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UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE COMPUTACIÓN

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.

Trabajo Especial de Grado para Optar al Título de

Ingeniero de Computación

PRESENTADO POR: Br. Ocando C., Elianni B. C.I.- V – 15.069.971

Tutor Académico: Msc. Rosa E. Zamora C.

C.I.- 13.737.474

Maracaibo, Septiembre de 2.006

DERECHOS RESERVADOS

UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

ii

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA

EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.

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VEREDICTO

Este jurado aprueba el Trabajo Especial de Grado titulado “DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.” que la bachiller OCANDO COLINA, ELIANNI BEATRIZ C.I. V – 15.069.971 presenta para optar al título de INGENIERO DE COMPUTACIÓN.

Maracaibo, Septiembre de 2.006

Jurado Examinador

____________________________ Lcda. Rosa E. Zamora C.

Tutor – Jurado C.I.- V – 13.737.474

____________________________ ____________________________

_____________________________ Ing. Carlos Urdaneta

Director de la Escuela de Computación C.I.- V – 8.985.945

____________________________ Ing. José Bohórquez

Decano de la Facultad de Ingeniería C.I.- V – 3.379.454

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DEDICATORIA

A Dios, y a la Virgen María... por guiar mis pasos desde el primer día de mi

vida, hasta aquí y en adelante…

A mis padres Luz y Manuel, que son mi ejemplo y que por mucho tiempo

han esperado los frutos de su amor y esfuerzo, este triunfo es para ustedes. ¡Los

amo!

A mis hermanos, que son mis compañeros, amigos y apoyo… que a su

manera me dan su confianza y están conmigo cuando los necesito…

A mis abuelos Angela, Enrique, Josefa (Pepa) y en especial a José (Pepo)

quien tuvo que partir y no tuvo tiempo de compartir en la tierra este logro, pero que

desde el cielo me acompaña y me ilumina…

A mis tíos y primos que con sus consejos y su apoyo me han impulsado en

mi camino…

A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, mis compañeras de camino,

de risas, de lágrimas… Mis hermanas y consejeras…

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DERECHOS RESERVADOS


A Michael, por acompañarme cuando estuve cansada, cuando creí que no

tenía fuerza y por darme las suya cuando me vio flaquear…

A los que creyeron en mí… y a los que no, porque en ellos también hay parte

de mi fortaleza…

Elianni

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AGRADECIMIENTO

A mis padres Luz y Manuel, que me han acompañado a lo largo del

camino, llevándome de la mano, y dándome las herramientas para alcanzar mis

metas… Hoy, cuando ven cumplida su tarea, y nuestro sueño realizado… les doy

mil gracias por procurar siempre lo mejor para mí…

A las familias Cañizales, Vargas, Rojas y Rodríguez por ser mi familia

también… Por ser parte de mi vida, de mi sueño y de este logro…

A Alberto por compartir conmigo sus conocimientos…

A Maribel Díaz, por permitirme desarrollar mi trabajo de grado en su

empresa…

A mis amigas Carolina, Alejandra y Josmary, que me acompañaron, me

enseñaron y me halaron las orejas todos los días, no saben cuánto las

extraño…!!!!

A todos mis profesores que con todos los dolores de cabeza que me dieron

y que les di fueron parte importante en mi formación.

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DERECHOS RESERVADOS


A Michael, que cada noche de trabajo en la computadora evitó que me

quedara dormida…

A David, quien me dijo que no desmayara, que la universidad no es una

carrera de velocidad, sino de resistencia...

En especial, a mi profe Rosa Zamora, por su tiempo poco o mucho, por su

paciencia, que siempre fue mucha… y porque en muchos momentos fue más que

una profesora, fue una amiga, alguien que me escucha, me aconseja y me enseñó

que aquello que juzgamos, es el reflejo de nosotros mismos…

A mis amigos de la van, los que se fueron y los que estuvieron hasta el final,

a mis compañeros de carrera, que pasaron conmigo verdes y maduras. Debo

mencionar especialmente a Miguel Rondón, no fue sino hasta que leí tu tesis,

que supe lo importante que son, y el cariño con que se les recuerda cuando se

van…

A todos, ¡¡un millón de gracias!! Sin ustedes no hubiera sido posible

Elianni

vii

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RESUMEN

Ocando Colina, Elianni Beatriz. “SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE FACTURACIÓN E INVENTARIO DE ÓPTICA DÍAZ, C.A.”. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniería. Escuela de Computación. Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Septiembre de 2006. La investigación tuvo como objetivo general desarrollar un sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A. La investigación es de tipo descriptiva porque en ella se miden conceptos y variables específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, y aplicada porque resuelve el problema planteado en un período determinado de tiempo. El diseño de investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal – descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún tipo de manipulación. La población está conformada por la propietaria de la empresa. Las técnicas de recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista informal no estructurada y la observación documental. El sistema se desarrolló siguiendo seis de las ocho fases del Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000), las cuales fueron: Análisis de dominio de la aplicación, descubrimiento de requerimientos, especificación de requerimientos, diseño del sistema, implementación del sistema y pruebas del sistema. La herramienta utilizada para el desarrollo fue Visual Basic 8.0. Los resultados obtenidos en la investigación cumplieron los objetivos planteados, concluyendo que el sistema de información automatizado agilizará los procesos de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. Palabras Clave: Sistema de Información, Control, Facturación, Inventario.

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ÍNDICE GENERAL

Pág.

VEREDICTO iii

DEDICATORIA iv

AGRADECIMIENTO vi

RESUMEN viii

ÍNDICE GENERAL ix

ÍNDICE DE CUADROS xiii

INDICE DE FIGURAS xiv

INTRODUCCIÓN xvi

CAPÍTULO I. EL PROBLEMA

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 20

1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 24

1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 24

1.3.1.- OBJETIVO GENERAL 24

1.3.2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS 24

1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN 25

1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 27

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CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO

2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 29

2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 34

2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN 35

2.2.2.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN 36

2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 38

2.2.4.- COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 39

2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 40

2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 42

2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 44

2.2.8.- METODOLOGÍAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN 47

2.3.- BASES DE DATOS 56

2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS 56

2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS 57

2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS 58

2.7.- CONTROL 59

2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL 60

2.7.2.- IMPORTANCIA DEL CONTROL 60

2.8.- FACTURA 61

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2.9.- INVENTARIO 61

2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR 62

2.10.1.- VISUAL BASIC 62

2.11.- SISTEMA DE VARIABLES 63

2.11.1.- VARIABLE SISTEMA DE INFORMACIÓN 63

2.11.2.- VARIABLE CONTROL 63

CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO

3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN 67

3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 68

3.3.- POBLACIÓN 69

3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS 70

3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO 72

CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS

4.1.- ANÁLISIS DE DOMINIO DE LA APLICACIÓN 74

4.2.- DESUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS 76

4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS 77

4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA 84

4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 95

4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA 95

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4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS 96

CAPÍTULO V. MANUAL DEL USUARIO

5.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 99

5.2.- REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE 100

5.3.- INSTALACIÓN DEL SISTEMA 100

5.4.- OPERACIÓN DEL SISTEMA 104

CONCLUSIONES cxiv

RECOMENDACIONES cxvii

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS cxix

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ÍNDICE DE CUADROS

Pág.

1.- MAPA DE VARIABLES 65

2.- CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN 69

3.- ACTORES Y PROCESOS 75

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ÍNDICE DE FIGURAS

Pág.

1.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA (MONTILVA) 44

2.- CICLO DE VIDA DEL MODELO CASCADA (PRESSMAN) 49

3.- ANALISIS DEL DOMINIO DE APLICACIÓN 51

4.- DESCUBRIMIENTO DE REQUERIMIENTOS 51

5.- ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS 52

6.- DISEÑO DEL SISTEMA 53

7.- DISEÑO DE COMPONENTES 54

8.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 54

9.- PRUEBAS DEL SISTEMA 55

10.- ENTREGA DEL SISTEMA 55

11.- CASO DE USO GENERAL 78

12.- CASO DE USO PRIMARIO 78

13.- CASO DE USO SECUNDARIO. DATOS 79

14.- CASO DE USO SECUNDARIO. FACTURAR 79

15.- CASO DE USO SECUNDARIO. CONSULTAS 80

16.- CASO DE USO SECUNDARIO. REPORTES 80

17.- CASO DE USO SECUNDARIO. OTROS 81

18.- CASO DE USO SECUNDARIO. SALIR 81

19.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. DATOS. 82

20.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. FACTURAR 82

21.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. CONSULTA 83

22.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. REPORTES 83

23.- DIAGRAMA DE SECUENCIA. OTROS 83

24.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN 84

25.- PANTALLA PRINCIPAL 85

26.- PANTALLA INVENTARIO 86

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27.- PANTALLA CLIENTES 87

28.- PANTALLA FACTURAR 88

29.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO 89


31.- PANTALLA FACTURAS 91

32.- PANTALLA ACERCA DE 91

33.- PANTALLA USUARIOS 92

34.- TABLA CLIENTES 93

35.- TABLA INVENTARIO 94

36.- TABLA FACTURAS 94

37.- TABLA USUARIOS 95

38.- ICONO DE INSTALACIÓN SETUP 101

39.- INSTALACIÓN DE ÓPTICA DÍAZ 101

40.- CAMBIAR DIRECTORIO 102

41.- CREAR NUEVO DIRECTORIO DESTINO 102

42.- INICIAR INSTALACIÓN 103

43.- ELEGIR GRUPO DE PROGRAMAS 103

44.- INSTALACIÓN SATISFACTORIA 104

45.- PANTALLA INICIO DE SESIÓN 104

46.- PANTALLA PRINCIPAL 105

47.- PANTALLA INVENTARIO 106


49.- PANTALLA FACTURAR 108

50.- PANTALLA CONSULTA DE INVENTARIO 109


52.- PANTALLA FACTURAS 111

53.- PANTALLA ACERCA DE 111

54.- PANTALLA USUARIOS 112

xv

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INTRODUCCIÓN

En los últimos tiempos, la economía y operaciones de las organizaciones e

incluso de países enteros está basada en la información, esto obliga a los

empresarios y particulares a interactuar directa o indirectamente con sistemas de

diferente índole: manuales o automatizados que permitan manejarla de la forma

más eficaz. Esto se evidencia en el creciente interés de la población por acercarse

a la tecnología en los diferentes sectores de la vida pública.

En este sentido, es importante destacar la integración de particulares y

empresas al trabajo con equipos de cómputo, los cuales agilizan el procesamiento

de grandes cantidades de datos y le suministran al usuario la información

requerida en el menor tiempo posible lo cual hace a los sistemas de información

automatizados una pieza clave en el desempeño de las empresas. Esta

integración, ayuda a mejorar los procesos administrativos de la organización, lo

cual se traduce en mayor competitividad y éxito en las actividades emprendidas.

En esta investigación, se consideró la preocupación de Óptica Díaz, C.A.

por la modernización de sus procesos de facturación e inventario, buscando

obtener a futuro, un control más seguro de los mismos. A fin de cumplir los

objetivos propuestos, se desarrolló un plan de investigación estructurado en cuatro

capítulos, expuestos a continuación:

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En el Capítulo I se plantea la problemática presentada por Óptica Díaz,

C.A., del mismo modo, se enuncian los objetivos generales y específicos que se

espera alcanzar, la justificación de la investigación desde el punto de vista

académico, económico, social y metodológico y finalmente la delimitación espacial

y temporal de la investigación.

En el Capítulo II se exponen las bases teóricas que sirven de apoyo a la

investigación, está compuesto por los antecedentes de la investigación, bases

teóricas, ciclo de vida del sistema de información y explicación teórica de los

lineamientos a seguir para el desarrollo del sistema de información. Por último, se

definen los términos básicos que permitan la ubicación en el contexto del estudio.

El Capítulo III, define el aspecto metodológico de la investigación, e incluye

el tipo de investigación, diseño de la misma, técnicas de recolección de datos y

fases a desarrollar según la metodología de diseño seleccionada.

En el Capítulo IV se detallan los resultados obtenidos luego de la

realización del sistema de información automatizado. En éste capítulo, se

comprenden los datos mediante la aplicación de cada fase de la metodología y se

discuten los resultados obtenidos en cada fase de desarrollo, lo cual llevará a la

automatización del sistema actual.

xvii

DERECHOS RESERVADOS


Finalmente, en el capítulo V se presenta el manual de usuario del sistema

de información automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica

Díaz, C.A., el cual explica detalladamente todas las operaciones a realizar.

xviii

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Capítulo I. El Problema UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

En este capítulo se plantea en forma objetiva el problema

correspondiente a esta investigación y la formulación del mismo. Asimismo,

se plasman los objetivos que se persiguen durante el desarrollo del estudio,

su justificación y delimitación espacial y temporal.

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La información se define como un conjunto organizado de datos, que

constituyen un mensaje sobre un ente o fenómeno. Durante años, el ser

humano ha utilizado diferentes métodos para el manejo de la información y

toma de decisiones, utilizando como base el papel. Elaborar manualmente

los procesos cotidianos de una organización ha sido la forma más común

para la realización de tareas como facturación, inventario, registro y control

de ingreso o egreso, entre otros.

En los últimos, años la actualización en materia tecnológica ha

adquirido importancia debido a la transformación de las condiciones de vida

del ser humano. El crecimiento de la demanda de productos y servicios ha

creado la necesidad de desarrollar herramientas basadas en nuevas

20

DERECHOS RESERVADOS


21

tecnologías, lo cual origina la evolución de los mecanismos de trabajo, y

dándoles la capacidad de manejar de modo acelerado grandes cantidades de

información de manera confiable. Esta necesidad, obliga a las empresas a

implementar sistemas que permitan la recepción, procesamiento

almacenamiento y acceso de datos, debido al creciente movimiento de

información manejado dentro de las organizaciones.

Cada día más, la competencia por la excelencia en la calidad de los

productos y la eficiencia de servicios es mayor, y está más ligada a la

tecnología, por este motivo, el mercado de las tecnologías de la información

requiere un nuevo estilo de empresa, la cual facilitará al cliente soluciones

competitivas mediante la utilización de herramientas y metodologías

actuales, y una concepción de la empresa, desde su inicio, con una

estructura que optimice el costo de cualquier proyecto y potencie el

conocimiento tecnológico. En este sentido, es importante la intervención de

los equipos de computación, por ser el elemento de partida para la puesta en

marcha de los sistemas automatizados.

Con miras a satisfacer la demanda, surge la utilización de sistemas que

permitan manejar la información de manera automatizada, transformando los

procesos manuales y permitiéndoles ser consistentes y confiables con el uso

de computadores y sistemas de información. Entre los factores más

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22

importantes para el buen funcionamiento de los mismos, está el cumplimiento

de los requerimientos tácticos y estratégicos de la organización utilizando las

herramientas disponibles en la actualidad.

En Venezuela, el campo de los sistemas de información automatizados

experimenta un crecimiento constante debido al incremento en los niveles de

exigencia de las diferentes empresas. Óptica Díaz no escapa a este

crecimiento, por lo cual se hace necesario el desarrollo de un sistema de

información que permita automatizar los procesos de inventario y facturación

realizados en ella.

Óptica Díaz, objeto de éste estudio, presta servicios a clientes

particulares y empresas desde hace 8 años, período en el cual se han

observado deficiencias en la calidad de sus servicios, así como su parte

operativa y administrativa. Esta empresa, vende a sus clientes productos

como lentes correctivos, de sol, de contacto, accesorios, entre otros. Cada

venta es facturada manualmente y registrada en planillas, que

posteriormente son vaciadas en formatos de inventario.

Como consecuencia de los métodos empleados en la organización, hay

facturas acumuladas, extraviadas para el momento de la entrega o en

algunos casos se hace necesario realizar una nueva factura, lo cual implica

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23

un desajuste en la secuencia de facturas y la modificación de los libros de

inventario, por medio de tachaduras, enmiendas o el vaciado de información

en una nueva hoja. En el inventario, es frecuente la inconsistencia de datos

principalmente en la salida de ítemes como monturas o lentes de sol, pues se

hace tediosa la revisión de las fichas de inventario y marcar cada salida.

Es importante mencionar, el deterioro del material empleado en la

elaboración de las actividades administrativas, aunado a la necesidad de

mayor espacio físico, consecuencia de la acumulación de documentos en la

utilización de este método de trabajo. Además de la ineficacia de los

procesos, el costo asociado a la papelería y mobiliario necesario es cada vez

mayor.

Por todo lo anteriormente expuesto, Óptica Díaz, C.A. ha considerado el

desarrollo de un sistema de información automatizado para el control de

facturación e inventario, como una herramienta capaz de manejar los

registros de ventas de monturas, lentes de sol, de contacto y otros productos

ofrecidos por la empresa; generar facturas y reportes de inventario. Esta

información es utilizada como un instrumento eficaz para la administración,

por lo cual se busca la organización de datos haciéndolos de fácil registro,

almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación, de acuerdo a

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24

los requerimientos de los usuarios involucrados, contando así con un sistema

funcional que satisfaga sus necesidades.

1.2.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo desarrollar un sistema de información automatizado para el

control de pacientes, facturación e inventario de Óptica Díaz en Cabimas?

1.3.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.3.1.- Objetivo General:

Desarrollar un sistema de información automatizado para el

control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

1.3.2.- Objetivos Específicos:

• Analizar los procesos actuales para el control de facturación e

inventario de Óptica Díaz, C.A.

• Determinar los requerimientos del sistema de información

automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

• Especificar los requerimientos del sistema de información

automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

• Diseñar el sistema de información automatizado para el control

de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

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25

• Implementar el sistema de información automatizado para el

control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

• Realizar las pruebas del sistema de información automatizado

para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

1.4.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

A fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos en la

presente investigación, se desarrolló un sistema de información automatizado

para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz, empleando

técnicas de Análisis y Diseño de Sistemas de Información el cual permitió

obtener un registro actualizado, de fácil consulta y consistente que contiene

los datos de los productos ofrecidos por la empresa, así como las

operaciones asociadas a ellos, facilitando el manejo de la información

necesaria para llevar a cabo los procesos inherentes a la empresa.

Este sistema ofrecerá a los usuarios y clientes mayor calidad en los

servicios prestados por Óptica Díaz, mediante la automatización de los

mismos, que traerá como consecuencia la eliminación de problemas como

inconsistencia o pérdida de datos, retardos al momento de consultar

información, errores en la secuencia de registros y dificultades en la

modificación de datos.

DERECHOS RESERVADOS


26

Este sistema, permitirá llevar un registro detallado de los productos con

los que cuenta la óptica, lo cual favorecerá la eficacia en la elaboración de

inventarios y actualización de existencias, y beneficiará los procesos

realizados a diario.

Para el desarrollo de la investigación se utilizaron como métodos de

recolección de datos, técnicas tales como la entrevista y la observación

directa, con la finalidad de obtener información referente a las operaciones

realizadas en la Óptica.

El sistema desarrollado en la investigación, es importante porque

permite a la Óptica Díaz aumentar sus niveles de competitividad en el

mercado local y regional, mediante la automatización de procesos

actualmente empleados lo cual proporcionará mejor fluidez de la información

en la empresa, optimización del tiempo de respuesta y transparencia en el

manejo de los datos, lo cual se traduce en beneficios económicos y en la

colocación de la empresa a la vanguardia de la tecnología.

En este orden de ideas, es importante señalar que el sistema de

información desarrollado permitirá disminuir los costos asociados a papelería,

imprenta y mobiliario, además de proporcionar un mejor aprovechamiento del

DERECHOS RESERVADOS


27

espacio físico y ofreciendo un ambiente de trabajo óptimo para el

cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Desde el punto de vista metodológico, esta investigación servirá como

apoyo y punto de partida a trabajos de características similares y aportará

conocimientos referentes al análisis y diseño de sistemas de información

automatizados, basados en técnicas propuestas en ella y servirá para el

desarrollo de proyectos a gran escala.

1.5.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La presente investigación se realizó en la Óptica Díaz, C.A., situada en

la Carretera “K” sector Las 5 Bocas, Municipio Cabimas del Estado Zulia.

Se desarrolló en el área Ingeniería de Computación, específicamente

Análisis y Diseño de Sistemas de Información en un lapso comprendido entre

Enero y Julio de 2.006.

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Capítulo II. Marco Teórico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Este capítulo consta de los antecedentes vinculados a esta

investigación, las bases teóricas que la soportan y la definición de los

términos básicos empleados en su realización. Se presenta también el

sistema de variables y la metodología empleada en el desarrollo del

sistema de información automatizado.

2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

Para la realización de esta investigación se han consultado trabajos

anteriores que guardan relación directa o indirecta con ella, a continuación

se mencionan:

Peña y Salas (2005) desarrollaron un sistema de información

automatizado para el control de los procesos de facturación e inventario

de la empresa Repuestos Josbri, C.A. El objetivo principal de esta

investigación se centró en realizar un sistema de información para

optimizar el proceso de facturación e inventario de la empresa Repuestos

Josbri, C.A., llevando así un control de entrada y salida de los artículos,

para la posterior consulta de la información relacionada con los

inventarios.

29

DERECHOS RESERVADOS


30

La metodología utilizada es de Pressman (2002), Modelo Lineal

Secuencial constituido por cinco fases, de las cuales sólo fueron

empleadas tres, debido a que dos de las mismas no se aplicaran al

contexto por ser una propuesta de aplicación a futuro. La construcción del

sistema se realizó en el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y el

manejador de base de datos Access 2000 bajo Windows.

Como resultado de esta investigación se obtuvo una herramienta de

software capaz de facilitar el logro de los objetivos y requerimientos del

área de facturación e inventario, el control de los artículos, un manejo

rápido y eficaz de la información, al mismo tiempo disminuyendo los

errores asociados a operaciones manuales y los costos operativos. De

igual modo, las conclusiones obtenidas, señalan que el sistema

desarrollado aumenta la productividad y permite el fácil acceso a la

información.

Igualmente Vargas (2004), realizó un trabajo especial de grado

titulado “Diseño de un sistema de información para automatizar el registro

y control de afiliados a la Videotienda Frankstore” el cual sirvió de apoyo

para la investigación desde el punto de vista teórico y metodológico. Su

objetivo general fue diseñar un sistema de información para automatizar

DERECHOS RESERVADOS


31

el registro y control de clientes afiliados a la Videotienda Frankstore. Esta

investigación fue de tipo descriptiva, pues en ella se mostraron los

procesos llevados a cabo para el desarrollo del sistema, empleando la

metodología propuesta por Senn (1992).

El diseño de esta investigación fue de tipo No Experimental –

Transaccional Descriptiva, debido a que se analizó el estado de las

variables con sus condiciones en un momento específico, aplicando la

entrevista no estructurada, observación directa, observación documental y

revisión bibliográfica. Esta investigación ha permitido examinar la

necesidad de diseñar un sistema de información para automatizar las

actividades realizadas diariamente a fin de obtener la información

necesaria en un menor tiempo y con mayor precisión y confiabilidad.

Por su parte, Rondón (2003) en su trabajo especial de grado titulado

“Sistema de Información automatizado para el control de los procesos

administrativos de una estación de servicios”, tuvo como objetivo general

desarrollar un sistema de información que automatizara los procesos

administrativos de una estación de servicios.

Con respecto al tipo de investigación, esta puede clasificarse como

descriptiva, pues según lo establecido por Sampieri (1998), ésta mide de

manera independiente los conceptos, eventos, situaciones o variables a

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32

los que se refieren. De acuerdo a su diseño, la investigación es no

experimental.

En cuanto a la población, está conformada por el personal

administrativo de la empresa. Las técnicas de recolección de datos fueron

la observación directa y la entrevista no estructurada. La metodología

empleada para el desarrollo del sistema estuvo basada en seis fases de

la metodología titulada Modelo de Procesos WATCH de Montilva (2000),

a conocer: análisis del dominio de la aplicación, descubrimiento del

requerimiento, especificación de requerimiento, diseño del sistema,

implementación del sistema y pruebas del sistema.

La herramienta utilizada por Rondón para el desarrollo del sistema

de información fue el lenguaje de programación Delphi 6.0. Los resultados

arrojados por la investigación cumplieron con los objetivos propuestos

llegando a la conclusión de que el sistema de información agilizará los

procesos administrativos dentro de la estación de servicios, maximizando

el rendimiento del mismo.

Ahora bien, Camacho (2002), desarrolló un sistema de información

automatizado cuyo objetivo general fue diseñar un sistema de información

automatizado que permitiera el control de los procesos administrativos en

la empresa Suplyaccell, C.A. Desde el punto de vista teórico, se revisaron

los aportes de Montilva (1999), y Scott (1995), sobre los sistemas de

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33

información. La metodología empleada fue la de Scott (1995), para el

diseño, desarrollo y posterior implantación del sistema de información

automatizado para el control de los procesos administrativos.

Esto dio como resultado el diseño e implantación de un sistema de

información que permite realizar el proceso de facturación e inventario de

la empresa de manera automatizada, eliminando las pérdidas de

información que ocurrían por la realización de estos procesos en forma

manual. Como conclusiones, se refiere la posibilidad de implantar

sistemas de información automatizados en empresas distribuidoras o

vendedoras al detal de accesorios, pudiendo este sistema ser implantado

en empresas con características similares. La investigación fue de tipo

descriptiva, aplicada y tecnológica.

Aunado a esto, Riquezis (2001) en su trabajo especial de grado

“Sistema de Información Automatizado para el control de los Procesos

Administrativos” tuvo como fundamento el estudio de los procesos

administrativos que existen actualmente en las empresas, donde la

información obtenida no es confiable, influyendo en la manera de

determinar la exactitud y veracidad de los artículos, y trae como

consecuencia un alto rango de ineficiencia en dichos procesos y pérdida

de tiempo.

El propósito de la investigación fue desarrollar un sistema de

información automatizado para el control de los procesos administrativos,

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34

manteniendo un buen manejo y exactitud del inventario y facturación al

momento de procesar la información generada por las transacciones

realizadas, emitiendo reportes eficientemente en el momento requerido,

ofreciendo un conjunto de beneficios tanto para las empresas como a los

clientes.

La investigación fue clasificada como de tipo aplicada ya que se

busco solventar el problema presentado y a su vez descriptiva, pues se

estudiaron las características de proceso operacional de sistema en las

empresas detallando su funcionamiento. La metodología aplicada en esta

investigación se dividió en siete fases la cual permitió diseñar el sistema

de forma modular.

Las herramientas de desarrollo utilizadas fueron el manejador de

Bases de Datos Access y el lenguaje de programación Visual Basic 6.0

logrando una interfaz descriptiva e interactiva para despertar interés a los

usuarios garantizando un desempeño óptimo de dichas actividades.

2.2.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

A continuación se presenta el basamento teórico pertinente a

las variables de estudio de esta investigación.

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35

2.2.1.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN

A través del tiempo, los expertos han definido los sistemas de

información bajo diferentes concepciones. A continuación, algunas de

estas definiciones:

Senn (1992), los define como “un sistema que transforma datos

brutos en información organizada, significativa y útil”. Del mismo modo, en

http://es.wikipedia.org, se definen los sistemas de información como “Un

conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un

todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para

apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente

apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos

complejos entre otros”.

Por su parte, Montilva (2000) señala lo siguiente: “Un sistema

de información es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto,

interactúa con su ambiente mediante el intercambio de información y se

adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene; (2) es un sistema

hombre-máquina, permite el uso de máquinas (computadoras) que

automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son

controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada está constituida por

datos y su salida por información, el proceso de transformación de datos

en información constituye la función esencial del sistema de información”.

DERECHOS RESERVADOS


36

En este sentido, Davis (1974 citado por Montilva 1992)

establece que “un sistema de información es un sistema hombre-

máquina integrado, que provee información para el apoyo de las

funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una

organización”. Finalmente, Cohen (2000) expresa que un sistema de

información es un “conjunto de elementos que interactúan entre sí con el

fin de apoyar las actividades de la empresa o negocio”.

A partir de todo esto, puede entenderse que los sistemas de

información son un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para,

de forma organizada, proporcionar información capaz de facilitar la

ejecución de actividades, operaciones y funciones en una organización.

Un sistema de información contiene información de sus procesos y su

entorno, produce la información necesaria y devuelve entradas

susceptibles de evaluación y perfeccionamiento. Ellos proporcionan a la

organización la información necesaria dónde y cuando se necesita.

2.2.2.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Según Montilva (2002), las características de los sistemas de

información son las siguientes:

1.- “Es un sistema hombre – máquina, integrado por personas,

elementos y equipos.” Aunque es posible la existencia de sistemas de

DERECHOS RESERVADOS


37

información sin equipos computarizados (sistemas de información

manuales), éstos constituyen el elemento principal de un sistema de

información automatizado, pues son un mecanismo con la capacidad para

simplificar el trabajo de usuarios y minimizar el tiempo de respuesta en las

operaciones cotidianas de la organización.

En este aspecto, Rondón (2003) señala que la relación hombre

– máquina en un sistema de información depende del nivel de

participación del componente humano y su interacción con las máquinas.

2.- El objetivo de un sistema de información es proporcionar

información capaz de facilitar la ejecución de tareas, operaciones y

funciones en una organización. La información requerida por la gerencia

es sólo una parte de todo el espectro de información que el sistema

puede suministrar. Sin embargo, la toma de decisiones se realiza en

todos los niveles organizacionales desde la ejecución de tareas o

actividades básicas hasta la planificación de estrategias. Por lo tanto, el

sistema de información debe proporcionar información en todos los

niveles, a personas autorizadas dentro y alrededor de la organización.

3.- La operación central del sistema de información está

constituida por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y

procesar los datos originados por las transacciones y entidades

(procesamiento de transacciones), y producir y diseminar para la

organización y su ambiente (procesamiento de información).

DERECHOS RESERVADOS


38

En virtud de ello, el desarrollo de sistemas de información

ayudará al ser humano en la realización de sus tareas. Optimizará las

operaciones dentro de un entorno empresarial. Asimismo, la información

servirá como apoyo en la toma de decisiones en la organización.

2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

De manera general, pueden clasificarse de la siguiente manera:

Sistemas De Información Formal: Basados en un conjunto de

normas, estándares y procedimientos que permiten generar información y

su llegada a quien la necesita en el momento deseado. La información

formal puede ser producida por el computador.

Sistemas De Información Informal: Están basados en la

comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la

organización. No siguen estructuras, normas ni procedimientos

establecidos, porque su información puede ser bastante imprecisa,

irregular e incierta imposibilitándose así el procedimiento automático.

Luna (2001 citando a M.J Alexander) señala la siguiente

clasificación:

Sistemas De Comunicación: Transmiten información entre los

diferentes subsistemas de una organización.

DERECHOS RESERVADOS


39

Sistemas De Información Organizacional: Formados por los

flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los

diferentes niveles jerárquicos de la organización desde los niveles de

planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales.

Sistemas De Información Operativos: Son definidos como

sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos

ocasionados por la realización de operaciones básicas en la organización.

Sistemas De Información Gerencial: Es un tipo de sistema

que proporciona la información necesaria para la ejecución de procesos

de toma de decisiones y solución de problemas por parte de gerentes o

directivos de la organización.

Sistema De Apoyo Para La Toma De Decisiones: Es un tipo

de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar

automáticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar

la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de

condiciones normales de funcionamiento.

2.2.4.- COMPONENTES DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Los componentes del sistema de Información pueden

clasificarse de acuerdo a su naturaleza, como sigue:

COMPONENTES FÍSICOS:

Según Laudon (1996), incluyen los siguientes subsistemas:

DERECHOS RESERVADOS


40

• Subsistema computador: Constituido por el equipo de

computación y los programas que sirven de apoyo a él.

• Subsistema de personal: Conformado por el componente

humano, a saber: usuarios, administradores de base de datos, grupo de

desarrollo y soporte.

• Subsistema programador: Son los programas de aplicación

para ejecutar el procedimiento de los datos, y los procedimientos para

hacer las aplicaciones operativas.

COMPONENTES FUNCIONALES:

De acuerdo a Montilva (1997) los componentes funcionales son

los siguientes:

• Subsistema de administración de datos: Encargado del

mantenimiento y actualización de los archivos y bases de datos que

permiten facilitar el almacenamiento y procesamiento de los mismos.

• Subsistema de procesamiento de transacciones: Su

propósito es capturar, clasificar, calcular y resumir los datos originados

por las transacciones de la organización.

2.2.5.- FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información tienen una serie de funciones las

cuales dictan su comportamiento. Estas pueden enumerarse de la

siguiente manera:

DERECHOS RESERVADOS


41

1.- Procesar transacciones: Recolectar, clasificar, ordenar,

resumir y almacenar los datos producidos por las transacciones que

tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2.- Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de

acuerdo a los siguientes parámetros:

• Estructura de almacenamiento adecuado

• A través de un método que facilite el almacenamiento,

actualización y acceso de datos.

• Dispositivos de almacenamiento apropiados.

3.- Mantenimiento de esos archivos: Revisión periódica,

actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos.

4.- Generar reportes: Está produce la información requerida

por los diferentes centros de información de la empresa. Entre los

diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

• Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que

informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.

• Reportes de actividad: Es aquel que informa de las

actividades normales.

• Reportes regulares: Son aquellos que se realizan

semanales, anuales, mensuales, etc.

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42

• Reportes de excepción: Son aquellos que como su

mismo nombre informan de situaciones excepcionales.

• Reportes especiales: Son aquellos que surgen en

situaciones especiales.

• Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo

aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

5.- Procesar consultas: Parte de la información requerida por

los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas

son generalmente cortas por lo que no requieren un formato complejo

como el de reportes.

6.- Mantenimiento de la integridad de los datos: Los datos

mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces

por lo que una de sus funciones es garantizar su protección contra

accesos indebidos o no autorizados y modificaciones malintencionadas.

2.2.6.- ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Stair (2000), establece cuatro puntos fundamentales que

conforman los sistemas de información. Estos son:

ENTRADA DE INFORMACIÓN: Es el proceso mediante el cual

el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la

información. Las entradas pueden ser manuales, proporcionadas en

DERECHOS RESERVADOS


43

forma directa por el usuario; o automáticas, conformadas por datos o

información provenientes de otros sistemas o módulos.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras

son las terminales, los códigos de barras, los scanners, la voz, los

monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN: El almacenamiento

es una de las actividades o capacidades más importantes de una

computadora, pues a través de esta propiedad el sistema puede recordar

la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta

información suele ser almacenada en estructuras de información

denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los

discos magnéticos o discos duros y los discos compactos (CD-ROM).

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN: Es la capacidad del

Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una

secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden

efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con

datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite

la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada

para la toma de decisiones.

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44

SALIDA DE INFORMACIÓN: La salida es la capacidad de un

sistema para sacar la información procesada o bien datos de entrada al

exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, la

voz, los graficadores, entre otros. Es importante aclarar que la salida de

un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de

Información o módulo. En este caso, también existe una interfaz

automática de salida.

2.2.7.- CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información tiene cinco etapas bien definidas en

su ciclo de vida (Robertshaw y Otros, tomado de Montilva (2000). Estas

se exponen a continuación:

Nacimiento

Maduración Decaimiento

Crecimiento Muerte

Figura 1.- Ciclo de Vida de un Sistema. Fuente: Montilva (2000)

Nacimiento: Todo sistema de información nace de una

necesidad que impulsa el desarrollo del mismo. En esta etapa se incluye

la definición del proyecto.

DERECHOS RESERVADOS


45

Crecimiento: Aquí se incluye la puesta en operación del

sistema. En esta etapa el sistema alcanza su máximo rendimiento.

Maduración: Consiste en el mantenimiento del sistema, el cual

optimiza su funcionamiento.

Decaimiento: En esta etapa, factores como dinámicas de

operación, avances tecnológicos, y presiones externas o interas vuelven

obsoleto e ineficaz el sistema.

Muerte: Aquí se origina la paralización del sistema. En esta

etapa es necesario decidir entre renovar el sistema, originando un nuevo

ciclo de vida, o desecharlo por completo.

Por otro lado, Senn (1992) estructura el ciclo de vida del

sistema en las siguientes etapas:

Investigación Preliminar: Esta actividad tiene tres elementos:

Aclaración de la solicitud, por medio de la cual el usuario final precisa las

necesidades de la organización y plantea la idea de desarrollar un

sistema de información. Estudio de factibilidad, que se divide en técnica,

económica y operativa; y Aprobación de la solicitud, donde la parte

administrativa establece prioridades entre proyectos y decide la secuencia

de realización.

DERECHOS RESERVADOS


46

Análisis y Determinación de los Requerimientos del

Sistema: Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores,

deben estudiar todos los procesos para conocer la manera en que son

llevados a cabo, volumen de operaciones, grado de eficiencia, existencia

de problemas, gravedad de éstos si los hubiese y alternativas de solución.

Una vez respondidas estas cuestiones se reúnen los

lineamientos para el nuevo sistema y los analistas realizan un estudio de

los datos acerca de los requerimientos para así identificar las

características que deberá tener.

Diseño del Sistema: En esta se identifican los reportes y

demás salidas que se deben producir en el sistema. Los diseñadores

tienen gran influencia sobre ésta fase, pues ellos tienen el deber de

trabajar en conjunto con los programadores para darles a conocer las

especificaciones de software totalmente completas y claras.

Desarrollo del Software: Los programadores son los

encargados de esta etapa, por lo tanto, ellos pueden instalar y modificar

software previamente realizado. Esto se puede llevar a cabo dependiendo

del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el

software y de la disponibilidad de los programadores. Ellos también

juegan un papel importante en la documentación de los programas y en la

asesoría acerca del manejo del mismo.

DERECHOS RESERVADOS


47

Prueba del Sistema: Durante esta fase el sistema se emplea

de manera experimental para asegurarse de su correcto funcionamiento,

y de que cumpla con los requerimientos de la organización.

La implantación: Incluye el proceso de verificación e

instalación de equipos, adiestramiento de personal y puesta en marcha de

la aplicación (Senn, 1992).

2.2.8.- METODOLOGÍAS PARA EL DESARROLLO DEL

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Para el desarrollo de esta investigación se consultaron diversas

metodologías que establecieron las pautas a seguir para el desarrollo del

sistema de información automatizado para el control de facturación e

inventario de Óptica Díaz, C.A., las cuales se muestran a continuación:

Pressman (1998) sugiere un enfoque sistemático, secuencial

del desarrollo del software conocido como el Modelo Cascada. Comienza

en un nivel de sistema y progresa con el análisis, diseño, codificación,

prueba y mantenimiento. Este modelo está estructurado por cinco fases, a

continuación:

FASE 1.- Captura y Análisis de Requisitos:

El proceso de recopilación de los requisitos se centra e

intensifica especialmente para el software. Para comprender la naturaleza

DERECHOS RESERVADOS


48

de los programas que hay que construir, el ingeniero de software debe

comprender el ámbito de la información del software así como la función,

el rendimiento y las interfaces requeridos. Los requerimientos, tanto del

sistema como del software se documentan y se revisan con el cliente.

FASE 2.- Diseño del Sistema:

El diseño de software es realmente un proceso multipaso

enfocado sobre cuatro atributos distintos del programa: la estructura de

los datos, la arquitectura del software, el detalle procedimental y la

caracterización de la interfaz. El proceso del diseño traduce los requisitos

en una presentación del software establecida con la calidad requerida

antes de comenzar la codificación. Al igual el diseño se documenta y

forma parte de la configuración del software.

FASE 3.- Codificación:

El diseño debe traducirse en una forma legible para la maquina.

El paso de codificación puede realizarse mecánicamente.

FASE 4.- Prueba:

Una vez generado el código, comienza la prueba del programa.

Esta se centra en la lógica interna del software, asegurado todas las

sentencias y funciones externas, realizando pruebas para asegurar que la

entrada definida produce los resultados requeridos.

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49

FASE 5.- Operación y Mantenimiento:

El software sufrirá cambios después de la entrega al cliente. Los

cambios ocurrirán por los errores encontrados, a que el software deba

adaptarse a cambios del entorno externo, o debido el cliente requiera

ampliaciones o del rendimiento. El mantenimiento del software aplica

cada uno de los pasos procedentes del ciclo de vida a un programa

existente en vez de uno nuevo.

Captura y Análisis de Requisitos

Diseño del Sistema

Codificación

Pruebas

Operación y Mantenimiento

Figura 2.- Ciclo de Vida del Modelo de Cascada. Fuente: Pressman 1998.

En el mismo orden de ideas, se encuentra el Modelo de

Procesos WATCH de Montilva (2000). Este modelo está basado en el

desarrollo de proyectos de software de pequeño o mediano tamaño,

comprende ocho fases de desarrollo, ejecutadas secuencialmente en el

sentido de las agujas del reloj, comenzando por la fase de análisis de

dominio y finalizando con la entrega del sistema.

DERECHOS RESERVADOS


50

Es importante señalar, que existe una fuerte iteración entre las

fases que conforman el modelo WATCH, ya que de cualquiera de ellas es

posible regresar a la anterior, esto con la finalidad de:

• Modificar un producto intermedio o final, tal como un

requerimiento o especificación de diseño, un componente o un

subsistema.

• Reparar un error detectado en un producto intermedio final.

• Revisar y elaborar una tarea o actividad de la fase previa.

Las fases que conforman el Modelo de Procesos WATCH se

explican a continuación:

FASE 1.- Análisis del Dominio de Aplicación:

Esta fase identifica y describe el ambiente del sistema, llamado

dominio de aplicación, en el cual el software opera. Su objetivo es que el

grupo de desarrollo adquiera un conocimiento adecuado del dominio e

aplicación (el contexto del sistema). El producto de esta fase es el modelo

del dominio de aplicación.

Esta fase comienza por definir el dominio de aplicación,

definiendo los límites y objetivos del sistema. Luego se identifican los

procesos y actores del dominio los cuales deben ser modelados

posteriormente.

DERECHOS RESERVADOS


51

Definir el dominio de la

aplicación

Modelar los procesos del

dominio

Modelar los objetos del

dominio

Documentar el modelo del

dominio

Validar el modelo del

dominio

Identificar los actores del

dominio

Figura 3.- Análisis del Dominio de Aplicación. Fuente: Montilva (2000)

FASE 2.- Descubrimiento de Requerimientos:

El objetivo de esta fase es descubrir y definir informalmente los

requerimientos de los usuarios del sistema. Los principales productos de

esta fase son:

• Documento de Definición de Requerimientos (DDR)

• Prototipo de la Interfaz Usuario/Sistema (U/S)

Descubrimiento Requerimientos

Funcionales

Descubrimiento Requerimientos No Funcionales

Elaborar el documento

DDR

Validar el DDR

Elaborar Prototipo

de Interfaz

Figura 4.- Descubrimiento de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)

DERECHOS RESERVADOS


52

FASE 3.- Especificación de Requerimientos:

Esta fase tiene como objetivo expresar los requerimientos de

los usuarios de una manera formal o técnica que pueda ser entendida, sin

ambigüedad, por los diseñadores del sistema. La estructura y

comportamiento del sistema es especificado utilizando tres modelos:

• Funcional: Se constituye usando el diagrama de casos de

uso de UML.

• Estructural: se representa a través del diagrama de clases

de UML.

• Dinámico: Se representa a través del diagrama de

secuencias de UML.

Estos modelos conforman el documento de especificación de

requerimientos, principal producto de esta fase.

Refinar el Modelo

Funcional

Derivar el Modelo de

Objetos

Derivar el Modelo

Dinámico

Elaborar el DER

Validar el DER

Consolidar los

modelos

Figura 5.- Especificación de Requerimientos. Fuente: Montilva (2000)

DERECHOS RESERVADOS


53

FASE 4.- Diseño del Sistema:

Su principal objetivo es traducir los requerimientos del usuario

en una solución de software, es decir, es una especificación del diseño

del sistema. También se especifican los detalles de las interfases de los

usuarios, la estructura de la base de datos y la documentación del

sistema. El principal producto de esta fase es el documento del diseño del

sistema.

Diseñar la Arquitectura del sistema

Diseñar la Interfaz U/S

Diseñar la documentación

del sistema

Elaborar el DDS

Validar el DDS

Diseñar la Base de Datos

Figura 6.- Diseño del Sistema. Fuente: Montilva (2000)

FASE 5.- Diseño de Componentes:

El objetivo de esta fase consiste en especificar el diseño de

cada componente y conector de la arquitectura del sistema. El principal

producto de esta fase es el Documento de Diseño de Componentes

(DDC), el cual especifica la estructura (atributos) y comportamientos

(operaciones) de cada uno de los componentes. Cada componente es

una colección integrada de clases que son utilizadas a través de

interfaces bien definidas.

DERECHOS RESERVADOS


54

Especificar servicios de

C/Componente

Derivar el Modelo de

Objetos

Derivar el Modelo

Dinámico

Elaborar el DER

Validar el DER

Consolidar los

modelos

Figura 7.- Diseño de Componentes. Fuente: Montilva (2000).

FASE 6.- Implementación del Sistema:

Los objetivos de la fase de implementación del sistema

consisten en traducir las especificaciones de diseño de un producto de

software, verificar que los programas implementen el diseño y asegurar su

calidad. Los productos de esta fase son:

• Un sistema parcialmente probado

• Documentación del sistema

Planificar las pruebas

Codificar los Componentes

Codificar los Componentes

Comprobar los Componentes

Probar la integración de los

componentes

Validar el Sistema

Figura 8.- Implementación del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

DERECHOS RESERVADOS


55

FASE 7.- Pruebas del Sistema:

El objetivo de esa fase es asegurar que el sistema haga lo que

los usuarios y el cliente quieren que haga. El principal producto de esta

fase lo constituye un sistema válido que questá listo para ser instalado.

Planificar las

pruebas Realizar Prueba

Funcional

Realizar las pruebas No Funcionales

Realizar las pruebas de Aceptación

Figura 9.- Pruebas del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

FASE 8.- Entrega del Sistema:

En esta fase el sistema es transferido de su ambiente de

desarrollo a su ambiente de operación. El producto que se obtiene es un

sistema instalado y en operación.

Planificar las Pruebas

Instalar el Sistema

Adiestrar personal de

soporte

Realizar pruebas de Instalación



Figura 10.- Entrega del Sistema. Fuente: Montilva (2000).

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56

Luego de estudiar ambas metodologías, se decide emplear el

Modelo de Procesos WATCH propuesto por Montilva (2002), por ser de

fácil comprensión y permitir el cumplimiento de los objetivos de la

investigación.

2.3.- BASE DE DATOS

Base de datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos

estructurados organizados independientemente de su utilización y su

implementación en máquina accesibles en tiempo real y compatibles con

usuarios concurrentes con necesidad de información diferente y no

predicable en tiempo (Trejo 2000).

Dentro de este orden de ideas, Senn (1992) define una base de

datos como una colección integrada de datos almacenados en distintos

tipos de registros, de forma que estos sean accesibles para múltiples

aplicaciones. Cabe destacar, la importancia de las bases de datos pues

son de gran utilidad en el sistema de información automatizado; por medio

de ellas es posible el almacenamiento, recuperación y consulta de datos.

2.4.- OBJETIVOS DE LAS BASES DE DATOS

Según Martin (1994) los objetivos de una base de datos son los

siguientes:

DERECHOS RESERVADOS


57

• Eliminar la redundancia e inconsistencia de datos.

• Facilitar el acceso a los datos.

• Disminuir el aislamiento de datos.

• Evitar anomalías al momento de un acceso concurrente.

• Minimizar problemas de seguridad.

2.5.- VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS

Según Peguero (2001), la utilización de bases de datos como

plataforma para el desarrollo de sistemas de aplicación en las

organizaciones, se ha incrementado notablemente en los últimos años,

esto se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las

cuales se comentarán a continuación:

• Globalización de la información: Permite a los diferentes usuarios

considerar la información como un recurso corporativo que carece de

dueños específicos.

• Eliminación de información redundante. Duplicada.

• Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más

archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos

deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.

• Permite compartir información

DERECHOS RESERVADOS


58

• Permite mantener la integridad en la información: La integridad de

la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por

objetivo almacenar sólo la información correcta.

• Independencia de datos. La independencia de datos implica un

divorcio entre programas y datos; es decir, se pueden hacer cambios a la

información que contiene la base de datos o tener acceso a la base de

datos de diferente manera, sin hace cambios en las aplicaciones o en los

programas.

2.6.- ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

Cohen (2000) enumera los elementos de una base de datos sde la

siguiente manera:

• Datos: Son la materia prima de las bases de datos. Grandes

grupos de datos son los que constituyen los bloques de información que

debe manejar la base de datos.

• Hardware: El hardware se refiere a los dispositivos de

almacenamiento en donde reside la base de datos, así como a los

dispositivos periféricos (unidad de control, canales de comunicación, etc.)

necesarios para su uso.

• Software: Está constituido por un conjunto de programas que se

conoce como Sistema Manejador de Base de Datos (DMBS: Data Base

DERECHOS RESERVADOS


59

Management System). Este sistema maneja todas las solicitudes

formuladas por los usuarios a la base de datos.

• Usuarios: Existen tres clases de usuarios relacionados con una

Base de Datos: El programador de aplicaciones, quien crea programas de

aplicación que utilizan la base de datos. El usuario final, quien accesa la

Base de Datos por medio de un lenguaje de consulta o de programas de

aplicación. El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base

Administrator), quien se encarga del control general del Sistema de Base

de Datos.

2.7.- CONTROL

Para Robbins (1996), el control es un elemento de proceso

administrativo; este incluye todas las actividades empleadas para

garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones

planificadas.

Un control de actividades para Ogata (2000), es aquel proceso

desarrollado en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de

fabricación. La producción de este entorno supone un proceso complejo

con múltiples etapas intermedias en las que tiene un lugar. El control es

parte de la formación de una organización, sin un debido control las

actividades originarían un problema a corto o largo plazo, también, es la

DERECHOS RESERVADOS


60

formar de planear cada suceso en la organización requiere para lograr

nuevos objetivos.

2.7.1.- ELEMENTOS DEL CONTROL

Según Müch (1998), el control requiere de los siguientes

elementos:

• Relación con lo planeado. El control siempre existe para

verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. De

acuerdo a esto, muchas de as técnicas de planeación, lo son también de

control.

• Medición. Para controlar es indispensable medir y

cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al

control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y

la planeación.

• Establecer medidas correctivas. El objeto del control es

prever y corregir los errores.

2.7.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL

Para Müch (1998), el control es de vital importancia dado lo

siguiente:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma

que se alcancen los planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

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61

• Determina y analiza rápidamente las causas de las

desviaciones originadas, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Proporciona información acerca de la situación de la

ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el

proceso de planeación.

• Reduce costo y ahorra tiempo al evitar errores.

2.8.- FACTURA

Según Gómez (Citado por Peña y Salas, 2005), la factura es un

documento cuya finalidad es comprobar la realización de una transacción

comercial entre un comprador y un vendedor. Al emitir la factura, el

vendedor se compromete a entregar el bien o servicio y por lo mismo

tiene el derecho de recibir el pago correspondiente. El comprador, al

recibir la factura adquiere los derechos sobre el bien o servicio pactado y

la obligación de realizar el pago de acuerdo a lo establecido en la factura

emitida por el proveedor.

2.9.- INVENTARIO

De acuerdo a lo descrito por Pantoja (http://www.monografias.com),

el inventario está constituido por las partidas del activo corriente listas

para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa

en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o

actividades productivas.

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62

2.10.- HERRAMIENTA A UTILIZAR

Es importante explicar la herramienta de análisis y diseño del

proyecto en estudio, con esto se busca tener una visión general del

lenguaje de programación utilizado, a saber, Visual Basic 6.0.

2.10.1.- VISUAL BASIC

Es un lenguaje de programación diseñado para facilitar el

desarrollo de aplicaciones en un entorno grafico (GUI-GRAPHICAL USER

INTERFACE) Como Windows 98, Windows NT o superior.

Visual Basic es uno de los lenguajes de programación más

utilizados en los últimos tiempos. Tiene su origen en BASIC (Beginner’s

All-Purpose Symbolic Instruction Code) creado en su versión original en el

Darthmouth College, con el propósito de servir a aquellas personas

interesadas en iniciarse en algún lenguaje de programación. Luego de

sufrir varias modificaciones, en el año 1978 se estableció el BASIC

estándar. La sencillez del lenguaje ganó el desprecio de los

programadores avanzados por considerarlo un lenguaje para

principiantes.

Primero fue GW-BASIC, luego se transformó en QuickBASIC y

actualmente se lo conoce como Visual Basic. Este lenguaje combina la

sencillez del BASIC con un poderoso lenguaje de programación Visual

DERECHOS RESERVADOS


63

que juntos permiten desarrollar robustos programas de 32 bits para

Windows. Esta fusión de sencillez y la estética permitió ampliar mucho

más el monopolio de Microsoft, ya que el lenguaje sólo es compatible con

Windows, un sistema operativo de la misma empresa.

2.11.- SISTEMA DE VARIABLES

2.11.1. VARIABLE SISTEMA DE INFORMACIÓN

AUTOMATIZADO.

• Definición Conceptual: Según Montilva (1999), un

sistema de información es un sistema hombre-máquina que procesa

datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que

ocurren y las entidades que intervienen en actividades de una

organización, y proporcionar información que facilite la ejecución de

actividades, operacionales y funciones en dicha organización.

• Definición Operacional: Consiste en el desarrollo del

Modelo Watch comprendido en 6 fases, las cuales son ejecutadas

comenzando por las fases del dominio de aplicación y finalizando en la

fase de prueba del sistema para Óptica Díaz, con la finalidad de

establecer el control de facturación e inventario.

2.11.2.- VARIABLE CONTROL

• Definición Conceptual: Para Müch (1998), el control

puede ser definido como la evaluación y medición de la ejecución de los

DERECHOS RESERVADOS


64

planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las

medidas correctivas necesarias.

• Definición Operacional: Operacionalmente, el control se

refiere al proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a

las actividades planificadas permitiendo que la organización se

desenvuelva con éxito.

DERECHOS RESERVADOS


65

Cuadro 1. Mapa de Variables

Objetivo General: Desarrollar un Sistema de Información automatizado para el control de facturación e Inventario de Óptica Díaz, C.A.

Objetivos Específicos Variable Dimensiones Indicadores

Analizar los procesos actuales de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A.

Proceso actual

Modelo de proceso actual. Definición de límites y objetivos. Identificación de procesos.

Determinar los requeri-mientos del sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A.

Requerimientos del sistema

Documento de definición de requerimientos. Prototipo de Interfaz usuario/sistema.

Diseñar el sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A.

Diseño del sistema

Documento del diseño del sistema.

Implementar el sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A.

Implementación del Sistema

Sistema Parcialmente probado. Documentación del sistema.

Realizar las pruebas del sistema de Información automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Díaz, C.A.

Sistema de Información

Automatizado para el Control de Facturación e

Inventario.

Sistema Probado Sistema validado.

Fuente: Ocando (2006).

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Capítulo III. Marco Metodológico UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

En este capitulo se describen los lineamientos metodológicos

empleados en la investigación para el desarrollo de un sistema de

información automatizado para el control de facturación e inventario de

Óptica Díaz, C.A., teniendo en cuenta el tipo de investigación realizada, el

diseño de la misma, las técnicas de recolección de datos, la población

estudiada y los procedimientos empleados para obtener los resultados.

3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN

La Base fundamental para el desarrollo de toda investigación está en

la selección del tipo de la misma, debido a que de esto depende la

estrategia a utilizar.

Según señala Sampieri (1998), existen diversos tipos de

investigación: exploratoria, descriptiva, correlacional y explicativa.

Tomando en cuenta lo previamente dicho, esta investigación se clasifica

como Descriptiva, pues en ella se miden conceptos y variables

específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, es decir, con

la ayuda del sistema diseñado.

67

DERECHOS RESERVADOS


68

De acuerdo a lo expuesto por el autor, un estudio descriptivo “busca

especificar las propiedades importantes de personas, grupos,

comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis”.

La investigación es también de tipo aplicada, pues resuelve el

problema planteado en un período determinado de tiempo. Para lograrlo,

se crea un sistema de información automatizado para el control de

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Para Chirstensen (citado por Sampieri y otros, 1998), el diseño de la

investigación “se refiere al plan o estrategia concebida para responder a

las preguntas de investigación”.

Del mismo modo, el autor señala que el diseño puede ser de tipo

experimental, en el cual se manipula una variable no comprobada, bajo

condiciones controladas. Describiendo el origen y la causa por la cual se

produce un fenómeno; y no experimental, donde el investigador no

manipula las variables, sólo las estudia tal como se presentan en la

realidad.

En cuanto a la dimensión temporal, el diseño de la investigación

puede ser de tipo transversal, donde se analiza el estado de la variable en

DERECHOS RESERVADOS


69

un determinado tiempo; y longitudinal, en el que se mide su evolución a

través del tiempo.

De tal manera que, para el presente estudio el diseño de

investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal –

descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún

tipo de manipulación. Por otra parte dicha evaluación se realizó en un

determinado período, tomando en cuenta las condiciones e indicadores

presentes durante el mismo.

3.3.- POBLACIÓN

Tamayo y Tamayo (1997) definen la población como la totalidad del

fenómeno que se estudia, donde las variables de población poseen una

característica común, la cual se estudia y da origen a los datos generados

de información.

En ésta investigación la población está conformada por la propietaria

de Óptica Díaz, C.A. pues ella es la encargada de todos los procesos

realizados en ella.

Cuadro 2.- Características de la población.

CARGO PROFESIÓN SEXO

Propietaria,

encargada. Optometrista Femenino

Fuente: Ocando (2006)

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70

3.4.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Las técnicas de recolección utilizadas en la investigación son la

observación directa, la entrevista informal no estructurada y la

observación documental.

Según Sampieri (1998) la observación “consiste en el registro

sistemático, válido y confiable de comportamiento o conducta manifiesta”.

La observación puede ser directa, en la cual el investigador actúa como

observador y se familiariza con el lugar para luego volverse participante

activo; y la observación indirecta en la cual el observador no interactúa

con los sujetos estudiados, sólo se limita a observar y registrar los

resultados.

Obedeciendo a este planteamiento, en esta investigación la técnica

de observación utilizada es la directa, pues se examinan los procesos

involucrados con el fin de recabar información referente al ambiente,

actividades realizadas, frecuencia y duración de los eventos e

interacciones.

La entrevista no estructurada se basa en una conversación dirigida

con su propósito, la cual no se guía por un modelo rígido, por lo cual

proporciona libertad para la formulación de preguntas y dar luego a cierta

espontaneidad, pero requiere de un lapso medianamente largo de

duración.

DERECHOS RESERVADOS


71

En el caso particular de esta investigación se llevaron a cabo

diversas entrevistas a la propietaria de Óptica Díaz, por medio de ellas se

obtuvo la información necesaria acerca de los procesos de facturación e

inventario y se determinaron las especificaciones del sistema, de acuerdo

a los requerimientos, necesidades y procedimientos existentes.

La observación documental se basa en el estudio escritos y objetos

de cualquier índole considerados como documentos importantes para la

investigación. Este proceso se inicia desde los comienzos de la misma, y

se prolonga a medida que van surgiendo nuevos elementos a considerar.

Para el desarrollo de esta investigación se estudiaron los formatos de

inventario mensual y anual, así como talonarios de facturas antiguos.

La investigación bibliográfica permite conocer la información

actualizada recientemente de acuerdo al tema en estudio, haciendo

posible la determinación del avance del desarrollo de la misma. Se debe

tomar en cuenta que la técnica de recolección de datos es de gran

importancia para la determinación de los objetivos y a su vez de las

variables.

En este caso se tomaron datos de forma bibliográfica referentes al

desarrollo de sistemas de información y bases de datos, que permitieron

conocer los fundamentos técnicos a tomar en cuenta para el desarrollo de

esta investigación.

DERECHOS RESERVADOS


72

Es importante destacar, que entre el material bibliográfico consultado

también estuvo presente la Metodología de la Investigación, la cual

constituye una herramienta de gran importancia en la realización de

estudios de este nivel.

3.5.- METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO

La metodología empleada en el desarrollo del sistema de


Óptica Díaz, C.A. es el Modelo de Procesos WATCH de Montilva, la cual

cumple con los requisitos necesarios para su realización. De las ocho

fases que la componen, se tomaron en cuenta seis, a saber:

• Análisis del dominio de aplicación

• Descubrimiento de los requerimientos

• Especificación de requerimientos

• Diseño del Sistema

• Implementación del Sistema

• Pruebas del Sistema

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Capítulo IV. Análisis de Resultados UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS DE RESULTADOS

En este capítulo se presenta el análisis e interpretación de la

información obtenida en la investigación, tomando en cuenta la

fundamentación teórica y metodológica estudiadas previamente.

4.1.- ANALISIS DEL DOMINIO DE LA APLICACIÓN

Utilizando las técnicas de observación directa y entrevista no

estructurada se evaluaron los procesos realizados en la organización,

quién los realiza y cómo se realizan. Todos los procesos llevados a cabo

en Óptica Díaz, C.A. son realizados por su propietaria, quien es la única

persona que labora en la empresa, los procesos competentes a esta

investigación, es decir, facturación e inventario, se realizan de manera

manual.

En cuanto a la facturación, esta se realiza en talonarios de factura

preimpresos, en los cuales se escribe manualmente la información

necesaria de acuerdo a las normas tributarias establecidas por la ley,

como son el nombre del cliente, cédula de identidad o RIF, dirección y

teléfono. Además de ello, en la factura se especifica la cantidad de

artículos vendidos, descripción y precio de venta. Al final de la misma, se

74

DERECHOS RESERVADOS


75

totaliza el monto de compra adicionándose el impuesto de ley. Se

conserva en la óptica una copia al carbón de la misma para archivo.

El inventario se realiza mediante anotaciones en hojas tabuladas

divididas en dos grupos: El inventario general de cada mes, el cual recoge

información de cada una de las monturas, lentes de sol y otros productos

ofrecidos por la empresa, dicha información está constituida por datos

como: Fabricante del producto, modelo, tamaño, color y material.

En el segundo grupo, están tabuladas las ventas de monturas y otros

productos, se anotan la fecha de venta, número de factura, nombre del

cliente, fabricante del producto, número de página en que se encuentra

ubicado en el libro de inventario, modelo, tamaño, color y material.

En base a lo anterior, se decide la automatización de los procesos de

inventario y facturación de Óptica Díaz, C.A. por medio de un sistema de

información que permita sustituir el método manual por una herramienta

manejadora de datos capaz de facilitar las operaciones de la empresa.

Cuadro 3.- Actores y Procesos

ACTORES PROCESOS

Propietaria de Óptica Díaz, C.A

• Elaboración y control de

Facturas

• Registro de Clientes

• Control de Inventario


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76

4.2.- DESCUBRIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS

Después del análisis del dominio, se procedió a definir informalmente

las necesidades del usuario. Para obtener esta información se utilizó la

técnica de la entrevista no estructurada, en la cual, la propietaria expresó

de forma abierta las necesidades de la organización, entre las cuales se

encuentra la obtención de una herramienta que ofrezca al usuario una

interfaz amigable, con un manejo sencillo de datos en un tiempo de

respuesta mínimo, esta herramienta debe permitir el control de inventario,

realizar facturas y generar reportes de operaciones. Asimismo, debe

ofrecer seguridad y confiabilidad en el manejo de los datos.

Requerimientos de Entrada:

• Registrar datos de los clientes, tales como cédula de identidad o

RIF, nombre dirección y teléfono.

• Registrar ítemes o grupos de ellos en el control de inventario,

dichos registros incluyen datos como código, descripción, cantidad en

existencia y precio de venta.

• Incluir datos en las facturas con la información del cliente y el

producto o los productos adquiridos por el mismo.

• Nombre de usuario y contraseña de acceso.

Requerimientos de Almacenamiento:

• Base de datos para el mantenimiento (Adición, modificación,

consulta y eliminación) de la información recolectada al momento de

registrar los datos de entrada.

DERECHOS RESERVADOS


77

• Disco duro con 2 GB de almacenamiento disponible para incluir la

información en la base de datos.

Requerimientos de Salida:

Reportes de clientes e inventario y facturas.

4.3.- ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS

El sistema automatizado para el control de facturación e inventario

en Óptica Díaz, C.A. es una herramienta que permite procesar de manera

automatizada y efectiva los procesos administrativos de la empresa. En

esta fase se representan las especificaciones de los requerimientos de los

usuarios, a través del modelo funcional de diagrama de casos.

Modelo Funcional:

Diagrama de Casos de Uso: Son documentos cuya función es

describir la secuencia de eventos de un actor (agente externo) que utiliza

un sistema para completar un proceso. Estos documentos, ejemplifican e

incluyen tácitamente los requerimientos en las historias que narran.

Caso de Uso: Control de Facturación e Inventario.

Tipo: General

Actor: Propietario de Óptica Díaz, C.A. (Usuario)

Resumen: El sistema solicita un nombre de usuario y clave. Deben

introducirse correctamente para permitir la entrada al sistema. El usuario

DERECHOS RESERVADOS


78

puede agregar, modificar, eliminar y consultar clientes, ítemes de

inventario y realizar facturas.

USUARIO

SISTEMA

Figura 11.- Diagrama de Caso de Uso General. Fuente: Ocando (2006)

Siguiendo la misma línea, se realiza el diagrama de caso de uso

primario, el cual muestra cada proceso ejecutado dentro del dominio de la

aplicación.

Caso de uso: Control de Facturación e Inventario.

Tipo: Primario.

Actor: Propietaria de Óptica Díaz, C.A. (Usuario)

Resumen: El usuario, luego de validarse con su nombre de usuario y

clave, realiza los procesos concernientes al sistema.

USUARIO

DATOS

FACTURAR

CONSULTA

REPORTES

OTROS

SALIR

Figura 12.- Diagrama de Caso de Uso Primario.


DERECHOS RESERVADOS


79

Por otra parte, se muestran los diagramas de caso de uso

secundario del sistema, los cuales especifican de forma detallada los

pasos que contiene cada proceso incluido en el diagrama de caso de uso

primario.

Caso de uso: Datos

Tipo: Secundario.


Resumen: El usuario agrega, elimina, modifica y busca registros de

clientes e ítemes de inventario.

Figura 13.- Diagrama de caso de uso secundario. Datos. Fuente: Ocando (2006)

Caso de uso: Facturar.

Tipo: Secundario.


Resumen: El usuario introduce en la factura los datos del cliente y el

ítem o ítemes adquiridos por el mismo.

USUARIO

INVENTARIO

CLIENTES

FACTURAR

USUARIO

Figura 14.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Facturar. Fuente: Ocando (2006)

DERECHOS RESERVADOS


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Caso de uso: Consultas.

Tipo: Secundario.


Resumen: El usuario consulta el listado de clientes, artículos en

inventario y facturas realizadas.

USUARIO

INVENTARIO

CLIENTES

FACTURAS

Figura 15.- Diagrama de caso de uso secundario. Consultas. Fuente: Ocando (2006)

Caso de uso: Reportes.

Tipo: Secundario.


Resumen: El usuario selecciona el reporte que desea generar para

obtener información impresa en papel o en pantalla de las operaciones

llevadas a cabo.

REPORTE DE INVENTARIO

REPORTE DE CLIENTES

USUARIO REPORTE DE FACTURAS

Figura 16.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Reportes. Fuente: Ocando (2006)

DERECHOS RESERVADOS


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Caso de uso: Otros.

Tipo: Secundario.


Resumen: Muestra información sobre el sistema, permite agregar y

eliminar usuarios y también permite el acceso a la ayuda del sistema o

manual de usuario.

Caso de uso: Salir.

Tipo: Secundario.


Resumen: Permite al usuario abandonar el sistema.

Modelo Dinámico:

Diagrama Secuencial: Los diagramas de secuencia especifican el

orden de pasos a seguir dentro de un proceso. Estos permiten obtener

USUARIO

ACERCA DE

USUARIOS

AYUDA

Figura 17.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Otros. Fuente: Ocando (2006)

USUARIO

SALIR

Figura 18.- Diagrama de Caso de Uso Secundario. Salir. Fuente: Ocando (2006)

DERECHOS RESERVADOS


82

una visión concreta de la interacción y el funcionamiento de un sistema. A

continuación se muestran los diagramas de secuencia del sistema de


Óptica Díaz, C.A.

Datos de clientes e ítemes

Clientes e ítemes registrados

Código de Ítem o Cliente

Figura 19.- Diagrama de Secuencia. Datos. Fuente: Ocando (2006)

Figura 20.- Diagrama de Secuencia. Facturar. Fuente: Ocando (2006)

USUARIO

Ítem o cliente solicitado SISTEMModificar Datos A

Datos Modificados

Eliminar cliente o ítem

Confirmar eliminación

Respuesta de eliminación

USUARIO

Datos de Factura

Factura realizada

Descartar Factura

Factura Descartada

Introducir Descuento

Monto de Compra con descuento

SISTEMA

DERECHOS RESERVADOS


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USUARIO

Consultar Inventario

Listado de ítemes

Consultar Clientes

Listado de Clientes

Consultar Facturas

Listado de Facturas

SISTEMA

Figura 21.- Diagrama de Secuencia. Consultas. Fuente: Ocando (2006)

USUARIO

Solicitar Reporte de Inventario

Reporte de Inventario

Solicitar Reporte de Clientes

Reporte de Clientes

Solicitar Reporte de Facturas

Resumen de Facturas

SISTEMA

Figura 22.- Diagrama de Secuencia. Reportes. Fuente: Ocando (2006)

USUARIO

Acerca de…

Información del Sistema

Crear Usuarios

Insertar y confirmar Contraseña

Nuevo usuario creado

Solicitar ayuda

SISTEMA

Manual de usuario

Figura 23.- Diagrama de Secuencia. Otros. Fuente: Ocando (2006)

DERECHOS RESERVADOS


84

4.4.- DISEÑO DEL SISTEMA

Prototipo de interfaz usuario/sistema (U/S)

Una vez descubierto los requerimientos funcionales y no funcionales

del usuario y de la organización, se estableció el DDR, el cual sirvió para

la elaboración del diseño prototipo del sistema. El lenguaje utilizado para

el desarrollo del sistema de información para el control de facturación e

inventario de Óptica Díaz, C.A. fue Microsoft Visual Basic 6.0, ya que es

un lenguaje de programación visual, el cual es orientado a objetos y

cuenta con todos los elementos de ambiente Windows tales como

botones, cajas de diálogos, menús, entre otros . Todos estos elementos

van a interactuar diariamente con el usuario final.

El sistema de información automatizado de Óptica Díaz, C.A. cuenta

con dos pantallas principales: La primera, es la pantalla de acceso, en la

cual debe introducirse el nombre de usuario y contraseña.

Figura 24.- Pantalla Inicio de Sesión.


Los elementos encontrados en esta pantalla se describen a

continuación:

DERECHOS RESERVADOS


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• Usuario, en este renglón la persona autorizada a operar el

sistema introduce su nombre de acceso.

• Clave, es una palabra personalizada y encriptada que permite la

identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su finalidad

es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la

empresa.

Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla

principal del sistema, ésta contiene una barra de menús con las opciones

Datos, Facturar, Consulta, Reportes, Otros y Salir. Estas, junto a sus

respectivos sub-menús constituyen las operaciones que se pueden

realizar con el sistema automatizado.

Figura 25.- Pantalla Principal.


DERECHOS RESERVADOS


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Menú Datos: Dentro de él se encuentran las siguientes opciones:

• Inventario: La cual abre la ventana de registro de ítemes. Los

datos a ingresar son: Un código, asignado a cada ítem, el cual se coloca

en el primer campo de la ventana de registro, la descripción del ítem,

cantidad en existencia y precio de venta al público. En esta ventana

también se encuentran las opciones de agregar, modificar, buscar,

eliminar y cerrar.

Figura 26.- Pantalla Inventario.


• Clientes: Esta opción abre la ventana de registro de clientes. Los

datos necesarios para esta operación son: Número de cédula o RIF,

dependiendo del tipo de persona, si es natural o jurídica; nombre

completo de la persona o empresa; dirección de la misma y número o

números de teléfono. De igual modo, esta ventana posee las opciones de

agregar, modificar, buscar, eliminar y cerrar.

DERECHOS RESERVADOS


87

Figura. 27.- Pantalla Clientes.


Facturar: La opción Facturar permite acceder al formato de factura.

En la parte superior, se encuentran los datos del cliente, con un botón de

Agregar/Buscar, cuya función es agregar un nuevo registro de cliente si

este no existe en la base de datos, o agregar los datos a la factura a partir

de un registro existente por medio del número de cédula o RIF.

En la parte inferior, se encuentran los datos del ítem o ítemes

adquiridos por el cliente, en primer lugar se incluye el código del ítem

adquirido, la descripción del mismo y la cantidad adquirida por el cliente,

los botones [ + ] y [ - ] permiten agregar o eliminar ítemes de la factura.

En el campo Sub-total aparecerá el monto neto de venta, en el

campo Descuento se coloca el porcentaje a descontar si ese fuere el

DERECHOS RESERVADOS


88

caso, y en el campo de Impuesto, aparecerá el monto correspondiente al

Impuesto al Valor Agregado (IVA). En el campo Total aparecerá el monto

final de la compra, el cual incluye el cálculo de descuentos e impuestos de

ley.

Finalmente, se observan los botones de Facturar, con el cual la

factura queda almacenada en la base de datos para su posterior consulta,

luego, el botón descartar, el cual permite eliminar los datos introducidos

en la factura actual, útil en el momento de anular facturas, del mismo

modo estos cambios se actualizan en la base de datos, y el botón cerrar,

cuya función es salir de la pantalla factura.

Figura 28.- Pantalla Facturar.


DERECHOS RESERVADOS


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Menú Consulta: Este menú posee las siguientes opciones:

• Inventario: Esta opción abre la pantalla Consulta de Inventario,

la cual muestra en forma de tabla el inventario de ítemes, se observa el

código del ítem, descripción, cantidad en existencia y el precio de venta.

También posee la función de búsqueda compuesta por un campo de texto

donde se coloca el código del artículo solicitado, el botón de búsqueda y

el botón cerrar.

Figura 29.- Pantalla Consulta de Inventario.


DERECHOS RESERVADOS


90

• Clientes: Esta opción permite ver la pantalla Consulta de

Clientes. Al igual que en la consulta de inventario se visualizan en forma

de tabla los clientes registrados en el sistema, además del campo de

búsqueda y el botón cerrar.

Figura 30.- Pantalla Consulta de Clientes.


• Facturas: Permite visualizar la pantalla Consulta de Facturas. En

ella se observan las facturas realizadas hasta el momento, pudiéndose

conocer el número de la misma, la cédula o RIF del cliente, fecha y monto

de compra, descuento e impuesto al valor agregado. Esta pantalla

también posee el campo de búsqueda y el botón cerrar.

DERECHOS RESERVADOS


91

Figura 31.- Pantalla Consulta de Facturas


Otros: Entre las opciones que permite visualizar este menú se

encuentran las siguientes:

• Acerca de: En ella se encuentra información acerca del

sistema de información automatizado, como la versión y los derechos de

autor.

Figura 32.- Pantalla Acerca De


DERECHOS RESERVADOS


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• Usuarios: En esta ventana se crean los nombres de usuario y

contraseña de los autorizados a operar el sistema de información

automatizado. En el campo ID se introducirá la identificación de usuario,

en el campo Clave, se escribirá la contraseña del usuario y en el campo

Repetir clave, se confirma la contraseña asignada. Asimismo, posee

botones de Agregar, para confirmar la operación, Eliminar que permite

borrar un usuario existente, y cerrar para terminar la operación realizada.

Figura 33.- Pantalla Usuarios.


• Ayuda: Abre un documento en html que contiene el manual de

usuario del sistema de información automatizado para el control de

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. con cada una de las

operaciones realizadas por el mismo, y los pasos a seguir para llevarlas a

cabo de manera exitosa.

DERECHOS RESERVADOS


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Estructura de la Base de Datos:

Una vez especificados formalmente los requerimientos y realizado el

modelo del sistema, se procedió a la elaborar la estructura de la base de

datos. Para ello se utilizó la aplicación Microsoft Access 2000, debido a la

capacidad de interacción entre el lenguaje de programación seleccionado

Microsoft Visual Basic 6.0 y el mismo. Esta base de datos esta compuesta

por las siguientes tablas:

• Tabla Clientes: En ella se almacena la información de los

clientes registrados en el sistema. La tabla está compuesta por RifCed,

nombre, dirección y teléfono; todas de tipo texto.

Figura 34.- Tabla Clientes.


• Tabla Inventario: Esta tabla contiene la información de los

artículos en existencia. Está formada por Codigo y Descripcion de tipo

texto, cantidad de tipo número y PVenta de tipo moneda.

DERECHOS RESERVADOS


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Figura 35.- Tabla Inventario


• Tabla Factura: Esta tabla contiene la información de las facturas

realizadas en el sistema de información automatizado. Está compuesta

por NFactura de tipo autonumérico, CedRif de tipo texto, Fecha de tipo

Fecha/Hora, Subtotal, Descuento, Iva y total; todas ellas de tipo moneda.

Figura 36.- Tabla Factura


DERECHOS RESERVADOS


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• Tabla Usuarios: Almacena la información de los usuarios

autorizados a operar el sistema de información automatizado. Está

formada por id y pass de tipo texto.

Figura 37.- Tabla Usuarios.

Fuente: Ocando (2006).

4.5.- IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

En esta fase de implementación del sistema se realizaron una serie

de actividades para traducir las especificaciones del diseño en un

producto tipo software. El objetivo alcanzado en esta fase fue el de tener

un sistema parcialmente probado para comprobar que se cumplan los

requerimientos así como también la documentación del sistema.

4.6.- PRUEBAS DEL SISTEMA

Posterior a la codificación del sistema, se sometió a una serie de

pruebas, con la finalidad de garantizar su funcionamiento óptimo. En

estas pruebas se simularon ventas que permitieran generar facturas y

DERECHOS RESERVADOS


96

reportes. Del mismo modo, se introdujeron en la base de datos ítems

destinados a ser inventariados, lo cual permitió realizar críticas

constructivas que ayudaran a la posterior optimización del sistema.

4.7.- DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

Al finalizar el desarrollo del sistema de información se discuten los

resultados obtenidos en cada una de las etapas de la metodología

empleada:

• Análisis del dominio de la aplicación: Se cumplió la definición

del dominio de la aplicación y se establecieron los objetivos del sistema

de información por medio de la automatización de procesos dentro de la

organización. Se determinó que el actor de dominio del sistema es la

propietaria de Óptica Díaz, debido a que es la usuaria final.

• Descubrimiento de los requerimientos: Los requerimientos se

descubrieron mediante técnicas de recolección de datos como entrevista

no estructurada, observación directa y observación documental, las

cuales fueron aplicadas al usuario involucrado y en los archivos físicos de

la óptica. Se llevó a cabo el DDR donde se establecieron los

requerimientos de entrada, almacenamiento y salida necesarios para la

ejecución del sistema.

DERECHOS RESERVADOS


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• Especificación de los Requerimientos: se logro definir las

exigencias o requerimientos determinados por el usuario. Se realizaron

diagramas de casos de uso para especificar la estructura del sistema y su

interacción con el usuario.

• Diseño del Sistema: Después de especificar los requerimientos

del sistema, se procedió a elaborar un diseño del mismo. Se elaboro el

diseño de la interfaz sistema/usuario y se elaboraron las bases de datos.

• Implementación del sistema: Donde se convirtieron las

especificaciones de diseño en un producto de software, basándose en el

lenguaje de programación Visual Basic 6.0, con lo que se obtuvo un

sistema parcialmente probado.

• Pruebas del sistema: Una vez obtenido el producto de software

se sometió a una serie de pruebas que permitieran corroborar su correcto

funcionamiento y verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Se detectaron posibles fallas y fueron corregidas para su validación.

Habiendo cumplido con las etapas de la metodología de procesos

WATCH propuesta por Montilva (2000) se logra automatizar los procesos

de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. los cuales se ejecutan de

forma manual.

DERECHOS RESERVADOS

Capítulo V. Manual de Usuario UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

CAPÍTULO V

MANUAL DE USUARIO

5.1.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El sistema de información automatizado para el control de

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. es una herramienta de

software realizada con la finalidad de automatizar los procesos

administrativos realizados en la empresa. Dicha herramienta, permite al

usuario modernizar y agilizar las operaciones mediante la utilización de

recursos informáticos.

Entre los beneficios que ofrece esta herramienta de software, se

puede mencionar la simplicidad de manejo, la reducción del tiempo de

operaciones, y el hecho de permitir a Óptica Díaz, C.A. dar un paso al

frente en cuanto a tecnología se refiere. Es importante destacar, los

beneficios en materia de espacio e insumos, pues hace posible la

eliminación de archivos en papel. Del mismo modo ofrece seguridad

mediante la asignación de claves de usuario al personal autorizado, de

este modo se evita que personas ajenas a la empresa tengan acceso a

las operaciones administrativas de la misma.

El sistema de información para el control de facturación e inventario

en Óptica Díaz, fue realizado con la herramienta de desarrollo Visual

DERECHOS RESERVADOS


100

Basic 8.0 y en la base de datos el manejador utilizado fue Microsoft

Access 2000, lo cual permitió obtener un producto de software con una

interfaz sencilla y amigable para el usuario.

5.2.- REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

Para optimizar el rendimiento del sistema se recomiendan los

siguientes elementos:

HARDWARE

• CPU AMD Athlon™ XP a 1.0 GHz o superior.

• Disco Duro de 40 GB.

• Memoria RAM de 128 Mb o superior.

• CD-ROM a 52X

• Monitor SVGA de 17”, teclado en español y mouse PS/2.

• Floppy Disk 3 ½ 1.44 Mb.

• Impresora HP DeskJet 3550

SOFTWARE

• Sistema Operativo Windows XP SP1 o superior.

• Manejador de Base de Datos Access 2000

5.3.- INSTALACIÓN DEL SISTEMA

La instalación de el sistema de información automatizado para el

control de facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A. se hace sencilla,

DERECHOS RESERVADOS


101

debido a que el mismo cuenta con un instalador que realiza todas las

operaciones necesarias automáticamente. Los pasos a seguir son:

Paso 1. Iniciar instalador: En el CD del sistema de información

automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz,

C.A. se encontrará un icono con el nombre SETUP como el mostrado en

la figura 38. Al hacer clic en él, el proceso de instalación dará inicio.

Figura 38. Icono de Instalación Setup.


Paso 2. Bienvenida a la instalación: Aparecerá en pantalla el

programa de instalación (Figura 39), el cual dará la bienvenida. Se

recomienda cerrar cualquier otra aplicación que se esté ejecutando. Hacer

clic en “Aceptar” para continuar la instalación y en “Salir” para salir de la

misma.

Figura 39.- Instalación de Óptica Díaz.


DERECHOS RESERVADOS


102

Paso 3. Asignar directorio de instalación: El programa instalador

muestra un directorio por defecto, este es, C:\Facturacion\. Si se desea

cambiar la ruta, hacer clic en el botón Cambiar directorio, el cual mostrará

la pantalla de asignación de nuevo directorio (Figura 40).

Figura 40.- Cambiar Directorio.


Si el directorio de destino no existe, el sistema preguntará si desea

crear un nuevo directorio. Hacer clic en Sí para aceptar o en No para

rechazar.

Figura 41.- Crear nuevo directorio destino. Fuente: (Ocando 2006)

DERECHOS RESERVADOS


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Paso 4.- Iniciar Instalación: Una vez asignado el directorio destino,

hacer clic en el botón instalar software de Óptica Díaz, el cual se muestra

en la Figura 42 en el círculo rojo. Para abandonar la instalación, clic en

Salir.

Figura 42.- Iniciar Instalación.


Paso 5.- Elegir Grupo de Programas: En esta opción es posible

crear un grupo de programas en el menú de programas de Windows, o

asignar el programa Óptica Díaz a un grupo existente.

Figura 43.- Elegir grupo de programas


DERECHOS RESERVADOS


104

Finalmente el programa de instalación dará inicio a la copia de los

archivos necesarios para la ejecución del sistema, luego de lo cual

aparecerá la pantalla de notificación que indicará que el programa se ha

instalado satisfactoriamente.

Fig. 44.- Instalación satisfactoria.


5.4.- OPERACIÓN DEL SISTEMA

El sistema de información automatizado de Óptica Díaz, C.A. cuenta

con dos pantallas principales: La primera, es la pantalla de acceso, en la

cual debe introducirse el nombre de usuario y contraseña.

Figura 45.- Pantalla Inicio de Sesión.


Los elementos encontrados en esta pantalla se describen a

continuación:

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• Usuario, en este renglón la persona autorizada a operar el

sistema introduce su nombre de acceso.

• Clave, es una palabra personalizada y encriptada que permite la

identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su finalidad

es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la

empresa.

Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla

principal del sistema, ésta contiene una barra de menús con las opciones

Datos, Facturar, Consulta, Reportes, Otros y Salir. Estas, junto a sus

respectivos sub-menús constituyen las operaciones que se pueden

realizar con el sistema automatizado.

Figura 46.- Pantalla Principal.


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Datos: Dentro de él se encuentran las siguientes opciones:

• Inventario: La cual abre la ventana de registro de ítemes. Los

datos a ingresar son: Un código, asignado a cada ítem, el cual se coloca

en el primer campo de la ventana de registro, la descripción del ítem,

cantidad en existencia y precio de venta al público. En esta ventana

también se encuentran las opciones de agregar, modificar, buscar,

eliminar y cerrar.

Figura 47.- Pantalla Inventario.


• Clientes: Esta opción abre la ventana de registro de clientes. Los

datos necesarios para esta operación son: Número de cédula o RIF,

dependiendo del tipo de persona, si es natural o jurídica; nombre

completo de la persona o empresa; dirección de la misma y número o

números de teléfono. De igual modo, esta ventana posee las opciones de

agregar, modificar, buscar, eliminar y cerrar.

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Figura. 48.- Pantalla Clientes.


Facturar: La opción Facturar permite acceder al formato de factura.

En la parte superior, se encuentran los datos del cliente, con un botón de

Agregar/Buscar, cuya función es agregar un nuevo registro de cliente si

este no existe en la base de datos, o agregar los datos a la factura a partir

de un registro existente por medio del número de cédula o RIF.

En la parte inferior, se encuentran los datos del ítem o ítemes

adquiridos por el cliente, en primer lugar se incluye el código del ítem

adquirido, la descripción del mismo y la cantidad adquirida por el cliente,

los botones [ + ] y [ - ] permiten agregar o eliminar ítemes de la factura.

En el campo Sub-total aparecerá el monto neto de venta, en el

campo Descuento se coloca el porcentaje a descontar si ese fuere el

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caso, y en el campo de Impuesto, aparecerá el monto correspondiente al

Impuesto al Valor Agregado (IVA). En el campo Total aparecerá el monto

final de la compra, el cual incluye el cálculo de descuentos e impuestos de

ley.

Finalmente, se observan los botones de Facturar, con el cual la

factura queda almacenada en la base de datos para su posterior consulta,

luego, el botón descartar, el cual permite eliminar los datos introducidos

en la factura actual, útil en el momento de anular facturas, del mismo

modo estos cambios se actualizan en la base de datos, y el botón cerrar,

cuya función es salir de la pantalla factura.

Figura 49.- Pantalla Facturar.


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Consulta: Este menú posee las siguientes opciones:

• Inventario: Esta opción abre la pantalla Consulta de Inventario,

la cual muestra en forma de tabla el inventario de ítemes, se observa el

código del ítem, descripción, cantidad en existencia y el precio de venta.

También posee la función de búsqueda compuesta por un campo de texto

donde se coloca el código del artículo solicitado, el botón de búsqueda y

el botón cerrar.

Figura 50.- Pantalla Consulta de Inventario.


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• Clientes: Esta opción permite ver la pantalla Consulta de

Clientes. Al igual que en la consulta de inventario se visualizan en forma

de tabla los clientes registrados en el sistema, además del campo de

búsqueda y el botón cerrar.

Figura 51.- Pantalla Consulta de Clientes.


• Facturas: Permite visualizar la pantalla Consulta de Facturas. En

ella se observan las facturas realizadas hasta el momento, pudiéndose

conocer el número de la misma, la cédula o RIF del cliente, fecha y monto

de compra, descuento e impuesto al valor agregado. Esta pantalla

también posee el campo de búsqueda y el botón cerrar.

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Figura 52.- Pantalla Consulta de Facturas


Otros: Entre las opciones que permite visualizar este menú se

encuentran las siguientes:

• Acerca de: En ella se encuentra información acerca del

sistema de información automatizado, como la versión y los derechos de

autor.

Figura 53.- Pantalla Acerca De


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• Usuarios: En esta ventana se crean los nombres de usuario y

contraseña de los autorizados a operar el sistema de información

automatizado. En el campo ID se introducirá la identificación de usuario,

en el campo Clave, se escribirá la contraseña del usuario y en el campo

Repetir clave, se confirma la contraseña asignada. Asimismo, posee

botones de Agregar, para confirmar la operación, Eliminar que permite

borrar un usuario existente, y cerrar para terminar la operación realizada.

Figura 54.- Pantalla Usuarios.


• Ayuda: Abre un documento en html que contiene el manual de

usuario del sistema de información automatizado para el control de

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

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CONCLUSIONES

• Cumpliendo con el primer objetivo, se pudo conocer que los

procesos de inventario y facturación en Óptica Díaz, C.A. son realizados

de forma enteramente manual, vaciando la información en planillas

tabuladas, lo cual se traduce en pérdida de información, deterioro o

confusiones al momento de manipular los datos.

• En cuanto al segundo objetivo, se determinaron los

requerimientos del sistema de información, los cuales consisten en la

búsqueda de una solución informática que permita agregar, modificar,

eliminar y consultar registros de clientes, inventario y facturas y crear

reportes de operación minimizando tiempos de respuesta y además de

mantener la integridad de la información por medio de controles de

acceso al sistema.

• Dando cumplimiento al tercer objetivo, se especificaron los

requerimientos del sistema, estableciéndose procedimientos necesarios

para la ejecución del sistema atendiendo a las necesidades del usuario.

• Después de realizar el diseño del sistema, se obtuvo todo lo

relacionado con la configuración y el detalle físico como lógico del

sistema. Se determinaron las herramientas de desarrollo a utilizar para la

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creación del mismo, las cuales fueron Visual Basic 6.0 y el manejador de

base de datos Access 2000.

• Cumpliendo el quinto y sexto objetivo, se logró construir un

sistema que cumpliera los requerimientos de Óptica Díaz para controla

sus operaciones de facturación e inventario, luego de lo cual se realizaron

las pruebas pertinentes para corroborar el adecuado funcionamiento del

mismo.

Todo lo anteriormente expuesto, lleva al logro del objetivo general de

la investigación, este es desarrollar un sistema de información

automatizado para el control de facturación e inventario de Óptica Díaz,

C.A.

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RECOMENDACIONES

• Adiestrar al personal encargado de los procesos de

facturación e inventario de la empresa.

• Realizar mantenimiento preventivo al sistema de manera

periódica, esto es, respaldar la información almacenada.

• Desarrollar módulos que permitan la integración del paciente

al sistema, por medio de la creación de un registro o historia clínica única

asociada a las facturas de compra.

• Desarrollar módulos que permitan obtener datos estadísticos

de ventas.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

TESIS DE GRADO

• Peña y Salas (2005). “Desarrollo de un sistema de información

automatizado para el control de los procesos de facturación e inventario

de la empresa Repuestos Josbri, C.A.”. Trabajo especial de Grado.

Colegio Universitario Dr. Rafael Belloso Chacín.

• Vargas (2004). “Diseño de un sistema de información para

automatizar el registro y control de afiliados a la Videotienda Frankstore”.

Trabajo Especial de Grado. Universidad Rafael Urdaneta.

• Rondón (2003). “Sistema de información automatizado para el

control de los procesos administrativos de una estación de servicios”.

Trabajo Especial de Grado. Universidad Rafael Urdaneta.

• Camacho (2002). “Sistema de Información Automatizado que

permita el Control de los Procesos Administrativos de la Empresa

Suplyaccell, C.A.”. Trabajo Especial de Grado. Universidad Rafael Belloso

Chacín.

• Mora (2001). “Sistema de Información Automatizado para el control

de los Procesos Administrativos”. Trabajo Especial de Grado. Universidad

Rafael Belloso Chacín.

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LIBROS

• Cohen, K. (2000). Sistemas de Información para los negocios.

McGraw Hill.

• Montilva, J. (2000), Modelo de procesos para el desarrollo de

software orientado a objetos.

• Montilva, J. (1999). Desarrollo de Sistemas de Información.

Consejo de publicaciones de la Universidad de los Andes.

• Müch, L (1998) Fundamentos de administración. Quinta Edición.

Editorial Trillas.

• Pressman, R. (1998). Sistemas de información. Cuarta edición.

Madrid. Editorial McGraw Hill.

• Sampieri, R. (1998). Metodología de la Investigación. McGraw Hill.

• Tamayo, M. (1997) El proceso de la Investigación Científica.

México: Limusa.

• Senn, J. (1992). Análisis y Diseño de Sistemas de Información.

McGraw Hill.

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FUENTES ELECTRÓNICAS EN LÍNEA

• Manual de Visual Basic. <Página Web en línea> Disponible en:

www.monografias.com <Consulta Mayo 2006).

• Pantoja. El Inventario. <Página Web en línea> Disponible en:

www.monografias.com <Consulta Abril 2006>.

• Sistemas de Información. <Página Web en línea>

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n. <Consulta

Marzo 2006>

• Trejo, J. Bases de datos. <Página Web en línea> Disponible en:

www.monografias.com <Consulta Abril 2006>.

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