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2007 11 buenas prácticas en gestión del voluntariado cádiz
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BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO
Algunas reflexiones
Cádiz, Noviembre 2007
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Contenidos
Introducción al Observatorio del Tercer Sector
El ciclo de gestión del voluntariado
Buenas prácticas de gestión del voluntariado a partir del ciclo
Algunas reflexiones finales
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Introducción al Observatoriodel Tercer Sector
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Misión y ámbitos de trabajo
Estructuración del Tercer Sector
Funcionamiento de las
organizaciones
Ámbitos de interés del
tercer sector
El Observatorio del TercerSector es un centro de Investigación sin ánimo
de lucro e Independiente, con la finalidad de profundizar
e incrementar el conocimiento sobre
este sector y trabajar por lamejora en el funcionamiento
de las organizaciones no lucrativas
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Línea de trabajo sobre personas
Buenas prácticas gestión
voluntariado
Los órganos de gobierno en
las ONL
Tránsito personas de
mundo empresarial al tercer sector
El factor humano en
las ONL
Foro de gestión y desarrollo de personas (06-07)
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El ciclo de gestión del voluntariado
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Hacia la transformación social…
ENTIDADESDEL
TERCERSECTOR
EquipoADM PÚBLICA
PERSONAS
OTRAS ENTIDADES
EMPRESAS DEST
INAT
ARIO
S
T R A N S F O R M A C I Ó N S O C I A L
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Diferentes situaciones de partida
Organizaciones en la etapa 1• Centradas en la motivación (mejor dicho, “desmotivación”)• Énfasis en los objetivos de la asociación
Organizaciones en la etapa 2• Se plantean algunas cuestiones como la captación, formación
o seguimiento...• Empiezan a considerar objetivos de entidad y persona
Organizaciones en la etapa 3• Introducen la visión de ciclo• Motivaciones de persona y organización en equilibrio
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Importancia de la visión global
ENTEDER LA GLOBALIDAD DE LA VIDA / ITINERARIO DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN LA
ORGANIZACIÓN
No sólo es selección o formación o reconocimiento o motivación
Es el conjunto de los elementos necesarios para la gestión del voluntariado en la organización durante
toda su relación
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Calidad en el voluntariado
La visión de ciclo ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión
Mejora de la calidad en la gestión del voluntariado:• Introducción de procesos y sistemas• Pasar de criterios personales a organizacionales
De hecho, muchas de les etapas del ciclo ya se gestionan de manera informal, de forma aislada, sin una visión global
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Gestionar desde el ciclo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
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Criterios de representatividad BP
Localización geográfica
Diversidad de sectores
Variedad de tamaños
Implantación territorial
Diferentes etapas del ciclo
REPRESENTATIVAS
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
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Criterios de selección BP
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Nivelsistematización
Actitudproactiva
Innovación yoriginalidad
Impacto o éxito resultados
Coherenciavisión-gestión
EficienciaVisiónciclo
Entidadesreferencia
Importanciavoluntariado
Replicabilidad
Ideacompartida
En uso
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Buenas prácticas de gestión del voluntariado a partir del ciclo
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Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
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Desarrollo3
Reconocimiento4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
Figura 4: Fase de preparación
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo3
Reconocimiento4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
Figura 4: Fase de preparación
Gestionar desde el ciclo
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Planificación• Establecer los planes de actuación en la relación con el
voluntariado• Calendario concreto y objetivos de cada acción
Estructura organizativa• Asignación de las funciones vinculadas a la relación con el
voluntariado dentro de la entidad
Sistematización• Especificar por escrito estos procedimientos (ejecución no
basada exclusivamente en el conocimiento o experiencia de la(s) persona(s) que están realizándolos)
Comentarios sobre la preparación
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Estructura – Proyecto Hombre
La definición de funciones
El rol de las personas coordinadoras de voluntariado
El rol de las comisiones locales
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Gestionar desde el ciclo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
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Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 5: Fase de definición
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 5: Fase de definición
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Comentarios sobre la definición
Perfil• Competencias técnicas• Competencias motivacionales
Captación• Identificar colectivos con potencial de voluntariado en la
entidad• Base para poder seleccionar
Selección• Ser capaces de decir “no”• Saber y poder decir “no”: capacidad de gestión limitada,
misión y satisfacción del voluntariado
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Gestionar desde el ciclo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 I ncorporación
• Compromiso• Proceso de acogida
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Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 6: Fase de incorporación
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 I ncorporación
• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 6: Fase de incorporación
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Comentarios sobre la incorporación
Compromiso• Clarificar expectativas y compromisos mutuos• Obligación de la “Ley del Voluntariado”• Adecuar lenguaje al estilo de la organización: no es un
contrato
Acogida• Siempre hay acogida, aunque no se platee expresamente• Explicaciones operativas y de valores• Decidir si es realizará un período de tutoría
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El compromiso voluntario - Adsis
Compromiso
Compromiso de Fundación Adsis
Derechosdel voluntariado
Deberes delvoluntariado
Firma de ambas partes
Más allá
de la
la carta de
compromiso
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Proceso de incorporación – Málaga Acoge
Entrevistapresentación
Persona interesada
Aprobaciónasamblea
Voluntariado en formación
Voluntariado SocioIncorporación
Tutorizaje
Entrevistapresentación
Persona interesada
Aprobaciónasamblea
Voluntariado en formación
Voluntariado SocioIncorporación
Tutorizaje
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Gestionar desde el ciclo
Figura 7: Fase de desarrollo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
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Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 7: Fase de desarrollo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
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Comentarios sobre el desarrollo Organización
• Formación de grupos de voluntariado / mixtos• Forma de estructuración interna de los grupos / comisiones
Formación• Decidir si es formación técnica o de valores en función del perfil • Definir un itinerario formativo a lo largo de la vida del voluntariado
Comunicación• Establecer / aprovechar canales de comunicación con el voluntariado • Fijar criterios en relación a la frecuencia de la comunicación, el medio utilizado, etc• Reflexionar sobre la utilidad y tipo de información
Seguimiento• Poder saber si se está haciendo bien o mal • Clave para la fidelización o exclusión de voluntarios
Participación• Importancia de la vida asociativa• Definición del rol activo en la organización del voluntariado• Conocimiento de lo que pasa en la organización por parte del voluntariado
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Formación – F. RAIS
Curso introducción al voluntariado social
Espacios de formación continua Revista Milhistorias
Encuentro anual de voluntariado
DIRECTAS INDIRECTASEntrevista inicial con voluntariado
Biblioteca de formación
ACCIONES FORMATIVAS
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Desarrollo – Fed. Catalana de l’esplai
Niños/as
Medianos/as
J óvenes
Ayudante de monitor/a
Monitor/a
Responsable de grupo
USUARIO VOLUNTARI ADO
Responsable de sección
Responsable pedagógico/a
-Programar y llevar a cabo las actividades
-Realizar un seguimiento de los niños/as y velar por su seguridad
-Representar la entidad ante las familias, mantenerlas informadas y hacerlas partícipes
-Implicarse en el proyecto de la sección
Funciones principales:
-Velar por el mantenimiento de la línea educativa del grupo y marcar una línea de actuación comuna
-Estructurar y organizar el equipo y hacer un seguimiento de los monitores y monitoras
-Velar por la máxima participación de los niños/as y proponer mecanismos para su seguimiento
-Presentar el proyecto a las familias y fomentar la comunicación entre éstas y el equipo
-Participar en actividades del barrio
-Plantear un proyecto general de la sección siguiendo la línea educativa de la entidad, formulando objetivos, planificando, definir el funcionamiento de los grupos, haciendo el seguimiento, y con la definición de una línea de actuación comuna
-Estructurar y organizar el equipo, establecer canales para su participación y para la información, hacer un seguimiento y potenciar la reflexión y formación del equipo
-Plantear campañas para la captación de nuevos socios/as y proponer mecanismos de seguimiento de los mismos/as
-Presentar el proyecto de sección y entidad a las familias y buscar espacios de encuentro con las familias y con las entidades del barrio
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Evaluación - aecc
¿Cómo se concreta?
¿Qué se mide?
¿Cómo se hace?
¿Cuál es su utilidad?
¿Cómo se evalúa hasta ahora la implantación?
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SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL VOLUNTARIADO
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Gestionar desde el cicloFigura 10: Fase de reconocimiento
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 10: Fase de reconocimiento
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
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Comentarios sobre el reconocimiento
Reconocimiento• Reconocer que es una relación de intercambio• Reconocimiento formal: Más frío. Ejemplo: certificados,...• Reconocimiento informal: Más calido. Ejemplo: comentarios de los responsables,...
Otras aportaciones• Desembolso de gastos?• Facilidades especiales de transporte, etc...• Beneficios adicionales como colectivo: entradas gratis, descuentos,
etc...• En función de los valores de la entidad, quizás no son planteables
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Gestionar desde el cicloFigura 11: Fase de desvinculación
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
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Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 11: Fase de desvinculación
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
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Comentarios sobre la desvinculación
Gestión de la salida• Conocer las causas de la salida del voluntariado
• Si no se profundiza, la “causa fácil” por persona y entidad es la falta de tiempo. Pero los días siguen teniendo 24 horas! Bajada en la prioridad personal: Averiguar el porqué!
Relación posterior• Y después, qué?• No abandonar la comunicación ni relación aunque no sea un
voluntariado activo• Pensar en clave de relación futura: posibles asociados,
participación como voluntariado puntual, persona que habla bien de la entidad,...
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La desvinculación – Cruz Roja
Fuente, Cruz Roja
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Gestionar desde el cicloFigura 12: Temas transversales
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 12: Temas transversales
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Reconocimiento
• Reconocimiento formal• Reconocimiento informal
4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
Desarrollo 3
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
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Algunas reflexiones finales
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Gestionar desde el ciclo
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
Definición• Perfiles• Captación• Selección
1 Incorporación• Compromiso• Proceso de acogida
2
Desarrollo
• Organización• Formación• Comunicación• Participación• Seguimiento 3Reconocimiento
• Reconocimiento formal
• Reconocimiento informal 4Desvinculación
• Gestión de la salida• Relación posterior
5
· Relación equipo remunerado y voluntariado· Identificación misión y valores
Temas transversales:
· Planificación· Estructura organizativa· Sistematización
Fase de preparación:
Figura 3: El ciclo del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2005
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Mantener la visión global del ciclo
Visión global• Posibilita ir completando lo que ya se está haciendo
informalmente con reflexiones, sistematización y procesos
La carpeta de la gestión del voluntariado• Manera fácil de sistematizar las tareas• A partir de las necesidades y la realidad• Sin agobiarse!• Lo más importante es mejorar la tendencia de gestión
Personalizar el ciclo en función de la organización!
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Personalizar el ciclo !
………………
………………….
1 ………….
……………………………..
2
………………..
……………………..
3…………………..
………………………..
4……………………
………………………..
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……………………………………..Temas transversales:
…………Fase de preparación:
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BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO
Algunas reflexiones
Cádiz, Noviembre 2007