168224661 Control de Calidad Del Cronograma Delproyecto en p6 Professional

BIBLIOTECA ORACLE PRIMAVERA P6 EN ESPAÑOL

Colección de notas, artículos y guías para el grupo ORACLE PRIMAVERA P6 EN ESPAÑOL en Linkedin.com creadas para como un estímulo para promover la participación entre sus integrantes.

CONTROL DE

CALIDAD DEL

CRONOGRAMA DEL

PROYECTO EN P6

PROFESSIONAL Versiones 5.0, 6.x, 7.0 y 8.x

Este documento está suscrito bajo licencia Creative Commons Attribution, Non Commercial, Share Alike.


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INTRODUCCION En P6 EPPM, a partir de la versión 8.1, P6 ofrece la funcionalidad Check Schedule le permite al planificador comprobar diversos problemas relacionados con la construcción del cronograma y su actualización. Esta funcionalidad está a tono con los criterios emitidos por agencias del del gobierno americano a los contratistas, p.ej: DCMA – USA Defense Contract Management Agency, la cual mantiene un estándar de 14 puntos de verificación que pasa a conformar el marco de aplicación del control de calidad del cronograma.

Sin embargo estas funcionalidad no está presente en P6 PPM por lo que es necesario desarrollar un conjunto de vistas, filtros y reportes para sustentar un marco semejante de control de calidad.

Este papel de trabajo presenta una aproximación al método analítico empleado en EPPM 8.1 aplicado en P6 PPM con la inclusión de filtros adicionales.

Hugo Cardozo Urdaneta

Septiembre 14, 2013


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PRIMAVERA P6 EPPM

CHECK SCHEDULE EN P6 EPPM

DESCRIPCION

La funcionalidad se encuentra disponible en P6 EPPM a partir de la versión 8.1. Para tener acceso al formulario, una vez que el proyecto está abierto, desde el área de trabajo Activities se hace clic en Actions, Run, Check Schedule. Se abre el formulario Check Schedule

FIGURA 1 VISTA DEL FORMULARIO CHECK SCHEDULE

El formulario permite la aplicación de hasta 14 pruebas de evaluación que abarcan el diseño del cronograma y su actualización y además, permite a modificación de su correspondiente criterio (parámetro) para ajustarlo a la realidad de la


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planificación y programación del proyecto. Para guardar las modificaciones, en el formulario, se hace clic en el botón Save.

NOTAS

• Check Schedule se puede aplicar a nivel de programas. Solamente se requiere abrir los sub-proyectos necesarios. Las relaciones entre sub-proyectos serán identificadas y reportadas.

• La funcionalidad provista no está certificada por Oracle para ninguna agencia gubernamental. No debe confundirse pues la aplicación de esta funcionalidad y su resultado como una muestra de conformidad. El criterio de conformidad debe ser dictado por la norma implementada en la empresa y los procedimientos que afectan al departamento de planificación.

PRUEBAS EN P6

A continuación se describen las pruebas y el valor predeterminado empleado en el formulario Check Schedule. Fundamentalmente, dicho valor es el criterio de falla.

01) LOGIC

Actividades que no tienen una relación predecesora o una relación sucesora o ambas. El total es menor a 5% sobre todas las actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas. Las actividades siguientes siempre pasan el test:

• Actividades con Actual Start sin predecesoras o con ellas

• Actividades tipo Start Milestone sin predecesoras o con ellas.

• Actividades tipo Finish Milestone sin sucesoras o con ellas.

• Actividades con relaciones predecesoras y/o sucesoras de otros cronogramas.

02) NEGATIVE LAGS

Relaciones entre actividades con una duración menor que cero. El valor predeterminado es menor a 1% sobre todas las relaciones con excepción de: A) Relaciones entre actividades completadas.

03) POSITIVE LAGS

Relaciones entre actividades con una duración mayor que cero. El valor predeterminado es menor a 5% sobre todas las relaciones con excepción de: A) Relaciones entre actividades completadas.


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04) LONG LAGS

Relaciones entre actividades con una duración mayor que cero. El valor predeterminado es menor a 352 horas1 y al 5 % sobre sobre todas las relaciones con excepción de: A) Relaciones entre actividades completadas.

05) RELATIONSHIP TYPES

Conteo y porcentaje de relaciones por tipo. El valor predeterminado es mayor a 90% de relaciones tipo FS – Finish to Start sobre todas las relaciones con excepción de: A) Relaciones entre actividades completadas.

06) HARD CONSTRAINTS

Actividades con restricciones aplicadas de tipo Mandatory Start o Mandatory Finish. El valor predeterminado es menor 1% sobre todas las actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort. Las actividades siguientes siempre pasan el test:

• Actividades con Actual Start y restricción impuesta.

07) SOFT CONSTRAINTS

Actividades con restricciones aplicadas distintas a Mandatory Start o Mandatory Finish. El valor predeterminado es menor a 5% sobre todas las actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort. Las actividades siguientes siempre pasan el test:

• Actividades con Actual Start y restricción impuesta.

08) LARGE FLOAT

Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es mayor que 352 horas2 y menor que 1% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.

09) NEGATIVE FLOAT

Actividades cuyo valor de Holgura total (Total Float) es menor que 0 horas. El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort.

1 N.A Equivale a 44 dias, esto es, aproximadamente 2 períodos mensuales de reporte. Este valor predeterminado coincide con el criterio de la DCMA. 2 N.A. Ibídem (DCMA) 3 N.A. Ibídem (DCMA) 2 N.A. Ibídem (DCMA)


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10) LARGE DURATION

Actividades cuya duración remanente (Remaining Duration) es mayor de 352 horas3 y el total es menor que el 5% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.

11) INVALID PROGRESS DATE

Actividades que estaban programadas antes de la fecha de corte (Data Date) o Actividades con fechas reales después de la misma. Para ambos casos, El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.

12) RESOURCE / COST

Actividades que no tienen un recurso (Resource) o un gasto (Expense) asignado. El valor predeterminado es menor que 1% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones.

13) LATE ACTIVITIES

Actividades que cuyo valor de BL Project Variance Finish Date es menor que cero. El valor predeterminado es menor que 5% sobre el total de actividades con excepción de: A) WBS Summary B) Actividades completadas C) Level of Effort D) Milestones.

14) BEI – BASELINE EXECUTION INDEX

Razón del número de actividades que e han completado antes de la fecha de corte, sobre aquellas que en la línea base debieron completarse antes de la fecha de corte4. El valor predeterminado es mayor que 0.95, con las siguientes excepciones: A) WBS Summary B) Level of Effort C) Milestones;

EJEMPLO

En la figura siguiente, el índice BEI = 1 / 3 = 0.33 ya que las actividades A1010, A1020 y A1080 debieron haberse completado antes del data date según la programación indicada en la línea base. Sin embargo, solamente A1010 fue completada.

3 N.A. Ibídem (DCMA) 4 N.A Esto es, cuyo atributo BL Project Finish Date es menor que la fecha de corte.


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FIGURA 2 LAS ACTIVIDADES A1010, A1020 Y A1080 DEBIERON HABER FINALIZADO.

Relaciones Interproyecto

La funcionalidad Check Schedule reportará las relaciones inter-proyecto presentes en la base de datos de Primavera. En el caso de programas complejos la columna Project ID permitirá al usuario identificar con facilidad las tareas vinculadas entre sí.

EL REPORTE CHECK SCHEDULE

En el formulario Check Schedule, una vez que los parámetros han sido fijados para el proyecto, se hace click en el botón del mismo nombre para correr el ánalisis y obtener el reporte. La estructura del reporte es la siguiente:

Sección Descripción Project Checked Muestra los proyectos analizados,

total de actividades, actividades completadas y total de relaciones.

Project Checked have links to the following Closed Projects

Muestra las relaciones entre proyectos (si existen)

Check Summary Tabla de resultados por prueba aplicada, su descripción y los siguientes atributos: Target (Criterio de falla), Actual (Resultado). Found (Cuenta de actividades o relaciones encontradas) y Total (Total de actividades o Relaciones evaluadas)

Secciones siguientes

Muestra resultados individuales por cada prueba aplicada (hasta 14)


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Las figuras siguientes ilustran el reporte al ser generado desde Primavera P6 EPPM:

FIGURA 3 REPORTE CHECK SCHEDULE - SUMARIO


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FIGURA 4 REPORTE CHECK SCHEDULE, DETALLE DE LAS PRUEBAS LONG LAGS Y RELATIONSHIP TYPES.

El reporte se encuentra en formato HTML, por lo que se recomienda imprimirlo en formato PDF o XPS para propósitos de archivo. Para mejorar la apariencia del reporte se recomienda editarlo con MS WORD.


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CONTROL DE CALIDAD EN P6

CONSIDERACIONES PARA SU USO

Es importante entender que la definición del problema de calidad depende del punto de vista del cliente; la mayor referencia posible es el contrato. Depende pues de su interpretación, la dimensión de los requisitos para la calidad y por ende la aplicación de dichas pruebas usando Primavera P6 u otro tipo de herramientas o simplemente usando el juicio experto del jefe del departamento de planificación. Otro punto a tomar en cuenta es que a la fecha de hoy, no hay un estándar internacional reconocido que determine tales criterios, métricas y excepciones.

Entendiendo el cronograma como una herramienta de seguimiento y comunicación, las siguientes situaciones pueden convertirse en un problema para determinar cuando un trabajo debe ser programado de una manera aceptable por ambas partes:

• La ausencia de relaciones predecesora, sucesoras o ambas afecta el seguimiento del trabajo al presumir ausencia de lógica en la programación prospectiva del trabajo hecha por el planificador y revisada por el gerente de proyecto5.

• Actividades cuyo final no tiene sucesoras presume una programación incompleta del final del trabajo (en la actividad)6, p.ej:

Comenzar a fabricar tubería y después de dos semanas comenzar a fabricar la estructura de un separador, pero el final de la fabricación de la tubería no tiene sucesoras; la fecha tardía es la entrega del separador.

• Actividades cuyo inicio no está pautado por ninguna predecesora, presumiendo la programación incompleta del inicio de la actividad, p.ej:

La coordinación entre un reporte especial de ingeniería (calidad de agua) que rige la finalización de cálculos de hojas de datos para bombas pero el inicio del reporte no tiene ninguna predecesora.

• Actividades o hitos donde convergen múltiples relaciones predecesoras suponen un riesgo potencial de no cumplir la fecha final del proyecto debido a la incertidumbre inherente del trabajo, problemas y riesgos específicos7, p. ej:

La fecha de entrega conjunta de 15 equipos (intercambiadores, compresores, etc…) en una misma fecha.

5 N.A No se puede trazar horizontalmente la secuencia entre actividades hasta el final del proyecto. 6 N.A. Este problema no puede identificarse en P6 con Schedule Check. 7 N.A. El impacto puede analizarse con Primavera Risk Analysis.


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• Actividad con un valor alto de holgura total, mas allá de dos períodos de reporte8, se incrementa la incertidumbre sobre la disponibilidad de recursos para ejecutar la actividad, la cual pasa a ser reprogramada continuamente.

• Actividades sin correspondencia con el contrato, con un paquete de trabajo específico, actividades con descripciones incompletas, duplicadas, insuficiente número de actividades y/o hitos, ausencia de codificación, entre otros; referidos a la línea base. Esto impide trazar verticalmente la secuencia de los trabajo de Ingeniería, Procura, etc… hasta el cierre del mismo.

• Actividades sin recursos asignados o actividades de larga duración mas allá de dos períodos de reporte, que impactan el cálculo del progreso del proyecto, p.ej:

Un conjunto de 50 isometrías de tuberías (distintas áreas, modificaciones, nuevos diagramas) programada como una actividad de 90 días en el cronograma.

• De manera similar, la actividad puede no comenzar al cierre del período siendo empujada por la fecha de corte. Al repetirse esta situación la actividad “cabalga” sobre ella hasta consumir su holgura o comienze su ejecución indicando la ausencia de control sobre su programación.

• Impocisión de restricciones de fecha que violan la lógica de las actividades predecesoras y/o sucesoras o que fuerzan a la actividad a ser parte de la ruta crítica sin una adecuada sustanciación,

p.ej: Utilizar una restricción Tipo Start On para garantizar la disponibilidad de un recurso, sin considerar el tema del calendario del recurso o su nivelación u obligar el cumplimiento de una fecha contractual.

• Fechas inválidas. Típicamente hablamos de fechas reales (actuals) después de la fecha de corte las cuales son ilógicas. Este problema es común en Primavera P69.

• Progreso inválido. Actividades con 0% de avance, Inconsistencias entre la duración original, la remanente y el porcentaje de avance.

Del planteamiento anterior, se infiere que estas pruebas se enfocan en aquellas actividades que contabilizan trabajo discreto y susceptible de ser medible, como son las actividades tipo Task Dependent y Resource Dependent de P6. En programas maestros, las relaciones externas pueden descontarse también y proceder a revisar el sub-programa.

8 N.A. Depende de la naturaleza del proyecto, por supuesto. 9 N.A. La ocurrencia de fechas planificadas en el pasado no es un problema en P6 ya que funcionalmente los checks de activación Start/Finish lo impiden. De ocurrir, debe presumirse un problema a nivel técnico. Por otra parte, en Microsoft Project este es un problema común, ya que el cálculo de la red de actividades no depende de la fecha de corte, como en Primavera P6.


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REPORTES Y FILTROS EN P6 PROFESSIONAL La idea de usar un filtro para obtener los mismos resultados a nivel de actividad es consecuente con la filosofía de diseño de P6 8.3 EPPM y tiene la ventaja inherente de que es intuitiva para el usuario. El filtro puede aplicarse independientemente del tipo de vista (Layout) que se tenga abierto en ese momento. El conjunto resultante es exportable a MS EXCEL desde P6 para propósitos de reporte si se desea.

Sin embargo, a nivel de relaciones se hace necesario extraer el conjunto de datos de manera que facilite su análisis en otra herramienta, comúnmente en MS EXCEL por su capacidad de controlar listas estructuradas de datos y creación de tablas dinámicas.

El uso del mecanismo de exportación a MS EXCEL tiene la ventaja de que muestra todos los atributos de la relación expuestos en la tabla TASKPRED que guarda las relaciones.

Alternativamente, Es posible hacer el análisis de las actividades en la tabla TASK bajo el mismo método si se desea trabajar con datos estructurados.

PREPARACION DEL REPORTE DE RELACIONES

PREPARACION DEL PROYECTO Y PREFERENCIAS DE USUARIO

1) Se recomienda que se aplique un criterio de numeración para Activity ID con un número fijo de caracteres.

2) Ir a Edit, User Preferences, aparece el formulario de preferencias de usuario. Seguidamente activar la pestaña Time Units, en Duration Format, en Units of time seleccionar Days.

3) En User Preferences, activar la pestaña Currency y seleccionar el formato de moneda adecuado. Deben estar activadas todas las opciones de moneda, p.ej: símbolo.

4) Abrir el proyecto o los proyectos que se deseen analizar.

5) Desde el menú principal, hacer clic en File, Export. Aparece el formulario Export. Seleccionar la casilla Spreadsheet - (XLS) y avanzar al siguiente paso del asistente.

6) En Export Type, marcar las casillas Activities, Activity Relationships y avanzar al siguiente paso del asistente.

7) En Project To Export, de la lista de proyectos, marcar la casilla Export para seleccionar los proyectos a exportar y avanzar al siguiente paso del asistente.


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CREAR LOS MAPAS DE EXPORTACION (PRIMERA VEZ)

1) En Select Template, hacer clic en el botón New, se muestra el formulario Modify Template.

a. En Template Name entrar: [GLOBAL]10 ANALISIS DE ACTVIDADES Y RELACIONES.

2) En Subject Area, seleccionar Activities, activar el tab Columns y seleccionar las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

FIGURA 5 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASK

3) En Subject Area, seleccionar Activity Relationships, Activar el tab Columns y seleccionar las siguientes columnas (A, B) en orden estricto:

10 N.A En un ambiente multiusuario, permite que sea reconocida por todos los usuarios como una categoria global.


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FIGURA 6 MAPA DE IMPORTACION Y ESTRUCTURA DE LA HOJA DE CALCULO TASKPRED

4) Activar la pestaña Sort y ordenar por el siguiente criterio

a. Predecessor ID, Ascending

b. Successor ID, Ascending

5) Hacer clic en OK para crear la plantilla, nuevamente clic en Next para avanzar al paso siguiente del asistente.

EXPORTAR A MS EXCEL

6) En Select File To Export, hacer clic en la casilla Select Excel File para seleccionar la ruta donde se guardará el archivo. Avanzar al siguiente paso (hacer clic en Next)

7) En Summary, hacer clic en Finish y exportar el archivo.

8) Verificar la estructura del archivo para las hojas TASK y TASKPRED usando la tablas anteriores (Columnas C, D, E)

PREPARAR EL ARCHIVO XLSX

RECOMENDACIONES AL EDITAR EL ARCHIVO

1. Se recomienda dejar el nombre original del archivo

2. No alterar el órden prescrito de las columnas


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3. Para la hoja TASKPRED de actividades y relaciones los valores de duraciones 11 se exportarán según las preferencias de usuario seleccionadas.

4. Para la hoja TASK de actividades los valores de duraciones12 se exportarán según las preferencias de usuario seleccionadas.

PREPARAR LA LISTA DE DATOS

1) Insertar una fila en blanco entre las líneas 1 y 2

2) Aplicar autofiltro a la fila 3, el resultado debe abarcar todas las columnas y ser igual al de la figura siguiente:

FIGURA 7 PREPARACION DE LA LISTA ESTRUCTURADA DE RELACIONES

3) Seleccione todas las columnas y ajustelas todas para obtener un ancho estándar que le permita leer los campos Predecessors, Successors, Relationships, Remaining Duration, Lag, Critical y Driving. (Columnas A – C y L – R)

4) Guarde los cambios en el archivo.

CONVERTIR TEXTO A DATOS PARA LAS COLUMNAS DE DURACIONES

1) Seleccionar la columna númerica, p.ej:

a. TASKPRED – Lag

b. TASK – Total Float, Remaining Duration

2) Hacer Clic en Data, Text To Columns. Se muestra el asistente.

3) Verificar que la opción delimited está activada, clic en Next

11 N.A. Remaining Duration, Total Float, Lag 12 N.A. Remaining Duration, Total Float, Actual Start, Actual Finish, Budgeted Expense Cost


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4) Continuar con los pasos siguientes aceptando los valores predeterminados

5) Hacer clic en el botón Finish para realizar la conversión.

6) Verificar que los valores de la columna se han alineado hacia la derecha

7) Repetir los pasos anteriores para las columnas restantes

8) Guarde los cambios en el archivo.

NOTAS:

Este procedimiento es necesario para la aplicación correcta de los filtros y ordenamiento en MS EXCEL con valores numéricos.

FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASKPRED

Filtrar actividades interproyecto y completadas (Filtro base único)

1) En la hoja TASKPRED, la columna Delete This Row se renombra a Filtro Base 01 y se entra la fórmula siguiente:

=OR(AND(D4=E4,E4="Completed"),OR(F4<>" Project_ID ",G4<>" Project_ID "))

Donde Project_ID debe sustituirse por el valor de Project ID para el proyecto abierto.

2) Hacer un relleno hacia abajo hasta cubrir todos los registros.

3) Filtrar (excluir) el valor TRUE al aplicar en la prueba

FIJAR LA BASE DE CALCULO PARA LA HOJA TASK

Filtro base 01

1) En la hoja TASK, la columna delete_record_flag (Delete This Row) se renombra a Filtro Base 01, y se entra la fórmula siguiente:

=OR(E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort",B4="Completed")



Filtro base 02

1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se nombra a Filtro Base 02, y se entra la fórmula siguiente:

=OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort",B4="Completed")


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Filtro base 03

1) En la hoja TASK, la columna adyacente a Filtro Base 02 se renombra a Filtro Base 03, y se entra la fórmula siguiente:

=OR(E4="Start Milestone", E4="Finish Milestone", E4="WBS Summary", E4="Level Of Effort")



FIJAR LA BASE DE CÁLCULO PARA FILTROS DE ACTIVIDADES

El uso de filtros como método alternativo es opcional para las actividades. Este filtro deberá aplicarse en todas los filtros siguientes con las excepciones del caso donde se requiera incorporar todas las actividades. Se recomienda mostrar la columna Activity Count en la vista abierta.

Base de cálculo (01)

FIGURA 8 FILTRO BASE DE CALCULO 01


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FIGURA 9 BASE DE CALCULO 02


FIGURA 10 BASE DE CALCULO 3

ENTENDER LOS OPERADORES LÓGICOS PARA FILTROS

La siguiente tabla servirá de referencia leer las descripciones de los filtros en P6 y aplicar los filtros en MS EXCEL:

Operador Ejemplo Descripción

AND A AND B AND C

Eventos simultáneos, ocurren A,B y C al mismo tiempo (All of the following)

OR A OR B OR C Eventos independientes, ocurre o A o B o C o combinaciones AB, BC… (Any of the following)

XOR A XOR B Evento mutuamente excluyentes (o ocurre A o ocurre B, pero no ambos)

NOT NOT A Negación, no ocurre A (is not equal to)

> A > B A mayor que B (is greater than)

> = A > = B A mayor o igual que B (is greater than or equal to)

< A < B A menor que B (is less than)

< = A < = B A menor o igual que B (is less than or equal to)

<> A <> B A es diferente que B (is not equal to)

= A = B A es igual a B (is equal to)


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APLICACION DE LOS CRITERIOS

LOGIC

RELACIONES PRESENTES

Usando MS EXCEL

01) Activar la hoja TASK

02) Verificar si el filtro base ha sido aplicado

03) Contar el número de registros totales

04) Aplicar el filtro (*)Predecessors = (BLANK) 05) Contar el número de registros13 en la barra de estado

06) Quitar el filtro

07) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior

08) Quitar el filtro base

09) Aplicar el filtro Activity Status = Completed

10) Repetir los pasos 04 al 07

11) Calcular el porcentaje sobre el total de registros

Usando Filtros

01) Activar el filtro base de cálculo

02) Se cuentan y reportan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 11 ACTIVIDADES SIN PREDECESORAS


02) Repetir para (*)Successors = (BLANK) y sumar el total al total anterior

13 N.A. El número de actividades predecesoras según el campo task code.


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FIGURA 12 ACTIVIDADES SIN SUCESORAS

03) Quitar el filtro base


05) Repetir los pasos 04 al 07


NOTAS:

La aplicación de ambos filtros a la vez permite identificar actividades huérfanas de ambas relaciones.

NEGATIVE LAGS

RELACIONES CON DURACION NEGATIVA

01) Activar la hoja TASKPRED


03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Lag(d)


05) Aplicar el filtro Lag(d) < 0

06) Ordenar la columna de forma ascendente

07) Contar el número de registros en la barra de estado


FIGURA 13 LAG NEGATIVOS IDENTIFICADOS, LOS VALORES ESTÁN EN HORAS.


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POSITIVE LAGS

RELACIONES CON DURACION POSITIVA





05) Aplicar el filtro Lag(d) > 0

06) Ordenar la columna de forma descendente



LONG LAGS

RELACIONES CON ALTA DURACION POSITIVA





05) Aplicar el filtro Lag(d) > 44

06) Ordenar la columna de forma descendente


08) Calcular el porcentaje sobre el total de registro

RELATIONSHIP TYPES

TIPOS DE RELACIONES



03) Contar el número de registros totals

04) Aplicar el filtro Relationship Type = FS 05) Contar el número de registros en la barra de estado


07) Liberar el filtro y repetir para los siguientes filtros:

a. Relationship Type = SF


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b. Relationship Type = FF c. Relationship Type = SS

HARD CONSTRAINTS

RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS

Usando MS EXCEL


02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado


04) Aplicar el filtro Primary Constraint = Mandatory Start XOR Mandatory Finish


06) Quitar el filtro base (2)




Usando Filtros

01) Activar el filtro base de cálculo (2)


FIGURA 14 RESTRICCIONES DE FECHA OBLIGATORIAS






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SOFT CONSTRAINTS

RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS

Usando MS EXCEL


02) Verificar si el filtro base (2) ha sido aplicado


04) Aplicar el filtro Primary Constraint OR ( Start On, Finish On, Start On or After, Start On or Before, Finish On or After, Finish On or Before)





Usando Filtros

01) Activar el filtro base (2) de cálculo


FIGURA 15 RESTRICCIONES DE FECHA NO OBLIGATORIAS





LARGE FLOAT

ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL ALTA




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03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d)


05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) > 44

06) Ordenar de manera descendente



FIGURA 16 ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS (44 DIAS)

Usando Filtros



FIGURA 17 FILTRO CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 352 HORAS

NEGATIVE FLOAT

ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA



03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Total Float (d)


05) Aplicar el filtro (*)Total Float(d) < 0 06) Ordenar de manera ascendente



Usando Filtros



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FIGURA 18 FILTRO CON HOLGURA TOTAL NEGATIVA

LARGE DURATION

ACTIVIDADES CON ALTA DURACION


02) Verificar si el filtro base 02 ha sido aplicado

03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Remaining Duration (d)


05) Aplicar el filtro Remaining Duration(d) > 44 06) Ordenar de manera descendente



Usando Filtros

01) Activar el filtro base de cálculo 02


FIGURA 19 FILTRO CON DURACIONES MAYORES A 352 HORAS.

NOTAS

Si se desean incluir los milestones en el cálculo se usa el filtro 01.

INVALID PROGRESS DATE

FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE (FECHAS REALES INVALIDAS)


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Usando MS EXCEL



03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Actual Start y Actual Finish


05) Aplicar el filtro Actual Start > = (data_date) 06) Contar el número de registros en la barra de estado


08) Repetir para Finish Date > = (data_date) y sumar el total al total anterior


Usando Filtros



FIGURA 20 FECHAS REALES DESPUES DEL CORTE

RESOURCE / COST

RECURSOS O COSTOS NO ASIGNADOS

Usando MS EXCEL



01) Aplicar el filtro (*)Activity Type = XOR(Task Dependent, Resource Dependent)


04) Aplicar el filtro (*)Resources = (blank) 05) Contar el número de registros en la barra de estado


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07) Repetir para (*)Budgeted Expense Cost($) = 0 y sumar el resultado al total al total anterior


Usando Filtros



FIGURA 21 RECURSOS NO ASIGNADOS

LATE ACTIVITIES

ACTIVIDADES ATRASADAS



03) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna (*)Variance - BL Project Finish Date(d)

04) Aplicar el filtro (*)Variance - BL Project Finish Date(d) < 0




Usando Filtros




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FIGURA 22 ACTIVIDADES ATRASADAS

BEI – BASELINE EXECUTION INDEX

INDICE DE EJECUCION DE LA LINEA BASE



04) Aplicar el filtro (*)Activity Type = (Task Dependent XOR Resource Dependent)

05) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columnas (*)Schedule % Complete(%) y Activity % Complete(%)

06) Aplicar el filtro (*)Schedule % Complete(%) = 100


08) Aplicar el filtro Activity % Complete(%) < 100 09) Contar el número de registro totales 10) Calcular el p base orcentaje sobre el total entre ambos registros (12, 14)

Usando Filtros


02) Se cuentan las actividades al aplicar el filtro siguiente:

FIGURA 23 ACTIVIDADES QUE DEBERIAN HACER FINALIZADO



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FIGURA 24 ACTIVIDADES NO FINALIZADAS A TIEMPO

FILTROS Y REPORTES ADICIONALES

La siguiente sección explora algunos filtros y reportes adicionales que pueden servir de ayuda al momento de evaluar un cronograma. Los criterios están tomados de las recomendaciones de laGovernment Accountability Office (U.S. GAO)14 en la materia.

ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE

Asumiendo la unidad de planificación como el día, las actividades cuya programación cae justo en la fecha de corte no tienen una predecesora válida y potencialmente se mueve (cabalga) sobre cada nueva fecha de corte ya que es ésta la que determina el valor de Early Start.

En consecuencia, dichas actividades deberían ser o reprogramadas o verificadas según su verdadero progreso. En el mismo sentido las actividades que finalizan justo en la fecha de corte potencialmente pueden hacer que las sucesoras pierdan su programación.

Usando MS EXCEL


02) Liberar todos los filtros

03) Aplicar el filtro Activity Status = Not Started 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el número de registros totales

06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date donde Data_Date es igual a la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13 17:00


14 N.A GAO-12-120G, GAO SCHEDULE ASSESSMENT GUIDE. p.131, Mayo 2012. U.S. GAO, USA.


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Usando Filtros



FIGURA 25 ACTIVIDADES CABALGANDO SOBRE LA FECHA DE CORTE

ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA

Al actualizar un cronograma es posible que algunas actividades no hayan respetado la lógica inicial teniendo un impacto en el cálculo de las fechas tempranas15. El log de P6 reporta todas aquellas actividades que están fuera de secuencia. En este caso veremos los filtros y reportes equivalentes que nos permitirán expandir la visibilidad sobre el problema.

Usando MS EXCEL



03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el número de registros totales

06) Aplicar el filtro (*)Early Start < Data_Date + 1 donde Data_Date es igual a la fecha y hora de cierre de corte del proyecto, p.ej: 05-Sep-13 17:00, y la fecha aplicada en el filtro es 06-Sep-17:00




15 N.A Una definición en detalle está disponible en la biblioteca (P6Ñ): http://www.scribd.com/doc/129698536/Opciones-de-Programacion-en-P6Actividades-fuera-de-secuencia


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Usando Filtros


FIGURA 26 ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA

AUSENCIA DE ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO

Al declarar que un cronograma se controla mediante la ruta crítica es lógico suponer que en cada período de corte debería existir al menos una actividad en progreso que es crítica por definición en P6 (Total Float, Longest Path). De existir rupturas en la secuencia crítica en un período de corte (falta de trazabilidad horizontal) pudiera deberse a restricciones de fecha impuestas por lógica débil, trabajo oculto, falta de recursos entre un sinnúmero de razones.

Usando MS EXCEL



03) Aplicar el filtro Activity Status = In Progress 04) Verificar si Text to Columns ha sido aplicado en la columna Early Start 05) Contar el número de registros totales

06) Aplicar el filtro Total Float < = 0 07) Ordenar de manera ascendente.


Usando Filtros


FIGURA 27 ACTIVIDADES CRITICAS EN PROGRESO


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ACTIVIDADES CON COMIENZO ABIERTO

El problema se refiere a aquellas actividades cuyo comienzo no está pautado por ninguna predecesora, esto es, no existe una predecesora FS o SS.

Ejemplo:

Para la actividad EC1380, no hay manera de afirmar cuando y porqué dicha actividad debe comenzar el 17-Jun ni la holgura al inicio de la misma, salvo por la relación predecesora FF impuesta desde EC1330.

FIGURA 28 AUSENCIA DE PREDECESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1380

Usando MS EXCEL



03) Copiar las columnas Successors, Relationship Type

04) Pegar en una hoja nueva

05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente según la columna Successor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 29 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.

06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type

07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinámica con la estructura siguiente:

a. Rows: Successors

b. Columns: Relationship Type

c. Values: Count of Relationship Type

08) Ocultar totales por fila y por columna


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09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.PRED

10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente fórmula y remplazar las variables por las referencias de celda apropriadas:

=AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(SS),OR(FF>=1, SF>=1))

11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 30 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE SUCESORAS

12) Seleccionar el encabezado (común a todas las columnas) y aplicar autofiltro.

13) Aplicar el filtro NO.PRED = TRUE

14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test) 15) Contar el número de registros totales en la fuente de datos

16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras

17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO

Al aplicar el test, se encontraron 2 actividades EC1380 y EC1090 que no tienen predecesoras a la fecha de comienzo. Solamente están programadas por el final impuesto por las predecesoras FF y la duración de la tarea.

FIGURA 31 ACTIVIDADES EC1380 Y EC1090 TIENEN UN COMIENZO ABIERTO.

NOTA:

Por limitaciones en el diseño de los campos disponibles para TASKPRED esta no distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definición, P6 reportará las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid Relationships).


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ACTIVIDADES CON FINAL ABIERTO

El problema se refiere a aquellas actividades cuyo final no está pautado por ninguna sucesora, esto es, no existe una predecesora FS o FF.

Ejemplo:

Para la actividad EC1620, no hay manera de afirmar cuando y porqué dicha actividad debe finalizar el 24-Aug, ni la holgura libre o total disponibles.

FIGURA 32 AUSENCIA DE SUCESORAS PARA LA ACTIVIDAD EC1620 – FINAL ABIERTO.

Usando MS EXCEL



03) Copiar las columnas Predecessors, Relationship Type

04) Pegar en una hoja nueva

05) Dar formato al encabezado y ordenar ascendentemente según la columna Predecessor. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 33 FUENTE DE DATOS SUCESORAS.

06) Eliminar la primera fila de encabezados task_pred_id, task_id, pred_type

07) A partir de esa fuente de datos, crear una tabla dinámica con la estructura siguiente:

a. Rows: Predecessors

b. Columns: Relationship Type

c. Values: Count of Relationship Type


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08) Ocultar totales por fila y por columna

09) En la columna siguiente (adyacente) entrar el encabezado NO.SUCES

10) Debajo de dicha columna entrar la siguiente fórmula y remplazar las variables por las referencias de celda apropriadas:

=AND(ISBLANK(FS), ISBLANK(FF),OR(SS>=1, SF>=1))

11) Rellenar hacia abajo hasta completar todos los registros. La estructura debe ser identica a la figura siguiente:

FIGURA 34 ESTRUCTURA DE LA TABLA DE ANALISIS DE PREDECESORAS

12) Seleccionar el encabezado (común a todas las columnas) y aplicar autofiltro.

13) Aplicar el filtro NO.SUCES = TRUE

14) Identificar y contar las tareas (no pasan el test) 15) Contar el número de registros totales en la fuente de datos

16) Calcular el porcentaje de actividades sin predecesoras

17) Se sugiere usar un criterio del 5% como valor predeterminado.

EJEMPLO

Al aplicar el test, se encontraron 3 actividades EC1210, EC1360 y EC1620 que no tienen sucesora a la fecha de finalización. Solamente están programadas por el comienzo impuesto por las sucesoras SS y la duración de la tarea.

FIGURA 35 ACTIVIDADES EC1210, E1360 Y EC1620 TIENEN UN FINAL ABIERTO

NOTA:

Por limitaciones en el diseño de los campos disponibles para TASKPRED esta no distingue Sumarias, Start Milestone o Finish Milestones. Por definición, P6 reportará las predecesoras inadecuadas en el log SCHEDLOG.txt (Invalid Relationships)


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CONCLUSIONES

Los métodos anteriores pueden ser usados como herramientas para el mejoramiento de la integridad del cronograma, especialmente de su trazabilidad horizontal (lógica) y su integridad al actualizarse.

Es importante destacar nuevamente que el diseño y alcance de pruebas depende de la comprensión del problema de la calidad del cronograma; es posible añadir mas pruebas, por ejemplo ahondar en fallas durante la actualización:

• Actividades en Progreso con 0%,

• Actividades críticas en Progreso,

• Actividades en Progreso con Duración Remanente ≤ 1

La trazabilidad horizontal pasa por evaluar todos los elementos del cálculo: Duraciones, Relaciones, Restricciones y Actualizaciones coherentes con el cálculo de fechas y duraciones estimadas.

En este último componente vemos como fundamental controlar la adherencia a la línea base y nuevamente, la consistencia en el cálculo del progreso y correlación los problemas de la calidad relacionados con los primeros tres elementos antes mencionados durante el diseño de la línea base.

Sin embargo, el estableciemiento de un conjunto de requisitos de calidad subyace en la naturaleza del contrato y del rol del gerente del proyecto en este sentido. Primavera P6 es lo suficientemente flexible y desarrollado como para permitir varias aproximaciones al problema: visual, analítica.

RECOMENDACIONES

Los métodos anteriores pueden ser usados como extensiones del reporte SCHEDLOG.txt . En especial, la exportación del conjunto de datos a MS EXCEL es el único que permite cálcular el número de actividades o relaciones que cae fuera de los límites de control prestablecidos como requisitos de calidad del cronograma del proyecto.

La aplicación de filtros tiene mayor flexibilidad y rapidez a la hora de realizar una verificación rápida. Sin embargo no están disponibles para analizar la tabla de actividades TASKPRED

Idealmente el uso de la exportación a MS EXCEL desde P6 ofrece la mayoría de los campos para realizar un análisis cuantitativo de actividades y relaciones. Sin embargo, una verdadera vista que combine características de ambas tablas TASK y TASKPRED sólo es posible crearla a través de un reporte desde P6 o mediante


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un script SQL que permita filtrar las actividades no requeridas para una báse de calculo, p.ej: filtrar relaciones externas, filtrar por tipo de actividad.

Para el establecimiento de un análisis completo y a gran escala (EPPM) debería crearse tal reporte y correrse de manera programada. Un archivo tipo CSV es una fuente de datos que puede vincularse en MS EXCEL con una tabla dinámica y con fórmulas lógicas para realizar un análisis cuantitativo completo de actividades y sus relaciones.

Autor: Hugo Cardozo Urdaneta.

2013-09-14

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