MÓDULO DE ACCESS PARA WORD

Ntics Segundo “B”

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR GUAYAQUIL

www.itsg.com

Access

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. El uso más habitual

del El uso más habitual del término en nuestra lengua está vinculado a un programa informático

desarrollado por la empresa estadounidense Microsoft.

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El

programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar

tareas de oficina.

Se conoce como Access point o punto de acceso, por otra parte, al dispositivo que sirve para

conectar diferentes equipos en una red informática. En el caso de las redes inalámbricas, el

Wireless Access point (WAP) logra la interconexión de computadoras (ordenadores) y diversos

dispositivos móviles sin apelar a cables.

(Office., 2008-2016)

Herramientas

Tablas

Es la forma más simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

o Clic en la pestaña Crear y seleccionamos Tabla.

o Clic en Ver Vista Diseño.

o Escribir el nombre de la tabla.

o Creamos los atributos de la tabla, en este ejemplo se utilizara los atributos de:

Id: es el atributo de Id de canción.

Nombre: nombre de la canción.

Duración: duración de la canción.

Archivo: en este campo se cargara la canción deseada.

Interprete: es la llave foránea de la tabla intérprete.

o Validar los Atributos de la tabla según sea su tipo.

o Llenar tabla con datos. (Ejemplo)

Consultas

De las tablas, si queremos, podemos extraer información filtrada según nuestras

necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar ciertos registros que

cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las

consultas.

o Relaciones

Clic en pestaña Herramientas de Base de Datos y Relaciones.

Agregar las tablas a relacionar.

Arrastrar la Clave principal de la tabla en el atributo que será la clave

foránea de la segunda tabla en este caso de la tabla Interprete se arrastra

el atributo ID en el atributo Interprete de la tabla Canción.

Seleccionar Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los

campos relacionados y clic en Crear.

Formularios

Esta es la parte más amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para

trabajar con la base de datos, estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma

más práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le ponga el usuario, para trabajar

con nuestra información.

o Clic en pestaña Crear y clic en Formulario en blanco, Se puede utilizar el

asistente para crear formulario o permitir que Access genere un formulario de la

tabla. En este caso utilizaremos en Blanco.

o Clic derecho y seleccionar Vista Diseño.

o Clic derecho y seleccionar Encabezado y Pie de Formulario. Esto generara un

Encabezado y pie en el Formulario lo cual nos facilitara su división, se puede

añadir colores para diferenciar estas partes (opcional).

o Podemos utilizar una imagen de fondo (opcional).

o Definimos el formulario para la tabla canción dando clic en Hoja de

Propiedades, y en el lado derecho seleccionamos Datos, Origen de registro y la

tabla (en este caso Canción).

o Agregamos los elementos que deseemos en el formulario.

Información de acces.

Servicios de Access brinda una plataforma para que el usuario cree bases de datos que

pueda usar en la Web. El usuario diseña y publica una base de datos web usando Access

2010 y SharePoint y luego el público usa dicha base de datos en un explorador web.

¿Que son las interfaces?

Access 2010 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las

versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se

introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el

panel de navegación. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer

componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage de Microsoft Office, una

novedad de Access 2010.

¿Cómo configurar la propiedad de campos?

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y luego

en Vista Diseño en el menú contextual.

Haga clic en Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha

Diseño, para ver las propiedades del campo.

Configuraciones de las propiedades que puedan afectar las opciones de

edición y entrada de datos.

Para escribir datos en una tabla, en el panel de navegación, haga doble clic en la

tabla que desee usar.

De manera predeterminada, Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Haga clic en el campo que quiera usar y, a continuación, escriba los datos.

Para desplazarse al siguiente campo de la misma fila, presione la tecla TAB, use

las teclas de dirección Derecha e Izquierda o bien haga clic en la celda del

siguiente campo.

TODOS LOS CRITERIOS ESPECIFICADOS EN LA FILA CRITERIOS ESTÁN

COMBINADOS

Los criterios que especifique para los distintos campos de la fila Criterios se combinan

mediante el operador Y. Por ejemplo, podría especificar el criterio ="Chicago" para el

campo Ciudad y el criterio < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha()) para el campo

FechaNacimiento. Los dos criterios se interpretan juntos de la siguiente manera:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Los campos Ciudad y Fecha y Nacimiento incluyen criterios.

Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.

Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al

criterio.

Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.

Las reglas para la validación de datos son:

Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado

puede validar una regla especificada. A diferencia de una regla de validación de

campo, una regla de validación de tabla puede comprobar el valor de más de un

campo. Para crear la regla de validación, se usa el Generador de expresiones.

Microsoft access.

1 Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base relacionado

creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones.

Es un componente de la suite Microsoft office aunque no se incluye en el paquete

“básico”. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que

pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información,

entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría

pensarse.

El Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos

fácilmente También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entre las

diferentes tablas de la base de datos. Tiene un sistema de seguridad de cifrado

bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de

pequeños y medianos tamaños.

2) pasos para Arrancar y Cerrar

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access.

Desde el botón Inicio Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda

de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un

menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas

que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft

Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access del escritorio.

Puedes iniciar Access ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando

realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te

explicamos aquí.

Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

1. Elementos básicos de Access.

Las barras:

La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que

estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar

y cerrar.

La barra de Acceso rápido:

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como

Guardar, Imprimir o Deshacer.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello

haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más

frecuentes para elegir.

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás

añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones:

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones

relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en

Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más

habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el

punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que

te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente

aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma

aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o

conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad

del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para

ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán

ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaña.

El Botón de Office:

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como

Guardar, Imprimir… Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú

Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y

como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se

reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo,

la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la

opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre

la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la

derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones.

Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la

base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información

según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada

(Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a

Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones

que aparecen a la derecha.

Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

Base de datos: Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados

para un uso determinado.

Las bases de datos de Access tienen la extinción. MBD para que la PC las

reconozca como tal.

En un sistema de base de datos relacional, los datos de organizan en tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de

una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos

Tabla de datos: Una de datos es un objeto que se define y se utiliza para almacenar

los datos.

Una Tabla contiene Información sobre un tema o asunto particular como

pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código

del cliente, nombre del cliente, dirección.

Consultas:

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos

almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,…, pero

en en principios se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas

condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los

clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios:

Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas de manera práctica.

Existe diferentes tipos de formularios pero los que más utilizan tienen la forma de

fichas de datos.

Informes: Un informe Access no es más que una tabla o consulta mostrada en una

forma ´´ elegante y dinámica, los informes son uno de los módulos de Access más

importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de

documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramienta de agrupación y

ordenación de datos, y combinando con el código ´´VBA´´ que podemos asociar al

informe, los resultados pueden ser espectaculares.

Campos: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el

nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con

espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de

exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La

descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del

campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que

cargaramos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico: para introducir números

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el

contenido

Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del

tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra

tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro

combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un

registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil

y organizada.

Propiedades generales de los campos

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo

clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en

la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.

Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada uno

de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del campo, ya que

este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado por nuestra base de

datos en el disco fijo.

Conclusión: Mi conclusión es que Microsoft Access es muy útil y eficaz porque

ahí podemos hacer formularios ejemplo: poner la dirección del cliente el numero

la cedula… con eso uno tiene más orden.