Manual del Comité Distrital de La Fundación Rotaria 3

estructura del Comité distrital2.A

El Comité Distrital de La Fundación Rotaria está integrado por un grupo de rotarios de gran experiencia y dedicación que colaboran con el gobernador a fin de instruir, motivar e inspirar a los demás rotarios a participar en las actividades de la Funda-ción. Este comité sirve de enlace entre La Fundación Rotaria y los socios de los clubes rotarios. El gobernador de distrito es miembro ex officio del comité.

Presidente del Comité distrital de la Fundación rotariaA fin de que el Comité Distrital de La Fundación Rotaria funcione con eficacia deberá mantenerse la continuidad en su liderazgo. Por consiguiente, el presidente del Comi-té Distrital de La Fundación Rotaria es nombrado para un período trienal, pudiendo ser retirado del cargo por motivos justificados.

El presidente del comité tiene las siguientes responsabilidades:

» Colaborar con los integrantes del comité en la planificación, coordinación y evaluación de todas las actividades de la Fundación en el ámbito distrital.

» Colaborar con el gobernador y el instructor distrital en la coordinación de la sesión dedicada a la Fundación en los distintos eventos de capacitación.

» Colaborar con el gobernador electo a efectos de recabar la opinión de los rotarios antes de establecer las metas distritales respecto a la Fundación para el próximo año.

» Colaborar con los subcomités pertinentes en sus actividades de recaudación de fondos y de reconocimiento a los donantes.

» Garantizar la comunicación adecuada y eficaz con los comités de la Fundación de los clubes para promover el conocimiento cabal por parte de los rotarios de la obra de la Fundación.

» Recabar el apoyo de los coordinadores regionales de La Fundación Rotaria y de sus asistentes a fin de cumplir las responsabilidades del comité.

» Colaborar con los miembros del Comité Distrital de La Fundación Rotaria para determinar la asignación del Fondo Distrital Designado (FDD) otorgada a través del sistema SHARE.

» Ser uno de los dos signatarios para aprobar el uso del Fondo Distrital Designado.

» Asegurar la oportuna preparación y presentación de informes sobre las subvenciones humanitarias y programas educativos patrocinados por el distrito.

» Integrar todos los subcomités en calidad de miembro ex officio.

estruCtura del Comité distrital 2.A

manual del Comité distrital de la FundaCión rotaria

Manual del Comité Distrital de La Fundación Rotaria 4

estructura del Comité distrital2.A

» Asumir las responsabilidades de todo subcomité que no haya sido integrado o no esté en funcionamiento.

» Asesorar al gobernador en la selección de candidatos calificados para recibir premios de la Fundación.

subcomités del Comité distrital de la Fundación rotariaEl gobernador nombra a los presidentes de los subcomités para que ocupen sus car-gos durante un año. Los presidentes de los subcomités pasan a integrar automática-mente el Comité Distrital de La Fundación Rotaria. Estos nombramientos deberán basarse en la dedicación mostrada para con la Fundación, la cual quedaría demostra-da mediante su participación en los programas y sus contribuciones económicas. El gobernador también nombrará a los rotarios que ocuparán las plazas vacantes de los subcomités. Se recomienda contar con los siguientes subcomités:

» Becas

» Becas de Rotary pro Paz

» Intercambio de Grupos de Estudio

» Subvenciones

» PolioPlus

» Ex becarios

» Contribuciones Anuales

» Fondo Permanente

Los subcomités colaboran estrechamente con el Comité Distrital de La Fundación Rotaria a fin de promover la participación en las actividades de la Fundación, coor-dinar la cobertura de sus actividades en los medios de comunicación y promover la comprensión de las labores de los subcomités entre los rotarios. El Comité Distrital de La Fundación Rotaria deberá establecer un proceso para realizar un seguimiento de los desembolsos del FDD para asegurarse de contar con fondos suficientes. Los subco-mités ayudarán a determinar el modo en el que el FDD será distribuido entre los clu-bes. Tanto los coordinadores regionales de La Fundación Rotaria como sus asistentes estarán disponibles para ayudar a los subcomités a cumplir con sus responsabilidades.

Subcomité de becASEste subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Coordinar el proceso de selección de los Becarios de Buena Voluntad en el distrito.

» Coordinar los programas de orientación (cuando fuera posible, en el ámbito regional) para todos los becarios, antes de su partida y tras su regreso.

» Brindar asesoramiento e impartir capacitación a los consejeros patrocinadores y anfitriones.

» Mantenerse en contacto con los titulares de las becas durante el ciclo de estudios e instarlos a remitir puntualmente sus informes.

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estructura del Comité distrital2.A

» Poner a los titulares de las becas en contacto con el presidente del Subcomité Distrital de ex becarios.

Para obtener más información sobre becas, consulte la sección 6.A, Programas de La Fundación Rotaria.

Subcomité de becAS de RotARy pRo pAzEste subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Distribuir los materiales de solicitud entre los clubes del distrito.

» Seleccionar candidatos calificados para las becas.

» Organizar los programas de orientación (cuando fuera posible, en el ámbito multidistrital) para todos los becarios, tanto antes de su partida como tras su llegada.

» Brindar asesoramiento e impartir capacitación a los consejeros patrocinadores y anfitriones.

» Mantenerse en contacto con los titulares de las becas durante el ciclo de estudios e instarlos a remitir puntualmente sus informes tanto a los gobernadores de los distritos patrocinador y anfitrión como a la Fundación.

» Difundir el regreso de los becarios a través de los medios de comunicación y entre los rotarios del distrito.

» Poner a los titulares de las becas en contacto con el presidente del Subcomité Distrital de ex becarios y mantener los lazos de comunicación con éstos tras su regreso.

Para obtener más información sobre las becas de Rotary pro Paz, consulte la sección 6.A, Programas de La Fundación Rotaria.

Subcomité de inteRcAmbio de GRupoS de eStudioEste subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Colaborar con el gobernador y el gobernador electo en la tramitación de las solicitudes de becas de Intercambio de Grupos de Estudio.

» Organizar la participación del comité de selección, asegurándose de que los miembros del comité se designen de conformidad con el inciso 8.040.10.1 de The Rotary Foundation Code of Policies.

» Comunicarse con antelación y frecuencia con el subcomité del distrito hermano.

» Coordinar la orientación del equipo y los cursos de idiomas necesarios.

» Coordinar los itinerarios locales a efectos de incluir un mínimo de cinco días de estudios profesionales programados específicamente para cada miembro del equipo y hospedaje en los hogares de los rotarios anfitriones.

» Garantizar el cumplimiento de todas las normas y requisitos del programa.

» Poner a los titulares de las becas en contacto con el presidente del Subcomité Distrital de ex becarios y mantener la comunicación con éstos tras su regreso.

» Entrevistar a todos los candidatos y seleccionar al líder del equipo, a los integrantes del mismo y a los suplentes.

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estructura del Comité distrital2.A

» Enviar al distrito anfitrión los formularios de datos biográficos de los integrantes del equipo.

» Remitir los formularios de viaje del equipo a la oficina de Servicio de Viajes de RI (RITS) o a la agencia autorizada correspondiente.

» Enviar las solicitudes y los certificados médicos y de seguros de los miembros del equipo a los coordinadores del IGE de LFR.

» Finalizar el itinerario al menos dos meses antes de la llegada del equipo.

Para obtener más información sobre el Intercambio de Grupos de Estudio, consulte la sección 6.A, Programas de La Fundación Rotaria.

Subcomité de SubvencioneS Este subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Prestar servicio en calidad de experto distrital en todos los tipos de subvenciones humanitarias.

» Cooperar con los clubes y el distrito en la planificación de proyectos humanitarios que cuenten con la participación de la comunidad beneficiaria y la intervención activa de los rotarios.

» Colaborar con los comités de proyectos de servicio para identificar proyectos que pudieran recibir una subvención de la Fundación.

» Participar en el proceso de aprobación de subvenciones que requieren el uso de recursos del FDD, antes de someterlas a la consideración del presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria.

» Examinar todas las solicitudes de subvenciones y certificar que tengan los datos completos y correctos antes de remitirlas a la Fundación.

» Supervisar el avance los proyectos de Subvenciones Compartidas aprobados.

» Encargarse de la supervisión y custodia de los fondos en el ámbito distrital, a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del programa de Subvenciones Humanitarias, e informar inmediatamente a La Fundación Rotaria de todo problema al respecto.

» Garantizar que se logre un progreso satisfactorio y que los informes finales se remitan a tiempo.

Para obtener más información sobre las subvenciones, consulte la sección 6.A, Programas de La Fundación Rotaria.

Subcomité de poliopluS Este subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Promover la realización de contribuciones al Fondo PolioPlus para apoyar la campaña de erradicación de la polio.

» Organizar, por lo menos una vez al año, una actividad distrital de recaudación de fondos para PolioPlus.

» Solicitar la inclusión de información actualizada sobre la polio en los programas de todos los eventos de capacitación.

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estructura del Comité distrital2.A

» Coordinar la implementación de actividades de erradicación de la polio en conjunción con el Comité Nacional y Regional de PolioPlus, organismos gubernamentales y otras organizaciones.

» Colaborar con los clubes en la búsqueda de posibles contribuyentes de donaciones extraordinarias, empresas y fundaciones que pudieran estar interesados en colaborar en la erradicación de la polio.

» Apoyar las labores de concienciación y recaudación de fondos llevadas a cabo por los comités de PolioPlus.

Los Fiduciarios de La Fundación Rotaria y la Directiva de RI exhortan a los presiden-tes de los clubes a nombrar un Comité de PolioPlus, similar al Subcomité Distrital de PolioPlus.

Para obtener más información sobre PolioPlus, consulte la sección 5, PolioPlus.

Subcomité de ex becARioS Este subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Mantener una base de datos distrital completa, exacta y actualizada con informa-ción sobre los participantes en los programas de la Fundación patrocinados por el distrito o que residan en el distrito. Informando, a su vez a la Fundación de todo cambio realizado a dicha base de datos.

» Identificar a los ex becarios con dotes para la oratoria para invitarlos a futuras reuniones de capacitación.

» Exhortar a los rotarios a proponer candidatos al Premio por Servicio a la Humanidad para ex becarios de La Fundación Rotaria para que sean apoyados por el distrito.

» Organizar reuniones y actividades para los ex becarios de la Fundación que residan en el distrito.

» Exhortar a los ex becarios a realizar contribuciones económicas a La Fundación Rotaria.

» Publicar al menos una vez al año una reseña informativa actualizada sobre todos los ex becarios en el boletín del distrito.

» Invitar a los ex becarios para que vuelvan a su distrito patrocinador a fin de que participen en la Conferencia de Distrito, preferiblemente en calidad de orador.

» Lograr que algunos ex becarios sirvan como asesores del Subcomité Distrital de Becas de Rotary pro Paz.

» Asegurarse de que todos los ex becarios cumplan el requisito de efectuar presentaciones en el distrito patrocinador.

» Alentar a los ex becarios a seguir participando en Rotary afiliándose a un club, sugiriendo a futuros participantes en los programas, realizando contribuciones a la Fundación o participando en proyectos de servicio.

» Colaborar con otros subcomités a fin de incluir a ex becarios en los seminarios de orientación para los estudiantes que cursarán estudios en el extranjero o en el distrito.

» Fundar y mantener una asociación distrital de ex becarios.

Para obtener más información sobre ex becarios, consulte la sección 6.A, Programas de La Fundación Rotaria.

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estructura del Comité distrital2.A

Subcomité de contRibucioneS AnuAleS Este subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Ayudar a los clubes a establecer metas de contribución al Fondo Anual para Programas que representen un desafío, pero que a la vez sean realistas.

» Difundir los logros mensuales obtenidos por los clubes y el distrito.

» Estimular las contribuciones a título individual y del club que apoyen el cumplimiento de la meta del club y la meta mundial respecto al Fondo Anual para Programas.

» Ayudar a organizar y estimular la participación en actividades de recaudación de fondos en el ámbito del club y del distrito, y en eventos especiales de apoyo a LFR.

» Promover las oportunidades especiales de efectuar contribuciones tales como el Círculo de Socios Paul Harris, las contribuciones de los Sustentadores de La Fundación Rotaria, las donaciones “desafío”/impulsoras, las aportaciones equivalentes corporación-empleado y fomentar el apoyo de la comunidad y del sector empresarial a La Fundación Rotaria.

Para obtener más información sobre las contribuciones anuales, consulte la sección 7, Recaudación de Fondos.

Subcomité del Fondo peRmAnente Este subcomité tiene las siguientes responsabilidades:

» Establecer las metas distritales en lo referente a Benefactores, Círculo de Testadores y contribuyentes de donaciones extraordinarias.

» Informar a los rotarios sobre las oportunidades de efectuar contribuciones a largo plazo.

» Colaborar con los presidentes de los clubes para otorgar el debido reconocimiento a los Benefactores y miembros del Círculo de Testadores existentes al programar eventos de la Fundación.

» Coordinar con el presidente del Subcomité Distrital de Contribuciones Anuales la labor de promoción y solicitación de contribuciones directas al Fondo Permanente.

» Coordinar la identificación, el establecimiento de contactos y la solicitación de fondos para el Fondo Permanente a los posibles donantes; cuando resulte pertinente, obtener la colaboración de los dirigentes distritales, coordinadores regionales de La Fundación Rotaria, Fiduciarios, directores de RI, ex becarios y contribuyentes de donaciones extraordinarias en la planificación y solicitación de fondos a los posibles contribuyentes de donaciones extraordinarias.

» Agradecer las contribuciones de los Benefactores, integrantes del Círculo de Testadores y contribuyentes de donaciones extraordinarias, así como seguir cultivando la relación establecida entre ellos y la Fundación.

Para obtener más información sobre el Fondo Permanente, consulte la sección 7, Recaudación de Fondos.

Para obtener información detallada sobre funciones y responsabilidades, consulte The Rotary Foundation Code of Policies.

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