225103-B2_UD6_Eines_web_de_gestio_i_comunicacio

2251C3B2 Implantació d’aplicacions Informàtiques de Gestió UD 6 – Eines web de gestió i comunicació

2 / 97

Unitat 6. Eines web de gestió i comunicació

Presentació

La tecnologia i l'ús d'Internet forma part de les nostres vides d'una manera totalment natural, ja ningú es planteja redactar un document de treball a mà o amb màquina d'escriure i tothom té un compte de correu electrònic per comunicar-se amb amics, companys o familiars de manera immediata. Ni cal dir que quan volem saber les notícies del dia no esperem el telediari sinó que ràpidament accedim per Internet a un munt de portals que ens ofereixen aquesta informació.

Però tota aquesta tecnologia i sobresaturació d'informació no solament ens aporta més immediatesa i més coneixement de l'entorn sinó que, ben canalitzada, ens permet disposar d'eines que faciliten i augmenten la productivitat de la nostra feina.

Al llarg d'aquest crèdit, que abasta continguts molt diversos, heu treballat amb els conceptes fonamentals de l'empresa i el seu entorn, conceptes i eines de comptabilitat i també les funcionalitats de paquets ofimàtics més importants quant a processadors de textos, full de càlcul, presentacions i bases de dades, a més de tractament d'imatge i vídeo i sense oblidar una exposició exhaustiva de com s'instal·len i configuren aplicacions informàtiques. Per contra, aquesta unitat didàctica vol donar una visió de com el nostre treball i la informació que volem gestionar dia a dia ja no estan limitats i localitzats en el nostre ordinador, sinó que aquella expressió de "tot és a la Xarxa" és més veritat que mai. Així aprendreu a utilitzar aplicacions web que no solament us permetran gestionar el vostre correu electrònic, sinó també emmagatzemar documents i gestionar calendaris, i tot això localitzat a Internet i de manera gratuïta.

En el nucli d'activitat "El correu electrònic", es fa una breu referència als orígens d'aquest com també una petita síntesi de quins són els protocols de servei de correu i els gestors de correu electrònic més utilitzats tant si volem tenir accés a la nostra informació des de l'ordinador com si volem consultar-la per Internet. També es fa èmfasi en la importància de la seguretat en la transferència d'informació per correu electrònic.

El nucli d'activitat "L'agenda electrònica" aborda, d'una banda, l'ús de les agendes electròniques com a dispositius mòbils i, de l'altra, fa una exposició exhaustiva de com es treballa amb agendes i calendaris en línia amb les últimes eines del mercat, que ofereixen una gran versatilitat d'opcions i aplicacions que faciliten les tasques d'organització de cites dels usuaris. A més, s'exposa una funcionalitat realment útil avui dia com és el treball col·laboratiu que permet a diversos usuaris compartir un calendari.

Finalment, el nucli d'activitat "Paquets ofimàtics web" vol donar una visió de quina és la nova manera de treballar amb les eines bàsiques de processadors de textos, full de càlcul i bases de dades, com també de moltes altres característiques i funcionalitats que ofereixen les aplicacions ofimàtiques web que hi ha en el mercat respecte a les aplicacions ofimàtiques d'escriptori que coneixíem fins ara.

Novament, en aquest nucli d'activitat, també s'ofereix la possibilitat del treball col·laboratiu i es mostra com això aporta una actualització immediata de la documentació que un grup d'usuaris ha de compartir i manejar.

Per treballar els continguts d'aquesta unitat didàctica, és convenient que feu les activitats i els exercicis d'autoavaluació proposats; també us ajudaran els nombrosos exemples pràctics amb ús de programari que s'ofereixen al llarg d'aquests materials.

Objectius

En acabar la unitat heu de ser capaços del següent:


3 / 97

1. Utilitzar i distingir gestors de client de correu POP3 i gestors de correu web. 2. Conèixer les eines bàsiques de control de seguretat del correu electrònic. 3. Gestionar un calendari amb un dispositiu mòbil d'agenda electrònica. 4. Actualitzar, manipular i compartir calendaris amb altres usuaris utilitzant aplicacions web. 5. Implementar i gestionar documents amb paquets ofimàtics web i permetre l'accés i manipulació d'aquests a

altres usuaris.


4 / 97

1. El correu electrònic

Avui dia, la forta necessitat d'estar informats i amb immediatesa ha fet que Internet esdevingui la font de coneixement més potent del que passa al món. Així, dintre d'aquest context s'han desenvolupat nombroses eines que faciliten la informació i la comunicació entre els usuaris connectats a la xarxa d'Internet, i ha fet que serveis com el correu electrònic revolucionin la manera de comunicar-se i sigui un dels serveis més utilitzats, convertint-se, a més, en un dels pilars fonamentals.

Altres serveis com els fòrums, xats i les llistes de distribució també s'han convertit en mitjans de comunicació virtual molt utilitzats pels usuaris dintre de la Xarxa.

El correu electrònic és el sistema més utilitzat per intercanviar informació entre els usuaris de la

xarxa d'Internet.

El correu electrònic, e-mail (abreviatura de l'anglès electronic mail), és un mitjà de comunicació entre usuaris d'Internet que permet la transmissió de missatges de manera ràpida, eficaç i amb baix cost mitjançant sistemes de comunicació electrònics.

Els avantatges del correu electrònic són innumerables: entre altres, és possible enviar un missatge en qualsevol moment i lloc on es disposi connexió a Internet, es pot enviar el mateix missatge a molts usuaris al mateix temps, i la transmissió de la informació és pràcticament immediata independentment de la ubicació geogràfica del remitent i destinatari.

No obstant això, cal tenir en compte que tant per a l'enviament com per a la recepció de correu electrònic és necessari que els agents implicats utilitzin un protocol determinat.

L'accés al servei de correu electrònic es pot realitzar per mitjà del web o per mitjà d'un programa de gestió de correu. D'una manera o d'una altra es disposarà d'un editor de correu que permeti llegir, enviar, respondre i editar missatges no solament de text sinó tot tipus de documents digitals (imatges, vídeo, etc.). Això ha fet que en molts casos el correu electrònic desplaci sense cap dubte, el correu ordinari.

De manera inherent a l'ús del correu electrònic, s'ha de tenir en compte el problema de seguretat que representa la seva utilització sense els controls d'accés adequats. El correu electrònic és la via de transmissió més usual per a tot tipus de virus informàtics, molt sovint per mitjà dels enviaments massius de correus no desitjats.

1.1. Breu història del correu electrònic 1.2. Protocols del servei de correu electrònic 1.3. Elements bàsics i estructura del correu electrònic 1.4. Gestors de correu electrònic


5 / 97

1.4.1. Característiques dels gestors de correu POP3 1.4.2. Característiques dels gestors de correu web

1.5. Altres utilitats del correu electrònic: llistes de distribució, fòrums, xats, etc. 1.6. Seguretat en la utilització del correu electrònic

1.1. Breu història del correu electrònic

Els inicis del correu electrònic daten del principi dels anys setanta quan un enginyer, Ray Tomlinson, que participava en la xarxa ARPANET va desenvolupar un programa perquè els usuaris intercanviessin missatges entre les màquines connectades a la xarxa.

ARPANET

De l'anglès advanced research projects agency networks, es va crear per encàrrec del Departament de Defensa dels EUA com a mitjà de comunicació entre els diferents organismes del país.

També va ser aquest qui va decidir l'estructura de les adreces de correu electrònic, incloent-hi el símbol arrova @ (que en anglès és llegeix com at, 'en tal lloc') com a divisor entre l'usuari a qui va dirigit el missatge i la màquina en què s'allotja el servidor de correu.

L'arrova esdevé el símbol que caracteritza el correu electrònic.

Pocs anys després, es va crear el protocol SMTP (simple mail transfer protocol), que s'utilitzaria per a l'intercanvi de missatges entre màquines que restaven connectades a Internet.

Als anys vuitanta, molts usuaris ja disposaven d'un ordinador personal que els permetia connectar-se a Internet, d'aquí va sorgir la necessitat de crear un protocol que permetria a aquests usuaris accedir als seus missatges de correu electrònic. Apareix així el protocol POP (post office protocol), que permet la descàrrega i gestió de missatges. Posteriorment van aparèixer versions avançades d'aquest protocol, POP2 i POP3, que oferirien una gestió millor del correu.

Així, amb els protocols SMTP i POP va quedar resolta la transmissió de correu per Internet, tot i que amb aquests només es podien enviar missatges en format de text ASCII. Durant un quant temps es van utilitzar programes que permetien la codificació i descodificació, fins que al principi dels anys noranta va aparèixer els tipus MIME. Més endavant també ha estat possible editar els missatges amb altres tipus de formats, com l'HTML.

ASCII

De l'anglès American standard code for Information interchange, és un joc de caràcters que assigna valors numèrics (de 0 bits a 127,7 bits de longitud) a les lletres, xifres i signes de puntuació.


6 / 97

MIME

De l'anglès multipurpose Internet mail extensions, són uns tipus d'especificacions que permeten l'intercanvi de tot tipus d'arxius (text, imatge, vídeo, etc.) per mitjà d'Internet de manera transparent per a l'usuari.

HTML

De l'anglès hypertext markup language, és un llenguatge per marcar i estructurar textos i relacionar-los en forma d'hipertext. És el llenguatge més conegut que hi ha per formatar textos a Internet i navegadors web.

Finalment, a mitjan noranta va sorgir el protocol IMAP (Internet message access protocol), que oferia més funcionalitats que el protocol POP i permetia integrar el correu electrònic en un navegador web.

1.2. Protocols del servei de correu electrònic

El servei de correu electrònic permet intercanviar missatges entre usuaris per mitjà d'ordinadors connectats entre ells, però per realitzar aquesta comunicació cal disposar d'uns elements i protocols que ho facilitin.

El compte de correu electrònic, com també la manera d'establir la comunicació entre l'emissor i el receptor de correu, ha de seguir unes normes específiques que estan marcades pel que s'anomena protocols d'Internet.

Els protocols d'Internet són un conjunt de regles de comunicació de xarxa en què es basa Internet i que faciliten l'intercanvi de dades entre ordinadors connectats en xarxa, i també permeten la comunicació i transmissió de correu electrònic entre usuaris independentment del sistema operatiu i del client de correu que utilitzin.

Per poder enviar o rebre un correu electrònic necessitem disposar d'un compte de correu en una màquina anomenada servidor de correu. És habitual que per realitzar aquesta acció els usuaris estiguin connectats a Internet, tot i que de vegades no és imprescindible.

Servidor de correu

És una aplicació informàtica que permet l'enviament de missatges de correu electrònic entre usuaris independentment de la xarxa que utilitzin. És el responsable de l'encaminament del correu entre els diferents sistemes.

El correu electrònic té una estructura que descriuríem com de client-servidor, de manera que en l'equip servidor s'allotjaran els comptes de correu dels usuaris i en els clients de correu es gestionarà la descàrrega de missatges.

Client de correu

Són aplicacions que permeten relacionar els usuaris amb les seves bústies de correu i els permeten descarregar i gestionar missatges de correu utilitzant uns protocols determinats (POP3 i IMAP).

Per poder llançar el client de correu electrònic, també s'ha de tenir informació sobre el proveïdor de serveis d'Internet (ISP) de manera que es pugui configurar el client adequadament.


7 / 97

ISP

De l'anglès, Internet service provider, són empreses dedicades a connectar a Internet els usuaris o les diferents xarxes que tinguin, i donar el manteniment necessari perquè l'accés funcioni correctament. També ofereixen serveis relacionats, com allotjament web o registre de dominis.

Així, per gestionar correu electrònic necessitem saber quins protocols de correu electrònic hi ha. Podríem dir que el servidor de correu està format per dos protocols, l'SMTP i el POP/IMAP. Vegem-ho amb més detall:

• El protocol SMTP (simple mail transfer protocol) o protocol simple de correu, que és l'estàndard d'Internet per a l'intercanvi de correu electrònic. La seva funció és la transmissió del correu que surt de la màquina de l'usuari remitent fins al servidor que emmagatzema els missatges dels usuaris destinataris.

És important dotar aquest protocol d'autenticació per estalviar l'enviament i recepció de correu no desitjat.

• El protocol POP (post office protocol) o protocol d'oficina de correus fa referència al tipus de servidor que s'utilitzarà per rebre correu. Permet la gestió, accés i transferència de missatges de correu electrònic entre el servidor de correu i l'usuari. A diferència del protocol SMTP, el POP s'utilitza per a la descàrrega de correu. L'origen del protocol POP està determinat per la necessitat de molts usuaris de llegir el seu correu connectant-s'hi puntualment a Internet, així l'usuari es connecta al seu servidor de correu i, utilitzant un programa client, l'usuari descarrega els missatges i després es desconnecta del servidor. Els avenços realitzats amb aquest protocol fan que actualment es parli de la versió POP3.

• El protocol IMAP (Internet message access protocol) o protocol d'accés a missatges d'Internet permet als clients de correu electrònic accedir als missatges emmagatzemats en els servidors de correu des de qualsevol màquina amb accés a Internet. Normalment, utilitzen aquest protocol els servidors i clients de correu web que permeten a l'usuari gestionar el correu des de qualsevol màquina amb connexió a Internet, encara que també és possible fent ús d'un client POP3 descarregant el correu a una màquina local. L'IMAP es diferencia del POP en el fet que els correus electrònics dels servidors IMAP estan emmagatzemats en el servidor i es queden allà fins i tot si es descarrega el correu electrònic, mentre que el correu POP descarrega els missatges per al seu client de correu electrònic directament i aquests no resten en el servidor.

El procés de transmissió de correu electrònic es pot veure en la figura 1.


8 / 97

Figura 1. Esquema del procés de transmissió de correu electrònic

En resum, quan l'usuari remitent envia un missatge, aquest es dirigeix al seu servidor de correu mitjançant el protocol SMTP, des d'aquest s'envia al servidor de correu de l'usuari destinatari, i finalment és aquest qui descarrega el correu en la seva bústia en la màquina local utilitzant el protocol POP/IMAP.

Així, el protocol SMTP s'utilitza normalment per enviar i rebre missatges, i el protocol POP/IMAP serà el que permetrà als usuaris descarregar els missatges. Per aquest motiu, s'haurà d'especificar tant el servidor SMTP com el servidor POP o IMAP quan es configuri l'aplicació o gestor de correu electrònic.

A més, i és important de tenir-ho en compte, aquests protocols no ofereixen prou seguretat en el procés de transmissió de missatges, i poden quedar al descobert contrasenyes i altres informacions. Per aquest motiu se sol afegir una capa SSL que permet un mètode de xifratge que poden implementar tant el servidor de correu com el client.

SSL

De l'anglès, secure sockets layer, protocol de capa de connexió segura, és un protocol criptogràfic que permet una connexió segura per a una xarxa, comunament Internet.

1.3. Elements bàsics i estructura del correu electrònic

Conjuntament amb els protocols que permeten la transmissió de correu electrònic, podem distingir els elements principals següents:

• L'MTA (mail transfer agent) o agent de transferència de correu és l'agent que s'encarrega de la transferència dels missatges de correu electrònic entre altres MTA i clients de correu utilitzant el protocol SMTP. Els MTA són els anomenats servidors de correu que s'encarreguen de rebre el correu, localitzar on l'han de lliurar i lliurar-lo.

SMTP

De l'anglès, simple mail transfer protocol, és el protocol que s'utilitza perquè dos servidors de correu intercanviïn missatges. És el protocol més utilitzat a Internet per transferir i emmagatzemar missatges.

• Els MDA (mail delivery agent) o agents de lliurament de correu són servidors de recollida de correu. La seva missió és copiar els missatges del servidor de correu en la bústia de correu de l'usuari. És l'agent que permetrà als clients de correu recollir els missatges emmagatzemats a bústies remotes. Els protocols POP i IMAP són agents MDA.

POP

De l'anglès, post office protocol, és el protocol que s'utilitza en clients locals de correu per obtenir els missatges de correu electrònic emmagatzemats en un servidor remot.

IMAP

De l'anglès, Internet message acces protocol, és un protocol que s'utilitza per descarregar missatges des del seu servidor de correu electrònic, amb la particularitat que els missatges es queden al servidor.


9 / 97

• El MUA (mail user agent) o agent d'usuari de correu és l'aplicació instal·lada en l'ordinador de l'usuari que aquest executa per llegir el correu entrant o enviar missatges després d'haver-s'hi autenticat amb un usuari i una contrasenya. El MUA es comunica amb els MTA mitjançant el protocol SMTP i un servei de recollida de correu per obtenir els missatges d'una bústia. Són els anomenats clients de correu o gestors de correu i són programes amb una interfície que permet a l'usuari, editar, rebre i enviar correu. Exemples de clients de correu serien l'Outlook, Thunderbird, Eudora, Zimbra, etc.

La figura 2 que apareix a continuació reflecteix quina és la funció de cada agent en el procés de transmissió de missatges.

Figura 2. Agents que participen en el procés de transmissió de correu electrònic.

D'altra banda, l'estructura del compte de correu electrònic està determinada per una adreça formada per dues parts principals:

• El nom d'usuari, que serà el que s'utilitzarà per validar-lo en la màquina remota. • El servidor de correu i el domini, que corresponen a l'adreça electrònica de l'ordinador o conjunt

d'ordinadors que s'encarregaran de distribuir el correu als usuaris.

Aquestes dues parts aniran separades per un símbol que ja s'ha convertit en el característic del correu electrònic, l'arrova @.

Així, l'adreça de correu electrònic tindrà la forma següent:

nom_usuari@servidor_de_correu.domini

Per exemple, [email protected] representa l'adreça de correu electrònic d'un usuari "alumne" que es connecta a una màquina el domini de la qual és "asi.cat" i és llegeix com "alumne en asi.cat".

Quan un usuari envia un missatge de correu electrònic, aquest queda emmagatzemat en el servidor de correu de la bústia del destinatari. Quan aquest destinatari vulgui consultar el correu electrònic es connectarà al seu servidor de correu i podrà consultar els missatges pel web o baixar-los a la seva màquina mitjançant un programa client de correu.

Accés al compte de correu electrònic


10 / 97

Hi ha diversos gestors o clients de correu, com l'Outlook, Eudora, Mozilla Thunderbird, Evolution, Zimbra, Hotmail, Yahoo!, Gmail, etc., compatibles amb els protocols SMTP i POP3/IMAP, i que poden utilitzar-se sobre les diverses plataformes Windows, Linux i Mac.

Així, en la pràctica, perquè un usuari tingui una adreça de correu electrònic hi ha un innumerable quantitat d'empreses o organismes que tenen portals web on s'ofereixen comptes de correu electrònic, això sí, lligats a l'empresa o organisme en qüestió. Per exemple, portals web com Yahoo! (www.yahoo.es), o Google (www.google.es) ofereixen comptes de correu de manera gratuïta.

De la mateixa manera, hi ha organismes oficials públics i privats, i empreses que també faciliten un compte de correu als usuaris que formen part de l'organització. Així, per exemple, la Universitat Politècnica de Catalunya (www.upc.edu) ofereix als seus membres (estudiants, professorat, PAS, etc.) un compte de correu electrònic [email protected]. Anàlogament, la Xarxa Telemàtica d'Educació de Catalunya (www.xtec.cat) ofereix als professors i altres membres que en formen part un compte [email protected] i disposa d'una senzilla interfície per validar l'usuari i la contrasenya.

Aquests comptes de correu es podran consultar accedint al mateix web o mitjançant un gestor de correu que permeti descarregar el correu al mateix ordinador.

1.4. Gestors de correu electrònic

Per accedir al correu electrònic, necessitarem disposar d'un programa que ens permeti descarregar els missatges de manera local en el nostre ordinador o per mitjà del web.

Els gestors de correu, també anomenats clients de correu electrònic, són els agents d'usuari de correu (MUA), és a dir, els programes que executen els usuaris per poder llegir, editar i enviar missatges. Aquests clients de correu disposen d'una interfície senzilla i amigable que permet als usuaris gestionar el correu.

Hi ha diversos tipus de clients de correu que varien en funció de l'accés de l'usuari al correu electrònic:

• El client de correu POP3 correspon a un programa que s'executa directament en l'ordinador local i que permet la descàrrega del correu en l'equip des del servidor remot on estan emmagatzemats els missatges. Els clients de correu més usuals són el Microsoft Outlook, que va incorporat en el paquet ofimàtic Office (en cadascuna de les seves versions 2003, 2007, etc.), i la seva versió reduïda, Outlook Express, que va incorporada en el Windows (versió 2000, XP, etc.). En el Windows Vista, s'ha substituït aquest client per l'anomenat Windows Mail. Per al sistema operatiu Linux tenim, entre altres, l'Evolution i Mozilla Thunderbird, aquest últim també amb versions per al Windows i Mac.

• El client de correu web s'utilitza per mitjà d'un navegador web, és a dir, l'usuari accedirà als missatges accedint al web que conté el servidor de correu. A banda de llegir els missatges, també es podrà editar, eliminar i enviar nous missatges. Els clients de correu web més utilitzats són el Gmail, Hotmail o Yahoo!

Navegador web

Programari que permet a l'usuari recuperar i visualitzar documents d'hipertext descrits en HTML, des de servidors web de tot el món per Internet. Aquesta xarxa de documents s'anomena World Wide Web (WWW). Els més utilitzats són el Mozilla Firefox i Internet Explorer, entre altres.


11 / 97

• El client de correu en el servidor s'utilitza mitjançant connexions segures com ssh o Telnet i caldrà connectar-se al servidor per accedir als missatges. Aquest client de correu el solen utilitzar només l'administrador i usuaris avançats, ja que funciona en mode text i no disposa d'entorn gràfic.

Els clients de correu més utilitzats són el gestor de correu POP3 i correu web, que són els de més fàcil accés i no són necessaris coneixements avançats d'informàtica per fer-los servir.

Un dels problemes més importants que trobem en l'ús diari del correu electrònic és el correu brossa o spam, que en molts casos conté virus o, si més no, omple la bústia de correu no desitjat i consumeix recursos.

Per aquest motiu, la gran majoria dels nous gestors de correu incorporen potents filtres antiinundació (anti-spamming) que detecten el correu brossa i l'eliminen abans de descarregar-lo.

Spam

També anomenat correu brossa, correspon als missatges no sol·licitats, habitualment de tipus publicitari, que de vegades contenen virus i, d'alguna manera, perjudiquen el receptor.

Cada usuari ha d'utilitzar un tipus de gestor de correu (POP3 o web) en funció de les seves necessitats.

Entre els avantatges del correu web hem de tenir en compte que el nostre correu estarà sempre salvaguardat remotament en un servidor al qual tindrem accés en tot moment sempre que tinguem una connexió a Internet i un navegador web. A més, tota l'administració del sistema la realitzen els responsables del servei, la qual cosa ens estalvia haver d'instal·lar actualitzacions i pedaços.

Quant a inconvenients, s'apunta la necessitat de tenir connexió a Internet per poder llegir i escriure els missatges, encara que això també és necessari en les aplicacions en local. A més, els comptes gratuïts porten associats l'aparició de missatges publicitaris més o menys intrusius, i també són objecte de més atacs de spam. A més, les limitacions d'espai depenen del servidor de correu on tinguem allotjat el nostre compte de correu, a diferència del correu POP3, en què les limitacions vénen de l'espai disponible en el nostre disc dur.

D'una manera o d'una altra, cada vegada més, tindrem l'opció d'escollir gestors de correu més avançats i potents, amb interfícies d'usuari visuals i senzilles que ens facilitaran la gestió de correu i disposaran d'eines de seguretat que permetran

1.4.1. Característiques dels gestors de correu POP3

El gestor de correu POP3 és el client de correu electrònic proporcionat pels proveïdors de serveis d'Internet (ISP) que exigeixen tenir configurat correctament un gestor de correu electrònic que permeti descarregar els missatges a l'ordinador i gestionar-los sense necessitat d'estar connectats a Internet. POP3 és la versió millorada de POP (post office protocol).

El client POP és el programa que l'ordinador utilitza per comunicar-se amb el programa servidor, que funciona amb el protocol POP3.

El protocol POP3 s'encarrega de realitzar les tasques necessàries perquè els missatges es distribueixin per Internet, a més de recollir tots els missatges dirigits a la seva màquina.


12 / 97

El que fa un gestor de correu POP3 és connectar-se al servidor remot que tinguem "contractat" i descarregar els correus directament al nostre ordinador per poder-los llegir, editar, imprimir. També podem redactar un missatge i deixar-lo pendent d'enviament fins que ens tornem a connectar amb el servei.

L'inconvenient és que si en altres ordinadors hem llegit el correu, en arribar al nostre ordinador es tornarà a descarregar el mateix correu com si fos no llegit, i això ens consumirà recursos i espai.

Per contra, el fet de poder descarregar els correus en la nostra màquina permet estalviar temps d'accés a la lectura d'aquests missatges, ja que no depèn de la rapidesa de connexió a Internet que tinguem, a més no ens haurem de preocupar de la capacitat d'emmagatzemament del servidor de correu, ja que .

Alguns dels gestors de correu POP3 més coneguts i utilitzats són l'MS Outlook 2007 (per al Windows), Outlook Express (per al Windows), Qualcomm Eudora, Evolution (per al Linux), Mozilla Thunderbird (Linux, Windows, Mac), Zimbra,etc.

Fins i tot es pot utilitzar un client POP3 per descarregar el correu electrònic en els mòbils i PDA.

Fins la versió Windows XP, tots els sistemes operatius d'aquest tipus portaven integrat l'Outlook Express, el nou Windows Vista porta incorporat una versió renovada anomenada Windows Mail. Independentment a aquests gestors, el paquet ofimàtic Microsoft Office conté el gestor de correu Outlook. Microsoft també ha publicat versions d'Outlook per a Macintosh.

En el cas del Linux tenim, entre altres, els clients de correu Evolution, amb versió per al Windows, Kmail i Mozilla Thunderbird, aquest últim amb versions per al Windows i Mac.

Així, tot i que molts usuaris tinguin un gestor de correu que utilitzi el protocol POP3 (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.) per emmagatzemar missatges en carpetes, filtrar el correu no desitjat i emmagatzemar còpies del correu enviat, a mesura que la necessitat d'accedir al correu creix i es vol accedir a la informació des de qualsevol lloc, es fa més necessari utilitzar un protocol de tipus IMAP.

A continuació esmentarem algunes de les característiques més importants de la majoria de gestors de correu POP3:

1. Gratuïtat

Molts dels gestors de correu POP3 que hi ha en l'actualitat són de fàcil accés i gratuïts. Així, queden lluny aquells temps en què l'única opció era l'Outlook Express lligat al Windows, i l'Outlook lligat als paquets de l'Office. Així, gestors de correu com el Thunderbird ofereixen moltes funcionalitats que cobreixen les necessitats dels usuaris de gestors de correu POP3.

L'Outlook 2007 és un client de correu electrònic amb diverses funcionalitats, com l'agenda i el calendari, que forma part del paquet ofimàtic Microsoft Office 2007.


13 / 97

El Mozilla Thunderbird és un client de correu electrònic de distribució gratuïta. Ha estat creat sota la plataforma Linux i té versions per al Windows i Mac.

2. Fàcil Instal·lació i configuració de les opcions bàsiques

La majoria de gestors de correu POP3 es poden descarregar del portal web corresponent i després executar en el nostre ordinador personal seguint els passos de l'assistent d'instal·lació.

Per exemple, si provem a instal·lar el gestor de correu Mozilla Thunderbird (http://www.mozilla-europe.org/es/products/thunderbird/), que depenent de la versió té una mida d'aproximadament 6,3 MB per al Windows, veurem que només s'han de seguir les instruccions que van sortint per pantalla. En la figura 3 es veu la pantalla d'inici que ens guiarà en la instal·lació.

Figura 3. Instal·lació del Mozilla Thunderbird

També haurem de donar les dades dels protocols SMTP i POP3 del compte de correu que volem descarregar, ja que per utilitzar el gestor de correu és necessari que estigui vinculat a un compte de correu electrònic que serà el que utilitzarem per rebre i enviar missatges.

A més, en un mateix ordinador podem tenir diversos gestors de correu POP3 instal·lats. Per aquest motiu, al llarg del procés d'instal·lació també se'ns preguntarà si volem que el Thunderbird sigui el nostre client de correu per defecte. En cas afirmatiu, només haurem de seleccionar la casella adequada.

El Thunderbird permet tenir diversos comptes de correu electrònic. Així, cada cop que accedim al gestor de correu, escollirem quin correu volem descarregar.

Com es veu en la figura 4, la interfície del Thunderbird és força semblant a l'estructura d'altres gestors de correu.


14 / 97

Figura 4. Interfície de la safata d'entrada del Mozilla Thunderbird

Anàlogament, si utilitzem un altre client de correu com l'Outlook 2007 contingut en la versió Office 2007, el procés d'instal·lació és automàtic si s'afegeix quan s'instal·la·el paquet ofimàtic MS Office, si no fos el cas, només hauríem de tornar a inserir el CD de la versió de l'Office adequada i escollir l'opció Agregar o treure funcions i incloure l'opció de l'Outlook.

Per accedir a l'Outlook hem d'anar a Inici\ProgramesMicrosoft Office\Microsoft Office Outlook 2007 i, el primer cop que hi accedim, l'assistent ens guiar per configurar un compte de correu electrònic on, bàsicament, ens demanarà les dades del compte que volem integrar, ì també els tipus de servidors d'entrada (POP/IMAP) i sortida (SMTP) segons es veu en la figura 5.

Figura 5. Procés de configuració d'un nou compte en l'Outlook 2007

Al llarg del procés també s'ofereix la possibilitat d'habilitar la característica de cerca instantània en l'Outlook, com també la integració d'una llista de subministrament RSS.


15 / 97

RSS

De l'anglès really simple syndication. És un format de dades que s'utilitza per difondre continguts a subscriptors d'un web determinat.

La interfície del gestor de correu és la que apareix en la figura 6.

Figura 6. Interfície del gestor de correu Outlook 2007

3. Diversos comptes per cada gestor de correu

Tots els clients de correu que hi ha en el mercat tenen la possibilitat de gestionar diversos comptes de correu; per aquest motiu, per a un mateix gestor de correu es poden crear diferents comptes de correu de diversos usuaris.

Per exemple, en el cas del gestor de correu Thunderbird, per Crear un compte nou, anirem a Eines\Paràmetres dels comptes\Afegeix un compte. Una altra opció seria des de Carpetes locals, dintre de l'apartat Comptes, fer clic a sobre de Crea un compte nou. L'assistent, ens dóna l'opció de triar entre crear un nou compte de correu, un bloc o canal RSS, un compte de correu Gmail o un grup de discussió. Si escollim l'opció Compte de correu, se'ns aniran mostrant diferents pantalles on haurem d'inserir les dades del correu que volem donar d'alta. D'una banda, se'ns demanarà el nom i l'adreça de correu. D'altra banda, important, se'ns demanarà informació del servidor d'entrada (POP o IMAP) i del servidor de sortida (SMTP).

Així, per exemple, si el nostre correu és [email protected], especificarem pop.xtec.cat com a servidor d'entrada i smtp.xtec.cat com a servidor de sortida. Triarem el servidor d'entrada POP o IMAP depenent de quina vulguem que sigui la gestió del nostre correu. En la figura 7 es pot visualitzar quines serien les dades requerides per configurar un nou compte de correu, en aquest cas, de Gmail


16 / 97

Figura 7. Configuració d'un compte de correu en el Thunderbird

Per acabar, validarem el nom d'usuari per accedir al compte i el nom de compte que volem que ens aparegui i, finalment, obtindrem un resum del nou compte.

Cal destacar que en la finestra inicial per crear un nou compte, també se'ns ofereix l'opció de vincular el gestor de correu directament amb un compte de Gmail. En aquest cas, només caldrà especificar l'usuari del correu de Gmail i, automàticament, ja quedaran configurats els servidors d'entrada (pop.gmail.com) i sortida (smtp.gmail.com). Això es pot veure en la figura 8.

Figura 8. Configuració de compte de correu Gmail


17 / 97

Caldrà que, entre tots els comptes creats, n'establim un de predeterminat. A més, si en crear el nou compte hem seleccionat l'opció Baixa els missatges ara, ens demanarà la contrasenya del correu i baixarà els nous missatges.

Una vegada hem predeterminat un compte de correu en el gestor en podem visualitzar i modificar les característiques.

Si fem Eines\Paràmetres del compte, entre altres, podrem modificar la configuració d'algunes dades del compte com els paràmetres del servidor i correu brossa, com també afegir un nou compte o suprimir el compte actiu.

Si utilitzem el gestor de correu Outlook també podem tenir integrats diversos comptes de correu electrònic. Per afegir o eliminar un compte de correu, anirem a Eines\Configuració del compte, i en la pestanya Correu electrònic seleccionarem l'opció Crea, i afegirem un nou compte. Anàlogament, podrem modificar paràmetres del compte actiu fent clic en Reparar, o eliminar-lo fent clic a Eliminar. En la figura 9 podem veure aquestes opcions.

Figura 9. Configuració d'un compte de correu en l'Outlook 2007

4. Migració de dades entre diferents gestors de correu POP3

Atesa la diversitat de gestors de correu POP3 que hi ha, la majoria contenen eines que permeten migrar les dades d'un gestor a un altre.

Així, per exemple, en el cas del gestor de correu Thunderbird la migració de dades d'un client a un altre és força simple, de fet, si realitzem la instal·lació sobre el Windows, una vegada finalitzat el procés, se'ns demanarà si volem importar la informació ubicada en l'Outlook Express o l'Outlook i, si és el cas, automàticament copiarà totes les dades al nou gestor de correu, tal com es veu en la figura 10.


18 / 97

Figura 10. Migració de dades entre gestors de correu

5. Altres funcionalitats

Tots els clients de correu del mercat han desenvolupat funcionalitats comunes. Entre altres podríem destacar:

• Edició de missatges

Tots els gestors de correu de tipus POP3 tenen una interfície força visual i fàcil de manejar per realitzar les opcions bàsiques de Redactar missatges, Respondre, Reenviar, etc.

Així, en el cas del Thunderbird la interfície per redactar un missatge és la que es veu en la figura 11, on a banda de les opcions per donar format al text (negreta, tipus de lletra, etc.) també hi ha opcions per adjuntar fitxers i adreces web, fer correccions ortogràfiques, etc.

Figura 11. Interfície per redactar missatges en Thunderbird


19 / 97

En la barra d'eines general del Thunderbird apareixen també els accessos directes a les accions més comunes en la gestió diària del correu electrònic com ara Redactar, Respondre, Reenviar, Recuperar (per actualitzar la bústia), etc.

• Classificació de correu

Atès el volum de missatges que acumula cada usuari i, moltes vegades, la diversitat d'aquests, es fa necessari buscar eines per classificar-los.

Així, en el cas de l'Outlook, a més de l'organització basada en carpetes hi ha la possibilitat d'assignar de manera automàtica categories amb colors als missatges de la bústia en funció de qui envia el missatge o a qui va dirigit. Per accedir a aquestes opcions cal anar a Eines\Organitza; aquí apareixerà una finestra amb un menú des d'on es podrà escollir el criteri per aplicar el color que es vol. També és possible assignar categories i colors, senzillament fent clic en un dels missatges amb el botó dret del ratolí i escollint l'opció adequada en el menú contextual.

El Mozilla Thunderbird ofereix la possibilitat tant d'assignar etiquetes predefinides com de crear-ne de noves. Per exemple, si seleccionem un missatge i fem clic al botó dret del ratolí, hi podem posar una etiqueta predeterminada.

O, si seleccionem Nova etiqueta, en podem crear una de nova. Per accedir a les opcions d'etiqueta també hi podem anar amb el botó d'accés directe Etiqueta o des del menú Missatge\Etiqueta. En la figura 12 veiem una mostra de com afegiríem etiquetes.

Figura 12. Crear etiquetes amb el Mozilla Thunderbird

• Gestió del correu brossa

Una de les característiques que conformen un bon gestor de correu és que sigui capaç de filtrar missatges no desitjats a la carpeta específica destinada al correu brossa o spam.

En l'Outlook, les opcions per gestionar aquest tipus de correu les trobarem a Accions\Correu electrònic no desitjat. Dintre d'aquest menú es poden definir les adreces de correu electrònic que es poden considerar correu brossa. Si dintre d'aquest menú seleccionem Opcions per al correu no desitjat es poden definir diferents nivells d'exigència per filtrar el correu.

En el Thunderbird s'inclou per defecte una carpeta de correu brossa dintre de cada compte creat, i així permet classificar el correu no desitjat per mitjà del filtre antiinundació, que és un dels punts forts de les últimes versions d'aquest gestor de correu. Així, el que fa és inspeccionar el codi HTML dels missatges que rep i automàticament inhabilita la possibilitat de veure fotos d'adreces noves o sospitoses; òbviament, l'usuari podrà habilitar aquestes imatges per a aquesta sessió o de manera permanent. L'usuari té moltes maneres de controlar el correu brossa: es pot eliminar immediatament, moure a una altra carpeta, o es pot deixar en la


20 / 97

safata d'entrada com a correu brossa. Cada vegada que es marca un missatge com a brossa, el client de correu "aprèn" i millora el filtratge.

Des d'Eines\Opcions\Privadesa podem gestionar de manera eficient el correu brossa, i també activar l'antivíric i analitzar els missatges susceptibles de ser fraudulents. En la figura 13 es veuen algunes de les opcions per gestionar el correu brossa.

Figura 13. Configuració de paràmetres de correu brossa, missatges

fraudulents, antivirus i contrasenyes amb Thunderbird

Per executar les accions referents als missatges brossa, cal seleccionar Eines\Executa els controls de brossa a la carpeta. Anàlogament, si volem suprimir la brossa farem Eines\Suprimeix la brossa de la carpeta.

• Creació de regles i filtratges

La majoria de clients de correu ofereixen l'opció d'agregar regles o filtratges per gestionar el correu electrònic.

Al cas de l'Outlook, per realitzar aquestes accions anirem a Eines\Regles i alertes. Ens apareixerà una finestra on seleccionarem la pestanya Regles de correu electrònic\Nova regla. A partir d'aquí, un assistent ens guiarà per escollir el tipus de regla que es vol aplicar.

En el cas del Thunderbird, una funcionalitat molt interessant és que podem definir els nostres propis filtres; des d'Eines\Filtres de missatges podem escollir a quin compte de correu volem aplicar el filtre i també personalitzar-lo fent Nou. Per aplicar els filtres que estan definits cal anar a Eines\Executa els filtres en la carpeta.

De fet, podem executar filtratges tant per a un compte de correu determinat com per a una carpeta local. Cal destacar la utilitat d'aquesta funcionalitat per organitzar la informació del correu en carpetes.

Per exemple, suposem que volem crear un filtre pel que considerem amics. Anirem a Eines\Filtres de missatges, especificarem sobre quin compte de correu volem aplicar el filtre i farem clic en Nou. Posteriorment, definirem el nom del filtre, configurarem les característiques del missatge d'entrada (per exemple, algun missatge el remitent del qual sigui correu Gmail) i especificarem què en volem fer (esborrar-lo, moure'l a alguna carpeta, etc.). Les accions realitzades es veuen en la figura 14.


21 / 97

Figura 14. Crear un filtratge de missatges amb Thunderbird

Perquè aquest filtre es faci efectiu anirem a Eines\Executa els filtres en la carpeta; d'aquesta manera veurem que, en la nostra safata d'entrada, els missatges que provenen d'un remitent amb compte Gmail apareixen en color verd.

• Arxivar i recuperar correus antics

De vegades necessitem conservar missatges en el nostre compte de correu encara que no hi vulguem accedir durant un quant temps.

En aquest aspecte, l'Outlook 2007 ofereix la possibilitat d'arxivar-los. Per realitzar aquesta tasca accedirem al menú Fitxer\Arxivar. En la finestra que sortirà haurem de seleccionar la data a partir de la qual volem arxivar els missatges, d'aquesta manera aquests desapareixeran de la safata d'entrada i s'emmagatzemaran en un fitxer *.PST, que és el format de les carpetes de missatges de l'Outlook.

• Llibreta d'adreces i llistes de distribució de correu

Ben bé tots els gestors de correu POP3 del mercat contenen opcions per emmagatzemar les adreces dels contactes en el que s'anomena llibreta d'adreces.

D'altra banda, també és útil l'opció de crear llistes de distribució.

Una llista de distribució és un conjunt d'usuaris amb els quals es pot treballar com si fos una adreça única de correu electrònic. S'utilitza aquesta opció per enviar correus a un mateix grup de persones a la vegada.

Així, si utilitzem el Thunderbird, aquest inclou una Llibreta d'adreces (Eines\Llibreta d'adreces) per emmagatzemar les dades dels nostres contactes i incorpora, a banda de les accions bàsiques, moltes utilitats com ara Importar la llibreta d'adreces d'altres correus i Exportar les dades a un document *.LDIF.

Anàlogament, podem disposar de les adreces ubicades en les carpetes locals o les podem cercar en un servidor de directori LDAP determinat (Eines\Opcions\Redacció\Adreçament, Seleccionar servidor de directori i Edita els directoris).


22 / 97

En el Thunderbird, per crear una llista de distribució anirem a Eines\Llibreta d'adreces\Nova llista afegirem els usuaris que vulguem que formin part de la llista, tal com es veu en la figura 15.

Figura 15. Creació d'una llista de distribució amb el Thunderbird

• Eines de seguretat

Un dels temes que més preocupa quan s'escull un client de correu POP3 és que sigui un servei fiable i segur, per aquest motiu, cada cop més, els gestors incorporen eines de seguretat que salvaguarden la informació dels usuaris i els protegeixen, en la mesura del possible, d'atacs.

En temes de seguretat, gestors de correu com el Thunderbird ofereixen l'encriptació de missatges, signatures digitals i suport per a certificats de validesa. Aquesta informació es troba a Eines\Paràmetres del compte\Seguretat.

• Navegació pels missatges i fils de conversa

De vegades, pot ser útil moure's ràpidament entre els missatges que tenim en la bústia, com també navegar pels missatges seguint el fil de conversa, és a dir, agrupar els missatges que són respostes d'un d'anterior.

Així, gestors de correu com el Thunderbird permeten la navegació històrica en els missatges fent clic en les tecles Avançar i Retrocedir de manera molt semblant a un navegador web i canviant ràpidament de missatges i carpetes. I no solament això, sinó que podem navegar pels missatges utilitzant determinades tecles numèriques. Així, si anem a Vés\Següent, trobarem diverses instruccions per anar al missatge següent (fent clic a F), missatge per llegir (N), i així successivament, i el mateix anant a Vés\Anterior.

A més, s'ofereix l'opció de llegir els missatges seguint el fil de conversa, és el que el Thunderbird anomena cadenes. Així, si anem a Visualitza\Cadenes, podrem visualitzar tots els missatges organitzats d'aquesta manera.

• Paràmetres de connexió

De vegades, es necessita utilitzar un client de correu amb connexió directa a Internet o bé passant per un servidor intermediari.


23 / 97

Clients de correu com el Thunderbird ofereixen la possibilitat de configurar aquests paràmetres, especificant si volem una connexió a Internet o volem utilitzar un servidor intermediari. Per fer això anirem a Eines\Opcions\Avançat\Xarxa i espai de disc i seleccionarem Connexió). Tal com es veu en la figura 16.

Figura 16. Configuració de paràmetres de connexió en el Thunderbird

El fet que gestors de correu com, per exemple, el Thunderbird tinguin bones opcions de classificació, funcions d'ús còmodes i eines de seguretat eficients fan que siguin bones alternatives de clients de correu gratuït per a la gestió de correu POP3/IMAP i SMTP.

És conegut el volum i grandària de missatges diaris que rebem en la nostra bústia de correu. En aquest sentit, és possible que només vulguem descarregar els correus que ens interessen i deixar els altres correus en el servidor per si hi volem accedir més endavant. Si aquest és el nostre objectiu, caldrà que seleccionem l'opció IMAP.

Per contra, normalment escollirem l'opció POP si volem descarregar el correu al nostre ordinador.

1.4.2. Característiques dels gestors de correu web

L'origen del correu web data del final dels noranta, en què una petita empresa americana anomenada Hotmail ofereix als usuaris el que s'anomena correu web o webmail, és a dir, permet l'accés a les operacions bàsiques proporcionades pels clients d'un correu electrònic local, però amb l'ajuda d'una connexió a Internet i un navegador web.

Hotmail

Servei de correu electrònic fundat per Hotmail Corporation i posteriorment adquirit per Microsoft. Ha estat un dels serveis que ha revolucionat el món de les comunicacions.

Navegador web

És un programa que permet visualitzar la informació d'una pàgina web, tant si està allotjada en un servidor local com dintre de World Wide Web.


24 / 97

Fins a aquell moment, clients de correu locals com l'Outlook o l'Eudora, entre altres, eren suficients per a la majoria de persones que accedien al servei de correu electrònic, però aviat es va demostrar que poder accedir al correu des d'Internet, des de qualsevol lloc, qualsevol moment i qualsevol dispositiu resultava una opció molt interessant.

Una de les característiques que diferencia el correu web del correu POP3 és que la bústia de missatges es queda a Internet; en aquest sentit s'utilitzaria el protocol IMAP.

Fa molts anys, els usuaris llegien els correus electrònics després de descarregar-los a l'ordinador (correu POP3), ja que llegir el correu directament des de la xarxa resultava tremendament lent. En canvi, actualment, quan les connexions a Internet són força més ràpides, la proporció d'usuaris que accedeixen al correu pel web supera l'ús de correu POP3.

Així, alguns dels correus web més estesos i utilitzats són el Gmail, Hotmail i Yahoo, tot i que hi ha un ampli ventall d'empreses i organitzacions que ofereixen servei de correu web.

Les característiques bàsiques d'aquests serveis són, entre altres, una bona capacitat d'emmagatzemament, pràcticament no n'hi ha cap que ofereixi menys d'1 Gbyte, una interfície ràpida i clara que s'ha anat millorant gràcies a llenguatges com l'AJAX i JavaScript, i potents filtres antivirus i antiinundació.

AJAX

De l'anglès asynchronous JavaScript and XML. És una tecnologia que fa ús del llenguatge JavaScript asíncron i XML per desenvolupar aplicacions web interactives.

JavaScript

Llenguatge de programació interpretat (no requereix compilació), utilitzat bàsicament en pàgines web amb una sintaxi semblant al llenguatge C i Java.

Partint d'aquesta base, tots els serveis de correu tenen els seus trets característics que els diferencien, per això, per exemple, el fet de poder rebre missatges des de comptes de correu POP3/IMAP, la creació de filtres per automatitzar la gestió del correu, el reenviament automàtic de missatges a altres comptes, el corrector ortogràfic, etc. són opcions que s'han de tenir en compte a l'hora d'escollir un servei de correu web o un altre.

Cal destacar que la majoria de correus web que hi ha han incorporat una interfície molt semblant a la de l'Outlook. Tot i així, per exemple, el correu web del Google ha modificat la seva, eliminant les carpetes i basant el seu sistema en l'organització per mitjà d'etiquetes, en què es dóna prioritat a la velocitat de les operacions respecte a la resta.

Google

És un dels buscadors o motors de cerca principals d'Internet. La marca Google també ofereix altres serveis (GTalk, Gmail, etc.)

A l'evolució d'aquests serveis de correu han contribuït llenguatges com l'AJAX, que ha permès que les versions del Windows Live Hotmail i de Yahoo! Mail puguin mantenir l'estructura tradicional i, tot i així, ser sistemes amb una velocitat d'accés acceptable. Així, els usuaris acostumats a treballar amb entorns com l'Outlook no han hagut de fer un gran esforç en adaptar-se a un compte de correu web.

En canvi, sembla que el correu del Google, Gmail, va més al detall de les necessitats de l'usuari, eliminant no solament l'estructura de carpetes sinó també, per exemple, les pantalles de benvinguda que apareixen en la resta de serveis pensant que l'usuari, quan obre la bústia, vol veure directament els missatges.


25 / 97

Gmail

Servei de correu electrònic gratuït de l'empresa Google que es va començar a utilitzar el 2004, amb una interfície senzilla que utilitza l'AJAX i també l'HTML i CSS per als navegadors que no suporten altres tecnologies avançades.

A continuació es descriuen algunes de les característiques més importants del correu web, com també punts a valorar a l'hora de decidir-se per un servei o un altre:

1. Gratuïtat del servei de correu web i creació d'un compte de correu

La majoria de serveis de correu web del mercat són gratuïts i funcionen sobre plataformes Linux, Windows i Mac.

A més, a diferència dels comptes de correu POP3, per obtenir un compte de correu web no hem de descarregar cap programa ni instal·lar-lo en el nostre ordinador. Hi ha un conjunt de portals web que proporcionen correu electrònic, amb el domini associat del web.

Així, per obtenir un compte de correu Gmail, per exemple, només cal accedir a la pàgina web de www.google.es i seleccionar Gmail, o bé directament al portal de Gmail (www.gmail.com).

A partir d'aquí, només s'ha de fer clic a Crea un compte i omplir la informació que se'ns demani, sense necessitat de tenir cap programa addicional instal·lat.

En la figura 17 apareix una mostra d'aquest procés.

Figura 17. Creació d'un compte de correu Gmail


26 / 97

2. Alta capacitat d'emmagatzemament

Tots els serveis de correu web disposen d'una capacitat més que suficient per cobrir les necessitats dels usuaris, ja que o bé ofereixen una capacitat d'emmagatzemament il·limitada o bé aquesta supera els 3 Gbytes o 4 Gbytes. No obstant això, aquesta capacitat varia amb tanta celeritat que és impossible donar dades.

Per exemple, el correu web Gmail està per sobre dels 7 Gbytes.

3. Interfície i opcions bàsiques d'ús

Els gestors de correu web han evolucionat buscant interfícies fàcils d'utilitzar per als usuaris i també que donin velocitat i potència a l'entorn tractant d'estalviar informació addicional que representi una càrrega excessiva de contingut i de recursos.

En un principi, la majoria de gestors de correu presenten la safata d'entrada amb una classificació amb carpetes; no obstant això, aquesta tendència està variant substituint les carpetes per etiquetes, com és el cas del Gmail, que no solament ofereixen una interfície més clara i senzilla sinó una velocitat òptima de càrrega, edició i cerca de missatges.

A més, per exemple, la senzillesa de la pantalla de presentació del Gmail sense notícies i informació addicional ja ens informa de quines són algunes de les seves característiques principals, com un potent filtratge de correu brossa, un sistema de cerca ràpid i eficaç, i una capacitat d'emmagatzemament destacable, com també fàcil creació de filtres, entre altres.

En la figura 18 es pot veure la interfície d'edició de missatges del Gmail, com també, en la banda esquerra, la classificació de la informació en etiquetes.

Figura 18. Edició de missatges amb Gmail

En aquesta figura 18 també veiem com, a l'hora d'editar un missatge, podem utilitzar diverses opcions de format (negreta, cursiva, tipus de lletra, enllaç web, etc.), a més de comprovar l'ortografia en diversos idiomes i adjuntar un fitxer, o descartar o desar un missatge si encara no el volem enviar.

La interfície de correu que apareix de manera predeterminada en el Gmail conté un menú a l'esquerra on apareixen les etiquetes amb algunes de les funcionalitats, com l'opció de Redacta un missatge, Safata d'entrada per accedir als missatges, Missatges enviats, Esborranys (cada pocs segons es desa un esborrany del missatge que estem redactant), Xats, etc. Més avall trobem l'opció d'afegir contactes i també l'opció per editar etiquetes que no estiguin creades. També trobem l'opció d'invitar altres amics a tenir un correu Gmail.


27 / 97

En la part superior de la pantalla trobem els enllaços al calendari (Google Calendar), documents (Google Docs), fotos, web, etc.

En la pantalla central trobem el seguit de missatges que hem rebut i, just a dalt i a baix, tenim opcions per arxivar un missatge, marcar-lo com a correu brossa, suprimir-lo i altres opcions complementàries com aplicar un filtre determinat a un missatge determinat, marcar-lo, etc.

També cal destacar l'enllaç directe al web i l'opció de cercar missatges, a més d'una mínima informació de notícies.

També es pot descarregar el compte de correu Gmail al mòbil, i descarregar el correu Gmail en un altre correu POP.

4. Seguretat

Tenint en compte el bombardeig de missatges brossa a què estan sotmesos els usuaris de correu, la seguretat és un dels punts destacats que tot usuari ha de controlar. En aquest sentit, la majoria de serveis incorporen uns filtres que funcionen relativament bé i permeten a l'usuari decidir quins missatges es poden considerar brossa i quins no, i també disposen d'eines d'anàlisi d'elements adjunts per comprovar si poden contenir un virus.

5. Integració amb altres aplicacions i gestors de correu

És important que el servei de correu que s'utilitzi sigui capaç d'integrar-se amb altres aplicacions en línia i d'escriptori, és a dir, poder sincronitzar els missatges del correu web amb un correu local. I no solament això sinó que també resulten interessants altres serveis en línia com l'agenda de contactes, RSS, calendari de tasques, etc.

Per exemple, podem utilitzar un correu local com el Thunderbird que ens permeti descarregar els missatges d'un correu de Gmail. Cal notar que es pot escollir si, una vegada baixats els correus al gestor de correu local, volem o no que aquests missatges també estiguin en el correu web.

En el cas del Gmail, trobem l'opció per decidir això a Configuració\Reenviament i POP/IMAP, en l'opció Baixada POP i 2. Quan s'accedeix als missatges amb POP, seleccionem conserva la còpia de Gmail a la Safata d'entrada, tal com es veu en la figura 19.

Figura 19. Configuració del Gmail amb correu POP

D'altra banda, el Gmail també està integrat amb el client de missatgeria instantània, Google Talk, que permet que qualsevol usuari connectat al Gmail pugui mantenir una conversa amb els seus contactes.

I no solament això sinó que també es pot utilitzar el gestor de correu web com a gestor de correu POP3. En el cas del Gmail, també podem descarregar els missatges d'altres gestors de correu com si fos un gestor de correu POP3. Per fer aquesta tasca anem a Configuració\Comptes i seleccionem l'opció Recupera el correu d'altres comptes, aquí introduirem el compte de correu electrònic que voldrem descarregar i ens demanarà informació addicional com el tipus de servidor POP, l'etiqueta en què volem emmagatzemar aquests missatges i, fins i tot, si volem que quan els descarreguem al Gmail desapareguin o no del servidor remitent.


28 / 97

6. Períodes de caducitat

Molts gestors de correu tenen una "caducitat", és a dir, si no s'utilitzen durant un temps determinat el servei es deshabilita i torna a posar a disposició d'altres usuaris el nom amb què s'havien enregistrat.

7. Utilitats bàsiques del correu web

La majoria de clients de correu, tant els POP com els correus web, tenen unes opcions comunes que faciliten la gestió del correu. A continuació en veiem algunes característiques:

a. Format dels missatges

En la majoria de gestors de correu trobem eines per configurar el format de presentació no solament dels missatges, sinó també de la interfície de treball.

En el Gmail, per exemple, podem trobar utilitats que permeten escollir l'idioma, mostrar imatges pròpies i dels contactes, signatura, etc.

b. Organització del correu

Tots els gestors de correu classifiquen el correu amb carpetes o bé amb etiquetes predeterminades: Safata d'entrada, Enviats, Correu brossa, Esborranys, etc. Aquesta classificació pot variar i podem afegir tantes carpetes o etiquetes com vulguem.

En aquest sentit, una de les característiques del Gmail és la gestió de la informació del compte de correu mitjançant etiquetes, que agilita la gestió dels correus, enfront d'altres clients de correu web que disposen d'una distribució clàssica de carpetes.

Per afegir noves etiquetes al Gmail, seleccionarem l'opció del menú de l'esquerra o farem Configuració\Etiquetes i inserirem el nom de l'etiqueta en el quadre Crea una etiqueta nova.

Com es veu en la figura 20, una vegada creada l'etiqueta tenim totes les opcions per gestionar els missatges com la resta d'etiquetes predeterminades.

Figura 20. Etiquetes en el Gmail

c. Filtres

L'opció d'utilitzar filtres per als missatges permetrà organitzar els missatges del nostre correu, de manera que podrem crear filtres amb un criteri determinat que farà que aquests s'emmagatzemin en una etiqueta o una altra.

Per exemple, en el correu Gmail, farem Configuració\Filtres i farem clic sobre Crear nou filtre; d'aquesta manera, tal com es veu en la figura 21, definirem quins són els criteris de cerca –per exemple, filtrar tots els missatges que vinguin d'un correu Gmail– i, posteriorment, se'ns demanarà què en volem fer: destacar-los, moure'ls a una carpeta determinada, reenviar-los, etc.


29 / 97

Figura 21. Filtratge de missatges al Gmail

d. Correctors ortogràfics

Sense ser una de les característiques que ens faria escollir un gestor de correu o un altre, és evident que poder comptar amb un corrector ortogràfic facilita la feina de l'usuari.

Podríem citar moltes més utilitats disponibles als gestors de correu web, però amb aquests ja ens fem una idea de quin és el funcionament i hem pogut esbrinar que el format d'aquest tipus de gestors així com les seves funcionalitats són molt semblants al què podem fer amb un client de correu POP.

1.5. Altres utilitats del correu electrònic: llistes de distribució, fòrums, xats, etc.

A banda del que és pròpiament l'ús del correu electrònic com a eina de comunicació i transmissió de missatges, les aplicacions del correu electrònic es poden estendre a molts altres àmbits. Avui dia, molts usuaris de la Xarxa pertanyen a alguna llista de distribució, participen en fòrums, utilitzen el xat, etc. Totes aquestes modalitats requereixen un compte de correu.

En particular, les llistes de distribució consisteixen en la utilització del correu electrònic com a mitjà de comunicació per a l'intercanvi massiu d'informació entre usuaris connectats a la Xarxa sobre un determinat tema o àmbit de coneixement; per tant, són un mitjà ideal per crear grups temàtics de discussió i permeten compartir informació amb els membres de la llista i comunitats virtuals.

L'objectiu de les llistes de distribució és difondre una informació determinada a un conjunt d'usuaris de manera simultània. Normalment, una determinada llista de distribució està coordinada per un administrador que és el responsable de la gestió de la llista i del compliment de les normes bàsiques.

Avui dia, moltes organitzacions utilitzen cada vegada més aquesta eina per mantenir informades les persones principalment amb notícies, publicitat i informació d'interès. Per no caure en pràctiques de correu brossa, els correus s'envien amb la inscripció prèvia del destinatari, i se li dóna l'oportunitat de cancel·lar-los quan ho cregui convenient.

Algunes de les llistes de correu més utilitzades són Listserve (http://www.listserve.com/), eListas (http://elistas.egrupos.net/), Google Grupos (http://groups.google.com/) i Yahoo! Groups (http://es.groups.yahoo.com/), encara que hi ha innombrables llistes de temàtiques diverses en les quals ens podem subscriure a llistes de distribució agrupades per temes, o fins i tot crear les nostres pròpies llistes.

Les llistes de correu electrònic funcionen per mitjà d'un gestor de llistes de correu i una adreça de correu electrònic. Molts servidors de llistes de correu electrònic ofereixen una adreça de correu perquè els subscriptors puguin enviar comandes, tals com donar-se d'alta, de baixa o canviar les preferències de subscripció.

Un dels gestors de llistes més utilitzat per crear, gestionar i fer servir llistes de distribució de correu electrònic és Mailman (http://www.gnu.org/software/mailman/index.html). El Mailman permet, entre moltes altres coses, utilitzar diferents tipus de llistes, configurar-les des d'una interfície web i emmagatzemar i recuperar missatges.


30 / 97

Resulta molt senzill subscriure's a qualsevol llista de distribució de correu electrònic. Com a mostra, vegem l'ús d'una llista de distribució gestionada amb el Mailman. Per exemple, n'escollirem una d'ubicada a http://llistes.softcatala.org/mailman/listinfo i ens donarem d'alta en una llista per a l'ús del programari lliure en l'Administració pública.

En la interfície trobem informació sobre dels membres de la llista, com s'utilitza la llista, com ens hi podem subscriure, i altres de només accessibles per a l'administrador de la llista.

Per donar-nos d'alta a la llista, necessitem una adreça de correu electrònic, i omplim les dades següents que ens demana l'assistent de la llista de distribució tal com es veu en la figura 22.

Figura 22. Alta en la llista de distribució

Una vegada donats d'alta en la llista, rebrem immediatament en el correu electrònic un missatge que ens confirma la subscripció.

Per acabar, se'ns demanarà la confirmació de la subscripció responent a aquest missatge.

A partir d'aquí, el contingut del correu de benvinguda ens diu a quina adreça hem d'enviar els nostres comentaris i com podem modificar la configuració d'algunes opcions de la nostra subscripció (canvi de contrasenya, baixa de la subscripció, etc.).

De la mateixa manera, hi ha altres tipus d'aplicacions del correu electrònic com són els fòrums.

Els fòrums corresponen a un entorn virtual en què els usuaris poden llegir i escriure sobre un tema determinat.

Molts portals web ofereixen un fòrum públic perquè l'usuari opini sobre un tema determinat. En alguns, poder llançar una opinió no està vinculat a un correu electrònic determinat, en altres sí.

Així, per exemple, per participar en el fòrum del portal d'Informàtica www.softcatala.org és necessari donar-se d'alta utilitzant una adreça de correu electrònic.


31 / 97

Hi ha molts clients de correu que, a més del servei de correu electrònic, ofereixen el servei de xat vinculat a aquest correu electrònic. És el cas del Gmail de Google amb Google Talk, o el Hotmail d'MSN.

Anàlogament, el xat és una eina de comunicació que es podria definir com una conversa entre un o diversos usuaris connectats simultàniament a Internet.

No obstant això, per entrar en un xat no és estrictament necessari tenir un compte de correu electrònic, també hi ha portals web que ofereixen serveis de xat només creant un nom identificador o nick que permet establir comunicació amb altres usuaris d'un àmbit determinat. Així, per exemple, hi ha molts portals web que estableixen unes sales temàtiques (informàtica, economia, etc.) de manera que un usuari pot decidir accedir a una sala per parlar amb altres usuaris d'un tema determinat. Així, portals com www.terra.es, per exemple, donen aquest servei.

Xat del Google, Google Talk

Les videoconferències són molt semblants als xats però amb el detall afegit de les imatges; és a dir, una videoconferència consisteix en la comunicació entre usuaris connectats a Internet simultàniament, tenint tots dos una càmera web connectada al seu ordinador de manera que es veuen físicament entre ells mentre tenen la conversa.

Càmera web

Col·loquialment anomenada webcam, és un dispositiu electrònic connectat a un ordinador que permet transmetre imatges per Internet en temps real.

Entre aquests tipus d'eines d'Internet que faciliten la comunicació entre els usuaris, sorgeixen moltes noves xarxes socials, per exemple, Facebook (http://ca-es.facebook.com/).

Per accedir a aquest entorn web necessitem registrar-nos donant-nos d'alta per mitjà d'una adreça de correu electrònic.

1.6. Seguretat en la utilització del correu electrònic

En el procés de transmissió de correu electrònic entre els usuaris no hi ha cap garantia que es realitzi amb èxit: pot passar que el destinatari no sigui el que pensàvem, pot passar que abans d'arribar a la destinació sigui llegit per altres usuaris, pot passar que durant el procés de transmissió també viatgi algun tipus de virus, etc.

Arran d'aquestes necessitats, han sorgit sistemes que permeten xifrar, desxifrar, crear signatures digitals, etc. de manera ràpida, senzilla i segura. Un d'aquests sistemes és PGP (pretty good privacy), que és un protocol de seguretat


32 / 97

que permet la confidencialitat, autenticació i integració del correu electrònic. És un programa gratuït independent del client de correu que s'utilitzi i disposa de versions per al Windows, Linux i Mac Os.

Per preservar la integritat del servei de correu electrònic es recomana la creació de certificats digitals. Hi ha moltes empreses certificadores que el donen, per exemple, Thawte Consulting (www.thawte.com/es).

Una vegada configurat aquest servei, quan accedim al gestor de correu electrònic importarem el certificat que hem seleccionat.

Ús de certificat digital a un client de correu

Si utilitzem el client de correu Thunderbird, una vegada creat el certificat digital, el que farem serà anar a Eines\Opcions\Avança\Certificats i aquí farem clic a Visualitza certificats i després farem clic a Importar per incloure el certificat que hem creat.

D'altra banda, caldrà configurar el compte de correu perquè utilitzi el certificat. Això es resoldrà anant a Eines\Paràmetres del compte\Seguretat, i en les dues opcions que apareixen, de Xifratge i Signatura digital, es farà clic a Seleccionar i s'escollirà el certificat digital creat.

Per acabar, a l'hora d'enviar un missatge de manera segura fem clic a Redactar nou missatge\Seguretat i aquí seleccionem l'opció Signa digitalment.

Cal tenir en compte que, normalment, en clients de correu web l'usuari que rep el correu electrònic no podrà veure que aquest està signat digitalment (excepte en el Gmail, en què apareix un missatge adjunt). Habitualment, aquest tipus de xifratge està preparat per a clients de correu.

Actualment, també hi ha altres tipus de mètodes per preservar en certa mesura la privacitat de l'usuari que envia el correu electrònic. Hi ha empreses que donen servei per poder enviar el que s'anomenen correus anònims, de manera que l'usuari destinatari no sabrà qui li ha enviat el missatge.

De la mateixa manera, hi ha d'altres serveis web per enviar els que s'anomenen correus secrets, la missió dels quals és fer d'intermediaris entre emissor i receptor per tal que aquests es comuniquin de manera segura.

Altres dels problemes que trobem en l'ús diari del correu electrònic és el correu brossa o spam, que és el correu electrònic, normalment de publicitat, que arriba al nostre correu sense haver-ho sol·licitat.

Per tant, a l'hora d'escollir un client de correu o un altre ens haurem d'assabentar de quins tipus de filtre antiinundació tenen, quin grau de confidencialitat, etc. Avui dia, la majoria de clients de correu tenen previstes aquestes opcions per garantir la seguretat i confidencialitat del correu electrònic dels usuaris.


33 / 97

Activitats

1.- Instal·lació i configuració d'un gestor de correu

L'objectiu d'aquesta activitat és que conegueu els diferents gestors de correu que incorpora qualsevol sistema operatiu, com també esbrinar la capacitat de cadascun comparativament amb la resta.

En funció del sistema operatiu amb què treballeu o si teniu més d'un sistema operatiu instal·lat en la mateixa màquina, realitzeu les activitats següents:

• Instal·leu i configureu el gestor de correu Evolution si treballeu amb alguna versió del Linux. • Instal·leu i configureu l'Outlook Express si disposeu del Windows XP.

2.- Configuració de client de correu electrònic

L'objectiu d'aquesta activitat és conèixer la versatilitat del correu web Gmail per poder ser gestionat per altres clients de correu electrònic.

El correu web Gmail disposa de múltiples funcionalitats que permeten, entre altres opcions, configurar un client de correu electrònic com l'Outlook o Thunderbird. Per realitzar aquesta tasca, haurem d'habilitar l'accés a l'IMAP des de Configuració/Reenviament i POP/IMAP i seguir les indicacions per configurar el client de correu:

Configuració de client de correu electrònic

3.- Gestió del correu brossa

L'objectiu d'aquesta activitat és manejar les eines del Thunderbird per gestionar el correu brossa.

Un dels aspectes que són necessaris perquè un gestor de correu sigui útil i fiable és que tingui una bona eina de gestió de la brossa.

En el cas del gestor de correu Thunderbird, les opcions per gestionar el correu brossa es troben a Eines\Opcions\Privadesa.

Habiliteu l'opció perquè tots els correus marcats com a brossa passin a la carpeta de correu brossa.

D'altra banda, utilitzeu l'opció Eines\Executa el control de correu brossa a la carpeta i raoneu què passa.

4.- Comparativa de correus web

L'objectiu de l'activitat és conèixer les característiques d'alguns dels correus web més utilitzats.

Realitzeu un petit estudi per comparar els avantatges i inconvenients entre els correus web més utilitzats: Gmail, Hotmail i Yahoo!


34 / 97

5.- Seguretat del correu electrònic

L'objectiu d'aquesta activitat és treballar amb una eina que garanteixi la confidencialitat, autenticació i integritat del correu electrònic.

El programa PGP (pretty good privacy) és una eina disponible per a diferents sistemes operatius (Windows, Linux, MacOS, etc.) que permet el xifratge de dades, arxius i missatges.

Aquesta activitat consistirà a instal·lar una de les versions del PGP sobre el sistema operatiu que tingueu instal·lat, per exemple, PGP Desktop 9.9 o GPG, que és programari lliure sota la llicència GPL.


35 / 97

2. L'agenda electrònica

Avui dia, l'ús de les tecnologies i Internet forma part de les nostres tasques diàries d'una manera tan natural que l'ús del correu electrònic o l'accés a les notícies que ocorren al nostre voltant i arreu del món és molt habitual i de mica en mica es tendeix a concentrar a Internet tota la informació que necessitem gestionar. Així, utilitzem Internet per comunicar-nos amb altres usuaris, per intercanviar documents, per informar-nos sobre temes de qualsevol àmbit, etc., i a més a més..., per què no tenir també a Internet la nostra agenda?

Tot i que encara la utilitzen molts usuaris, queden lluny les agendes de paper en què s'anotaven les cites previstes o notes en paperets solts que després es perdien fàcilment.

L'agenda a Internet

En l'actualitat hi ha un gran nombre d'eines web i d'escriptori que donen servei d'agenda i calendari, a més d'altres aparells que ofereixen un servei molt semblant. Per tant, distingirem el que serien agendes electròniques com a dispositius mòbils, les anomenades PDA, del que són aplicacions web i d'escriptori. Totes dues ofereixen funcionalitats molt variades, a banda del que seria pròpiament els serveis d'agenda i calendari.

En la majoria de casos, aquestes eines web són aplicacions que estan integrades en altres que tenen diverses opcions, com servei de correu electrònic, bloc de notes, gestor de documents, etc. En el cas dels PDA passa el mateix: en molts casos, aquestes PDA són mòbils que contenen serveis d'agenda i calendari, i moltes altres funcionalitats.

2.1. L'agenda electrònica com a dispositiu mòbil 2.1.1. Característiques i funcionalitats d'una agenda electrònica. Tipus i models 2.1.2. Sincronització de les funcions de calendari en un PDA amb un PC

2.2. Serveis d'agenda i calendari a Internet 2.2.1. Característiques generals dels serveis d'agenda web

2.3. Ús de l'agenda web com a eina de treball col·laboratiu

2.1. L'agenda electrònica com a dispositiu mòbil

Al llarg d'aquests últims anys, en què l'ús de l'ordinador s'ha incrementat exponencialment, els usuaris han buscat la manera de "transportar" la informació que aquest contenia, desitjant sovint "posar-se'l a la butxaca". Amb l'aparició dels PDA, personal digital assistance, moltes de les funcions que feia l'ordinador podien ser assumides per aquest nou aparell.

Un PDA és un dispositiu de mà, mòbil i de mida reduïda que, com un ordinador, disposa d'un sistema operatiu i és capaç d'emmagatzemar i processar dades i informació de tot tipus.


36 / 97

Les funcions habituals d'un PDA són l'agenda electrònica, el bloc de notes i la calculadora. També permet escriure documents, manejar fulls de càlcul, enviar i rebre correus electrònics, i navegar per Internet, i inclou càmera de fotos i vídeo, com també una àmplia gamma de jocs.

Aquests dispositius evolucionen molt ràpidament. En el mercat hi ha PDA que també són telèfons mòbils i, de la mateixa manera, telèfons mòbils que funcionen com a agendes electròniques.

La majoria no solament donen els serveis que hem comentat sinó que també es poden connectar a l'ordinador i sincronitzar les dades; així es pot descarregar un document al PDA per revisar-lo tranquil·lament des de qualsevol lloc i, després, tornar a actualitzar-lo en l'ordinador.

Per salvar la incomoditat de treballar amb un teclat petit, molts d'aquests dispositius disposen d'un llapis específic per facilitar l'escriptura i l'accés a les utilitats disponibles.

El calendari i la sincronització amb l'ordinador

són dues de les funcionalitats d'un PDA.

L'aparició del primer PDA data de prop de l'any 1992, quan la companyia Apple Computers el va llançar sense gaire èxit. Va ser més endavant quan van sortir les Palm Pilot amb processador Motorola i sistema operatiu propi (Palm OS). Òbviament, Microsoft també va voler entrar en el mercat dels PDA i cap al 1998 va presentar la seva Palm PC, que introduïa una variant adaptada del sistema operatiu Windows i que es va anomenar Pocket PC.

La tecnologia d'aquests aparells avança molt ràpidament. Actualment, el mercat dels PDA es divideix en:

• Palms que contenen un sistema operatiu Palm OS.

• Pocket PC, són els PDA de Microsoft, que tenen un sistema operatiu anomenat Windows CE i, en els últims models, una adaptació del Windows Mobil.

Els primers són més econòmics i tenen menys prestacions i, en canvi, els segons ofereixen més opcions multimèdia (vídeos, música, etc.) i consumeixen més bateria, entre altres.

Això no obstant, la idea final és integrar la màxima funcionalitat i aparells en un de sol; per aquest motiu, ja és realitat el fet de tenir un telèfon mòbil que a la vegada és agenda electrònica, que té GPS, que permet tenir connexió a Internet, etc.


37 / 97

L'objectiu d'aquest capítol no és aprofundir en les característiques i usos d'aquest tipus d'aparells, sinó descriure les funcionalitats que els corresponen com a agenda electrònica quant a gestió del calendari i sincronització de dades amb l'ordinador; per això passarem per sobre el que serien les característiques físiques i tècniques.

2.1.1. Característiques i funcionalitats d'una agenda electrònica. Tipus i models

Encara que el tipus de sistema operatiu marca la distinció entre els tipus de PDA, hi ha moltes característiques comunes a tots dos tipus.

Alhora d'escollir un model o un altre, hem d'analitzar i valorar les característiques físiques i tècniques que més s'adapten a les nostres necessitats.

1. Aspectes físics

a. Pes i mida

Els PDA són dispositius quasi "de butxaca", per tant, han de tenir unes dimensions que els faci còmodes d'utilitzar. Com més petit sigui, més lleuger i còmode serà per transportar, ara bé, mai tan petit que sigui impossible de manejar.

b. Tipus de pantalla

La pantalla és el mitjà de comunicació visual entre l'usuari i el dispositiu, per això sempre és recomanable un tipus de pantalla que sigui fàcil de consultar. També cal anar amb compte amb els colors, que si bé donen molta més claredat consumeixen molta bateria.

c. Capacitat d'expansió

Cal notar també la importància que el dispositiu contingui mòduls d'expansió per si, en un futur, l'usuari té la necessitat d'ampliar les funcionalitats del PDA, tant amb el que seria capacitat de memòria com el que seria afegir mòduls per a càmeres digitals, GPS, etc.

d. Tipus de connectors

També és important esbrinar quin tipus de connectors i connexions inclou el PDA per poder-se connectar amb altres dispositius. Avui dia, la majoria tenen connexió per a ports USB. També és aconsellable que tinguin algun tipus de mitjà de connexió sense fils, com Bluetooth o Wi-Fi.

Bluetooth

Tecnologia que permet connectar dispositius que estan a una distància pròxima, la qual cosa fa possible l'intercanvi d'informació.

Wi-Fi

Sistema d'enviament de dades sobre xarxes computacionals que utilitzen ones de radi en lloc de cablejat.

e. Tipus de bateries


38 / 97

Actualment, pràcticament cap dels PDA del mercat va amb piles (només els models de "gamma baixa"). La majoria va amb bateries d'ió-liti que es poden carregar en qualsevol moment. Com sempre, l'elecció d'una o d'altra depèn de l'ús que l'usuari doni a l'aparell.

2. Aspectes tècnics i funcionalitats

a. Sistema operatiu

Segons el tipus de PDA, tenim les Palm amb el sistema operatiu Palm OS, basat en tecnologia Linux, o bé els Pocket PC de Microsoft amb un sistema operatiu Windows Mobile. En la figura 23 es veu la interfície d'un dispositiu amb aquest sistema operatiu.

Palm OS

Sistema operatiu fet per Palm Source Inc. per a dispositius PDA, inclou funcionalitats de calendari, bloc de notes, llibreta d'adreces, calculadora, etc.

Windows Mobile

Sistema operatiu de Microsoft, combinat amb un conjunt d'aplicacions per a dispositius mòbils. Vol oferir un escriptori semblant al del Windows per a aparells mòbils com el PC de butxaca (pocket PC) o el telèfon intel·ligent (smart phone).

Figura 23. Interfície PDA amb Windows Mobile

També estan funcionant amb força altres sistemes operatius com:

• Symbian és un sistema operatiu creat per competir amb Palm i Windows Mobile. Va ser producte d'una aliança entre diverses empreses com Nokia, Sony Ericsson, Samsung i Motorola. Aquest sistema operatiu és sobre el qual funcionen la majoria de telèfons intel·ligents.

Sabíeu que...

... segons un estudi del febrer de 2008 Symbian compta amb un 65% de mercat, enfront del 12% del Windows Mobile, 11% de Blackberry OS, 7% d'iPhone i 5% de Linux.

• Android és el recent sistema operatiu mòbil de Google (Google phone) obert i gratuït desenvolupat sobre la plataforma lliure Linux i amb una màquina virtual Java.


39 / 97

• iPhone OS és el sistema operatiu que utilitza l'iPhone d'Apple basat en Mac OSX i només es pot utilitzar en sistemes Apple.

• Blackberry OS és el sistema operatiu multitasca desenvolupat per la companyia RIM, creadors de Blackberry.

b. Aplicacions bàsiques

Els dispositius mòbils de tipus PDA contenen un conjunt de funcionalitats que, de manera integrada, operen en aquests aparells. Entre altres, distingirem els següents:

• Calculadora. Permet realitzar les operacions aritmètiques bàsiques.

• Calendari. Inclou les vistes clàssiques de manera diària, setmanal i mensual. Permet incloure notes i cites perquè posteriorment el PDA avisi a l'usuari mitjançant algun tipus d'alarma. L'ús del calendari en un PDA és molt semblant a qualsevol de les aplicacions web i d'escriptori que hi ha per a ordinadors.

• Llibreta d'adreces. Correspon a la clàssica agenda d'usuari en què s'emmagatzemen els contactes.

• Gestió de despeses. És una aplicació que permet gestionar les despeses quotidianes de l'usuari. Posteriorment, aquesta informació es pot sincronitzar amb un ordinador i es pot incloure en un full de càlcul.

• Llibreta de notes. Permet emmagatzemar i incloure notes amb un gran nombre de caràcters.

• Llista de tasques. Permet que l'usuari organitzi, classifiqui i prioritzi les seves tasques quotidianes.

• Accés a Internet i correu electrònic. Tots els PDA del mercat ja contenen eines que permeten la connexió a Internet i l'accés al correu electrònic.

• Jocs. Especialment els PDA de tipus PC de butxaca tenen desenvolupat un sistema avançat per oferir jocs amb una alta gamma multimèdia.

En el cas dels PC de butxaca i degut als sistemes operatius del Windows dissenyats per a aquests PDA, hi ha unes aplicacions molt semblants al Microsoft Excel, Internet Explorer, Outlook, Microsoft Pocket Streets (funciona com un GPS), PowerPoint, Word, Voice Command (per utilitzar el PDA "sense mans") i Windows Media Player que permet reproduir vídeo i àudio en diversos formats i una qualitat molt acceptable. En la figura 24 en trobem una mostra amb un PDA amb Windows Mobile.

Figura 24. Aplicacions d'un PDA amb Windows Mobile


40 / 97

c. Comunicacions i transmissió de dades

La majoria dels PDA inclouen la possibilitat de comunicar-se amb altres equips o dispositius (ordinadors de sobretaula, portàtils o telèfons mòbils), o amb Internet. Per a això, utilitzen tecnologies com infrarojos, Bluetooth, Wi-Fi i GPRS.

d. Telèfon mòbil i PDA

Molts dels PDA d'avui dia tenen servei de telèfon o, millor dit, molts telèfons tenen serveis semblants als d'un PDA. Realment, el que s'està produint és una fusió entre tots dos mitjans. Amb l'objectiu de reduir dispositius, tenim un híbrid PDA-mòbil (o telèfon intel·ligent), és a dir, un dispositiu que té les funcionalitats d'un mòbil a més de la majoria de les opcions que conté un PDA. Vegeu la figura 25.

Figura 25. Telèfon mòbil amb funcionalitats de PDA

e. Sincronització amb l'ordinador

Aquesta és una de les característiques més destacables que qualsevol PDA ha de tenir, ja que és força important que la informació que emmagatzemem en el PDA, en un moment determinat es pugui emmagatzemar en el PC.

En general, els PC de butxaca disposen de més possibilitats multimèdia (descarrega i arxius amb imatges, pantalla tàctil amb un llapis per interaccionar, polsador hardware d'accés directe a algunes aplicacions, etc.), però tenen l'inconvenient que el preu i consum energètic és molt alt.

Avui dia, hi ha molts fabricants d'ordinadors que també es dediquen a la fabricació de PDA, com Acer, Dell, Hewlett Packard, Palm, Sony, Toshiba, etc.

2.1.2. Sincronització de les funcions de calendari en un PDA amb un PC

En l'actualitat tots els PDA, entre moltes altres opcions, ofereixen servei de calendari i agenda, que funcionen en el mateix dispositiu. Però, sovint, la utilitat d'aquest servei rau a poder-lo sincronitzar amb l'ordinador, ja que d'aquesta manera tindrem la informació emmagatzemada en el nostre PC.

En el moment en què volem sincronitzar aquest calendari del PDA amb algun programa de calendari del nostre ordinador, pot passar que necessitem descarregar algun programa de la Xarxa per fer possible aquesta compatibilitat.


41 / 97

Així, la manera de sincronitzar el PDA amb l'ordinador és pràcticament directa si aquest és un PC de butxaca i, per tant, utilitza el Windows Mobile i l'ordinador té instal·lat el sistema operatiu Windows. Normalment, el telèfon o PDA porta un programari que permet passar arxius d'un dispositiu a un altre.

Per exemple, en el cas del Mac s'inclou el programari iSync, que permet sincronitzar casi qualsevol dispositiu electrònic per mitjà del Bluetooth amb l'ordinador.

Així, per sincronitzar el PDA amb un ordinador, si s'utilitza el Windows XP, s'ha d'instal·lar el programa Microsoft Active Sync. En el cas del Windows Vista, s'instal·larà el Windows Mobile Device Center.

L'objectiu de l'intercanvi d'informació entre el PDA i el PC és que es pugui disposar de la informació del PC en qualsevol lloc. La majoria de PDA permeten sincronitzar els tipus d'informació següents:

• Correu electrònic, contactes, calendari i tasques

• Imatges, música i vídeo

• Vincles amb webs favorits

• Arxius

Per sincronitzar tots dos dispositius, usualment es pot fer amb un cable USB, utilitzant Bluetooth o amb Wi-Fi si l'aparell té l'opció.

Procediment per sincronitzar un dispositiu mòbil amb l'ordinador

Així, si tenim un dispositiu mòbil de tipus Windows Mobile, aquest portarà el programari Active Sync que haurem instal·lat en el nostre PC. Per instal·lar aquest programari només cal inserir el CD en el PC i seguir les instruccions. En la figura 26 podem veure alguna de les pantalles d'instal·lació del centre de dispositius de Windows Mobile.

Figura 26. Instal·lació del programari de sincronització del PDA amb l'ordinador

Una vegada instal·lat aquest programari, si volem sincronitzar el PDA amb el PC, en connectar l'un amb l'altre arrencarà l'assistent de configuració de l'Active Sync, seguint les instruccions de l'assistent se'ns demanarà què volem sincronitzar (correu, calendari, agenda, etc.), i completarem els passos de la instal·lació fins a acabar.

Una vegada instal·lat el programari en el PC, des del PDA buscarem l'opció d'activar ActiveSync i l'opció Sincronitzar.

Simultàniament amb l'ordinador també s'activa ActiveSync i s'inicia la sincronització automàticament.

Aquestes maneres de sincronitzar el PDA amb l'ordinador són semblants sigui quina sigui la versió del PDA.


42 / 97

És interessant tenir en compte que moltes aplicacions web de calendari contenen eines per sincronitzar amb aparells de tipus PDA.

Per exemple, és el cas de l'eina Google Calendar, que en el moment d'editar els materials permet la sincronització amb Windows Mobile, iPhone i Blackberry.

De fet, el mòdul Google Mobile App que s'ha creat per a iPhone i iPod és una aplicació gratuïta que facilita aquesta sincronització.

Estan sorgint moltes eines que permeten la comunicació entre el PDA i el calendari de Google, entre elles, podríem destarcar-ne dues:

• GooSync que és un petit programa que permetrà sincronitzar totes les cites des de dispositius de tipus Windows Mobile a Google Calendar, que fins i tot permet notificar al mòbil les cites o alertes programades. De moment, hi ha una versió gratuïta i una altra de subscripció, que permet sintonitzar diverses agendes. Gràcies a eines com aquesta ja podem tenir tranquil·lament la nostra agenda a Internet i sincronitzar-la amb qualsevol tipus de dispositiu: Symbian, Windows Mobile, o fins i tot Blackberry, és a dir, amb mòbils, PDA, PC de butxaca o Palm.

• GmobileSync és un programa senzill que també permet la comunicació del PDA amb el calendari de Google. És un programa gratuït i permet que totes les cites, tasques i esdeveniments registrats en el Google Calendar siguin transferits i inclosos en el PDA (de tipus PC de butxaca). En la figura 27 es veu una mostra del procés de sincronització.

Figura 27. Procés de sincronització amb

GMobileSync

Així, una vegada instal·lat aquest programa en el PDA, s'executarà des d'aquí i, introduint les dades d'usuari i contrasenya del Gmail, sincronitzarem tots dos calendaris. D'aquesta manera, cada cop que introduïm algun esdeveniment en el PDA o en el Google Calendar i executem el programa per sincronitzar-los tots dos, disposarem de les dades introduïdes en tots dos llocs de manera actualitzada.

Per acabar, cal tenir en compte que si utilitzem l'últim dispositiu del Google, Android, accedirem directament des de l'escriptori, ja que és una de les aplicacions que apareixen en la pantalla per defecte. D'aquesta manera, ens estalviarem tenir diferents calendaris i haver-los d'actualitzar, com també instal·lar altres programes de sincronització, ja que el Google Calendar és accessible tant des del web com des del mateix telèfon Android. En la figura 28 es veu un exemple d'aquest model.


43 / 97

Figura 28. Interfície del dispositiu mòbil Android

Tota aquesta tecnologia és tan summament recent i avança a tal velocitat que, en el moment d'escriure els materials, en el mercat hi ha l'última versió Windows Mobile 6.5, amb una interfície redissenyada i un sistema de reconeixement tàctil. L'objectiu ha estat millorar la intuïtivitat dels menús i la presència d'una "tenda" d'aplicacions. Tot això és necessari si vol fer la competència a l'iPhone d'Apple.

De la mateixa manera, moltes marques estan canviant els seus sistemes operatius, com per exemple, Samsung, que deixa d'utilitzar Windows Mobile per passar-se a Symbian. D'altra banda, per exemple, Motorola abandona Symbian per passar-se a Android i Windows Mobile.

En resum, a l'hora d'escollir un determinat dispositiu haurem d'estudiar amb deteniment quines són les nostres necessitats.

2.2. Serveis d'agenda i calendari a Internet

De la mateixa manera que fins fa poc utilitzàvem una agenda personal en paper o notes repartides per tot arreu amb les tasques previstes, ara també tenim l'opció d'utilitzar un dispositiu mòbil, com és el cas de les agendes electròniques o PDA, que ens permetin organitzar l'agenda en un aparell que a banda, en la majoria de casos, també ens dóna servei de telèfon mòbil.

Però anem més enllà! I si el que volem és, a més, tenir centralitzada també la nostra agenda personal o de treball juntament amb la resta de documentació, etc.? I si volem actualitzar la nostra agenda des de qualsevol lloc i en qualsevol moment sense necessitat de portar a sobre l'agenda o el PDA?... Novament la solució és Internet i, en particular, les aplicacions web del mercat els que ens permeten fer tot això.

És molt senzill disposar d'una eina web que ens ofereixi servei d'agenda o calendari en línia com també molts altres serveis integrats en la mateixa aplicació. La majoria d'aquestes aplicacions són gratuïtes i contenen serveis integrats de correu electrònic, agenda, calendari, gestor de documents, etc. D'aquesta manera tenim el gran avantatge de no preocupar-nos del manteniment de l'eina, ja que no és un aparell físic que tenim a casa, ni tenim el servidor de l'aplicació en el nostre ordinador, ni hem d'estar pendents d'actualitzacions i llicències, etc. Senzillament, creant un


44 / 97

compte d'usuari podem accedir a la nostra agenda des d'allà on som, sempre que tinguem connexió a Internet, i a més a més fins i tot podrem compartir l'agenda amb altres usuaris; així aquestes eines ens permeten treballar en un entorn en què, mentre posem una cita en una data determinada, immediatament podem enviar un correu electrònic a un company o compartir l'agenda amb un altre usuari.

Aplicacions web tan esteses com Google Calendar, les aplicacions de calendari que apareixen en el gestor de correu Outlook o Hotmail, i eines de codi obert com WebCalendar ens permeten fer-nos una idea de quines són les prestacions d'aquestes aplicacions.

L'agenda a Internet permet l'organització

de les tasques des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.

WebCalendar

Eina de calendari gratuïta de codi obert que es pot incloure en un portal web, amb codi basat en PHP.

2.2.1. Característiques generals dels serveis d'agenda web

La majoria d'aplicacions web que inclouen servei d'agenda o calendari en línia tenen característiques molt comunes i solen incloure, a més, altres tipus de serveis com correu electrònic, gestor de documents, etc. En general, podríem esmentar les següents:

1. Servei gratuït i accessible des de qualsevol lloc i moment

La gran majoria d'aplicacions web són gratuïtes i tan sols les podem utilitzar creant un compte d'usuari que ens hi doni accés.

A més, com que és una aplicació que rau a Internet, hi podrem accedir des de casa, des de l'oficina o des de qualsevol altre lloc on disposem de connexió.

Exemples de servei gratuït d'agenda web

Entre les diverses aplicacions que avui dia hi ha en el mercat, podem trobar el Google Calendar, que és una eina del Google gratuïta i molt completa.

Per accedir-hi, només cal tenir un compte d'usuari del Google tal com es veu en la figura 29.


45 / 97

Figura 29. Accés al Google Calendar

2. Servidor a Internet

La majoria d'aplicacions web que donen servei de calendari i agenda no s'han de descarregar al nostre PC, per aquest motiu, no es necessita instal·lar res en el nostre ordinador ni tenir instal·lada cap eina; de la mateixa manera tampoc no cal controlar el servidor, ja que aquest és responsabilitat de l'empresa corresponent, i també ens hem d'oblidar de realitzar instal·lacions, actualitzacions i estar pendents de renovacions de llicències.

3. Integració de diverses eines

Moltes de les aplicacions web que inclouen servei d'agenda i calendari també disposen de moltes altres eines que, totes juntes, fan que l'usuari pugui tenir, al seu abast i en la mateixa aplicació, servei de correu electrònic, contenidor de documents, etc. només validant-ho amb un compte de correu.

Per exemple, el Google (www.google.cat) és un exemple clar de com podem tenir integrat el correu electrònic (Gmail) amb l'agenda (Google Calendar) i amb un gestor de documents (Google Docs), i tot això de manera gratuïta i només creant un compte d'usuari.

De la mateixa manera, un altre exemple seria Zoho (www.zoho.com), que també inclou servei de calendari i agenda conjuntament no solament amb correu electrònic (Zoho Mail) i gestor de documents (Zoho Docs) sinó també amb eines de processador de textos, full de càlcul, etc. En la figura 30 es pot veure una mostra d'aquestes eines.

Figura 30. Serveis de Zoho


46 / 97

4. Compartició de l'agenda i altres serveis amb diversos usuaris

Una eina molt interessant que també inclouen tots els serveis d'agenda i calendari és la possibilitat que el calendari establert sigui visible i modificable per diversos usuaris. Així, aquestes aplicacions contenen opcions per permetre donar accés a altres usuaris i configurar el tipus de privilegis perquè aquests hi puguin accedir per llegir, modificar, etc.

5. Eines bàsiques de configuració adaptades a l'usuari

La majoria d'eines de calendari/agenda contenen opcions per configurar l'idioma en què volem que ens aparegui la informació, el format de l'hora, el fus horari on ens trobem, com també la manera predeterminada de mostrar la interfície del calendari (per dies, setmanes, etc.).

Exemple de configuració de dades bàsiques

Si utilitzem l'eina de Google Calendar, seleccionem Configuració i la pestanya General i, com es veu en la figura 31, ens apareixeran les opcions per configurar l'idioma, l'hora, etc.

Figura 31. Configuració de dades bàsiques del calendari

6. Interfície senzilla d'utilitzar

Els serveis d'agenda contenen una interfície usable per facilitar la feina de l'usuari, així el que normalment ens trobarem quan vulguem accedir a gestionar cites és això mateix, una quadrícula que representa un calendari amb el format i distribució que hàgim configurat.


47 / 97

Exemple d'ús d'interfície

Si considerem el Google Calendar, la interfície que tenim és la que apareix en la figura 32, on es veu clarament com s'utilitza el servei de calendari.

Figura 32. Interfície de Google Calendar

No solament això, sinó que s'ofereixen diferents vistes del calendari segons les preferències de l'usuari en cada moment. Així, es pot veure el calendari per dies, per setmanes i per mesos, i també s'ofereix una vista de l'agenda d'un dia determinat, tal com es veu en la figura 33.

Figura 33. Vista de l'agenda de Google Calendar

7. Opcions exhaustives de creació i configuració de cites

En la majoria d'aplicacions d'agenda existents al mercat, la forma d'utilitzar el calendari i crear cites o "esdeveniments" és molt senzilla i cadascuna d'elles té diverses opcions de configuració.

Exemple de creació i configuració de cites

Si utilitzem l'eina de Google Calendar, per crear una nova cita només ens hem de posicionar dintre del quadre que representa el marge d'hores en què tenim la cita i s'obrirà una finestra, com la que es veu en la figura 34, en què podem escriure el motiu de la cita. Per fer-la efectiva farem clic a Create Event.


48 / 97

Figura 34. Creació d'una cita amb Google Calendar

Si volem configurar algunes de les opcions d'aquest esdeveniment, o bé abans de crear l'esdeveniment, cliquem a Edit event details com es veu en la figura 34 o bé una vegada creat l'esdeveniment hi fem doble clic i se'ns obrirà una finestra com la que es veu en la figura 35.

Figura 35. Configuració d'opcions de l'esdeveniment

Cal observar que hi ha opcions molt interessants. Entre altres podem destacar les següents:

• Es pot predeterminar un esdeveniment concret si aquest té lloc de manera periòdica (un cop a la setmana, uns dies determinats, etc.). Així, en l'opció Repeats escollirem entre Does not repeat, Weekly, etc. Per exemple, en el cas de la figura 35 anterior podem veure que l'esdeveniment "classe C3-ASI" té lloc els dilluns, dimecres i dijous de 4.00 p m a 6.00 p m i també s'ha determinat la data d'inici i acabament.

• En l'opció Where podríem especificar on té lloc l'esdeveniment; de fet, a la dreta apareix un enllaç a Google Maps per localitzar la ubicació física de l'esdeveniment.

• En l'opció Calendar, a banda del nostre calendari també podem escollir l'opció de transferir aquest esdeveniment concret a un altre usuari, tal com es veu en la figura 36.


49 / 97

Figura 36. Transferència d'un esdeveniment a un altre usuari

Així, l'usuari al qual es vol transferir l'esdeveniment rebrà un correu electrònic per informar-lo i, si aquest està d'acord que se li transfereixi, l'esdeveniment li quedarà actualitzat en el seu propi calendari.

• D'altra banda, també es poden afegir "invitats" a visualitzar aquest esdeveniment amb l'opció Add Guests.

• També es poden afegir comentaris de l'esdeveniment en l'apartat Discuss this event i Add a comment.

• En el desplegable que apareix en la part superior More Actions també podem escollir l'opció de duplicar l'esdeveniment. Això és útil quan en volem crear un altre però aprofitant part de la informació que ja teníem en un altre esdeveniment.

8. Creació de diversos calendaris per a un mateix usuari

Pot passar que, com a usuaris, necessitem tenir diversos calendaris, un per a les tasques de feina, un altre per a l'oci i amics, o fins i tot calendaris paral·lels de projectes en què participem, etc. Per aquest motiu, la majoria d'eines de calendari permeten crear múltiples calendaris per a un mateix usuari.

Exemple de creació d'un calendari propi

Si utilitzem l'eina Google Calendar, seleccionem Configuració\Calendari i Crear un nou calendari; d'aquesta manera ens apareixerà el que es veu a la figura 37, on establirem el nom del nou calendari, la descripció, etc.

Figura 37. Crear un nou calendari


50 / 97

Una vegada hem definit diversos calendaris, també podem decidir si els volem compartir amb altres usuaris o si els volem suprimir permanentment, o bé si volem anul·lar la nostra subscripció (d'aquesta manera el mateix usuari no hi tindrà accés, però sí d'altres que estiguessin subscrits).

Si continuem amb l'eina Google Calendar, les modificacions en un calendari existent es poden fer d'una manera molt senzilla, tal com es veu en la figura 38.

Figura 38. Calendaris disponibles i modificacions d'accés

9. Importació i exportació de calendaris des d'altres programes

Avui dia, hi ha moltes eines d'escriptori i aplicacions web que donen servei de calendari. Sovint es treballa a la vegada en diferents programes d'aquest tipus i, per aquest motiu, en l'actualitat hi ha moltes eines que permeten importar/exportar calendaris entre diferents programes.

Exemple d'importació d'un calendari

Si considerem l'eina Google Calendar podem importar esdeveniments i calendaris des d'altres eines com Yahoo! Calendar, Microsoft Outlook, etc.

El que farem és, des de Google Calendar, seleccionar Configuració\Calendari i l'opció Importa el calendari, i es podran importar tots els formats en *.csv i *.ical, a més, podrem escollir associar-los a un dels calendaris que tenim, tal com es veu en la figura 39.

Figura 39. Importar calendaris

De la mateixa manera, si volem emmagatzemar el calendari o calendaris de què disposem, tenim eines per desar-los amb un determinat format segons el programa.

Exemple de configuració d'un calendari

Des de Google Calendar, anàlogament a la Importació, fem Configuració calendari i seleccionem Exporta els calendaris, d'aquesta manera s'obrirà una finestra on apareixerà el format en què el document quedarà desat, en aquest cas en *.ical.

A més, també es pot imprimir un calendari existent en format *.pdf


51 / 97

10. Configurar recordatoris d'esdeveniments de manera automàtica

Una de les característiques interessants que presenten els calendaris/agendes web és que es poden configurar perquè ens avisin de cada cita amb un temps d'antelació predeterminat.

Aquests avisos ens poden arribar per un correu electrònic o una finestra emergent que puguem visualitzar mentre treballem, o fins i tot pel mòbil.

Exemple de configuració d'avisos

Si continuem amb l'eina de Google Calendar i establim una cita determinada sobre el calendari a una hora determinada i accedim a les opcions de Configuració d'aquesta cita, ens trobarem amb el que apareix en la figura 40.

Figura 40. Configuració d'avisos automàtics

D'aquesta manera estem predeterminant que 10 minuts abans de l'hora que comenci l'esdeveniment ens avisi, tant per correu electrònic com amb una finestra emergent. A més, també podem decidir si volem que aquest esdeveniment sigui privat o compartit per més usuaris.

11. Permeten enviar avisos al mòbil

Els serveis d'agenda i calendari d'avui dia tenen funcionalitats per avisar a l'usuari per correu electrònic o amb una finestra emergent quan s'apropi l'hora d'un determinat esdeveniment o cita, i es pot configurar el tipus d'avís, el temps d'antelació, etc. Però, a més d'aquestes opcions, en moltes aplicacions també hi ha la possibilitat de configurar el servei perquè s'enviï un missatge al mòbil.

Exemple de configuració d'avisos al mòbil

Si utilitzem l'eina Google Calendar, seleccionem l'opció Configuració\Configuració a mòbils i, tal com es veu en la figura 41, el que fem és seleccionar el país i sobretot inserir el número de mòbil al qual vulguem adreçar els avisos. Per confirmar aquest procés hem de fer clic a Send Verification Code i immediatament rebrem al mòbil un SMS amb un codi que serà el que inserirem en la casella que apareix en la part inferior, una vegada cliquem Finish setup, el procés haurà acabat i rebrem un altre SMS al mòbil que indicarà que l'operació s'ha realitzat correctament.


52 / 97

Figura 41. Configuració d'avisos al mòbil

Una vegada hem realitzat aquesta configuració ens apareix la pantalla que es veu en la figura 42 i que ens permetrà, ara sí, definir el temps d'antelació en què volem que se'ns avisi d'un esdeveniment i quin tipus d'avís volem (correu electrònic, finestra emergent, o SMS), com també rebre notificació d'algun canvi en l'esdeveniment o un nou esdeveniment, etc.

Figura 42. Configuració de notificació d'esdeveniments

12. Permet incrustar un calendari en un bloc o lloc web

Les eines web que hi ha en el mercat que donen servei de calendari i agenda contenen opcions que permeten incrustar el calendari dintre d'un lloc web determinat.

Això permet tenir un lloc web propi de manera que tothom qui hi vulgui accedir pot tenir també el calendari actualitzat i visible.

Exemple d'incrustació d'un calendari

Si utilitzem l'eina de Google Calendar, des d'Informació de calendari trobarem les opcions:

• Incrusta aquest calendari, que, a partir del codi HTML que apareix de manera predeterminada, ens permetrà incrustar el calendari en un lloc web.


53 / 97

• Adreça del calendari, que permet agafar l'adreça en diversos formats (HTML, XML i ICAL) per importar-la des d'un lloc web per mostrar el calendari.

En la figura 43 podem veure aquestes opcions.

Figura 43. Opcions per incrustar calendari web

Per posar un exemple molt senzill de com s'utilitzen aquestes eines, construirem un lloc web des de l'entorn Google. Des del mateix Google Calendar associat a l'usuari que tinguem disponible, seleccionem del menú superior Lloc web. Seguint les instruccions, crearem un nou lloc i, des d'Editar pàgina, inserirem la informació que volem que aparegui tenint al nostre abast diverses opcions d'edició. Per incrustar el calendari el que farem és el següent:

• Des de l'opció Adreça del calendari del Google Calendar (vegeu la figura 43) farem clic a HTML i el que ens tornarà és l'adreça del calendari.

• Posteriorment, des del lloc web que hem generat, activem Editar pàgina, anem al menú superior i seleccionem Inserir\Calendari i ens surt la finestra emergent que apareix en la figura 44.

Figura 44. Configuració del calendari a inserir

• Una vegada desem els canvis realitzats, la interfície que ens apareixerà serà la que apareix en la figura 45.


54 / 97

Figura 45. Interfície del lloc web amb calendari incrustat

També és interessant fer notar que tots els canvis que es realitzen en el calendari també quedaran actualitzats en el lloc web corresponent que contingui el calendari.

Així, si hi ha usuaris que accedeixen al nostre lloc web per consultar qualsevol informació, poden veure en tot moment el calendari actualitzat.

També hi ha altres calendaris web d'escriptori que es poden descarregar al PC i, posteriorment, incrustar en un lloc web.

Altres calendaris web

Hi ha eines com el WebCalendar, que és una aplicació web gratuïta basada en PHP, que es poden instal·lar en el PC sobre qualsevol plataforma (Linux, Windows, etc.) i es poden configurar per incrustar el calendari en un lloc web i ser gestionades per un o més usuaris. A més, entre altres moltes propietats, disposen d'una agenda d'esdeveniments que es pot veure amb qualsevol aplicació compatible amb iCal, vCal i Palm.

L'eina WebCalendar


55 / 97

13. Accés a calendaris públics i opcions de cerca de calendaris

Moltes aplicacions web amb servei de calendari també permeten cercar calendaris públics i calendaris propis.

14. Possibilitat de treballar en mode desconnectat

Una altra de les opcions que s'utilitzen sovint en les aplicacions web de calendari és el mode de treball desconnectat, és a dir, l'aplicació permet que es pugui veure la informació del calendari sense necessitat de tenir connexió a Internet. Normalment, aquesta modalitat només permet visualitzar el calendari sense tenir opció a modificar la informació.

2.3. Ús de l'agenda web com a eina de treball col·laboratiu

Sovint, en les nostres tasques diàries hem de fer projectes que no depenen únicament de nosaltres sinó que s'han de fer conjuntament amb altres persones. Això fa que busquem la manera d'intercanviar els documents sobre els quals hem de treballar per correu electrònic o utilitzant aplicacions web amb les quals puguem accedir a un mateix document. Així, per exemple, entorns com la plataforma Moodle permeten tenir un lloc comú en què un grup d'usuaris poden accedir i compartir informació. Igualment, hi ha eines d'ofimàtica web en què diversos usuaris poden modificar un mateix document de manera sincronitzada.

Però, habitualment, no solament ens trobem en la casuística de voler compartir documents sinó que, en els casos en què estem realitzant un projecte amb un equip de treball, tots volem planificar i gestionar l'agenda o calendari. És freqüent que, a l'hora de desenvolupar un projecte determinat, s'elabori un calendari d'actuacions i terminis i, per aquest motiu, és necessari que el grup d'usuaris que hi treballen hi tingui accés. Això és ben senzill amb els calendaris predeterminats en qualsevol entorn virtual com, per exemple, Moodle.

El Moodle és una plataforma de codi lliure que s'utilitza bàsicament per crear entorns virtuals d'ensenyament i aprenentatge.

Hi ha moltes altres eines que permeten a un usuari particular personalitzar un calendari i donar d'alta altres usuaris perquè puguin accedir, consultar i modificar dates, cites, etc.

A banda, aquests serveis de calendari web permeten compartir un calendari sencer o només determinades cites o esdeveniments, com també fer totalment pública una determinada agenda o calendari.

Avui dia hi ha moltes aplicacions basades en tecnologia web que faciliten el treball col·laboratiu (groupware) i que tenen capacitat per proveir cada grup de treball de la gestió d'una agenda compartida, maneig de tasques pendents, contactes, etc. Moltes d'aquestes eines disposen de versions que es poden utilitzar sobre diferents plataformes (Windows, Mac, Linux, etc.).


56 / 97

El treball col·laboratiu constitueix un conjunt d'eines i processos duts a terme per diversos usuaris per assolir un objectiu específic.

Entre les nombroses aplicacions que hi ha en el mercat, Lotus Notes, Google Calendar o Zoho Calendar (http://calendar.zoho.com/), entre moltes altres, són eines de comunicació que permeten enviar correus electrònics, manejar calendaris i agendes i són plataformes de col·laboració que permeten compartir informació entre diferents usuaris.

També hi ha moltes altres eines menys esteses però molt útils com poden ser WebCalendar, que és una eina de codi lliure basada en PHP, Central Desktop (http://www.centraldesktop.com/) i TimeBridge (http://www.timebridge.com/home.php), que donen l'opció, entre altres, de compartir calendaris.

Lotus Notes

És un sistema client servidor de col·laboració i correu electrònic desenvolupat per una filial d'IBM. A banda de l'enviament de correu electrònic, permet el maneig de l'agenda i el calendari, i també permet compartir bases de dades amb informació.

A continuació veurem un parell d'exemples de com es fa treball col·laboratiu amb dues eines, Google Calendar i Zoho Calendar (http://calendar.zoho.com/).

1. Aplicació de treball col·laboratiu amb Google Calendar

En el cas de Google Calendar és molt senzill compartir un calendari determinat amb més d'un usuari. El que fem és, una vegada hem accedit a l'entorn amb el nostre usuari, seleccionem la pestanya Configuració\Calendaris i, en l'opció Ús compartit, fem clic a Compartit: Edita la configuració; ens apareix la finestra Compartir aquest calendari i, tal com es veu en la figura 46, tenim l'opció de fer públic el calendari o bé especificar a quins usuaris volem donar privilegis.

Figura 46. Compartir calendari amb altres usuaris


57 / 97

Si es vol compartir el calendari només amb usuaris concrets, en la casella Persona inserirem el correu electrònic dels usuaris escollits. A més, en el desplegable de la dreta els haurem d'atorgar uns privilegis determinats:

• Fer canvis i administrar l'ús compartit. • Fer canvis a esdeveniments. • Mostrar tota la informació de l'esdeveniment. • Mostrar només: "lliure"/"ocupat" (oculta informació).

Una vegada desada aquesta informació podrem configurar, des de l'opció Notificació, quin tipus d'avís volem fer arribar a cada usuari subscrit al calendari abans de la cita (SMS, finestra emergent, correu electrònic, etc.) i amb quant temps d'antelació.

També, tal com es veu en la figura 46, si seleccionem l'opció Fes públic aquest calendari el que farem serà deixar obert el nostre calendari a tothom i, fins i tot, s'hi podrà accedir fent cerques pel Google. També podem decidir mostrar només la informació però sense detalls.

Com es veu en la figura 46, l'usuari [email protected] comparteix el calendari amb l'usuari [email protected] i [email protected], cosa que podrem comprovar si accedim al Google Calendar d'aquests usuaris. De la mateixa manera, com es veu en la figura 47, podem visualitzar els calendaris compartits per a [email protected].

Figura 47. Calendaris disponibles per a l'usuari

Òbviament, també és important tenir en compte que en qualsevol moment podem cancel·lar la nostra subscripció a un calendari o eliminar un usuari.

També es pot afegir el calendari d'un altre usuari o convidar-lo a compartir el calendari. Des de l'opció Altres calendaris, seleccionem Navega pels calendaris públics\Calendaris d'amics, i així s'afegirà el correu electrònic d'un altre usuari fent clic finalment a Afegeix.

Des de l'entorn de Google Calendar, també podem esbrinar els calendaris públics que hi ha seleccionant Configuració\Calendaris\Navegar pels calendaris públics, i ens apareixeran els calendaris als quals podem tenir accés com es veu en la figura 48.

Figura 48. Calendaris públics


58 / 97

2. Aplicació de treball col·laboratiu amb Zoho Calendar

Per utilitzar Zoho (www.zoho.com) necessitem disposar d'un usuari i una contrasenya, i una vegada registrats en l'entorn ja podem accedir a les utilitats que ofereix.

El Zoho és una aplicació web gratuïta que disposa d'un paquet ofimàtic i altres utilitats com correu

electrònic, calendari web, wiki i administració de projectes.

En el cas del Zoho Calendar, podem crear un calendari i les cites adequades de manera semblant a altres eines com el Google Calendar. En particular, disposem de l'opció que, a l'hora de crear un esdeveniment o cita, permet especificar si aquest es vol compartir amb un grup d'usuaris o no.

Així, farem clic a Create Event i seleccionarem la pestanya Attendees, tal com es veu en la figura 49, i allà especificarem amb quins usuaris volem compartir la cita.

Figura 49. Interfície del Zoho Calendar per compartir cites d'un calendari

El Zoho també disposa d'altres utilitats com Zoho Desktop, Zoho Planner i Zoho Notes, que ofereixen informació sobre quins usuaris comparteixen informació del calendari.

Activitats

1.- Treball fora de línia amb Google Calendar

L'objectiu d'aquesta activitat és treballar amb una de les opcions més interessants del Google Calendar, com és la possibilitat de visualitzar el calendari sense necessitat d'estar connectat a Internet.

Accediu al Google Calendar utilitzant un usuari i contrasenya que tingueu actius i configureu les opcions del calendari per poder treballar fora de línia (offline). Posteriorment, feu les comprovacions adequades sobre la vista que apareix en aquesta modalitat de treball.


59 / 97

2.- Crear cites en el calendari amb Zoho Calendar

L'objectiu d'aquesta activitat és conèixer una altra aplicació web que dóna servei de calendari com és Zoho Calendar.

Accediu al Zoho Calendar (http://calendar.zoho.com/login?serviceurl=%2Fmycalendar) i, amb la validació d'un usuari i contrasenya, creeu una cita de contingut lliure. Posteriorment, configureu les propietats perquè s'avisi a l'usuari amb un correu electrònic.

3.- Instal·lació i configuració de l'eina WebCalendar

L'objectiu d'aquesta activitat és conèixer una altra eina per gestionar esdeveniments d'un calendari, entre altres moltes utilitats, amb la particularitat d'haver d'instal·lar un programa en l'ordinador, a diferència de les altres eines vistes al llarg de la unitat didàctica.

Instal·leu i configureu les utilitats bàsiques de l'eina WebCalendar que s'utilitzarà com a gestor de calendaris, entre altres.

4.- Configuració de les opcions bàsiques de Google Calendar

L'objectiu d'aquesta pràctica és treballar amb l'entorn del Google Calendar i utilitzar les propietats més importants.

Accedim a l'entorn Google Calendar, i configurem les opcions bàsiques del format del calendari fent clic a Configuració:

a. En la pestanya General, seleccioneu, per exemple, l'idioma, el format de la data i la vista predeterminada.

b. En la pestanya Calendaris, podreu visualitzar els calendaris que teniu actius i aquells que són compartits. Afegiu algun calendari públic.

c. En la pestanya Configuració mòbil, podeu predeterminar a quin número de mòbil s'ha d'avisar per a qualsevol cita.

d. Posteriorment, aneu al calendari i doneu d'alta una cita determinada. Cal especificar si és un esdeveniment que es repeteix periòdicament, on es fa, i descriure l'activitat.

5.- Treball col·laboratiu amb Google Calendar

L'objectiu d'aquesta activitat és comprovar com diversos usuaris poden accedir a la informació d'un mateix calendari web, permetent així el treball col·laboratiu.

Utilitzant l'eina Google Calendar i accedint a l'entorn des d'un determinat usuari, definiu una cita o esdeveniment (descripció de la cita, dia i hora) i compartiu aquesta amb altres usuaris.

És interessant que a aquests usuaris els hi doneu diferents privilegis com ara que puguin modificar l'esdeveniment, que puguin convidar altres usuaris o que només puguin visualitzar-lo.


60 / 97

3. Paquets ofimàtics web

Avui dia, gairebé tot es pot fer amb Internet i aquesta ja forma part del nostre quefer diari. Si abans l'ús de la Xarxa es limitava, moltes vegades, a consultar el correu electrònic, ara i cada cop més estan apareixent aplicacions web que permeten emmagatzemar documents, editar-los, etc., de la mateixa manera que fan altres aplicacions d'escriptori però localitzades a Internet i sense necessitat d'instal·lar cap programari en el nostre ordinador.

Tradicionalment s'han utilitzat documents de text per gestionar i emmagatzemar tota la informació. Això ens ha permès tenir organitzada i localitzada tota la documentació de la feina i de tasques personals en un lloc o dispositiu concret.

Avui dia hi ha una clara tendència a emportar-nos les tasques que realitzem amb l'ordinador a un "món virtual": còpies de seguretat, emmagatzematge de documents, etc. els tenim ubicats en un "espai" de la Xarxa. Això ha fet que totes les aplicacions d'escriptori utilitzades fins ara deixin de ser imprescindibles i deixin pas a les aplicacions web.

Això està marcant una nova filosofia, anomenada cloud computing.

La idea bàsica del Cloud computing és fer que tota la informació resideixi a Internet.

El camp de l'ofimàtica tampoc no s'escapa d'aquesta tendència i estan apareixent versions web, alternatives a les aplicacions ofimàtiques d'escriptori. Així cada cop que, per exemple, hem necessitat utilitzar un processador de textos per redactar un document, hem fet ús d'una aplicació ofimàtica d'escriptori i, si hem necessitat treballar amb aquest document en un lloc diferent de l'ordinador on l'hem elaborat, el que hem fet és "emportar-nos-el" amb un dispositiu extern (USB, etc.) o bé enviar-lo al nostre correu electrònic i descarregar-lo allà on calgui, per exemple.

A mesura que Internet i les eines associades a aquesta han evolucionat, també s'ha originat la necessitat de treballar d'una manera més interactiva amb els documents que, a més de necessitar treballar-hi des de qualsevol lloc i moment, també requereixen que altres usuaris hi puguin accedir i els puguin actualitzar. És d'aquestes necessitats d'on surt una nova manera de treballar amb les aplicacions ofimàtiques d'escriptori que són les aplicacions ofimàtiques en línia o web.

No obstant això, tot i que la tendència actual cap al treball directament en web ja és imparable, la realitat és que encara són minoritàries les empreses, organitzacions i usuaris particulars que utilitzen, per exemple, aplicacions ofimàtiques web per realitzar les seves tasques. D'altra banda, molts usuaris encara són reacis a posar dades en la Xarxa, especialment si és informació confidencial d'una empresa, per exemple. Tot això canviarà a mesura que les opcions que ofereixen les aplicacions ofimàtiques web siguin molt més potents quant a funcionalitats, com també quant a seguretat.


61 / 97

• 3.1. La nova era dels paquets ofimàtics d'escriptori: els paquets ofimàtics web • 3.2. Característiques generals dels paquets ofimàtics web • 3.3. Descripció de les eines més importants d'un paquet ofimàtic web

o 3.3.1. Processador de textos o 3.3.2. Full de càlcul o 3.3.3. Eina de presentacions o 3.3.4. Bases de dades o 3.3.5. Característiques d'altres utilitats destacades d'un paquet ofimàtic web

• 3.4. Aplicacions dels paquets ofimàtics web com a eines de treball col·laboratiu

3.1. La nova era dels paquets ofimàtics d'escriptori: els paquets ofimàtics web

Un paquet ofimàtic (suite ofimàtica) fa referència a totes les eines i mètodes que s'apliquen a les activitats d'oficina que possibiliten el processament amb un programari informàtic de dades escrites.

Així, l'ofimàtica té com a objectiu proporcionar elements i eines per simplificar, millorar i automatitzar l'organització de la informació d'una empresa, grup de treball o usuaris particulars.

Paquet ofimàtic

És un paquet d'aplicacions d'oficina integrat per programes informàtics dissenyats per treballs propis de les organitzacions que es poden distribuir en un conjunt que forma el paquet ofimàtic o individualment. Els programes d'un mateix paquet permeten la interacció mútuament i presenten una interfície semblant.

L'ofimàtica comença a desenvolupar-se en la dècada dels setanta amb la massificació d'informació acumulada en les empreses i la incorporació progressiva d'equips informàtics en les empreses. Així, per exemple, de mica en mica es deixa de banda la màquina d'escriure, que és substituïda per aplicacions ofimàtiques d'escriptori.

El paquet ofimàtic o suite ofimàtica està compost per un conjunt de programes que permeten realitzar les tasques més usuals.

En particular, un paquet ofimàtic conté:

a. Processador de textos

b. Full de càlcul

c. Eines de presentació i editor gràfic

d. Bases de dades

De vegades, el paquet ofimàtic també inclou una agenda i un editor de correu electrònic, entre altres.

Alguns dels paquets ofimàtics que hi ha en el mercat són l'AppleWorks, Corel WordPerfect, IBM/Lotus SmartSuite, Microsoft Office, Sun StarOffice, OpenOffice, Koffice i Gnome Office, però els més utilitzats són el Microsoft Office de Microsoft i l'OpenOffice.org, que és el paquet ofimàtic de codi obert més important.


62 / 97

Però avui dia les tendències estan canviant i, de la mateixa manera que a tot arreu i en qualsevol moment tenim la necessitat d'accedir al nostre correu electrònic, també volem accedir a la nostra documentació, modificar-la i compartir-la amb altres usuaris, tenint la possibilitat d'editar un document, crear una presentació o un full de càlcul i tenir-ho disponible en un espai web en què tothom que nosaltres autoritzem pugui accedir-hi i llegir o fer modificacions.

En aquest sentit, ha sorgit una nova manera de treballar en línia en el camp de l'ofimàtica, que és l'ofimàtica web dintre del marc del Web 2.0. Hi ha aplicacions com Google Docs o Zoho Writer, entre altres, que contenen moltes de les funcionalitats que són comunes a altres paquets ofimàtics d'escriptori com el Word d'Office o el Writer d'Open Office.

El Web 2.0 és la representació de l'evolució de les aplicacions d'escriptori

tradicionals cap a aplicacions web orientades a l'usuari final.

3.2. Característiques generals dels paquets ofimàtics web

Els tradicionals documents de text que fins ara s'emmagatzemaven en el disc dur o en un dispositiu extern, ara es poden organitzar i editar en aplicacions en línia. Des d'aquestes aplicacions web es pot compartir la informació amb altres usuaris, emmagatzemar la informació en remot i accedir a moltes altres funcions.

La majoria de paquets ofimàtics web contenen diverses aplicacions com fulls de càlcul, processador de textos, presentacions, bases de dades i també alguns servidors de xat, programes per crear wikis, correu electrònic i serveis de calendari i agenda. De fet, de vegades no són pròpiament aplicacions d'ofimàtica, sinó que són aplicacions web que tenen integrat aquest conjunt de serveis.

L'ofimàtica web fa les funcions dels paquests ofimàtics tradicionals sense necessitat

d'instal·lar cap programari, només cal accedir a Internet.


63 / 97

En el moment d'escriure aquests materials els paquets ofimàtics web més utilitzats són Zoho, Google Docs, OpenGoo, Office Live Workspace i Thinkfree. Per aquest motiu, els exemples que utilitzarem a partir d'ara estaran basats en algunes d'aquestes aplicacions web.

Zoho (www.zoho.com) és un paquet integrat de múltiples aplicacions: té full de càlcul (compatible amb l'Excel), processador de textos (compatible amb el Word), i creador i administrador de presentacions (compatible amb el PowerPoint). També té un servidor de xat, organitzador i administrador de bases de dades, i un programa per crear pàgines wiki.

Per la seva banda, Google Docs (docs.google.com) també conté aplicacions de processador de textos, full de càlcul i presentacions, com també la possibilitat de compartir canvis en temps real.

Office Live Workspace (workspace.officelive.es) és un paquet d'eines en línia i suport multiusuari dotat de diverses mesures de seguretat, i té una interfície còmoda i senzilla.

Thinkfree (www.thinkfree.com) disposa d'un processador de textos, un full de càlcul i un full de presentacions. Aquests es descarreguen i executen des del navegador per mitjà del Java i tenen l'aspecte molt semblant al paquet Office. És multiplataforma, està en diversos idiomes i disposa d'1 GB d'emmagatzemament.

Per a la majoria de paquets ofimàtics no s'ha d'instal·lar cap programari en l'ordinador, sinó que s'accedeix a l'aplicació web, i només donant d'alta un usuari es pot començar a treballar.

També hi ha altres paquets ofimàtics web de codi lliure (open source), com és el cas de l'OpenGoo (http://opengoo.org/), que conté processador de textos, fulls de càlcul, presentacions, llistes de tasques, correu electrònic, calendaris, favorits i contactes, que té la particularitat que no és un programari sinó una aplicació web que s'instal·la en un servidor. Això fa que es pugui instal·lar en servidor allotjat en un ordinador propi, sempre que es compleixin els requisits, i es pugui oferir el paquet ofimàtic a tots els clients i visitants del web de manera que permeti un procés col·laboratiu.

També l'Apple ha presentat el seu iWork'09 (http://www.apple.com/iwork/), que és una nova versió de paquet ofimàtic per a Mac que permet compartir documents en Xarxa de manera semblant a altres aplicacions.

Codi obert fa referència al programari distribuït i desenvolupat lliurement.

A continuació esmentem algunes de les característiques més importants que podem destacar dels paquets ofimàtics web que hi ha en el mercat:

1. Servei gratuït

Habitualment, cada cop que volíem tenir l'última versió d'un paquet ofimàtic tipus Microsoft Office havíem de comprar la llicència i renovar-la una vegada aquesta estigués caducada. Això, a més d'una incomoditat, representava una despesa que ni a les empreses ni molt menys als usuaris particulars els agradava suportar.


64 / 97

Posteriorment, van anar sorgint solucions ofimàtiques open source amb prestacions molt semblants als paquets ofimàtics privatius com, per exemple, l'OpenOffice.org, que van solucionar aquest problema de les llicències.

Paquet ofimàtic basat en codi obert procedent

de Star Office de Sun Microsystem

La majoria dels paquets ofimàtics web que estan sorgint són completament gratuïts i, per tant, donen a l'usuari la possibilitat d'utilitzar diverses eines sense realitzar cap despesa econòmica ni estar pendent de les llicències del programari, caducitat, etc. Només s'ha d'accedir al web corresponent i donar d'alta un usuari i contrasenya.

2. Versió actualitzada en tot moment

Sempre que treballem amb qualsevol programari d'escriptori hem d'estar pendents de quines són les últimes novetats o actualitzacions que hi ha en el mercat. Sovint hem descarregat d'Internet algun component o actualització que ens ha permès tenir l'última versió del programari amb què estàvem treballant o hem hagut d'adquirir la llicència de l'actualització.

En general, tots els paquets ofimàtics web són accessibles des del portal web corresponent i, en aquest sentit, no necessitem instal·lar cap programari en el nostre ordinador per accedir-hi. Això fa que en qualsevol moment estem treballant en l'última versió de l'aplicació.

Val a dir que també hi ha algunes aplicacions ofimàtiques web, com el cas de l'OpenGoo, que es poden instal·lar en un servidor propi i, per tant, sí s'haurà d'estar pendent de quines són les actualitzacions que van sorgint.

3. Accés al servei des de qualsevol lloc i moment

Per accedir a un paquet ofimàtic web, l'únic requisit és que el nostre ordinador tingui connexió a Internet. Per aquest motiu, podem accedir a l'aplicació web des de qualsevol lloc i moment sempre que es compleixi aquesta condició.

Això també permet, i és un dels avantatges més importants dels paquets ofimàtics web, que tots els documents que habitualment emmagatzemàvem en dispositius externs (discos durs, USB, etc.) o enviàvem al correu electrònic per poder descarregar-los allà on fos necessari, ara els podrem tenir emmagatzemats i localitzats en l'aplicació web, on podrem accedir per consultar-los, modificar-los, etc. des de qualsevol lloc i ordinador que tingui accés a la Xarxa.

4. Privacitat

La majoria d'aplicacions ofimàtiques web analitzades comparteixen una opció per la qual, per poder-hi accedir, l'usuari necessita validar la seva identitat cada cop que vulgui accedir a l'entorn. Això garanteix en certa mesura la privacitat de la informació que s'emmagatzema en l'aplicació.

Així, per utilitzar un determinat paquet ofimàtic web només cal accedir al portal web corresponent i crear-s'hi un compte d'usuari.


65 / 97

Creació d'un compte d'usuari en un paquet ofimàtic web

Utilitzarem el paquet ofimàtic web Zoho per crear un compte d'usuari i accedir a l'entorn.

El primer que farem és anar a www.zoho.com i, com es veu en la figura 50, en la finestra Sign In validarem la nostra identitat si ja som usuaris (podem utilitzar, si en tenim, un compte de correu del Gmail o Yahoo) o seguirem les instruccions per crear un nou usuari des de l'opció que New User? Sign Up for free!

Figura 50. Procés de validació d'usuari amb Zoho

Com s'aprecia en la figura 51, la interfície de l'entorn és molt semblant a la d'altres aplicacions, com gestors de correu electrònic, i des del menú de l'esquerra seleccionaríem l'opció que ens interessés, Writer en el cas del processador de textos, Sheet en el cas del full de càlcul, etc.

Figura 51. Interfície de l'aplicació ofimàtica web Zoho

5. Extens espai d'emmagatzemament

Tots els documents que generem en les aplicacions ofimàtiques web es poden emmagatzemar en la mateixa aplicació. Això no solament fa que hi puguem accedir des de qualsevol lloc i moment amb qualsevol navegador i sense instal·lar prèviament cap programari, sinó també, i molt important, que no hàgim d'estar pendents de la mida del document i de l'espai que tenim disponible en el nostre disc dur o a el dispositiu extern on vulguem emmagatzemar el document.

Tot i que l'espai que cada aplicació web destinat a emmagatzemar informació no és il·limitat, sí és suficientment extens i la seva capacitat s'incrementa gairebé periòdicament. La majoria està a partir d'1 GB.

En certa mesura, això també ens fa despreocupar de fer còpies de seguretat, ja que en allotjar els arxius en l'aplicació web és el mateix servidor de l'aplicació que s'encarrega de fer el manteniment.


66 / 97

6. Compartició de recursos

Una de les característiques principals de les aplicacions ofimàtiques en línia és que contenen opcions que permeten compartir documents amb altres usuaris. De fet, es pot decidir quins tipus de permisos se'ls pot atorgar, és a dir, permisos només de lectura o de lectura i escriptura. Així, l'autor del document pot decidir qui el pot llegir i, a més, editar.

Els documents es poden compartir entre múltiples usuaris i veure els canvis que es realitzen en temps real. És una manera molt ràpida d'introduir canvis en els documents entre diferents usuaris, amb l'única condició de treballar amb la mateixa aplicació en línia.

7. Treball en línia i fora de línia

Tot i que els paquets ofimàtics web disponibles requereixen connexió a Internet per accedir a la documentació emmagatzemada, moltes d'aquestes aplicacions permeten treballar amb elles tant amb connexió a Internet com sense, és a dir, es pot treballar en mode desconnectat.

De fet, va ser Zoho la primera utilitat de processament de textos amb capacitat d'edició i sincronització fora de línia.

Recentment, altres aplicacions web, com Google Docs, també han implantat aquesta opció.

Exemple de treball fora de línia

En el cas de Zoho, podem utilitzar el processador de textos Zoho Writer sense estar connectat a Internet. Això és possible gràcies a un connector (plug-in) del Google, Google Gears, que ens permet editar documents sense estar connectats i després sincronitzar-los amb el nostre compte de Zoho Writer.

Paradoxalment, Zoho ha utilitzat una de les eines del seu competidor per oferir aquesta possibilitat abans que el mateix Google.

Hi ha algunes de les funcions del processador que no estan disponibles en la versió fora de línia, però aquestes mancances es poden resoldre posteriorment amb un parell de clics en connectar-se a Internet.

Cal destacar que els arxius es poden emmagatzemar en l'equip de l'usuari amb format Word, PDF, RTF, TXT i altres.

Així, com hem dit, per treballar en mode desconnectat els únics requisits seran tenir instal·lat el Google Gears i reiniciar el navegador (Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.). Una vegada fet això, quan entrem en el nostre compte de Zoho veurem que ens apareix una opció en la part superior de la barra de menú Go offline.

En entrar en mode offline, els nostres documents es descarregaran i seran automàticament sincronitzats per emmagatzemar els canvis i reflectir-los en tornar a tenir connexió.

Com es veu en la figura 52, ens demana el nombre de documents individuals i compartits que volem descarregar en mode compartit. Posteriorment, ens demana acceptar l'opció de seguretat de Gears i realitza la connexió fora de línia (offline).

Figura 52. Procediment per accedir al mode desconnectat amb Zoho


67 / 97

D'aquesta manera, modificarem el document tal com creguem convenient i, posteriorment, anirem a Go Online, i abans de realitzar la connexió ens demanarà si ha de desar o no el document modificat. A continuació s'inicia la sincronització tal com es veu en la figura 53.

Figura 53. Procés de sincronització del document modificat en mode offline i actualització amb mode online

De la mateixa manera, no solament és possible treballar en mode desconnectat amb el processador de textos, sinó també amb el correu, etc.

8. Importació i exportació de documents

Fins a l'arribada de les aplicacions web s'han utilitzat molts tipus de documents amb formats diferents, per aquest motiu, quan apareixen els paquets ofimàtics web és necessari que siguin compatibles amb formats ja existents.

Moltes aplicacions web són compatibles entre elles; això vol dir que documents realitzats en una aplicació determinada es poden exportar a un altre tipus d'aplicació en línia o d'escriptori. Així, per exemple, documents realitzats amb un processador de textos en línia es podran emmagatzemar com a documents de Microsoft Office, OpenOffice.org, etc., i també serà possible que, des del processador de textos en línia, puguem importar un document creat en qualsevol dels formats anteriors.

Exemple

Les diferents aplicacions de Zoho són compatibles, entre altres, amb els programes de Microsoft Office i OpenOffice.

Així, si volem editar un document que tenim emmagatzemat en l'escriptori del nostre ordinador amb format OpenOffice (*.docx) des de Zoho Writer, fem Importar i ens apareix una finestra, tal com es veu en la figura 54, en la qual seleccionarem el document.


68 / 97

Figura 54. Importar un document amb Zoho Writer

Cal destacar que no solament podem importar un gran nombre de tipus de documents sinó que també podem importar-los des del Google o des d'un URL determinat.

Anàlogament si, per exemple, hem creat un full de càlcul amb Zoho Sheet i el volem emmagatzemar en un format que sigui compatible amb el full de càlcul de l'OpenOffice.org, seleccionarem Export i, del menú que es veu en la figura 55, seleccionarem l'opció OpenDocument Spreadsheet. Fixem-nos que també apareixen les opcions per exportar a l'MS Excel, HTML i PDF.

Figura 55. Exportar un full de càlcul des de Zoho Sheet

De la mateixa manera es realitzaria tant l'exportació com la importació per a qualsevol altra eina de l'aplicació Zoho.

9. Aplicacions bàsiques dels paquets ofimàtics web

La majoria de les aplicacions ofimàtiques web contenen totes les eines bàsiques d'un paquet ofimàtic d'escriptori, com ara el processador de textos, el full de càlcul i l'eina de presentacions i bases de dades, però no solament això sinó que també tenen integrades eines per a la gestió de projectes i altres utilitats com podria ser un servidor de correu electrònic, un xat, una agenda, etc.

Exemple d'aplicació web

El paquet ofimàtic Zoho és un bon exemple d'aplicació web que cobreix totes les funcionalitats d'un paquet ofimàtic web excel·lent.

D'una banda, conté les eines Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show i Zoho Creator com a eines de processador de textos, full de càlcul, i eina de presentacions i bases de dades, respectivament.


69 / 97

D'altra banda, Zoho conté moltes altres funcionalitats a part de les bàsiques de qualsevol paquet ofimàtic. Així, entre altres, podem destacar el Zoho Mail com a gestor de correu electrònic, Zoho Docs com a gestor de documents, Zoho Notebook com a bloc de notes, Zoho Wiki per implantar pàgines de documentació, Zoho Projects, que és un gestor de projectes en línia, etc.

Algunes d'aquestes opcions es poden veure en la figura 56.

Figura 56. Funcionalitats de Zoho

De la mateixa manera, en el Google tenim el que s'anomena Google Apps, que és un conjunt d'aplicacions com Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Talk, entre altres.

Totes aquestes eines i altres, són les que hi ha en aquesta aplicació web en el moment de compondre aquests materials. Sens dubte n'aniran sorgint de noves i les actuals s'aniran millorant.

Tot i que els paquets ofimàtics web que hi ha en el mercat són un gran avenç respecte als paquets ofimàtics d'escriptori utilitzats fins ara, tots els serveis existents fins avui són millorables, els falta part de la potencialitat dels paquets ofimàtics d'escriptori, i la majoria requereixen connexió a Internet per accedir als documents. A més, tot i que la majoria d'aplicacions són compatibles amb arxius d'altres paquets ofimàtics i tenen el mateix tipus de funcionalitats, molts d'aquests encara estan pendents d'implantació o de millora, com les macros del full de càlcul, etc.

3.3. Descripció de les eines més importants d'un paquet ofimàtic web

Amb la tendència actual que tot ha de ser a Internet, no solament és el correu electrònic el que hi tindrem: la nostra "oficina" i els nostres documents de treball ja no són en el nostre ordinador, sinó que són a Internet i des d'allà on vulguem podrem accedir a tota la informació.

En tractar-se d'aplicacions web trobem funcionalitats molt més dinàmiques del que estem acostumats. Així, una de les característiques principals és la de permetre compartir els documents amb altres usuaris.

Així, els paquets ofimàtics web que hi ha en el mercat contenen les eines ofimàtiques bàsiques com qualsevol paquet ofimàtic d'escriptori conegut fins ara i, d'altra banda, també incorporen eines de treball col·laboratiu, eines d'organització, eines de gestió de projectes, i altres utilitats.


70 / 97

Les utilitats comunes que conté qualsevol paquet ofimàtic són el processador de textos, el full de càlcul, l'eina de presentacions i les bases de dades.

3.3.1. Processador de textos

El processador de textos d'un paquet ofimàtic web té gairebé les mateixes utilitats que altres processadors de textos, com el de qualsevol de les versions de l'OpenOffice.org o el de l'Office, amb la característica que podrem treballar tant si estem connectats a Internet com desconnectats. També contenen una àmplia diversitat de formats per poder-los obrir amb altres aplicacions.

Processador de textos

És una aplicació informàtica que permet la creació, modificació i formatació de documents amb un ordinador. Els més utilitzats fins ara són l'MS Word de l'Office i el Writer de l'OpenOffice.org

1. Interfície i utilitats bàsiques

L'aspecte de l'entorn d'un processador de textos web varia lleugerament respecte als coneguts fins ara, ja que aquestes aplicacions web solen tenir integrades altres eines com correu electrònic, etc. i, per aquest motiu, la interfície és més semblant a altres entorns web.

Per exemple, si utilitzem l'eina de Zoho Zoho Writer, que és l'equivalent al processador de textos conegut de qualsevol paquet ofimàtic d'escriptori, hi accedirem validant un usuari i contrasenya i, tal com es veu a la figura 57, trobarem una interfície amb una part central per editar text, al qual podrem aplicar un format amb les opcions de negreta, cursiva, subratllat, centrats, tipus i mida de lletra, etc., com les que ja coneixem d'altres processadors de textos. Anàlogament, trobarem les opcions per desar (Save/Save As), imprimir (Print), configurar pàgina (Page Setup), obtenir una vista prèvia (Page Preview/Preview), etc.

Figura 57. Interfície Zoho Writer

A l'igual de les opcions que hem comentat i que es veuen n la figura 57, n'hi ha altres d'útils com són l'opció d'inserir taules (amb totes les opcions de formatació, inserció i esborrat de files, columnes i cel·les), format HTML, enllaços a web o altres documents, encapçalament o peu de pàgina, comentaris, caràcters especials i editor d'equacions, etc. En la figura 58 veiem un detall d'aquestes opcions.


71 / 97

Figura 58. Altres opcions a Zoho Writer

2. Altres utilitats

Tot i que encara hi ha opcions que cal millorar, la realitat és que els processadors de textos web són eines molt potents que permeten fer gairebé el mateix que la resta de processadors que hi ha en el mercat.

Entre algunes particularitats diferenciadores dels processadors de textos d'escriptori, podríem destacar les opcions següents:

• Compartició de documents: permeten compartir un document amb altres usuaris o grups d'usuaris. • Publicar: possibiliten fer públic i accessible un document per a tots els usuaris que tenim activats. • Correu electrònic: la majoria de processadors de textos web permeten, d'una manera molt senzilla i ràpida,

enviar el document adjunt per correu electrònic a una determinada o determinades adreces de correu.

Exemple de com s'envia un document per correu electrònic

Si amb l'eina Zoho Writer editem un document i volem enviar-lo per correu electrònic, anem a l'opció Share, i si escollim Email In el document que adjuntem s'enviarà al gestor de documents del nostre propi correu de Zoho!!

Al contrari, si seleccionem Email Out, com es veu en la figura 59, podem posar una llista d'usuaris a qui enviar el document, com també escollir en quin format volem enviar-lo (HTML, *.pdf, *.doc, *odt, etc.) i en quin idioma.


72 / 97

Figura 59. Enviar correu electrònic des del Zoho Writer

Si utilitzem l'eina Google Docs, el procediment és molt semblant: cal seleccionar Share \Email As Attachment tal com es veu en la figura 60.

Figura 60. Enviament de correu electrònic des de Google Docs

• Històric: una altra funcionalitat interessant és el que s'anomena l'històric, és a dir, hi ha opcions per esbrinar l'autor del document, la data de creació, etc.

• Signatura digital: alguns dels processadors de textos web existents permeten enregistrar una mena de signatura digital en els documents.

• Carpetes (tags): alguns processadors de textos permeten crear una mena de carpetes o etiquetes per classificar els documents.

Exemple de creació de carpetes

Si utilitzem l'eina Zoho Writer veurem que a sota a la dreta apareix una icona semblant a una etiqueta que ens permetrà crear una carpeta tal com es veu en la figura 61.


73 / 97

Figura 61. Crear tags amb Zoho Writer

3.3.2. Full de càlcul

Les característiques del full de càlcul d'una eina ofimàtica web són molt semblants a les del full de càlcul de qualsevol altre paquet, es poden escriure dades numèriques, text i fórmules seguint la sintaxi i els procediments que s'utilitzen en aplicacions com l'MS Excel del paquet Office o d'altres programes similars com el Calc de l'OpenOffice.org.

Full de càlcul

Programa que permet manipular dades numèriques i alfanumèriques distribuïdes en taules, i poden realitzar operacions complexes utilitzant fórmules, funcions i representacions gràfiques.


L'aspecte de la pantalla principal d'un full de càlcul web és molt semblant al que ja coneixem dels fulls de càlcul d'altres paquets ofimàtics.

Sol presentar la graella principal on s'inseriran els valors numèrics i comentaris amb la disposició coneguda de tenir una fila i una columna com a referència.

A més conté un menú per aplicar les opcions comunes de format tals com tipus de dada numèrica, formats monetaris, tipografia i alineació. Amb el botó dret també s'obtenen totes les opcions bàsiques com copiar, enganxar, eliminar o inserir files i columnes, i altres opcions bàsiques.

En general, per a càlculs avançats també es disposa d'un menú per fer funcions, i també es poden inserir diversos tipus de gràfics.

Una característica interessant de la majoria de serveis de full de càlcul web és que tot el que es crea amb el full de càlcul es pot publicar en una pàgina web o bloc.

També es poden agregar comentaris, i importar i exportar diferents tipus de documents.


74 / 97

Per exemple, si analitzem el servei de full de càlcul que ofereix l'eina Google Docs, el primer que farem serà accedir a l'entorn i seleccionar NewSpreadSheet. El que obtindrem serà el que es veu en la figura 62.

Figura 62. Interfície de l'eina de full de càlcul de Google Docs

A partir d'aquí es treballa com en un full de càlcul dels ja coneguts.

Per exemple, des d'Insert podrem inserir files, columnes, imatges, gràfics, etc.

Des de Tools podrem posar un ordre ascendent o descendent, congelar una o més columnes i/o files, etc.

2. Altres utilitats

Com passa amb altres eines ofimàtiques, els serveis de full de càlcul web encara contenen moltes funcionalitats que cal millorar i els en manquen d'altres que s'incorporaran progressivament com és, per exemple, el cas de les macros. Però, en substitució de tot això, hi ha moltes altres opcions semblants i que donen un servei més adaptat a les necessitats de l'usuari actual. Algunes d'aquestes funcionalitats són les següents:

• Compartició de fulls de càlcul. Hi ha propietats que permeten compartir aquest tipus de document amb altres usuaris o grups d'usuaris i atorgar-los un tipus determinat de privilegis, etc.

• Publicar. Una altra de les funcionalitats interessants que incorpora aquest tipus d'eines és que possibilita fer públic i accessible aquest document, en format de pàgina web o un altre format a escollir, per a tots els usuaris que tenim activats o per a tothom.

Exemple de publicació d'un full de càlcul

Si utilitzem l'eina SpreadSheet de Google Docs, anirem a l'opció Share\Publish As a Web Page i especificarem quins fulls de càlcul volem publicar i com, és a dir, amb format de pàgina web, amb format PDF, etc. Una vegada seleccionades aquestes opcions, fem clic a Start Publish i obtindrem la pantalla que apareix en la figura 63.


75 / 97

Figura 63. Publicar un full de càlcul amb l'eina SpreadSheet del Google Docs

Ara només caldrà copiar i enganxar l'URL que ens apareix en la caixa de text en el navegador, i ja tindrem publicat el nostre document!

Òbviament, si fem canvis en el document inicial, haurem de tornar a actualitzar la publicació per actualitzar els canvis.

• Formularis. Una altra eina interessant d'esmentar és la facilitat que tenen algunes aplicacions per construir un formulari molt senzill que serveixi de presentació i d'enregistrador de dades de manera molt més visual per a l'usuari.

Exemple de creació d'un formulari

Si utilitzem l'eina SpreadSheet de Google Docs per crear un formulari, només haurem de fer clic a Form. Des d'aquí veurem que tenim l'opció d'editar el formulari fent clic a Edit Form, i d'aquesta manera ens apareixerà el que apareix en la figura 64.


76 / 97

Figura 64. Creació de formularis amb SpreadSheet de Google Docs

Cal comentar que l'edició del formulari representa poder afegir tants camps com creguem convenient i, fins i tot, escollir el tipus de format d'aquests camps (només tipus text, amb un desplegable, etc.).

A banda, també és important notar que una vegada dissenyat el formulari tenim l'opció de treballar-hi, veure'l en format web, enviar-lo per correu electrònic, etc.

• Gadget. Algunes aplicacions permeten afegir el que s'anomena giny o gadget que és com un petit programa que es pot incrustar en una altra aplicació i que té una finalitat específica. Així, en el cas particular dels fulls de càlcul, hi ha alguns ginys predeterminats per gestionar taules, gràfics, etc.

Exemple de creació d'un giny

Si utilitzem l'eina SpreadSheet de Google Docs, fem clic a Insert\Gadget i se'ns obrirà una finestra amb tots els ginys disponibles.

Una vegada seleccionat el tipus de ginys que utilitzarem, aquest s'incrustarà en el formulari i realitzarà una tasca específica amb les dades que hi inserim. Vegeu la figura 65.


77 / 97

Figura 65. Gadget en el full de càlcul

3.3.3. Eina de presentacions

L'eina de presentacions que inclouen els paquets ofimàtics web que hi ha en el mercat, en general, no és tan potent com altres eines de presentació més consolidades, com és el cas del PowerPoint, però ofereix opcions molt interessants i suficients per crear un document de presentació.

Eina de presentació

És un programa informàtic que s'utilitza per fer presentacions amb text esquematitzat, imatges i gràfics, animacions, etc.


La interfície de les eines de presentació web és molt semblant a altres de ja conegudes, tot i que hi manquen algunes opcions.

Si, per exemple, utilitzem una aplicació web com Zoho i, en particular, la seva eina de presentacions, Zoho Show, per construir una presentació, accedirem a l'entorn validant-nos amb un usuari i una contrasenya.

Des d'aquí farem clic a Create New, se'ns demanarà posar un nom a la presentació i podrem triar, si volem, entre una bona col·lecció de plantilles predeterminades. Fent clic a Start obtindrem el que es veu en la figura 66.


78 / 97

Figura 66. Interfície de Zoho Show

A partir d'aquí la interfície és semblant a altres eines de presentació ja conegudes, i fent clic a New Slide es poden crear una sèrie d'estils normals per a diapositives en blanc (on es poden inserir gràfics o figures), títols i llistes, o es poden copiar diapositives amb Duplicate Slide, o esborrar-ne una amb Delete Slide.

Amb l'opció Slide View podem passar al mode de visualització Sorter View per ordenar les diapositives i classificar-les, o a Master View, on podrem modificar l'esquematització de la diapositiva.

Per executar la presentació farem clic a Slideshow i escollirem si l'executem des del principi (From Beginning), des de la diapositiva actual (From Current Slide) o des d'un número determinat de diapositiva (Select Slide Number).

Des de l'opció More, es pot duplicar la presentació (Duplicate Presentation), imprimir (Print) i afegir una nota al peu de la presentació (Add Footer), com també planificar el temps que volem que duri la presentació (Slide Show Time).

Des de les opcions Insert i Action es poden realitzar altres tasques conegudes d'altres eines d'aquest estil, com inserir tot tipus d'imatges, enllaços, caràcters especials, caixes de text, etc., i també modificar formats (Action\Properties) com tipus de lletra, fons de la caixa, etc.

En aquesta eina, el que encara no està gaire desenvolupat són les opcions d'animació.

D'altra banda, a l'igual de la resta d'aplicacions ofimàtiques, l'eina de presentació de Zoho Show es pot exportar (fent clic a Export) a diferents formats com *.HTML,*.PPT, *.PPS, *.ODP i *.PDF. Anàlogament, es poden importar (fent clic a Import) formats del Microsoft PowerPoint (*.PPTi *.PPS) i presentacions de l'OpenOffice.org (*.ODP i *.SXI).

2. Altres utilitats

Algunes de les funcionalitats interessants que incorporen algunes eines de presentació web són les següents:

• Possibilitat de publicar. En general, totes les eines de presentació web contenen l'opció de ser publicades a Internet i, per tant, de ser compartides per tots els usuaris.


79 / 97

• Possibilitat d'incrustar la presentació en un web o un bloc. Moltes de les eines de presentació web permeten capturar el codi HTML de la ubicació de la presentació, i amb aquest codi podrem incrustar-la en un portal web o bloc.

Exemple d'incrustació d'una presentació en un web o bloc

Si utilitzem l'eina Zoho Show del paquet ofimàtic Zoho, farem clic a Publish\Embed i d'aquesta manera obtindrem el codi HTML, que podrem copiar i enganxar en el nostre web o bloc. En la figura 67 es veu aquest resultat.

Figura 67. Publicar una presentació amb Zoho Show

• Servei remot. Una altra de les característiques que incorporen algunes eines de presentació és la possibilitat d'enviar a una llista d'usuaris l'enllaç de la presentació.

Exemple de servei remot

En el cas de Zoho Show, fem clic a Remote\Remote URL i ens apareix la pantalla que veiem en la figura 68.


80 / 97

Figura 68. Servei remot de Zoho Show

D'aquesta manera, el que fem és enviar a una llista d'usuaris determinada la invitació i l'enllaç perquè puguin accedir a la presentació.

3.3.4. Bases de dades

Les característiques de les bases de dades ofimàtiques web tenen prestacions molt inferiors a les ofertes per qualsevol base de dades d'altres paquets ofimàtics de l'estil de l'Access de l'MS Office i, de fet, hi ha algunes aplicacions com Google Docs que no disposen de cap eina per a aquest tipus de servei.

Bases de dades

És un conjunt estructurat de dades. El programari informàtic que les gestiona s'anomena sistema gestor de bases de dades relacional.


En aquest àmbit de bases de dades, normalment el que trobarem seran eines molt bàsiques que permetin crear una base de dades senzilla i alguna petita aplicació com un formulari.

Exemple d'ús d'una base de dades


81 / 97

Si utilitzem l'eina Zoho, podem accedir a Zoho Creator i, després de validar-nos amb usuari i contrasenya, posarem nom a l'aplicació. El que obtindrem a partir d'aquí és el que es veu en la figura 69.

Figura 69. Ús d'una base de dades amb Zoho Creator

Cal destacar que aquesta eina no és ben bé una base de dades, sinó que el que es fa és construir una mena de formulari de manera que cada camp pugui tenir el format (numèric, text, etc.) que hi assignem, i també puguem determinar si aquest camp ha de ser únic, agafar valors nuls, etc.

Amb l'opció on Add, podem afegir tots els camps amb els tipus d'objectes que apareixen en el menú de l'esquerra, i amb on Edit assignarem un format determinat i les restriccions pertinents.

Una vegada inserits tots els camps de la base de dades, el que farem serà omplir els registres. Per fer això, farem clic a Access this application i obtindrem el que es veu en la figura 70.

Figura 70. Inserir registres amb Zoho Creator

D'aquesta manera, anirem introduint registres i fent clic a Submit. Si fem clic a BDProva View, obtindrem la vista de la taula amb els registres corresponents i l'opció d'editar-los, esborrar-los, posar filtres, etc.


82 / 97

2. Altres utilitats

També hi ha algunes aplicacions de bases de dades web que permeten construir informes bàsics d'una manera molt senzilla, ja que són eines encara no gaire desenvolupades.

Exemple d'altres utilitats d'aplicacions

Si utilitzem l'eina de Zoho, Zoho Reports, també podem crear una base de dades des de zero, entre altres aplicacions. Seleccionarem l'opció Create Blank Database, hi donarem un nom, i posteriorment farem clic a Create Table\Using Design View. Des d'aquí anirem omplint els camps de la taula i els formats adequats. Per acabar, només caldrà desar la taula i introduir els registres, tal com es veu en la figura 71.

Figura 71. Inserció de registres amb Zoho Reports

Com es veu en la figura 71, podem utilitzar totes les propietats d'ordenar una determinada columna, aplicar filtres, mostrar o ocultar columnes, afegir, esborrar i editar files i/o columnes, congelar determinades columnes, etc.

Per fer un informe, farem clic a New Report i podrem escollir entre vistes tabulars, gràfics, etc. Per exemple, seleccionant Summarized Data:, escollirem la taula i la disposició de les columnes, i obtindrem el que es veu en la figura 72.

Figura 72. Informes amb Zoho Reports

En general, aquestes eines de bases de dades web també contenen les propietats d'altres eines ofimàtiques, com importar i exportar a tipus afins a l'aplicació (en aquest cas, importar/exportar a *.mdb, etc.), o compartir o restringir l'ús a diversos usuaris, o publicar la base de dades en un portal web o bloc determinat.

3.3.5. Característiques d'altres utilitats destacades d'un paquet ofimàtic web

Molts dels paquets ofimàtics web que hi ha en el mercat, en realitat, són aplicacions web que contenen moltes altres utilitats a banda de les que serien pròpiament el processador de textos, el full de càlcul, l'eina de presentacions i bases de dades. És el cas, per exemple de Zoho o de Google Apps.


83 / 97

Entre altres, podríem destacar les aplicacions següents:

1. Correu electrònic

La majoria d'aquest tipus d'aplicacions té servei de correu electrònic vinculat a la resta d'eines.

Exemple d'una interfície d'un gestor de correu electrònic

L'entrada a Zoho requereix la creació d'un usuari i una contrasenya que ens permetrà accedir a totes les eines que conté, entre elles, el gestor de correu electrònic Zoho Mail. En la figura 73 es mostra la interfície que, com es veu, és molt intuïtiva i semblant a la d'altres gestors de correu amb la distribució en carpetes.

Figura 73. Interfície de Zoho Mail

Un altre exemple, per descomptat, seria el servei de correu electrònic Gmail dintre de l'aplicació Google Apps.

2. Xat

Un altra de les funcionalitats que contenen moltes d'aquestes aplicacions és el servei de xat.

Així, en aquest sentit podem parlar del Google Talk, del Google, i també, entre altres, del Zoho Chat, de Zoho. En particular aquest permet agregar contactes no solament del Zoho sinó també d'altres com Yahoo, Gmail, Hotmail i Aim.

Sovint, aquests serveis de xat també es poden incrustar en un lloc web determinat.

3. Wiki

Algunes d'aquestes aplicacions permeten crear un wiki personalitzat allotjat en l'espai corresponent a l'aplicació web.

Un Wiki és un lloc web que pot ser editat per molts usuaris des d'un navegador web.

Exemple d'interfície per a la creació d'un wiki

En el cas del Zoho, tenim l'eina Zoho Wiki, en què una vegada hem accedit a l'entorn ens apareixerà el que es veu en la figura 74.


84 / 97

Figura 74. Interfície del Zoho Wiki

A partir d'aquí se'ns assignarà un URL, que es on anirà penjat el nostre wiki, i ens permetrà triar si volem que aquest sigui privat o públic, com també en quin llenguatge predeterminat volem que aparegui i amb quin tipus de fons. Una vegada fem clic a Save & Continue ja s'haurà construït el wiki.

D'altra banda, tot i que el wiki no és una aplicació d'ofimàtica web, sí ens pot fer d'editor o processador de textos. Així, hi ha aplicacions que no formen part de cap "paquet", com MediaWiki, que es poden descarregar al nostre ordinador i ens permeten crear el nostre propi wiki.

MediaWiki és un programari lliure de wikis. Està escrit amb PHP i utilitza la base de dades relacional MySQL.

4. Gestors de documents

Aquesta és una de les característiques més importants de qualsevol aplicació web, i és el fet de tenir una eina que permeti emmagatzemar els documents de manera ordenada i organitzada.

Exemple d'un gestor de documents

El Google conté l'eina Google Docs, que és un contenidor de documents a banda de la resta d'eines ofimàtiques conegudes. En la figura 75 es veuen les propietats que conté aquest gestor de documents


85 / 97

Figura 75. Gestor de documents a Google Docs

De la mateixa manera, Zoho conté l'eina Zoho Docs.

Tant en l'un com en l'altre podem compartir documents amb altres usuaris, enviar-los per correu, copiar-los i esborrar-los, i també organitzar-los en carpetes, importar altres documents, etc.

A banda d'aquestes eines, n'hi ha moltes altres que varien en funció de l'aplicació web; per exemple, en el Zoho també es disposa d'una eina per fer projectes (Zoho Project) i un bloc de notes (Zoho Notebook), i en el Google tenim una eina de mapes (Google Maps), etc.

3.4. Aplicacions dels paquets ofimàtics web com a eines de treball col·laboratiu

Amb els canvis apareguts en la societat, els avenços tecnològics i la tendència a un món globalitzat, també s'està modificant la forma de treball, inicialment més individualitzada i tancada. Avui dia, no solament s'entén que una persona va a treballar a un lloc determinat i realitza projectes conjunts amb els companys, sinó que aquesta persona possiblement també treballa des de casa i continua aquesta feina per Internet amb els seus companys "d'oficina" o amb qualsevol altres siguin on siguin. Per aquest motiu, és necessària una "mobilitat" de la informació amb què es treballa perquè un usuari tingui a l'abast els documents que necessiti en qualsevol lloc, en qualsevol moment i que els pugui compartir amb altres usuaris de manera immediata.

En aquest sentit, han aparegut aplicacions web que permeten que un grup d'usuaris puguin comunicar-se i accedir a una mateixa informació. Això ha generat el que s'anomena treball col·laboratiu.

Segons la definició que podem trobar en la Viquipèdia, el treball col·laboratiu (de l'anglès groupware) s'entén com un conjunt de processos intencionals d'un grup d'usuaris per arribar a objectius específics, a més de les eines tecnològiques dissenyades per donar suport i facilitar la feina. En aquest entorn tots els


86 / 97

participants del projecte treballen, col·laboren i s'ajuden per a la realització del projecte. La mateixa Viquipèdia és un bon exemple de plataforma col·laborativa.

En aquest cas, ens centrarem en les possibilitats que ofereixen els paquets ofimàtics web per realitzar treball col·laboratiu.

Totes les aplicacions ofimàtiques web contenen un conjunt d'aplicacions pròpies d'un paquet ofimàtic disponibles en línia, com processador de textos, fulls de càlcul, presentacions i bases de dades, i totes disposen de les eines pròpies del treball col·laboratiu en línia, i també n'incorporen d'altres com el wiki, el xat i les videoconferències.

Així, qualsevol treball es pot mantenir en privat o fer-se públic, o es pot establir un grup de treball format per un conjunt d'usuaris.

També aquestes aplicacions web solen tenir eines per gestionar projectes des d'on es poden definir tasques, organitzar participants i privilegis per a aquests, veure si hi ha tasques pendents, i fer enviaments de correu electrònic a un grup d'usuaris.

Cada usuari tindrà un entorn amb tots els documents que ha creat, que ha emmagatzemat o amb els quals està treballant de manera compartida, i tots estaran organitzats en carpetes etiquetades.

Així, en el moment en què modifiquem un document de treball, aquest es pot emmagatzemar i automàticament estarà actualitzat per a l'usuari individual o per als grups d'usuaris que hi tenen accés.

Avui dia, hi ha diverses eines que permeten realitzar aquest tipus de tasques, en particular, treballarem amb el Zoho (www.zoho.com) i Google Docs (http://docs.google.com).

Suposem que tenim un document de treball que volem compartir amb altres usuaris que formen part d'un grup de treball. En resum, el que faríem seria crear aquest grup d'usuaris i, posteriorment, compartir aquest document en aquest grup.

Si utilitzem l'eina Zoho per crear grups de treball, el que farem serà accedir a l'entorn de Zoho Docs, per exemple, amb un determinat usuari, suposem [email protected]; i si el que volem és formar un grup amb els usuaris [email protected] i [email protected], veurem que en la part superior de l'entorn hi ha una pestanya Groups i farem clic a Create New Group. D'aquesta manera, omplirem les dades que se'ns demanen tal com es veu en la figura 76.

Figura 76. Crear un grup d'usuaris amb Zoho


87 / 97

Una vegada creat el grup, podem editar les característiques, canviar el logo, invitar més usuaris, esborrar algun usuari existent, etc. Els usuaris que s'han convidat a formar part del grup rebran un missatge al seu correu electrònic per acceptar aquesta invitació o no.

Com és evident, cada usuari pot crear diversos grups de treball i els usuaris poden estar en diferents grups a la vegada.

Un cop tenim el grup creat si, per exemple, volem enviar un correu electrònic que arribi a tots els membres del grup, només hem de posar el nom del grup en la casella To. Aquestes aplicacions ofimàtiques web també disposen d'una opció que permet compartir documents entre els usuaris escollits, de manera que quan un usuari accedeix al seu entorn té una carpeta amb tots els documents que ha creat a més dels documents que altres usuaris han volgut compartir amb ell. L'accés a aquests documents depèn dels privilegis que l'usuari que ha compartit el document hagi decidit atorgar-li: podria ser només per a lectura o per a lectura i escriptura.

Per exemple, seguint amb l'eina Zoho Docs, seleccionarem un document determinat i farem clic en l'opció Share. D'aquesta manera podrem seleccionar a quins usuaris o grups d'usuaris volem permetre l'accés al document i amb quin tipus de privilegis. Com es veu en la figura 77, atorguem al grup 2nASI-C6 els privilegis de lectura i escriptura del document Doc1_ASI-C6.

Figura 77. Compartir un document amb un grup d'usuaris amb Zoho

D'aquesta manera, quan els usuaris amb qui hem compartit el document accedeixin al seu entorn de Zoho Docs, trobaran en el menú de l'esquerra la carpeta Share Docs. En aquesta, dintre de la subcarpeta Share To Me trobaran els documents que altres usuaris han compartit amb ells, i en la subcarpeta Share By Me apareixeran els documents que l'usuari de l'entorn ha compartit amb altres usuaris.

També és possible mostrar un històric dels documents que s'han compartit com es veu en la figura 78.


88 / 97

Figura 78. Històric de documents

Cada cop que es comparteix un document, l'usuari destinatari rep un missatge d'avís en el correu electrònic. Cal destacar que el més important és veure que si un usuari 'alu1.ASI' comparteix un document amb 'alu2.ASI' per a lectura i escriptura, tots els canvis que es realitzen sobre el document, tant si els realitza un usuari com l'altre queden reflectits i apareix un històric en què especifica qui és l'autor del document i en quina data ha estat modificat.

D'altra banda, el document no solament pot ser modificat de manera individual per cada usuari, sinó que també es pot treballar "en línia", de manera que en un moment determinat tots dos usuaris poden estar veient a la vegada el document i estar-lo editant.

Per exemple, si seguim amb el Zoho i escollim l'eina Zoho Writer, quan obrim un dels documents que hem compartit, veurem que a l'esquerra hi ha una opció Collaborators, en què ens apareixen els usuaris que participen en el document de manera que es pot establir un xat entre aquests usuaris, i també es dóna informació sobre si els usuaris estan en línia o fora línia, com es veu en la figura 79.

Figura 79. Treball col·laboratiu en línia

També és important comentar que des d'aquesta finestra és possible bloquejar o desbloquejar el document per anar fent modificacions en línia (fent clic sobre la icona superior dreta), d'aquesta manera no es modificarà el mateix document a la vegada sinó que solament es podrà modificar quan l'altre usuari realitzi el desbloqueig.

De manera anàloga, si utilitzem l'eina Google Docs, el procediment per compartir un document determinat amb altres usuaris és exactament el mateix: accediríem a l'entorn, seleccionaríem un determinat document i faríem clic en l'opció


89 / 97

Share; d'aquesta manera, tal com es veu en la figura 80, especificaríem el correu electrònic dels usuaris que invitem a compartir el document.

Figura 80. Compartir un document amb Google Docs

D'aquesta manera, si se selecciona l'opció as collaborators, els usuaris corresponents podran accedir al document i modificar-lo, però si l'accés és as viewer, els usuaris només podran accedir per visualitzar el document.

Aquesta manera de treballar és força útil, ja que l'última versió del document sempre és la que hi ha en el gestor de documents, i diversos usuaris sempre poden treballar sobre el mateix document, perquè qualsevol actualització que faci un d'ells queda perfectament reflectida en el document que visualitza la resta d'usuaris des del seu entorn.

Cal notar que, òbviament, aquests canvis només seran efectius quan l'usuari corresponent modifiqui i desi el document. En aquest sentit, si hi ha dos usuaris treballant sobre el mateix document de manera simultània, l'actualització del document podria no ser immediata.

Tret d'aquestes dues eines ofimàtiques web que hem comentat, també n'hi ha moltes altres que permeten el treball col·laboratiu, com és el cas de l'eGroupWare i de la MediaWiki.

L'eGroupWare és un conjunt de programes lliures

que permeten la gestió, per web, d'un calendari, agenda, client de correu, gestió de projectes, etc.

En el cas de la MediaWiki, és una aplicació informàtica que es pot descarregar a l'ordinador i permet generar un format d'impressió des del web, incloure imatges i vídeos, etc., i treballa amb sintaxi wiki, que és una mena de llenguatge de marques de l'estil HTML. D'aquesta manera, molts usuaris també poden estar treballant sobre una mateixa pàgina i s'admeten diversos nivells d'usuaris: usuaris que poden editar, usuaris que només poden llegir, etc.


90 / 97

La interfície d'aquesta aplicació té una forma semblant al que es veu en la figura 81.

Figura 81. Interfície MediaWiki

Aquesta és una proposta molt interessant que està essent utilitzada per molts centres educatius, de manera que tant professors com alumnes poden "editar" els seus materials en aquest format i aquests poden ser visualitzats i modificats per un conjunt d'usuaris preestablert.


91 / 97

Activitats

1.- Comparativa aplicacions ofimàtiques web

L'objectiu d'aquesta activitat és analitzar com varia la capacitat d'emmagatzematge de diferents aplicacions.

Esbrineu quina és la capacitat d'emmagatzematge d'aplicacions d'ofimàtica web com Zoho o Google Docs, per exemple.

2.- Importació i exportació de documents amb Google Docs

L'objectiu d'aquesta activitat és conèixer una altra eina amb serveis d'ofimàtica web, com és Google Docs, i poder importar i exportar tot tipus de documents.

Utilitzant l'eina Google Docs, comproveu com es poden exportar i importar documents en diferents formats.

3.- El processador de textos amb Google Docs

L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer l'eina Google Docs com a processador de textos.

Es demana accedir a l'entorn de Google Docs i treballar amb la interfície i les opcions d'edició i format de text que permet, com també descriure les seves característiques més importants.

4.- El full de càlcul amb Zoho Sheet

L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer l'eina Zoho Sheet, de Zoho, com a eina de full de càlcul.

Es demana accedir a l'entorn de Zoho i treballar amb la interfície i les opcions que conté l'eina de full de càlcul Zoho Sheet, com també descriure les seves característiques més importants.

5.- Presentacions amb Google Docs

L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer l'eina Presentation de Google Docs com a eina de presentacions.

Es demana accedir a l'entorn de Google Docs i treballar amb la interfície i les opcions que conté l'eina de presentacions de Google Docs, com també descriure les seves característiques més importants.

6.- Treball col·laboratiu amb Google Docs

L'objectiu d'aquesta activitat és treballar l'entorn Google Docs i conèixer les opcions de compartició de recursos entre diversos usuaris.

Accediu a l'entorn del Google Docs. Es demana:

a. Creeu una carpeta que s'anomeni, per exemple, "Curs TIC" (Fer clic a Crear > Carpeta), afegiu una descripció d'aquesta carpeta i feu clic a Desa.

b. Feu un document anomenat, per exemple "ex_cursTIC", en format.odt i penjeu-lo en la carpeta esmentada. Per fer això feu clic a Penja > Selecciona els fitxers a penjar. Cal seleccionar la carpeta de destinació ("Curs TIC") i Iniciar la càrrega.


92 / 97

c. Feu clic a Compartir, ja que compartirem aquest document amb més usuaris.

Cal fixar-se en diversos aspectes:

• Es pot seleccionar quin tipus d'accés poden tenir els usuaris als quals hi donem accés (Per editar, Per visualitzar).

• Es pot enviar una invitació a l'usuari que volem que tingui accés a la nostra carpeta o incloure l'usuari sense enviar-li la invitació; també ens podem enviar una còpia.

• Si seleccionem la pestanya Persones amb accés, veurem quins usuaris tenen accés a la nostra informació i quin tipus d'accés.

• Si seleccionem la pestanya Permisos avançats, veurem que podem permetre als editors que convidin altres usuaris i permetre que les invitacions es reenviïn.

Una vegada seleccionades les opcions pertinents cliquem a Desa i tanca.

És important consultar, abans de penjar un fitxer, les limitacions de conversió i el tipus de fitxer compatibles i, una vegada penjat el document, fem clic a Tornar a documents de Google.

Comproveu també que es pot canviar el nom de la carpeta, o el color, o ocultar-la, etc.

7.- Transmissió de documents web per correu elèctronic

L'objectiu d'aquesta activitat és comprovar com podem enviar per correu electrònic l'enllaç d'un determinat document el·laborat amb una eina d'ofimàtica web.

Accediu a l'entorn de Google Docs i seleccioneu un dels documents que teniu penjats. Feu clic a Comparteix/Obté l'enllaç per compartir, i posteriorment utilitzeu aquest enllaç per enviar el document a qualsevol usuari, finalment comproveu que l'usuari destinatari pot visualitzar aquest document.


93 / 97

Resum

Les eines web de gestió i comunicació, en general, són les aplicacions informàtiques que ens permeten establir contacte de manera síncrona o asíncrona amb altres usuaris, com també intercanviar documents i tot tipus d'informació com imatges, etc. També disposen d'utilitats que permeten el treball col·laboratiu.

En aquest sentit, el correu electrònic (e-mail) és un mitjà de comunicació entre usuaris d'Internet que permet la transmissió de missatges de manera ràpida, eficaç i econòmica mitjançant sistemes de comunicació electrònics.

Perquè aquesta comunicació es pugui produir és necessari seguir unes normes que s'anomenen protocols d'Internet, i són un conjunt de regles de comunicació de Xarxa que faciliten l'intercanvi de dades entre ordinadors connectats en Xarxa, i permeten la transmissió de correu electrònic entre usuaris independentment del sistema operatiu i del client de correu que utilitzin.

Així, per poder enviar i rebre correu necessitarem disposar d'un servidor de correu que utilitzarem per emmagatzemar-lo i d'un gestor o client de correu electrònic que utilitzarem per gestionar la descàrrega.

En el servidor de correu podem distingir dos tipus de protocol: l'SMTP i el POP/IMAP. La funció del primer és la transmissió del correu que surt de la màquina de l'usuari remitent fins al servidor que emmagatzema els missatges dels usuaris destinataris. En canvi, el POP/IMAP fa referència al client de correu que s'utilitzarà per descarregar els missatges.

També cal esmentar la distinció entre el que serien clients de correu POP –que a grans trets, és un programa que permet descarregar els correus a l'ordinador local de l'usuari– i gestors de correu web –que permeten l'accés als missatges per Internet i els deixen en el servidor de correu.

Avui dia hi ha innumerables gestors o clients de correu (POP i web), com l'Outlook, Eudora, Mozilla Thunderbird, Evolution, Zimbra, Hotmail, Yahoo!, Gmail, etc., compatibles amb els protocols SMTP i POP3/IMAP i que es poden utilitzar sobre les diverses plataformes Windows, Linux i Mac.

De la mateixa manera, les aplicacions i usos del correu electrònic són molt extenses. Podem esmentar, per exemple, les llistes de distribució, els fòrums i xats.

També caldrà posar atenció en l'ús d'eines de seguretat per preservar la privacitat del correu electrònic i prevenir, en la mesura del possible, la filtració de correu brossa i l'atac de virus.

D'altra banda, en l'actualitat hi ha un gran nombre d'eines web i d'escriptori que donen servei d'agenda i calendari, a més d'altres aparells que ofereixen un servei molt semblant. Distingirem, per tant, el que serien agendes electròniques com a dispositius mòbils, els anomenats PDA, del que són aplicacions web i d'escriptori; totes dues ofereixen funcionalitats molt variades, a banda del que serien pròpiament els serveis d'agenda i calendari.

Les funcions habituals del PDA (personal digital assistance) són l'agenda electrònica, el bloc de notes i la calculadora; també permeten escriure documents, manejar fulls de càlcul, enviar i rebre correus electrònics, navegar per Internet, i contenen càmera de fotos i vídeo, com també una àmplia gamma de jocs. En l'actualitat, molts són a la vegada telèfons mòbils.

La tecnologia d'aquests aparells avança molt ràpidament. Actualment, el mercat dels PDA es divideix en:

• Palms, que contenen un sistema operatiu Palm OS. • Pocket PC, són els PDA de Microsoft, que tenen un sistema operatiu anomenat Windows CE i, en els últims models, una

adaptació del Windows Mobile.


94 / 97

Els serveis d'agenda i calendari que tenen aquests aparells es poden sincronitzar i descarregar en el PC.

D'altra banda, podem gestionar serveis d'agenda i calendari mitjançant aplicacions web i d'escriptori que permeten crear i configurar cites, i avisar l'usuari per mitjà de correu electrònic, finestres emergents o, fins i tot, amb un SMS.

L'ús d'aquests serveis té una implicació important amb el que seria el treball col·laboratiu, en el sentit que diversos usuaris poden accedir a un mateix calendari i tenir diferents privilegis per modificar-lo.

Dintre de les eines més utilitzades, podem destacar el Google Calendar, Zoho Calendar i WebCalendar, encara que hi ha molts gestors de correu electrònic com l'Outlook, Hotmail, etc. que també tenen prestacions d'agenda i calendari, a l'igual d'altres eines privatives com Lotus Notes.

Per acabar, des de fa temps estem molt acostumats a treballar amb paquets ofimàtics d'escriptori com el Microsoft Office i l'OpenOffice.org entre altres tipus d'eines. No obstant això, a l'igual de moltes altres aplicacions que, dintre del marc d'Internet, han anat evolucionant i adaptant-se a les noves necessitats de l'usuari, el camp de l'ofimàtica també ha estat influenciat per aquesta nova manera de treballar. Així, tot i que els paquets ofimàtics d'escriptori encara són els més utilitzats, han sorgit uns nous paquets ofimàtics ubicats en el web que ofereixen quasi les mateixes funcionalitats bàsiques que els d'escriptori però tenen afegides altres opcions sense necessitat d'instal·lar cap programari i poden accedir a la informació des de qualsevol lloc sempre que hi hagi accés a Internet.

La majoria de paquets ofimàtics web contenen diverses aplicacions, com fulls de càlcul, processador de textos, presentacions, bases de dades i també alguns servidors de xat, programes per crear wikis, correu electrònic i serveis de calendari i agenda. De fet, de vegades no són pròpiament aplicacions d'ofimàtica, sinó que són aplicacions web que tenen integrat aquest conjunt de serveis.

A més, el fet de que aquestes eines estiguin ubicades en la Xarxa no solament permet estalviar-nos el manteniment, actualitzacions, llicències, instal·lacions, etc., sinó que afavoreix el treball col·laboratiu, ja que permet la compartició de documents, accés a calendaris, etc. entre diferents usuaris, com també l'assignació a aquests de diferents privilegis de lectura, lectura/escriptura, etc.

La majoria d'aquests serveis són gratuïts i només requereixen la creació d'un usuari i contrasenya. Algunes eines també permeten el treball fora de línia, de manera que quan es torni a realitzar la connexió a Internet s'actualitzaran les dades modificades.

Actualment, els paquets ofimàtics web més utilitzats són Zoho (www.zoho.com), Google Docs (docs.google.com), OpenGoo (http://opengoo.org/), Office Live Workspace (workspace.officelive.es) i Thinkfree (www.thinkfree.com).

Tot el conjunt d'eines esmentades s'estan desenvolupant dintre del marc anomenat Web 2.0, que no és altra cosa que la representació de l'evolució de les aplicacions tradicionals cap a aplicacions web orientades a l'usuari final, amb l'objectiu de generar col·laboracions entre aquests usuaris i substituir les aplicacions més purament d'escriptori.


95 / 97

Mapa conceptual


96 / 97

Més informació

• Bibliografia • Adreces d'interès

Bibliografia

Guerrero Peña, J.; Rodríguez Fernández, O. (2007). Internet (ed. 2008). Madrid: Anaya.

Aquest llibre mostra les eines bàsiques per utilitzar Internet a nivell d'usuari.

Mifsud, E.; Lerma, R.; Juncos, R. (2006). Instalación y mantenimiento de servicios de Internet. Madrid: McGraw Hill.

Aquest llibre tècnic explica els conceptes i les eines necessàries per realitzar els serveis bàsics d'Internet, com l'HTTP i el correu electrònic.

Preston, G. (2007). How The Internet Works. Indianàpolis: QUE.

Aquest llibre mostra de manera il·lustrativa el funcionament d'Internet a nivell d'usuari.

Boles, D. W. (2008). Google Apps. Administrator Guide. Indianàpolis: THOMSON.

Aquest llibre explica les utilitats de totes les eines existents fins ara del Google.

Personal Computer & Internet (2008, juny). "Google vs Microsoft". Personal Computer & Internet (pàg. 102).

Revista de caire informàtic que ofereix articles com aquest, en què s'expliquen els avantatges i inconvenients d'utilitzar Google o Microsoft.

Personal Computer & Internet (2008, febrer). "Google te ofrece más de lo que crees". Personal Computer & Internet (pàg. 178).

Revista de caire informàtic que ofereix articles com aquest, en què es mostren algunes de les funcionalitats del Google.

Adreces d'interès

http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada (versió en castellà)

http://ca.wikipedia.org/wiki/Portada (versió en català)

És una pàgina que conté una enciclopèdia lliure que pot ser editada per tothom. Conté una extensa informació sobre qualsevol àmbit. Molts dels conceptes d'aquests materials s'han extret d'aquesta font.

http://www.mozilla-europe.org/es/products/thunderbird/

Pàgina oficial del Mozilla, des d'on podem descarregar el client de correu Thunderbird.


97 / 97

http://www.google.es/

Pàgina oficial del Google amb enllaç al correu web Gmail.

http://observatorio.cnice.mec.es/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=353

Documents monogràfics entorn d'àmbits de noves tecnologies. En aquest cas, informació relacionada amb els PDA com a agenda electrònica.

http://www.pdaexpertos.com/

Portal web amb informació relacionada amb els PDA.

http://www.google.com/mobile/apple/sync.html

Portal web que conté un vídeo i informació relacionada amb la sincronització del PDA amb el PC amb eines Google.

http://gmobilesync.softonic.com/pocketpc

Portal web en què es poden descarregar eines per sincronitzar el PDA amb el calendari de l'eina Google Calendar.

http://www.abcdatos.com/

Portal web amb recursos d'informàtica de diversos àmbits.

http://www.maestrosdelweb.com/editorial/web2/

Portal web amb informació de Web 2.0.

225103-B2_UD6_Eines_web_de_gestio_i_comunicacio

Documents

Transcript of 225103-B2_UD6_Eines_web_de_gestio_i_comunicacio