2. Técnicas Para La Gestión Del Seguimiento a PIPs

Ministerio de Economía y FinanzasMinisterio de Economía y Finanzas

Dirección General de Política de InversionesDirección General de Política de InversionesDGPI-USEDGPI-USE

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

PÚBLICA

ContenidoContenido• La Gestión del Proyecto• Gestión de los Alcances del PIP• Gestión del Tiempo del PIP• Gestión de Costos del PIP • Aplicación de la técnica del Valor Ganado al

Seguimiento de PIP

2

Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del proyectoproyecto

“ Este proyecto es extremadamente

importante pero no tiene presupuesto, no tiene expediente técnico, no

cuenta con personal calificado y se implementa

partir de mañana.”

Por fin tenemos la oportunidad de

impresionar a todos

Las preguntas típicas de la Alta GerenciasLas preguntas típicas de la Alta Gerencias

¿ Por que surgen esta preguntas?¿ Por que surgen esta preguntas?

¿Cómo podemos responder a estas preguntas¿Cómo podemos responder a estas preguntas

Fundamentos de la gerencia de los proyectosFundamentos de la gerencia de los proyectos

Un proyecto bien balanceadoUn proyecto bien balanceado

La administración de los proyectosLa administración de los proyectos

El proceso de administra un proyectoEl proceso de administra un proyecto

Etapas de la administración de proyectosEtapas de la administración de proyectos

Control del proyectosControl del proyectos

Secuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y CostosSecuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y Costos

Revisión Marco LógicoRevisión Marco Lógico

Diseño EDTDiseño EDT

Lista de ActividadesLista de Actividades

Revisión PresupuestoRevisión Presupuesto

Actualización de Costos Actualización de Costos

Estimación de DuraciónEstimación de Duración

Secuencia de Act.Secuencia de Act.

PresupuestoMultianualPresupuestoMultianual

Cronograma Ruta Crítica Cronograma Ruta Crítica

Expediente Técnico Expediente Técnico

Matriz de RiesgosMatriz de Riesgos

Identificación y evaluaciónde Riesgos

Identificación y evaluaciónde Riesgos

Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “alcance”“alcance”

“ No he leído la propuesta todavía

Pero tengo algunas ideas sobre como

mejorarlo.”

Estableciendo Productos y SubproductosEstableciendo Productos y Subproductos

PROYECTOPROYECTO

SUBPRODUCTOSSUBPRODUCTOS PRODUCTOSPRODUCTOS

Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definición del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque mas adecuado y estimar

el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en ele calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del beneficiario.

La estructura de descomposición del proyecto (EDP,WBS) es una agrupación de elementos del proyecto orientada a las entregas del proyecto, que organiza y define el alcance completo del proyecto (PMI, 1998)• El W.B.S. configura la estructura del proyecto y recoge hasta un nivel de detalle

suficiente todas las áreas que han de ser cubiertas para completar el proyecto.• Define y representa los productos o servicios a desarrollar y relaciona, en forma de

árbol de familia, los trabajos (paquetes de trabajo) que deben ser ejecutados.

¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?

¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?

Descomposición jerárquica, orientada al producto final, del

trabajo que será ejecutado crear los

productos requeridos por el

proyecto

Construir la EDTConstruir la EDT

• Pasos a seguir:1.Definir el entregable final2.Descomponer en los principales productos3.Los productos descomponer en subproductos4.Los subproductos en paquetes de actividades5.No más de 5 niveles

EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”AAHH “Los Jazmines”

Taller Nº 1: Desarrollo de la EDTTaller Nº 1: Desarrollo de la EDT

• A partir de las metas físicas de nuestro proyecto podemos construir la posible EDT del mismo tomando

• Sugerencias:1. Los componentes se desglosan en los productos2. Los productos se desglosan en sub productos3. Máximo 4 niveles de desglose

Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “tiempo”“tiempo”

“Estábamos muy por delante de lo previsto,

sin embargo muy detrás de lo previsto, pues perdimos demasiado

tiempo ne la revisión de la programación.

Lo que necesitamos es un cronograma que nos

ayude a revisar nuestro horarios a tiempos”

Incorporando las Actividades al proyectoIncorporando las Actividades al proyecto

PROYECTOPROYECTO

SUBPRODUCTOSSUBPRODUCTOSACTIVIDADES PRODUCTOSPRODUCTOS

Administracion del TiempoAdministracion del Tiempo

Procesos de la Gestión del Tiempo del ProyectoProcesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

CONTROL DEL CRONOGRAMA

CONTROL DEL CRONOGRAMA

ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Secuencia de ActividadesSecuencia de Actividades

• El secuenciamiento de actividades es muy importante, sin secuenciamiento no hay camino crítico ni determinación de dependencias.

IF

Camino Crítico – Ruta CríticaCamino Crítico – Ruta Crítica

• Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades concatenadas que se suceden posteriormente, y termina en una actividad final del proyecto.

• Todo camino cuyo largo es igual al máximo del proyecto es llamado camino crítico.

• Si una actividad del camino crítico demora más de lo planificado, se atrasará la fecha final del proyecto.

FJ

H

I

G

F

D

CB EA

cod actividad duraciónA Estrategia del proyecto 6B Estudios preliminares 5C Compra del terreno 3D Desarrollo del proyecto 3E Inscripción en Registros Públicos 6F Factibilidad de servicios 5G Aprobación anteproyecto municip. 8H Habilitación del terreno 4I Financiamiento del proyecto 1J Licencia de inicio de obra 1 ¿Cuál es la ruta crítica?

EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”Barrios en el AAHH “Los Jazmines”

Taller Nº 2: Desarrollamos CronogramaTaller Nº 2: Desarrollamos Cronograma

• A partir de las actividades principales desarrollamos el cronograma en MS Project.

• Sugerencias:1. Los subproductos se descomponen en actividades2. A las actividades se les asigna una duración 3. Se lleva a cabo el secuenciamiento4. Se presenta en un diagrama de GANNT

Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “costo”“costo”

“Nuestro PIP perdió nueve millones de soles en el ultimo

trimestre.Su trabajo es hace que esta situación

se revierta”

Administracion del CostoAdministracion del Costo

Procesos en la Gestión de Costos del PIPProcesos en la Gestión de Costos del PIP

ESTIMACIÓN DE COSTOS

ESTIMACIÓN DE COSTOS

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO

CONTROL DE COSTOS

CONTROL DE COSTOS

Métodos para la Estimación de CostosMétodos para la Estimación de Costos

• Estimación por Analogía (arriba-abajo)• Estimación ascendente (abajo-arriba)• Estimación de propuestas• Determinación de índices de costos • Estudios de mercado

Estimación por Analogía (Pre Inversión)Estimación por Analogía (Pre Inversión)

• Usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.

• Usa el juicio de expertos empleando el método “top-down” para preparar el presupuesto, en el cual los costos de estiman usando la EDT del nivel superior al inferior.

10,00010,000

5,0005,0005,0005,000 3,0003,0003,0003,000 2,0002,0002,0002,000

1,0001,0001,0001,000 4,0004,0004,0004,000 1,5001,5001,5001,500 1,5001,5001,5001,500 1,2001,2001,2001,200800800800800

200200

150150 Paquete 1.2.2Paquete 1.2.2

2,0002,000Paquete 3.2.1Paquete 3.2.1

Paquete 3.1.1Paquete 3.1.1







Estimación por AnalogíaEstimación por Analogía

Etapa Preinversión

Estimación Ascendente (Inversión)Estimación Ascendente (Inversión)

• Conocida como “buttom-up”, estima el costo de paquetes de trabajo individuales con el nivel más bajo de detalle.

• Para el presupuesto, los resultados obtenidos se van sumando sucesivamente para obtener los costos de los entregables desde los niveles inferiores hasta los niveles superiores de la EDT.

5,5505,5505,5505,550

1,3001,3001,3001,300 4,2504,2504,2504,250 1,5001,5001,5001,500 1,5501,5501,5501,550

280280

370370 1,1201,120

1,2501,250 8585230230555555240240

650650 1,8801,880

1,0601,060

200200 650650

175175325325

130130645645

9595

Estimación AscendenteEstimación Ascendente

Etapa Inversión

Presupuesto del PIPPresupuesto del PIP

• Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales según la EDT para establecer la línea base de costo total.

)2.11.1(cos)1(cos

)321(cos)(cos

EEtoEto

EEEtoproyto

Curva S - PresupuestoCurva S - Presupuesto

$

tiempo

Valo

res a

cu

mu

lad

os

Presupuesto

Valores planificados

Curva de Avance PlanificadoCurva de Avance Planificado

% Avance

Planificado

Valo

res a

cu

mu

lad

os (

$)

Tiempo (años)

Presupuesto Total (BAC)

Valores planificados (PV)

100%

Inicio Inicio

Taller Nº 3: Obtenemos la curva STaller Nº 3: Obtenemos la curva S

• Tomando en cuenta la EDT y las actividades principales desarrollamos la curva S de presupuesto

• Sugerencias:1. Se estima un costo a las principales actividades basados en el

PAAC 2. Se utiliza la técnica del Botton UP y se obtiene el costo total del

proyecto3. Se grafica en excel la curva S tomando en cuenta la plantilla

Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa tecnica del La tecnica del “valor ganado”“valor ganado”

“Después de añadir dos semanas de trabajo por retrasos inesperados,

agrega otras tres semanas de inesperados retraso y su ejecución financiera esta sobre el promedio de las demás

obras. ”

¿Nos podemos preguntar que es mas importante?¿Nos podemos preguntar que es mas importante?

Incorporación del Valor Ganado al SOSEMIncorporación del Valor Ganado al SOSEM

Avalado por el Project Management Institute

Buena práctica en gestión de proyectos

Monitorea diferentes métricas del proyecto

Provee información práctica y segura

Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a

acciones especificas

Mide y monitorea variaciones de costo y

alcance

EVM

El Valor Ganado El Valor Ganado

• El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de trabajo PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA y el TRABAJO REALIZADO están llevándose a cabo de acuerdo con lo planeado.

• La utilización del Valor Ganado (EV) como medida de desempeño no es muy común entre los Gerente de Proyecto.

• „Muchos Gerentes de Proyecto nunca han visto o usado las fórmulas de VG y sólo las vienen a conocer cuando comienzan a prepararse para la certificación PMP.

• Para complicar más la cosas para los que hablamos español, los acrónimos utilizados originalmente (BCWP, ACWP y BCWS).


• Cómo se logra todo esto? „Al hacer el WBS se divide el trabajo en

tareas lo suficientemente pequeñas para evitar el problema de estimar un porcentaje de terminación.

„Se define que cada tarea individual no gana valor sino hasta que se haya terminado.

„Esto es especialmente útil en proyectos de informática.


• Cuál fue la necesidad original? �Responsabilidad por la ejecución de varios

proyectos al mismo tiempo. Variedad de Tipos y Tamaños de los proyectos.

Reducir “exceso de administración” y/o el descuido en los proyectos.

Saber de verdad ”Cómo van los proyectos?” para identificar problemas lo más pronto posible y así tomar acciones correctivas rápidas y efectivas.


• Por qué me interesa? „La utilidad básica del Valor Ganado es

administrar los riesgos de los costos asociados a los proyectos.

Entre más rápido se de usted cuenta que tiene un problema, más posibilidades tiene usted para actuar y mitigarlo.


• Solución? „Decíamos que el Valor Ganado le añade una

nueva dimensión al seguimiento tradicional de comparación entre lo Presupuestado y lo Real.

El Valor Ganado es una medida objetiva de cuánto trabajo se ha realizado.

Para nuestro ejemplo, el Valor Ganado se calcula con base en las actualizaciones terminadas.


• Cómo trabaja el método de Valor Ganado? „El método del Valor Ganado requiere algunas

prácticas clave para su éxito: o Identificar cada entregable del proyecto o Desarrollar un cronograma para la

terminación de cada entregable o Asignar un valor a cada entregable o En otras palabras, para gerenciar proyectos utilizando EV es

necesario determinar, antes de comenzar, el producto, el cronograma y el costo de nuestro proyecto.

o Las buenas noticias son que si usted ya tiene en práctica una buena planeación de proyectos, le será muy fácil encontrar la información que se necesita.


• El Proceso del Valor Ganado


• Cómo establecer un sistema de Valor Ganado? 1. Definir el WBS para dividir el proyecto en porciones

manejables.2. Identificar las actividades a programar que

representen todo el proyecto. 3. Asignar el costo a ser gastado en cada actividad. 4. Programar la actividades en el tiempo. 5. Crear la línea base y confirmar que el plan es

aceptable.


• Seguimiento o Análisis de Variaciones : Muestra cómo el proyecto va

progresando y las tendencias ya que tiene en cuenta el tiempo y costo consumidos comparados con los planeados.

o Análisis de Índices: Muestra qué tan eficientemente está operando el proyecto.

o Proyecto : El Valor Ganado se establece inicialmente a nivel de proyecto (nivel más alto del WBS) y luego se hereda al resto de nodos

o WBS : Los métodos de cálculo del Valor Ganado pueden cambiar para cada parte del WBS en cada nivel

Incorporación del Valor Ganado al SOSEMIncorporación del Valor Ganado al SOSEMV

alo

res a

cu

mu

lad

os

acu

mu

lad

os (

S/.

)

TiempTiempoo

Presupuesto Total

Valor planificad

o

Ejecución (SIAF)

31 marzo

Avance Avance PlanificadoPlanificado

Avance real

Meta Física

Lograda

100 Millones

70 Millones

55 Millones

30 Millones

Fecha de seguimient

o

META FÍSICA PLANEADA

Valo

res a

cu

mu

lad

os (

$)

Tiempo (años)

Curva de Programación Presupuestal

100%

Inicio Inicio

Articulación de Metas Físicas, Costos y TiempoArticulación de Metas Físicas, Costos y Tiempo (Pre inversión)(Pre inversión)

PresupuestoTotal (viable)

Construcción de la Curva de Meta Física LogradaConstrucción de la Curva de Meta Física Lograda (Inversión) (Inversión)

Valo

res a

cu

mu

lad

os

acu

mu

lad

os (

$)

TiempTiempoo

Presupuesto Total

Valor presupuestado

Ejecución (SIAF)

18 enero 2011

Avance

Planificado

Avance real

Meta Física Lograda


• Definiciones �PV: Costo Presupuestado del Trabajo Programado

o Costo planeado de la cantidad total de trabajo programado a ser realizado para la fecha propuesta.

AC: Costo Real del Trabajo Realizado o Costo incurrido para llevar a cabo el trabajo que se ha realizado hasta la fecha.

EV - “Costo Presupuestado del Trabajo Realizado” o El costo planeado (no real) para completar el trabajo que se ha realizado. Es un porcentaje del

presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente terminado .

BAC: Presupuesto a la Terminacióno Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

Fecha de Estado o Fecha a Hoyo Es el punto en el tiempo utilizado para el análisis

•


• Definiciones „SV: Variación de Programación (EV-PV)

o Es una comparación entre la cantidad de trabajo realizado durante un período de tiempo dado y lo que se había programado para ser ejecutado. Una variación negativa significa que el proyecto está atrasado en el cronograma.

CV: Variación de Costos (EV-AC) o Es una comparación entre el costo presupuestado del trabajo

realizado y el costo real. -Una variación negativa significa que el proyecto está por encima de presupuesto.

•


• Índices SPI: Índice de Desempeño de Programación

o SPI = EV / PV o Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado. o Si SPI = 1, el proyecto está a tiempo o Si SPI > 1, el proyecto está adelantado con respecto al cronogramao Si SPI < 1, el proyecto está retrasado con respecto al cronograma

„ CPI: Índice de Desempeño de Costos o Muestra cuántas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades

de dinero gastadas en el trabajo.o CPI = EV / AC o Si CPI = 1, el proyecto está dentro de presupuesto o Si CPI > 1, el proyecto está por debajo del presupuesto o Si CPI < 1, el proyecto está por encima del presupuesto

•


• Índices Costo Estimado para Terminar (ETC)

o ETC = BAC - EV o Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta que se termine el

proyecto

Costo Estimado a la Terminación (EAC) o EAC = BAC / CPI o Es una medida para el trabajo restante descrito como un costo

Nuevos Indicadores de Seguimiento del PIPNuevos Indicadores de Seguimiento del PIP

0.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Performance Indexes

SPI CPI PI

Nombre Fórmula Interpretación

Variación de costo CV = EV – AC

(-) sobre el presupuesto

(+) bajo el presupuesto

Variación de cronograma SV = EV - PV

(-) detrás del cronograma

(+) delante del cronograma

Índice de Rendimiento de

CostoCPI = EV / AC

Cuántos $ se obtienen por cada $ gastado

Índice de Rendimiento de

CronogramaSPI = EV / PV

% de progreso respecto a planeado

Índice de Performance del

ProyectoIP = CPI x SPI

Rendimiento del proyecto en términos de tiempo y

costo

Comités de Seguimiento evalúan situación de proyectos en función del SOSEM

Revisión de Cartera Basado en estos indicadoresRevisión de Cartera Basado en estos indicadores

100%

Alerta

Problema

20% 40% 60% 80%

% Ejecución financiera

.60

.80

1.0

IP

BB-4.231036

AA-2-451036

NN-2.341067

ZZ-3.451036

XX-3.25036

NN-5.341036

YY-2.45036

Nivel NacionalNivel Nacional

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2. Técnicas Para La Gestión Del Seguimiento a PIPs

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