Configuracin Conciliacin bancaria electrnica

El Banco enviar electrnicamente un juego de archivos con los movimientos del extracto bancario que debern cargarse en SAP.1. AUSZUG.TXT: Saldos

Este primer archivo contiene la informacin de cabecera del extracto.

2. UMSATZ.TXT: MovimientosEste segundo archivo contiene informacin sobre las partidas.

La idea principal es definir Asientos de contabilizacin automtica en SAP en base a los Cdigos de Operacin del extracto bancario.

Por ejemplo se podra definir que cada vez que en el txt. aparezca el cdigo 001(-) se contabilice el siguiente asiento:

Cheque emitido a BancoTomando como base de ejemplo el caso anterior ser necesario realizar los siguientes pasos: SPRO -> Gestin financiera (Nuevo) ->Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Pagos -> realizar parametrizaciones bsicas p. extracto de cuenta electrnico.

Se ingresan los siguientes datos:

1. Crear smbolo de cuentasEl primer paso consiste en crear los Smbolos de Cuentas: son claves que identifican a una cuenta en particular, o bien a un determinado grupo de cuentas; se utilizan luego para definir los esquemas de contabilizacin.

Se deben crear los Smbolos de Cuenta que se consideren necesarios para reflejar cada uno de los movimientos de un extracto bancario; entre los ms comunes: Cuenta Banco Definitiva, Cuenta Cheque emitido, Cheque rechazado, Cuenta Transferencia recibida, Cuenta Comisiones, Cuenta Intereses, etc.

Asimismo debe tenerse en cuenta que adems nos sirven para representar cuentas de Acreedores, como es el caso de los Proveedores Bancos.

Para nuestro asiento de ejemplo los smbolos de cuenta requeridos son los siguientes:

2. Asignar cuentas a smbolo de cuenta

El paso siguiente consiste en asignar Cuentas de Mayor/Cuenta de Acreedor a los Smbolos de Cuenta creados anteriormente.

- Como mencionramos, la asignacin puede realizarse en forma particular. Por ejemplo al Smbolo COMISIONES se le asigna especficamente la cuenta de mayor 465528:

- Tambin podan representar a un Acreedor. Por ejemplo al Smbolo BANCO MERIVA le asignaremos el Acreedor 30504:

- O bien se puede realizar la asignacin por grupo de cuentas; esto puede utilizarse para las cuentas que fueron definidas bajo la misma estructura, por ejemplo para el Smbolo Cheque Emitido no es necesario asignar una cuenta de mayor por cada banco propio existente, sino que puede servir para todas las cuentas puente PAGADORAS creadas con bajo el formato 11xx03:

Cada Cuenta en particular se deriva luego de la asociacin realizada en el Maestro con el Banco Propio.- Tambin se puede seguir influyendo en la determinacin de cuentas con el campo Moneda, es decir asignar cuentas distintas si la operacin es realizada en Dlares o Pesos. Para nuestro asiento de ejemplo las cuentas de mayor a asignar son las siguientes:

3. Crear clave para reglas de contabilizacinEn esta actividad se listan las Reglas de Contabilizacin necesarias, se crea un cdigo para cada una de ellas con su correspondiente descripcin; entre las ms comunes se encuentran: Cheque recibido, Cheque emitido, Transferencia recibida, Comisiones, etc.

Para nuestro asiento de ejemplo la regla de Contabilizacin a utilizar es la siguiente:

4. Definir reglas de contabilizacin

Aqu se deber definir el Asiento Contable correspondiente a cada una de las Reglas creadas en el paso anterior, en este paso se definen tanto las posiciones al Debe y al Haber, como la Clase de Documento con la que quedar registrado cada Asiento.

Actividades:a- Indique las cuentas (es decir, Smbolos de cuentas) y la Clave de contabilizacin para la columna del Debe y del Haber del registro contable. b- Indique la Clase de Documento.c- Indique la clase de contabilizacin (siempre utilizaremos la clase 1- Contab. cta.mayor).

c- Si es preciso utilizaremos la opcin de compresin. Este campo sirve para agrupar en un mismo Asiento distintos movimientos referidos a una misma operacin que no necesitan ser identificados en forma individual. Por ejemplo suele utilizarse en el caso del Impuesto al Dbitos y Crdito. Para nuestro asiento de ejemplo la regla de Contabilizacin se define de la siguiente manera:

5. Crear tipo de operacinAqu se deber crear los nombres y denominaciones para los distintos tipos de operacin requeridos.

En este paso se podra crear un Tipo de Operacin genrico si todos los movimientos del extracto bancario de cada banco se reflejan bajo el mismo Cdigo de Operacin. Sino lo conveniente es crear un Tipo de Operacin por cada Banco. Para nuestro ejemplo creamos el siguiente Tipo de Operacin

6. Asignar cuentas bancarias a tipos de operacin

En esta actividad se asignan las cuentas bancarias a un tipo de operacin.

La identificacin de los bancos se produce mediante la clave bancaria y el nmero de cuenta externo.

Como requisito previo deben estar almacenados los datos de cuenta en datos del banco propio. Asimismo es muy importarte para el proceso de Conciliacin Bancaria que el nmero de Cuenta se ingrese exactamente con el mismo formato y misma cantidad de caracteres que figura en el txt.

7. Asignar cdigos de operacin externos a reglas de contabilizacinEn este paso la idea es asignar los Cdigos de Operacin del extracto bancario (externo) a las Reglas de Contabilizacin que definimos anteriormente (interno).

Para poder realizar este punto es necesario tener en cuenta estos datos del extracto bancario:1- Cdigo de operacin: son cdigos que asigna Interbanking para identificar cada una de las operaciones bancarias.

2- Signo de la operacin: este signo nos indica si la operacin es positiva o negativa.

3- Nmero operacin: este dato nos indica el nmero de cheque/transferencia; al cargar el extracto bancario se copiar en el campo Asignacin.

Por lo tanto, como mencionamos anteriormente, a cada Cdigo de Operacin se debe asignar una Regla de Contabilizacin, segn el Signo de la Operacin:

Por otra parte cabe aclarar que para el caso de cheques y transferencias ser necesario elegir el Algoritmo de interpretacin 015 Operacin de Compensacin: Seleccin mediante Asignacin, y Tipo de tratamiento Compensacin con nmero de Asignacin( con esto se logra que el nmero de cheque se copie en el campo Asignacin del Asiento contable, y luego a partir de este dato se compense automticamente.Para el resto de las operaciones no ser necesario seleccionar ningn algoritmo de interpretacin: