·IV.~qNDICADORES DE EVALUACION DEL• ·~"'''',).'''~:1Iiffil- .-::::t>!' ,

~ JJiPROCESO DE GESTION DE STOCK

Los indicadores son herramientas que permiten a los administradores yevaluadores comparar, en forma periódica, los resultados reales del procesocon los resultados que se esperan. Las principales caracteristicas de todoindicador son la importancia, la medición, la confiabilidad y la validez.

Los indicadores de evaluación nos permiten, entre otras cosas:

• Comparar dos o más situaciones en forma objetiva y homogénea.

• Identificar las distorsiones.

• Monitorear la evolución del sistema (tablero de control).

• Orientar las intervenciones correctivas.

Los principales indicadores utilizados para evaluar las actividades de Gestiónde Stock son los siguientes:

4.1.Porcentaje de medicamentos trazadores en substock46 :

------------------0

• Justificación:

Un stock insuficiente de medicamentos trazadores limita la disponibilidadoportuna de estos medicamentos, que son los de mayor rotación o salvanvidas, lo que implica un riesgo de desabastecimiento.

• Definición:

Se considera que un medicamento trazador se encuentra en substock si elconsumo de los últimos cuatro (4) meses es mayor a O y la cantidaddisponible es menor al consumo promedio de dos (2) meses, es decir,menor al stock minimo. El stock minimo se calcula dividiendo el consumode los cuatro últimos meses entre dos.

Se considera consumo a los egresos generados por la atención pordemanda, SIS, Intervenciones Sanitarias y exoneraciones. Sólo seconsidera a los medicamentos incluidos en el PNME y que estánpreviamente definidos como trazadores para el nivel de atención.

46 Manual de Indicadores_Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos MédicoQuirúrgicos S/SMED.

Procosos del Sistema de Suministro de Medicamenlos e Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

EJERCICIO:

Procesos d.1 Si'l.m. d. Sumini!lfO d. M.dicamentos • Insumos en .1 Minislario d. Salud· DIGEMID

1Q.. x 10046

N° ítems trazo en substock x 100N° total de items trazadores

% de medicamentos trazadores en substock =(ítems)

% de medicamentos en substock = 21.73(ítems)

% de medo trazadores en substock =(items)

N° total de ítems trazadores en stock= 46N° de ítems trazadores en substock = 10

% de medicamentos trazadores en substock = 22%

% de medo Traz. en substock =(items)

• Interpretación: Valores por encima de cero indican falta de preriesgo de desabastecimiento de medicamentos trazadores.

• Periodicidad: Mensual.

• Nivel de Uso; DI5A, Hospitales. Unidades Ejecutoras, InEspecializados.

• Estándar: = O %.

• Operacionalidad:

• Fuentes de información: Formato ICI (stock final de medicamPNME).

··Para aquellos medicamentos con consumo cero (O) por motivo.desabastecimiento en los últimos cuatro (4) meses, considerar datos deanteriores.

Promos del Sistema de Sumínisue de Medicamentes e Insumos en el Ministerie de Salud - DIGfMtD

• Definición:

• Justificación:

= N° Item trazadores en sobrestock x 100N° total de Items trazadores

Valor del sobrestock-Valor del stock óptimo x 100Valor total de stock evaluado *

% de medicamentos trazadoresen sobrestock (items)

% de medicamentostrazadores ensobrestock (valor)

47 Manual de Indicadores-Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas MédicoOuirúrgicos-SISMED.

Valores por encima de 0% indican riesgo de vencimiento e ineficienciaen los procesos de programación y adquisición de medicamentos.

Este indicador mide el nivel de sobrestock de los medicamentos del PNMEexistentes en los servicios de salud. Se considera que un medicamentos seencuentra en sobrestock si la cantidad existente es mayor al consumopromedio de cuatro (4) meses.

*Valorización del stock óptimo, se refiere a la valorización del stockequivalente al consumo de cuatro (4) meses.

Se considera consumo a los egresos generados por atenciones por demanda,SI S, Intervenciones Sanitarias y exoneraciones.

El sobrestock de medicamentos tiene un impacto negativo en elfinanciamiento de) sistema de suministro porque incrementa los costos dealmacenamiento, disminuye los recursos para la adquisición demedicamentos, incrementa el riesgo de vencimiento y la pérdida demedicamentos por caducidad. Es un indicador que refleja una inadecuadagestión farmacéutica y una ineficiente utilización de los recursos financieros.

• Fuentes de Información: Formato lel (stock final demedicamentos PNME).

• Estándar: En ítems o valores, el porcentaje óptimo es 0%.

• Interpretación:

• Periodicidad: Mensual.

• Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras (Hospitales/InstitutosEspecializados).

• Operacionalidad:

4.2. Porcentaje de medicamentos trazadoresen sobrestock47:

P,..."s del Sistema de Suminill'. de Madicament.s e Insumas en el Minill"i. de S.lud . OIGEMIO

• Justificación:

N° Items trazadores en sobrestockN° total de Items trazadores

= 6 x 10040

= 5,000 - 3,000 x 10020,000

= Valor del sobrestock - Valor del stock óptimo· xValor total de stock de Items trazadores

La disponibilidad de medicamentos esenciales en las Unidades Ejecutoras (DlSAI

DIRE5NHospitales/lnstitutos Especializados) y en 105 Establecimientos de salud

constituye uno de 105 elementos fundamentales para garantizar el acceso de la

población a estos productos. La medición de la disponibilidad de un conjunto de

medicamentos trazadores de acuerdo a 105 niveles de complejidad de 105 servicioS

de salud, permite medir la eficiencia de la gestión del sistema de suministro y el

nivel de acceso, ya que la falta de medicamentos constituye un problema

crítico de impacto negativo en la recuperación de la salud de la población.

% de Items trazadores en sobrestock = 15%

N° total de Items trazadores = 40N° de Items trazadores en sobrestock = 6Stock valorizado de Items trazadores = 5/. 20,000Stock valorizado de Items trazadores en sobrestock = 5/. 5,000Stock óptimo valorizado = 3,000

• ValorizacIón del stock óptimo. se refiere a la valorización del SlOck equivalente al consumo de4 meses.

EJERCICIO:

% valorizado de medicamentos trazadores en sobrestock = 10%

% de medicamentos trazadores =en sobrestock (items)

% de medicamentosen sobrestock (valor)

-48 Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas MedICOQuirúrgicos S/SMED.

4.3. Porcentaje de medicamentos trazadoresen Normostock48

Procesos dol SillOma do Sumini'lro do Modicamonlos 8 Insum.. 8n 01 Minislario do Salud· DIGEMID

• Fuentes de Información:

EJERCICIO:

N° medicam. trazadores en Normostock x 100N° total de medicamentos (items) trazo

N° medicam. trazadores en Normostock x 100N° total de medicamentos (items) trazo

= 30 x 10040

% de medicamentos =trazadores en Normostock

Un medicamento trazador se considera en situación de normostock cuando

hay existencia física de éste en una cantidad no mayor al stock máximo ni

menor al stock mínimo los cuales son determinados por cada Unidad Ejecutora

o Establecimiento de Salud.

N° total de ítems trazadores de la Unidad Ejecutora = 40N° de ítems trazadores en Normostock = 30

Reporte de stocks de la Unidad Ejecutora, Matriz de Indicadores, Formatolel (Hospital/Instituto Especializado).

Valores por debajo del 100% indican que existen medicamentos encantidades inferiores al stock óptimo, incluso que podría estar en riesgode desabastecimiento, y que podría estar ocasionado que no se atienda ose subdispense los medicamentos para los pacientes que los requieren.Este indicador debe correlacionarse con los indicadores de substock y

sobrestock e ir evaluándolos en conjunto. Es uno de los indicadores másimportantes para medir la eficiencia del sistema de suministro

• Operacionalidad:

• Definición:

• Estándar: 1000%.

• Nivel de Uso: DI5A, Unidades Ejecutoras, (Hospitales/InstitutosEspecializados).

• Interpretación:

• Periodicidad: Mensual.

% de medicamentos =trazadores en Normostock(ítems)

PrO<8IOI d.1 Sistam. d. Suministro d. ""dicamanlos • InsumOl '" .1 Minist"io d. Salud· OIGEMIO

• Definición:

Sumatoria de % variación individual x 100N° total de medicamentos evaluados

Cantidad registrada - Cantidad conteo físico x 100Cantidad registrada

% de variación =individual(por medicamento)

% promedio de variación =individual

• Operacionalidad:

49 Manual de Indicadores _ Sistema Integrado de Suministro de Medicamemos e Insumos MédicoQuirúrgicos S/SMED.

Este indicador mide el porcentaje de variación entre los nivel de existenciasregistrados en los sistemas de control y los conteos físicos reales para unconjunto de medicamentos trazadores.

La falta de coincidencia entre los registros y las existencias demedicamentos evidencia un inadecuado mecanismo de control deinventarios con implicancias económicas y legales.

• Justificación:

[~ O_Vo_d_e_rt_e_m_s_e_n_N_o_rm_o_st_o_C_k__7_5_% J

Este indicador se debe utilizar, preferentemente, durante las supervisionesque se realicen a los establecimientos de salud para evaluar calidad delregistro de los datos de stocks de medicamentos e insumos.

Esta cifra indica que sólo el 75% de los medicamentos trazadores de un grupode 40 productos, están en situación óptima de stock, quedando Y4 demedicamentos trazadores en otra situación, los cuales podrian encontrase encantidades mínimas para atender las necesidades de los pacientes, de ahí laimportancia de relacionar este indicador con los otros de substock y sobrestocky tomar decisiones frente a los resultados.

4.4 Porcentaje promedio ponderado de variaciónde inventarios49

Pro",•• d.1 Si.l.~. d. Su~ini.lro d. lI.dica~entos • Insu~.s en .1 lIinislori. d. Salud· DICEIIID

EJERCICIO:

• Periodicidad: Mensual.

Cantidad registrada - Cantidad conteo físico x 100Cantidad registrada

Ibuprofeno 400 mg

% de variación =individual

=í xl00= 1%SOO

= lQ...x 100 = 2%SOO

Porcentajes mayores que cero (O) reflejan la discrepancia entre los registrosy los niveles reales de existencias.

% Variación 2 = Cantidad registrada - Cantidad conteo físico xl00(Paracetamol SOOmg) Cantidad registrada

• Nivel de Uso: Preferentemente para evaluar establecimientos de salud.

• Interpretación:

• Fuentes de Información: Formato ICI (stock de medicamentos vencidos),conteo físico de medicamentos trazadores, tarjeta de control visible, sistemainformático.

Lista de medicamentos trazadores (N° 04)

• Estándar: El porcentaje óptimo de variación entre los registros y losconteos es de 0%.

Para cada ftem:% Variación 1 = Cantidad registrada Cantidad conteo físicos x 100(Amoxicilina SOOmg) Cantidad registrada

P"celOl d.1 Sist.m. d. Suminislr. d••ladice,"..I... Insumos ...llIinisl"i. d. S.lud . 01611110

Para recordar

= ....!Lx 100 = 0%800

Cantidad registrada- Cantidad conteo físico x 100Cantidad registrada

Cantidad regjstrada- Cantidad conteo físico x 100Cantidad registrada

ix 100 = 0%350

=

% Variación 4 =(Ibuprofeno 400mg)

% Variación 3 =(Clorfenamina 4 mg)

= 2 +1+0+0 = 0.14%

% promedio de variación = Sumatorja de % variación individual x 100individual N° total de medicamentos evaluados

• Existen herramientas técnícas que ayudan a determinar fácilmente cuándoes el momento para realizar un requerimiento de medicamentos e insumos.Estas se basan en registros de información actualizada, precisa y oportuna.

• La finalidad de mantener un nivel mínimo de existencias en un sistema desuministro es garantizar la constante disponibilidad de medicamentos einsumos.

• La finalidad de mantener un nivel máximo de existencias de medicamentose insumos se debe a que grandes cantidades de ellos aumentan laprobabilidad de pérdidas, debido al deterioro, vencimiento y sustracciones.

• Los problemas de Gestión de Stock generalmente se traducen en períodosde desabastecimiento y sobrestock, lo cual afecta la disponibilidad yaccesibílidad de medicamentos e insumos.

Verificando lo AprendidoAutoevaluación

Ahora conviene revisar nuevamente los diferentes aspectos de la Gestión deStock. Para responder puede recurrir a la bibliografia recomendada.

1. Mencione los aspectos básicos que se deben considerar para una adecuadaGestión de Stock.

2. ¿Qué criterios aplicaría para definir «medicamentos trazadores»?

3. Lea con atención los siguientes casos y responda respectivamente:

Caso 1: Recientemente lo/la han designado como responsable del serviciode farmacia de un centro de salud y debe presentar el requerimiento demedicamentos. Sin embargo, al revisar la información existente en elservicio, no encuentra los datos actualizados de stock y consumo, y estárechazando la atención de recetas por falta de medicamentos comoParacetamol500 mg tableta y Sal ferrosa 60 meq Fe.

• ¿Qué haría para abastecer el servicio?

• ¿Qué herramientas de gestión son necesarias para elaborar unrequerimiento y mantener un suministro permanente y oportuno demedicamentos?

Promos del Sistem. de Suministro de Medicomont.. e Insum.. on el Ministerio de S.lud ·DICEMID

Caso 2: Tiene que realizar el abastecimiento de medicamentos e insumaspara los establecimientos de salud de su jurisdicción y cuenta con losrequerimientos. Al verificar el stock del almacén se percata de que el montode Amoxicilina 500 mg. no cubre el total de estos requerimientos. Si elmencionado medicamento ingresará en un tiempo aproximado de 20 dIas.¿qué haría frente a esta situación?

Caso 3: Si fuera el responsable del Almacén Especializado deMedicamentos e insumos de una DISA y la fecha de inventario se encuentramuy cerca:

• ¿Qué acciones previas efectuaría a fin de facilitar la ejecución delmencionado inventario?

Caso 4: Si fuera el responsable del SISMED y recibe reportes de sobrestocky stock con riesgo de vencimiento en sus establecimientos. ¿Qué estrategiautilizaría para solucionar esta situación?

4. ¿Qué criterios técnicos se deben tomar en cuenta para aceptar donacionesde medicamentos e insumas?

5. Señale la importancia de la toma de inventarios en una eficiente Gestiónde Stock.

6. Señale los principales riesgos que ocasiona el no dar de baja a los medica·mentas e insumos vencidos y/o deteriorados.

...............................................................................................................................

............................................................................................................................,.

............................................................................................................................,.

P""SOI d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.ntos • Insumos .n .1 Ministerio d. Salud· DIGEMIO

1. Almacén Especializado: Area física destinada a la conservación,seguridad, manejo y control de medicamentos e insumos médico·quirúrgicos, la cual se encuentra ceñida a las Buenas Prácticas deAlmacenamiento bajo la dirección y responsabilidad de un QuímicoFarmacéutico. Se constituye a partir de los centros de distribución yalmacenes existentes en las direcciones de salud.

2. Buenas Prácticas de Almacenamiento IBPA): Conjunto de normasque establecen los requisitos y procedimientos operativos destinados agarantizar el mantenimiento de las condiciones y de las características delos medicamentos e insumos a través de la red de distribución ydispensación.

3. Conciliación: Comparación o semejanza. Por ejemplo: Conciliación entrela cantidad de medicamentos teóricamente en stock y la cantidad físicareal.

4. Inventario: Cantidad total de existencias disponibles en cualquier lugarde almacenamiento.

5. Nota de Entrada a Almacén INEA): Documento fuente que se utilizapara informar sobre el ingreso de bienes al almacén, por conceptos distintosa la adquisición con orden de compra. Es de utilización compartida por laOficina de Abastecimiento (Dirección de Logística) y de Contabilidad.

6. Pedido Comprobante de Salida (PECOSA): Documento fuente con elque se efectúa el pedido, se autoriza y se registra la salida del bien. Es deutilizacíón compartida por las dependencias solicitantes, la Oficina deAbastecimiento (Dirección de Logística) y de Contabilidad.

7. Rotulado: Leyenda, escrito, inserto o prospecto que se imprime, adhiereo se adjunta a los envases del medicamento o insumo y contiene lainformación técnica que obra en el registro sanitario del mismo.

8. Sistema FEFO: Sistema de rotación de médlcamentos e insumos queestablece que los que primero expiran son los que primero salen (FirstExpire·First Output), independientemente del orden en el que se reciban.

9. Sistema FIFO: Sistema de rotación de medicamentos e insumos queestablece que los que primero ingresan son los que primero salen (FirstInput-First OutpU!).

P'O"'DI d.1 Si.t.m. d. SUOli.i.tro d••hdicamentDl • l..umDl en .1 Mini.t"io d. S.lud . DIGEMIU

10. Subalmacén de Medicamentos: Área física para la conservaci6seguridad, manejo y control de medicamentos e insumos médicquirúrgicos. Estas instalaciones cuentan con las condiciones adecuapara el almacenamiento y conservación de los insumos; dependefuncionalmente de la Dirección de Medicamentos y se ubican en redesmicrorredes.

11. Registros de Inventario: Término genérico que se aplica a las Tarjetasde Control Visible de almacén, Tarjetas de Existencias Valoradas deAlmacén, resumen de movimiento de almacén y a los archivos informáticos.Proporcionan información básica para la gestión de inventario, ya queregistran todas las transacciones correspondientes a un medicamento:entradas, salidas, pedido hechos, pedidos recibidos y pérdidas de inventario.

12. Stock Crítico: Cantidad de medicamentos e insumos médico-quirúrgicoscuya fecha de caducidad supera los meses de stock, generandoindefectiblemente su vencimiento.

P"",os del Simm. de Sumini.t" de Medicamentos e Insumos en el Mini.terio de S.lud . DIGEMID

Bibliografía

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2. Dispensación y Distribución de Medicamentos - Manual de FarmaciaHospitalaria, España.

3. MINSA - Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas.Evaluación de la Situación de los Medicamentos en Perú, Lima, Octubre1997.

4. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA. Gerencia yAdministración de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales,Tomo 1 y 2, Colombia.

5. Management Sciences for Health - MSH. Gestión del Suministro deMedicamentos, 2002.

6. MG. CRUZADO UBILLÚS, Raúl. Informe de Consultoria JmplementaciónDe las Estrategias de Intervención para la Mejora de Procesos del SISMEDen la DISA Huanuco.

7. DOMíNGUEZ GIBALDO, Gerardo. Indicadores de Gestión. lera Edición,Colombia, 1998.

8. CONSEJO GENERAL DE COLEGIOS OFICIALES DE FARMACÉUTICOS.Indicadores de Garantía de Calidad en Farmacia Hospitalaria - VocalíaNacional de Hospitales, Madrid, España, 1995.

9. GAJARDO OSaRIO, Rubén Patricio. Logística Base de la Gestión deNegocios, 2002.

10. SISMED. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro deMedicamentos e Insumas Médico Quirúrgicos, 2002, Lima, Perú.

11. Manual de Procedimientos Administrativos del Sistema Integrado deSuministro De Medicamentos e Insumas Médico Quirúrgicos SISMED delMINSA, Huanuco, Perú, 2004.

12. MINISTERIO DE SALUD - PROYECTO SALUD Y NUTRICiÓN BÁSICA.Manual de Procedimientos en Farmacia y Botiquines para Centros y Puestosde Salud, Lima, Perú, 1999.

ProclSn dll Silt••• d. Su.inistro d. Ihdin.lnles • Insu.as In .1 Ministerio d. Salud· OIGUIID

13. GIRÓN AGUILAR, Nora (1) - RODRiGUEZ DE BITINER. Magaly (2).Medicamentos Esenciales y Tecnología - Guía para el Desarrollo de Sde Farmacia Hospitalaria.

14. GIRÓN AGUILAR. Nora (1) - D'ALESSIO. Rosario (2). Serie MedicaEsenciales y Tecnologla, Loglstica del Suministro de Medicamentos.

15. MINISTERIO DE SALUD. Situación de los Medicamentos enDepartamentos del Perú - Programa RPM PLUS, MSH. Mayo 2002.

SITIOS WEB CONSULTADOS:

16. WWW.MINSA.GOB.PE/INFODIGEMID

ProcasOl d.1 Silllm. d. Suminiluo d. M.dicamBUIOl • InsumOl BU .1 Minilterio d. S.lud - OIGEMIO

C A_nexos_)1.- TARJETA DE CONTROL VISIBLE

2.- FORMATO DE NOTA DE DEVOLUCiÓN DE MEDICAMENTOS EINSUMOS

3.- DIRECTRICES PARA LAS DONACIONES RECOMENDADA POROMS

4.- GUiA TÉCNICA ADMINISTRATIVA PARA LA BAJA DE PRODUCTOSFARMACÉUTICOS

Promos d.1 Si.tem. d. Suministro d. M.dicom.nlos • In.umos .n .1 Mini.terio d. S.lud - DIGEIIID

Anexo 1

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

COlnOL VISIBLE DE ALIIACil

Artículo:

Código:

Unidad de medida:

Formulario S.A. RIC 06(Tamaño A6 -ITINTEC)

ProclSos del Sistema dI Suministro de Medicamanlos I Insumos en el Ministerio d. Salud - OIGEMID

'" Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.

GUíA DE LLENADO DE TARJETA DE CONTROL VISIBLE

Anotar día y mes en que se efectúa e! registro.

Anotar:• Nombre genérico del medicamento o nombre del insumo.• Concentración (por ejem¡Jlo: 400 mg, 100 mgl5mL, 1% etc.).• Forma farmacéutica (tabletas, ¡arabe. ampollas. etc.).• Peso. tamaño o medida del insumo.

Sumor al saldo de _fecho ........ Ia -.da YrestlIr cada salida.

Anotar e! código del medicamento o insumo según el SISMED.·Oe acuerdo con lo establecido en el manual de administractón de almacenes

para e! sector público nacional, e! código responde al catálogo nacional.

Anotar cada salida del medicamento o insumo.

Anotar la cantidad del medicamento o insumo que ingrasa al almacén durante

e! dla.

Tipo Ynúmero del documento que sustenta e! movimiento de entrada o salida.

Se refiere al término usado para contar los medicamentos e insumos.Anotar la presentación de! medicamento e insumo.

Numerar correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo

tipo de medicamento oinsumo:O

Procms d.1 SiSl••• d. Su.inisl" d. M.die.."nt... Insu.... ID .1 Ministerio d. S.lud - DIGIMtD

Entrada:

Fecha

Salida

Saldo:

Unidad da Medida:

Código

Articulo:

Número de ta~eta

Procesos d.1 Sistom. d. Suministro d. Medita."tos e Insumos '" .1 Ministerio de S.lud . DIGEMID

FORMATO DE NOTA DE DEVOLUCiÓN DEMEDICAMENTOS E INSUMOS

RECIBf CONFORMEFIRMA Y SELLO

OSISMEO

O DONACIONES

SISTEMA DE SUMINISTRO

Anexo 2

lb]MINISTERIODE SALUD

DIRECCiÓN DE SALUD....

ENTREGUE CONFORMEFIRMA Y SELLO

ORIGENICON OESnNO A I

P"",.. d.1 Si.I••• d. Su.ini.l" d. IlIdi.....'... Insu......llIini.l"i. d. Salud· OI&EIIIO

GUíA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA«NOTA DE DEVOLUCiÓN))

Nombre de le Direcci6n de Salud.

Nombn! del establecimiento de salud que realiza la devolución.

Colocar finna y el lI8IIo de la persone que rocibo los nl8dicllllllla I insumos en

el Amodn Es¡¡e¡ ié"m oSulIoII"'L

Registrar en el recuadro correspondiente el sistema de suministro.

Colocar finna y el lI8IIo del _1IIbIa de farmacia que solicita la devolución.

Registrar la unidad mlnima de consumo ltableta, fraseo, ampo", unidad, etc.).

Ofa, mes Vaño en mque se efectúa la devolución.

Contiene la lacha de ",,"cimio"lll del medican.1lO y/o insumo.

Registta' la cantidad exacta de cada medicamento y/o insumo que se estádevolviendo.

Contiene la causa de doIvaU:i6n.~ los siguientas tárminos: soIlIestoet. norotación, stock crftico, lOlicitud OlSA, wncido, merma.

Registror el código SISMED del medicamento y/o insumo.

Contiene el númenI de lote del rnedicImento y/o insumo.

Registrar el número correlativo que le corresponde.

Registror el nombnl en OCI o genérico, concentraei6n y forma farmacéutica del

medicamenlo...... los insumes registrar el nombnl, peso, tamaño o medida.

Registrar el nombre del Almacén o Subalmacén Especializado que recibe los

medicamentos y/o insumos.

Entregue conforme:

Recibl conforme:

Fecha de Vencimiento:

Número de lote:

Fecha:

Número:

Código:

Origen

Unidad de Consumo:

Cantidad:

Observación:

Con destino a:

Descripción:

Dirección de Salud

Sistema de Suministro:

Pro..... dll Sístl.a di Suminíltro di IlIdí"...t.. I ,..umOl In II Minilllri. di Salud· DIGEMID

DIRECTRICES PARA LAS DONACIONESRECOMENDADAS POR LA OMS

Anexo 3

los donativos no deben ser medicamentos que ya hayan sido facilitados a

pacientes y/o correspondan adevoluciones.

La presentaci6n, la potencia y la formulación de los madicamentos donados

deben sar en lo posible semejantes a los utilizados an el país receptor.

Todos los medicamentos deben estar etíquetados en un idioma que puedan

comprender fácilmente los profesionales de la salud del pals receptor. En la

etiqueta debe figurar, por lo menos:

· Oenominaci6n común intemacional (OCio nombre genérico).

· Número de lote.

· Forma farmacéutica.

Todos los medicamentos donados deben responder a las normas de calidad delpals donante y receptor.

los medicamentos donados o sus equivalentes genéricos deben _

en el pals receptor para su empleo clinico y figurar en el Petitorio NecianIIMedicamentos Esenciales o, en caso de que no se disponga de éste, en 111

de medicamentos esenciales de la OMS, a menos que el pals receptor dis¡lOIllIIotra cosa.

En el momento de llegada al pars receptor, todos los medicamentos deben tener

un plazo de vencimiento prudencial para garantizar su uso dentro de dicho

perlodo.

Presentación, envase y

etiquetado

Garantfa de calidad y

tiempo de conservación

ProCOSOl d.1 Sistoma d. Suministro d. M.dica".nlos • Insumos ...1Mini.terio do S.lud . DISEMID

· Nombre del fabricante.

· Cantidad que contiene el envase.

· Condiciones de almacenamiento.

· Fecha de vencimiento.

A los receptores se les debe informar sobre todos los donativos en proyecto,

preparados oen curso.

"El valor declarado del donativo estará basado en el precio al por mayor de su

equivalente genérico en el ámbito local. Si no se dispone de esta información,

estará basado en el precio al por mayor en el mercado mundial de su equivalente

genérico.

Todos los medicamentos donados deben envasarse de acuerdo con los

reglamentos internacionales de transporte de mercancías, y estar acompañados

de una lista detallada de embalaje en la que se especifique el contenido de cada

caja, indicación de la OCI, la forma farmacéutica, la cantidad, el volumen, el peso

V, si es necesario, los requisitos de almacenamiento. Las cajas de

medicamentos no deben contener artículos de otra naturaleza.

Información y gestión

..

Anexo 451

GuíA TÉCNICA-ADMINISTRATIVA PAR LA BAJADE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

1. Base legal que norma la baja de productos farmacéuticos:

La Base legal que norma el proceso de Baja de aquellos productosfarmacéuticos no aptos para el consumo humano en el Ministerio de Saludy sus dependencias desconcentradas y descentralizadas es:

o Resolución Ministerial. fIlO 584-99-SAIDM "Reglamento de Altas, Bajas yVenta de Patrimonio Mobiliario del Ministerio de Salud" y su modificatoriala Resolución Ministerial fIlO 185-2000-SAIDM, emitidas el 27 de noviembrede 1,999 y 05 de Junio del 2,000, respectivamente.

o El Decreto Supremo N° 154-2001-EF " Reglamento General deProcedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal",publicado en el diario oficial "El Peruano" el 18 de julio del 2001. 2.2.­NIVEL MíNIMO Y MÁXIMO, DE ACUERDO CON LA NORMATIVADEL SISMED.

11. Dependencias que están facultadas a dar de baja productosfarmacéuticos:

o Ministerio de Salud- Organismo Central.o Órganos desconcentrados (DISA e Institutos Especializados).o Organismos descentralizados (INS).o Dependencias de los órganos desconcentrados, especializados o

descentralizados que sean unidades ejecutoras.

111.- Conformación del Comité para dar de baja a los productosfarmacéuticos

Se consideran productos farmacéuticos sujetos a baja, a los productosexpirados, rotos, alterados y otros no utilizables.

Para proceder a dar de baja a los productos farmacéuticos expirados en lasentidades del sector que sean Unidades Ejecutoras. se debe conformar unComité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comité será responsable,entre otras actividades, de evaluar las solicitudes de baja de productosfarmacéuticos, recomendar su baja, proyectar la resolución correspondientey presenciar la destrucción de los mismos.

" R_M IV" 1753-2002-SAlDM Aprueba el SISMED (05 No~ 2002)

ProCBlDS del Sisl8ma de SuminiSlro de Med¡l8mentos e Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

En los centros y puestos de salud no se podrá constituir este comité. Estosestablecimientos deben informar de la existencia de productos farmacéuticosexpirados a la organización inmediata de mayor nivel de su jurisdicción, lacual tramitará la baja correspondiente.En las UTES (o quienes hagan sus veces) y hospitales que no sean UnidadesEjecutoras, no se podrá constituir el Comité para la Baja de ProductosFarmacéuticos. Estas instituciones deben informar a la organización inmediatade mayor nivel de su jurisdicción, en donde se constituirá el comité para quese tramite la baja correspondiente.

Integrantes del comité de altas, bajas y enajenaciones

Este comité estará conformado, como minimo, por un representante de cadauna de las siguientes áreas:

• Oficina de Administración o la que haga sus veces, quien la presidirá;• Oficina de Economía o la que haga sus veces, quien actuará como

secretario;• Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces.

Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombradosmediante resolución emitida por el Director Generala jefe de la dependencia(ver modelo Anexo 1).

IV.- Procedimiento de baja de productos farmacéuticos:

Los centros y puestos de salud reportan la existencia de productos farma­céuticos sujetos a baja a la Dirección de Medicamentos o a quienes hagan susveces. La Dirección de Medicamentos o en el caso de Hospitales e InstitutosEspecializados, el Servicio de Farmacia, inicia el procedimiento para el trámitede baja, mediante un documento dirigido al director de la Oficina General deAdministración o el que haga sus veces, indicando lo siguiente:

• Motivo de la baja ( medicamentos expirados).

• Identificación del medicamento por su denominación comúninternacional (Del).

• Nombre de marca, si la tuviera.

• Número de lote.• Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas de Kardex valorizado en la

Oficina de Logística).

• Otra especificación que se considere necesaria (Por ejemplo, si elmedicamento es de programas, donación, etc.).

Esta solicitud deberá efectuarse una vez que se haya verificado que losproductos farmacéuticos no son susceptibles de ser canjeados, encumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas por las empresasfarmacéuticas al momento de ser adquiridos.

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamenlos 8 Insumos en el Ministerio de Salud - DIGEMID

Para ello, si los productos farmacéuticos han sido adquiridos por laentidad, se debe contar con la opinión escrita de la Dirección de Lagconfirmando esta situación. Si los productos farmacéuticos hanremesados, se debe tener la opinión escrita de la entidad que remesóproductos farmacéuticos.

Trámite de la solicitud de baja

1. El Director de Administración remitirá esta solicitud al Comité de Gepatrimonial. Este comité, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9"Decreto Supremo N° 154-2001-EF «Reglamento General de ProcedimieAdministrativos de los Bienes de Propiedad Estata!>., se conformarálos funcionarios y personal de las oficinas de control patrimonial existeno de la oficina que cumpla sus funciones.

2. El Comité de Gestión Patrimonial dispondrá el internamiento de losproductos expirados en el Almacén de Logística o en un depósito especial.

3. El Comité de Gestión Patrimonial elaborará un informe técnico, el cualincluirá la solicitud de baja efectuada por la Dirección Regional deMedicamentos o Servicio de Farmacia, según corresponda, y en el caso deque sea una solicitud efectuada por un órgano diferente a los mencionados,se requerirá del informe de un Qulmico Farmacéutico.

4. El Comité de Gestión Patrimonial elevará el informe técnico al Comité deAltas, Bajas y Enajenaciones.

5. El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones sesionará ante la convocatoriade su presidente, después de la citación realizada por el secretario a cadauno de los miembros, con no menos de 24 horas de anticipación, salvocasos excepcionales en los que no será necesario dicho plazo.

6. El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones analizará en sesiones plenas losinformes técnicos que sustentan la solicitud de baja.

7. La lnspectoría General de Salud, o quien haga sus veces, acreditará encada sesión un representante en calidad de observador.

8. Los acuerdos que adopte el comité serán asentados en un libro de actas.

9. Si el Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones recomienda la baja, elevará elproyecto de resolución al Director de Administración.

10. El Director de Administración procederá a aprobar u observar el proyectode resolución (ver modelo Anexo 2).

11. Si la baja de productos farmacéuticos es aprobada, bajo responsabilidaddel Director de Administración, los bienes deberán ser destruidos deacuerdo con las medidas sanitarias que ~eñale la Dirección deMedicamentos o Servicio de Farmacia, según corresponda.

Prom.. del Sistema de Sumini.tro de Medicament.. e lusum.. en el MiniSleri. de Salud· DIGEMID

1

12. La destrucción o eliminación se llevará a cabo en presencia de un notariopúblico.

13. La Dirección de Logística, o quien haga sus veces, designará al personalde apoyo necesario para efectuar la eliminación recomendada.

14. Culminado el acto de eliminación, el notario levantará un acta que serásuscrita por los miembros del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones ylos miembros del Comité de Gestión Patrimonial.

Proc..os d.1 Si.t.m. d. Sumini.tro d. Ihd¡cam..los • Insumos ...1Mini.t"i, d. S.lud . UIGEIlIO

Promos d.1 Sist.ma d, Sumini.tro d, lhd¡".entos , Inlumos en .1 Minill"i. d, Salud· DICEMID

PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRDE MEDICAMENTOS E INSUMOS

M6üI M6üI M6üI M6üII U 10 IV

Selección Estimación Adquisición AJmacena·de •V Programa· • de miento •Medica· ción de Me· Medicamen- V Distribu·

mentas dicamentos tos eión dee Insumas e Insumos Medica·

mentase Insumos

"'..... d.1 Sisto..d. S..ini.... d.lI.di.....III.lnsu••, •••llIi.ilt.ñ. d. Salud· 01&(1110

la información en cada proceso del sistema de suministro se recoge mediante:

• la toma de decisiones en respuesta a los resultados.

El Sistema de Información, entendido como un conjunto articulado de procesos,cubre todo el espacio de posibilidades en el que se encuentren o generen losdatos necesarios, que permite mejorar la toma de decisiones para la previsión,provisión y control del uso de medicamentos e insumos.

Este sistema debe basarse en las necesidades de información de los usuariosen cada nivel prestacional (puestos, centros, hospitales, almacenes) o nivelesejecutivos (directores, coordinadores, gerentes, etc.) y debe construirse a partirde formatos, informes y procedimientos ya existentes. Todo formato que sediseñe de nuevo deberá someterse a validación (prueba de campo) por elpersonal que lo va a utilizar.

Para que un Sístema de Información tenga éxito debe hacer uso eficaz de losdatos generados, esto incluye:

Dentro de cualquier tipo de organización, disponer de información completa,confiable, en el momento oportuno, constituye un elemento esencial paragarantizar la gestión eficaz de los recursos, así como para mejorar la calidadde los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que lo rodea.

• Formatos de comunicación de datos, como informes de disponibilidad demedicamentos, informes de conteos ffsicos, inventarios, etc., quetransmiten datos a otras áreas o niveles para su utilización en la toma dedecisiones de gestión.

• Documentos de registro, una combinación de registros de datos enformatos previamente establecidos y un sistema de archivo de documentosoficiales (recetas, historias cHnicas, etc.).

• Informes de retroalimentación, también denominados informesanalíticosque, por lo general, se remiten a las áreas que han recogido losdatos.

• El análisis y la interpretación de la información para identificar tendenciasy posibles problemas.

• la consolidación de los datos, a fin de reducir grandes cantidades de ellosa una magnitud manejable, traducidos enO indicadores clave.

• la presentación de la información en forma gráfica para simplificar suinterpretación.

Pro..... d.1 Sist.m. d. Sumini'lnI d.lI.di....nt... I.......n.llIiliston. d. Solad· DIGEIIID

Otros aspectos que deben considerarse en el establecimiento de un Sistde Información son:

La integración de todos los sistemas existentes de recojo de informen uno solo.

La selección de indicadores de evaluación

La informatización en los niveles adecuados (almacenes, subalmaceredes, microredes, establecimientos de salud).

•

•

•

El capitulo 111 trata sobre los aspectos clave del Sistema de Informaciónpara la gestión de medicamentos e insumos, como el método de recogida dedatos, las técnicas de validación en el registro de datos, la validación informática,las técnicas de análisis de información y la seguridad de la información, tantola documentaria como la informatizada.

El capitulo V hace referencia a los aspectos relacionados con el Sistema deInformación, como el acerbo documentario y la comunicación de datos.Mientras, en el capítulo VI se aborda el uso gerencial de la información, sedesarrolla el tratamiento de datos, presentación de la información y se brindarecomendaciones para el manejo de la información y toma de decisiones.

Con el propósito de contribuir efectivamente al gerenciamiento del sistema desuministro en su institución, le invitamos a revisar este módulo y hacer viabley factible la aplicabilidad o adaptación de los conceptos y las prácticas aqufplasmados.

El módulo está dividido en siete capítulos. Se inicia con las consideracionesgenerales del Sistema de Información, donde se presenta la relación delSistema de Información para el SISMED, se relevan las funciones del Sistemade Información del SISMED y se propone el perfil básico del personalresponsable. En el capitulo 11 se aborda todo lo relacionado con loscomponentes básicos del Sistema de Información para la gestión demedicamentos e insumos, desarrollando los documentos de registro, losformatos para la comunicación de datos y la importancia del informe deretroalimentación.

Asimismo, en el capitulo IV se aborda el manejo de programasinformáticos (software en el Sistema de Información) haciendo referencia alos software en el Sistema de Información del MINSA y desarrollando lo referidoal software para el SISMED.

Finalmente, en el capítulo VII se presentan los indicadores de evaluacióndel Sistema de Información.

• Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.Del 03/08/2002.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.Del 11/04/2001.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 367-2005-MINSA, Modifica la Directivadel Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico­Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.www.minsa.gob.pe/porta1/13consuItas/busca rno rma. asp

• Resolución Ministerial N° 1753-2002-SA/DM. Aprueba el SistemaIntegrado de Suministro de Medicamentos e Insumos MédicosQuirúrgicos - SISMED. Del 10/11/2002.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 1942-2002-SAlDM. Aprueban la Directiva«Normas Generales sobre Acciones de Sistemas de Información,Estadistica e Informática en el Ministerio de Salud..www.minsa.gob.pe/porta1/13consuItas/buscarno rma. asp

• Resolución Ministerial N° 585-99-SNDM. Aprueba el Manual deBuenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos yAfines. Del 04/12/1999.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Jefatural N° 340-94-INEI: Normas técnicas para elalmacenamiento y respaldo de la información que se procesan en las entidades del Estado. Del 30/03/1995.www.ineLgob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap04.htm

• Resolución Jefatural N° 090-95-INEI: Recomendaciones técnicas parala protección física de los equipos y medios de procesamiento de lainformación en la administración publica. Del 30/03/1995.www.ineLgob.pe/web/metodologias/attachllib614/cap03.htm

• Resolución Jefatural N° 076-95-INEI: Recomendaciones técnicas parala seguridad e integridad de la información que se procesa en laadministración pública. Del 15/03/1995.www.ineLgob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap03.htm

l'I.teSOI d.1 Sist.... d. Suministro d. M.dicam.ntos .losumos.n.1 Minisl.ri. d. Salud· DIGEMIO

Prmsol d.1 Sist.... d. S...inistnl d.lI.di.....nt... Inl......n.llIinilt.rio d. Sal.d· DIGEIIIO

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Resolución Jefatural N° 362-94-INEI: Normas para la prevención,detección y eliminación de virus informático en los equipos de cómpde la administración pública. Del 30/11/1994.www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap02.htm

Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA. Aprueba Manual deAdministración de Almacenes para el Sector Público Nacional.Del 25/07/1990www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/Legislacion_BM2002bb.htm

Objetivo General:

Identificar y utilizar criterios para el adecuado registro de datos, análisis,selección e interpretación de la información, asi como el uso de la misma parala toma de decisiones gerenciales, en todos los niveles del sistema desuministro de medicamentos e insumos.

Objetivos específicos:

1. Reconocer la importancia de integrar todos los formatos de recojo deinformación así como la importancia de generar registros exactos yoportunos, a fin de facilitar el análisis.

2. Reconocer la importancia de uniformizar las fechas de corte deinformación: en los diferentes formatos (HIS, formato ICI, epidemiología,entre otros), a fin de estandarizar las herramientas de análisis y el cruce deinformación para la toma oportuna de decisiones.

3. Analízar y utilizar la información existente del sistema de sumínistro demedicamentos e ínsumos, a fin de mejorar la toma de decisiones paramejorar la disponibilidad de los mismos.

4. Establecer, en los diferentes niveles, la política de seguridad de lainformación a fin de evitar la pérdida de la misma por defectos tecnológicoso fallas humanas.

5. Mejorar la coordinación entre el responsable de información del SISMEDy el responsable de la Oficina de Estadís1;::a e Informática, a fin de optimizarla operativización del Sistema de Información.

Prlmullol Sial.. d. SninislJI d.ll.dica••otu .1 ¡lli.islIriI d.Salud· OIGEIlIO

.\

Lea con atención el siguiente caso:

El Director de Medicamentos, Insumas y Drogas de una DI5A, pararealizar el análisis de disponibilidad de medicamentos e insumos en sujurisdicción, solicita al responsable de información del 515MED lainformación de consumo y stock de medicamentos e insumos de losúltimos seis (6) meses, correspondiente a todos los establecimientosde su jurisdicción, incluyendo el Almacén Especializado.

El responsable de información del 515MED le comunica que se cuentacon la informaci6n del 30% de establecimientos, con un retraso de tres(3) meses, porque los puntos de digitaci6n no remitieron informaci6ny, además, que no se hizo control de calidad pues se vencían los plazospara consolidar y enviar al nivel central.

También comunica que, con respecto a la informaci6n del AlmacénEspecializado, está con un retraso de dos (2) meses, porque se malogróel equipo de c6mputo y se perdi6 la información del disco duro.

Asimismo, manifiesta que no había realizado copia de seguridad y quesolicit6 el apoyo al responSllble de la Oficina de Estadística e Informáticade la DI5A para recuperar la informaci6n pérdida. Como respuesta,esta oficina le comunica que al no tener en red todos los equipos dec6mputo, no cuenta con backup de informaci6n.

Esta situaci6n imposibilit6 que el director de Medicamentos, Insumas yDrogas realizará un análisis basado en informaci6n, por lo que se bas6en su intuici6n, que finalmente afect6 la disponibilidad de medicamentose insumas en los establecimientos de salud de su DI5A.

Pno_. del SislI•• d. Su.i.islrI d.ll.di.......III......II.II11i.ill.ri. d. Sllud· DISElllD

PruC8IDS d.1 Sisl'''' d. Süministra d.lI.di..II.nlll.lnsu,.oslO .llIinist.no d. Salud· 01&(1110

¿Qué debemos conocer sobre el Sistema de Información?

~ ¿Cuál es la importancia de establecer una politica de aseguramiento de lainformación" y a quién le corresponde establecerla? ¿Por qué?

~ ¿Conoce algunas herramientas que permitan mejorar la oportunidad y lacalidad de la información generada en los establecimientos y almacenes?¿Cuál (es)?

~ ¿Qué acciones considera que deben tomar los responsables del Sistemade Información: Director General, Director de Medicamentos, Insumos yDrogas Responsable de Información del SISMED y Responsable de laOficina de Estadistica e Informática para mejorar y evitar la situaciónpresentada en la DISA?

~ ¿Qué opina sobre la situación presentada?

¿Qué entendemos por Sistema de Información?

~ ¿Qué problemas identifica en la situación presentada?

Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ ¿En su DISA, el Sistema de Información para la gestión del suministro demedicamentos e insumos está integrado con otros sistemas deinformación? Si no fuera asi, ¿cree que existe duplicidad de datos entrelos sistemas?

A través de este módulo encontrará respuestas a éstas y otras interrogantesque frecuentemente se presentan sobre el Sistema de Información.

El personal involucrado en el Sistema de Información debe poseerconocimientos y técnicas básicas que contribuyan a mejorar la calidad yoportunidad de la información que registran y procesan, a fin de proporcionaruna información de calidad que permita el análisis y la toma de decisiones. Enrazón de ello, en este módulo se desarrollan aspectos fundamentales vinculadosal Sistema de Información.

Un Sistema de Información se define como un sistema de registros de datosorganizados a través de formatos, utilizados para comunicar las necesidadesde abastecimiento, los datos de consumo y stock, asi como otras informacionessobre el sistema de suministro de medicamentos e insumos.

52 Sistema de Aseguramiento de la Información: actividades que oebe desarrollar la Oficina deEstadistica e Informática de la OISA para asegurar el resguardo de la información generada en losdiferentes software que maneja la OISA.

El desarrollo de un Sistema de Información eficiente permite evaluar losresultados para la toma oportuna de decisiones. En tal sentido, se desarrollana continuación diferentes temas relacionados con la información dentro de unsistema de suministro de medicamentos e insumos.

1.1 Importancia de un Sistema de Información para lagestión del Suministro de Medicamentos e Insumos:

:.-----------------0El Sistema de Información de medicamentos e insumos es importante porque,como ya se mencionó, sirve para la toma de decisiones en la gestión del sistemade suministro; son muchos los factores que afectan el grado de utilidad de losdatos, entre ellos su calidad, cantidad y oportunidad (por ejemplo, datosausentes o incompletos o demasiados datos para analizarlos de forma eficaz).De ah! que muchos directores toman decisiones no en función de lainformación disponible sino basándose en su intuición, como en el casopresentado.

Debido a que un sistema de suministro de medicamentos e insumos utilizanumerosos formatos o documentos, los responsables se sienten a menudoagobiados bajo «montañas» de datos y tienen dificultades en el análisis yutilización de muchos de ellos para mejorar el proceso de toma de decisiones.

Por lo tanto, el contenido de los sistemas de información debe limitarse a lacantidad mínima de información que pueda, razonablemente, pedirse a losresponsables en los establecimientos, y que pueda analizarse en formasistemática para los fines de toma de decisiones y retroalimentación. La reglaa seguir es muy sencilla: «no reunir datos que no se vayan a utilizar».

Para entender la importancia de un Sistema de Información es necesarioprecisar la diferencia ente dato, data e información:

Los datos son una representación de las observaciones que tienen lugar en elmundo real. En sí mismos, los datos pocas veces son útiles y solamenteadquieren significado después de haber sido ordenados, tabulados yprocesados en un formato más utilizableS>.

La data la constituyen los datos que han sido ingresados a un sistemainformático para facilitar su ordenamiento, tabulación y análisis.

La información es un conjunto ordenado y coherente de datos que se puedeevaluar para un uso concreto; es decir, son datos procesados y suficientementesituados en un contexto como para hacerla coherente.

53 La Gesti6n del Suministro de Medicamentos - MSH.

Procaa MI SislIU ,.s.ioislrI" 11....." .1_lO oIlIitistIrio ,._.DIGEIIID

Ejemplo:

El Centro de Salud San Juan, perteneciente a la DISA loreto, reportadato de consumo en el último mes 9.000 tabletas del medicamento Cloroq250 mg.

¿Es normal este consumo? Seria dificil contestar sin realizar un análisis.se manifestó anteriormente, el dato en si pocas veces es útil.

los datos se pueden convertir en información al comparar el consumoúltimo mes con el consumo de los meses anteriores.

Para el ejemplo, supongamos que el consumo promedio mensual de tres manteriores está por las 3.000 tabletas.

El análisis consiste en realizar la comparación de los consumos y podrfaexpresarse como un incremento de consumo del 300%, el cual se puede deber:al incremento de casos, a que en los meses anteriores existió desabastecimientodel producto, a un subregistro del consumo en meses anteriores, entre otrasmúltiples causas que se deberán investigar para la toma oportuna de decisiones.sea del tipo correctivo o preventivo.

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas y

el Responsable da Informaci6n del caso

presentado al inicio debieron considerar an todo

momento la importancia qua tiane la oportunidad

y calidad de la informaci6n para el análisis y la

toma de decisiones en la gesti6n del suministro demedicamentos e insumos

1.2 El Sistema de Información para el SISMED:

Está formado por documentos de movimientos fisicos y económicos (recetas,boletas de venta, guias de remisión, etc.), formatos de comunicación de datos(formato ICI, IME, entre otros), informes retroactivos (retroalimentación) y losprocedimientos que rigen la utilización y el flujo de información ascendente.ydescendente del sistema (desde el establecimiento hasta el nivel central yviceversa).

la información permanente se centra en los ingresos y en las salidas demedicamentos e insumos, movimiento económico, control de calidad de lainformación, en el uso de los medicamentos o en otros aspectos propios de lainstitución.

los informes deben incluir información cuantitativa y descripciones breves deprocesos, problemas básicos y acciones de seguimiento.

Pro d.1 SitIO.' d. SuIli'istII d.lI.di I._.n.llIinislOri, d. Selud· OIGEIlIO

Para lograr la eficacia y utilidad del sistema se debe tener en consideración losiguiente:

• Presentación clara de la información.

• Retroalimentación de la información a los que la proporcionaron.

• Seguimiento permanente.

1.3 Funciones del Sistema de Información para lagestión del Suministro de Medicamentos e Insumos:

Entre las principales funciones del Sistema de Información :

• Sintetizar el gran volumen de datos generados por las actividades delsistema de suministro de medicamentos e insumos. para después reducirestos datos a información que se puede utilizar en la planificación deactividades. en la estimación de la demanda. en la asignación de recursosy en la supervisión y evaluación de las actividades.

• Mejorar la responsabilidad del personal. Gran parte de las operaciones deregistro de datos en documentos y comunicación tiene como finalidadcrear un rastro en papel (archivo físico) que permita controlar losmedicamentos e insumos que entran o salen del sistema de gestión desuministro de medicamentos e insumos.

1.4 Perfil del responsable del Sistema de Información:

Se recomienda que quien vaya a asumir la responsabilidad del Sistema deInformación del SISMED tenga conocimientos básicos en:

• Manejo de herramientas informáticas y conocimiento de Word. Exceli.Access, Power Point, entre otros.

• Habilidades para el tratamiento de información.

• Manejo de base de datos.

• Conocimiento básico sobre medicamentos e insumos (qué son. descripcióncorrecta, diferencias entre medicamentos e insumos).

• Conocimiento en hardware.

• Capacidad para relacionarse con otras personas.

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FLUJOGRAMA DE LA INFORMACiÓN EN EL SISTEMA DE SUMINISTRODE MEDICAMENTOS E INSUMOS

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Por regla general:

• Simplifica el trabajo de reunir datos cuando se desea preparar un informe.

Documentos de registro.

Formatos para la comunicación de datos.

Informe de retroalimentación .

•

•

•

El formato para la comunicación de datos se diferencia de los documentos deregistro, porque están diseñados para ser transmitidos a otras instancias. Lascopias de los formatos archivados ayudan a crear una pista que permitacontrolar el flujo de medicamentos e insumas y su movimiento económico.Estos formatos documentan el movimiento de ingresos y salidas (lel, IME,FERG) y los informes periódicos mensuales y anuales (por ejemplo, conteosfísicos e inventario).

• Un sistema de registro eficiente permite a los usuarios una recuperaciónrápida de información sobre actividades.

• Los documentos de registro se mantienen en un lugar único y no circula aotros departamentos, niveles u oficinas.

Los componentes básicos del Sistema de Información están representadospor los documentos que constituyen la base de dicho sistema y se puedenagrupar en:

En las DISA y DIRESA cada establecimiento de salud individual envía losformatos - de acuerdo con lo establecido por la directiva del SISMED - a lospuntos de digitación. Estos, a su vez, transmiten la información digitada,

2.2 Formato para la comunicación de datos:--------------------10

2.1 Documentos de registro:-----------------0

Para obtener los datos relacionados con las actividades de las DISA, DIRESA.Institutos Especializados, Hospitales o establecimientos de salud, se utiliza unacombinación de documentos de registro, como las recetas, historias clínicas,Pecosas, guias de remisión, entre otros.

Procesos d.1 Si.l.,., d. SuMinistro d.ll.dic•••ntos.lnsuMos.n .lllini.!••• d. S.lud· DIGEIIID

En el caso presentado, el Director de Medicamentos,Insumos y Drogas y el Responsable de Informaci6n

debieron controlar el cumplimiento de entregaoportuna de los formatos de comunicaci6n de datos

por parte de los establecimientos de salud, y asfevitar los inconvenientes que se presentaron para el

análisis de informaci6n.

Analizar cuál ha sido el rendimiento de cada establecimiento o almacénque ha informado, con relación a otros similares.

Abordar los problemas evidenciados por los informes de situación y

A partir de los datos comunicados por los establecimientos de salud yAlmacenes Especializados y Subalmacenes se genera información que esutilizada para los informes analiticos. Estos informes de retroalimentacióncumplen dos finalidades principales:

Normalmente, los informes se devuelven a los establecimientos y almacenesque inicialmente recogieron y proporcionaron los datos. la experiencia hademostrado que una retroalimentación regular es una de las maneras másprovechosas de mejorar la calidad de los datos y de motivar para elcumplimiento del envío de información. Cuando el personal ve que se estáhaciendo uso de sus datos, se hace más consciente de la importancia de surecogida.

los institutos especializados remiten información a la DISA o directamente alnivel central (Oficina General de Estadistica e Informática y DIGEMID).

consolidada y los respectivos formatos de su jurisdicción a las direcciones desalud. Estas envlan la información digitada y consolidada al nivel central parahacer una proyección de las necesidades futuras de medicamentos e insumos.revisar presupuestos y evaluar la utilización de los medicamentos e insumossegún el nivel de responsabilidad.

los niveles del Sistema de Información que están informatizados deben contarcon pautas claras para la introducción, el mantenimiento y archivo de los datos,as! como para la preparación y distribución de informes estándar deretroalimentación. Además, a menudo es necesario contar con procedimientospara la realización de análisis periódico y para el intercambio de informaciónentre distintos niveles del sector.

•

•

2.3 Informe de retroalimentación: