30000-INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Instituto Nacional de Estadística Resumen Gerencial 984Resultados de Auditoría 985Objetivos de Auditoría 986Alcance de Auditoría 987Dictamen 988Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 989Informe sobre Control Interno 996Informe sobre Cumplimiento 998Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 1001Funcionarios Responsables 1002

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)984

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA

El el Decreto No. 3-85 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística, creael Instituto Nacional de Estadística, cuya denominación es INE, con carácter de entidad estataldescentralizada, con personalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechos ycontraer obligaciones que tiendan al desarrollo de sus fines.

El Instituto Nacional de Estadística tiene por objeto formular y realizar la política estadística nacional, asícomo planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del Sistema Estadístico Nacional;adicionalmente, tiene que promover, organizar, dirigir y ejecutar por si mismo o en coordinación con otrasentidades colaboradoras investigaciones o encuestas generales y especiales de carácter estadístico nacionalo en cumplimiento de convenios internacionales.

En Acuerdo Gubernativo No. 588-2006, se aprobó su presupuesto al 31 de diciembre de 2006 por la cantidadde Q42,685,006.00, con una ampliación de Q3,150,000.00 y un recorte de Q5,500,000.00 para unpresupuesto vigente de Q40,335,006.00, ejecutándo la cantidad de Q35,207,405.60, quedando un saldo porejecutar de Q5,127,600.40.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Falta de aprobación de Manuales Administrativos y Financieros (Hallazgo de Control Interno No.1)

Documentos de abono de años anteriores no liquidados. (Hallazgo de Control Interno No.2)

Incumplimiento de recomendaciones de auditorias anteriores (Hallazgo de Control Interno No.3)

Incumplimiento de Contrato en la adquisición de suministros de computación (Hallazgo deCumplimiento No.1)

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3

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuesto deIngresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal 2006.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia y eficacia de los programas de laentidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

Verificar la constitución, ampliaciones y liquidación de los ingresos de la institución de acuerdo a la Ley delPresupuesto y otras disposiciones, así como los fondos especiales hayan sido calculados de acuerdo con elrégimen y los límites que establece el reglamento respectivo.

Verificar que se haya reprogramado en el presupuesto del año 2006, los saldos de caja.

Modificaciones Presupuestarias

Verificar que los cambios efectuados a los créditos presupuestarios han sido autorizados por quienescorresponde, y si los mismos han contribuido a mejorar la calidad de gasto público, así como la eficiencia enlos servicios.

Evaluar si en la estructura presupuestaria de la Institución, las modificaciones originaron una reprogramaciónde las metas previstas inicialmente, optimizando la calidad de gasto público.

Evaluar si las modificaciones presupuestarias registradas fueron autorizadas de conformidad con loestablecido en el Artículo 32 de la Ley Orgánica del Presupuesto, "Manual de ModificacionesPresupuestarias" y el Decreto 92-2005, ambos del Congreso de la República de Guatemala "Ley delPresupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del 2006".

Obtener suficiente conocimiento del Control Interno así como en el entorno al Sistema Integrado deAdministración Financiera -SIAF-, relacionado con los programas y actividades, utilizando el método decuestionario y narrativa para evaluar el riesgo inherente, riesgo de control y poder determinar el riesgo dedetección identificando las áreas críticas para establecer el porcentaje de la muestra.

Evaluar el trabajo efectuado por las Unidades de Auditoria Interna UDAI para determinar la confiabilidad de sutrabajo y apoyarse en este para realizar la auditoria a la ejecución presupuestaria.

Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




Con base en la ejecución presupuestaria, se aplicaron criterios para selección de la muestra, elaborando losprogramas de auditoria, aplicando los procedimientos siguientes:

Ingresos

Los ingresos que fueron percibidos y registrados de conformidad con la base legal

Las conciliaciones bancarias, para comprobar los movimientos de efectivo por los ingresos percibidos y losintereses devengados

El registro y presentación de conformidad con principios de contabilidad y presupuestarios.

Que hayan sido ingresados oportunamente a cada cuenta bancaria.

Egresos

Se utilizó el reporte consolidado de la ejecución del presupuesto por programas, grupo y renglón de gasto.

Se verificó el cumplimiento de la legislación

Modificaciones Presupuestarias

En la evaluación a las modificaciones presupuestarias, se aplicaron los siguientes procedimientos:

Se analizaron los documentos legales que respaldan las modificaciones, recortes, ampliaciones ytransferencias internas con la finalidad de establecer el monto definitivo aprobado para los programaspresupuestarios.

Control Interno

Se han evaluado las operaciones financieras, administrativas, operacionales y gestión por lo que se realizaronpruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos, sistemas integrados, registros de operaciones y otrosdocumentos.

Se evaluó la estructura de control interno en el entorno del Sistema Integrado de Administración Financiera,en los sistemas "SICOIN Web y Guatecompras".

Del total de los ingresos y egresos se seleccionó una muestra de acuerdo a las áreas críticas reflejadas en elcuestionario de control interno.

ALCANCE DE AUDITORÍA

Señores Junta DirectivaInstituto Nacional de Estadística Ciudad

Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto Nacional de Estadística, al 31 de diciembre de 2006,y Estado de Resultados, y Estado de Liquidación de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha.Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidades expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos losaspectos importantes, la situación financiera del Instituto Nacional de Estadística al 31 de diciembre de 2006,los resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con PrincipiosPresupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

DICTAMEN

ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS




Señores Junta DirectivaInstituto Nacional de Estadística -INE-Ciudad

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Instituto Nacional deEstadística, al 31 de diciembre de 2006, Estado de Resultados, y Estado de Liquidación de Ingresos yEgresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinarnuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de losestados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno.Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben serincluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y deAuditoría Gubernamental.

El asunto que nos llama la atención y que está relacionado con deficiencias en el diseño y operaciones de laestructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar,procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Gerencia en losestados financieros, es el siguiente:


INFORME SOBRE CONTROL INTERNO

Falta de aprobación de Manuales Administrativos y Financieros (Hallazgo de Control Interno No.1)1




Falta de aprobación de Manuales Administrativos y Financieros (Hallazgo de Control Interno No.1)

Se comprobó que los Manuales Administrativos y Financieros, en los que se establecen los procedimientospara efectuar actividades en las diferentes áreas de la institución, no han sido aprobados.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.10, indica: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover laelaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a lasdiferentes actividades de la entidad".

La administración no ha efectuado las respectivas diligencias, para que los diferentes manuales seanaprobados por la Junta Directiva.

Los procesos carecen de la normativa adecuada para cumplir con los fines que persigue la institución.

La Junta Directiva, debe girar instrucciones al Gerente para que considere la aprobacion de los manuales.

En el oficio No Of.ger.of.183/07. De fecha 20 de Abril de 2007 el señor Gerente manifiesta: "De conformidadcon información proporcionada en oficio No. 102/2007 de fecha 18/04/2007, por la Dirección de Planificación,quien tiene dentro de sus actividades asignadas el levantamiento y documentación de los distintos procesosadministrativos, financieros y técnicos de la Institución se presenta el siguiente cuadro relacionado con losManuales Administrativos y Financieros. Se tiene ya aprobados los siguientes manuales: Manual deProcesos de la Dirección Financiera, Manual de Procesos de la Dirección de Índices y EstadísticasContinuas, Manual de Proceso de Reclutamiento, selección y contratación del personal para encuestas,Manual de Procesos y Departamento de Cartografía. Se tiene pendiente de aprobación el Manual deEmisión, resguardo y Control de Cheques. Están pendiente de elaboración los siguientes Manuales: Manualde Procesos de la Dirección Administrativa, Manual de Procesos de la Dirección de Censos y Encuestas.Con lo anterior se comprueba que si existen Manuales de Procesos Administrativos, financieros y Técnicosconcluidos y aprobados en su mayoría por Junta Directiva, encontrándose pendiente de aprobación uno, ydos en proceso".

Se confirma el hallazgo, en virtud de que no desvanecieron los cargos imputados.

Sanción Económica, de conformidad al Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 4, para el ex-Gerente, Director AdministrativoFinanciero y Auditor Interno, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO




Señores Junta DirectivaInstituto Nacional de Estadística Ciudad

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoria, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto del Instituto Nacional de Estadística, al 31 de diciembre de 2006,Estado de Resultados, y Estado de Liquidación de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha,estan libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulacionesaplicables

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del InstitutoNacional de Estadística. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestroobjetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. Enconsecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultadosde nuestras pruebas de cumplimiento revelaron la siguiente instancia de incumplimiento:

Hemos considerado esta situación importante de incumplimiento, al formar una opinión respecto a si losestados financieros del Instituto Nacional de Estadística, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, sepresentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes yregulaciones aplicables.


INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO


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La Sub Gerente Administrativa suscribió el contrato 28-2006 de fecha 17 de mayo de 2006, con la empresaECO-TONER, S.A. para la adquisición de suministros de computación por Q154,714.46; al momento derecibir la mercadería la Junta de Recepción nombrada según acta número 19-2006 de fecha 31 de mayo de2006, por unanimidad rechazo la recepción, debido a que los productos variaban la calidad ofertada;posteriormente, la Subgerencia Administrativa realizó contrato administrativo ampliatorio No. 1-2006 de fecha12 de junio de 2006, donde se modifica la cláusula décima primera, inciso b), ampliando su contenido.

El Contrato No. 28-2006 de fecha 17 de marzo de 2006, en la Cláusula Décima Primera, Obligaciones de laVendedora, inciso b), indica: "Entregar los suministros de computación completamente nuevos y originales".

La actitud irresponsable por parte de la empresa y la entidad, al no darle cumplimiento al contrato original.

Los productos adquiridos no reúnen la calidad requerida, adicionalmente existe riesgo de daños en losequipos que la utilicen.

El Gerente debe girar instrucciones a la Sub Gerente Administrativa para que le de cumplimiento a loscontratos suscritos.

En el oficio No. Of.ger.of.183/07 de fecha 20 de Abril de 2007 el señor Gerente manifiesta: "El presente casocorresponde al evento de cotización identificado con el NOG 240974 "Compra de tintas, tonner, etiquetaspara CD´s y discos compactos gravables para el Instituto Nacional de Estadística. El evento fue adjudicado ala empresa Ecotoner, S.A. con la cual se suscribió el contrato administrativo No. 28-2006 de fecha 17 demayo de 2,006, el cual establece en su cláusula décima primera, inciso b) que la empresa se obliga aentregar los suministros completamente nuevos y originales. Al efectuarse la recepción de los suministrospor parte de la Junta de Recepción nombrada para el efecto en Resolución de Gerencia No. 30-2006 defecha 24 de mayo de 2,006, esta rechazó los suministros entregados por Econtoner, S.A., dado que a criteriode la Junta los productos eran genéricos, por lo cual se suscribió el acta No. 19-2,006 de fecha 31 de mayode 2,006. Esta situación fue motivo de deliberaciones con la empresa Ecotoner, S.A. quien indicó que suinterpretación de la cláusula décima primera, inciso b) era en el sentido que el término "original" no se refierea marca comercial, sino a la calidad del producto, siendo imposible proporcionar a la Institución productos demarca HP ya que esto implicaría un incremento en el precio de la oferta; ante tal situación se decidió resolveresta controversia en forma conciliatoria de conformidad con la cláusula décima cuarta del contratoadministrativo No. 28-2,006 de fecha 17 de mayo de 2,006 y se suscribió el contrato administrativoampliatorio No. 1-2,006 de fecha 12 de junio de 2,006, por medio del cual se acepta que el término "original"se refiere a la calidad del producto. Esta acción se enmarca dentro del principio de probidad de velar por losintereses del Estado, toda vez que conlleva una reducción en el costo de adquisición y que la empresaEcontoner, S.A. en el contrato administrativo ampliatorio se comprometió a garantizar la calidad de losproductos, no habiéndose presentado a la fecha ningún inconveniente con el uso de los productosentregados".

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO




Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de administración, no lo desvanecen.Comentarios de auditoría

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el ex Gerente, Sub GerenteAdministrativa, Director Administrativo Financiero y Directora Jurídica, por la cantidad de Q20,000.00 paracada uno.




Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones planteadas por auditorias anteriores, estableciendose quelas autoridades del Instituto Nacional de Estadística, cumplieron en forma parcial con los mismos, en virtudque no se cumplió con los siguientes aspectos:

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

Documentos de abono de años anteriores no liquidados. (Hallazgo de Control Interno No.2)

Incumplimiento de recomendaciones de auditorias anteriores (Hallazgo de Control Interno No.3)

El día 9 de febrero de 2006, se practicó arqueo de fondos y valores en la Tesorería del Instituto Nacional deEstadística, encontrándose documentos de abono en concepto de anticipos otorgados a ex trabajadores, porla cantidad de Q7,970.00 que corresponden a los años 2002, no liquidados oportunamente.

Al analizar las cuentas del Balance General correspondiente al ejercicio contable 2005, se determinó que elactivo incluye saldos pendientes de liquidar de ejercicios anteriores por un monto de Q186,078.49 y el Pasivoincluye obligaciones del Instituto Nacional de Estadística, con sus empleados y ex empleados de los años2002, 2003, 2004 y 2005 por la cantidad de Q10,340.73. Así mismo, al comparar el balance general deejercicio 2004 con ejercicio 2005, se estableció que las cuentas de Activo Realizable ascienden a la cantidadde Q12,631,556.95, sin reflejar movimiento en el año 2005, no obstante hubo adquisiciones de bienes segúnreportes de ejecución del SIAF por la cantidad de Q301,409.49; ascendiendo al 31 de diciembre de 2006 aQ15,538,649.73.

Que la Junta Directiva a través del Gerente del INE, instruya por escrito a la Dirección Administrativa yFinanciera para que proceda a realizar los trámites correspondientes para que se regularice el saldo de lacuenta del Banco de Guatemala.

El Gerente General, debe girar instrucciones a la Dirección Financiera, para que efectúe depuración de lascuentas que afectan los estados financieros, se verifiquen los incrementos que se realizaron durante elejercicio fiscal 2005, con el objeto que los estados financieros que se produzcan sean elaborados conexactitud, veracidad y confiabilidad, así mismo, que Auditoría Interna, verifique que los estados financierospresentados, reflejen la situación real de la entidad.

Sanción Económica, de conformidad al Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica dela Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 2 y artículo 42 por reincidencia, para el Ex Gerente,Director Administrativo Financiero y Auditor Interno, por la cantidad de Q7,500.00 para cada uno.

Sanción Económica, de conformidad al Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica dela Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 2 y artículo 42 por reincidencia, para el ex Gerente,Director Administrativo Financiero y Auditor Interno, por la cantidad de Q15,000.00 para cada uno.

Condición

Condición

Recomendación

Recomendación

Acción Correctiva

Acción Correctiva




JACOBO REY SIGFRIDO LEE LEIVA

IIRMA YOLANDA RODRIGUEZ LIMA DE LARA

ROBERTO ALFONSO FRANCO

HUGO ROBERTO LEMUS CRUZ

CASIANO HAROLDO SÁNCHEZ LETRAN

LUIS EDUARDO ARROYO GALVEZ

RAMIRO AUGUSTO MORALES CASTILLO

MARIA ELENA GALINDO RODRIGUEZ

LISBETH PATRICIA DIAZ GONZALES DE ARANA

NORMA ODILIA GARRIDO BARRIENTOS

GERENTE

SUBGERENTE ADMINISTRATIVA

AUDITOR INTERNO

DIRECTOR DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

DIRECTOR FINANCIERO

DIRECTOR

CONTABILIDAD

PRESUPUESTO

COMPRAS

TESORERIA

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FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

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No.

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