría surjan cambios por ajustes propuestos por el auditor, el papel de trabajo debe reflejar esta situación. Cuenta Ref. Balance

Inicial Ajustes Débito

Ajustes Crédito

Ref. Balance final

Caja Menor (a) Caja Mayor (b) Bancos (c) Total Cada saldo probado debe quedar amarrado con la sub sumaria para facilitar el entendimiento del papel de trabajo. (a) Caja menor: El saldo de esta cuenta normalmente no es significativo, sin

embargo, el auditor debe determinar la realización de procedimientos de auditoría cuenta al cierre mediante un arqueo de caja menor que debe ser sorpresivo para asegurar su efectividad.

(b) Caja mayor: Normalmente al final de cada periodo esta cuenta debería quedar en cero, teniendo en cuenta que por política todas las compañías deberían de consignar de forma inmediata los ingresos recibidos en tesorería, en caso que encontremos que esta cuenta tiene un saldo al final del periodo esperaríamos que el saldo se consigne durante los primeros días del mes de enero.

Teniendo en cuenta lo anterior, nuestros procedimientos de auditoría para verificar el saldo de la cuenta de caja mayor deben ir enfocados a verificar que el saldo que aparece en caja mayor a 31 de diciembre fue consignado en las cuentas bancarias de la compañía durante el mes siguiente a nuestra auditoría (enero).

Para mayor efectividad de esta prueba podemos revisar la consignación directamente en el extracto bancario asegurándonos que no sean pagos suplantados.

Teniendo en cuenta nuestro alcance por cubrimiento inicialmente verificamos las partidas más significativas.

Errores e irregularidades que normalmente se encuentran en esta cuenta

Cuando no existe un adecuado control que asegure que lo recibido en caja fue consignado de forma oportuna en el banco, el auditor se puede encontrar con una cuenta con un saldo significativo que está compuesto por valores que no existen, por lo cual debe determinar la causa y el impacto en los estados financieros.

Adicionalmente, las debilidades de control interno pueden estar facilitando la ocurrencia de fraudes. Ejemplo: Si en la cuenta de Caja Mayor se identificaron valores sin consignar pude ser indicio de malversación de activos.

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(c) Bancos

La auditoría de los bancos la debemos realizar revisando las conciliaciones bancarias al cierre del ejercicio y la podemos complementar con la respuesta de las confirmaciones bancarias. Antes de iniciar la auditoría de la cuenta de bancos debemos obtener un perspectiva global de la diferencia que existe entre la cuenta de bancos que aparece en el balance vs los extractos bancarios. Una forma práctica y rápida que nos permite obtener una perspectiva clara es mediante la elaboración de una tabla en Excel en donde se determine:

Primer caso: El total bancos según balance es mayor de forma significativa al total bancos según extractos bancarios

Esta es una de las situaciones más riesgosas para el auditor ya que el balance está reflejando un monto que no está en los extractos bancarios de la compañía. Partidas conciliatorias que generan esta situación: 1) Consignaciones registradas en contabilidad y que no están en el extracto 2) Cheques cobrados y no registrados en contabilidad 3) Notas débito no registradas en contabilidad 4) Notas crédito registradas en contabilidad y que no están en el extracto

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Segundo caso: El total bancos según balance es menor al total bancos según extractos bancarios Significa que existe más dinero en los bancos de lo que está registrado en contabilidad Partidas conciliatorias que generan esta situación: 1) Cheques pendientes de cobro 2) Consignaciones no registradas en contabilidad 3) Notas crédito no registradas en contabilidad 4) Notas débito registradas en contabilidad y que no están en el extracto Con esta primera perspectiva el auditor debe determinar si es necesario modificar su alcance.

Procedimientos para revisar las conciliaciones bancarias

1) Revisar que las operacional aritméticas están correctas

2) Revisar que los saldos de contabilidad según las conciliaciones bancarias

crucen con los saldos del balance

3) Revisar que los saldos del extracto según las conciliaciones bancarias crucen con los extractos originales y/o las confirmaciones de los bancos recibidas.

4) Revisar que las cuentas están a nombre de la compañía que estamos auditando

5) Revisar que el periodo de corte es el correcto

6) Para cuentas en moneda extranjera verificar la adecuada conversión

7) Determinar que no existen cuentas embargadas (confirmaciones de los bancos, revisando la correspondencia y confirmando a los abogados de la compañía)

8) Revisar la existencia y validez de las partidas conciliatorias. La mejor forma de verificar la existencia y validez de las partidas conciliatorias es revisando contra documentación soporte su existencia y validez. Ejemplos

o Si al cierre del ejercicio identificamos consignaciones registradas en contabilidad y que no están en el extracto seguramente ingresaron en el mes siguiente y esto lo podemos verificar contra el extracto bancario del mes siguiente.

o Si al cierre del ejercicio existen cheques pendientes de pago seguramente fueron pagados el mes siguiente y esto lo podemos verificar contra el extracto bancario del mes siguiente.

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Cuando dentro de su auditoría el auditor detecta una partida conciliatoria que no existe, es una señal que la conciliación no se está realizando de forma adecuada y que por consiguiente pueden existir valores significativos que no han sido registrados en los estados financieros. Una partida conciliatoria falsa puede ser un valor neto compuesto por valores débito y crédito significativos. En estos casos el auditor debe ampliar sus procedimientos de auditoría para determinar las implicaciones en los estados financieros y puede llegar a dar una limitación en su alcance en los casos en donde se dificulta conocer las implicaciones que pueden existir. Un método común es comenzar con la conciliación bancaria de noviembre para validar la existencia de las partidas conciliatorias teniendo en cuenta lo ocurrido en diciembre (cheques pagados, consignaciones registradas en el extracto, etc.), de igual forma se pueden realizar procedimientos posteriores en el mes de enero.

9) Determinar las implicaciones en los estados financieros de las partidas conciliatorias. Las implicaciones están relacionadas con ajustes que debería realizar la compañía en caso de que las partidas conciliatorias sean significativas. Ejemplo: Intereses por prestamos bancarios no contabilizados. Consignaciones no registradas en contabilidad.

Errores e irregularidades que normalmente se encuentran en las conciliaciones bancarias 1) Partidas conciliatorias con implicaciones significativas en los estados

financieros

2) Partidas conciliatorias falsas

3) Partidas conciliatorias antiguas

4) Inadecuada segregación de funciones. Ejemplo, la persona que elabora la conciliación es la misma que tiene a la custodia del disponible y realiza los registros contables.

5) La conciliación bancaria no es revisada por un nivel superior de la persona que lo prepara.

Control Interno inadecuado Cuando el auditor ha determinado que existe un control interno inadecuado, en especial si existe una separación inadecuada de responsabilidades entre el manejo del disponible y el registro de las operaciones, el auditor debe ampliar los procedimientos de auditoría al final del año para determinar la posibilidad de un fraude material. El auditor debe diseñar procedimientos de auditoría para descubrir fraudes teniendo en cuenta la naturaleza de las debilidades de control interno, el tipo de fraude que es probable que se origine de las debilidades y la materialidad potencial de fraude.

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Esquemas de Fraude

La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE por sus siglas en inglés), ha dado a conocer desde 1996 el estudio “Reporte a la Nación en abuso y fraude ocupacional”. El último de ellos fue publicado en el 2008. y puede servirnos para reflexionar sobre el tema de fraudes, cuáles son sus causas y algunas soluciones.

El estudio se realizó con base en 959 casos de fraude ocupacional, investigados entre enero del 2006 y febrero del 2008 y se define éste como “el uso del puesto para enriquecimiento personal a través del mal uso intencional o mala aplicación de los recursos o activos de la organización”.

Los participantes en el estudio consideran que las organizaciones en Estados Unidos pierden 7% de sus utilidades en fraudes. Aproximadamente $994 billones de dólares en pérdidas.

Los esquemas de fraude tienden a ser muy costosos, la mediana de costos en el presente estudio fue de $175,000 dólares., pero aproximadamente un cuarto de los fraudes estudiados involucró una pérdida de al menos $1 millón de dólares.

Estos esquemas frecuentemente duran años antes de ser descubiertos. El típico fraude en el estudio tardó al menos dos años desde que empezó hasta que fue descubierto.

El estudio clasifica once diferentes categorías de fraude ocupacional, divididas en tres grandes bloques:

1. Malversación de activos: fraudes donde el perpetrador roba o hace mal uso de los recursos de la organización. Ejemplos: falsificación de facturas, fraude de la nómina de pago y skimming (esquema donde se roba dinero de la compañía antes de que sea clasificado o registrado en libros.

2. Corrupción: esquemas donde el defraudador usa su influencia en las transacciones de negocio de un modo que viola su deber hacia la compañía para obtener un beneficio propio o para alguien. Ejemplos: soborno, extorsión o conflicto de interés.

3. Fraude en los estados financieros: involucra la modificación u omisión de información de los reportes financieros de la organización. Ejemplos: reporte de utilidades ficticias, o encubrimiento de costos o responsabilidades.

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Los más comunes de estos fueron la corrupción en un 27% de los casos y la facturación fraudulenta con 24%. Sin embargo, el fraude a los estados financieros es la estrategia más costosa con una mediana en pérdidas de $2 millones de dólares.

A pesar del incremento en los controles anti fraude y el surgimiento de la Ley Sarbanes-Oxley, la mayoría de los fraudes ocupaciones se detectan por denuncias anónimas (tip) más que por controles o auditorías.

Sin embargo, aquellas compañías que cuentan con controles anti fraude sí disminuyeron el impacto del fraude sustancialmente. Por ejemplo, empresas que llevaron a cabo auditorías sorpresa redujeron las pérdidas en una mediana de hasta $70,000 dólares, mientras que las que no las implementaron tuvieron una mediana en pérdidas por $207,000 dólares. Similares cifras se encuentran en empresas que tienen: líneas de denuncia anónima, y programas de capacitación en estos temas a empleados.

En cuanto a la educación del perpetrador, sólo el 11% tiene un posgrado, y el 34% tienen una licenciatura. Sin embargo, mientras más se eleva el grado académico más se elevan las pérdidas para la empresa. Empleados con licenciatura tienen una mediana de pérdidas por $210,000 dólares., mientras que los posgraduados tienen una mediana en pérdidas por $550,000 dólares.

Como vemos en los datos anteriores el fraude se comete en todos los niveles, pero el perfil del defraudador que más hace daño a las instituciones es el de una persona con buena educación y una alta responsabilidad. ¿Por qué se da el fenómeno de que un directivo con buena remuneración y buena preparación considere la posibilidad de cometer fraude? El problema es profundamente humano y la antropología filosófica tiene mucho qué decir al respecto.

La causa de la comisión de fraudes es la avaricia, y ésta se define como el apetito desordenado de bienes materiales. Una de sus manifestaciones es el engaño, y cuando el engaño es con cosas se le llama fraude.

La causa de que las personas cometan fraude es una falta de educación en una virtud que los griegos llamaban liberalidad, que es la virtud que regula conforme a la razón, las acciones que tienen que ver con el uso y adquisición de los bienes materiales. El equilibrio entre el dar, gastar, cuidar y obtener los bienes materiales se aprende, no se da naturalmente. Cuando no se pone atención en el desarrollo de esta virtud se abren posibilidades inmensas en la comisión de fraudes.

El equilibrio entre la ética (en cuanto a la educación de virtudes, en este caso la liberalidad) y los controles (internos y externos) es la mejor arma para fomentar una cultura de confianza en las instituciones y disminuir los riesgos de fraudes en su interior.

Fuente: IPADE

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4. Conclusiones

Las conclusiones deben estar directamente amarradas con los objetivos de la prueba, es decir que de acuerdo con los resultados de la prueba el auditor obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permite concluir que la cuenta del disponible refleja, integridad, existencia, exactitud y propiedad. En caso contrario puede indicar que es necesaria una salvedad por parte del auditor. 10 Tips para una documentación efectiva:

1) El objetivo debe estar amarrado con la conclusión

2) Los procedimientos del memorando deben quedar alienados con el programa y totalmente desarrollados

3) El memorando debe quedar totalmente referenciado con las sumarias y con otros papeles

4) Los resultados deben ser concretos, fáciles de entender y no redundantes

5) En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa del auditor

6) Cualquier persona lo puede entender. Recuerde, "los papeles de trabajo deben hablar"

7) El memorando debe quedar firmado por la persona que lo elabora

8) El papel de trabajo debe quedar enumerado (1/2, 2/2)

9) Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes Ej. Confirmaciones recibidas

10) Los puntos de recomendaciones y las diferencias de auditoría deben quedar en los respectivos papeles de trabajo