20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento electrónico

Las normas técnicas de interoperabilidad relativas al documento electrónico

Valencia, 20 de octubre de 2011

Miguel A. Amutio GómezMinisterio de Política Territorial y Administración Pública

Para venir a lo que no sabes,has de ir por donde no sabes.San Juan de la Cruz, Subida del Monte Carmelo

La satisfacciónPor lo general, es preferible conformarse con una solución satisfactoria que buscar una solución óptima.W. Lidwell, K. Holden, J. Butler, “Principios universales de diseño”,Ed. Blume

3

CONTEXTO: ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

EL DOCUMENTO-E EN LA ADMINISTRACIÓN-E

NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD • Documento electrónico• Expediente electrónico• Digitalización de documentos• Procedimientos de copiado auténtico y conversión• Política de gestión de documentos electrónicos

UN RECORDATORIO DE LA SEGURIDAD

CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO

CONCLUSIONES

ÍNDICE

4


Mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y reducir las cargas administrativas de las empresas en su relación con las AA.PP. Contribuir al crecimiento y extender los beneficios de la sociedad digital

a todos.

Los servicios se prestan en un escenario complejo que requiere la cooperación.

5

CONTEXTO: CRECE EL SOPORTE ELECTRÓNICO FRENTE AL PAPEL

> 2.300 procedimientos y servicios electrónicos en la AGE adaptados a la Ley 11/2007.

90% de los procedimientos y 99% de la tramitación total de la AGE se pueden realizar por medios electrónicos.

Red SARA conecta AGE, CC.AA. y > 3.000 municipios que representan 80% de la población.

Sistema de Verificación de Datos → > 60 tipos de certificados intercambiados. 16M de intercambios en 2010.

Ahorros de la Adm-e para empresas y ciudadanos, referidos a los 20 servicios de mayor uso e impacto > 3.100 M€ anuales.

Hay una proporción creciente del soporte electrónico frente al papel; y, cada vez más, ya no hay papel.

URL: http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_020001242.pdf

6

POR QUÉ ES IMPORTANTE LA INTEROPERABILIDAD

Tiene carácter instrumental, es una 'precondición'* al servicio del desarrollo de la administración electrónica para:

La realización de principios y derechos de los ciudadanos.

La cooperación en el desarrollo y prestación de servicios públicos.

La ejecución de las políticas públicas, pues evita la fragmentación de los esfuerzos de las AA.PP.

Mayor eficiencia; reducción de tiempo y costes en el despliegue de servicios.

Reconocida:

Agenda Digital para Europa, Plan de Acción 2011-2015, COM(2010) 744 final, Programa ISA.

Ley 11/2007, RD 4/2010

Reconocida:

Agenda Digital para Europa, Plan de Acción 2011-2015, COM(2010) 744 final, Programa ISA.

Ley 11/2007, RD 4/2010

7

Enero 2010 Enero 2014

Octubre 2011

2010 2011 2012 2013

Elaboración de NTIs Elaboración Guías de aplicación Infraestructuras y servicios comunes Desarrollo de instrumentos para la interoperabilidad Adecuación al ENI

DÓNDE ESTAMOS

Julio 2011

8






CONCLUSIONES

9

El documento electrónico es una de las piezas clave de la administración electrónica identificadas en la Ley 11/2007:

Define el documento electrónico.

Establece condiciones de validez del doc. administrativo electrónico.

Trata las copias:– De documentos electrónicos– De documentos de las AA.PP. en soporte papel– Copias en soporte papel de documentos públicos adm-e. – Obtención de imágenes-e de documentos privados

Destrucción de originales en papel.

Trata el expediente electrónico: – Definición, índice electrónico y servicios de puesta a disposición.

Trata el archivo electrónico.

EL DOCUMENTO-e EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: LEY 11/2007

10

El RD 1671/2009 desarrolla parcialmentela Ley 11/2007 para la AGE. Trata:

Características del documento-e.

Adición de metadatos (mínimos obligatorios).

Copias:– Copias-e de los documentos-e realizadas por la AGE y sus OO.PP.– Copias-e de documentos en soporte no electrónico.– Copias en papel de los documentos públicos administrativos electrónicos

realizadas por la AGE y sus OO.PP. vinculados o dependientes.– Obtención de copias-e por los ciudadanos (extractos),

Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos.

Destrucción de documentos en soporte no electrónico.

Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos.

Expediente electrónico.

Archivo electrónico de documentos.

Conservación de documentos electrónicos.

EL DOCUMENTO-e EN LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: RD 1671/2009

11

La Ley 11/2007 reconoce la interoperabilidad como instrumento al servicio de la realización del derecho de los ciudadanos a relacionarse con las AA.PP. por el medio electrónico.

Regulado por RD 4/2010, que desarrolla la Ley 11/2007, art. 42.1.

Objeto: comprender el conjunto de criterios y recomendaciones de seguridad, normalización y conservación que deberán ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

Ámbito de aplicación: Todas las AA.PP. (Ley 11/2007, art. 2).

Adecuación:Los sistemas existentes en los plazos establecidos; límite 29.01.2014.Los nuevos sistemas aplicarán lo establecido desde su concepción.

RD 4/2010 – ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD

12

RD 4/2010 – QUÉ HACER PARA MEJORAR LA INTEROPERABILIDAD

Tratar las dimensiones de la interoperabilidad. Usar estándares , en las condiciones

previstas en la normativa.

Usar infraestructuras y los servicios comunes, que facilitan la relación multilateral. (Ej. Red SARA, @Firma,...).

Reutilizar aplicaciones de las AA.PP., documentación asociada y otros objetos de información.

Atender a la interoperabilidad de la firma electrónica y de los certificados .

Contemplar la recuperación y conservación del documento electrónico .

Desarrollar normas técnicas para aspectos concretos.

13

Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.

Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e.

Aplicarán medidas de seguridad (Esquema Nacional de Seguridad, RD 3/2010).

Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en RD 4/2010, art. 11.

Digitalización de documentos en soporte papel, se realizará según la NTI corresp.


14

+ Normas técnicas de interoperabilidad (RD 4/2010, disp. ad. 1ª), necesarias para la aplicación del ENI:

Catálogo de estándares. Documento electrónico. Digitalización de documentos. Expediente electrónico. Política de firma electrónica y de certificados. Protocolos de intermediación de datos. Relación de modelos de datos comunes. Política de gestión de documentos electrónicos. Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas. Procedimientos de copiado auténtico y conversión. Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.

Formato:Resolución de la Secretaría de Estado para la Función Pública, publicada en el BOE

+Guías de aplicación


15


Fuente: http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/

Normas técnicas de interoperabilidad publicadas en BOE 30.07.2011:

16






CONCLUSIONES

17

DOCUMENTO ELECTRÓNICO - ESFUERZO PARA CLARIFICAR, DELIMITAR Y CONCRETAR

¿Qué entendemos unos y otros por: documento-e, expediente-e, índice-e, metadatos (mínimos obligatorios), copias-e, ...?

Todos los actores entienden que es necesario establecer unas reglas de juego; a la vez se pone de manifiesto la diversidad de sus requisitos, necesidades, sensibilidades y expectativas; luego, ¿qué reglas comunes se pueden establecer?

¿Hasta dónde se puede llegar o se debe llegar?, ¿qué queda fuera?, ¿qué cabe esperar de forma realista y práctica de unas normas sobre estos temas?

Estructuras, formatos, reglas, requisitos,... expresarlos en un texto de carácter normativo.

18

DOCUMENTO ELECTRÓNICO - ESFUERZO PARA CLARIFICAR, DELIMITAR Y CONCRETAR

19

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.

Objeto: establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.

Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3

a) Documentos administrativos electrónicos.

b) Cualquier otro documento-e susceptible de formar parte de un expediente-e.

NTI DOCUMENTO ELECTRÓNICO

20

Documento electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. [Ley 11/2007, Anexo]

Documento administrativo electrónico: (condiciones de validez de su emisión)… incorporen una o varias firmas electrónicas...… incluirán referencia temporal[Ley 11/2007, art. 29]

PERO, ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

21

Fichero de contenido: Contenido, entendido como conjunto de datos o información del documento.

Intercambio de documentos-e 'simples': Incluyen un fichero de información o contenido, una o varias firmas, si procede, y un conjunto de metadatos asociados.

Se impone en la estructura XML para el intercambio de documentos-e (anexo II).

NTI Documento electrónicoCONTENIDO

22

En su caso, firma-e: Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma-e.

De acuerdo con la normativa aplicable: Ley 11/2007 Art. 13 y siguientes Contempla la utilización de las firmas-e señaladas en la Decisión 2011/130/EU.

NTI Documento electrónicoFIRMA ELECTRÓNICA

23

NTI Documento electrónicoMETADATOS

Metadatos mínimos obligatorios Definidos en el anexo I.

Presentes en intercambios de documentos-e.

No serán modificados a excepción de corrección de errores u omisiones.

Se podrán asignar metadatos complementarios para necesidades de descripción específicas; en su caso, de acuerdo con lo previsto en la NTI de Política de gestión de documentos-e.

para tratamiento y gestión a nivel interno.

disponibilidad e integridad de metadatos, manteniendo de manera permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.

24

Ley 11/2007, art. 32: Conjunto de documentos-e correspondientes a

un procedimiento administrativo.

El foliado llevará a cabo mediante un índice-e, firmado por la Administración.

RD 1671/2009, art. 53: Su formación es responsabilidad del órgano correspondiente.

Reglas de remisión o puesta a disposición:Tendrán un código unívoco para su identificación en intercambio.El foliado se llevará a cabo mediante un índice electrónico (firmado-e).La estructura y formato de los expedientes se sujetará a lo establecido por el ENI.Un expediente-e puede incluir a otros expedientes-e.Los documentos que se integren en el expediente se ajustarán a los formatos de larga duración definidos en el ENI.

¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?

25

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.

Objeto: establecer la estructura y el formato del expediente electrónico, así como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.

Ámbito de aplicación: Expedientes-e en el ámbito establecido en RD 4/2010, art. 3. Se podrán aplicar a otros conjuntos de documentos-e, creados al margen de un

procedimiento reglado, mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico.

NTI EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

26

Documentos-e:Como elementos independientes.Dentro de una 'carpeta' (agrupación por un motivo funcional).Parte de otro expediente-e (anidado dentro del primero).

Índice-e. Metadatos.

NTI Expediente electrónicoCOMPONENTES

27

NTI Expediente electrónicoCOMPONENTES

Índice-e. Garantiza la integridad del expediente-e y permite su recuperación.

El índice-e de los expedientes objeto de intercambio reflejará, al menos:

La fecha de generación del índice.

Para cada documento-e: su identificador, su huella digital, la función resumen utilizada para su obtención y, opcionalmente, la fecha de incorporación al

expediente y el orden del documento dentro del expediente.

Si es el caso, la disposición de los documentos en carpetas y expedientes-e anidados.

Firma-e del índice (mismo modelo que para el documento-e).

Visualización del índice.

28

IndiceContenidoExpedienteENI.xsd

Fuente: Trabajo en curso sobre documento-e en el ENI.

NTI Expediente electrónicoÍNDICE ELECTRÓNICO

29

Metadatos mínimos obligatorios:

Definidos en el anexo I.

Se asociarán en la formación del expediente para su remisión o puesta a disposición.

No serán modificados, a excepción de corrección de errores u omisiones .

Se podrán asignar metadatos complementarios para necesidades de descripción específicas.

En su caso, de acuerdo con lo previsto en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.

NTI Expediente electrónicoMETADATOS

30

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos.

Objeto: Establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos.

Ámbito de aplicación.

NTI DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

31

Imagen electrónica, definida en el RD 4/2010 como el resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento y que, por tanto, ha de representar el aspecto y contenido del documento en el soporte origen.

Como documento-e, son de aplicación los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrónico.

Dependiendo la naturaleza y finalidad del documento, firma de la imagen electrónica por parte de la administración que realiza la digitalización, mediante los sistemas de firma electrónica previstos en los arts. 18 ó 19 de la Ley 11/2007.

NTI Digitalización de DocumentosCOMPONENTES

32

Formato: se apunta a la NTI de Catálogo de estándares, para el detalle de los estándares y, en concreto, de los formatos aplicables a la imagen electrónica del documento electrónico digitalizado.

Nivel de resolución mínimo en 200 píxeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, como en color o escala de grises, ya que esta resolución proporciona imágenes con detalle suficiente para mantener la fidelidad con el contenido original.

Pautas adicionales para conservar la fidelidad de la imagen electrónica resultante del proceso de digitalización con respecto al documento original, como las referidas a respetar la geometría del documento origen en tamaños y proporciones, evitar añadir caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen y aplicar un proceso de digitalización que reúna unas condiciones mínimas en cuanto a tareas y calidad.

NTI Digitalización de DocumentosREQUISITOS DE LA IMAGEN-E

33

Digitalización del documento origen a través de un medio fotoeléctrico para la obtención de la imagen electrónica que, inicialmente, se registra en la memoria del sistema asociado al dispositivo.

Optimización automática cuando la imagen obtenida lo requiera para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión; esta optimización puede consistir en la aplicación de mecanismos de edición de imagen tales como la umbralización, reorientación o eliminación de bordes.

Asignación de metadatos y, si procede, de firma electrónica con el fin de completar los componentes del documento electrónico digitalizado.

NTI Digitalización de DocumentosPROCESO DE DIGITALIZACIÓN


34

NTI Procedimientos de copiado auténtico y conversión

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

Objeto: Establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.

Ámbito de aplicación.

35

Características generales de las copias electrónicas auténticas. Copia electrónica auténtica con cambio de formato. Copia electrónica auténtica de documentos papel. Copia electrónica parcial auténtica. Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos.


36

Conversión entre documentos electrónicos.


37

NTI POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS-E


R e c u r s o s

P o l í t i c a

P r o g r a m a

D o c u m e n t o s

Objeto: Establecer directrices para la definición de políticas de gestión de documentos-e:

Contenidos de la política: ámbito de aplicación, actores involucrados, procedimientos de gestión documental, formación, supervisión y auditoría y revisión.

Actores involucrados: alta dirección, gestores, archiveros, administradores de sistemas, otro personal implicado.

Programa de tratamiento de documentos-e y procesos de gestión. Asignación de metadatos; esquemas de metadatos como herramientas de apoyo

para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión documental.

Documentación. Formación. Supervisión, auditoría y actualización.

38

GUÍAS DE APLICACIÓN,...

39

PREGUNTAS FRECUENTES

40






CONCLUSIONES

41

Se aplicará el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto a:

Principios básicos y requisitos mínimos.Medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los docs.

RD 4/2010 ENI, art. 22:

Se aplicarán medidas con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, accesibilidad y conservación física y lógica de los documentos-e, sus soportes y medios,

atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deben conservarse los documentos.

Y TAMBIÉN LA SEGURIDAD

42

Art. 7. Prevención, reacción y recuperación...5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico.De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los servicios durante todo el ciclo vital de la información digital, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital.

Art. 21. Protección de información almacenada y en tránsito....2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias....

Y TAMBIÉN LA SEGURIDAD

43






CONCLUSIONES

44

CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO - MÉTODO

Investigación y análisis pormenorizado de requisitos, referentes (normalización, buenas prácticas, UE) y antecedentes.

Priorización, a la vez que se mantiene la perspectiva general.

Elaboración de una documentación exhaustiva que facilite la comprensión común, debatir y decidir sobre alcance, principios y aspectos generales y de detalle. Permite a los actores comprender el alcance del problema.

Sobre la base de lo anterior, redacción de un texto escueto de carácter normativo; se eluden los contenidos de naturaleza teórica o explicativa.

Revisión del texto en sucesivas iteraciones para consolidar la comprensión común, consensuar los diversos aspectos, depurar y perfeccionar el texto; a través del medio electrónico y de reuniones presenciales.

Publicación en el Portal de la Administración Electrónica.

Elevación para aprobación formal y posterior tramitación.

45

CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO – ESFUERZO COLECTIVO

> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e y grupos de trabajo, de AGE, CC.AA., CC.LL. (FEMP), Universidades (CRUE), EJIS.

Perfiles de conocimiento TIC, archivos, jurídico, ...

46

COOPERACIÓN CON EL ÁMBITO JUDICIAL - EJIS

Fuente: Proyecto EJIS

47






CONCLUSIONES

48

El marco legal de la administración-e reconoce explícitamente al documento-e.

El Documento-e: pieza clave para hacer realidad las previsiones de la Ley 11/2007 en relación el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AA.PP. por los medios-e.

Normas técnicas de interoperabilidad publicadas en el BOE el 30 de julio: documento-e, expediente-e, digitalización de documentos, procedimientos de copiado auténtico y conversión, …

Expectativas realistas: bases que los diversos actores pueden aceptar y aplicar. Foco en la Ley 11/2007 y en sus desarrollos.

Instrumentos de apoyo: guías de aplicación, manual de los esquemas XSD, aplicación de validación de esquemas XSD.

Elaboración de la norma de política de gestión de documentos electrónicos.

La aplicación práctica pondrá a prueba las normas.

Su elaboración requiere:Participación de expertos: TIC, archivos, jurídico, ... Colaboración y cooperación permanente de todas las AA.PP.Corresponsabilidad de las AA.PP. en la tarea cuyo liderazgo asume el Ministerio de Política Territorial y Administración Pública.

CONCLUSIONES

49

Al Grupo de trabajo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Especialmente a:

– Agencia Estatal de Administración Tributaria

– Ministerio de Cultura

A INTECO y su equipo técnico.

A Joaquim Llansó, Universidad Pública de Navarra.

A Alejandro Delgado, Ayuntamiento de Cartagena.

AGRADECIMIENTOS

50http://www.epractice.eu/en/factsheets/

http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/

http://administracionelectronica.gob.es

MÁS INFORMACIÓN SOBRE INTEROPERABILIDAD Y ADMIN.-E

Esquema Nacional de Interoperabilidad http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/eni

Portal de la AdministraciónElectrónicahttp://administracionelectronica.gob.es

Muchas gracias por su atención

http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/eni

http://administracionelectronica.gob.es/

20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento electrónico

Technology

Transcript of 20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento electrónico