Fuentes y naturaleza del patrimonio de los propietarios

Fuentes y naturaleza del patrimonio de los propietariosEste recurso fue tomado de la siguiente fuente: autor Kurt Panny y otros autores, Principios de Auditoria, y de Arens, Alvin, (2008), Auditora, un enfoque integral, Pearson educacin, por el profesor Elvin Concepcin.

La mayor parte de esta seccin se relaciona con la auditora de las cuentas del patrimonio de los accionistas de las corporaciones.

El patrimonio de los propietarios para las corporaciones consiste en las cuentas de acciones de capital (preferenciales y comunes) y las ganancias retenidas. Los saldos en las cuentas de las acciones de capital cambian con las emisiones o recompras de acciones. La trasferencia de la propiedad de acciones de un accionista a otro no afecta los saldos de esta cuenta. Las ganancias retenidas normalmente aumentan con las ganancias y disminuyen con los pagos de dividendos. Adicionalmente, unos pocos asientos de diario (por ejemplo, ajustes del periodo anterior) pueden afectar directamente las utilidades retenidas. Las transacciones en las cuentas de patrimonio de los propietarios generalmente son pocas en nmero, pero sustanciales en valor. Durante el ao no puede ocurrir cambio alguno en las cuentas de las acciones de capital y probablemente solamente se harn uno o dos asientos a la cuenta de utilidades retenidas.

Enfoque de los auditores en relacin con la auditora del patrimonio de los propietarios:Los objetivos de los auditores en la auditora del patrimonio de los propietarios son:

1. Considerar el control interno sobre el patrimonio de los propietarios.

2. Determinar la existencia del patrimonio de propietarios registrado.

3. Establecer la inclusin completa del patrimonio de propietarios registrado.

4. Determinar si la valuacin del patrimonio de los propietarios est en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

5. Establecer la precisin numrica de las planillas del patrimonio de los propietarios.

6. Determinar si la presentacin y revelacin del patrimonio de los propietarios son apropiadas.

En unin con la auditora de las cuentas de patrimonio de los propietarios, los auditores obtendrn tambin evidencia sobre las cuentas relacionadas de dividendos por pagar y descuentos y primas de acciones de capital. Tambin se rene evidencia sobre el corte apropiado de las entradas y desembolsos de efectivo relacionado con las cuentas de patrimonio.

Control interno sobre el patrimonio de los propietarios

Hay tres elementos principales en un control interno slido sobre las acciones de capital y los dividendos. Estos tres elementos son: 1) la autorizacin apropiada de las transacciones por parte de la junta directiva y los altos ejecutivos corporativos; 2) la divisin de funciones en el manejo de estas transacciones (preferiblemente el uso de agentes independientes para el registro y trasferencia de acciones y para el pago de dividendos); y 3) el mantenimiento de los registros adecuados.

Control de las transacciones de acciones de capital por parte de la junta directiva. Todos los cambios en las cuentas de acciones de capital deben recibir una aprobacin adelantada y formal por parte de la junta directiva. La junta directiva debe determinar el nmero de acciones que deben ser emitidas y el precio por accin; si debe utilizarse un plan de pago de cuotas, la junta debe formular los trminos. Si debe aceptarse planta y equipo, servicios, o cualquier consideracin diferente del efectivo en pago de las acciones, la junta directiva debe fijar el valor de los activos recibidos diferentes del efectivo. Las trasferencias de utilidades retenidas a las cuentas de Acciones de capital y Capital pagado, como en el caso de los dividendos de acciones, son iniciadas por la accin de la junta. Adicionalmente, las divisiones (split) de acciones y los cambios en el valor par o establecido de las acciones requieren una autorizacin formal por parte de la junta.

Registrador independiente y agente de trasferencia de acciones

Al evaluar el control interno sobre las acciones de capital, la primera pregunta que los auditores consideran es si la corporacin emplea los servicios de un registrador de acciones independiente y un agente de trasferencia de acciones o si sta maneja sus propias transacciones de acciones de capital. El control interno es mucho ms slido cuando se utilizan los servicios de un registrador de acciones independiente y un agente de trasferencia de acciones, porque los bancos o las compaas de fideicomiso que actan en calidad de registradores tendrn la experiencia, las instalaciones especializadas y el personal entrenado para realizar el trabajo en una forma experta. Adems, al asignar la responsabilidad del manejo de los certificados de acciones de capital a organizaciones separadas e independientes, la corporacin alcanza la medida completa del concepto de control interno de separacin de funciones. La bolsa de valores de Nueva York y la mayora de las dems bolsas exigen que las corporaciones afiliadas utilicen los servicios de un registrador independiente.

La principal responsabilidad del registrador de acciones es evitar cualquier emisin excesiva de acciones. El peligro de la emisin excesiva se ilustra mediante la vieja historia de un promotor que vendi una participacin de 25% en una corporacin nueva a cada uno de los 10 inversionistas. Para evitar fraudes como ste, el registrador debe verificar que los certificados de acciones sean emitidos en concordancia con los artculos de constitucin como corporacin y las autorizaciones formales por parte de la junta directiva. El registrador obtiene copias de los documentos que autorizan el total de acciones que sern emitidas y lleva registros del total de acciones emitidas y canceladas. Cada certificado nuevo debe ser presentado al registrador para examen y registro antes de ser entregado a un accionista. Los peligros de fraude y error accidental relacionados con la emisin inapropiada de certificados de acciones se reducen bastante cuando se emplea un registrador independiente.

Libro de certificado de acciones y mayor de accionistas

Si la corporacin no utiliza los servicios de un registrador independiente y un agente de trasferencia de acciones, la junta directiva, generalmente, asigna estas funciones al secretario de la compaa. La junta directiva debe nombrar altos ejecutivos que estn autorizados para J) firmar los certificados de acciones; 2) llevar registros de accionistas, 3) tener la custodia de certificados no entregados y 4) firmar los cheques de dividendos. Los certificados de acciones deben estar numerados e impresos serialmente, y desde el momento de la entrega a la compaa hasta la emisin, deben estar bajo custodia exclusiva del alto ejecutivo designado. Generalmente, se requieren las firmas de dos altos ejecutivos en los certificados de las acciones.

Con frecuencia, los certificados son preparados en libros en donde los certificados son desprendibles, llamados libros de certificados de acciones, en los que quedan talonarios adheridos, similares a los de las chequeras. Cada talonario muestra el nmero del certificado y contiene espacios en blanco para registrar el nmero de acciones representadas por el certificado, el nombre del accionista y el nmero serial de cualquier certificado emitido anteriormente, entregado a cambio del nuevo. Los certificados deben ser emitidos en secuencia numrica y slo deben ser firmados o contrafirmados en el momento de la emisin. Cuando las acciones en circulacin son trasferidas de un tenedor a otro, el certificado viejo es entregado a la compaa. El alto ejecutivo designado cancela el certificado viejo perforndolo y adhirindolo al talonario correspondiente en el libro de certificados.Control interno sobre los dividendosLa naturaleza del control interno sobre el pago de dividendos, como en el caso de la emisin de acciones, depende principalmente de si la compaa realiza por s misma la funcin de pago de los dividendos o utiliza los servicios de un agente independiente para el pago de dividendos. Si se utiliza un agente independiente de pago de dividendos, la corporacin entregar al agente una copia certificada de la declaracin de dividendos y un cheque por la cantidad completa del dividendo. Generalmente, se nombra al banco o compaa de fideicomiso que sirve como agente de transferencia de acciones para distribuir el dividendo, puesto que ste lleva un registro detallado de los accionistas. El agente emite cheques de dividendos a cada accionista y enva a la corporacin una lista de los pagos hechos. Desde el punto de vista del control interno, debe recomendarse el uso de un agente fiscal independiente, ya que ste reduce materialmente la posibilidad de fraude o de error que surge en conexin con la distribucin de dividendos.

En una corporacin pequea que no utiliza los servicios de un agente que paga dividendos, la responsabilidad del pago de dividendos, la responsabilidad del pago de dividendos generalmente est a cargo del tesorero y del secretario. Despus de una declaracin de dividendos por parte de la junta directiva, el secretario prepara una lista de accionistas a la fecha del registro, el nmero de acciones en poder de cada uno y la cantidad de dividendos que cada uno debe recibir. El total de estas cantidades individuales se prueba multiplicando el dividendo por accin por el nmero total de acciones en circulacin.

Los cheques de dividendos controlados por nmeros seriales se giran pagaderos a cada accionista por los montos que aparecen en la lista de accionistas. Si el mayor de accionistas se maneja en un archivo maestro de computador, los cheques de dividendos pueden ser preparados por el computador directamente a partir de este registro. La lista de accionistas y los cheques de dividendos son presentados al tesorero para su aprobacin y firma. Los cheques deben ser conciliados por el tesorero con el total de acciones en circulacin y enviados por correo, sin que estn de nuevo bajo control del alto ejecutivo que los prepar.

El efectivo por el monto del dividendo total se trasfiere luego de la cuenta bancada general a una cuenta bancaria de dividendos separada. A medida que los cheques de dividendos individuales son pagados de esta cuenta y devueltos por el banco, stos deben ser asociados con los talonarios de cheques o marcados con pagado en el registro de cheques de dividendos.

Papeles de trabajo de auditora para el patrimonio de propietarios

Adems de la planilla sumaria para las cuentas de patrimonio de propietarios, los auditores preparan un anlisis de cada cuenta de patrimonio para el archivo permanente. Para una corporacin de propiedad cerrada no atendida por un agente de trasferencias, con frecuencia los auditores preparan una lista de accionistas y el nmero de acciones de propiedad de cada uno para el archivo permanente.

PROGRAMA DE AUDITORIA: ACCIONES DE CAPITAL

Los siguientes procedimientos son tpicos del trabajo requerido en muchos contratos para la verificacin de las acciones de capital:1. Obtener un conocimiento del control interno sobre las transacciones de acciones de capital.

2. Examinar los artculos o escrituras de constitucin como corporacin, los estatutos y las actas, en lo referente a las disposiciones relacionadas con las acciones de capital.

3. Obtener o preparar un anlisis de las cuentas de acciones de capital.4. Revisar la adecuada contabilizacin de todos los ingresos por emisin de acciones.

5. Confirmar las acciones en circulacin con el registrador independiente y con el agente de trasferencia de acciones.

6. Para una corporacin que acta como su propio registrador y agente de trasferencia de acciones, conciliar los registros de los accionistas con el mayor general.

7. Determinar el cumplimiento de los planes de opcin de acciones y de otras restricciones y preferencias relacionadas con las acciones de capital.

UTILIDADES Y DIVIDENDOS RETENIDOS

El trabajo de auditora sobre las utilidades y dividendos retenidos incluye dos pasos principales: 1) el anlisis de las utilidades retenidas y cualquier apropiacin de las utilidades retenidas, y 2) la revisin de los procedimientos para los dividendos, tanto para los dividendos pagados en efectivo como para aquellos pagados en acciones.

En la auditora del primer ao, el anlisis de las utilidades retenidas y de cualquier apropiacin de utilidades retenidas debe cubrir la historia completa de estas cuentas. Este tipo de anlisis se prepara para el archivo permanente y se anexa en cada auditora anual. Los crditos a la cuenta de Utilidades retenidas generalmente representan cantidades de utilidad neta trasferidas de la cuenta de Resumen de ingresos. Los dbitos a la cuenta de Utilidades retenidas generalmente incluyen asientos por prdidas netas, dividendos en efectivo y en acciones y la creacin o aumento de las reservas apropiadas. Las apropiaciones de las ganancias retenidas requieren una autorizacin especfica por parte de la junta directiva. La nica verificacin necesaria para estos asientos es cerciorarse de que las fechas y los montos correspondan a las acciones de la junta.

En la verificacin de los dividendos en efectivo, generalmente los auditores realizan los siguientes pasos:

1. Determinan las fechas y cantidades de los dividendos autorizados.

2. Verifican los montos pagados.

3. Determinan la cantidad de dividendos preferenciales atrasados.

4. Revisan el tratamiento a los cheques de dividendos no reclamados.

El anlisis de los auditores de las declaraciones de dividendos puede revelar la existencia de dividendos declarados pero no pagados. Estos dividendos deben mostrarse como pasivos en el balance general. Los auditores deben revisar tambin los procedimientos para manejar los dividendos no reclamados y cerciorarse de que estos renglones sean reconocidos como pasivos.