2.2 PERSONAS ENCARGADAS DEL PRESUPUESTO

Las personas que están implicados en la elaboración del presupuesto, pueden ser las siguientes:

a) Director o Gerente general. b) Director de finanzas o Contralor. c) Gerente de ventas y mercadotecnia. d) Gerente de producción o Superintendente. La responsabilidad del manejo del presupuesto y su control se delega, a una persona que habrá de fungir como Director del mismo, sin olvidar que todo el personal que ha participado en la elaboración de los planes es responsable de su realización.

El presidente o director ejecutivo es por lo general quien establece los principios en los que se deberá basar la preparación del presupuesto.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del mismo para poder lograr esto necesitará de la colaboración de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comité de presupuestos, el cual puede conformarse por:

Estos son los que estarán íntimamente ligados con la función de presupuestos.

Directivos

Director de Presupuesto

Contador

Contralor

Director de finanzas

Gerentes

De manera sintética, se realiza la siguiente secuencia de actividades:

1.- Llevar a cabo juntas periódicas tanto para consolidación del equipo de trabajo, como para revisiones de alcance de objetivos propuestos.

2. Elección del Director del Presupuesto.

3. Evaluación de los planes, políticas, objetivos y fines, en concordancia con los diversos intereses divisionales interiores.

4. Revisar los presupuestos departamentales de cada división, acoplarlos y totalizarlos, realizando el Presupuesto Global Tentativo con sus analíticos.

5. Presentar el Presupuesto Tentativo para su estudio, evaluación, aprobación o rechazo ante las autoridades correspondientes.

6. Realizar una junta de terminación y reconocimiento de los esfuerzos realizados, emitiendo y distribuyendo Jefes de Departamento el Presupuesto Oficial.

7. Llevar a cabo aspectos de comparación, control, evaluación, etc. para aplicar las medidas correctivas en caso de variaciones o desviaciones de importancia para proseguir con la acción continua.

Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto:

Las principales funciones del director de presupuestos son:

Estudiar las variaciones así como su causa.

Formular el presupuesto general.

Preparar estados pro forma y presupuestados.

Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.

Aprobar el diseño de las formas que se utilizan.

Informar oportunamente a su comité y superiores.

Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos.

Las principales funciones del director financiero, exigen:

Administrar correctamente los recursos de la empresa.

Tener un control económico exhaustivo de unidades de negocio, departamentos, delegaciones.

Garantizar la estabilidad y liquidez mediante estrategias adecuadas de financiación e inversiones.

Gestionar las deuda, equilibrar la tesorería.

Elaborar anualmente el presupuesto anual de acuerdo con los objetivos de negocio, control y seguimiento del mismo.

Ajustar el presupuesto periódicamente a los resultados reales.

Proporcionar informes económico financieros a la dirección general.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

La organización es fundamental a la hora de realizar el presupuesto. Pues con una buena organización podremos asegurar el cumplimiento del presupuesto, prepararlo correctamente y garantizar la intervención de todos los niveles o de las principales personas encargadas de realizar la labor presupuestal.

Para una buena organización se tiene que:

Definir bien las actividades que van a realizar cada uno de los que participen en la elaboración del presupuesto.

También cumplir con las normas aplicables al flujo de información, secuencia a seguir y coordinación.

El director de presupuestos debe preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones sobre su elaboración.

Y también recopilar la información necesaria, para realizar el presupuesto correctamente.

Si desde un inicio no se tiene un buena organización, iniciando por las personas encargadas de realizar el presupuesto y algunos otros que colaboren para la realización del mismo, es muy probable que a lo largo de la ejecución del presupuesto creado, éste fracase.

¿Porqué suelen fracasar los presupuestos?

Principalmente por falta de organización.

Cuando sólo se estudian las cifras y cuadros del momento, sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área y sus responsables no comprenden sus papeles en el logro de las metas.

Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan problemas que perturban e impiden la aportación de los colaboradores para el logro de las metas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad, tanto en la información y otros aspectos.

Cuando se tiene la ilusión del control, es decir, que los directivos confían en los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos, con respecto de la presupuestación.

Las personas encargadas de realizar el presupuesto a parte de estar bien relacionadas entre si, deben saber planear desde el inicio de la ejecución del presupuesto hasta el punto final. Si no se tiene un buena planeación los proyectos pueden terminar encima del presupuesto planeado.

Diez razones por las que los proyectos terminan por encima del presupuesto

planeado

Entender las muchas razones por las que un proyecto puede tener un costo superior al previsto puede ayudar a mantener un proyecto dentro del presupuesto asignado.

Dirección del proyecto.- Un buen director de proyecto con experiencia en mantenerlos dentro del tiempo y el presupuesto establecidos es de vital importancia. Un buen director de proyecto debe ser capaz de realizar múltiples tareas, además de coordinar y mantener a su equipo motivado y dirigido, proporcionándole una orientación clara.

Cambios no controlados en el alcance del proyecto.- El alcance de un proyecto define lo que éste incluirá o no. Por ejemplo, el proyecto puede incluir las necesidades del departamento de personal, pero no las del departamento de contabilidad.

Nivel de habilidad.- El nivel de habilidad de las personas asignadas al equipo encargado del proyecto es otro problema que puede desequilibrar el presupuesto asignado. Si algunos miembros del equipo carecen de las habilidades necesarias, tardarán más tiempo en llevar a cabo su parte asignada del proyecto o impedirán que el director de éste realice una gestión adecuada al tener que perder demasiado tiempo tratando de organizarlos.

Informes del proyecto.- Otro problema que se presenta son los informes inexactos o tardíos. La información excesiva o demasiado escasa puede confundir a los ejecutivos, además de que puede ser interpretada de manera errónea.

Patrocinio de la administración.- No contar con un patrocinio de administración directiva para un proyecto a menudo hace que sea políticamente difícil para el director del proyecto obtener el apoyo que necesita. Esto a su vez reduce la velocidad del proyecto y afecta su costo.

Comunicación.- Los proyectos que fracasan lo deben a una comunicación deficiente. La falta de comunicación a menudo alarga el tiempo necesario para que el proyecto sea completado, afectando también los costos asociados.

Plazos.- El establecimiento de plazos poco realistas para la finalización de un proyecto a menudo provoca que el trabajo sea hecho de forma apresurada, lo que puede conducir a que haya errores. Corregirlos lleva más tiempo e incluso horas extras, con lo que los costos se incrementan.

Herramientas para la gestión del proyecto.- No contar con las herramientas adecuadas para la gestión de un proyecto, tales como un buen software de gestión de proyectos, puede hacer que éste y sus costos se salgan de control.

Composición del equipo.- El equipo encargado de un proyecto debe contar con representantes de cada departamento afectado por éste. De lo contrario, el director del proyecto podría no estar al tanto de lo que es requerido por parte de cada departamento, dando como resultado que el trabajo tenga que ser modificado o hecho de nuevo.

Pronóstico.- Un presupuesto preciso requiere la capacidad de predecir con precisión los costos asociados. Un pronóstico equivocado puede dar lugar rápidamente a un sobrecosto.