DepartamentalizacinComposicin de las unidades de la empresa

Consecuencias de la teora neoclsica: DepartamentalizacinOBJETIVOS DEL APRENDIZAJE1.- Mostrar los mecanismos de la especializacin vertical y horizontal en las organizaciones en respuesta a las exigencias internas y externas

2.- Caracterizar los diversos tipos de departamentalizacin: por funciones, productos o servicios, localizacin geogrfica, clientes, etapas del proceso, proyectos y ajuste funcional.

3.- Indicar las ventajas y limitaciones de los tipos de departamentalizacin y las escuelas alternativas de la departamentalizacin principal y combinada.

DepartamentalizacinConcepto de departamentalizacin.

La especializacin en la organizacin puede ocurrir en dos sentidos:

Vertical, cuando se observa la necesidad de aumentar la calidad de la supervisin o direccin, agregando ms niveles jerrquicos en la estructura. Es un desdoblamiento de la autoridad y por eso se llama escalar. Crece la cadena de mando, crecen los niveles jerrquicos.

DepartamentalizacinHorizontal . Ocurre cuando se observa la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y la mejor calidad del trabajo en s mismo. Se hace a costa de una cantidad mayor de rganos especializados en el mismo nivel jerrquico. Se denomina tambin proceso funcional, y se caracteriza siempre por el crecimiento horizontal del organigrama. Se le conoce ms por el nombre de departamentalizacin.

DepartamentalizacinDepartamento se refiere a un rea, divisin o seccin que se diferencia dentro de una empresa, en la cual un administrador (ya sea director, gerente, jefe o supervisor) tiene autoridad para desempear actividades especficas

Departamentalizacin

La especializacin vertical es una divisin del trabajo en trminos de autoridad y responsabilidad, mientras que la departamentalizacin horizontal es una divisin del trabajo en trminos de diferenciacin entre los diferentes tipos de tareas ejecutadas por los rganos.

La departamentalizacin es un medio por el cual se atribuyen y se agrupan actividades diferentes por la especializacin de los rganos, con la finalidad de que se obtengan mejores resultados en conjunto.

Generalmente ocurren especializacin vertical con horizontal y viceversa.

DepartamentalizacinLa departamentalizacin ocurre en cualquier nivel jerrquico de la organizacin.Cada departamento designa un rea, divisin o segmento distinto de una empresa sobre la cual un administrador (director, gerente, jefe etc.) tiene autoridad para el desempeo de actividades especficas.Es un nombre genrico, pero en muchas organizaciones expresa un claro nivel jerrquico. As un superintendente cuida de una divisin, un gerente de un departamento; un jefe de una seccin, un supervisor de un sector.

DepartamentalizacinEl principio que debe regir la departamentalizacin o agrupacin de actividades es el principio de la homogeneidad. Y las funciones son homogneas en la medida en que su contenido presenta similitudes entre s.

La departamentalizacin es una caracterstica tpica de las grandes organizaciones. Se relaciona, pues, con tamao y complejidad.

DepartamentalizacinTipos de departamentalizacin.La departamentalizacin provoca homogeneidad en cada rgano. Es decir el mismo trabajo, con el mismo proceso, para la misma clientela, en el mismo lugar.

Los principales tipos de departamentalizacin son:1.- Por funciones2.- Por productos o servicios3.- Por ubicacin geogrfica4.- Por clientela5.- Por etapas del proceso (o procesamiento)6.- Por proyectos

DepartamentalizacinDepartamentalizacin por funciones.Consiste en la agrupacin de las actividades y tareas de acuerdo las funciones principales desarrolladas dentro de la empresa. Sus actividades bsicas sern los departamentos de produccin, de ventas, y de finanzas.

Las funciones bsicas de una empresa pueden variar segn el tipo de negocio. Las actividades bsicas difieren en importancia de acuerdo con la empresa.

Departamentalizar por funcin es una de las formas de organizar una empresa.

DepartamentalizacinVentajas de la departamentalizacin por funciones

a) Permite agrupar a varios especialistas bajo una jefatura nica, siendo su actividad especializada.

b) Garantiza plena utilizacin de las habilidades tcnicas de las personas.

c) Permite la economa de escala por la utilizacin integrada de personas, mquinas y produccin en masa.

d) Orienta a las personas a una actividad especfica concentrando su competencia de forma eficaz y simplifica la capacitacin del personal.

Departamentalizacin e) Es la indicada para circunstancias estables de pocos cambios y que requieren de un desempeo continuo de tareas rutinarias.

f) Se aconseja para empresas que tengan productos o servicios que permanezcan inalterados por un largo perodo de tiempo.

g) Refleja un elevado nivel de auto-orientacin y de introversin administrativa por parte de la administracin.

Las diferentes denominaciones de los mismos departamentos

DepartamentalizacinDesventajas de la departamentalizacin por funciones.

1.- Reduce la cooperacin interdepartamental.

2.- Es inadecuada cuando la tecnologa y las circunstancias externas son mutables o imprevisibles.

3.- Dificultad la adaptacin y la flexibilidad respecto a los cambios externos por su enfoque introvertido.

4.- Hace que las personas enfoquen sus esfuerzos sobre sus propias especialidades en detrimento del objetivo global de la empresa.

DepartamentalizacinAplicaciones.

Para organizaciones de estructura funcional que tengan pocas lneas de produccin o servicios y que stas sean duraderas o estables por largo tiempo.

DepartamentalizacinDepartamentalizacin por productos o servicios.

Se basa en los productos o servicios que ejecuta la organizacin, la cual se descentraliza en funcin de ellos. Al agrupar tecnologa, mquinas y equipos, conocimiento y mano de obra permite una intensificacin y concentracin de esfuerzos que aumenta la eficiencia de la organizacin.

DepartamentalizacinLa departamentalizacin por productos separa la estructura organizacional en unidades con base en productos, proyectos o programas desarrollados por la organizacin que presenta un ciclo de vida largo.

Cuando los ciclos de vida son cortos surge la departamentalizacin por proyectos.

Departamentalizacin por productos

DepartamentalizacinVentajas de la departamentalizacin por productos.

1.- Establece la responsabilidad de los departamentos para un producto o lnea de producto o servicio.

2.- Facilita la coordinacin interdepartamental (cuando la preocupacin bsica y el objetivo final es el producto).

3.- Facilita la innovacin, que requiere cooperacin y comunicacin de varios grupos contribuyentes para el producto.

Departamentalizacin4.- Indicada para circunstancias externas y mutables.

5.- Permite flexibilidad, pues la unidades de produccin pueden ser grandes o pequeas, segn los cambios de condiciones, sin interferir en la estructura organizacional como un todo.

DepartamentalizacinDesventajas de la departamentalizacin por productos.

1.- La departamentalizacin por productos dispersa los especialistas en subgrupos orientados a diferentes productos. Aumento de costos operacionales por duplicacin de recursos y de rganos.

2.- Es contraindicada para circunstancias externas estables, para empresas con pocos productos o lneas reducidas de productos, aumenta los costos operacionales.

Departamentalizacin3.- Provoca problemas humanos de temores y ansiedades. Los empleados tienden a ser ms inseguros con relacin a la estabilidad del empleo o el desarrollo lento de su carrera.

4.- Enfatiza la coordinacin en detrimento de la especializacin.

DepartamentalizacinAplicaciones. Se indica la estructura por productos/ servicios para circunstancias ambientales inestables y mutables, induce a la cooperacin entre especialistas. Autonoma y autosuficiencia en sus propias unidades.

Si la tecnologa adoptada es estable y permanente, entonces la departamentalizacin funcional y la organizacin del tipo lineal son las ms apropiadas.

Si la tecnologa adoptada es adaptable y modificable, entonces la departamentalizacin por producto y una fuerte estructura staff son ms apropiadas.

DepartamentalizacinDepartamentalizacin geogrfica.Se la denomina as por la ubicacin territorial o regional que una empresa asume por diferenciacin y agrupacin donde el trabajo se desempear, o con un rea de mercado a ser servida por la empresa.

La departamentalizacin con base territorial se utiliza generalmente en empresas que cubren grandes reas geogrficas y de mercados extensos; son grandes empresas, como las transnacionales. Es ms indicada para el rea de produccin y de ventas.

DepartamentalizacinVentajas de la departamentalizacin geogrfica.

1.- Cuando las circunstancias externas indican que el xito de la organizacin depende particularmente de su ajuste a las condiciones y necesidades locales o regionales.

2.- La organizacin territorial permite establecer la responsabilidad de utilidades y desempeo.

3.- Motiva a los ejecutivos a pensar en trminos de xito del territorio, ms que en el de un departamento o de un producto en una departamentalizacin por productos.

Departamentalizacin4.-Se indica para empresas mayoristas, desde que ciertas funciones (compras, finanzas) se centralicen.

5.-El diseo organizacional en la base de la departamentalizacin territorial puede acompaar a las variaciones regionales y locales sin grandes problemas. La organizacin se enfoca ms en su ambiente territorial, hacia su mercado que hacia sus aspectos internos.

DepartamentalizacinDesventajas de la departamentalizacin geogrfica.

1.- El enfoque territorial de la organizacin deja en segundo plano la coordinacin de los aspectos de planeacin, ejecucin o control de la organizacin como un todo, en relacin con el grado de libertad y autonoma colocado en las regiones o sucursales.

2.- La departamentalizacin territorial ocurre principalmente en las reas de marketing y de produccin. Las otras reas (finanzas, I+D, RRHH) se vuelven secundarias.

DepartamentalizacinAplicaciones.

La preocupacin territorial es tpica de las reas de mercadeo y produccin. Esto hace que las otras reas de la empresa se vuelvan secundarias. La agrupacin territorial aumenta el problema del control en el nivel institucional de la empresa.

EJERCICIOEn sus buenos tiempos, Lojas Maravilha abri cerca de 72 tiendas en todo el territorio nacional, con lo que estableci su dominio en la venta de productos de consumo. Ahora, para enfrentar los nuevos tiempos de competitividad, la directora est considerando la estructura organizacional basada en el rea geogrfica. Lojas Maravilha est organizada en seis divisiones regionales: Sao Paulo, Ro de Janeiro, Regin sur, Regin Norte, Regin Noreste y Regin central: Cada una de esas divisiones regionales tiene un director con sus propios departamentos subordinados: Sao Paulo (capital e interior), Ro de Janeiro (capital e interior), Regin sur, Regin norte, Regin noreste y Regin central. En el primer nivel del organigrama, junto con las seis divisiones regionales (lnea) existe un staff central constituido por cuatro departamentos: financiero, administrativo, compras y recursos humanos. El presidente de la organizacin , Milton Nadler , cuida de todos los asuntos administrativos. Sin embargo, Milton pretende alterar la organizacin. En el primer nivel quiere una departamentalizacin por funciones, y en el segundo nivel, una departamentalizacin regional para poder imprimir una mayor integracin a la empresa. Muestre el organigrama actual, el organigrama propuesto por Milton e indique los puntos positivos y negativos de su pretensin.

DepartamentalizacinDepartamentalizacin por clientela.

La departamentalizacin con base en la clientela implica la diferenciacin y agrupacin de las actividades segn el tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las caractersticas de los clientes constituyen la base para ese tipo de departamentalizacin.

Este tipo de organizacin es importante cuando se tienen diferentes clases de clientes con caractersticas y necesidades muy diferenciadas.

DepartamentalizacinVentajas de la departamentalizacin por clientela.1.- Cuando la satisfaccin del cliente es el aspecto ms crtico de la organizacin.2.- Cuando el negocio depende de diferentes tamaos o caractersticas de servicios o productos que varan segn el tipo o tamao del cliente.3.- Predispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organizacin a la tarea de satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes.4.- Permite que la organizacin concentre sus conocimientos en las distintas necesidades y exigencias de los canales mercadolgicos.

DepartamentalizacinDesventajas1.- Las dems actividades de la organizacin pueden volverse secundarias o accesorias.2.- Los dems objetivos de la organizacin (lucratividad, productividad, eficiencia, etc.) pueden ser puestos de lado o sacrificados en funcin de la satisfaccin del cliente.

AplicacionesSe indica cuando el negocio depende de diferentes caractersticas de productos/ servicios, que varan segn el tipo y necesidades del cliente. El producto debe estar adaptado al cliente

DepartamentalizacinDepartamentalizacin por etapas del proceso.

Denominadas tambin por procesamiento o por equipo. Se utiliza en las empresas industriales en los niveles ms bajos de la estructura organizacional de las reas productivas o de operaciones. La diferenciacin y la agrupacin se llevan a cabo por medio de la secuencia del proceso productivo u operacional. El cliente del proceso no es necesariamente uno externo a la empresa, puede estar adentro de ella y se le conoce como cliente interno. Se ve la influencia de la tecnologa utilizada por la empresa en su estructura organizacional.

DepartamentalizacinVentajas y desventajas de la departamentalizacin por etapas del proceso.Ventajas.La tecnologa pasa a ser el foco y el punto de referencia para la agrupacin de las unidades y posiciones, y por lo tanto extraer las ventajas econmicas. Desventajas.La tecnologa afecta la departamentalizacin por procesos por falta de flexibilizacin y adaptacin; grandes cambios en hardware y software, acarreando la reduccin del rea (downsizing).

DepartamentalizacinAplicaciones.

La estructura del proceso utilizada por la empresa est relacionada con la estructura del producto. El proceso es una variable dependiente de la tecnologa empleada para producir dicho producto / servicio. La agrupacin por proceso es interesante cuando los productos o la tecnologa utilizada son estables y duraderos.

DepartamentalizacinDepartamentalizacin por proyectos.

Es una estrategia utilizada en la empresa de gran tamao y que producen productos que implican gran concentracin de recursos y tiempo prolongado para su produccin. Como el producto es de gran tamao y exige planeacin individual y detallada en un extenso perodo para su ejecucin, cada producto es tratado como un proyecto especial y por pedido. La estrategia de organizacin adapta la estructura de la empresa a los proyectos que se propone construir.

DepartamentalizacinVentajas y desventajas de la departamentalizacin por proyectos.

Ventajas.Es una departamentalizacin temporal por producto cuando asume proporciones enormes. Su principal ventaja es la gran concentracin de diferentes recursos en una actividad compleja que exige puntos definidos de inicio y trmino. Cada proyecto tiene su ciclo de vida definido. Est orientado hacia los resultados.

Desventajas.El proyecto es nico e indito. Concentra grandes recursos que despus de finalizado a lo mejor no van a ser utilizados. Crea incertidumbre en el recurso humano por su continuidad de empleo.

DepartamentalizacinLa departamentalizacin por proyectos requiere de una estructura organizacional flexible, capaz de adaptarse a las necesidades de cada proyecto que ser desarrollado y ejecutado durante un perodo fijado. La adaptabilidad organizacional constituye un problema bsico.Aplicaciones.Se utiliza en empresas dentro del campo del alto desarrollo tecnolgico. Es una consecuencia de la estrategia organizacional y est centrada en la adaptacin de ciertos segmentos de la empresa a un producto complejo. Si la empresa cuenta con la tecnologa autocontenida, entonces la estructura por proyectos es la ms indicada.

DepartamentalizacinUna variante es la denominada fuerza-tarea o equipo-tarea, dimensiones menores y duracin ms limitada. El equipo-tarea es una agrupacin interdisciplinaria para abordar una tarea compleja y especfica. La fuerza-tarea es una tcnica adoptada para solucionar problemas generados por la elevada tasa de cambio ambiental o tecnolgico; es transitoria y de corta duracin. Se utiliza para misiones especficas. Luego de estas sus miembros regresan a los rganos de origen. Es una tcnica para solucionar y controlar los problemas tpicos en una era de complejidad.

DepartamentalizacinSeleccin de alternativas de departamentalizacin.

No hay un tipo puro en la realidad. La departamentalizacin no es un fin en s misma sino un medio para organizar las actividades de la empresa, para lograr los objetivos.

Principios:1.- Principio de mayor uso. El departamento que utiliza ms una actividad debe tenerla bajo su jurisdiccin.

2.- Principio de mayor inters. El departamento que presente el mayor inters por una actividad debe supervisarla.

Departamentalizacin3.- Principio de separacin del control. Las actividades de control deben ser autnomas, independientes y separadas de las actividades que se estn controlando.

4.- Principio de supresin de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre departamentos agrupando diversas actividades en un nico departamento. Aun cuando la rivalidad, bien llevada, es sana y debe ser leal.

Ejemplo de departamentalizacin combinada

GLOSARIODEPARTAMENTALIZACIN: Es el nombre dado a la especializacin horizontal en la organizacin mediante la creacin de reas para cuidar de las actividades organizacionales. Es consecuencia de la divisin del trabajo y de la homogeneizacin de las actividades.

Departamentalizacin geogrfica: Tambin llamada territorial, consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con la ubicacin geogrfica.

Departamentalizacin por clientes: Consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con los tipos de clientes servidos por la organizacin

GLOSARIODepartamentalizacin por funciones: tambin llamada departamentalizacin funcional, consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con las principales funciones desarrolladas en la organizacin.

Departamentalizacin por procesos: O por etapas del proceso, o por procesos, consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con los principales procesos desarrollados en la organizacin.

Departamentalizacin por proyectos: Consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con los principales proyectos realizados por la organizacin.

Departamentalizacin por productos o servicios: Consiste en la agrupacin de actividades y tareas de acuerdo con los productos producidos o servicios ofrecidos por la organizacin.

GLOSARIODiseo organizacional: Es lo mismo que estructura o formato organizacional.

Especializacin horizontal: Es la divisin del trabajo organizacional en el sentido horizontal en departamentos.

Especializacin vertical: Es la divisin del trabajo organizacional en el sentido vertical en niveles jerrquicos.

Fuerza Tarea: Es un equipo heterogneo y provisional constituido por especialistas de diferentes reas, que se dislocan de sus funciones habituales para dedicarse a una tarea especfica y compleja que exige enfoques y perspectivas diferentes.