Guarde el libroSea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo.

Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual, debe usarGuardar como para guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o para crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le mostramos cómo hacerlo:

1. Haga clic en Archivo > Guardar como.

2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una carpeta del equipo, haga clic en Equipo.

SUGERENCIA    Si desea guardar en su ubicación de OneDrive, haga clic en OneDrive y, a continuación, regístrese (o inicie sesión). Para agregar sus propios sitios a la nube, como una ubicación de Office 365SharePoint o de OneDrive, haga clic en Agregar un sitio.

3. Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea en su carpeta Documentos.

Para elegir otra ubicación en el equipo, haga clic en Escritorio y, a continuación, elija el lugar exacto donde desea guardar su libro.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una copia de un libro existente.

5. Para guardar el libro en un formato de archivo diferente (como .xls o .txt), en la lista Guardar como tipo(debajo del cuadro Nombre de archivo), elija el formato que desee.

6. Haga clic en Guardar.

Anclar su ubicación para guardar favoritaCuando haya terminado de guardar el libro, puede "anclar" la ubicación en la que ha guardado. Así se conservará disponible la ubicación para que pueda usarla de nuevo para guardar otro libro. Si tiende a guardar cosas en la misma carpeta o ubicación, de esta manera puede ahorrar mucho tiempo. Puede anclar tantas ubicaciones como desee.

1. Haga clic en Archivo > Guardar como.2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde guardó el libro por última vez. Por ejemplo, si guardó el

libro en la carpeta Documentos del equipo, y desea anclar esa ubicación, haga clic en Equipo.3. Debajo de Carpetas recientes de la derecha, señale la ubicación que desea anclar. Una imagen de

alfiler  aparecerá a la derecha.

4. Haga clic en la imagen para anclar dicha carpeta. La imagen se muestra ahora como anclada  . Cada vez que guarda un libro, esta ubicación aparecerá en la parte superior de la lista debajo de Carpetas recientes.

SUGERENCIA    Para desanclar una ubicación, solo tiene que hacer clic en la imagen de alfiler

anclada   de nuevo.

Activar AutorrecuperaciónExcel guarda automáticamente su libro mientras trabaja en él, en el caso de que algo ocurra, como que se vaya la corriente. Esto se denomina Autorrecuperación. Esto no es lo mismo que guardar el libro, por lo que no debe estar tentado a depender de la Autorrecuperación. Guarde el libro con frecuencia. Sin embargo, la Autorrecuperación es una buena manera de tener una copia de seguridad, en el caso de que ocurra algo.

Asegúrese de que la opción de Autorrecuperación está activada:

1. Haga clic en Archivo > Opciones.2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Guardar.

3. Debajo de Guardar libros, asegúrese de que la opción Guardar información de Autorrecuperación cada n minutos está activada.

4. Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que Excel realice una copia de seguridad de su trabajo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Copias de seguridad y proteger con contraseña (I)

Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel 2010 a la hora de guardar

un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de

libros de trabajo.

El cuadro de diálogo Guardar como

Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios elementos que es

interesante conocer.

En función del sistema operativo que se utilice: Windows XP, Windows Vista, Windows 7,

etc. el cuadro puede presentar un aspecto u otro. Pero, en general, son muy similares y tienen

opciones idénticas.

Normalmente se muestra un panel de navegación, que contiene la jerarquía de carpetas

de nuestro equipo. De modo que simplemente debemos ir explorando las carpetas hasta

llegar a la que queramos que conserve el documento que estamos guardando.

También encontraremos, en la zona superior habitualmente, una serie de botones que nos

ayudan a cambiar la forma en que visualizamos los archivos y carpetas (vistas), volver a la

última carpeta explorada, es decir, volver atrás (habitualmente es un botón en forma de flecha

que indica hacia la izquierda), entre otros.

Los botones u opciones que tengan una pequeña flecha triangular que señala hacia abajo

implican que al pulsarlos mostrarán un menú o una lista de opciones, por lo tanto, la mejor

manera de conocerlos es hacer clic y leer las opciones que contienen.

Para el resto de botones, es aconsejable que, si no sabes qué acción realiza un

determinado botón, sitúes el cursor sobre él durante unos segundos sin hacer clic. Aparecerá

un pequeño mensaje explicativo de la ayuda de Windows indicando la acción que realiza. Si

necesitas más ayuda, siempre puedes recurrir al botón deAyuda en forma de interrogante.

Crear automáticamente copias de seguridad 

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original.

Para ello:

Elegimos Guardar como... de la pestaña Archivo.

Después hacemos clic en el botón  .

Elegimos Opciones generales...

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar de la derecha.

Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones. Luego,

pulsa Guardar para cerrar el cuadro de diálogo Guardar como.

abrir y cerrar un libro de cálculo?

Encontrarás los comandos Guardar, Cerrar y Abrir en la lista de botones que aparecen al hacer clic en la pestaña Archivo. A continuación, te mostraré cómo utilizarlos.

Abrir un libro de cálculo

Paso 1:

Una vez tengas abierto Excel 2010, haz clic en la pestaña Archivo.Paso 2: 

Aquí, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el comando Abrir y el botón Reciente. Fíjate cómo funcionan cada una de estas opciones:

Comando Abrir

Al hacer clic aquí, verás un cuadro de diálogo que contiene los archivos que tienes guardados en tu computador. Allí, debes buscar y hacer clic en el libro de cálculo que vas a retomar y pulsar el botón Abrir.

Botón Reciente

Verás la lista de los últimos libros de cálculo en los que has trabajado. Allí, debes ubicar y hacer clic sobre el archivo que quieres abrir.

Cerrar un libro de cálculoPaso 1:

Una vez hayas guardado tu libro de cálculo, haz clic en la pestaña Archivo.

Paso 2:

Ahora, lo único que debes hacer es ubicar y hacer clic en el comando Cerrar.

Cómo se crea un nuevo Libro de Trabajo en Excel?Autor Katty Avila Categorías: Excel Excel: Libros de Trabajo   Imprimir Etiquetas: Entorno Excel Excel Fecha Actualización: noviembre 2, 2012

Para crear un libro nuevo en Excel sigue los siguientes pasos:1. Da clic sobre el menú Archivo (Excel 2003) o clic sobre el botón

de Microsoft Office (Excel 2007).2. Elije la opcion Nuevo.

Para crear un libro de trabajo nuevo en blanco, selecciona la ficha General en el cuadro de diálogo Nuevo y pulse dos veces en el icono Libro. La figura de arriva muestra como crear un archivo nuevo en Excel 2007.Si deseas crear un nuevo documento a partir de una plantilla, entonces selecciona Plantillas Instaladas o Mis Plantillas y elige la plantilla que necesidades.

Guardar un libro o una hoja de cálculo como plantillaPara ahorrar tiempo o fomentar la estandarización, puede guardar un libro como una plantilla que puede usar para crear otros libros. En Microsoft Office Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm) también puede incluir macro.

Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las múltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.

¿Qué desea hacer?Crear una plantilla

Usar una plantilla para crear un nuevo libro

Crear una plantilla1. Abra el libro que desee usar como plantilla.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office   y, a continuación, haga clic en Guardar como.3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de Excel

habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estén disponibles en la plantilla.5. Haga clic en Guardar.

La plantilla se coloca automáticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estará disponible cuando desee usarla para crear un nuevo libro.

SUGERENCIA   Puede copiar cualquier libro de Excel en la carpeta Plantillas y, después, usarlo como plantilla sin guardarlo en el formato de archivo de plantilla (.xltx o .xltm). En Windows Vista, la carpeta Plantillas suele ser C:\Users\<su nombre>\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas. En Microsoft Windows XP, la carpeta Plantillas suele ser C:\Documents and Settings\<su nombre>\Datos de programa\Microsoft\Plantillas.

Principio de página

Usar una plantilla para crear un nuevo libro

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office   y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En Plantillas, siga uno de estos procedimientos:o Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, haga clic en En blanco y reciente y después,

enPlantillas utilizadas recientemente, haga doble clic en la plantilla que desee usar.o Para basar el libro en una plantilla instalada, haga clic en Plantillas instaladas y después, en Plantillas

instaladas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.o Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y después, en la ficha Mis

plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.o Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y, después, haga doble

clic en el libro que desee usar.

SUGERENCIA   Cuando esté conectado a Internet, también puede tener acceso a las plantillas que están disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una categoría de plantillas y después, en esa categoría, haga doble clic en la plantilla que desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro de la Comunidad de Microsoft Office Online, deberá hacer clic en Acepto para aceptar las Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la Comunidad y poder descargar dicha plantilla.

 Abrir un libro de trabajo ya existente

 

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se

denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, selecciónalo con un clic y

después pulsa el botón Abrir.

Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos,

puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas

escribiendo, se mostrará un pequeño listado de los archivos que coincidan con los caracteres

introducidos. Simplemente haz clic sobre él.

Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en función del sistema operativo que

utilices.

 a selecciónCurso Excel 2010

4.3. Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYÚS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el Ejercicios sobre selección.

Si deseas más información sobre métodos de selección, léete el apéndice al final.

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación.

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.

Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha copiado en el portapapeles.

Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Excel 2010 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. En caso de que lo que quieras sea sustituir el contenido de unas celdas por la información copiada, selecciónalas antes de pegar la información y se sobreescribirán.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.

Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de 24 objetos en el portapapeles.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel o volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .opciones-

Trabajar con celdas (IV)

7.8. Copiar celdas separadas

Si queremos copiar una celda o rango a otra posición del documento utilizando el ratón,

podemos seguir estos pasos:

1. Selecciona las celdas a copiar.

2. Sitúa el cursor sobre el marco alrededor de las celdas, hasta que se muestre de color marrón.

3. Haz clic y arrastra hasta la posición donde quieras copiar la celda.

4. Con la tecla Ctrl pulsada, suelta el botón del ratón.

7.9. Copiar celdas utilizando el portapapeles

Podemos una celda o un rango utilizando el portapapeles.

Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el menú Editar → Copiar, o

directamente las teclas Ctrl + C.

Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos

que corresponda con la esquina superior del rango copiado, y

pulsamos Ctrl + V o Editar → Pegar.

De este modo copiamos tanto el contenido (valores fórmulas) como el formato (color del

texto, alineación, etc., como veremos en el tema siguiente). En el menú editar encontramos

las opciones Pegar sólo el formato, si queremos pegar únicamente celdas vacías, pero que

sigan el mismo formato copiado, o Pegar sólo los valores para que se pegue el contenido de

la celda, sin el formato.

 

Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenían datos, porque se

borrarán.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en  .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

 

Copiar en celdas adyacentes  

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas

copiadas el icono de Opciones de autorrelleno   .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de

copiado: 

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

 

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente del Tema 4.

Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas más

información sobre el uso del autorrelleno, pulsa aquí  .

Pegado especial en ExcelExcel normalmente copia toda la información de una selección de celdas y pega los datos en las celdas especificadas, pero puedes utilizar el Pegado especial para indicar algunas opciones alternas en el pegado de la información.

El comando Pegado especial nos permite utilizar opciones diferentes a la manera tradicional de copiar y pegar como por el ejemplo: pegar el contenido de las celdas sin aplicar un formato o solamente pegar el formato de las celdas sin considerar su contenido.

Para utilizar estas opciones de pegado debes hacer clic en el menú desplegable del botón Pegar, en la ficha Inicio, y seleccionar la opción Pegado especial.

Se mostrará el cuadro de diálogo Pegado especial donde tendremos varias opciones de pegado disponibles.

Opciones de pegado en ExcelAnalicemos cada una de las opciones de pegado.

Todo. Pega todo el contenido de las celdas incluyendo fórmulas y formato. Esto es lo que normalmente sucede al utilizar el comando Pegar.

Fórmulas. Pega el texto y las fórmulas sin el formato de las celdas. Valores. Pega los valores calculados de las fórmulas, es decir,

remueve la fórmula y solamente pega los resultados. Formatos. Pega solamente el formato sin el contenido de las

celdas. Comentarios. Pega los comentarios de las celdas. Validación. Pega solamente las reglas de validación que se hayan

configurado con el comando Validación de datos. Todo utilizando el tema de origen. Pega toda la información y

además aplica el estilo de las celdas de origen. Todo excepto bordes. Pega toda la información de las celdas sin

copiar los bordes. Ancho de las columnas. Aplica el ancho de las columnas de las

celdas copiadas en las columnas destino. Formatos de números y fórmulas. Convierte las fórmulas en sus

valores calculados y pega esos valores incluyendo el formato asignado de las celdas origen.

Todos los formatos condicionales de combinación. Pega todas las reglas de formato condicional en las celdas destino.

Operaciones aritméticas al pegarAl mismo tiempo que pegamos la información podemos especificar que se ejecuten algunos cálculos matemáticos entre las celdas que hemos copiado y los valores de las celdas en donde pegaremos la información. Observa el siguiente ejemplo donde se copia una lista de valores

numéricos que serán pegados sobre otras celdas que ya tienen un valor. Al especificar la operación Suma se añadirá el valor de la celda original con al valor de la celda donde se pega la información:

De esta misma manera podemos especificar otras operaciones aritméticas básicas como la resta, la división y la multiplicación.

Opciones de pegado adicionalesEn la parte inferior del cuadro de diálogo Pegado especial tenemos algunas opciones adicionales. La primera es Saltar blancos la cual evitará pegar las celdas de origen que estaban vacías. Observa el siguiente ejemplo, donde primera hago un pegado normal y después hago un pegado seleccionando la opción Saltar blancos donde las celdas que tienen el texto un texto en la celdas destino permanecen igual:

La opción Transponer nos ayuda a intercambiar la orientación de las celdas pegadas, es decir, si las celdas originales eran las filas de una sola columna al momento de transponerlas serán las columnas de una sola fila. Para comprender mejor este concepto consulta el artículo Cambiar de filas a columnas.

Finalmente el botón Pegar vínculos establecerá un vínculo entre las celdas de origen y las celdas destino de manera que algún cambio en las celdas de origen actualizará automáticamente las celdas destino. Observa el siguiente ejemplo:

4.8. Mover celdas utilizando el Portapapeles

 

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando

utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación

de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar

copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

 Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos

la información situada en el portapapeles.

 

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no

hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona

una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del

área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

 Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido

de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.

Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a

la celda que movemos.

4.9. Mover celdas utilizando el ratón

 Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja , sin

utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto:  .

4. Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

6. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

 

 Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes

pasos:

1. Seleccionar las celdas a mover.

2. Situarse sobre un borde de la selección.

3. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y

una cruz de 4 puntas, tal como esto:  .

4. Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

5. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

6. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Mover celdas.

Borrar y eliminar una celda

¡Excelente! Ahora entiendo porque Excel 2010 es la manera más fácil y rápida de trabajar con números y operaciones matemáticas. Ahora, ¿qué debo hacer si quiero borrar los datos que ingresé en una celda? 

Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo debes tener en cuenta que borrar el contenido de una celda es diferente a eliminarla. Te mostraré cuál es la diferencia y cómo hacer en los dos casos.

Borrar el contenido de una celdaSupongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo que gastaste en transporte supera esa cifra. Para ello:  Paso 1:

Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso, la C7.

Paso 3:

Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en el botón Borrar contenido.

Paso 2:

Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al lado derecho.

ImportanteSi necesitas más información sobre tu espacio de trabajo, visita nuestro temaInterfaz de Excel 2010.

Pasos para eliminar una celdaPaso 1:

Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este caso la B7, C7 y D7. 

Paso 2:

Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la cinta de opciones al lado derecho. Notarás que la celda C8 se desplaza hacia arriba.

Cómo eliminar datos repetidos en ExcelExcel es una herramienta ampliamente utilizada para generar reportes, los cuales dependerán de la precisión y calidad de los datos, por lo que

en más de una ocasión necesitaremos eliminar datos repetidos en Excel para poder generar reportes efectivos.

No importa de dónde provengan los datos, la realidad es que será una acción que tendremos que realizar frecuentemente por lo que es importante conocer las diferentes alternativas que tenemos para eliminar duplicados en Excel.

Eliminar repetidos con Filtro avanzadoLa primera alternativa que podemos utilizar es el Filtro avanzado que está ubicado en la ficha Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas. Al hacer clic en el botón Avanzadas se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado donde debemos asegurarnos de elegir las siguientes opciones:

Copiar a otro lugar: Copiará el resultado a otro rango de celdas. Rango de lista: Debes colocar el rango que contiene los datos

originales. Copiar a: Indica la celda donde se iniciará la copia de los datos. Sólo registros únicos: Esta es la opción más importante de todas

ya que se encargará de hacer una copia de los registros únicos eliminando así los datos repetidos.

Al hacer clic en el botón Aceptar se hará una copia de los registros únicos y serán colocados en la celda indicada:

De esta manera habremos eliminado los datos repetidos sin haber modificado los datos originales. Este mismo método lo podemos utilizar para eliminar datos repetidos en más de una columna, por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he obtenido los valores únicos de la combinación de columnas Nombre y Apellido.

La única diferencia con el primer ejemplo es que ahora estoy pidiendo a Excel copiar los registros únicos que se encuentran en las columnas A y B y como resultado obtendré los valores en las columnas D y E. El método del Filtro avanzado para la eliminación de datos repetidos es ampliamente utilizado ya que dicho comando ha estado presente durante varias versiones de Excel.

El comando Quitar duplicadosA partir de Excel 2007 se introdujo el comando Quitar duplicados que con un solo clic nos permite eliminar los datos repetidos del rango que hayamos seleccionado previamente. El comando Quitar duplicados está localizado en la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos. Al pulsar este comando se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

El comando Quitar duplicados detectará los encabezados en los datos y marcará automáticamente la opción “Mis datos tienen encabezados” en caso de haber encontrado alguno. Además se mostrará la lista de columnas donde se buscarán los valores duplicados y podremos seleccionar las columnas que necesitamos incluir en la validación. Al pulsar el botón Aceptar se eliminarán los datos repetidos y podremos ver un mensaje con los resultados del comando recién ejecutado:

Es importante recordar que al eliminar datos repetidos con el comando Quitar duplicados estaremos afectando directamente los datos originales.

Eliminar repetidos con Tabla dinámicaOtro método que podemos utilizar para eliminar datos repetidos en Excel es utilizar una tabla dinámica y para ello debemos seleccionar cualquier celda de los datos originales y pulsar el botón Insertar > Tabla dinámica. Eso mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y al pulsar el botón Aceptar tendremos una nueva tabla dinámica donde debemos arrastrar el campo que contiene los datos duplicados a la sección Etiquetas de fila:

De inmediato la tabla dinámica removerá cualquier dato repetido y mostrará los valores únicos bajo la columna Etiquetas de fila. Será suficiente con copiar las celdas de la tabla dinámica y pegar dichos

valores únicos a cualquier otro rango de celdas para poder utilizarlo. Si además quieres saber el número de veces que aparece cada uno de los valores en los datos originales será suficiente con arrastrar el mismo campo a la sección Valores:

Aplicar validación de datos a celdasLa validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas, vea los vínculos de la sección Vea también.

En este artículo¿Qué es la validación de datos?

¿Cuándo es útil la validación de datos?

Mensajes de validación de datos

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

Agregar validación de datos a una celda o rango

¿Qué es la validación de datos?La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

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¿Cuándo es útil la validación de datos?La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista    Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico    Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico    Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico     Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto    Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas    Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

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Mensajes de validación de datosLo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono

Tipo Se usa para

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alertaAdvertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alertaInformación, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro especifica datos no válidos en la celda.

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Sugerencias para trabajar con la validación de datosEn la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

Si tiene previsto macroproteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.

Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupoModificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas.     La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada.     Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Automático.

Las fórmulas no contienen errores.     Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas.     Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

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Agregar validación de datos a una celda o rangoEn las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una hoja de cálculo.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

Usar una fórmula para calcular qué se permite

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegableNo es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter

separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

o Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.o Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

NOTA    El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la

casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está

activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

NOTA    Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casillaMostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda están restringidos".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites

superior e inferior, seleccione entre.6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula

que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites

superior e inferior, seleccione entre.6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula

que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadroMáximo.

NOTA    Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadroPermitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de

datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual   en el grupo Número de la fichaInicio.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccioneAdvertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas

posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.

6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccioneentre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de

una hora determinada del día, seleccione menor que.6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir

una fórmula que devuelva una hora.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadroMáximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número

máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir

una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para

especificar qué se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

10. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Usar una fórmula para calcular qué se permite

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.5. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las

entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

Para asegurarse de que Escriba esta fórmula

La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1

Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.

Para asegurarse de que Escriba esta fórmula

La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA    Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancospermite escribir cualquier valor en la celda validada.

2. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

a. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.b. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.c. Rellene el título y el texto del mensaje.

3. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

a. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

b. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneInformación. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos,

seleccioneAdvertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

c. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA    Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

4. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogoValidación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Ordenar datos en un rango o tablaOrdenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

NOTA    Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para obtener más información, vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.

¿Qué desea hacer?Obtener información sobre la ordenación

Ordenar texto

Ordenar números

Ordenar fechas u horas

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Ordenar por una lista personalizada

Ordenar filas

Ordenar por más de una columna o fila

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás

Más información sobre problemas generales de ordenación

Obtener información sobre la ordenaciónPuede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo

mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

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Ordenar texto1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:o Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.o Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

4. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas.

Cómo ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas

a. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

b. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.c. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas

de minúsculas.d. Haga clic dos veces en Aceptar.

Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto    Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupoFuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: quitar los espacios a la izquierda    En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

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Ordenar números1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de

los procedimientos siguientes:

o Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.o Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Problema: comprobar que todos los números están almacenados como números    Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener más información, vea Convertir números almacenados como texto a números.

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Ordenar fechas u horas1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está

en una columna de tabla que contiene fechas u horas.2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de

los procedimientos siguientes:o Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más

recientes.o Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más

antiguos.

Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas    Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Para obtener más información, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

NOTA     Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

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Ordenar por color de celda, color de fuente o iconoSi ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.o Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.o Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda,

seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

o Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.

NOTA    No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic enAgregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección enOrdenar.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación.

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Ordenar por una lista personalizadaPuede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas.

1. También puede crear una lista personalizada.

Cómo crear una lista personalizada

a. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

A

1 Máximo

2 Medio

3 Mínimo

b. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionaría las celdas A1:A3.

c. Haga clic en el botón de Microsoft Office  , haga clic en Opciones de Excel, en la categoríaPopulares y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

d. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuación, en Aceptar dos veces.

NOTAS  

i. Sólo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, número, fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono).

ii. La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.

3. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada.

5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior,

haría clic en Alto, Medio, Bajo.7. Haga clic en Aceptar.

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Ordenar filas1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una

columna de tabla.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda

a derecha y, a continuación, en Aceptar.5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Por valor    

a. En Ordenar según, seleccione Valores.b. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más

antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda     

c. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.d. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un color de

fuente o un icono de celda.e. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

NOTA     Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas.

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Ordenar por más de una columna o filaPuede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas.

NOTA    Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.

2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.

Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.o Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:o Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.o Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.o Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más

antiguos.o Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel.

NOTA    Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden.

Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas.

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Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demásADVERTENCIA    Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.NOTA    El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en

uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.4. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.5. Seleccione Continuar con la selección actual.

6. Haga clic en Ordenar.7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer  .

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Más información sobre problemas generales de ordenaciónSi obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:

Comprobar si los valores que devuelve una fórmula han cambiado    Si los datos que ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar    Las columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.

Comprobar la configuración local    Los criterios de ordenación varían según la configuración local. Asegúrese de que la configuración local de la Configuración regional o de la Configuración regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración local, vea el sistema de Ayuda de Windows.

Especificar encabezados de columna solamente en una fila    Si tiene que utilizar rótulos de varias líneas, ajuste el texto dentro de la celda.

Activar o desactivar la fila de título    Normalmente, lo mejor es tener una fila de título cuando se ordena una columna para facilitar la comprensión del significado de los datos. De manera predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de columna, en la fichaInicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, activeMis datos tienen encabezados.

Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no es un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuación, desactiveMis datos tienen encabezados.

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. Buscar y reemplazar datos

 

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar

en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. La

encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar.

 Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato

que deseas encontrar.

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que

contentienen el valor introducido. Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que

deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si

tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.

También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con

la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados

será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la

celda en cuestión.

El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra.

Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si buscamos

únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de

moneda), etc.

 En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien

en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos

realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. La opción de

reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. Por

ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y

reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

 La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. La

ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un

historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas

celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.

 Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato

condicional, Constantes,Validación de datos, Seleccionar objetos que nos permiten

seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. Es decir,

seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.

Insertar funcionesEl cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero  del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar funciónExisten tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botónInsertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el

cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funcionesque se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Seleccionar la categoría de la función de ExcelDe manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la

función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la funciónUna vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

Ingresar los argumentos de la funciónDentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel. Una ventaja del cuadro de diálogoArgumentos de función es que provee una descripción de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

 Ejercicio paso a paso: Ajustar alto de las filas

Objetivo.

Practicar las diferentes operaciones de ajuste del tamaño de las filas en Excel2010.

Ejercicio paso a paso.

1. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Abre el libro Venta frutas de la carpeta Mis Documentos del disco duro.

Vamos a ampliar la altura de la fila 1 y 2, primero desde el menú y a continuación a

manualmente.

3. Selecciona la fila 1.

4. Selecciona el menú Formato de la pestaña Inicio.

5. Elige la opción Alto de fila.

6. Se abrirá un cuadro de diálogo.

7. Escribe la altura 30.

8. Haz clic sobre el botón Aceptar.

 Observa el resultado.

Ahora vamos a cambiar la altura de la fila 2.

9. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 2, en la

cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas  .

10. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la

altura deseada, es decir, 30,00.

11. Suelta el botón del ratón.

 Observa el resultado.

También se puede ampliar la altura a varias filas a la vez, por ejemplo vamos a cambiar la

altura de las filas 5-12 a 15.

12. Selecciona las filas 5-12.

13. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 12, en la

cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

14. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra hasta que en el recuadro nos ponga la

altura deseada, es decir, 15,00.

15. Suelta el botón del ratón.

 Observa el resultado.

Supongamos ahora que la altura de las filas 1 y 2 no nos interesa que sea de 30 puntos,

sino que queremos que vuelva a ser la altura automática según el contenido de ésta, esto es

lo que conocemos como Autoajustar.

16. Selecciona las filas 1 y 2.

17. Selecciona el menú Formato de la pestaña Inicio.

18. Elige la opción Autoajustar alto de fila.

 Observa como la altura se reduce hasta adquirir la altura necesaria para que quepa el

texto de las celdas.

Ahora vamos a realizar la misma operación a las filas 5-12 pero sin utilizar el menú.

19. Selecciona las filas 5-12.

20. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila 12, en la

cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.

21. Haz doble clic.

Modificar el ancho de las celdasPuedes cambiar el ancho de las columnas el alto de las filas. También, insertarlas y eliminarlas si lo consideras necesario.

Modificar el ancho de una columna

Paso 1:

Ubica el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de las columnas. Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.  

Paso 2:

Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón del mouse presionado, arrastra la columna hacia la derecha para aumentar su ancho o hacia la izquierda para disminuirlo.

Paso 3:

Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del ratón. Notarás que el ancho de la columna ha cambiado.

Si quieres ser más exacto con la medida del ancho que llevará la columna, puedes cambiarlo mediante el comando Ancho de columna. Te mostraré cómo se hace.

Modificar el ancho de una columna con una medida exactaPaso 1:

Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el comando Formato de pestaña Inicio.

Paso 2:

Ahora, selecciona la opción Ancho de columna del  menú desplegable. 

Paso 3:

Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un número específico y termina pulsando el botón Aceptar.

Otra forma de ajustar columnas es:Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú desplegable. De esta forma, la columna seleccionada quedará  automáticamente ajustada al texto que se encuentra en ella.

InstruccionesAutoajuste en una sola columna en Excel

1. 1Inicia Microsoft Excel y abre una hoja de cálculo existente que contenga una columna en la que desees aplicar al ajuste automático. También puedes iniciar una nueva hoja de cálculo para que puedas practicar con el ajuste automático de Excel.

2. 2Coloca el puntero del ratón sobre el borde derecho de la columna que deseas autoajustar al contenido. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas cuando esté directamente encima del borde.

3. 3Haz doble clic con el ratón en la parte superior del borde, sólo cuando se vea la flecha de dos puntas.

4. 4Observa que la entrada más larga ahora se ajusta con la columna en la que se ha aplicado la configuración de ajuste automático.

Autoajuste de varias columnas en Excel

1. 1Abre Microsoft Excel. Inicia una nueva hoja de cálculo o abre una existente que contenga varias columnas en que desees aplicar ajuste automático para el contenido dentro de las columnas sin ser cortadas.

2. 2Presiona la tecla CTRL en tu teclado. Mantenla presionada.

3. 3Haz clic en las columnas en que deseas aplicar ajuste automático.

4. 4

Suelta el botón CTRL. Las columnas que has seleccionado ahora quedarán seleccionadas.

5. 5Sitúa el puntero del ratón sobre el borde derecho de la primera columna que hayas seleccionado hasta que aparezca una flecha de dos puntas.

6. 6Haz doble clic con el ratón en la parte superior del borde. Una vez hecho esto, a todas las columnas que has seleccionado ahora se les aplicará ajuste automático a su contenido.

Ancho de columna

 

En Excel 2010 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71

puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el

contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

 El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes

pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar

ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho de columna...

 

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

 

 El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

1. Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:  .

3. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

4. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

5. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

8.4. Autoajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más

ancho, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Eligir la opción Autoajustar ancho de columna.

 

 El segundo método es mucho más rápido.

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la

cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se

convertirá en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que

hayas introducido en la columna.

8.5. Ancho estándar de columna

Excel 2010 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la

hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes

pasos:

Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Ancho predeterminado...

 

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Escribir la anchura estándar deseada y pulsar el botón Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran

asignada una anchura particular.

Insertar, cambiar el nombre y eliminar hojasPara insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2010, debes realizar procedimientos muy sencillos. A continuación te mostraremos lo que debes hacer.

Descargar...Haz clic aquí para descargar el archivo que te servirá como guía en los siguientes ejercicios.

¿Cómo insertar una hoja de cálculo?Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las fichas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

Después de haber creado la nueva hoja de cálculo, veremos qué debes hacer para ponerle el nombre y cómo eliminarla.

¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:

Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:

Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.

Paso 4:

Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha cambiado.

Eliminar hojas de cálculo 

Paso 1:

Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que quieres eliminar.

Paso 2:

Selecciona la opción  Eliminar del menú desplegable.  

Trucos

Ofimática

Excel

Haz una pregunta   »

Cambiar el color de las etiquetas de una hoja ExcelAbril 2015

En Excel es posible cambiar el color por defecto de las etiquetas o pestañas de las hojas. Para ello:

Haz clic derecho sobre la etiqueta y selecciona Color de etiqueta En la ventana que aparece, elige el color que desees para la etiqueta y dale clic a Aceptar.

De este modo podrás identificar rápidamente las etiquetas. 

Ocultar o mostrar hojas de cálculo o librosPuede ocultar cualquier hoja de cálculo de un libro para quitarla de la vista. También puede ocultar la ventana de libro de un libro para quitarla del área de trabajo. Los datos de las hojas de cálculo ocultas y de las ventanas del libro no son visibles, pero se puede seguir haciendo referencia a ellas desde otras hojas de cálculo y libros. Puede mostrar las ventanas de libro o las hojas de cálculo ocultas según se necesite.

De forma predeterminada, todas las ventanas de libros que se abren se muestran en la barra de tareas, pero puede ocultarlas o mostrarlas en la barra de tareas según convenga.

¿Qué desea hacer?Ocultar una hoja de cálculo

Mostrar una hoja de trabajo oculta

Ocultar una ventana de libro

Mostrar una ventana de libro oculta

Ocultar o mostrar ventanas de libro en la barra de tareas de Windows

Ocultar una hoja de cálculo1. Seleccione las hojas de cálculo que desee ocultar.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el

Para seleccionar Haga lo siguiente

un libro comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

Sugerencia    Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título en la parte superior de la hoja. Para cancelar la selección de varias hojas de un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la etiqueta de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

3. En Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Ocultar hoja.

Volver al principio

Mostrar una hoja de trabajo oculta1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

2. En Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y haga clic en Mostrar hoja.3. En el cuadro Mostrar hoja, haga doble clic en el nombre de la hoja oculta que desee mostrar.

NOTA    Sólo se puede mostrar una hoja de cálculo a la vez.NOTA    Si las hojas de cálculo se esconden mediante código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que asigna la propiedad xlSheetVeryHidden, no puede usar el comando Mostrar para mostrar estas hojas ocultas. Si usa un libro que contiene macros de VBA y encuentra problemas al trabajar con hojas ocultas, póngase en contacto con el propietario del libro para obtener más información.

Volver al principio

Ocultar una ventana de libro En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Ocultar.

NOTA    Cuando cierre Excel, se le preguntará si desea guardar los cambios en la ventana del libro oculto. Haga clic enSí si desea que la ventana del libro se oculte la próxima vez que abra el libro.

Volver al principio

Mostrar una ventana de libro oculta1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.

NOTA    Si la opción Mostrar no está disponible, el libro no contiene ventanas de libros ocultas.

2. En Mostrar libro, haga doble clic en la ventana de libro que desee mostrar.

Volver al principio

Ocultar o mostrar ventanas de libro en la barra de tareas de Windows

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office  , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. En Pantalla, desactive o active la casilla de verificación Mostrar todas las ventanas en la barra de tareas.

Mostrar u ocultar filas y columnasAunque las filas y las columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se ocultan cuando se cambia a 0 (cero) el alto de las filas o el ancho de las columnas. Para volver a mostrarlas, puede utilizar el comandoMostrar.

¿Qué desea hacer?Ocultar una fila o columna

Mostrar una fila o columna oculta

Ocultar una fila o columna1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

1. Encabezado de fila

Para seleccionar Haga lo siguiente

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Ocultar filas o en Ocultar columnas.

o En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba 0 en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una fila o columna (o en una selección de varias filas o columnas) y, a continuación, hacer clic en Ocultar.

Volver al principio

Mostrar una fila o columna oculta1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila por encima y por debajo de las filas que desea mostrar.o Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes a cada lado de las columnas que

desea mostrar.o Para mostrar la primera fila o columna oculta de una hoja de cálculo, selecciónela escribiendo A1 en

elCuadro de nombres que aparece junto a la celda activabarra de fórmulas.

SUGERENCIA   También puede seleccionarla con el cuadro de diálogo Ir a. En la ficha Inicio, en Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. En el cuadro Referencia, escriba A1 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada

Para seleccionar Haga lo siguiente

rangos de celdas la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Para seleccionar Haga lo siguiente

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

3. SUGERENCIA    Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

5. Siga uno de los procedimientos siguientes:o En Visibilidad, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar

columnas.o En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho de columna y, a continuación, escriba el valor

que desee en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.

Insertar o eliminar celdas, filas y columnasPuede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa de una celda activahoja de cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

NOTA     celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007 tiene más filas y columnas que antes, con los límites siguientes: 18.278 columnas (A a ZZZ) por 1.048.576 filas.

¿Qué desea hacer?Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

Insertar filas en una hoja de cálculo

Insertar columnas en una hoja de cálculo

Eliminar celdas, filas o columnas

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda o el celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Para seleccionar Haga lo siguiente

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, enInsertar celdas.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

NOTA    

Por tanto, cuando se insertan celdas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007rangoreferencia relativa como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Puede insertar celdas que contengan datos y fórmulas copiándolas o cortándolas, para después hacer clic con el botón secundario del mouse en el punto donde desea pegarlas y, a continuación, elegir Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas en el menú contextual.

Sugerencias

Para repetir rápidamente la acción de insertar una celda, haga clic en la ubicación donde desea insertar la celda y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si la celda tiene algún formato aplicado, puede utilizar Opciones de inserción   para elegir el formato de las celdas insertadas.

Volver al principio

Insertar filas en una hoja de cálculo1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

o Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario seleccionar tres filas.

o Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última

Para seleccionar Haga lo siguiente

celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si

Para seleccionar Haga lo siguiente

vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, enInsertar filas de hoja

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú contextual.NOTA    Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007rangoreferencia relativa como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Sugerencias

Para repetir rápidamente la acción de insertar una fila, haga clic en el lugar donde desea insertar la fila y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si las filas tienen aplicado un formato, puede utilizar las Opciones de inserción   para elegir el formato de las filas insertadas.

Volver al principio

Insertar columnas en una hoja de cálculo1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

o Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.

o Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a

Para seleccionar Haga lo siguiente

continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO

Para seleccionar Haga lo siguiente

de la hoja de cálculo para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, enInsertar columnas de hoja.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.NOTA    Por tanto, cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007rangoreferencia relativa como absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Sugerencias

Para repetir rápidamente la acción de insertar una columna, haga clic en el lugar donde desea insertar la columna y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si las columnas tienen aplicado algún formato, puede utilizar las Opciones de inserción   para establecer el formato de las columnas insertadas.

Volver al principio

Eliminar celdas, filas o columnas1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Para seleccionar Haga lo siguiente

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

NOTA   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

1. Encabezado de fila

2. Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

NOTA   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los

Para seleccionar Haga lo siguiente

encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas.

o Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja.

o Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, filas o columnas, hacer clic en el comando Eliminar del menú contextual y, a continuación, hacer clic en la opción que desee usar.

3. Si va a eliminar una celda o un celda activahoja de cálculoMicrosoft Office Excel 2007rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias

Para repetir rápidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o columnas siguientes y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si es necesario, puede restaurar inmediatamente datos eliminados. En el menú de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer Eliminar o presione CTRL+Z.

NOTA    

Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias celdas. Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas

desplazadas para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada mostrará el valor de error #¡REF!.

Volver al principio

¿Cómo Insertar filas y

columnas?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En muchas ocasiones después de crear una hoja de cálculo nos damos cuenta que es necesario insertar columnas y/o filas entre los datos ya introducidos. Pero para no tener que rehacer la tabla, Excel cuenta con una función que permite insertar filas y columnas en cualquier espacio de la hoja.

Para insertar una fila o columna, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la fila o columna desde el encabezado, para elegir la correcta, seleccionar la fila o columna sobre la que desea añadir otra, ya que éstas se añaden por encima de la seleccionada. 

2. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Filas (para añadir una fila) o Columnas (para añadir una columna).

3. Automáticamente al añadir una fila en blanco las filas que se encuentran debajo de la nueva, bajarán una posición. Y en caso de añadir una columna las que se encuentren a la derecha de la columna nueva se moverán en esa dirección también una posición. 

Para insertar varias filas o columnas a un mismo tiempo, solo tiene que seleccionar, en el primer paso, tantas filas o columnas como desee añadir.

Algúnas veces para facilitar la lectura de los datos, no es necesario añadir filas ni columnas enteras sino solamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de

 

¿Cómo Insertar celdas?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¿Cómo Insertar hojas?

 

 

 

 

 

¿Cómo eliminar filas y

columnas?

 

 

 

¿Cómo eliminar celdas?

cálculo.

Para añadir un grupo de celdas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas sobre las que desea añadir las nuevas celdas.2. Abrir el menú Insertar. y elegir la opción Celdas...3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

4. Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.

5. Dar clic en el botón Aceptar.

Al abrir un libro de trabajo nuevo, generalmente contiene de 3 a 5 hojas de calculo, si necesita trabajar con más, tendrá que añadirlas. El número máximo que puede tener un libro de trabajo es de 255.

Para añadir una hoja, realizar los siguientes pasos:

1. Activar la hoja sobre la que desea añadir la hoja nueva, ya que las hojas se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

2. Abrir el menú Insertar.3. Elegir la opción Hoja de cálculo.

Para eliminar filas o columnas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las filas o columnas a eliminar2. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar.

Para eliminar varias celdas, realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a eliminar.2. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo

3. eEegir la opción deseada dependiendo de cómo desea que se realice la eliminación de celdas.

 

 

 

 

 

 

 

¿Cómo eliminar hojas?

 

 

 

Ejercicio

4. Dar clic sobre el botón aceptar

Para eliminar una hoja, realizar los siguientes pasos:

1. Activar la hoja que desea eliminar.2. Abrir el menú Edición y elegir la opción eliminar hoja.

Realizar el siguiente ejercicio para practicar los métodos de insertar y borrar filas, columnas, celdas y hojas de un libro de trabajo de Excel.

1. Abrir un libro de trabajo nuevo en la aplicación Microsoft Excel.2. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Hoja de cálculo, para insertar una

hoja nueva.3. Repetir el punto anterior hasta tener 6 hojas de cálculo en el libro de

trabajo.4. Activar la Hoja 3.5. Introducir en la celda B1 el texto: Actividad1, en la celda B2 el texto:

Actividad 2 y en la celda B3 el texto: Actividad 3.6. Introducir en las celdas A2, A3, A4 y A5: nombres ficticios de personas.7. La hoja de caáculo se verá como la siguiente imagen:

 8. Rellenar con calificaciones ficticias todas las actividades para cada uno de

los alumnos, el resultado se verá como la siguiente imagen:

 9. Seleccionar desde el encabezado la columna C.10. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Columnas. Como resultado se

habrá añadido una columna en blanco entre la columna de la Actividad 1 y la Actividad 2.

11. Introducir como título de la columna nueva el texto: Trabajo.12. Asignar calificaciones ficticias para todos los alumnos en la

columna: Trabajo13. La hoja de cálculo se verá como la siguiente imagen:

 14. Seleccionar desde el encabezado la Fila 4.15. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Filas. Como resultado se habrá

añadido una fila en blanco que será ahora la Fila 4.

 16. Introducir en la celda A4 otro nombre de un alumno y asignar calificaciones

para cada columna.

 17. Seleccionar la columna E.18. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción la

hoja de cálculo se verá de la siguiente manera:

 19. Seleccionar desde el encabezado la Fila 2.20. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción la

hoja de cálculo se verá de la siguiente manera:

21. Seleccionar el rango de celdas que inicie con la celda A1 hasta la

celda D1.22. Abrir el menú Insertar y elegir la opción Celdas....23. En el cuadro de diálogo que aparece seleccionar la opción: Desplazar las

celdas hacia abajo.24. Oprimir el botón Aceptar.

 25. Seleccionar la Hoja 2, del libro de trabajo.26. Abrir el menú Edición y elegir la opción Eliminar. Después de esta acción

desaparecerá dicha Hoja.27. Realizar la operación del punto anterior para todas las Hojas excepto para

la Hoja 3 que contiene las calificaciones de los alumnos.28. Al final el libro de trabajo se verá de la siguiente manera:

 29. Guardar el libro de trabajo y cerrar la aplicación de Excel.

 

Mover o copiar una hoja de cálculoEn este artículo se describe cómo mover o copiar hoja de cálculo y datos de hojas de cálculo a otras ubicaciones.

¿Qué desea hacer?Mover o copiar hojas de cálculo a otra ubicación en el mismo libro

Sugerencias

Mover o copiar hojas de cálculo a otro libro

Sugerencias

Mover o copiar datos a otra hoja de cálculo o libro

Arrastrar datos entre ventanas de libro abiertas en Excel

Arrastrar datos a otro libro que está abierto en una sesión diferente de Excel

Mover o copiar hojas de cálculo a otra ubicación en el mismo libroEs fácil mover o copiar una hoja de cálculo (u hoja) completa a otra ubicación en un libro. Sin embargo, tenga en cuenta que los cálculos o gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo podrían resultar incorrectos si mueve la hoja de cálculo. De forma similar, si una hoja de cálculo movida o copiada se inserta entre hojas a las que se hace referencia por una referencia 3D, los datos en esa hoja de cálculo podrían incluirse en el cálculo de forma inesperada.

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea mover o copiar.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja Haga clic en la pestaña de hoja.

Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la pestaña correspondiente.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Sugerencia    Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo de un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Método abreviado de teclado     Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, también puede presionar CTRL+RE PÁG o CTRL+AV PÁG.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar hojas, haga clic enMover o copiar hoja.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.

3. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:o Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.o Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja del

libro y antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.

4. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación Crear una copia.

NOTA    Al crear una copia de la hoja de cálculo, la hoja de cálculo se duplica en el libro y el nombre de la hoja indica que es una copia. Por ejemplo, la primera copia que se hace de Hoja1 se denomina Hoja1 (2).

Sugerencias

Para mover las hojas del libro actual, puede arrastrar las hojas seleccionadas por la fila de fichas de hojas. Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastre las hojas; suelte el botón del mouse antes de soltar la tecla CTRL.

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada, haga clic con el botón secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botón secundario en la ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuación, haga clic en el color que desee usar.

Principio de página

Mover o copiar hojas de cálculo a otro libroNOTA    Las hojas de cálculo que mueva o copie a otro libro usarán las fuentes, los colores y los efectos del tema que se aplica al libro de destino.

1. Para mover o copiar hojas de cálculo a otro libro, asegúrese de que el libro de destino está abierto en la misma sesión de Microsoft Office Excel.

NOTA    No se pueden mover ni copiar hojas de cálculo entre libros que están abiertos en sesiones diferentes de Excel. Si se abre un libro en una sesión diferente de Excel (por ejemplo, esto puede ocurrir al abrir el libro desde un sitio de Windows SharePoint Services ), asegúrese de abrir el libro en la misma sesión de Excel. Para ello, búsquelo en el cuadro de diálogo Abrir (ficha Archivo, Abrir).

2. En el libro que contiene las hojas que desea mover o copiar, seleccione las hojas.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja Haga clic en la pestaña de hoja.

Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la pestaña correspondiente.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la pestaña de la primera hoja. A continuación, mantenga presionado MAYÚS mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y, a continuación, haga clic en Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Sugerencia    Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo de un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Método abreviado de teclado     Para desplazarse a la ficha de hojas anterior o siguiente, también puede presionar CTRL+RE PÁG o CTRL+AV PÁG.

3. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Organizar hojas, haga clic enMover o copiar hoja.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario en una ficha de hoja seleccionada y, a continuación, hacer clic en Mover o copiar.

4. En el cuadro de diálogo Mover o copiar, en la lista Al libro, siga uno de estos procedimientos:o Haga clic en el libro al que desee mover o copiar las hojas seleccionadas.o Haga clic en (nuevo libro) para mover o copiar las hojas seleccionadas a un nuevo libro.

5. En la lista Antes de la hoja, siga uno de estos procedimientos:o Haga clic en la hoja delante de la cual desea insertar directamente las hojas movidas o copiadas.o Haga clic en (mover al final) para insertar las hojas movidas o copiadas después de la última hoja en el

libro y antes de la ficha Insertar hoja de cálculo.

6. Para copiar las hojas en lugar de moverlas, en el cuadro de diálogo Mover o copiar, active la casilla de verificación Crear una copia.

NOTA    Al crear una copia de la hoja de cálculo, ésta se duplica en el libro de destino. Al mover una hoja de cálculo, ésta se quita del libro original y aparece únicamente en el libro de destino.

Sugerencias

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo movida o copiada en el libro de destino, haga clic con el botón secundario en su ficha de hoja, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba el nuevo nombre en la ficha de hoja.

Para cambiar el color de la ficha de hoja, haga clic con el botón secundario en la ficha de hoja, haga clic en Color de etiqueta y, a continuación, haga clic en el color que desee usar.

Principio de página

Mover o copiar datos a otra hoja de cálculo o libroAunque mover o copiar la propia hoja de cálculo es una forma rápida y eficaz para transferir datos a otra ubicación, también puede mover o copiar todos los datos o una parte de éstos a otra hoja de cálculo. Este método se puede usar para transferir datos a una hoja de cálculo en un libro que está abierto en una sesión diferente de Excel.

1. En la hoja de cálculo, seleccione los datos que desea mover o copiar.

NOTA    Si la selección incluye filas o columnas ocultas, Excel también copia los datos en éstas. Tal vez tenga que mostrar temporalmente las filas o columnas que no desea incluir y después seleccionar cada rango de datos que sí desea mover o copiar en operaciones independientes. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo ocultar o mostrar filas y columnas.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:

o Para mover los datos seleccionados, haga clic en Cortar  .

Método abreviado de teclado     También puede presionar CTRL+X.

o Para copiar los datos seleccionados, haga clic en Copiar  .

Método abreviado de teclado     También puede presionar CTRL+C.

3. Siga uno de estos pasos:o Haga clic en la hoja de cálculo donde desee pegar los datos.o Cambie a un libro que esté abierto en otra sesión de Excel y, a continuación, haga clic en la hoja de

cálculo donde desee pegar los datos.4. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

NOTA    Se sobrescribirán los datos en el área de pegado. Además, si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, tal vez tenga que mostrarla para ver todas las celdas copiadas.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:

o Haga clic en Pegar  .

Método abreviado de teclado     También puede presionar CTRL+V.

SUGERENCIA   Para conservar el ancho de columna que se especificó originalmente para los datos, haga

clic en la flecha situada debajo de Pegar  , haga clic en Pegado especial y, a continuación, en la sección Pegar, haga clic en Ancho de columnas.

o Para aplicar diferentes opciones de pegado, haga clic en la flecha situada debajo del botón Pegar   y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

SUGERENCIA   Mueva el puntero sobre las distintas opciones de pegado para ver cómo aparecerán los datos copiados en la hoja de cálculo.

NOTA    

De forma predeterminada, Excel muestra el botón Opciones de pegado de la hoja de cálculo para proporcionar opciones especiales cuando se pegan celdas, por ejemplo Mantener formato de origen y Coincidir con formato de destino. Si no desea que Excel muestre este botón cada vez que pegue celdas, puede desactivar esta opción.

a. Haga clic en la pestaña Archivo.b. En Excel, haga clic en Opciones.c. En la categoría Avanzadas, en Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar

botón Opciones de pegado al pegar contenido.d. Haga clic en cualquier otra pestaña para volver al archivo.

Cuando se copian celdas, las referencia de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, tendrá que ajustar manualmente las referencias.

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Arrastrar datos entre ventanas de libro abiertas en ExcelSi abre más de un libro en la misma sesión de Excel, puede arrastrar datos de hoja de cálculo entre las ventanas del libro.

1. En Excel, abra los libros entre los que desea transferir datos de hoja de cálculo.2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo.

3. En el cuadro de diálogo Organizar ventanas, en Organizar, haga clic en las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En una de las ventanas, seleccione los datos que desea mover o copiar a otra ventana.5. Siga uno de estos pasos:

o Para mover los datos seleccionados, sitúe el puntero en el borde de la selección. Cuando el puntero se

convierta en un puntero de movimiento  , arrastre los datos seleccionados a otra ventana.o Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sitúa el puntero en el

borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia  , arrastre los datos seleccionados a otra ventana.

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Arrastrar datos a otro libro que está abierto en una sesión diferente de ExcelSi un libro está abierto en otra sesión de Excel, puede arrastrar datos de hoja de cálculo a éste si está visible en la barra de tareas.

1. Inicie una sesión de Excel y, a continuación, abra el libro al que desea arrastrar los datos de hoja de cálculo o cree un nuevo libro.

2. En otra sesión de Excel, abra el libro que contiene los datos de hoja de cálculo que desea transferir al arrastrarlos y, a continuación, seleccione esos datos.

3. Siga uno de estos pasos:o Para mover los datos seleccionados, sitúe el puntero en el borde de la selección. Cuando el puntero se

convierta en un puntero de movimiento  , arrastre los datos seleccionados al libro en la barra de tareas y, cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la ubicación del libro donde desee insertar los datos.

o Para copiar los datos seleccionados, mantenga presionada la tecla CTRL mientras sitúa el puntero en el

borde de la selección. Cuando el puntero se convierta en un puntero de copia  , arrastre los datos seleccionados al libro en la barra de tareas, y cuando el libro se abra, arrastre el puntero a la ubicación del libro donde desee insertar los datos.

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ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

 

Excel también presenta funciones que facilitan la opción de borrar o eliminar celdas, filas y columnas.

Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlo de dos formas.

Primera forma

1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar. Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda A10

2) Buscamos en la barra de herramientas el botón Eliminar

3) Se abrirá un menú desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas, columnas, hoja

4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habrá borrado de nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10

 

Segunda Forma

a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cómo hacemos esto? nos posicionamos con el ratón sobre el número de la fila y pulsamos el botón derecho del ratón.

Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en particular.

b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botón Eliminar

Ya habrá sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo.

 

Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dos formas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremos escogeremos la opción Eliminar columnas de hoja.

 

Cómo eliminar celdas en excel

  Borja Lopez 

Video  

Dificultad Fácil

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El Excel, es una aplicación que te permite manipular datos numéricos y alfanuméricos a

través de una hoja de cálculo. Estos datos están dispuestos en celdas, las cuales se

suelen distribuir de una forma bidimensional de filas y columnas. En Excel la celda es la

base de información de la hoja de cálculo, es importante que sepas eliminar celdas en excel.

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Imaginate que tenemos un rango de datos y entremedio de este rango de datos se nos ha

colado un dato que no deberia estar ahí. Para eliminar la celda que contiene este dato

debes seleccionar la celda, pulsar el botón derecho de tu ratón y escoger la opción

Eliminar. Ten cuidado por que excel te propone desplazar celdas hacia la izquierda,

desplazar celdas hacia arriba, eliminar toda la fila o eliminar toda la columna. Debes

prestar mucha atención pues el hueco que quedará cuando elimines la celda que quieres

eliminar, excel lo tiene que rellenar con otras celdas. En este caso nos interesa que excel

nos suba todo el rango de datos hacia arriba.

Insertar o eliminar hojas de cálculoExcel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.

El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la pestaña de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

Insertar una nueva hoja de cálculoPara insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione la hoja de cálculo existente y, a continuación, haga clic en Inicio > Insertar, > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

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¿Qué más desea hacer?

Insertar varias hojas de cálculo a la vez

Cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo en un libro nuevo

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

Eliminar una o más hojas de cálculo

Insertar varias hojas de cálculo a la vez1. Presione Mayús y seleccione el mismo número de pestañas de hojas existentes de las hojas de cálculo

que desea insertar en el libro abierto. Por ejemplo, para agregar tres hojas de cálculo, seleccione tres pestañas de hojas existentes.

2. Haga clic en Inicio > Insertar > Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

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Cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo en un libro nuevo

1. Haga clic en la pestaña Archivo.2. Haga clic en Opciones.3. En la categoría General, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este número de hojas,

escriba el número de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo.

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Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la ficha de hojas cuyo nombre desea cambiar y, después, haga clic en Cambiar nombre.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

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Eliminar una o más hojas de cálculo1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.2. Haga clic en Inicio, en la flecha que se encuentra debajo de Eliminar, y en Eliminar hoja.

También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

SUGERENCIAS   

Las pestañas de hoja aparecen automáticamente. Si no las ve, haga clic en Archivo > Opciones > Avanzadas >Mostrar pestañas de hojas.

Cuando seleccione varias hojas de cálculo, [Grupo] aparece en la barra de título de la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Al imprimir la hoja de cálculo, se puede incluir el nombre de la misma.a. Haga clic en Insertar > Encabezado y pie de página.b. En la Vista Diseño de página, haga clic en la ubicación en la que desea que aparezca el nombre de la

hoja.

c. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en Nombre de hoja  .

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