30 trucos para Microsoft Excel SOFTWARE

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Es indudable que desde hace varios años Excel es de lejos la planilla de cálculo

mas utilizada. En general, utilizamos siempre las mismas funciones de nuestra

planilla de cálculo. Pero como podemos suponer, existen muchas funciones que

desconocemos, ya sea por no habernos leído de punta a punta la extensa ayuda

que acompaña al programa, o por que nos sentimos cómodos utilizando unas

pocas funciones. El caso es que hay muchos “trucos” desconocidos por la mayoría

de los usuarios que teniéndolos a mano pueden hacer nuestras tareas con Excel

mucho mas sencillas o rápidas.

Este articulo podría tranquilamente haberse llamado “5000 trucos para Microsoft

Excel”, dada la gran cantidad de atajos que se esconden dentro del programa,

pero hemos preferido comentar solamente aquellas funciones poco conocidas que

pueden ser útiles para la mayor cantidad de usuarios.

Todos los trucos aquí presentados han sido debidamente comprobados, y

funcionan correctamente en la versión en español de Excel 2003, corriendo

bajo Windows XP, aunque seguramente también lo hacen en versiones anteriores

del programa.

Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados, debemos

aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de realizar la

misma tarea, así que es posible que descubra que alguna de las funciones que

utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a cabo mucho mas

rápidamente.

Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son

accedidas mediante una serie de movimientos y “clics” del Mouse, o bien mediante

opciones más o menos escondidas dentro de las barras de herramientas o el

menú de Excel. Un atajo de teclado es una combinación de teclas, que al pulsarlas

realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que resulta mucho mas rápido

(y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos teclas que recorrer varios niveles

de opciones dentro de un menú.

Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos:

1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesión de trabajo

con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata de la fecha

del día corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la

celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy, presionamos

simultáneamente las teclas “CTRL” y “+”.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1

escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos

“CTRL” y “:” aparecerá la hora en la celda seleccionada.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una

celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma

mas rápida seguramente es presionar “CTRL” y “ „ “ (apóstrofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma

manera que en el truco numero 3, si presionamos “CTRL” y “D”, en la celda que se

encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la

izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de

la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en

negrita, la forma más eficiente es presionar “CTRL” y “N”.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de

herramientas es más rápido presionar “CTRL” y “S”.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si

queremos poner en cursiva (itálica) la fuente de la celda actual, basta con

presionar simultáneamente “CTRL” y “K”.

8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda

seleccionada a “tachado”, simplemente presionemos “CTRL” y “5”.

9) Menú Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno

de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en

el submenú “Formato de Celdas” (figura 1) presionando simultáneamente “CTRL”

y “1”

10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o

columnas ocultas, lo que evita tener “a la vista” celdas con resultados intermedios,

o que no nos interesa ver. La forma más simple de ocultar una fila es presionar

“CTRL” y “9” a la vez. La fila en la que esta la celda actual habrá “desaparecido”.

Si la queremos recuperar, simplemente la combinación de teclas “CTRL”, “Mayús.”

y “8” la harán aparecer nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para

ocultar la fila de la celda actual basta con presionar “CTRL” y “0” (cero). Cuando

deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en

simultaneo tres teclas: “CTRL”, “Mayús.” y “9”.

12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner por

defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el menú

opciones). Si por algún motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar

“Mayús.” y “F11” y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.

13) Realizar una copia rápida de una hoja existente: Para reproducir una de las

hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y

luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla

horizontalmente con el mouse y la tecla “CTRL” presionada. Veremos que en el

cursor del mouse aparece un signo “+”. Si la soltamos en ese momento, habremos

creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo

formato.

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros

abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rápidamente, sin tener que pasar por

todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla “Mayús.” y sin soltarla entrar en la

opción [Archivo] del menú. Veremos que la opción [Cerrar] habrá cambiado a

[Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada

celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultáneamente “Mayús.” y “F2”

dentro de la celda deseada y aparecerá el comentario para que lo rellenemos.

16) Más de una línea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una

celda tenga más de un renglón. Para ello, escribimos los datos que deseemos y

pulsamos “ALT” e “INTRO”, lo que hará que el cursor se desplace a una nueva

línea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar

todo el texto de la celda.

17) Editar fórmulas: Cuando está editando una fórmula en la barra de fórmulas y

tiene seleccionados algunos caracteres o números, al pulsar la tecla “Supr” se

borra la selección. Si pulsa la combinación de teclas “CTRL” y “Supr” cuando no

hay caracteres seleccionados se borrarán todos los caracteres desde el punto

donde está el cursor hasta el final de la línea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rápidamente un mismo valor o texto

en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego

introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos “CTRL” e “INTRO”

simultáneamente, y todo el rango tendrá el nuevo contenido.

19) Auto suma: Si bien el botón de “Autosuma” ha desaparecido de las barras de

herramientas por defecto de la versión 2003 de Excel (aunque puede agregarse

manualmente) es posible acceder a esta útil función presionando simultáneamente

“Mayús”, “Alt” y “=”, con el mismo efecto que si hubiéramos presionado el botón

desaparecido (ver figura 3).

20) Repetir la última acción: La tecla “F4” almacena la última orden o formato

aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un número en dos celdas y luego se

aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la

segunda celda y pulsa “F4”, automáticamente esta celda también adoptara el

formato negrita.

Figura 1.

Figura 2.

Figura 3.

21) Borrar celdas mediante “autorrelleno”: Se puede utilizar la característica de

autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Sólo se ha de seleccionar el

rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el

cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman

el color gris y cuando suelte el botón del mouse se borrará el contenido de todas

las celdas con color gris (Figura 4).

22) Desplazamiento rápido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando

los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante

rápido de una zona a otra de una planilla extensa, si además mantenemos

pulsada la tecla “Mayús.” mientras se arrastra con el ratón la barra de

desplazamiento, el movimiento será aunmas rápido.

23) Selección de rango de forma exacta: En hojas de cálculo complejas, muy

grandes o con celdas muy pequeñas es difícil seleccionar un conjunto de ellas

“arrastrando” con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y

pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la última celda, se seleccionará todo

el rango comprendido en ese rectángulo imaginario.

24) Recálculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes,

notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada

vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel

recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el cálculo

manual desde el menú [Herramientas/Opciones/Calcular] y ahí seleccionando la

opción [Manual] (Figura 5), que nos permitirá hacer el cálculo cada vez que lo

deseemos pulsando la tecla “F9”. Resulta útil para evitar confusiones dejar

marcada la opción [Recalcular antes de guardar].

25) Números aleatorios: Excel permite la generación de números aleatorios (al

azar) por medio de la función ALEATORIO(). Esta función devuelve un numero

dentro del rango 0…..1. Multiplicando la fórmula ALEATORIO() por un número se

obtiene el límite máximo de los números aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos

ALEATORIO() *10, el numero estará comprendido entre 0 y un máximo de 10. Si

deseamos obtener números sin decimales, debemos cambiar el formato de la

celda. Hemos de tener en cuenta que los números cambiarán cada vez que

recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra

celda con la opción [Pegado especial] del menú [Edición].

26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera ágil y

sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el

paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla

“Alt” y arrastramos el botón deseado hasta su nueva ubicación. En caso de querer

eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos allí. Para recuperar o

agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al menú

[Ver/Barras de herramientas/Personalizar…]

27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la

misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automáticamente al

abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta ARCHIVOS DE

PROGRAMAMICROSOFT OFFICEOFFICE11XLSTART. De esta manera, el libro

se abrirá automáticamente cada vez que iniciemos el programa,

independientemente de cómo lo llamemos.

28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solución al problema

de obtener columnas no contiguas de idéntico ancho. Para obtener dos o mas

columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1º)

seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en

la cabecera. 2º) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para

abrir el menú contextual. 3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Haga clic en la

cabecera de la columna de destino, abra otra vez el menú contextual con un clic

derecho y elija el comando Pegado especial. 5º) Marque la opción Ancho de las

columnas y presione Aceptar.

29) Números fraccionarios: Introducir números fraccionarios en Excel puede

resultar fastidioso, debido a que el carácter “/” se utiliza para la introducción de

fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo

formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una

fracción debemos cargar el número así: 0 2/5. En pantalla se verá 2/5, mientras

que internamente el programa almacena 0,4.

Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra

fraccionaria.

30) Auto completar más rápido: Cargar datos repetitivos en Excel con la función

“Autocompletar” activada es un método bastante veloz. Pero la propia herramienta

tiene una alternativa para agilizarla aún más. Si está cargando una lista de valores

y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinación de

teclas “Alt”+”Flecha abajo”. Esto despliega un menú con los valores incorporados

previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecerá escrito en la

celda siguiente.

Figura 4.

Figura 5.

Figura 6.

Como decíamos al comienzo del artículo, siendo Excel un programa tan completo

y extenso existen muchas más que 30 formas de ganar en productividad. Hemos

querido mostrar solo las más comunes y útiles, sin entrar en temas como gráficos

o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).

No es difícil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este

programa, simplemente leyendo con atención la completa ayuda que lo

acompaña, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que

solo estaba utilizando un pequeño porcentaje de las funciones disponibles en esta

excelente planilla de cálculo.