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54 FACULTADES DE INFORMÁTICA Y ELECTRÓNICA - TECNOLOGÍAY ARQUITECTURA

RESUMEN

El presente artículo tiene por finalidad mostrar que en

la actualidad existen herramientas informáticas que

permiten optimizar muchas de las tareas de la oficina,

coadyuvando a la resolución de trabajos rutinarios ypermitiendo la automatización de los mismos.

Palabras clave:  Macros, Suite ofimática, VBA, Virus 

INTRODUCCIÓNDebemos admitir que -en la actualidad- la sociedad

está basada en la información; es fundamental, tanto

para las organizaciones como para el logro de los ob-

 jetivos personales, que dicha información tenga un al-

macenamiento seguro, además de una fácil y rápidamanipulación.

La  suite ofimática  es un conjunto de programas infor-

máticos desarrollados para facilitarnos el trabajo en la

oficina, permitiéndonos realizar una serie de tareas conrespecto a la gestión de la información digitalizada,

tales como crear archivos, modificarlos, organizarlos,

imprimirlos y efectuar una serie de operaciones con la

información.

Normalmente, una suite informática está compuesta

por un paquete de programas formado por: un pro-

grama que permite procesar texto, una planilla elec-

trónica, un programa para realizar presentaciones,

algún gestor de bases de datos y otras aplicaciones

que permitan efectivizar el trabajo. Se recalca que

estas suites son ampliamente utilizadas en las oficinas

gracias a su forma de presentación (un conjunto de pa-quetes cada uno de uso específico).

Actualmente las suites dominantes en el mercado son:

Microsoft OfficeSuite ofrecida por Microsoft, con-virtiéndose en el grupo de progra-

mas más ampliamente utilizado

en cuanto a ofimática se refiere.

Este paquete incluye diferentes aplicaciones que sonun referente en cada sector,  Word  como procesadorde texto, Excel  como hoja de cálculo y Power Pointpara la creación de presentaciones multimedia (1).

Microsoft Office incluye otra serie de aplicacionesquizá menos conocidas pero de igual valor: Accesspara base de datos, FrontPage para la creación de pá-ginas web, Outlook para la gestión del correo electró-

nico y algunas otras más.

Descarga directa y actualizaciones para Microsoft Of-fice:http://www.microsoft.com/Spain/office/ 

MACROS:

Una excelente alternativa 

para optimizar 

el tiempo en el trabajo

M.Sc. Ing. Keny Vidangos Orellana 1

1- Ingeniera de Sistemas, Universidad Católica Boliviana

- Magíster en Gestión Empresarial, Universidad Mayor de San Simón- Docente Departamento de Sistemas y Tecnología Informática

Universidad del Valle

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 JOURNAL BOLIVIANO DE CIENCIAS

Open OfficeEs un  paquete ofimático total-mente gratuito  desarrollado porSun Microsystems que surge

como una nueva alternativa anteel monopolio de Microsoft Office.

Este nuevo paquete ofrece herramientas con funcio-

nalidades muy similares a las ya ofrecidas por Micro-

soft Office y -con la intención de   mejorar lainteroperabilidad entre las diferentes suites ofimáti-cas- propuso un estándar para el almacenamiento de

la información conocido como ODF (Open Document

Format) (1).

Entre sus principales aplicaciones destacan Writer,

Calc, Impress y Draw.

Descarga directa y actualizaciones para Open Office:

http://es.openoffice.org/ 

También existen otras suites ofimáticas tales como:

Gnome Office:   Suite libre y gratuita del proyectoGNOME.

StarOffice: Suite libre hasta la versión 5.2 de Sun, ba-sada en OpenOffice.

Corel WordPerfect Office: Suite propietaria de Corel.Lotus: Lotus SmartSuite.Papyrus Office: Papyrus Word, Papyrus Base

Todas ellas ya existen con el propósito de brindarnos

las herramientas necesarias para aumentar y/o mejo-

rar el rendimiento diario de nuestras actividades labo-rales. Conscientes de la velocidad con la que avanza

la tecnología y, por ende, los programas informáticos,se observa que éstos son cada vez más sofisticados

con mejoras tan sutiles de versión a versión, que han

pasado desapercibidas y quizá no se les ha dado la

importancia que merecen.

Hasta hace poco, se realizaban las cosas de otra ma-

nera: La informática ha cambiado algunos de nuestros

hábitos, permitiendo la continua mejora de nuestra ca-

lidad de vida tanto a nivel laboral como personal. Sin

duda, es una parte importante en nuestras vidas, in-cluso para los que no manejan ordenadores, ya que

muchos de sus datos están informatizados.

Por todo ello, es muy importante actualizarnos y estar

al tanto de todas las herramientas y opciones con lasque cuentan los paquetes ofimáticos para obtener el

máximo beneficio de herramientas -como las Macros-

que indiscutiblemente permiten mejorar nuestro rendi-

miento y acelerar el trabajo diario.

Según la página de Microsoft, una Macro es un mé-

todo rápido de realizar una serie de pasos; es un pe-

queño programa que se crea para automatizar una

tarea rutinaria. En lugar de ejecutar una serie de co-

mandos manualmente, se puede automatizarlos eje-cutando una Macro (2).

Las Macros en ofimáticaUna Macro es un conjunto de instrucciones que se al-

macenan y sirven para automatizar procesos. Si ha-cemos referencia a Excel, podemos ejemplificar con lo

siguiente:

Supongamos que realizamos frecuentemente la modi-

ficación del formato de un conjunto de datos, los se-

leccionamos, aplicamos negrita, cambiamos de fuentey centramos. En lugar de hacer estas acciones ma-

nualmente, es posible crear una Macro e invocarla

para que ejecute los tres procesos de forma automá-

tica y así optimizar nuestro tiempo, sobretodo con ta-

reas que realizamos con frecuencia.

Existen dos tipos de Macros:

• Grabadas

• Programadas

Macros GrabadasEstas Macros se crean grabando una sola vez los

pasos que permiten al usuario realizar cierta tarea,

asignándole a este proceso un nombre y una combi-

nación de teclas para su posterior ejecución. Cada vezque la persona desee realizar esa tarea, debe presio-

nar la combinación de teclas asignada y la Macro au-

tomáticamente se ejecutará.

Por ejemplo:¿Qué sucede en Word cuando presionamos la combi-

nación de teclas Ctrl E?

Se ejecuta una Macro que hace que todo el documento

se seleccione automáticamente.

Macros programadasEn todas las aplicaciones de Microsoft Of-

fice, existe el lenguaje de programación

VBA (Visual Basic para Aplicaciones);

este lenguaje permite la automatizaciónde tareas repetitivas y la resolución de

cálculos complejos, a través de la programación de los

mismos sobre herramientas Excel, Word, Access y

otros.

Por ejemplo:

Si usted desea crear una Macro para colocar numera-

ción automática en una planilla electrónica, primero

debe ingresar a Excel y posteriormente presionar Alt

F11.

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Aparecerá el editor de Visual Basic.

En el panel de la izquierda (Explo-

rador de proyectos), buscar la car-

peta Módulos, realizar doble clic sobre ella e ingresaral archivo Módulo 1.

En el área de edición de Visual Basic, dentro la subru-

tina que aparezca, escribir lo siguiente:

Range("A1").SelectFor i = 1 To 20

ActiveCell.FormulaR1C1 = i

ActiveCell.Offset(1, 0).Select

Next

La instrucción   Range("A1").Select   establece comocelda activa la que coloque entre comillas; para el

ejemplo se eligió la celda A1.

La instrucción  For   crea un ciclo automático que vadesde 1 hasta 20, es decir, que todo lo que se escribadentro del bloque For … Next se ejecutará 20 veces;

entonces, dentro el bloque For, con la instrucción  Ac-tiveCell.FormulaR1C1 = i, se escribe en la celda ac-tiva el valor de i, para posteriormente desplazar lacelda activa una fila más abajo con la instrucción Ac-tiveCell.Offset(1, 0).Select; Next hace que el controldel programa retorne a la línea For con el valor de i in-

crementado.

Para ejecutar esta Macro debe presionar el botón(Ejecutar Sub) que se encuentra en la barra es-

tándar. Si usted se dirige a la planilla de Excel,

notará que se realizó la numeración automática desde1 hasta 20, comenzando en la celda A1, con la ventaja

de poder utilizar esta Macro cada vez que sea nece-saria.

En realidad, las Macros son un grupo de instruccio-

nes programadas bajo entorno VBA, cuya función prin-

cipal -como se mencionó anteriormente- es laautomatización de tareas de uso frecuente tales como

la elaboración de reportes, informes y otros.

CONCLUSIONES

Las Macros son herramientas poderosas que permitenaumentar la eficiencia y eficacia en el trabajo, al con-

vertir horas de tareas manuales en procesos automá-

ticos.

Combina paquetes ofimáticos, como Excel, con unaprogramación de fácil desarrollo, permitiendo un ma-

nejo más rápido y sencillo de los programas creados

bajo este entorno.

Con la utilización de Macros, es posible dar solución a

problemas complejos con cálculos tediosos, ya que

será la misma planilla la que realice el trabajo por

nosotros de forma automatizada.

RECOMENDACIONESDefinitivamente si lo que falta en el trabajo es tiempo,

la mejor alternativa para solucionar este problema es la

utilización de Macros como herramienta de apoyo im-prescindible en nuestro que hacer cotidiano.

Sin embargo, se debe tener cuidado con Macros que

no sean nuestras ya que un 90% de las infecciones

son realizadas por virus de Macro. La mayoría de losvirus de Macro de Word, por ejemplo, atacan infec-

tando el archivo NORMAL.DOT. Al proteger este ar-

chivo para que sólo se pueda leer, podrá detectar

todos los intentos de sobrescritura. Esto no evita in-

fectarse con virus de Macro pero sí disminuye los pro-blemas cuando ya se ha producido una infección (3).

Un e-mail puede incorporar un virus en una Macro. Alabrir un mensaje que incluya Macros, asegúrese de

que las ha desactivado antes de continuar. Tenga con-figurados sus programas para que le avisen antes de

abrir un archivo que contenga Macros. Excel y Word

tienen un revisor interno que chequea la existencia de

Macros.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS(1) Ofimática - Gestión de información. 2005

www.ofimatica.biz (Consultado en 5 enero de 2010)

(2) Microsoft Office Online. Macros y otros elementospositivos. 2010 http://office.microsoft.com/training/Trai-

ning.aspx?AssetID=RP101941733082&CTT=6&Ori-

gin=RC101941423082 (Consultado en enero 6 de

2010)

(3) Recomendaciones para mejorar la Protección de

Datos http://www.virusprot.com/Recomend.html (Con-

sultado en 6 enero de 2010)

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