2011 Direccion de Programas: Rompiendo los Mitos

Rompiendo los Mitos de Program Management

“ Sus Expertos en Proyectos“

Facilitador Porfirio Chen, PMP, PgMP

Febrero 23, 2011 Pro

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Objetivos de la Presentación

! Ofrecer una Introducción a la Dirección del Programa en conceptos, relaciones y diferencias con la Dirección de Proyectos basado en el marco de referencia del “Estándar de Dirección de Programa - Segunda Edición” del Project Management Institute (PMI).

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Fig. 1.2 Relaciones entre Gobernabilidad Organizacional, Operaciones y Dirección de Portafolio(The Standard for Portfolio Management Second Edition, página 8)

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Estrategia Organizacional Operaciones Portafolio Programas Proyectos

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4 Fig. 1.3 El Contexto Organizacional de Dirección de Portafolio (The Standard for Portfollio Management, página 9)

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¿Qué es la Dirección de Programas?

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Definición de Dirección Programa

! Un Programa es un grupo de proyectos relacionados manejados de manera coordinada para obtener beneficios y control no disponibles de manejarlos individualmente.

según “The Standard for Program Management

Second Edition, página 5”

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Ejemplos de Programas P

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Adquisiciones y Fusiones de Empresas Cambios Organizacionales Mayores

Nuevas Facilidades Nuevos Productos y Servicios

¿Qué involucra lanzar un Nuevo Producto al mercado?

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Actividad Tipo de Trabajo ! Financiamiento Administración ! Estudio de Factibilidad del Producto Proyecto ! Crear y Probar el Producto Proyecto ! Producirlo Operación ! Mercadearlo Operación ! Distribuirlo Operación ! Soporte y Mantenimiento Operación ! Capacitaciones e Informaciones Operación

Programa

Relación entre Portafolios, Programas y Proyectos

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Relación de Portafolios, Programas y Proyectos

Seleccionar Ejecutar

Se enfoca en seleccionar los Proyectos

Se enfoca en realizar los proyectos correctamente

Estrategia Portafolios Programas Proyectos

Estratégico Estrategico, Operaciones y

Proyectos

TácKco

Definiciones ! Un Portafolio (de proyectos) es una colección de

componentes (i.e., proyectos, programas, portafolios y otros trabajos (como mantenimientos y operaciones) que son agrupados para facilitar el manejo efectivo del trabajo con el fin de cumplir los objetivos estratégicos de negocio.

! Un Programa es un grupo de proyectos relacionados manejados de manera coordinada para obtener beneficios y control no disponibles de manejarlos individualmente.

! Un Proyecto es una labor temporal emprendida para crear un producto y servicio único.

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Relación de Portafolios, Programas y Proyectos

Portafolio

Programas

Proyectos Operaciones Otros Trabajos

Proyectos Portafolios

Programas

Proyectos

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Lista de Componentes Autorizados Prioridad Portafolios Programas Componente

1 Portafolio 1 Programa 1.1 Proyecto 1.1.1 Proyecto 1.1.2 Operación 1.1

Programa 1.2 Proyecto 1.2.1 Proyecto 1.2.2 Operación 1.2

2 Portafolio 2 Programa 2.1 Proyecto 2.1.1 Proyecto 2.1.2 Proyecto 2.1.3 Operación 2.1

Proyecto 2.2

3 Portafolio 3 Proyecto 3.1 Proyecto 3.2

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Relación de Portafolios y Programas ! Todos los proyectos en un Programa están relacionados por un

Objetivo Común.

! Si los Proyectos solo están relacionados por objetivos Diferentes y solo están relacionados por fondos, tecnología, stakeholders o recursos comunes, entonces estos esfuerzos deben ser manejados como un Portafolio en vez de un Programa.

! Un Mega Proyecto (o Proyecto a Gran Escala) NO constituye un Programa, pero si este se puede descomponer en varios proyectos conectados que tienen requerimientos mutuos, entonces estos proyectos relacionados son la base para convertirse en un Programa.

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Definición de Éxito de un Programa Existen varios criterios para medir el Éxito de un Programa: ! Entrega de Beneficios

– Retorno de Inversión (ROI) (el mas preferido) – Benefit – Cost Ratio – Balanced Scored Card

! Introducción de Nuevas Capacidades – Creación de Nuevos Productos o Líneas de Productos – Reorientar a un nuevo Mercado – Habilidad para proveer un nuevo Servicio

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¿Cómo se mide el Éxito de un Programa? P

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Meta Estratégica :

Ganancias Superiores

ObjeFvo: Incrementar las Ganancias por 15% en los

próximos 2 años

Program CSF:

Incremento en ganancias del 15% en los próximos 2 años

Program KPI:

Obtener una Ganancia de $2 millones Cuatrimestralmente

Program CSI : • Indicador Latente • Mide el Resultado del Programa e indica si las metas establecidas en el pasado fueron logradas.

Program KPI: • Indicador Guía • Mide el Desempeño del Programa contra las metas de desempeño planificadas son alcanzadas.

El Ciclo de Vida del Programa

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Figura 2-‐2. Program Management Cycle and Program Management Benefits (Page 20, The Standard for Program Management Second EdiFon)

Principal Objetivo: Identificar las necesidades que soportan un solido Caso de Negocio que crean el Programa.

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Fase de Pre-‐ Programa

Principales AcKvidades: • IdenFficar los Beneficios Estratégicos del Programa • Elaborar un Plan para Iniciar el Programa • Definir los ObjeFvos del Programa y su Alineamiento con las metas organizacionales • Elaborar un Caso de Negocio de Alto Nivel del Programa • Acordar en “puntos de control” a través del programa para asegurar que esta en línea

Principal Objetivo: Desarrollar en mayor detalle como un programa puede ser estructurado y manejado para entregar los resultados deseados que fueron identificados en el Mandato del Programa.

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Fase Iniciación del Programa

Principales AcKvidades: • Autorización de la Comisión EjecuFva del Programa para pasar a la siguiente fase (Program Setup) • Elaborar el Estatuto del Programa o Mandato del Programa • IdenFficación de los potenciales componentes del programa • IdenFficación de los potenciales miembros de la Comisión EjecuFva del Programa • Creación de la Infraestructura del Programa

Factores para Considerar en la Selección del Programa

! Total de Recursos Disponibles (Fondos, Recursos, etc.)

! Estimado de tiempo, costos y esfuerzos para establecer, manejar y entregar el programa

! Análisis de Beneficios e Indicadores Financieros del Programa

! Alineamiento Estratégico con Metas a largo plazo de la Organización

! Riesgos Inherentes del Programa

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Principal Objetivo: Seguir elaborando con mayor detalle el Estatuto del Programa y sus bases mediante el establecimiento de una infraestructura y un mapa de ruta de como el programa será manejado

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Fase de Establecimento del Programa

Principales AcKvidades: • IdenFficar un detallado costo y cronograma del programa • Realizar estudios de facFbilidad, según se amerite, para evaluar el programa propuesto en términos de viabilidad económica y técnica • Establecer las reglas para comprar/ desarrollar y selección de subcontraFstas • Elaborar los Casos de Negocio de cada proyecto • Comunicar a los Interesados / Afectados y obtener respaldo • Establecer la Infraestructura para que el Programa se desarrolle

Principal Objetivo: Iniciar los componentes y proyectos del Programa y manejar el desarrollo de los beneficios del programa.

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Fase de Entrega de Beneficios Programa

Principales AcKvidades: • Establecer la estructura de gobernabilidad para monitorear y controlar el Programa • Iniciar proyectos • Asegurar que los entregables de los componentes cumplan los requerimientos • Analizar el Progreso del Plan • IdenFficar y Manejar Riesgos y Problemas entre proyectos • Medir el logro de los beneficios que aportan cada componente

Principal Objetivo: Es realizar un cierre controlado del programa. .

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Fase de Cierre del Programa

Principales AcKvidades: • Revisar el Estatus de Beneficios • Cerrar la organización del Programa incluyendo a los miembros del Equipo del Programa • Cerrar la Infraestructura • Proveer soporte al cliente asegurando que apoyo y mantenimiento será provisto en el evento que un problema surja después • Guardar e Indexar los documentos relacionados del Programa • Manejar la transición a operaciones

Beneficios del Programa P

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Figura 2-‐2. Program Management Cycle and Program Management Benefits (Page 20, The Standard for Program Management Second EdiFon)

Gobernabilidad del Programa Definición: ! Es el proceso de desarrollar, comunicar, implementar, monitorear, y

asegurar que las políticas, procedimientos, estructura organizacional y practicas asociadas a un Programa.

Principales Actividades: • Establecer y esforzar procedimientos comunes en todos los

componentes dentro del programa • Apropiados controles para asegurar consistentemente la aplicación

de los procedimientos • Forma de Trabajo para manejar los problemas, riesgos y cambios del

programa • Forma de trabajo para manejar y documentar suposiciones y

decisiones • Medidas cuantificables para evaluar el éxito de cada proyecto y el

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Grupos de Procesos de Dirección de Programas

• Define y Autoriza el Programa o Proyecto y produce la Declaración del Beneficio del Programa

Grupo de Procesos de Iniciación

• Planifica la mejor alternaFva de acción a seguir para entregar el alcance y beneficios del Programa

Grupo de Procesos de Planificación

Grupo de Procesos de Ejecución

• Monitoreo y evalúa el programa y sus componentes contra el logro de los beneficios esperados y toma acciones correcFvas para su cumplimiento

Grupo de Procesos Monitoreo y Control

• Formaliza la aceptación de los entregables y Beneficios del Programa

Grupo de Procesos de Cierre

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• Integra los Proyectos, Personas y recursos para llevar a cabo el Plan y entrega de los beneficios del Programa

Áreas de Conocimiento vs Grupos de Procesos entre Dirección de Proyectos y Programas

Área de Conocimiento Grupos de Procesos Project Management

Grupos de Procesos Program Management

1. IntegraKon Management 6 8

2. Scope Management 5 8

3. Time Management 6 2

4. *Cost Management 3 3

5. *Quality Management 3 3

6. *Human Resource Management 4 5

7. CommunicaKon Management 5 3

8. Risk Management 6 5

9. Procurement Management 4 4

10. Financial Management NA 5

11. Stakeholder Management NA 4

12. Program Goverance NA 8

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* Grupos de Procesos igual para Project y Program Management

Similitudes y Diferencias entre Programas y Proyectos

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Diferencias entre Proyectos y Programas Proyectos Programas

Alcance Alcance es elaborado progresivamente dentro del ciclo de vida del proyecto

Alcance mas amplio y aportan mas beneficios significaFvos

Cambios Los Administradores de Proyectos manejan cambios e implementan procesos para mantener estos cambios en control dentro del ciclo vida del proyecto

Los Administradores de Programa esperan cambios dentro y fuera del Programa

Planificación Los Administradores de Proyectos elaboran un Plan detallado a parFr de un plan de alto nivel

Los Administradores del Programa elaboran un Plan de Programa y crean planes de alto nivel que guían los detalles de planificación a nivel de componente

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Diferencias entre Proyectos y Programas Proyectos Programas

Administración Los Administradores de Proyectos administran a los miembros del equipo de proyecto

Los Administradores de Programa administran a los Administradores de Proyectos y al Staff del Programa

Definición de Éxito

Éxito es medido por la calidad del producto y proyecto y el cumplimiento en 6empo, dentro del presupuesto y nivel de sa6sfacción del cliente

Éxito es medido contra el cumplimiento de los beneficios por el cual el programa fue emprendido

Monitoreo y Seguimiento

Los Administradores de Proyecto monitorean y controlan el trabajo para producir los productos, servicios y resultados del proyecto

Los Administradores del Programa monitorean y controlan el progreso de los componentes del Programa para asegurar el cumplimiento de las metas, cronograma, presupuesto y beneficios del Programa.

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Diferencias entre Dirección de Proyectos y Programas

Factores de Diferenciación

Dirección de Proyectos Dirección de Programa

Estratégico vs TácKco

TácFco de naturaleza y se enfoca en éxito de la ejecución

Estratégico de naturaleza y se enfoca en el Éxito del Negocio

Alineamiento de ObjeKvos

Alinea los entregables a las triples limitantes

Alinea la ejecución a la estrategia del negocio

Alcance de Responsabilidad

Exitosa entrega de los entregables del proyecto de conformidad a las triples limitantes

Exitosa entrega de los Beneficios del Programa por lo cual fue emprendido

Esfuerzo de Trabajo

Asegura que el esfuerzo de trabajo genere los deseados entregables dentro de las triples limitantes y nivel de desempeño

Asegura que el esfuerzo de trabajo permanezca viable entre los proyectos desde el punto de vista del negocio

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Diferencias entre Dirección de Programas y Proyectos

Factores de Diferenciación Dirección de Programa Dirección de Proyectos

Administración de Riesgos

Se enfoca en los riesgos entre proyectos que afectan la probabilidad del éxito de Programa y Negocios

Se enfoca en los riesgos de un solo proyecto que afectan la probabilidad de éxito Técnico y del Proyecto

Procesos Asegura el uso consistente de procesos comunes en todos los proyectos

Asegura la implementación efecFva y eficiente de procesos en un solo proyecto

Competencias y Habilidades

Combinación de Liderazgo, Negocios, Mercadeo y administración de Proyectos y Programas

Conocimiento de Administración de Proyecto y Liderazgo

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Competencias para un Director de Programa

Liderazgo y Trabajo en Equipo

Visión y Pensamiento Estratégico Comunicación

Influencia , Negociación

Resolución de Conflicto

Manejo PolíFco de Stakeholders

Planificación y Administración de Recursos y Finanzas

Habilidades AnalíFcas Superiores

Conocedor de las Herramientas y

Técnicas de Proyectos y Programas

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* Según el modelo para la especificación para el Examen de Program Management Professional (PgMP)

Pensamientos Finales ! La Dirección de Programa esta orientado para manejar múltiples

proyectos que están relacionados por un fin o propósito en Común

! La estructura organizacional para el Manejo del Programa es diferente para manejar un Proyecto. Es decir, no pretenda manejar un Programa con si fuera manejar un Proyecto.

! Es importante identificar y definir claramente los beneficios que busca alcanzar un Programa al ser emprendido. Es la base y razón de ser del Programa.

! A diferencia de los proyectos, el Director de Programa debe asegurarse de establecer la base financiera, gobernabilidad y el buen manejo de los Stakeholders de un Programa para ser exitoso.

! Las competencias para un Director de Programa se enfocan mas en un Líder de Negocio, pensamiento estratégico, mercadeo, finanzas y habilidades políticas.

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Preguntas

Muchas Gracias!

Porfirio Chen, PMP, PgMP, SDI L-1 Facilitator Project Management Consultant

[email protected] Tel: 236-4668

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