María Luisa VelascoMaría Luisa Velasco Produccion.clase@gmail.comProduccion.clase@gmail.com

Fuente: - Eventos, Guía práctica para su planeación y ejecución. Richero, Alicia, Editorial Trillas, México 1999 - Material de clases DYPE, Universidad del Pacífico..

Módulo de Producción

Revisión de tareas (Páginas web personales) Introducción "Los Eventos, Un mundo de emociones".  Herramientas de Programación Plan de Acción Carta Gantt realizada en planilla Excel TIC´S Gantt Proyect. Programa gratuito para confeccionar Cartas Gantt Resumen Ejecutivo Ficha del Evento Entrega de hoja de transferencia

Presentación de Proyectos

INTRODUCCIÓN

FUNDAMENTACIÓN Porqué? del EventoJustificación del proyecto

OBJETIVOS

General Para qué estoy realizando este evento. Se coloca sólo un objetivo

Específico Cómo lo voy a hacer? Los logros medibles que hagan cumplir el Objetivo . General

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1Qué se va a realizar

Presentación de Proyectos

DEFINICIÓN (CCC)

CONCEPTO CENTRAL CREATIVO

Es el “leitmotiv” del evento

“Leitmotiv” Es el motivo central y conductor del evento y que debe estar presente en todo el evento, como por ejemplo en la: Ambientación, Gráfica, Comunicación, Puesta en Escena, Expresiones Artísticas, etc.

DESCRIPCIÓN DEL EVENTO

Narración que tiene por finalidad describir el evento en palabras, para que su cliente entienda de lo que se trata el evento.

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Presentación de Proyectos

PROGRAMADEL EVENTO

Actividades cronológicas y protocolares, que se desarrollan el día del evento. Programa de Montaje Programa de Actividad Programa de Desmontaje

MARKETING DEL EVENTO

Comunicación Masiva

Comunicación Personal

Publicidad

RR.PP

Promoción de Ventas

MKT Directo

Venta del Proyecto

Gestión de Auspicios

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Presentación de Proyectos

PRODUCCIÓN DEL EVENTO

Plan de Acción Carta Gantt y Organigrama de la producción Recursos Humanos Recursos Técnicos Proveedores General Presupuesto: Cuantificable Recursos Financieros

Financiamiento del Evento: ¿Cómo voy a pagar el Evento?Ingresos Esperados: Ganancias del Evento Condiciones de Pago del evento

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Que hay que saber:

- ¿Cuanto tiempo tengo para programarme?.

- ¿Cuanta gente necesito para cumplir?

- ¿Cuántas acciones debo programar?

1. Programar el desarrollo de evento2. Identificar las pautas de producción en relación a

tiempos y objetivos.

Programación y Producción

La programación asigna recursos, a través del tiempo, para la realización de tareas específicas.

Una programación eficiente ayuda a una organización alcanzar sus metas estratégicas.

La Programación es importante para:ContabilidadFinanzasRecursos HumanosMarketing

Programación y Producción

PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

Toma de decisiones preliminar

Linea 1

Tareas de avance

Linea 2

Promoción y contactocon los participantes

Linea 3

Ejecución del evento

Linea 4

Seguimiento y evaluación

Linea 5

Programación y Producción

• Permite seguir fluidamente las líneas de trabajo que se implementarán.

PREPARACIÓN: PREPARACIÓN: Línea 1): Toma de decisiones preliminarLínea 2): Tareas de avanceLínea 3): Promoción y contacto con los participantes.

PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

Toma de decisiones preliminar

Linea 1

Tareas de avance

Linea 2

Promoción y contactocon los participantes

Linea 3

Ejecución del evento

Linea 4

Seguimiento y evaluación

Linea 5

Programación y Producción

1. Plan de Acción 2. Carta Gantt3. Agenda del evento4. Agenda del día 5. Libreto6. Guión 7. Modelo cliente productividad8. Modelo de evolución del servicio9. Modelo de cambio10. Modelo de controles11. Gestión operativa

Herramientas de Programación

1.1. Plan de acciónPlan de acciónConsiste en materializar un conjunto de acciones tendientes a cumplir con los objetivos aprobados por el cliente.

Ordenar los objetivos formulados y las medidas de mejora y planificar su aplicación: Determinando plazos y recursos humanos (incluyendo responsables), materiales y económicos necesarios.

Los objetivos y medidas deben ser alcanzables, medibles y conocidos, y asumidos por TODO EL EQUIPO.

Programación y Producción

Programación y Producción del EventoProgramación y Producción del Evento

““Plan de Acción”Plan de Acción”

Planificar = CoordinaciónPlanificar = Coordinación

La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.

1.1. Plan de acciónPlan de acciónEl plan de acción debe convertirse en una estrategia específica y constante. Representa las acciones concretas.

El plan de acción, también debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos claros y específicos.

Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.

*** El plan de acción consiste en materializar un conjunto de acciones pendientes, con los objetivos aprobados por el cliente

Programación y Producción

Plan de acción Formación de un viveroPlan de acción Formación de un vivero

En resumen El plan de acción compromete el trabajo del personal que

ejecuta un proyecto evento, estableciendo plazos y responsables, y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.

Los planes de acción son documentos debidamente estructurados que forman parte del Planeamiento Estratégico del Proyecto, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.

Plan de Acción

Características de un buen plan de acción Comprensible, concreto y sencillo Flexible y adaptable, para poder ajustarse rápidamente a

los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.

Preparado y redactado de tal forma, que las personas que no vayan a participar en su elaboración, lo comprendan fácilmente, o sea, que tenga una secuencia lógica.

Importante es revisar sistemáticamente el avance en el plan de acción y en los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.

Plan de Acción

27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO

Ejemplo de Programación

EXPOMEETING 2008

Propiciar un lugar de encuentro entre los protagonistas de la industria de reuniones y sus diferentes proveedores de servicios directos e indirectos , favoreciendo la generación de nuevos contactos y la creación y/o mantención de relaciones comerciales productivas para el sector.

CARÁCTERSalón profesional, desarrollado en el marco de los eventos, reuniones, congresos, convenciones, ferias y viajes de incentivos.

MISIÓNCrear una instancia de encuentro entre oferentes y demandantes de la industria de las reuniones, con el fin de generar una plataforma de negocio donde se realcen “los eventos”, como un elemento soporte a la gestión con importante incidencia en la productividad empresarial.

UN MERCADO AMPLIO, ATOMIZADO Y NO ESTRUCTURADO.

PRODUCTORAS DE EVENTOSOPC’SAUDIO/VIDEOMONTAJISTASAGENCIAS MODELOS/ARTISTASTRADUCTORESDISEÑADORESTRANSPORTISTASGRÁFICOS 3DBANQUETEROSETC.ETC.

HOTELESRECINTOS FERIAS/EVENTOS

RECINTOS DEPORTIVOSGRANDES AGENCIAS

MEDIOSEMPRESAS DEL RUBRO

ETC.

NOMBRE DEL EVENTOEXPO MEETING 2008II Exposición InternacionalFerias – Eventos – Congresos – Incentivos

ORGANIZASANTIAGO CONVENTION BUREAU

LUGARCentro de Convenciones Espacio Riesco

FECHAS27-28-29 de Noviembre 2008

EDICIÓN2 ª Edición

N° EXPOSITORES PREVISTOS140 expositores

N° de m2 NETOS PREVISTOS1.800 m2

MONTAJE2 días de montaje3 días de exhibición1 día de desmontaje

SERVICIOS ADICIONALES Telefonía e Internet Energía Adicional Alimentos & Bebidas, diferentes conceptosAseo y otros…

AMBITONacional e internacional

HORARIOSVisitantes 10:30 hrs. – 19:00 hrsExpositores 09:30 hrs. – 19:00 hrs

SECTORESToda entidad susceptible de ofertar o demandar servicios o productos referentes al sector de Congresos, Convenciones, Ferias, Viajes de Incentivo y Eventos

SUPERFICIE BRUTA3.748 m2

TARIFAS Sólo espacio: UF 6,5/m2 + IVA Stand incluido: UF 7,5/m2 + IVA Superficie mínima a contratar: 9m2

Ampliaciones: módulos de 3m2 a 27m2

PRECIO DE ENTRADAEstudiantes $2.000Público General $3.000

SECRETARÍA TÉCNICA/COMERCIALIZACIÓNBBC GROUP S.A. Los Conquistadores 1700 Of. 303Torre Santa MaríaTel. +56 2 2314649www.expomeeting.cl ventas@expomeeting.cl

CARACTERÍSTICAS

Empresas proveedoras de servicios y productosvinculados a la industria de los Eventos Especiales,Deportivos, Espectáculos, Ferias, Congresos, Semi-narios, Incentivos y Reuniones.

Pretende ser la mejor oportunidad para que los expositores –entre los que se encuentran entidades públicas y privadas que prestan servicios enfocados a cubrir necesidades de todos los tipos de reuniones– creen y cierren negocios con visitantes susceptibles de contratar y utilizar los servicios de una empresa especialista del sector.

CLIENTES /VISITANTESClientes con fuerte orientación al marketing, recursos humanos y ventas.

Una plataforma de empresas con necesidades motivacionales y de incentivos.

Empresas productoras y organizadoras de eventos con necesidades de adquirir tecnologías, servicios y productos para la mejora integral de los eventos.

Una plataforma amplia, atomizada y no estructurada, compuesta por empresas PYMES con necesidades de reunir, celebrar, entretener, educar y capacitar a sus recursos humanos.

PROGRAMA DE COMPRADORES INVITADOS

Como novedad en las ferias chilenas, vamos a incorporar la asistencia dirigida de COMPRADORES INVITADOS.

50 clientes de empresas que requieren de los servicios y productos de EXPOMEETING, vienen directamente a reuniones previamente concertadas en cada jornada.

Ejecutivos especialmente escogidos y seleccionados por la Organización:Transporte directo empresa–expo–empresaAlmuerzoAttachéeZona de reuniones Agenda pre-establecida Con cargo de la Organización

• Gerentes de Relaciones Públicas e Institucionales

• Organismos Gubernamentales• OPC’s• Productores Profesionales• Responsable de Congresos• Responsable de Eventos Corporativos y Convenciones

• Responsable de Ferias y Exposiciones

• Sociedades Internacionales• Sociedades Médicas• Universidades e Institutos Profesionales

• Visitantes Internacionales

• Agencias de Promociones• Agencias de Publicidad• Asociaciones Gremiales• Asociaciones Gremiales• Cámaras Binacionales• Cámaras Empresariales• Colegios Profesionales• Corporaciones Privadas y Públicas

• Gerentes de Marketing y Publicidad

• Gerentes de Recursos Humanos

• Fundaciones• Directores de Empresas• Embajadas y Consulados

Cumbre Internacional de la Industria de los Eventos, Ferias, Congresos e Incentivos

Este espacio será un foro de diálogo entre profesionales del sector, y una plataforma que aportará información y formación de interés, siguiendo un formato informal y dinámico.

PANEL 1ENFOQUE GLOBAL DE LA INDUSTRIA – Público vs. Privado

(autoridades públicas y privadas)

PANEL 2FERIAS & CONGRESOS – Realidades y Tendencias

(invitados nacionales y extranjeros)

PANEL 3ENTRETENCIÓN & CONTENIDOS – Los mega-eventos y su impacto local

(invitados nacionales y extranjeros)

PANEL 4EVENTOS DEPORTIVOS – Organización, planificación y turismo

(invitados nacionales y extranjeros)

PANEL 5INCENTIVOS – Un “mundo” de opciones

(invitados nacionales y extranjeros)

El FORO de FUTUROS LÍDERES DE LA INDUSTRIA, se desarrollará para alentar a los mejores y más brillantes alumnos y así que entren a la industria de las reuniones e incentivos. Pasarán decenas de alumnos por este programa, para que se interesen en esta área y aporten desde su visión al desarrollo de la misma.Además, las empresas tendrán la oportunidad de conocer y contactar a los nuevos futuros actores de la industria.

El Foro examinará cuales son las competencias que empleadores están buscando globalmente – y qué debieran esperar de la misma. El panel de la industria discutirá de las calificaciones que se buscan para contratar e identificar cómo la mujer puede tener una posición aventajada en esta industria.Se compartirán experiencias de distintas mujeres que ya participan de la Industria. Asociado a una empresa de recurosos humanos, el Foro ayudará a las mujeres a incorporarse y a ser más profesional aún.

“MEJORAR” EL ENTENDIMIENTO DE LOS POLÍTICOS ACERCA DE LA INDUSTRIA; INVITADOS PARLAMENTARIOS, ALCALDES Y EMPRESARIOS.

CONCIENTIZAR A LAS AUTORIDADES LA IMPORTANCIA DE EFECTUAR LOS EVENTOS Y REUNIONES EN SUS REGIONES.

DEMOSTRAR CÓMO LOS CLIENTES VEN EL ROL DE LOS POLÍTICOS EN TÉRMINOS DE ENTENDER SUS NECESIDADES Y ENTREGAR SOPORTE FINANCIERO Y LOGÍSTICO.

EL PROTOCOLO DE CIUDAD O DE REGIÓN PARA APLICAR EN CADA EVENTO.

2 espacios que promuevan a la Industria a la creatividad, desarrollo de negocios y entretención.

2 eventos que reunirán al ámbito de la Gerencia y otro de los Creadores:

Noche de Gala para EXPOMEETING 2008

Cena de Gala para la IndustriaCentro de Eventos CasaPiedraAdhesiones (precio preferencial socio SCB)Presentaciones: SCB – video resumen del año Show en vivo : artista invitado(a)Regalos

Los PREMIOS reconocerán las iniciativas más destacadas de los profesionales del sector de eventos, premiando tanto eventos como sus componentes en las siguientes categorías:

EVENTOS – Se refiere a eventos especiales, congresos, seminarios, deportivos, ferias e incentivos.

COMPONENTES DE EVENTOS – Se refiere todos los accesorios y componentes para la consecución de los eventos: proveedores de productos y servicios de la industria.

CATEGORÍAS – PREMIOS SCB 2008

EVENTOS

Mejor Evento de CelebraciónMejor Presentación de Producto Mejor Evento Promocional Mejor Evento de MotivaciónMejor Reunión/Congreso MEJOR MEDIOMEJOR PERIODISTA

Mejor Viaje de Incentivo Mejor Evento de Presupuesto ReducidoMejor Evento ResponsableMejor medición del impacto de un eventoGRAN PREMIO DEL JURADO

27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO

Pondremos a disposición de EXPOMEETING un programa de clase mundial para la integración y la gestión de la EXPO, CONGRESO y NEGOCIOS.Solución tecnológica para la administración y gestión integral de eventos y reuniones que consiste en:

eCongress : solución para la gestión integral de congresos y ruedas de negocios (incluye matching automático de reuniones).

eFair: es nuestro servicio para la gestión de ferias y exposiciones brindando una interfase de administración gráfica de los espacios del evento

eConvention: solución para gestionar convenciones. Permite la definición de plantillas personalizadas como guía de tareas, asignación de responsables y recursos para cada tarea.

eLetter: software de comunicación y marketing (mini CRM)

PRODUCE PRODUCE

ORGANIZAORGANIZA

27-28-29 NOVIEMBRE / ESPACIO RIESCO

La programación asigna recursos, a través del tiempo, para la realización de tareas especificas.

Una programación eficiente ayuda a una organización alcanzar sus metas estratégicas.

Carta Gantt

Henry L. Gantt (1861-1919) Gantt resaltó la importancia de

los principios administrativos en el desarrollo, su aporte más conocido es la gráfica de Gantt o diagrama de barras, en 1917.

Carta Gantt

Carta Gantt

La cual es una herramienta visual para establecer la secuencia de los trabajos que serán procesados.

El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades

Carta Gantt

• Se elabora una lista de las actividades las cuales se ordenan de acuerdo con su ejecución.

• Se establece en forma horizontal una escala de tiempos.

• Se estima la duración de cada actividad en una barra horizontal.

• El control se realiza comparando las barras con la fecha determinada.

Pasos para la elaboración de Gantt

• Método gráfico de planeación y control

• Es un gráfico de barras, donde la longitud de cada

barra representa la duración del tiempo.

• Señala la frecuencia en que deben ejecutarse las

actividades.

Características de las Gantt

Para evaluar las trayectorias de las actividades es necesario conocer las técnicas de formulación de gráficas de Gantt. En caso de querer modificar tiempo u orden de las actividades del proyecto a seguir.

Gráficas de etapas predeterminadas

Se muestra 9 operaciones para realizarse en 12 semanas.

• La actividad A, B y C debe estar terminada.

•La actividad D, E y G debe estar terminada en un 50%.

•La actividad F debe de estar terminada en un 70 %

•Las actividades H e I deben estar concluidas.

Gráficas de etapas predeterminadas

• Flexibilidad al cambio• Simplicidad• Fácil de Usar• Comunica claramente las actividades a

realizar• Es representativa en tiempo

Ventajas de las Gantt

• Es difícil medir un progreso en el curso de un proyecto.

• No resalta los sucesos de mayor importancia.

Desventajas de las Gantt

Diagrama de Gantt (Excel)

• http://gantt-project.uptodown.com/

Diagrama de Gantt (Proyect Gantt)