2018–2019 Kit Oficial para Líderes de PTA Locales

Guía de Referencia Rápida sobre Comunicaciones

Índice

Guía de Referencia Rápida sobre Comunicaciones | 2 Kit Oficial de National PTA® para Líderes de PTA Locales

Cómo comunicarse con los Miembros y las Personas Interesadas ................................................ 3

La Marca de PTA ......................................................................................................................................................... 4

Los Boletines Informativos .................................................................................................................................. 5

Cómo Escoger a un Editor y Establecer un Calendario Editorial ..................................................... 7

El Sitio en la Web .......................................................................................................................................... 8

Las Redes Sociales ................................................................................................................................................... 10

Las Plataformas .......................................................................................................................................... 11

La Revista y la Sala de Prensa Our Children .............................................................................................. 13

Promueva Sus Programas y Eventos ............................................................................................................ 14

Cómo Trabajar con los Medios ......................................................................................................................... 16

La Fotografía y la Videografía .......................................................................................................................... 19

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Cómo comunicarse con los Miembros y las Personas Interesadas

Es fundamental que usted mantenga a sus miembros informados del trabajo que hace PTA y de cómo pueden participar. En esta guía se comparten consejos y buenas prácticas para transmitir mensajes a los miembros de PTA, el personal y los administradores de la escuela, los miembros de la comunidad y los medios.

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La Marca de PTA

Queremos transmitir una presencia coherente, clara y uniforme en todos los materiales producidos por PTA. Cuando se usan adecuadamente, el logotipo y el eslogan de National PTA ayudan a unificar a todas las PTA y crean conciencia de la marca PTA. Si se emplean con coherencia, estas pautas crean un mensaje distintivo, creíble y sostenible para todos lo que apoyan las unidades de PTA, lo que redunda en que la organización trabaje como una asociación con una sola voz.

La Guía de Estilo

EL ESTILO CONTRIBUYE A LA COMUNICACIÓN.

La creación de una presentación uniforme va mucho más allá de la impresión puesto que ayuda a transmitir un mensaje claro a la audiencia. La finalidad de tener un libro de estilo es garantizar dicha claridad.

LA ATENCIÓN AL ESTILO ES EFICIENTE.

Cuando alguien redacta y corrige materiales, una parte considerable del tiempo podría desperdiciarse reescribiendo contenidos que no adhieren al estilo. En cambio, ese tiempo debería usarse para redactar el mensaje con atención de modo que sea más potente y eficaz.

EL ESTILO TAMBIÉN PROTEGE LA INTEGRIDAD DE NUESTRA MARCA.

La mala gramática, los errores de ortografía y las incoherencias dan mala imagen a la asociación. Una asociación que aboga por los niños, en especial por su educación, debería ser una gran defensora de la coherencia en el estilo.

Revise la Guía de Estilo de National PTA

EL USO DEL LOGOTIPO

El logotipo de National PTA es el elemento central de la identidad visual de PTA. Debería estar presente en todos los medios de comunicación externa y en las piezas de comunicación comercial interna. Con el fin de mantener un mayor nivel de coherencia, el logotipo debería reproducirse únicamente a partir de archivos electrónicos aprobados y jamás debería alterarse ni distorsionarse. En PTA.org, hay logotipos personalizados pre-formateados para descargar.

Conozca más acerca de la marca National PTA y sus estándares visuales.

EL USO DEL NOMBRE PTA

Los grupos no pueden usar el nombre PTA sin nuestra previa aprobación por escrito. Aunque PTA se ha convertido en parte del vocabulario estadounidense, del mismo modo que las personas podrían llamar a cualquier gaseosa "Coca" o a cualquier papel tisú "Kleenex", el nombre está protegido con varias marcas registradas a nivel federal y lo ha estado desde hace más de 100 años.

Las empresas no pueden usar el nombre PTA de ningún modo que afirme o pueda inferir que sugiere una relación que no existe. Sin embargo, las empresas pueden referirse a PTA en exposiciones de hechos. Por ejemplo, la empresa X puede declarar que ofrece servicios a las PTA.

Si ve el nombre de PTA usado de un modo inapropiado o tiene preguntas sobre el tema, por favor

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La Marca de PTA

comuníquese con la directora de Comunicaciones Estratégicas de National PTA.

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Los Boletines Informativos Para la mayoría de las PTA, los boletines informativos son el vehículo de comunicación más completo que el grupo comparte con sus tantas audiencias. Un boletín informativo, ya sea impreso o digital, contiene varios artículos cortos y gráficos que comunican información importante a un grupo específico de receptores. Aunque la mayoría de las unidades de PTA publican un boletín informativo, las PTA que no pueden o no desean producir uno propio pueden contribuir con el de su escuela.

Puesto que el boletín informativo es el medio de comunicación principal de muchas PTA, es buena idea definir un público lo más amplio posible. En general, usted querrá incluir a los siguientes grupos: los miembros de PTA, los maestros y el personal de la escuela, todos los padres y tutores (incluidos los que no son miembros), el superintendente de la escuela y los miembros de la junta escolar.

Los Boletines Informativos Impresos versus los Boletines Digitales

En un mundo cada día más digitalizado, usted descubrirá que muchos de sus miembros están acostumbrados a las comunicaciones virtuales, mientras que otros prefieren leer un boletín informativo impreso, tangible. Encuestar a sus miembros para sondear las preferencias de su unidad le ayudará a garantizar que realmente lean la publicación.

Independientemente del formato (o la combinación de formatos) que decida producir, a continuación le enumeramos algunos puntos para tener en cuenta:

• Los Costos: Si publica un boletín informativo impreso, habrá costos adicionales de producción y distribución. Los costos del papel, la impresión y el envío postal también pueden incrementarse dependiendo del tamaño de cada boletín informativo y el espectro de destinatarios. Si se elige producir un boletín informativo digital, no existen costos de impresión y envío postal (aunque muchas empresas de boletines informativos digitales cobran por dirección de correo electrónico). Sin embargo, existen muchas empresas de boletines informativos digitales que no cobran por sus servicios o que cobran un importe nominal (p.ej., el servicio de envíos de correos electrónicos Benchmark). Siempre está la opción de diseñar un boletín informativo impreso, tomarle una fotografía y luego enviarlo por correo electrónico a sus destinatarios.

• El Tiempo y los Niveles de Conocimientos: Los boletines informativos impresos pueden diseñarse fácilmente en programas de procesamiento de textos que son sencillos para el usuario y de uso cotidiano para muchos miembros. Mientras que la mayoría de los sitios de publicación gratuita de boletines informativos están destinados a novatos de la tecnología, el editor debería contemplar las limitaciones de los conocimientos técnicos que puedan comprometer la calidad de la publicación o consumir una cantidad de tiempo excesiva.

• El Seguimiento: Una vez que haya enviado el boletín informativo impreso, usted no sabrá quién lo recibió, quién lo abrió o cuánto leyó la persona. Los servicios de boletines informativos digitales tienen implementadas herramientas para ver esa información, incluidos un índice de apertura (cuántas personas abrieron el correo electrónico), un índice de clics (cuántas personas hicieron clic en los enlaces que había en el correo electrónico) y un índice de mensajes rebotados (cuántos correos electrónicos no llegaron a la bandeja de entrada prevista).

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Cómo Asignar un Artículo

Una vez que haya decidido el formato de su boletín informativo, el siguiente paso recomendado es diseñar una estructura general para el año escolar. Cuando haya definido la estructura, puede apuntar personas para que escriban artículos. En general, lo mejor es que cada persona escriba un artículo sobre un tema o evento en el que esté involucrada o interesada. Cuando asigne los artículos, debería asegurarse de que la persona tiene el tiempo y las ganas para hacerlo, y debería decirle:

• la extensión que necesita para el artículo, en general se define en cantidad de palabras;

• la fecha límite para entregar el artículo final; y

• el enfoque general que debería tener el artículo.

Debería hacer un seguimiento con la persona antes de la fecha límite para asegurarse de que el artículo se entregue a tiempo. Si la persona adecuada no tiene el tiempo o las habilidades de escritura para redactar el artículo, trate de coordinar una entrevista para obtener la información importante para escribirlo por su cuenta.

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Cómo Escoger a un Editor y Establecer un Calendario Editorial Si su PTA tiene un boletín informativo, su comité tendrá que designar un editor, quien será responsable de decidir y conseguir los contenidos para cada edición. Lo ideal es que el editor tenga algo de experiencia en producir publicaciones, un don para la lengua y que entienda las necesidades de los lectores. El editor debería ser responsable de estar al día en temas de educación y específicos de la escuela, y de descubrir qué les interesa a los lectores.

Aunque los contenidos de un boletín informativo varían en función de los intereses y objetivos de cada PTA, existen algunos principios centrales que conviene tener en cuenta para la planificación. Los principales intereses de los lectores son: la escuela que representa la PTA, los niños que asisten a esa escuela, los temas que pueden afectar a la comunidad escolar y las actividades y los logros de PTA. También puede suscribirse a los boletines electrónicos de National PTA para recibir ideas de contenidos haciendo clic aquí.

Algo que es de ayuda a la hora de crear un boletín informativo es un calendario editorial. Este calendario provee un esquema general de los temas que contendrá cada boletín informativo, así como las secciones fijas que formarán parte de cada boletín. Los calendarios editoriales contemplan los acontecimientos estacionales, por ejemplo, una venta anual de libros, conferencias o un programa de PTA (p.ej., Take Your Family to School Week siempre se realiza en febrero).

Un calendario editorial parcial sería algo así:

En cada edición: • El mensaje del presidente de su PTA

• El calendario escolar

• El calendario de su PTA

• La información de contacto de la escuela

• La información de contacto de su PTA

• El formulario de membresía de su PTA

La edición de septiembre, El regreso a la escuela: • Los requisitos para ingresar en la escuela

• Las oportunidades para inscribirse como voluntario de PTA y el formulario para enviar por correo

• Los eventos escolares y de PTA del regreso a la escuela

La edición de octubre, La diversión otoñal: • Algunas fotografías de la primera semana de clases

• El desfile de Halloween

• La caminata familiar en la naturaleza anual de PTA

La edición de noviembre, Los acontecimientos de las Festividades: • Algunas fotos de la caminata familiar

en la naturaleza y/o el desfile de Halloween

• La información sobre la colecta de alimentos para el Día de Acción de Gracias

• El anuncio de las audiciones para el desfile escolar de las festividades

Además de fijar un calendario editorial, es importante crear un cronograma para su boletín informativo y seguirlo. Cuando se decide cuándo y con qué frecuencia producir un boletín informativo, es de ayuda preguntar al público que prefiere: mensualmente, bimestralmente, trimestralmente, etc. También tendrá que considerar el tiempo disponible para crear y publicar su boletín informativo una vez que haya decidido la periodicidad.

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El Sitio en la Web Cada una de las PTA se enfrenta al mismo desafío: ¿Cómo puedo convertir mi sitio en la web en un portal útil para los miembros? Las PTA necesitan tener una presencia fuerte en el sitio en la web para que los miembros y otros visitantes potencien nuestra marca como la fuente principal de información relevante sobre los niños, sus familias y las escuelas.

El Diseño

El sitio en la web de su PTA debería lucir y percibirse como el público al que usted desea atraer. Si no cuenta con presupuesto para pagarle a una empresa de diseño de sitios en la web para que cree el suyo, puede usar una de las tres principales aplicaciones gratuitas para construir sitios en Internet.

• Drupal: Tiene un nivel más avanzado, es accesible para los desarrolladores web.

• Joomla: Es de nivel intermedio, no es tan accesible para los usuarios.

• WordPress: Es fácil de usar, es buena para blogs.

También le recomendamos que use nuestros Estándares de Identidad Visual de National PTA para contribuir a enriquecer nuestra marca en su sitio en la web de PTA. Esto demuestra que hay continuidad de información y mensaje. También incorpore la marca y los colores de su PTA. Además, considere su estrategia. Como práctica general, use imágenes y configuraciones que exhiban diversidad e inclusión.

La Navegación:

Incluso si no cuenta con un sitio en la web profesional, un sitio organizado ofrecerá a sus visitantes una experiencia de usuario positiva. Lo que sus miembros desean es acceder fácilmente a la información que necesitan. Si los visitantes no encuentran esa información, abandonarán el sitio sin acceder a los recursos y sin saber qué eventos y beneficios ofrece su PTA. Organice su sitio en la web de modo que haya secciones claras y coherencia en toda la página. La mejor manera de lograr esto es:

• Establecer un mapa del sitio, o una estructura de contenidos, confiable de su sitio en la web. Comience por crear aproximadamente seis áreas de temas clave que serán las secciones principales de su sitio en la web. Cada vez que necesite añadir contenidos nuevos o secciones nuevas, podrá considerar la jerarquía actual echando un vistazo a su mapa del sitio.

• Le recomendamos las siguientes seis secciones principales para su sitio en la web:

o Noticias y eventos. Incluya sus eventos, gacetillas de prensa y cobertura periodística, así como noticias y eventos de National PTA.

o Defensoría. Comparta información sobre sus iniciativas de defensoría e incluya los recursos de National PTA.

o Programas. Enumere varios programas y recursos locales y de National PTA.

o Miembros. Información exclusiva para miembros, incluidos recursos y herramientas para gestionar y hacer crecer una PTA.

o Padres. Provea consejos y recursos que las familias puedan usar con sus hijos y fomente la participación en su PTA local.

o Escuelas. Ofrezca oportunidades de alianzas y recursos para maestros y escuelas para educar a los niños y fomentar la participación familiar.

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• Cree una barra de navegación general, de modo que adonde vayan sus miembros/visitantes en

su sitio, puedan navegar los contenidos con facilidad.

• Asegúrese de que el motor de búsqueda funcione y sea fácil de encontrar. Todos los contenidos deberían poder buscarse desde un área común, como la parte superior derecha de cada página web.

Los Contenidos

Asegúrese de que los enlaces estén actualizados y de quitar los eventos pasados y la información antigua con rapidez. Esa diligencia le dará credibilidad. Además, a sus miembros les interesará lo que les ofrezca y es más probable que lo compartan con otras personas. Estos son algunos consejos sobre cómo mantener sus contenidos web actualizados:

• Visite el sitio en la web de National PTA, donde podrá acceder a estos recursos útiles:

o Conferencias y eventos o Recursos para líderes locales o Los Contenidos Populares de PTA.org

o El Centro de Prensa

o Recursos para Líderes del Estado • Haga un seguimiento de todos sus eventos y de cuándo finalizan.

• Asegúrese de que sus materiales estén lo más reducidos y comprimidos posible para que los usuarios los descarguen rápido.

• Integre su sitio con las redes sociales.

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Las Redes Sociales Las redes sociales son una herramienta poderosa para que las personas se unan, compartan contenidos e ideas, y participen en un diálogo abierto. Para que las redes sociales funcionen, las PTA deben comprometerse a apoyar un diálogo honesto, transparente e informado. Las redes sociales pueden usarse para distintos fines en múltiples canales. En el caso de las PTA, las redes sociales son útiles para:

• Compartir información relevante para las necesidades e intereses de los miembros.

• Crear conciencia de temas educativos y relacionados con los niños y apoyar iniciativas de defensoría y de alianzas.

• Generar interés y participación en las iniciativas, los programas y los eventos de su PTA.

Si su PTA todavía no está en un canal de las redes sociales pero desea estarlo, el primer paso es sencillo: ¡abra una cuenta! Asegúrese de pensar detenidamente el nombre de usuario y/o URL de su página o cuenta porque una vez que la abra, no podrá cambiarla sin perder fans o seguidores. También le conviene ser estratégico en cuanto a la creación de una cuenta en determinadas plataformas, no es necesario tener presencia en todas las redes sociales. Por ejemplo, crear una cuenta de Facebook probablemente sea más eficaz para comenzar que una cuenta de Pinterest o Instagram.

Una vez que esté en un canal de una red social, no se sienta obligado a comenzar a publicar contenidos de inmediato. Investigue y entienda qué contenidos se adecuan mejor a su público. Si no está seguro de cómo funciona o qué tipo de contenidos es apropiado publicar, siga canales de redes sociales similares, publique en diferentes momentos del día para entender cuándo se consigue una mayor participación y cree metas trimestrales, como registrar los "me gusta" o la cantidad de seguidores, para ver si el público se incrementa.

Si no entiende una función técnica del sitio de una red social, siempre puede dirigirse a la sección de "Ayuda" de cada sitio para familiarizarse con las herramientas, las capacidades y las prácticas estándar. La sección de ayuda a menudo se encuentra en el pie de página del sitio en la web.

Visite las políticas de la red social para establecer los límites virtuales de su PTA.

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Las Plataformas

Facebook

En Facebook, las asociaciones usan "páginas" en lugar de perfiles personales. Puede crear una página desde su cuenta personal de Facebook, otorgar acceso editorial a la página a otros líderes de PTA y publicar en nombre de su PTA. En la página, puede publicar contenidos en el muro central, incluir fotografías, preguntas y encuestas, boletines de noticias, consejos y videos, al mismo tiempo que interactúa directamente con quienes dejan comentarios. Los usuarios de Facebook tienen la opción de dar "me gusta" a su página, lo que significa que los contenidos que usted publique en el muro de su página pueden aparecer en su actualización de noticias. Si todavía no tiene una página de su unidad, aquí le explicamos por dónde comenzar.

Acceda a la Lista de Verificación para Iniciarse en Facebook

La Frecuencia de la Publicaciones:

La frecuencia de sus publicaciones es un malabarismo delicado. Si publica demasiado poco, lo más probable es que sus publicaciones no aparezcan en las actualizaciones de noticias de sus fans, pero si publica demasiado, es probable que sus fans le quiten el "me gusta". Una vez que haya subido la página, trate de publicar una o dos veces por día. A menudo conviene crear una alineación de contenidos e incluirlos por adelantado usando la función "Programar una publicación".

National PTA en Facebook:

Mire y dé "me gusta" a la Página de Facebook de National PTA para recibir ideas de contenidos que puede compartir y republicar para su unidad.

Twitter

Twitter permite que sus usuarios compartan mensajes cortos, de hasta 140 caracteres. Debido a la brevedad de los mensajes, Twitter es el canal ideal para compartir información directa, como coberturas de noticias, esfuerzos de defensoría, promoción de eventos, estadísticas, agradecimientos a los miembros. Los usuarios pueden publicar videos, imágenes y enlaces para derivar a sus seguidores de Twitter a sitios externos. Twitter también es la plataforma más usada para compartir información en vivo, por ejemplo, los participantes pueden tuitear durante un acto de PTA para mantener a los miembros actualizados y darles bocadillos informativos del evento.

Siga a la National PTA en Twitter

La Terminología de Twitter:

• Tuit: un mensaje de 140 caracteres enviado a través de Twitter.

• Seguidor: cualquier usuario de Twitter que se suscribe a los tuits de otro usuario.

• Handle: el nombre de usuario.

• Etiqueta: representada con el símbolo "#", la etiqueta es una manera de asignar un tema, palabra clave o frase a su tuit (p.ej., #SaludYSeguridad, #TodaysPTA).

• Menciones: representadas por la inclusión de "@nombredeusuario", una mención es una manera de dirigirse a otro usuario y que su tuit aparezca en su cronología (p.ej., @NationalPTA acaba de

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publicar su nuevo informe).

• RT: significa "retuitear" y, al comienzo de un tuit, indica que el contenido es de otro usuario.

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Otros canales de redes sociales

Mientras que Facebook y Twitter están consideradas como las dos redes sociales principales, existen muchas otras que sirven para distintas funciones:

• Los blogs: la abreviación de "web log" en inglés (bitácora en la web), un blog es un sitio en el que un autor o más comparten experiencias, observaciones, imágenes y otros multimedios en un foro abierto. Hay una amplia variedad de empresas que ofrecen blogs gratuitos, entre ellas WordPress y Blogger.

o El blog de National PTA: One Voice

• YouTube: es un sitio en la web para compartir videos. Actualmente, el tercer sitio en la web más visitado del mundo. o National PTA en YouTube

o Flickr: un sitio en la web para compartir fotografías que permite que los usuarios suban

imágenes, las compartan y descarguen imágenes de otras personas.

o National PTA en Flickr

o Pinterest: un tablón virtual en el que los usuarios encuentran imágenes y enlaces en Internet, catalogan el material y lo "pinchan" en una colección de carteleras.

o National PTA en Pinterest

o Instagram: un sitio en la web para compartir fotografías y videos que permite que los usuarios tomen fotografías y filmen videos y los compartan en otras redes sociales.

o National PTA en Instagram

o LinkedIn: es un sitio de contactos profesionales que permite que los usuarios creen perfiles profesionales y se conecten con otros usuarios y empresas para crear una red de contactos profesionales.

Cómo lidiar con los Comentarios Negativos:

Los comentarios negativos son una parte inevitable de las redes sociales. Para tener éxito en las redes, hay que estar dispuesto a tomar lo bueno y lo malo, y a reconocer que no se puede controlar lo que dicen otros usuarios; lo único que se puede controlar es cómo uno reacciona y qué publica. En muchos casos, es posible que una publicación que para usted es desagradable o contraria a su opinión no ofrezca motivos suficientes para borrarla. Si borra cada publicación que le parece censurable, puede hacer que el problema se agrande o alejar a los usuarios de su página. Entre los motivos para borrar una publicación están: el uso de obscenidades o lenguaje despectivo, los insultos personales o el lenguaje irrespetuoso hacia otro usuario, o el spam o los contenidos excesivamente solícitos.

En cuanto a la mayoría de los comentarios de otro tipo, en especial aquellos que son de carácter de "servicio al cliente", lo mejor es sacar la conversación de la página pidiéndole al usuario que lo contacte a través de un mensaje de Facebook o correo electrónico. Con relación a otro tipo de comentarios negativos, lo mejor es responder de manera respetuosa y proveer información precisa para respaldar su postura. Mantenga la tranquilidad y la sensatez y evite las publicaciones acaloradas y cortantes.

Tenga en cuenta que no puede borrar los comentarios negativos de Twitter, pero puede reportar o bloquear a los ofensores graves.

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La Revista y la Sala de Prensa Our Children La revista Our Children es una voz excepcional para los padres. Esta publicación virtual se creó para el padre que está siempre en movimiento y buscando la mejor información de paternidad, bienestar, educación y de la comunidad de PTA para ayudar a su hijo a sobresalir en la escuela y en la vida.

Esta publicación digital:

• Ofrece consejos para ayudar a los padres a apoyar el progreso académico y el bienestar de sus hijos.

• Cuenta anécdotas relevantes y oportunas sobre los triunfos y los desafíos de los estudiantes, las escuelas y las familias.

• Destaca, motiva e inspira a los héroes comunes que trabajan para hacer el potencial de cada niño una realidad.

La Sala de Prensa provee noticias actualizadas sobre educación y PTA. El objetivo de la sala de prensa es producir e incorporar contenidos editoriales que ofrezcan a los miembros de PTA un mayor entendimiento del currículo, la defensoría, la participación familiar y la enseñanza eficaz. Cada año, National PTA produce una edición especial impresa de la Revista Our Children. Esta edición está disponible en su versión digital en la Sala de Prensa Our Children. La edición digital de Our Children está disponible para todos los miembros y tiene páginas fáciles de navegar, índice y funciones para compartir en las redes sociales, entre otras.

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Promueva Sus Programas y Eventos El marketing y las relaciones mediáticas son maneras importantes de crear conciencia de los programas y los eventos y de conseguir apoyo para su PTA entre las familias, los educadores y los administradores, los funcionarios electos, las empresas y los líderes de la comunidad y la opinión pública.

Use las siguientes sugerencias para dar inicio al plan para promover sus programas y eventos de PTA.

En el Caso de los Estudiantes y las Familias

Para llegar a los estudiantes y las familias, use diferentes canales. Considere crear materiales y mensajes promocionales en múltiples lenguas para llegar a todas las familias de su comunidad escolar. Estas son algunas de las posibilidades:

o ¡Nada supera a una invitación personal! Pida a los voluntarios que hagan llamadas telefónicas personales a los padres de todos los estudiantes o a grupos específicos.

o Si está disponible, para llamar a los padres, use el sistema telefónico automatizado de la escuela. Si su escuela no tiene un sistema instalado, contemple la posibilidad de armar una cadena telefónica entre los miembros de su PTA.

o Organice una asamblea con toda la escuela para presentar el programa. Si es posible, muestre fotografías del programa del año anterior.

o Incluya mensajes en los anuncios matutinos de los estudiantes.

o Cuelgue afiches y folletos en ubicaciones visibles, y envíe folletos a los hogares para los padres.

o Publique las fechas límite y los recordatorios en carteles colgados en el exterior, cerca de los sitios donde se deja y busca a los estudiantes.

o Publique anuncios y actualizaciones en la escuela y/o en el sitio en la web de su PTA y a través de las redes sociales (p.ej., Facebook y Twitter).

o Escriba un artículo acerca del programa para el boletín informativo de la escuela o su PTA. Exponga el impacto que tuvieron los eventos y/o los beneficios de la participación familiar en los años anteriores. Pida a un estudiante que escriba un artículo similar para el periódico escolar.

o Consiga que los "embajadores estudiantiles" hablen bien del programa con sus pares.

Entre los Maestros y los Administradores

Cuanto más involucrados estén los docentes y el personal en la planificación del programa, más probable será que hagan de "defensores" del programa frente a otros líderes escolares. Considere las siguientes ideas para captar la atención del personal escolar:

o Solicite que le den un tiempo en una capacitación en servicio, una reunión de personal o una reunión de la junta escolar para presentar el programa a los maestros. Destaque los beneficios de la participación familiar y pida que propongan ideas acerca de cómo pueden alentar a sus alumnos a participar.

o Ofrezca sugerencias de cómo puede vincularse el programa o el evento al currículo. Pida a un voluntario maestro que cree un ejemplo de plan de lección y lo comparta con sus pares.

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En la Comunidad

Cuando contacte a potenciales aliados de la comunidad, enfóquese en el impacto que tiene su programa o evento en los estudiantes, las escuelas y las familias. Estas son algunas maneras de difundir la información con su comunidad:

o Trabaje con oficiales de la escuela para diseñar gacetillas de prensa a fin de garantizar la cobertura local. No se olvide de los medios de comunicación locales más pequeños, como los blogs y los boletines informativos de las asociaciones vecinales.

o Las carteleras comunitarias pueden ser un buen lugar para publicar folletos del programa, de este modo, puede llegar a los padres que no visitan las instalaciones de la escuela con frecuencia.

o Para obtener más información sobre cómo conseguir aliados en la comunidad, visite la Guía de Referencia Rápida sobre Recaudación de Fondos.

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Cómo Trabajar con los Medios Los medios cumplen un papel esencial en nuestra sociedad porque contribuyen a moldear la opinión pública. Conseguir la cobertura de los medios puede ser un gran recurso para crear conciencia e informar a los miembros de su comunidad sobre las noticias, las anécdotas o los programas en los que esté trabajando.

Las relaciones mediáticas incluyen el diseño de materiales para compartir información, contactar a reporteros y medios para fomentar la cobertura de los programas, las iniciativas y los eventos, responder consultas, realizar o coordinar entrevistas y entablar relaciones con los miembros de los medios. Los aspectos más importantes de las relaciones con los medios consisten en saber qué es de interés periodístico y entablar relaciones dentro de los medios. Es fundamental que las PTA trabajen de manera proactiva con los medios y, a veces, también es necesario que trabajen de manera reactiva con los medios.

Un par de puntos que querrá tener presentes cuando trabaje con personas de los medios:

o Siempre lea o mire los medios informativos de su mercado antes de contactarlos. Es importante saber qué tipo de noticias suelen cubrir y también es elemental contactar a los reporteros adecuados.

o Los reporteros son personas ocupadas, y hoy en día los recursos de los medios están reduciéndose. Los reporteros dependen cada vez más de los agentes de relaciones públicas para que les provean la noticia completa con estadísticas y hechos actualizados que no necesitarán verificar.

o El correo electrónico es su mejor abordaje a menos que tenga una gran relación con un reportero en particular y se sienta cómodo levantando el teléfono para llamarlo directamente.

o Solo ofrézcales cubrir noticias que sabe que son de su interés. Y si no les interesa, agradézcales de todos modos. Tal vez puede indicarles otro recurso en el que pueden obtener la información que ellos están buscando, luego recordarán que les ayudó y eso marcará la diferencia la próxima vez.

o Entablar y mantener buenas relaciones con los reporteros será lo que le ayude a colocar su noticia. A medida que lleva a cabo programas y eventos, puede desarrollar relaciones positivas con profesionales de los medios impresos y de radiodifusión y con organizaciones de su comunidad.

Algunas Herramientas para las Relaciones con los Medios

Las herramientas que usará para realizar la difusión mediática son un argumento breve, una gacetilla de prensa, una nota de prensa, un artículo de opinión, una carta al editor y un comunicado de prensa. Todas están diseñadas para comunicar su mensaje, programa o evento a los medios de comunicación.

EL ARGUMENTO PARA LOS MEDIOS

El argumento para los medios es una gran herramienta para convencer a un periodista de que su historia es de interés periodístico y es relevante para su público. Puede complementar a una gacetilla de prensa o servir como herramienta independiente. El argumento para los medios es menos formal y está más apuntado a un reportero específico que una gacetilla de prensa estándar. Imagínelo como una carta breve a un reportero en la que resume por qué su noticia es de interés para su público en particular. A lo mejor, este reportero ya ha cubierto este tema en el pasado o podría beneficiarse al contactarse con usted (u otro portavoz) para saber más del asunto, obtener información o novedades. El argumento periodístico es su oportunidad para mostrarse como un recurso valioso. Debería ofrecer al reportero un panorama breve de quién es usted, cuál es su noticia y por qué es relevante.

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LA GACETILLA DE PRENSA

La gacetilla de prensa es una declaración escrita formal que anuncia una variedad de noticias, incluidos premios, programas o alianzas nuevas. La gacetilla de prensa es útil cuando hay un evento, un programa o un lanzamiento importante o porque viene una "gran noticia" de su PTA en camino que apunta a un público mediático amplio. Tiene un formato estándar, contiene la información de contacto apropiada y permite que los medios de comunicación hagan un seguimiento con usted si están interesados en hacer un artículo.

Ejemplo de Gacetilla de Prensa y Ejemplo de Anuncio de Prensa

El Anuncio de Prensa

El anuncio de prensa o alerta de prensa es un comunicado de prensa reducido que se usa para ofrecer información a los medios a fin de persuadirlos de que cubran un evento, una reunión o un espectáculo. El anuncio de prensa transmite hechos básicos en un formato de qué/por qué, quién, cuándo y dónde.

El Artículo de Opinión

El artículo de opinión se escribe para llamar la atención y generar apoyo entre varios grupos, incluidos los funcionarios electos, los líderes comerciales y comunitarios y el público en general. Este tipo de artículo está diseñado para expresar claramente un único punto de vista que está respaldado por datos y estadísticas. El artículo de opinión debería centrarse en un tema oportuno y de interés periodístico, e incluir una llamada de atención clara.

La Carta al Editor

La carta al editor es otra manera de llegar a un público amplio. La carta puede adoptar una postura a favor o en contra de un tema, solamente informar o ambas. Las cartas al editor son breves y concisas y pueden incluir sentimientos y/o hechos. Las cartas están diseñadas para mencionar o destacar temas candentes relevantes, acontecimientos recientes de la comunidad o un artículo informativo reciente.

El Comunicado de Prensa

El comunicado de prensa se escribe en respuesta a un artículo o evento de noticias de última hora. El comunicado se usa para proveer citas que puedan incorporarse cuando los medios de comunicación ya están cubriendo una noticia o cuando una asociación desea hacer comentarios sobre una noticia. El comunicado es breve y conciso y se usa para llamar la atención de los reporteros o los medios de comunicación.

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Cómo Hablar en una Entrevista Conseguir una entrevista telefónica o en persona es una gran oportunidad para transmitir una historia o noticia a un reportero que luego la "presentará" a su público. Le ofrecemos algunas técnicas y consejos útiles para hacer entrevistas como portavoz eficaz de su PTA:

o Prepare temas de conversación sobre puntos centrales que quiera destacar. Recuerde que sean

escuetos, ya que siempre existe la posibilidad de que el reportero edite su respuesta. Piénselos como "citas jugosas". Trate de practicarlos en su casa antes de dar la entrevista.

o Escuche atentamente las preguntas del entrevistador y responda concienzudamente. En lo posible, trate de unirlas a sus puntos centrales.

o Si no sabe la respuesta a una pregunta, no hay problema, dígaselo al reportero y hágale saber que la averiguará.

o Sea auténtico, apasionado y honesto. ¡Sea usted mismo! Le ayudará a relajarse y sonará más sincero.

Guía de Referencia Rápida sobre Comunicaciones | 20 Kit Oficial de National PTA® para Líderes de PTA Locales

La Fotografía y la Videografía Las fotografías y los videos transmiten la emoción de un carnaval escolar o el tamaño de una multitud en una reunión municipal como nadie. Además, añaden un gran atractivo visual a cualquier forma de comunicación que su PTA podría crear y pueden ser maravillosos para compartir con los medios locales. Con la llegada de los teléfonos inteligentes, los usuarios pueden capturar fácil y rápidamente fotografías y videos, pero para obtener imágenes y videos con la mejor calidad posible, es mejor encontrar un voluntario con experiencia y una buena cámara. Siempre recuerde poner el crédito cuando corresponda. Asegúrese de incluir el nombre tanto del fotógrafo como de la PTA en cada imagen.

Los Formularios de Autorización

En la era digital, cuando una imagen puede difundirse por Internet en cuestión de minutos, muchas familias son muy sensibles con su privacidad, en particular en lo que respecta a sus hijos. Para proteger a su PTA de un posible problema jurídico y para respetar estas sensibilidades, se recomienda que obtenga un formulario de autorización para las fotografías con niños y para cualquier fotografía que desee usar en publicidades o artículos para la venta.

Para facilitar el proceso de conseguir las autorizaciones, contemple la posibilidad de crear un formulario anual que las familias puedan firmar o grabar un consentimiento oral en video. Recuerde que debe conservar las autorizaciones mientras exista la fotografía. Cabe destacar que los formularios de autorización de la escuela no reemplazan a los de PTA. National PTA no publicará fotografías sin su correspondiente autorización firmada.

Ejemplo de Formulario de Autorización para el Uso de Fotografías

Oficina Nacional 1250 North Pitt Street Alexandria, VA 22314

Llamada gratuita: (800) 307-4PTA (4782) Fax: (703) 836-0942

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