2017%...

CDA$ENVIDIAGNÓTICO$S.A.S$

Calle$49$Sur$#$48828$Envigado,$Antioquia$

[email protected]$$$$$

www.envidiagnostico.com$$$

Teléfono:$301$49$00$

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GESTIÓN%DOCUMENTAL$$$$$$$

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PROGRAMA'DE'GESTIÓN'DOCUMENTAL'

$ PROGRAMA'DE'GESTIÓN'DOCUMENTAL''

CDA'ENVIDIAGNÓSTICO'S.A.S'

VERSIÓN:%01%

FECHA:%09/11/2017%CODIGO:%DG;24%

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CONTENIDO!1.1'INTRODUCCIÓN'.....................................................................................................................................'3$

1.2'ALCANCE'...........................................................................................................................................'3'

1.3'PÚBLICO'AL'CUAL'ESTÁ'DIRIGIDO'................................................................................................'4'

1.4'REQUERIMIENTOS'PARA'EL'DESARROLLO'DEL'PGD'................................................................'4'

1.4.1!Normativos!...................................................................................................................................!4'

1.4.2!Económicos!..................................................................................................................................!8'

1.4.3!Administrativos!.............................................................................................................................!8'

1.4.4!Tecnológicos!................................................................................................................................!8'

1.4.5!Gestión!del!Cambio!......................................................................................................................!9'

1.4.6!Principios!en!el!proceso!de!la!gestión!documental!......................................................................!9'

1.4.7!Estructura!de!Archivos!...............................................................................................................!11'

1.4.8!Tablas!de!Retención!Documental!..............................................................................................!11'

1.4.9!Procesos!de!la!Gestión!Documental!..........................................................................................!12'

2.'LINEAMIENTOS'PARA'LOS'PROCESOS'DE'LA'GESTIÓN'DOCUMENTAL$........................................$13$

Marcación!de!Etiquetas!y!Rótulos!para!sobres:!..................................................................................!16'

3.'PRINCIPIOS'ARCHIVÍSTICOS$.........................................................................................................................$22$

4.'FASES'DE'IMPLEMENTACIÓN'DEL'PROGRAMA'DE'GESTIÓN'DOCUMENTAL'–'PGD$..................$23$

4.1!Metas!a!corto!plazo:!..........................................................................................................................!24!

4.2!Metas!a!mediano!plazo:!....................................................................................................................!24!

4.3!Metas!a!largo!plazo:!......................................................................................................................!24!

5.'PROGRAMAS'ESPECÍFICOS$..........................................................................................................................$25$

5.1!Programas!de!capacitación!...............................................................................................................!25!

5.2!Sensibilización!y!toma!de!conciencia!................................................................................................!25!

6.'ARMONIZACIÓN'CON'EL'SISTEMA'INTEGRADO'DE'GESTIÓN$............................................................$25$

7.'MARCO'CONCEPTUAL$.....................................................................................................................................$26$

ANEXOS$....................................................................................................................................................................$28$

Cronograma!de!implementación!del!PGD!...............................................................................................!29!

Mapa!de!procesos!de!la!entidad!.............................................................................................................!30!

Presupuesto!anual!para!la!implementación!del!PGD!..............................................................................!31!

Normograma!............................................................................................................................................!32!

Ciclo!Vital!del!Documento!.......................................................................................................................!34!

Armonización!del!PGD!con!el!Sistema!de!Gestión!de!Calidad!NTC!–!GP!1000………………………….36'

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1.1'INTRODUCCIÓN'!

Este! trabajo! tiene! como! objetivo! comprender! la! importancia! del! PGD! y! también! las!diferentes! normas! y! guías! con! el! fin! de! afianzar! la! planeación,! producción,! gestión! y!trámite,! distribución,! organización,! consulta,! conservación! y! disposición! final! de! los!documentos!para!el!CDA!(Centro!de!Diagnóstico!Automotriz)!Envidiagnóstico!S.A.S,!por!lo! cual! es! necesario! una! normalización! y! aplicación! de! procesos! de! la! gestión!documental!como!principios!para!el!crecimiento!de!la!entidad.!!!!

Los! documentos! son! el! reflejo! de! la! historia! de! Envidiagnóstico! desde! las! funciones!administrativas! y! técnicas,! garantizando! el! buen! funcionamiento! de! los! procesos! y!procedimientos!de!las!diferentes!dependencias!dando!soporte!de!información!auténtica!y!veraz.!

El! PGD! contribuye! a! generar! flujos! de! información! con! las! diferentes! áreas,!evidenciando! las! actividades! que! representan! el! ámbito! misional,! estratégico! y! de!apoyo! de! la! Entidad,! fortaleciendo! la! implementación! del! programa! de! gestión!documental!y!de!las!demás!dependencias.!!!!

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1.2'ALCANCE''!

El!Programa!de!Gestión!Documental!comprende!todos!los!procesos!del!CDA!(Centro!de!Diagnóstico! Automotriz)! Envidiagnóstico! S.A.S! desde! la! creación! y! recepción! de! los!documentos!hasta!la!disposición!final!de!los!mismos.!

El! CDA! (Centro! de! Diagnóstico! Automotriz)! contendrá! los! lineamientos! básicos! para!implementar! las! directrices! en! el! desarrollo! de! la! gestión! documental,! dando!acompañamiento! a! las! áreas! administrativas! integrando! los! distintos! sistemas! y!procesos!de!la!entidad.!!

En! la! ejecución! se! emplearán! los! principios! del! programa! a! todos! los! tipos! de!Información! que! gestione! y! tramite! la! compañía,! así! mismo! a! los! funcionarios! y!contratistas!que!se!relacionen!o!vinculen!con!algunos!de!los!procesos,!servirá!para!que!las!diferentes!actuaciones!concuerden!con!la!planeación!estratégica!de!la!Gerencia.!!

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1.3'PÚBLICO'AL'CUAL'ESTÁ'DIRIGIDO'!

El!Programa!de!Gestión!Documental!está!dirigido!a! los!funcionarios!y!contratistas!con!cualquier! tipo! de! vinculación! con! la! entidad,! a! usuarios! y! Organismos! de! control! y!vigilancia!que!posibiliten!los!mecanismos!de!difusión!de!las!actividades!de!la!compañía.!

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1.4'REQUERIMIENTOS'PARA'EL'DESARROLLO'DEL'PGD'!

1.4.1'Normativos''!

El!PGD!se!fundamenta!en!la!siguiente!normatividad:!!!!! Constitución!Política!de!Colombia!(artículos!8!“es!obligación!del!Estado!y!de!

las!personas!proteger!las!riquezas!culturales!y!naturales!de!la!Nación,!artículo!15!“Todas!las!personas!tienen!derecho!a!su!intimidad!personal!y!familiar!y!a!su! buen! nombre”,! artículo! 20! “se! garantiza! a! toda! persona! la! libertad! de!expresar! y! difundir! su! pensamiento! y! opiniones,! la! de! informar! y! recibir!información! veraz! e! imparcial,! y! la! de! fundar! medios! masivos! de!comunicación”! ,! artículo! 23! “toda! persona! tiene! derecho! a! presentar!peticiones! respetuosas! a! las! autoridades! por! motivos! de! interés! general! o!particular!y!a!obtener!pronta!resolución”,!artículo!27!“el!Estado!garantiza! las!libertades! de! enseñanza,! aprendizaje,! investigación! y! cátedra”,! artículo! 63!“los! bienes! de! uso! público,! los! parques! naturales,! las! tierras! comunales! de!grupos! étnicos,! las! tierras! de! resguardos,! el! patrimonio! arqueológico! de! la!nación! y! los! demás! bienes! que! determine! la! ley,! son! inalienables,!imprescriptibles! e! inembargables”,! artículo! 70! “el! Estado! tiene! el! deber! de!promover! y! fomentar! el! acceso! a! la! cultura! de! todos! los! colombianos! en!igualdad! de! oportunidades,! por! medio! de! la! educación! permanente! y!enseñanza!científica,! técnica,!artística! y!profesional! en! todas! las!etapas!del!proceso!de!la!creación!de!la!identidad!nacional”,!artículo!71!“la!búsqueda!del!conocimiento! y! la! expresión! artística! son! libres.! Los! planes! de! desarrollo!económico! y! social! incluirán! el! fomento! a! las! ciencias! y,! en! general,! a! la!cultura,!artículo!72!“el!patrimonio!cultural!de!la!Nación!está!bajo!la!protección!del! Estado,! artículo! 74! “todas! las! personas! tienen! derecho! a! acceder! a! los!documentos! públicos! salvo! los! casos! que! establezca! la! ley.! El! secreto!profesional!es!inviolable”.)!



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!!! Ley!594!de!2000!“Por!medio!de!la!cual!se!dicta!la!Ley!General!de!Archivos!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!!

!! Ley!de!Transparencia!1712!de!2014!“Por!medio!de!la!cual!se!dicta!la!Ley!General!de!Archivos!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!!

!! Ley! estatutaria! 1581! de! 2012! “Por! la! cual! se! dictan! disposiciones!generales!para!la!protección!de!datos!personales.”!!

!! Ley! 1755! de! 2015! “Por! medio! de! la! cual! se! regula! el! Derecho!Fundamental! de! Petición! y! se! sustituye! un! título! del! Código! de!Procedimiento!Administrativo!y!de!lo!Contencioso!Administrativo.”!!

!! Ley!527!de!1999!“Por!medio!de!la!cual!se!define!y!reglamenta!el!acceso!y!uso! de! los!mensajes! de! datos,! del! comercio! electrónico! y! de! las! firmas!digitales,!y!se!establecen! las!entidades!de!certificación!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!

!!! Ley!1005!de!2006!“Por!el!cual!se!adiciona!y!modifica!el!código!nacional!terrestre.”!!

!! Ley! 1437! de! 2011! “Por! la! cual! se! expide! el! Código! de! Procedimiento!Administrativo!y!de!lo!Contencioso!Administrativo.”!!

!! Decreto! 1080! de! 2015! “Por! medio! del! cual! se! expide! el! Decreto! Único!Reglamentario!del!Sector!Cultura.”!!

!! Decreto!2758!de!2013!“Por!el!cual!se!corrige!el!artículo!8°!y!los!literales!5!y! 6! del! artículo! 12°! del! Decreto! 1515! de! 2013! que! reglamenta! las!trasferencias!secundarias!y!de!documentos!de!valor!históricos!al!Archivo!General!de!la!Nación!y!a!los!archivos!generales!territoriales”!

!!! Resolución!061583!de!2016!“Por!la!cual!se!establecen!las!directrices!que,!en!materia!de!Gestión!Documental!y!Organización!de!Archivos,!que!debe!cumplir! los! sujetos! de! supervisión! de! la! Superintendencia! de! Puertos! y!Transportes.”!

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!! Resolución!3500!de!2005!“Por!la!cual!se!establecen!las!condiciones!mínimas!que!deben!cumplir!los!Centros!de!Diagnóstico!Automotor!para!realizar!las!revisiones!técnicoemecánica!y!de!gases!de!los!vehículos!automotores!que!transiten!por!el!territorio!nacional.”!

!!! Resolución!910!de!2008!“Por!la!cual!se!reglamentan!los!niveles!permisibles!de!emisión!de!contaminantes!que!deberán!cumplir!las!fuentes!móviles!terrestres,!se!reglamenta!el!artículo!91!del!Decreto!948!de!1995!y!se!adoptan!otras!disposiciones.!

!!! Resolución!55!de!2016!“Por!la!cual!se!adoptan!sistemas!técnicos!de!control!de!facturación,!se!modifica!el!numeral!1!del!artículo!11!de!la!resolución!0019!de!2016!y!se!establecen!otras!disposiciones.”!

!!! Resolución!3768!de!2013!“Por! la!cual!se!establecen!las!condiciones!que!deben!cumplir!los!Centros!de!Diagnóstico!Automotor!para!su!habilitación,!funcionamiento!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!

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!! Resolución!5111!de!2011!“Por! la!cual!se!adopta!el!Formato!Uniforme!de!Resultados! y! el! Certificado! de! la! Revisión! Técnico! mecánica! y! de!Emisiones! Contaminantes! para! Vehículos! Automotores! en! el! Territorio!Nacional.”!!

!! Resolución! 2108! de! 2015! “Por! la! cual! se! actualizan! las! tarifas! de! los!servicios!del!Registro!Único!Nacional!de!Tránsito!–!RUNT”!!

!! Acuerdo!02!de!2014!“Por!medio!del!cual!se!establecen!los!criterios!básicos!para!creación,!conformación,!organización,!control!y!consulta!de!los!expedientes!de!archivo!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!!

!! Acuerdo!049!de!2000!"Por!el!cual!se!desarrolla!el!artículo!61!del!capítulo!7º!de!conservación!documentos!el!reglamento!general!de!archivos!sobre!"condiciones!de!edificios!y!locales!destinados!a!archivos".!!

!! Acuerdo! 04! de! 2013! “Por! el! cual! se! reglamentan! parcialmente! los!Decretos! 2578! y! 2609! de! 2012! y! se! modifica! el! procedimiento! para! la!elaboración,! presentación,! evaluación,! aprobación! e! implementación! de!



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las! Tablas! de! Retención! Documental! y! las! Tablas! de! Valoración!Documental”.!!

!! Acuerdo! 060! de! 2001! “Por! el! cual! se! establecen! pautas! para! la!administración!de!las!comunicaciones!oficiales!en!las!entidades!públicas!y!las!privadas!que!cumplen!funciones!públicas”.!!

!! Acuerdo!005!de!2013!“Por!el!cual!se!establecen!los!criterios!básicos!paro!la!clasificación,!ordenación!y!descripción!de!los!archivos!en!las!entidades!públicas! y! privadas! que! cumplen! funciones! públicas! y! se! dictan! otras!disposiciones.”!!

!! Acuerdo! 042! de! 2002! “Por! el! cual! se! establecen! los! criterios! para! la!organización! de! los! archivos! de! gestión! en! las! entidades! públicas! y! las!privadas! que! cumplen! funciones! públicas,! se! regula! el! Inventario! Único!Documental! y! se! desarrollan! los! artículos! 21,! 22,! 23! y! 26! de! la! Ley!General!de!Archivos!594!de!2000.”!!

!! Circular! 003! de! 2015! “Directrices! para! la! elaboración! de! Tablas! de!Retención!Documental”!

!!! NTC! 17020! “Evaluación! de! la! conformidad.! Requisitos! para! el!funcionamiento! de! diferentes! tipos! de! organismos! que! realizan! la!inspección.”!!

!!! NTC!5385!de!2010! “Centros!de!diagnóstico!automotor.!Especificaciones!del!servicio.”!!

!! NTC! 5375! de! 2012! “Revisión! técnicoemecánica! y! de! emisiones!contaminantes!en!vehículos!automotores.”!

!!! NTC!5365!de!2012!“Calidad!del!aire.!Evaluación!de!gases!de!escape!de!motocicletas,! motociclos,! mototriciclos,! motocarros! y! cuatrimotos,!accionados!tanto!con!gas!o!gasolina!(motor!de!cuatro!tiempos)!como!con!mezcla!de!gasolina!aceite!(motor!de!dos!tiempos).!Método!de!ensayo!en!marcha!mínima!(ralentí!y!especificaciones!para!los!equipos!empleados!en!esta!evaluación.”!!



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!! NTC!4231!de!2012!“Procedimientos!de!evaluación!y!características!de!los!equipos! de! flujo! parcial! necesarios! para! medir! las! emisiones! de! humo!generadas!por!las!fuentes!móviles!accionadas!con!ciclo!diésel.!Método!de!aceleración!libre.”!

!!! NTC!4983!de!2012!“Calidad!del!aire.!Evaluación!de!gases!de!escape!de!vehículos!automotores!que!operan!con!ciclo!Otto.!Método!de!ensayo!en!marcha! mínima! (ralentí)! y! velocidad! crucero,! especificaciones! para! los!equipos!empelados!en!esta!evaluación.”!

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1.4.2'Económicos'!

La! Empresa! ha! dispuesto! los! recursos! financieros! de! acuerdo! con! las! inversiones!necesarias! para! el! cumplimiento! de! los! objetivos! y! metas,! su! implementación! y!ejecución!programadas!en!el!PGD!a!corto,!mediano!o!largo!plazo.!

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1.4.3'Administrativos''!

Se! hará! un! Comité! de! Desarrollo! Administrativo! y! un! grupo! interdisciplinario,!acompañado! por! las! Tecnólogas! de! Gestión! Documental,! la! responsabilidad! está! a!cargo! de! la! Gerencia! apoyada! del! área! de! Gestión! Documental! creada,! que! será! la!encargada! del! desarrollo! de! las! actividades! enfocadas! a! los! procesos! de! la! Gestión!Documental.!

Las!capacitaciones!e!inducciones!se!realizan!para!garantizar!la!consulta!y!conservación!de!los!documentos!y!que!el!ciclo!vital!de!los!documentos!tenga!un!buen!desarrollo!en!las!actividades.!!

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1.4.4'Tecnológicos'!

CDA! Envidiagnóstico! S.A.S! determinará! como! elaborar! los! sistemas! de! información!para! el! acceso! a! dicha! información! tanto! a! usuarios! externos! como! internos,!estableciendo!la!gestión!adecuada!para!el!cumplimiento!de!los!objetivos!de!la!Entidad.!

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1.4.5'Gestión'del'Cambio'!

La! Entidad! establecerá! las! actuaciones! pertinentes! para! aplicarla! a! la! gestión!documental!y!se!encargará!de!capacitar!a!los!empleados!en!los!nuevos!procesos!que!se! implementen,! utilizando! los! recursos! disponibles! para! darle! la! administración!correcta!a!los!documentos.!

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1.4.6'Principios'en'el'proceso'de'la'gestión'documental'!

La!gestión!documental!del!CDA!Envidiagnóstico!S.A.S!será!regulada!por!los!siguientes!procesos:!!

Planeación:! La! creación! de! los! documentos! debe! estar! precedida! del! análisis! legal,!funcional!y!archivístico!que!determine!la!utilidad!de!estos!como!evidencia,!con!miras!a!facilitar!su!gestión.!El!resultado!de!dicho!análisis!determinará!si!debe!crearse!o!no!un!documento.!!

Eficiencia:'Las!entidades!deben!producir!solamente!los!documentos!necesarios!para!el!cumplimiento!de!sus!objetivos!o!los!de!una!función!o!un!proceso.!!

Economía:!Las!entidades!deben!evaluar!en!todo!momento! los!costos!derivados!de!la!gestión!de!sus!documentos!buscando!ahorros!en!los!diferentes!procesos!de!la!función!archivística.!!

Control'y'seguimiento:'Las!entidades!deben!asegurar!el!control!y!seguimiento!de! la!totalidad!de!los!documentos!que!produce!o!recibe!en!desarrollo!de!sus!actividades,!a!lo!largo!de!todo!el!ciclo!de!vida.!'

Oportunidad:!Las!entidades!deberán!implementar!mecanismos!que!garanticen!que!los!documentos! están! disponibles! cuando! se! requieran! y! para! las! personas! autorizadas!para!consultarlos!y!utilizarlos.!!

Transparencia:!Los!documentos!son!evidencia!de!las!actuaciones!de!la!administración!y!por!lo!tanto!respaldan!las!actuaciones!de!los!servidores!y!empleados!públicos.!!

Disponibilidad:' Los! documentos! deben! estar! disponibles! cuando! se! requieran!independientemente!del!medio!de!creación.!'



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Agrupación:!Los!documentos!de!archivo!deben!ser!agrupados!en!clases!o!categorías!(series,! subseries! y! expedientes),!manteniendo! las! relaciones! secuenciales! dentro! de!un!mismo!trámite.!!

Vínculo' archivístico:! Los! documentos! resultantes! de! un! mismo! trámite! deben!mantener!el!vínculo!entre!sí,!mediante!la!implementación!de!sistemas!de!clasificación,!sistemas!descriptivos!y!metadatos!de!contexto,!estructura!y!contenido,!de!forma!que!se!facilite!su!gestión!como!conjunto.!!

Protección' del' medio' ambiente:! Las! entidades! deben! evitar! la! producción! de!documentos! impresos! en! papel! cuando! este! medio! no! sea! requerido! por! razones!legales! o! de! preservación! histórica,! dada! la! longevidad! del! papel! como! medio! de!registro!de!información.!!

Autoevaluación:! Tanto! el! sistema! de! gestión! documental! como! el! programa!correspondiente!serán!evaluados!regularmente!por!cada!una!de!las!dependencias!de!la!entidad.!!

Coordinación'y'acceso:!Las!áreas!funcionales!actuarán!coordinadamente!en!torno!al!acceso!y!manejo!de! la! información!que!custodian!para!garantizar! la!no!duplicidad!de!acciones!frente!a!los!documentos!de!archivo!y!el!cumplimiento!de!la!misión!de!estos.!!

Cultura'archivística:!Los!funcionarios!que!dirigen!las!áreas!funcionales!colaborarán!en!la! sensibilización! del! personal! a! su! cargo,! respecto! a! la! importancia! y! valor! de! los!archivos!de!la!institución.!!

Modernización:!La!alta!gerencia!pública!junto!con!el!Archivo!Institucional!propiciará!el!fortalecimiento!de!la!función!archivística!de!la!entidad,!a!través!de!la!aplicación!de!las!más!modernas!prácticas! de!gestión!documental! al! interior! de! la! entidad,! apoyándose!para!ello!en!el!uso!de!tecnologías!de!la!información!y!las!comunicaciones.!!

Interoperabilidad:!Las!entidades!públicas!deben!garantizar!la!habilidad!de!transferir!y!utilizar! información! de! manera! uniforme! y! eficiente! entre! varias! organizaciones! y!sistemas!de!información,!así!como!la!habilidad!de!los!sistemas!(computadoras,!medios!de!comunicación,!redes,!software!y!otros!componentes!de!tecnología!de!la!información)!de! interactuar!e! intercambiar!datos!de!acuerdo!con!un!método!definido,! con!el! fin!de!obtener!los!resultados!esperados.!!

Orientación' al' ciudadano:! El! ejercicio! de! colaboración! entre! organizaciones! para!intercambiar!información!y!conocimiento!en!el!marco!de!sus!procesos!de!negocio,!con!el! propósito! de! facilitar! la! entrega! de! servicios! en! línea! a! ciudadanos,! empresas! y! a!otras! entidades,! debe! ser! una! premisa! de! las! entidades! del! Estado! (Marco! de!Interoperabilidad!para!el!Gobierno!en!línea).!!



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Neutralidad' tecnológica:! El! Estado! garantizará! la! libre! adopción! de! tecnologías,!teniendo! en! cuenta! recomendaciones,! conceptos! y! normativas! de! los! organismos!internacionales!competentes!e!idóneos!en!la!materia,!que!permitan!fomentar!la!eficiente!prestación! de! servicios,! contenidos! y! aplicaciones! que! usen! Tecnologías! de! la!Información! y! las! Comunicaciones! y! garantizar! la! libre! y! leal! competencia,! y! que! su!adopción!sea!armónica!con!el!desarrollo!ambiental!sostenible.!!

Protección'de'la'información'y'los'datos:!Las!entidades!públicas!deben!garantizar!la!protección! de! la! información! y! los! datos! personales! en! los! distintos! procesos! de! la!gestión!documental.!!

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1.4.7'Estructura'de'Archivos'''

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'1.4.8'Tablas'de'Retención'Documental''

Tiempos! de! permanencia! en! cada! una! de! las! etapas! del! ciclo! vital! del! documento!(Archivo! de! Gestión,! Central! e! Histórico),! identificando! las! series! y! subseries!documentales! y! asignándoles! la! denominación! correcta! para! cada! serie! la! cual! debe!contar! con! un! equipo! interdisciplinario! conformado! por! profesionales! en! diferentes!disciplinas! como! archivistas,! historiadores,! abogados,! administradores! públicos,!ingenieros! industriales,! entre! otros.! Se! hacen! a! partir! de! los! cuadros! de! clasificación!documental,!la!aprobación!mediante!Acto!Administrativo!expedido!por!el!representante!legal!de!la!Entidad!y!su!publicación!en!la!respectiva!página!web,!una!vez!aprobadas!y!convalidadas!se!procede!a!su!implementación.!

ARCHIVO'DE'GESTIÓN'(Documentos'Activos)

•Almacenamiento'de'documentos•Consulta'alta'y'actualización

ARCHIVO'CENTRAL'(Documentos'semiactivos)

•Remisión'de'documentos•Consulta'media'

ARCHIVO'HISTÓRICO'(Documentos'Inactivos)

•Documentos'históricos•Conservación'total

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1.4.9'Procesos'de'la'Gestión'Documental'El! programa! de! gestión! documental! define! y! adopta! las! políticas,! procesos! y!procedimientos! del! ciclo! vital! para! el! CDA! (Centro! de! Diagnóstico! Automotor)!Envidiagnóstico! S.A.S,! así! mismo! cumplir! y! abarcar! el! concepto! de! Archivo! Total.!Comprende!los!siguientes!procesos:!

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PROCESOS%DE%LA%GESTIÓN%

DOCUMENTAL%

PLANEACIÓN

PRODUCCIÓN'

GESTIÓN'Y'TRAMITE'

ORGANIZACIÓN'

TRANSFERENCIA

DISPOSICIÓN

PRESERVACIÓN'

VALORACIÓN'

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2.'LINEAMIENTOS'PARA'LOS'PROCESOS'DE'LA'GESTIÓN'DOCUMENTAL'!

La! Gestión! Documental! de! CDA! (Centro! de! Diagnóstico! Automotriz)! Envidiagnóstico!S.A.S!se!desarrollará!a!partir!de!los!siguientes!procesos!normalizados!en!el!AGN:!

1.' Planeación:' la! planeación! se! hará! mediante! los! análisis! de! los! procesos! y!procedimientos! teniendo!en!cuenta! la!normatividad!archivística!colombiana!y! la!normatividad! que! rige! a! la! Entidad! interna! y! los! Organismos! de! control!(Superintendencia!de!Puertos!y!Transporte).!

Tabla%1%

SPECTO/CRITERIO'!!

'ACTIVIDADES'A'DESARROLLAR'!

!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Directrices'para'la'creación'y'diseño'de'los'documentos'!

!Identificar!los!tipos!documentales!que!se!producen!en!la!entidad,!para!que!sean!normalizados.!!!

X! X! X! X!

!Definir!la!estructura!de!los!tipos!documentales!utilizados!en!la!Entidad,!para!que!sean!utilizados!por!todos!sus!empleados.!!

X! ! X!!X!!

!Diseñar! instructivos,!guías!o! formatos!que!posibiliten! la! fácil! comprensión!al! producir!los!documentos.!!

!

X! X! X! X!

Gestión'Documental'

Los!Instrumentos!Archivísticos!que!se!van!a!utilizar!son:!!Cuadros!de!Clasificación!!Inventarios! de! Eliminación,! Inventarios!Naturales!y!FUID!Tablas!de!Retención!!Tablas!de!Valoración!!!Se!socializa!el!plan,!se!publica!y!aplica!PINAR!elaborar!aprobar!y!revisar!

X! X! X! X!

Convenciones'

A=!Administrativo!!L=!Legal!!F=!Funcional!!T=!Tecnológico!!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

2.' Producción:' la!producción'documental!estará!reglamentada!de!tal!manera!que!los! soportes! físicos,! electrónicos! y! demás! soportes! que! contengan! información!relevante! en! la! Empresa! sean! los! necesarios! para! el! cumplimiento! de! sus!objetivos,!funciones!y!procesos.!

Tabla%2%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Estructura'de'los'Documentos!

!Todos!los!documentos!tendrán!logotipo!y!membrete!para!la!identificación!de!la!Entidad:!!Imagen!corporativa,!la!cual!incluye,!entre!otros,!la!leyenda!de!pie!de!página!que!debe!contener,!la!dirección,!el!número!del!conmutador,!el!número!de!fax!institucional,!la!dirección!de!la!página!web!y!la!dirección!de!correo!electrónico!de!la!entidad.!!

X! X! X! X!

Los!documentos!se!producirán!en!el!tipo!de!letra!estipulado!por!el!área!de!Gestión!Documental!(Arial!12).!!

X! ! X!!X!!

!Márgenes!en!la!producción!SUPERIOR:!3cm!INFERIOR:!2!cm! !LADO!IZQUIERDO:!4!cm!LADO!DERECHO:!2!cm!!

X! X! X! X!

Producción'y'Recepción'de'la'información'

Utilizar! papelería! con! gramaje! entre! 75! y!90!g/m2,!libre!de!ácido!y!exento!de!lignina!pH! entre! 7.0! y! 8.5! para! garantizar! la!durabilidad! y! permanencia! de! la!información!en!el!soporte!papel.!Para! producción! electrónica! debe!realizarse! en! formatos! compatibles! que!permitan! su! reproducción,! recuperación! y!copiado.!!

X! X! X! X!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Se! genera! un! documento! original! y! una!copia!!Los!documentos!deben!estar!firmados!por!el!responsable!encargado.!Producción! documental! para! soportes!informáticos:! cd,! discos! ópticos! y! cintas!magnéticas!!

Convenciones'


!

Recepción:' la! recepción! de! los! documentos! se! hará! desde! la! Unidad! de!Correspondencia! o! Ventanilla! Única! donde! se! recibe,! revisa,! registra,! radica,! y! por!último!se!reparte!la!documentación.!

Distribución:! la! distribución! de! los! documentos! enviados! y! recibidos! será! con! el!personal! capacitado! que! registren,! controlen! y! envíen! las! comunicaciones! oficiales!dando! el! debido! proceso! del! trámite.! (Formatos! de! comunicaciones! enviadas! y!recibidas).!

Consulta:! las! consultas! se! regularizarán! desde! el! área! de! Gestión! Documental,!estipulando!los!horarios!de!atención!para!las!consultas,!que!usuarios!pueden!acceder!a!la! información! y! con! la! autorización! de! los! responsables! de! cada! área,! siempre! y!cuando!no!exista!reserva!legal!en!el!documento!que!soliciten.!

3.' Gestión'y'Trámite:'Se!realizará!con!la!finalidad!de!que!el!flujo!de!información!y!el! diligenciamiento,! se! controle! para! que! llegue! al! destinatario,! ya! sea! a! las!oficinas!o!al!personal.!

Tabla%3%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Registro''y'distribución'de'la'documentación'!

Crear!la!unidad!de!correspondencia!! X! X! X! X!

Las!comunicaciones!personales!no!se!radicaránq!las!empresariales!se!recibirán!y!se!despacharán!al!destinatario.!Cuando'se'reciben:!Verificar!que!estén!correctos!los!datos!del!remitente:!

X! ! X!!X!!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

dirección,!nombre!de!la!empresa!!Radicar:!asignar!el!consecutivo!en!orden,!sin!reservar!números!y!asignar!la!fecha!en!que!se!recibe!Registrar:!si!es!comunicación!física!en!planilla!manual!y!si!es!electrónica!en!planilla!electrónica.!!Repartir!la!comunicación!a!quien!va!dirigida.!Cuando'se'despachan:!Revisar!que!cumpla!con!la!GTC!185,!su!redacción,!ortografía!y!firma.!Marcación' de'Etiquetas' y'Rótulos' para'sobres:'Inscripción!de!los!siguientes!datos:!Nombre!del!Remitente,!nombre!del!destinatario,!cargo,!dirección,!teléfono,!fax,!ciudad!y!país.!!Se!radica!por!número!consecutivo!y!la!fecha!sin!tachones!ni!enmendaduras.!Se!registra!en!planilla!de!control!si!es!manual!o!automática.!Se!reparte!ya!sea!por!correo!y!mensajería.!!

Acceso'y'consulta'

Los! horarios! de! atención! para! consulta! al!usuario!estarán!establecidos!entre!las!8:00!am!y!12:00!pm!y!de!1:00!pm!a!4:00!pm!de!lunes!a!viernes.!'Los! usuarios! y! el! personal! encargado! de!cada! dependencia,! pueden! acceder! a! la!información! del! archivo! en! los! horarios!establecidos.!!El!servicio!de!consulta!se! realizará!con!el!debido!control!de!registro!de!consulta!de!la!información,!presentando!el!documento!de!identidad.!!!Se! verificará! la! existencia! de! la!documentación.!!La! consulta! no! tendrá! ningún! costo! para!

X! X! X! X!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

los!usuarios.!!Los! usuarios! no! podrán! acceder! a! copias!sin!autorización!del!responsable!de!archivo!(se! revisará! si! la! información! no! tiene!relación! con:! reserva! legal,! secreto!profesional,!confidencialidad!y!derechos!de!autor).!!!La! consulta! de! la! información! se! hará!directamente! en! el! archivo,! no! se! deberá!retirar! la! documentación! sin! la! debida!autorización.!!!

Control'y'seguimiento'

Se! controlarán! los! actos! administrativos!con! su! respectivo! consecutivo,! fecha! y!firmas! de! las! personas! autorizadas! y!debidamente! registradas! en! las! planillas!de!control!Las! comunicaciones! centralizadas! en! la!unidad! de! correspondencia! permitirán! el!control!y!seguimiento.!!La! persona! encargada! de! recibir! y!despachar! las!comunicaciones!debe! tener!sigilo!profesional.!!

X! ! X! X!

Convenciones'


!

4.' Organización' documental:' Comprende! la! clasificación,! ordenación! y!descripción!de! los!documentos!que!se!generan!a!partir!de! las! funciones!de! las!dependencias,! la! utilización! de! los! instrumentos! archivísticos! (Cuadros! de!Clasificación! Documental,! Inventarios! Documentales,! Tablas! de! Retención!Documental!y!Tablas!de!Valoración!Documental),!donde!se!logra!estandarizar!la!documentación,!legaliza!y!se!desarrolla!el!proceso!organizadamente.!

!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Tabla%4%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Clasificación''

Identificar! procedencias,! estructura! y!funciones!!Definir! las! agrupaciones! documentales!existentes! en! la! Entidad:! categorías!administrativas! (Fondo,! Sección,!Subsección)! y! categorías! ! archivísticas!(Serie,! Subseries,! Unidad! documental! y!tipo!documental)!

X!!

X!!

X!!

!!X!!!!

Ordenación'

!La!ordenación!será!cronológica,!alfabética!y! numérica,! respetando! el! principio! de!origen!de!procedencia!y!de!orden!original!(secuencia!del!trámite)!Las! carpetas! tendrán! sus! respectivas!hojas!de!control!de!ingresos!!Tendrán! la! respectiva! marcación,!rotulación,! numeración! de! folios,! fechas!extremas!y!número!de!expedientes.!Seguimiento! a! la! conformación! de!expedientes!en!los!archivos!de!gestión!$

X! X! X! X!

Descripción''

Inventarios! que! se! requieran! para! el!acceso!y!consulta!de!información.!Creación! y! actualización! de! las! TRD!cuando!así!se!requiera!

X! X! X! X!

Convenciones'


!

5.' Transferencia:'etapa! de! análisis! y! preparación! del! conjunto! de! expedientes! y!series! documentales,! para! su! traslado! sistemático,! una! vez! que! éstas! hayan!cumplido! el! plazo! de! permanencia! fijado! por! las! normas! de! valoración! según!cada!una!de!las!etapas!del!ciclo!vital!de!los!documentos,!de!conformidad!con!lo!establecido! por! la! Comisión! de! Valoración! Documental,! manteniendo! los!registros!y!catálogos!preparados!en!el!lugar!de!origen!con!el!fin!de!garantizar!el!acceso!a!la!información!y!la!conservación!documental.'



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Preparación'de'la'transferencia'

!

Realizar!las!transferencias!primarias!físicas!y!electrónicas!al!sistema!de!gestión!de!documentos!electrónicos!de!Archivo!!!Realizar!formatos!de!control!de!transferencias!y!registrar!la!información!para!identificar!las!características!del!archivo!a!transferir!(transferencias!primarias!y!secundarias).!!Ubicar!y!distribuir!los!documentos!para!establecer!la!asignatura!topográfica!(ubicación!e!inventarios!topográficos),!de!acuerdo!al!lugar!que!ocupe!en!la!unidad!de!conservación!!

X!!

X!$

X!!

X!!

Validación'de'transferencia'

Verificar! información! de! integridad! y!corroborar! información! contenida! en! los!formularios!!!Verificar! la! aplicación! de! la! clasificación,!ordenación! y! descripción! de! los!expedientes! o! documentos! a! transferir!teniendo! en! cuenta! las! condiciones! de!empaque!y!embalaje!para!el!traslado!!!Realizar!el!cotejo!de!inventarios!!!Realizar! acta! de! recibo! o! devolución! de!transferencia!!

X! ! X! X!

Transferencia'electrónica'(migración,'refreshing,'emulación'o'conversión)'

Definir!el!tiempo!para!cada!Backups!Migraciones! por!medio! de! software! “The!Bird”!Identificación! ! de! metadatos! para! la!descripción!de!archivos!electrónicos!!

X! X! X! X!

Convenciones'




VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Tabla%5%

Conservación:' el! Archivo! tendrá! las! condiciones! locativas! y! ambientales! adecuadas!para!garantizar!la!integridad!física!y!funcional!de!los!documentos,'tomando!las!medidas!preventivas! y! cuando! sea! necesario! el! uso! de! los! primeros! auxilios! y! de! reparación!documental.!

6.' Disposición' final:'en! esta! etapa! se! determina! que! documentos! procederán! a!ser! eliminados,! conservados! totalmente! o! seleccionados! según! los! valores!primarios!o!secundarios!que!posean,!también!si!la!información!será!microfilmada!o!digitalizada.!

!Tabla%6%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Disposición''Procedimiento'de'disposición'!

Hacer! seguimiento! y! control! de! calidad! y!confidencialidad! para! la! realización! de! la!destrucción!documental,!conservación!total!y!selección!

X! X! X! X!

Eliminación'Eliminación! documental! en! soporte! físico,!digital!y!electrónico!(acta!de!eliminación)!!!

X! ! X! X!

Selección''Realizar! selección! de! documentos! de!acuerdo! a! la! finalización! del! periodo! de!retención!aplicando!el!muestreo!!

X! ! X! X!

Conservación'Total' Custodiar!la!información!almacenada!!en!los!archivos!históricos!!! X! ! X! X!

Convenciones'


'

7.' Preservación' a' largo' plazo:' conjunto! de! principios,! políticas,! estrategias! y!acciones! específicas! que! tienen! como! fin! asegurar! la! estabilidad! física! y!tecnológica! de! los! datos,! la! permanencia! y! el! acceso! de! la! información!de!los!documentos! físicos! y! digitales! protegiendo! el! contenido! intelectual! de! los!mismos.'



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Tabla%7%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!Sistema'integrado'de'conservación''Seguimiento'de'la'información''

'!

Diseñar!e!implementar!el!sistema!integrado!de!conservación!!Seguridad!de!la!información! X!

!X!$

X!!

X!!

Diseñar'e'implementar'el'

sistema'de'gestión'de'documentos'electrónicos''

Diseñar!políticas!para!preservación!a!largo!plazo!de!documentos!! X! ! X! X!

Aplicar'las'correctas'técnicas'y'las'metodologías'archivísticas''

Administrar!el!plan!de!conservación!!!Administrar!el!plan!de!preservación!digital!a!largo!plazo!de!la!información!!!Preservación!y!conservación!de!documentos!!!'

X! X! X! X!

Convenciones'


'

8.' Valoración:' fase! del! tratamiento! archivístico! que! consiste! en! analizar! y!determinar! los! valores! primarios! y! secundarios! de! las! series! documentales,!fijando!los!plazos!de!transferencia,!acceso!y!conservación!o!eliminación!parcial!o!total.''''''''



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Tabla%8%

'SPECTO/CRITERIO'!

!


!

TIPO'DE'REQUISITO'!

A'! L'! F'! T'!

Lineamientos,'autenticidad'e'integridad'

!Elaboración!de!fichas!de!valoración!documental!por!cada!agrupación!documental!!Lineamientos!para!evaluar!la!autenticidad!e!integridad!de!documentos!electrónicos!!!

X!!

X!$

X!!

X!!

Valoración'documentos'primarios'y'secundarios'

Valorar!la!información!producida!y!recibida!Primarias:! Administrativo,! legal,! jurídico,!fiscal,!contable!y!técnico!!Secundaria:! Cultura,! Investigación! e!Historia!

X! X! X! X!

Información'clasificada'y'reservada'

Índice! de! información! clasificada! y!reservada! y! el! registro! de! activos! de!información!!

X! X! X! X!

Convenciones'


3.'PRINCIPIOS'ARCHIVÍSTICOS''!

Transparencia:' Los! documentos! producidos! por! CDA! (Centro! de! Diagnóstico!Automotor)!Envidiagnóstico!S.A.S!son!evidencia!de! las! funciones!y!procesos,!de!esta!forma!respaldan!las!actuaciones!de!nuestros!empleados!y!la!relación!con!los!clientes,!y!deben!estar!disponibles!para!el!ejercicio!del!control!ciudadano.!

Política'de'cero'papeles:!concientización!y!capacitación!para!que!sea!un!componente!cultural,!mediante!el!cual!la!Entidad!pueda!reducir!sus!actuales!demandas!de!papel!en!actividades!administrativas,!como!un!primer!paso!para!avanzar!a!la!implementación!de!una!administración!pública!cero!papel.!!

Adicionalmente:''

•!Promover!entre!los!empleados!un!sentido!de!responsabilidad!con!el!ambiente!y!con!el!desarrollo!sostenible!del!país.!!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

•! Promover! entre! los! directivos! de! la! Entidad! un! compromiso! con! las! políticas! de!eficiencia!administrativa!y!cero!papel!en!la!administración.!!

•!Contribuir!a!la!construcción!de!los!indicadores!que!nos!permitan!medir!el!impacto!de!las! medidas! adoptadas! en! la! reducción! de! consumo! de! papel! y! la! sustitución! de!procedimientos!y!trámites!basados!en!papel!por!trámites!y!procedimientos!electrónicos.!

Seguridad' de' la' información:' Regularizar! de! forma! sistemática! un! Programa! de!Gestión!Documental,!para!normalizar!la!información!que!se!crea!en!la!empresa,!dando!confianza!y!calidad,!apoyando!la!toma!oportuna!de!decisiones,!frente!a!los!documentos!internos!y!externos,!donde!en!cada!dependencia!de!la!empresa!o!institución!se!genere!la!misma!normatividad!documental!en!lo!que!se!refiere!a!preservar!y!asegurar!la!validez!de!los!documentos.!

4.'FASES'DE'IMPLEMENTACIÓN'DEL'PROGRAMA'DE'GESTIÓN'DOCUMENTAL'–'PGD'!

Se!implementará!por!medio!de!la!planeación!estratégica!de!las!actividades!requeridas!para!la!aplicación,!especificando!metas!y!objetivos!a!corto,!mediano!y!largo!plazo.!!

!

!

!

!

'

'

'

'

'

'

'

'$

1.Elaboración

2.Ejecución

3.Seguimiento

4.Mejora%Continua

Ilustración%3'



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

'4.1'Metas'a'corto'plazo:'!

•! Realizar!las!actividades!relacionadas!con!la!organización!y!limpieza!del!Archivo!!•! Organizar,! seleccionar,! depurar,! clasificar,! identificar! y! sistematizar! el! material!archivístico!

•! Evaluar!el!estado!de!conservación!o!deterioro!de!la!documentación!!•! Realizar!el!control!de!comunicaciones!enviadas!y!recibidas!•! Realizar!Inventario!Documental!y!Cuadros!de!Clasificación!Documental!•! Elaboración!y!diseño!de!formatos.!!•! Contratar!un!Técnico,!Tecnólogo!o!Profesional!en!Archivística.!•! Elaborar!el!manual!de!procesos!y!procedimientos!archivísticos.!

!

4.2'Metas'a'mediano'plazo:'!

•! Valoración!de!documentos!destinados!para!TVD!Y!TRD!!•! Avanzar! en! el! desarrollo! de! las! Tablas! de!Retención!Documental! y! Tablas! de!Valoración!Documental!!

•! Organización!del!fondo!acumulado!!•! Pautas!para!las!transferencias!documentales!(primarias!y!secundarias)!•! Elaboración! del! reglamento! interno! de! archivo! y! PINAR! (Plan! Institucional! de!Archivos)!

•! Implementar!las!medidas!de!conservación!integral!de!los!documentos!ajustadas!a!la!normatividad!vigente.!

!

4.3'Metas'a'largo'plazo:'!

•! Aprobación!e!implementación!de!las!Tablas!de!Retención!Documental!•! Socializar!el!Reglamento!Interno!de!Archivo!y!PGD!•! Capacitar!al!personal!continuamente!cuando!sea!necesario.!•! Hacer!seguimiento!a!la!implementación!del!Programa!de!Gestión!Documental!•! Realizar!el!proceso!de!selección!y!eliminación!de!documentos!!•! Realizar!acciones! tendientes!a! la!preservación,!conservación!y! restauración!de!los!documentos!!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

•! Utilización! de! los! insumos! adecuados,! efectuando! el! mantenimiento! de! las!instalaciones! locativas! y! condiciones! de! infraestructura! que! garanticen! la!preservación!de!los!soportes!documentales,!programas!de!atención!y!prevención!de! emergencias! y! adquisición! de! mobiliario! y! unidades! de! almacenamiento!apropiadas.!

•! Implementar!los!mecanismos!para!adecuar!la!gestión!documental!a!los!cambios!tecnológicos!y!normativos!que!se!presenten.!

'

5.'PROGRAMAS'ESPECÍFICOS'''5.1'Programas'de'capacitación''!

Las! capacitaciones! se! iniciarán! una! vez! se! haya! terminado! todo! el! proyecto! de!implementación! del! sistema! de! gestión! documental! contemplando! la! organización! de!los! archivos! de! gestión,! transferencias! documentales,! usos! de! los! instrumentos!archivísticos,! gestión! de! los! documentos! en! la! unidad! de! correspondencia! y! la!conservación!de!los!documentos.!

!

5.2'Sensibilización'y'toma'de'conciencia''!

Planear! actividades! referentes! a! la! sensibilización! y! concientización!del! buen!uso!del!papel! y! la! importancia! de! garantizar! el! manejo! correcto! de! los! expedientes! y! la!documentación!que!genera!la!Entidad,!asegurando!que!no!haya!pérdida!de!información!tanto!física!como!electrónica!por!la!mala!manipulación!de!los!empleados.!

'

6.'ARMONIZACIÓN'CON'EL'SISTEMA'INTEGRADO'DE'GESTIÓN'!

El!programa!de!gestión!documental!se!vincula!con!el!sistema!de!gestión!de!la!calidad!de!la!entidad,!conformando!el!sistema!integrado!de!gestión.!(NTC!e!!GP!1000)!

Los!documentos!que!hacen!parte!del!Programa!de!Gestión!Documental!son:!!

•! Organigrama!DGe02!Versión:!08!•! Cuadro!de!Clasificación!Documental!DGe22!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

•! Propuesta!TVD!DGe23!•! Programa!de!Gestión!Documental!DGe24!•! Acta!Constitución!Comité!DGe25!•! Acta!Comité!de!Desarrollo!Administrativo!DGe26!•! Diagnóstico!Integral!de!Gestión!Documental!DGe27!•! Inventario!de!Eliminación!DGe28!•! Inventario!Natural!DGe29!•! Plan!Institucional!de!Archivos!DGe30!•! Reglamento!Interno!de!Archivo!DGe31!•! Tablas!de!Retención!Documental!DGe32!•! Tablas!de!Valoración!Documental!DGe33!•! Formato!Único!de!Inventario!Documental!DG!e!34!!•! Disposición!Final!PCe24!•! Formato!Hoja!Control!de!Ingreso!de!Documentos!FRe72!•! Formato!Acta!de!Eliminación!FRe73!•! Formato!Selección!Documental!FRe74!•! Formato!Conservación!Total!FRe75!•! Instructivo!Acta!de!Eliminación!ITe25!•! Instructivo!Selección!Documental!ITe26!•! Instructivo!Conservación!Total!ITe27!•! Instructivo!TRD!ITe28!•! Instructivo!TVD!ITe29!

La! armonización! de! cada!uno!de! los! componentes! se! lleva! a! cabo!a! través! del! ciclo!PHVA! y! actividades! transversales! que! buscan! la! mejora! continua! de! cada! uno! de!nuestros!procesos,!las!actividades!desarrolladas!dentro!de!cada!componente!(Planear,!Hacer,!Verificar!y!Actuar).!!

7.'MARCO'CONCEPTUAL''El!siguiente!es!el!marco!conceptual!usado!en!la!formulación!de!la!Política!de!gestión!documental:!!

!! Archivo' de' Gestión:! Instancia! donde! se! compila! la! documentación! de! las!Oficinas! productoras! que! se! encuentran! en! trámite,! sometida! a! continua!utilización!y!consulta!administrativa.!



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

!! Archivo' Central:! Instancia! que! custodia! y! reúne! los! documentos! transferidos!desde!el!archivo!de!gestión!una!vez! finalizado!su! trámite!y!cuando!su!consulta!no!es!constante.!

!! Ciclo'de'vida'de'los'documentos:!Etapas!sucesivas!por!las!que!atraviesan!los!documentos! desde! su! creación! o! recepción,! hasta! su! proceso! de! disposición!final.!

!! Comité'Interno'de'Archivo:!Instancia!principal!de!la!alta!dirección,!responsable!de! cumplir! y! verificar! el! cumplimiento! las! políticas! archivísticas,! definir! los!programas!y! lineamientos!de! la!gestión!documental,! tomar!decisiones,!efectuar!recomendaciones!y!mejoras!en!cuanto!a!los!procesos!administrativos!y!técnicos!de!archivo.!

!! Comunicaciones' oficiales:! Comunicaciones! recibidas! o! producidas! en!desarrollo! de! las! funciones! asignadas! legalmente! a! una! entidad,!independientemente!del!medio!utilizado.!

!! Clasificación'Documental:!Fase!del!proceso!de!organización!documental,!en!la!cual! se! identifican!y!establecen!agrupaciones!documentales!de!acuerdo!con! la!estructura!orgánico!funcional!de!la!entidad!productora!(fondo,!sección,!series!y/o!asuntos).!

!! Disposición'Final'de'Documentos:!Decisión!resultante!de!la!valoración!hecha!en!cualquier!etapa!del!ciclo!vital!de!los!documentos,!registrada!en!las!tablas!de!retención!y/o!tablas!de!valoración!documental,!orientada!a!la!conservación!total,!eliminación,!selección!y/o!reproducción.!

!! Documento:' Documento' de' archivo:! Registro! de! información! producida! o!recibida! por! una! entidad! pública! o! privada! en! razón! de! sus! actividades! o!funciones.!

!! Documento' electrónico' de' archivo:! Registro! de! la! información! generada,!recibida,!almacenada,!y!comunicada!por!medios!electrónicos,!que!permanece!en!estos!medios!durante!su!ciclo!vitalq!es!producida!por!una!persona!o!entidad!en!razón!de!sus!actividades!y!debe!ser!tratada!conforme!a!los!principios!y!procesos!archivísticos.!!

!! Expediente:! Unidad! documental! compleja! formada! por! un! conjunto! de!documentos!generados!orgánica!y! funcionalmente!por!una! instancia!productora!en!el!desarrollo!de!un!mismo!asunto.!

!! Eliminación'Documental:!Actividad! resultante!de! la! disposición! final! señalada!en!las!tablas!de!retención!o!de!valoración!documental!para!aquellos!documentos!que!han!perdido!sus!valores!primarios!y!secundarios,!sin!perjuicio!de!conservar!su!información!en!otros!soportes.!

!! Fondo' Documental' acumulado:! Conjunto! de! documentos! dispuestos! sin!ningún!criterio!de!organización!archivística.!



VERSIÓN:%01%


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!! Gestión' Documental:! Conjunto! de! actividades! administrativas! y! técnicas,!tendientes! a! la! planificación,! manejo! y! organización! de! la! documentación!producida!y!recibida!por!las!entidades,!desde!su!origen!hasta!su!destino!final!con!el!objeto!de!facilitar!su!utilización!y!conservación.!

!! Microfilmación:! Técnica! que! permite! registrar! fotográficamente! documentos!como!pequeñas!imágenes!en!película!de!alta!resolución.!

!! Reprografía:! Conjunto! de! técnicas,! como! la! fotografía,! el! fotocopiado,! la!microfilmación! y! la! digitalización,! que! permiten! copiar! o! duplicar! documentos!originalmente!consignados!en!papel.!

!! Soporte'documental:!Medio!en!el!cual!se!contiene!la!información.!!! Tablas'de'Retención'Documental:!Listado!de!series,!con!sus!correspondientes!tipos!documentales,!a! las!cuales!se!asigna!el! tiempo!de!permanencia!en!cada!etapa!del!ciclo!vital!de!los!documentos.!

!! Tablas'de'Valoración'Documental:!Listado!de!asuntos!o!series!documentales!a!los!cuales!se!asigna!un!tiempo!de!permanencia!en!el!archivo!central,!así!como!una!disposición!final.!

!! Valoración'Documental:!Labor!intelectual!por!la!cual!se!determinan!los!valores!primarios! y! secundarios! de! los! documentos! con! el! fin! de! establecer! su!permanencia!en!las!diferentes!fases!del!ciclo!vital.!!

ANEXOS'!

•! Plan'Institucional'de'Archivos'–'PINAR'•! Cronograma'de'implementación'del'PGD'•! Mapa'de'procesos'de'la'Entidad'•! Presupuesto'anual'para'la'implementación'del'PGD'•! Normograma'•! Ciclo'Vital'del'Documento'•! Armonización'del'PGD'con'el'Sistema'de'Gestión'de'calidad'NTC'i'GP'1000'•! Diagnóstico'Gestión'Documental'

El!diagnóstico! integral!se!fundamenta!en!la!normatividad!archivística!de!Colombia!Ley!general!de!archivos!(Ley!594!de!2000)!y!el!Decreto!1080!de!2015.!

Se!encuentra!en!el!siguiente!enlace:!Diagnóstico'Gestión'Documental'

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VERSIÓN:%01%


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Cronograma'de'implementación'del'PGD'$

N°' FASE' ACTIVIDAD'MACRO' TRIMESTRE'1' TRIMESTRE'2' TRIMESTRE'3' RESPONSABLE'

1' PLANEACIÓN'

Planeación!y!elaboración!de!metas!y!objetivos!para!el!desarrollo!del!PGD!

' ' ' ''

Gerencia'''''''''

'Gestión'Documental'

Búsqueda!y!análisis!de!la!normatividad,!disposiciones!legales!y!actos!administrativos!para!la!elaboración!del!PGD!Metas!y!objetivos!planteados!!

2' EJECUCIÓN'Y'ORGANIZACIÓN'

Presentación!y!socialización!del!PGD!!

' ' ' ''''''

Gestión'Documental'

Implementación!de!los!requisitos!establecidos!en!el!PGD!!Elaboración!de!Instrumentos!Archivísticos!!Capacitaciones!con!las!oficinas!!

3' SEGUIMIENTO'Y'CONTROL'

Resultados!y!cumplimiento!de!objetivos!trazados!!

' ' ' 'Gestión'

Documental'''''

Sistema'Integrado'de'

Gestión'(Calidad)''

Evaluación!del!desarrollo!y!evolución!del!PGD!!Trazabilidad!del!Reglamento!Interno!de!Archivo!!

4' MEJORAS'CONTINUAS'

Actualización!de!PGD!y!Reglamento!

' ' ' '''

'Gestión'

Documental''''

Sistema''Integrado'de'

Gestión'(Calidad)'

Implementación!de!mejoras!en!los!procesos!y!procedimientos!

Adaptación!de!no!conformidades!por!auditorías!!



VERSIÓN:%01%


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Adaptación!de!metas!y!objetivos!satisfactorios!!

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Mapa'de'procesos'de'la'entidad''

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PROCESOS'ESTRATÉGICOS'

•Gerente•Subgerente'

PROCESOS'MISIONALES

•Director'Operativo•Inspector'de'LÍnea

PROCESOS'DE'APOYO''

•Asistente'Administrativa'Gerencia''•Auxiliares'Administrativas'•Recepcionista'de'Vehículos•Departamento'de'Seguridad•Oficios'Varios'•Mensajeros'•Asesor'SGC•Contador'y'Asesor'Financiero'

Ilustración%4'



VERSIÓN:%01%


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Presupuesto'anual'para'la'implementación'del'PGD''

PRESUPUESTO'Proyecto' Producto' Costos'

Proyecto'Gestión'Documental'

Tabla! de! Retención!Documental,! Tabla! de!Valoración! Documental,!Programa! de! Gestión!Documental! y!Reglamento! Interno! de!Archivo!

$'12.000.000'

Recursos'Financieros'e'insumos'materiales'

Estanterías,! cajas,!carpetas,! ganchos!legajadores! plásticos,!Unidades! de!conservación! para!(bolsas),! guantes,!tapabocas,! delantal,!papel! contac,! resmas!de!papel,!!

$'15.000.000'

Recurso'Humano'

2! Tecnólogas! en!Gestión!Documental!

$'12.000.000'

TOTAL:' $'27.000.000''

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VERSIÓN:%01%


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Normograma'$

Tipo! N°! Año! Descripción! Emitido'por:! Gestión'Documental!

Ley'! 594' 2000' “Por! medio! de! la! cual! se!dicta! la! Ley! General! de!Archivos! y! se! dictan! otras!disposiciones.”!'

Congreso' de'la' república''de'Colombia'

!!'

Acuerdo'! 005' 2013' “Por! el! cual! se! establecen!los!criterios!básicos!paro!la!clasificación,! ordenación! y!descripción!de! los!archivos!en!las!entidades!públicas!y!privadas! que! cumplen!funciones! públicas! y! se!dictan!otras!disposiciones.”!'

Consejo'directivo' del'AGN'

!!'

Ley! 1712' 2014' “Por! medio! de! la! cual! se!dicta! la! Ley! General! de!Archivos! y! se! dictan! otras!disposiciones.”'


!!'

Acuerdo! 004' 2013' “Por!el!cual!se!reglamentan!parcialmente! los! Decretos!2578! y! 2609!de!2012! y! se!modifica! el! procedimiento!para! la! elaboración,!presentación,! evaluación,!aprobación! e!implementación! de! las!Tablas! de! Retención!Documental!y!las!Tablas!de!Valoración!Documental”'


!!'

Ley! 1581' 2012' “Por! la! cual! se! dictan!disposiciones! generales!para!la!protección!de!datos!personales.”'


!!'

Acuerdo! 002' 2014' “Por!medio!del!cual!se!establecen!los!criterios!básicos!para!creación,!conformación,!organización,!control!y!consulta!de!los!expedientes!


!!'



VERSIÓN:%01%


$ $

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de!archivo!y!se!dictan!otras!disposiciones.”!'

Ley! 527' 1999' “Por! medio! de! la! cual! se!define! y! reglamenta! el!acceso! y! uso! de! los!mensajes! de! datos,! del!comercio! electrónico! y! de!las! firmas! digitales,! y! se!establecen! las! entidades!de! certificación! y! se! dictan!otras!disposiciones.”!


!!'

Acuerdo! 042' 2002' “Por! el! cual! se! establecen!los! criterios! para! la!organización! de! los!archivos! de! gestión! en! las!entidades! públicas! y! las!privadas! que! cumplen!funciones! públicas,! se!regula! el! Inventario! Único!Documental! y! se!desarrollan!los!artículos!21,!22,! 23! y! 26! de! la! Ley!General! de! Archivos! 594!de!2000.”!!


!!'

Circular! 003' 2015' “Directrices! para! la!elaboración! de! tablas! de!retención!documental”!


!!'NTCiISO'' 1617

5i1'2013' Información! Y!

Documentación.! Principios!Y! Requisitos! Funcionales!Para! Los! Registros! En!Entornos! Electrónicos! De!Oficina.! Parte! 1:!Información! General! Y!Declaración!De!Principios!

ISO'(Organización'Internacional'de'Normalización)'

!!'

NTCiISO' 14533i1'

2014' Procesos,! elementos! de!datos! y! documentos! en! el!comercio,! industria! y!administración.! Perfiles! de!firma! a! largo! plazo! para!firmas! electrónicas!avanzadas!

ISO'(Organización'Internacional'de'Normalización)'

!!'



VERSIÓN:%01%


$ $

$ $

Decreto' 1080' 2015' “Por! medio! del! cual! se!expide! el! Decreto! Único!Reglamentario! del! Sector!Cultura.”!

El' presidente'de' la'República' de'Colombia'

!!'

Decreto' 2758' 2013' “Por! el! cual! se! corrige! el!artículo!8°!y!los!literales!5!y!6! del! artículo! 12°! del!Decreto!1515!de!2013!que!reglamenta! las!trasferencias!secundarias!y!de! documentos! de! valor!históricos! al! Archivo!General! de! la! Nación! y! a!los! archivos! generales!territoriales”!

El' presidente'de' la'República' de'Colombia'

!!'

'

Ciclo'Vital'del'Documento'

1%

PLANEA

PRODUCCIÓN$

TRÁMITE$

ARCHIVO$DE$GESTIÓN$

ARCHIVO$DE$OFICINA$

VIGENTE

PLAZO$PRECAUCIONAL$

ARCHIVO$CENTRAL

HISTORIA%; CULTURA%;INVESTIGACIÓN%

DISPOSICIÓN$FINAL$$

(Eliminación,$

Conservación$Total$o$

Selección)

ARCHIVO$HISTÓRICO

Primario%(administrativo,%legal.%fiscal,%contable%y%técnico)%

Secundario%(evidencial,%testimonial%e%informativo)%

3%2%

Ilustración%5'

CDA$ENVIDIAGNÓTICO$S.A.S$Calle$49$Sur$#$48828$Envigado,[email protected]$$$$$www.envidiagnostico.com$$$Teléfono:$301$49$00$

Armonización+del+PGD+con+el+Sistema+de+Gestión+de+Calidad+NTC+–+GP+1000++

+

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ESTRATEGIA

! Establecer$políticas,$procedimientos,$programas$y$controles$necesarios$para$el$manejo$de$la$valoración.$

! Establecer$criterios$para$la$eliminación,$conservación$total$y$selección$de$los$documentos.$

! Estructurar$un$plan$de$trabajo$para$la$conservación$total$y$la$selección.$

ENTRADAS ! Criterios$para$dar$

valoración$a$los$documentos.$

! Localización$de$los$documentos.$

! Agrupar$la$documentación$de$acuerdo$a$las$funciones$de$cada$dependencia.$$

! Preservar$documentos$que$sirven$para$la$investigación,$la$ciencia$y$la$cultura.$

! Reducir$el$volumen$documental$en$una$Empresa$en$sus$archivos.$

! Conservar$información$relevante$para$la$empresa$teniendo$en$cuenta$las$necesidades$administrativas.$$$

! Implementar$los$criterios$archivísticos$para$determinar$la$importancia$de$los$documentos$a$futuro.$

! Fijar$plazos$para$la$valoración$y$conservación$de$los$documentos.$

! Elaborar$TRD$y$TVD$! Realizar$inventarios$de$eliminación$

y$actas$de$eliminación$! Muestreo$para$la$selección$! Custodiar$y$conservar$el$patrimonio$

cultural$! Normatividad$para$determinar$la$

vigencia$de$los$documentos.$

$

PLANEAR

$$$$$

! Cumplir$con$los$plazos$de$permanencia$de$las$diferentes$fases$de$los$archivos.$$

! Las$acciones$preventivas,$correctivas$y$de$mejora$necesarias$para$la$valoración$de$los$documentos.$$

! Intervenir$en$los$procesos$de$la$disposición$final$de$los$documentos$para$evitar$y$prevenir$los$errores$hallados$y$así$mismo$establecer$las$mejoras$que$requieran$dichos$procedimientos.$

! Analizar$y$determinar$valores$primarios$y$secundarios.$

! monitorear$el$tiempo$de$retención$de$los$documentos$en$cada$archivo.$$

! Monitorear$los$$! documentos$para$su$

disposición$final$$! Inspeccionar$y$

controlar$los$instrumentos$archivísticos$(TRD$y$TVD)$para$obtener$una$disposición$final.$

VERIFICAR

SALIDAS ! Dar$disposición$

final$a$los$documentos.$

! $Proteger$el$patrimonio$documental.$

! Documentos$de$valor$permanente$

! Destrucción$de$documentos.$

! $Muestro$o$selección$de$series$voluminosas.$

! Tabla$de$Retención$Documental$$

! $Tabla$de$valoración$Documental.$

$

SISTEMA0DE0GESTIÓN0DE0LA0CALIDAD

Ilustración060

2017%...

Documents

Transcript of 2017%...