1. La Familiar S. A.Ingenio Isabel MaraMayo, 2012

2. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS OBJETIVOS REVISAR ALGUNOS ASPECTOS CONCEPTUALES YDEFINICIONES RELACIONADAS AL MANEJO DEPROYECTOS ABORDAR LOS ASPECTOS GERENCIALES,ADMINISTRATIVOS Y FORMALES QUE DEBENCUMPLIRSE DENTRO DE UN PROYECTO UTILIZACIN DEL PROGRAMA MS PROJECT COMOHERRAMIENTA DE APOYO A LA GESTIN DELPROYECTO REVISAR UNA METODOLOGA PARA LAADMINISTRACIN DE PROYECTOS 3. ADMINISTRACIN DE PROYECTOS RESULTADOS ESPERADOS DESPUES DE ESTE TALLER PODREMOS ADOPTAR UNA METODOLOGA DE TRABAJO APLICABLE AL MANEJO Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS UTILIZAR LA HERRAMIENTA MS PROJECT COMO AYUDA TCNOLGICA PARA LA GESTIN DE PROYECTOS MEJORAR LAS FORMAS DE TRABAJO PARA ASEGURAR QUE LOS PROYECTOS QUE EMPRENDEMOS SEAN EXITOSOS MINIMIZANDO LOS RIESGOS DE FRACASO. 4. Qu es un proyecto? La bsqueda de una solucin inteligente alplanteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantas, una necesidad humana. 5. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BSICO PARALA TOMA DE DECISIONESLa solucin a un problema o necesidad noes nica, por el contrario, casi siempre selogran encontrar numerosas alternativasque puedan contribuir a resolver lasdificultades o a cambiar las condicionesexistentes 6. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BSICO PARA LA TOMA DEDECISIONESLos anlisis que se realizan a travs del proyectopermiten establecer las posibilidades de xito o lasposibilidades de fracaso.Por ms completo que sea un estudio no se elimina elriesgo que conlleva la realizacin de una inversin,debido a que el futuro siempre presenta algn grado deincertidumbre en variables econmicas, sociales,tecnolgicas, ambientales, legales, etc. 7. Importancia de los proyectosPOR CONSTITUIRSE EN UN ELEMENTO BSICO PARALA TOMA DE DECISIONESA pesar de esto, un proyecto bienformulado y evaluado se constituye en labase ms slida para el suministro de laspautas necesarias para seleccionar elcamino que ha de seguirse. 8. Importancia de los proyectos POR LAS REPERCUSIONES QUE PUEDA CAUSAR SU EJECUCIN Y OPERACINLa importancia de un proyecto tambin seestablece por la forma como contribuye a lasolucin de los problemas existentes, aldesarrollo econmico y social, y en general portodos los beneficios que pueda producir tantopara los propietarios del proyecto como para lacomunidad en la cual tienen influencia susactividades. 9. ECONMICO - FINANCIERO TCNICO ECONMICOECONMICO - EMPRESARIAL 10. El enfoque de un proyectoEl enfoque econmico financiero Es asumido por los establecimientos de crdito comobancos comerciales, corporaciones financieras,corporaciones de ahorro y vivienda, compaas definanciamiento comercial, inversionistas. ESTAS ENTIDADES FACILITAN LOS RECURSOSFINANCIEROS PARA REALIZAR LOS PROYECTOS Se da prioridad a la preparacin y al anlisis deproyecciones y de la situacin financiera, la capacidad deamortizacin de los crditos y en general de los flujos defondos. 11. El enfoque de un proyectoEl enfoque econmico financiero EL DOCUMENTO RESULTANTE DE LOS ESTUDIOSDEBE SERVIR PARA TOMAR DECISIONES RESPECTO ALA INVERSIN DE CAPITAL, POR PARTE DE LAMXIMA AUTORIDAD JERRQUICA DE LA EMPRESA,AS COMO POR LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS. 12. El enfoque de un proyectoEl enfoque tcnico - econmico Es adoptado por las empresas encargadas de la ingenieray de la construccin, que consideran al proyecto comouna obra fsica a ejecutar o construir. El objetivo de estas organizaciones se orienta haciadiseos, clculos, especificaciones, adquisicin y montajede equipos y materiales, as como al ensamblaje total ypuesta a punto de la oba hasta dejarla lista para iniciar laoperacin. 13. El enfoque de un proyectoEl enfoque tcnico - econmico EN ESTE CASO LOS PROYECTOS DEBEN CONTARCON LA PRESENCIA DE ELEMENTOS QUE PERMITANSU EJECUCIN EFICAZ, EFICIENTE Y ECONMICA . Y SE HACE NFASIS EN CALIDAD TCNICA,CAPACIDAD, RENDIMIENTO, GARANTA Y TIEMPODE EJECUCIN DE LAS OBRAS 14. El enfoque de un proyectoEl enfoque econmico empresarial Es asumido por las empresas propietarias del proyecto y portanto responsable de su operacin, o sea, la produccin ycomercializacin de los bienes y servicios que permitanrecuperar los capitales invertidos y generar los excedenteseconmicos esperados. EL ENFASIS SE DA EN LA OPERACIN EFICAZ Y EFICIENTEDEL PROYECTO, EN LA PRODUCCIN DE LOS BIENES ODE LOS SERVICIOS, EN LOS VOLMENES Y CALIDADREQUERIDOS Y EN LA MAXIMIZACIN DE LARENTABILIDAD DEL CAPITAL INVERTIDO. 15. El enfoque de un proyecto LA VISIN INTEGRADA DELCONCEPTO DEL PROYECTO EXIGE UNA SLIDA PROYECCIN HACIA ELFUTURO, AS COMO TAMBIN CRITERIOSECONMICOS, FINANCIEROS, ADMINISTRATIVOS Y TCNICOS. 16. TIPOS DE PROYECTOS CLASIFICACIONDE LOSPROYECTOS CARCTERCATEGORA ACTIVIDADProduccin de bienesAGROPECUARIOSECONMICOS INDUSTRIALESPrestacin deservicios DE SERVICIOS SOCIALES DE INFRAESTRUTURAInfraestructura 17. EL CICLO DEL PROYECTO EVALUACINPREINVERSININVERSIN EVALUACINEX - POST Identificacin Gerencia del Administracin Seleccin Proyecto de la operacin Formulacin Evaluacin Ex Ante Negociacin 18. PREINVERSINIdentificacin del proyecto. Se fundamenta en la explicacin de los aspectos principalesdel problema o necesidad y el planteamiento de las posiblesalternativas de solucin, o la forma como se puedeaprovechar una oportunidad. La solucin consiste en descubrir alternativas paraaprovechar dichas oportunidades, o el estudio de variantespara incrementar la produccin, o el mejoramiento encalidad de los bienes y servicios ya producidos o lareposicin de infraestructura que ya ha cumplido superodo de vida til. 19. PREINVERSINSeleccin del proyecto. El criterio que gua al empresario privado est orientado aseleccionar el o los proyectos que maximicen subeneficio, teniendo en cuenta las restricciones de capital, desde luego la magnitud del riesgo. El empresario privado estudiar las diferentes alternativasque compitan por la asignacin de su capital; utilizarindicadores de rentabilidad basados en el principio deCOSTO BENEFICIO para cada opcin viable. En trminos ms simples, se trata de determinar y medir elimpacto del proyecto sobre el patrimonio del inversionista. 20. PREINVERSINFormulacin del proyecto. Esta etapa permite clarificar losobjetivos del proyecto y analizar en detalle las partes que locomponen.Requiere de algunas acciones preliminares: Viabilidad. El proyecto es viable cuando existen lascondiciones y recursos para su ejecucin. La viabilidad estrelacionada con la posibilidad de implementacin yoperacin del proyecto. Factibilidad. El proyecto es factible cuando se demuestraque adems de que se puede realizar su implementacin yoperacin , es recomendable desde los puntos de vista demercado, tcnico, financiero y social. 21. PREINVERSINFormulacin del proyecto. La VIABILIDAD de un proyecto est relacionada con laposibilidad de implementacin y operacin delproyecto, en tanto que su FACTIBILIDAD deberecomendarse desde los puntos de vista demercado, tcnico, financiero, econmico y social; y, enlos casos que lo amerite ambiental y de gnero. 22. EL HORIZONTE DEL PROYECTO HORIZONTE DEL PROYECTO EJECUCIN ESTUDIO DEPREINVERSION OPERACIN LIQUIDACIN 23. PROCESO DE LA EVALUACIN DE PROYECTOSIdea del proyecto Anlisis del entorno Perfil o gran visinDeteccin de necesidadesAnlisis de oportunidadesDefinicin conceptualEstudio del proyecto Factibilidad o Evaluacin del proyecto anteproyectoDecisin sobre el proyectoRealizacin del proyecto Proyecto definitivo 24. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIN DEL PROYECTO 25. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Cierre 26. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIN DEL PROYECTO 27. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Cierre 28. EL XITO DE UN PROYECTO TIENEQUE VER TANTO CON EL DISEO YEL VALOR DE SU CONTENIDO, COMO CON EL PROCESO QUE SEHA SEGUIDO PARA SU EJECUCIN E IMPLEMENTACIN 29. EL PUNTO DE PARTIDA:ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO 30. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTOLa bsqueda de experiencias previas Gerentes de otras reas que hayan tenido que enfrentarsituaciones similares Recurrir a su red de colegas que trabajan en otrasempresas u organizaciones Proveedores, consultores, etc. 31. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO El mapa poltico del proyectoGerentes quecontrolan recursosOtro altos Promotores ejecutivos yGerentesGerentedelProyecto Otros Resto de la proyectosorganizacin 32. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO El ciclo de vida de un proyecto VISION DEL PROYECTO A TRAVS DE SUS ETAPASDEFINICIN DEL PROYECO Productos, hitos o CONSTRUCCIN milestones delproyectoIMPLEMENTACINTUNNING GESTIN DEL CAMBIO 33. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO Definicin del Proyecto Qu objetivos estamos persiguiendo con el proyecto? Qu alcance tendr? Cmo se va a utilizar? Con qu recursos econmicos se cuenta? Cul es el cronograma de entrega (tiempo)? Cul es la justificacin econmica? 34. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO Definicin del Proyecto Subestimar la importancia de la Definicin del Proyectoy obviar esta etapa aclaratoria es un error muygrande, cuyas consecuencias afectarn seriamente elresultado final. El gerente de proyecto no debe esperar que le pidan laDefinicin del Proyecto. Proactivamente debeproponerla l mismo e impulsar en consecuencia elproceso de toma de decisiones de los promotores sobrebases comprendidas y consensuadas. 35. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTOLa validacin de los primeros pasos con el promotor Para obtener los documentos de Definicin delProyecto se deben tener en claro tres aspectos: Cmo va a enfocar la tarea Ha entendido el mapa poltico (interrelaciones) Su primer trabajo ser obtener la APROBACIN de laDefinicin del Proyecto por parte de los promotoresLa claridad de los conceptos permitir al promotor ver que el gerente de proyecto est trabajando con criterio, y seguramente lo ayudar con sus requerimientos 36. ME HAN ASIGNADO UN PROYECTO La bsqueda de experiencias previas El mapa poltico del proyecto El ciclo de vida de un proyecto La validacin de los primeros pasos con el promotor Cierre A esta altura, el gerente del proyecto ya ha logrado responder a la primera pregunta que se hizo cuando le asignaron el proyecto: POR DNDE COMIENZO? Con estas ideas claras, el siguiente hito es La definicin del proyecto 37. EL PRIMER PRODUCTO:LA DEFINICIN DEL PROYECTO 38. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Cierre 39. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Es una versin ejecutiva, es un documento que no debieratener mas de 10 o 15 transparencias y que, como hemossealado, servir para obtener la aprobacin del diseo de laforma de trabajar, de los plazos y de los presupuestos 40. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos El primer punto a consignar son los objetivos del proyecto. Deben ser c, sin ambiguedades, y en lo posible referirse tanto alos aspectos cuantitativos como a los cualitativos Los objetivos no solo expresan la voluntad de alcanzarresultados cualitativos sino tambin tratan de manifestar dealguna forma los logros cuantitativos que se pretende lograr. Estos ltimos, debern ser demostrados en la justificacineconmica de la Definicin del Proyecto 41. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Este punto es absolutamente relevante para manejar las expectativas de todos los interesados (stakeholders) El alcance de un proyecto debe definirse con un alto nivel de precisin, para no crear expectativas equivocadas en cuanto a los aspectos que abordar Aunque un proyecto sea exitoso, puede suceder que los interesados no lo perciban as 42. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Los supuestos tienen que ver con determinados condicionantes del proyecto identificados a priori y que sirven para amplia el concepto de alcane. Expresan que el proyecto va a poder ejecutarse en los trminos de las definiciones siempre que se cumplan determinadas premisas de trabajo. Los supuestos sirven tambin para alinear expectativas. 43. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Este punto de la Definicin del Proyecto se refiere concretamente al DISEO Se dirige a describir la nueva solucin que propone el proyecto para alcanzar los objetivos enunciados, y es el contenido que va a ser objeto del trabajo en caso de aprobacin. 44. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual La forma de presentar la solucin o el nuevo modelo conceptual propuesto depende mucho de la naturaleza del proyecto. Lo importante es no extenderse 45. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa La metodologa explica cmo se piensa elaborar la solucinpropuesta en el proyecto. La descripcin incluir las principales etapas del proyecto,dentro de ellas, las actividades a realizar, los hitos, losproductos intermedios a entregar y la forma como se evaluary controlar el avance, as como los informes. 46. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Un organigrama del proyecto tiene bsicamente tres niveles:El de comit de direccin, el de gerenciamiento del proyecto yel de equipos de trabajo Debe reflejar los conocimientos y habilidades requeridas paracada integrante delos equipos para poder realizar el proyecto El compromiso de todos los sectores relacionados 47. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma El Cronograma permite establecer, a partir del inicio delproyecto, los plazos en que se cumplirn las distintas etapasde la metodologa. Asimismo, se registran all los puntos ohitos de control del proyecto. Comprometer plazos significa garantizar que se va a cumplircon ellos. 48. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos La matriz de riesgos tiene como objetivo reflejar las distintas contingencias a las que un proyecto puede estar sujeto, y la forma en que se ha previsto enrentarlas. Es una alerta temprana de aspectos crticos cuya presencia en la agenda del comit de direccin contribuye a crear un sentido de urgencia de estos temas y ganar la atencin de los promotores del proyecto y de la direccin misma. 49. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos TODO PROYECTO IMPLICA UNA INVERSIN EN LA COMPAA, Y TODA INVERSIN DEBE TENER UN RETORNO O BENEFICIO QUE JUSTIFIQUE EL PROYECTO Un proyecto siempre est asociado a un FLUJO DE FONDOS, constituido por los egresos en que se tiene que incurrir y por los ingresos netos o los ahorros netos de costos que ste permitir cuando se implemente. 50. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Es frencuente que durante el desarrollo de la definicin del proyecto se identifiquen acciones de aplicacin inmediata y de alto impacto y que no requieren el desarrollo del proyecto pero que si estn en esa direccin. 51. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Cierre Es el momento de presentar las definiciones del proyecto al Comit de direccin y conseguir su aprobacin como requisito previo para empezar a desarrollar la solucin proppuesta. 52. DEFINICIN DEL PROYECTO El contenido de una Definicin del Proyecto Objetivos Alcance y supuestos Propuesta de cambio Modelo Conceptual Metodologa Organigrama Cronograma Identificacin de riesgos Justificacin econmica (business case) Acciones de rpida implementacin Cierre 53. EJERCICIO 54. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACINDEL PROYECTO 55. LA TRIPLE RESTRICCIN AlcanceTiempo Recurso 56. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO Se entiende por restriccin algo que nos limita o nosimpide realizar ciertas acciones como nosotrosquisiramos. Las restricciones que tiene culquier proyecto sondiversas, pero pueden agruparse o reducirse en tresprincipales: Los entregables que componen el resultado delproyecto (Alcance); El Tiempo disponible para realizar el proyecto; y, Los Recursos (dinero) para llevarlo a cabo. 57. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO Estas tres restricciones (Alcance, Tiempo y Recursos)siempre estn presentes en un proyecto Se representan en un tringulo equiltero Por qu el tringulo equiltero: Porque este tringulohipottico siempre mantiene su forma equiltera (treslados iguales, tres ngulos del mismo grado). En otraspalabras, si movemos una de las restricciones entoncesse mover o ajustar por lo menos otra, para que eltringulo se recupere su forma de equiltero. 58. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO Ejemplo: Si se reduce el tiempo disponible para el proyecto(el cliente adelanta la fecha) entonces, o bien reducimos elalcance para salir a tiempo, o bien invertimos ms recursos(dinero) para avanzar ms rpido, o una combinacin deambas cosas. Lo que no se puede hacer es intentar modificar una delas restricciones y pensar ingenuamente que elproyecto intentar equilibrarse de alguna forma. Hayde aquel lder de proyecto que intente desafiar alpoder de la triple restriccin, porque su omnipotenciase manifestar sin misericordia, y en su proyectosolamente se escucharn lamentos y rechinar dedientes1 (pm, 5, 13-15) 59. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTOLAS CUATRO RESTRICCIONES Hay algunos Gurs que afirman que el concepto de LaTriple Restriccin ya es obsoleto, indicando que msbien son 4 las restricciones que acotan al proyecto:Alcance, Tiempo, Recursos y Calidad. 60. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO La reunin de arranque (kick-off) Los planes detallados Anticipacin: la actitud clave del gerente del proyecto Control y seguimiento del proyecto: un modelo degestin Fortalecimiento del equipo (team building) La integracin de los sectores tiene un premio: laaprobacin formal de los diseos Cambios en el entorno del proyecto 61. CONSTRUCCIN E IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO Contratacin de recursos tcnicos y humanos Algunas mejores prcticas (best practices) para aplicaren la ejecucin del proyecto Mtodos de implementacin Finalizacin del proyecto Cierre 62. LIDERANDO UN PROYECTO 63. LIDERANDO UN PROYECTODEJAREMOS ESTE TEMA PENDIENTE PARA SERTRATADO EN UNA REUNIN ESPECIAL DONDE SEPUEDAN ABORDAR STE Y OTROS ASPECTOS DELLIDERAZGO. 64. EL CRONOGRAMA DE TRABAJO 65. DEFINICIN DEL PROYECTOUTILIZAREMOS EL MICROSOFT PROJECT(CUALQUIER VERSIN ES VLIDA POR AHORA)PARA DEFINIR Y ADMINISTRAR EL PROYECTO ENADELANTE. 66. EVALUACIN Y CONTROL DEL PROYECTOENFOQUE ECONMICO - FINANCIERO ENFOQUE TCNICO - ECONMICO ENFOQUE ECONMICO - EMPRESARIAL