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Innsist | Front Office Ama de Llaves

V e r s i ó n 8 . 3

Manual de Operación

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Manual de Operación Ama de Llaves

CONTENI DO

Introducción .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4  Entrando a Innsist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5  4.0 Módulo de Ama de Llaves .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6  4.1 Rack de Ama de Llaves .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7  4.2 Cambio Manual de Status .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13  4.3 Actualización Diaria a Cuartos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15  4.4 Actualización por Sección .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16  4.5 Reporte de Camaristas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17  4.6 Productividad de Camarista .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18  4.7 Consulta de Status .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19  

4.7.1 Estado de Hab. - Discrepancia ................................................................. 19  4.7.2 Resumen de Habitaciones ....................................................................... 21  4.7.3 Status de Habitaciones ........................................................................... 22  4.7.4 Status de habitaciones con nombre del huésped ............................................ 24  

4.8 Mensajes a Ama de Llaves .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26  4.9 Cargos de Lavandería .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27  

4.9.1 Ejemplo Práctico “Posteo de Transacciones Lavandería” ................................ 28  4.10 Bloqueos .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29  

4.10.1 Bloquear Habitaciones .......................................................................... 29  4.10.2 Bloqueo de Habitaciones por Lote ........................................................... 31  4.10.3 Rep. de Bloqueo por Tipo de Hab. ........................................................... 33  4.10.4 Rep. de Bloqueo por Número de Hab. ....................................................... 34  

4.11 Reportes de Ama de Llaves .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35  4.11.1 Habitaciones Limpias ........................................................................... 35  4.11.2 Habitaciones Sucias ............................................................................. 36  4.11.3 Habitaciones Sucias en Papel Continúo ..................................................... 38  4.11.4 Habitaciones Ocupadas ......................................................................... 39  4.11.5 Status de Hab. con Nombre .................................................................... 40  4.11.6 Habitaciones Llegando ......................................................................... 41  4.11.7 Reporte de Bloqueo por Tipo de Hab. ....................................................... 42  4.11.8 Catálogo de Habitaciones ...................................................................... 43  4.11.9 Estados de Cuenta ............................................................................... 45  4.11.10 Pronóstico de Ocupación ..................................................................... 47  4.11.11 Estado de Casa .................................................................................. 54  4.11.12 Bitácora de Cambios de Habitación ........................................................ 56  4.11.13 Bitácora de Cambios ........................................................................... 57  

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4.11. 14 Revisión de Transacciones .................................................................. 58  4.12 Consulta de huéspedes .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60  

4.12.1 Huéspedes en casa ............................................................................... 60  4.12.2 VIP´S ............................................................................................... 62  4.12.3 Huéspedes Pre-Asignados ...................................................................... 63  

4.13 Llegadas / Salidas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65  4.13.1 Llegadas Esperadas (Reservación) ........................................................... 65  4.13.2 Llegadas Efectivas ............................................................................... 67  4.13.3 Salidas Esperadas ................................................................................ 69  4.13.3 Salidas Efectivas ................................................................................. 71  4.13.5 Consulta de Salidas ............................................................................. 73  

4.14 Botones de Edición .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75  Conclusión .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76  

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Introducción Innsist Front Off ice® es un sistema de información de TCA Software Solutions que ofrece una solución integral a la hotelería. Es versátil y se basa en tecnologías de punta, que permiten al usuario una mayor fluidez en la información entre los departamentos de un hotel para otorgar el servicio de calidad que el huésped merece.

La operación del sistema se define como una administración por módulos, que incluye las principales áreas de un hotel. Innsist Front Off ice® se puede adaptar y comunicar con cualquier otro producto (ya sea software o hardware) en el mercado del ámbito hotelero.

El departamento de Ama de Llaves es el que tiene mayor número de empleados en el área de división cuartos. Se encarga de la limpieza del hotel, habitaciones, pasillos, oficinas, áreas comunes, entre otras; debe estar en constante comunicación con el departamento de recepción, para que las habitaciones siempre estén en óptimas condiciones para que puedan estar a la venta. Y el huésped pueda disfrutar de una estancia agradable.

En las labores operativas, Innsist le permitirá trabajar en línea todas las áreas del Front, manteniendo una comunicación entre ama de llaves y recepción entre otros departamentos, gracias a este módulo se mantienen actualizados los status que guardan las habitaciones, permitiendo la distribución del trabajo a las camaristas a través de reportes, así como el conocer las habitaciones que acaban de ser desocupadas, bloquear por horas las que están fuera de servicio para reparaciones menores, o por días para mantenimiento preventivo, por temporada baja, entre otras.

En tanto a las funciones administrativas, este módulo contiene reportes informativos que le permitirán al ama de llaves conocer la situación general del hotel, tanto para el día actual como a futuro y programar así la carga y distribución del trabajo en su departamento. Con el fin de optimizar los recursos con los que cuenta actualmente.

Durante el transcurso del presente manual, se explicará cada una de las opciones, de acuerdo al orden en que éstas se encuentran en este módulo.

El presente documento describe la función y el uso de cada opción en el sistema de forma holística, por ello está dirigido a todos los usuarios que utilicen el módulo de Recepción y Ama de Llaves; las funciones podrán variar dependiendo de la edición Innsist Front Off ice® adquirida. Mayores informes a través de su consultor.

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Entrando a Innsist En el escritorio de la computadora se encuentra el acceso directo “TCAFrontOffice”, con el mouse dé <Clic> sobre éste, en seguida abrirá el login de la aplicación mostrando la siguiente pantalla.

Ingrese sus datos de usuario Innsist Front Off ice® como nombre y password, posteriormente seleccione el nombre del hotel y pulse <ENTER>, a continuación verá la pantalla principal de la aplicación y conforme al perfil de usuario se mostrarán las opciones en el menú.

**Nota: Las claves de usuario cada cierto periodo requieren la actualización del password por motivos de vigencia; días antes que éste expire muestra una pantalla donde se ingresa el password actual, el nuevo password y la confirmación, esta acción extiende la vigencia del usuario dentro del sistema. En caso de no hacer la actualización, el departamento de sistemas del hotel podrá reactivar la cuenta.

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4.0 Módulo de Ama de Llaves Para entrar al sistema solo debe posicionar el cursor sobre el icono de Innsist y dar doble clic, ingrese su usuario y Password; seleccione el hotel y dé <Enter>. A continuación le mostrará la siguiente pantalla:

**Nota : Para navegar en el menú principal con el teclado, se utilizará la tecla <ALT> + <M>y una vez dentro, las flechas de dirección serán utilizadas para acceder a cada una de las carpetas; siendo la flecha derecha la que las abre, la izquierda la que las cierra, y ya en las opciones el <ENTER> el que las activa. Con el mouse simplemente se le da un clic a las carpetas y doble clic a las opciones; tal y como se hace en un explorador de Windows®.

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4.1 Rack de Ama de Llaves En esta opción se puede tener el control de todas las habitaciones del hotel, en cuanto al status que ésta pueda presentar en la operación diaria.

Desde aquí se puede visualizar en la misma pantalla todo lo que se vaya actualizando. Y por supuesto hacer los cambios que amerite según sea el caso.

Se muestra un ejemplo del rack, con todas las posibilidades de status y la manera de diferenciarlos por color.

En la parte posterior de la pantalla muestra el campo de edificio, en éste lo ideal es que siempre lleve la leyenda de todos los tipos de habitación, enseguida está el campo de sección con el cual se puede filtrar para que solo muestre las habitaciones de aquélla que se haya especificado, en caso contrario mostrará todas. De igual manera se pueden hacer filtrados con el siguiente campo: Tipo de Habitación.

Del lado derecho se muestra una sección de status y eventos, que indica por colores los status de las habitaciones y su significado; así como casillas de selección para filtrar cada uno de los conceptos que allí vienen indicados. Y la columna final, muestra cuantas habitaciones cumplen con el criterio que se está seleccionando. También se cuenta con el botón buscar, que actualizará la información al momento de pulsarlo.

Al centro se muestra el panel de habitaciones, el cual muestra de manera gráfica las mismas; al posicionar el cursor sobre una de las habitaciones muestra un Hint informativo con los datos de la habitación y huésped, los cuales se enlistan a continuación:

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Hint informativo de habitación

• Status • Tipo de Habitación • Característica • Edificio • Piso • Sección • Nombre • Tpo. Hsp. (Tipo de Huésped) • Segmento • Llegada • Hora de Llegada • Salida • Hora de Salida • Adultos • Menores

Desde esta pantalla se puede realizar el cambio de status de las habitaciones, solo posicione el cursor sobre una de éstas, dé <CLIC> derecho con el mouse y el sistema mostrará el listado de status de habitación, seleccione el status necesario para realizar el cambio.

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Los status básicos en la configuración de habitaciones son los siguientes, aunque cabe mencionar que se pueden añadir dependiendo de las necesidades de la operación.

• Vacío Limpio • Vacío Sucio • Ocupado Limpio • Ocupado Sucio • Proceso de Limpieza • Fuera de Servicio por Horas • Fuera de Servicio por Días

Cuando en una habitación se seleccione el status de ama de llaves y esté no esté en combinación con el status de recepción, el sistema enviará un mensaje donde indicará que se está generando una diferencia entre los dos departamentos y marcará la habitación con el status de “Discrepancia”; para que posteriormente se refleje en los reportes de ambos departamentos. Y el rack de recepción para que se realice la indagación operativa del status de habitación correcto.

En caso de seleccionar el Status “Fuera de Servicio por Días”, el sistema enviará una pantalla donde se capturan las fechas y motivos del Bloqueo de la habitación.

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Al final del “Listado de Status de Habitación”, se encuentran 2 opciones que indicarán si se solicita: “Cama Extra” o “Cuna Extra”.

Cuando se seleccione la cama extra la forma de la habitación cambiará de rectángulo a un trapecio, como se muestra en la siguiente pantalla:

Cuando se seleccione “Cuna Extra”, la habitación cambiará de forma a un óvalo.

Cuando se dé el caso de necesitar marcar la habitación con ambos elementos, la forma de ésta cambiará a un rombo.

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Por último, para salir de la pantalla solo pulse la tecla <ESC>, el sistema mandará un mensaje de confirmación, pulse “Si” para proseguir o “No” para hacer caso omiso y seguir en la pantalla.

A continuación, se describirán los colores de los status y los eventos del rack de ama de llaves:

Eventos:

Imagen Descripción

Habitaciones con huéspedes por llegar.

Habitaciones con huéspedes con llegada en el día.

Habitaciones ocupadas con huéspedes por salir.

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Colores status

Color Descripción

Habitaciones vacías limpias

Habitaciones vacías sucias

Habitaciones Ocupadas limpias

Habitaciones ocupadas sucias

Habitaciones con discrepancias

Habitaciones fuera de servicio por horas.

Habitaciones fuera de servicios por días

Habitaciones vacías en limpieza

Habitaciones ocupadas en limpieza

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4.2 Cambio Manual de Status Esta opción se utiliza para cambiar el status de las habitaciones en forma manual, ya que su instalación podría contar con el sistema de actualización de status directamente desde la habitación, a través del teléfono. Pero hay ocasiones en que es necesario alimentar el status manualmente, y esta opción es la indicada.

Normalmente el ama de llaves o la operadora de la computadora asignada por el ama de llaves ejecutiva, son las personas encargadas de estar actualizando las habitaciones, de acuerdo al reporte físico otorgado por sus camaristas.

Esta opción nos muestra en la primera sección la información de la habitación, con los siguientes campos:

• No. Hab.: Número de Habitación. • Tipo Hab.: Tipo de Habitación. • Tipo cama: Tipo de cama de la habitación. • Vista de Habitación: Vista con la que cuenta la habitación. • Hab. Comunicada: Número de habitación con la que se

comunica. • Característ icas Generales: Descripción de Habitación.

La siguiente sección de la pantalla es la de Status de la Habitación, la cual muestra los siguientes campos:

• Status de Recepción: Status de la habitación en recepción (Disponible, Ocupado y Pre-Asignado)

• Status de Ama de Llaves: Este campo despliega una lista de los Status de las habitaciones en ama de llaves (Vacías Limpia, Vacía Sucia, Ocupada Limpia, Ocupada Sucia, Discrepancia, Fuera de Servicio por Hora, Fuera de Servicio por Días, Bloqueo).

• Fecha de Llegada: Muestra el día de llegada del huésped. • Hora de Llegada: Muestra la hora de registro del huésped.

La última sección de esta pantalla es la de Información del Bloqueo, la cual nos muestra los siguientes campos:

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• Código de Bloqueo: Código de bloqueo en reservación. • Fecha de Inicio Bloqueo: Fecha inicio de reserva. • Fecha Fin Bloqueo: Fecha terminal de reserva. • Clave de Reservación: Numero de clave de reservación.

Dentro de esta pantalla podrá modificar el status de una habitación, solo oprima el botón <F8-Modificar> y se habilitará el campo status de ama de llaves, seleccione el status deseado y pulse <ENTER>, posteriormente pulse el botón <F2-Aceptar> seguido de la tecla <F4-Grabar>, el sistema mostrará el campo de número de habitación en blanco; para mostrar en pantalla la siguiente habitación. Realice el procedimiento sucesivamente, hasta recorrer todas las habitaciones del hotel.

Otra funcionalidad de vital importancia para el ama de llaves, es la bitácora de mensajes de habitación solo ingrese el número de la habitación y pulse <Enter>, posteriormente pulse el botón <F10-Mensajes> que se encuentra en la parte superior de la pantalla; éste mostrará la pantalla de alta de mensajes pulse el botón <Modificar> para dar de alta un nuevo mensaje, captúrelo en la sección nuevo mensaje y pulse el botón <Grabar> para guardarlo. En la sección mensajes dados de alta podrá observar la bitácora de los mensajes, para esta habitación por fecha

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4.3 Actualización Diaria a Cuartos Esta opción permite actualizar el status de las habitaciones en forma automática, de ocupada (OCUP) y reciente ingreso (O-IN) a ocupada sucia (OCUS). Esto con el fin de optimizar el tiempo al responsable de distribuir el trabajo a las camaristas, conociendo de antemano aquellas habitaciones que se encuentran sucias, tanto las ocupadas como las vacías. Y pueda definirse la prioridad del aseo ya sea para unas o para las otras, de acuerdo a la ocupación y operación presentada.

Sin embargo, al empezar el día podrá correr este proceso manualmente, viajando a la opción actualización diaria de cuartos y el sistema una vez que se le ha otorgado el nombre y la clave del usuario, mostrará la siguiente ventana:

**Nota: Recuerde que de ser necesario ejecutar este proceso manualmente, sólo deberá realizarse una sola vez al día y durante la mañana a primera hora, ya que en caso contrario, provocará problemas en el control del aseo de sus cuartos, puesto que todos los cuartos ocupados que ya han sido alimentados manualmente ese día como limpios; al correr de nuevo este proceso el sistema se los volverá a marcar como ocupados sucios, afectando también a las entradas del día con status (O-IN), poniéndolas como ocupadas sucias (OCUS).

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4.4 Actualización por Sección Con esta opción se podrá actualizar manualmente el status de las habitaciones en forma ágil, ya que teniendo identificadas las secciones que fueron dadas de alta para manejarse en el hotel, así como los códigos numéricos manejados en el departamento. Se podrá utilizar esta función ahorrando tiempo en la captura de los status.

Es importante mencionar nuevamente, que si el hotel maneja la actualización de cuartos directamente desde la habitación, ésta es sólo una opción adicional que podrá utilizar en caso de necesitar actualizar sus cuartos manualmente, ya sea para todo el hotel o para ciertas secciones de éste.

En la parte superior de la pantalla se encuentra solo el filtro sección, el cual despliega un listado de las secciones en las que se encuentra dividido el hotel.

Las columnas que muestra este reporte son:

• No. Hab.: Número de habitación. • Tipo Hab.: Tipo de habitación. • Status Recep.: Status en recepción. • Status Ama: Status en ama de llaves. • Actualización Ama de Llaves: Esta columna despliega un

listado con los status pertenecientes al departamento. Para realizar la actualización solo elija la sección y pulse <ENTER>, posteriormente se mostrará la lista con las habitaciones pertenecientes a esta sección; en la columna actualización ama de llaves seleccione para cada habitación el status a cambiar, una vez terminada la captura pulse el botón <F2-Aceptar> para guardar.

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4.5 Reporte de Camaristas Con esta opción el ama de llaves puede crear un reporte de distribución de habitaciones, con nombre de camarista y observaciones para imprimirse, y después entregarlo a las camaristas para que realicen su reporte de habitaciones.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los siguientes datos:

• Edif icio: el cual despliega los edificios que tenga el hotel, también se cuenta con el filtro.

• Tipo de Búsqueda: el cual muestra las habitaciones en status sucias o bien, todas.

• Camarista: Es el número de camarista que se enviará a impresión.

• Ordenar por: Muestra un combo con opciones para el acomodo de la información en el reporte.

Las columnas que muestra este reporte son:

• Camarista: Esta columna es donde se captura el nombre de la camarista.

• Sal-Pre: Este campo muestra si la habitación tiene salida en el día (SAL) o bien si está pre-asignada (PRE).

• Núm. Hab.: Numero de habitación. • Status: Status en que se encuentra la habitación. • Observaciones: Esta columna es donde se capturan las

observaciones para la habitación del ama de llaves, para las camaristas.

Para hacer el reporte solo ingrese la información en los filtros edificio y tipo de búsqueda, genere el reporte y capture en la columna camarista el nombre de las camaristas; y en la columna observaciones algún requerimiento o necesidad para dicha habitación, por último solo pulse el botón <F10-Imprimir> para mandar a impresión. Este reporte solo es para impresión, al momento de salir de la pantalla se perderá la información que ingresó.

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4.6 Productividad de Camarista Cuando el hotel cuenta con PMS (Property Management System) haciendo interfaz con INNSIST, a las camaristas se les entregan claves para marcar en el teléfono de la habitación su entrada y la salida. De esta manera se lleva un control del tiempo trascurrido en una habitación para su aseo.

En la parte superior de la pantalla, se encuentran los siguientes datos:

• No. Hab.: Número de habitación. • Edif icio: el cual despliega los edificios que tenga el hotel, también

se cuenta con el filtro. • Sección: El número de sección del hotel.

Las columnas que muestra este reporte son:

• Sección: El número de sección consultado. • Tipo Hab.: Tipo de habitación. • No. Hab.: Número de habitación. • Estrada: Hora de entrada (Hra/Min/Seg). • Status E: Status de entrada. • Salida: Hora de salida (Hra/Min/Seg). • Status S: Status de salida.

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4.7 Consulta de Status Esta opción tiene integradas una serie de sub-opciones, referentes a los status de las habitaciones del hotel, la consulta de éstas, se puede detectar qué habitaciones están disponibles, fuera de servicio, ocupadas, y entre otros estados; en los que se puede encontrar una o varias habitaciones. Todas estas opciones se explican a continuación.

4.7.1 Estado de Hab. - Discrepancia Esta opción permite obtener reportes en forma de listado sobre las habitaciones y el status manejado, tanto para recepción como para el ama de llaves y conociendo las opciones de búsqueda de cada campo de captura, se puede obtener diferentes combinaciones de éstas, por ejemplo: Se puede pedir un reporte por un tipo de habitación en específico o por todos, por un status en específico o por todos, ya sea de recepción y ama de llaves, por las habitaciones disponibles o no disponibles, por las discrepancias entre recepción y ama de llaves, por las habitaciones bloqueadas por días o por horas, entre otras. Esto va a depender de lo que se desee buscar.

Para obtener este reporte seleccione la opción de Estado de habitaciones, la cual presenta la siguiente ventana de captura:

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Status Recepción: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a recepción; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (OCUP = Ocupado DISP = Disponible PRER = Pre-Registrado TODOS = Todos los status)

• Status Ama de Llaves: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a Ama de Llaves; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (VA-L = Vacía Limpia O-LI = Ocupada Limpia VA-S = Vacía Sucia OCUS = Ocupada Sucia O-IN = Ocupada Reciente Ingreso PROC = En Proceso de Limpieza TODOS = Todos los status).

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• Status de Habitación: En este campo se determina cuáles son las habitaciones que de acuerdo al status de recepción se desea en el reporte, se selecciona:

o Con Discrepancia o Todas o Disponibles o No Disponibles o Discrepancia en Personas

• Número de Piso: Este campo debe ser llenado con el número de piso donde se encuentran ubicadas las habitaciones en el hotel que deseamos consultar, o se deja en blanco, para que el reporte se genere sin filtro de piso de habitaciones.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• #Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación • A: Campo donde escribe el número de personas, que la

supervisora de camaristas le reportan. • R: Número de personas capturadas en el Registros de Huésped. • Rec.: Status recepción. • Ama: Status ama de llaves. • H. Comp: Habitación compuesta. • Dis: Disponibilidad de la Habitación, en base a la combinación de

los Status de Ama de Llaves y Recepción. • Status: Descripción de status Discrepancia. • Fecha: Fecha de inicio de los status, Fuera de Servicio por días y

Entrada de Hoy. • Hora: Hora de Inicio de los status, Entrada de Hoy y Proceso de

Limpieza. • Fecha Fin: Fecha fin del status, Fuera de Servicio por Días.

Para obtener el reporte de discrepancias en el campo status de habitación, seleccione la opción “Con Discrepancia” pulse el botón Reporte y con esto podrá obtener el reporte de discrepancias, para que las consulte en ventana o bien, las imprima para proceder a archivar este reporte, ya que no existe un archivo de histórico que guarde la combinación de los status que generaron la discrepancia en la habitación, esta información sólo la podrá consultar en línea, por lo que se recomienda imprimir un listado de este reporte para tenerlo archivado; en caso que requiera consultarlo en fechas posteriores.

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4.7.2 Resumen de Habitaciones Esta opción es similar a la de estado de habitaciones, con la variante de que sólo refleja en forma resumida, los códigos de los status que ama de llaves maneja en su hotel.

Para consultar esta ventana elija la opción resumen de habitaciones, la cual le mostrará la siguiente ventana:

**Nota: Para generar el reporte, solo siga el procedimiento que se mostró en el reporte de Estado de Hab. - Discrepancias.

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4.7.3 Status de Habitaciones Este reporte incluye el status para todas las habitaciones del hotel, presentado en orden numérico y desglosado por secciones, con el objetivo de proporcionarle una herramienta ágil y útil para imprimir rápidamente el status que refleja el sistema de sus habitaciones; y cotejarlo contra la verificación física que se realiza todas las mañanas a primera hora del día.

Para obtener este reporte, siga los mismos procedimientos vistos en las opciones anteriores.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Este filtro muestra las secciones en las que se encuentra dividido el hotel.

• Sec. Inicial: Sección inicial de búsqueda. • Sec. Final: Sección final de búsqueda.

El reporte muestra las siguientes columnas:

• Núm. Hab: Número de habitación. • Tpo Hab: Tipo de habitación. • SAMA: Status ama de llaves. • P: Número de personas en habitación. • CB: Código de Bloqueo. • THSP: Tipo de huésped. • Mensajes: Mensajes al departamento de ama de llaves desde

registro individual.

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• Observaciones de la Habitación: Línea para anotaciones. • T.B: Campo para cantidad de Toallas de Baño. • T.L: Campo para cantidad de Toallas de Lavabo. • S.B: Campo para cantidad de Sabanas. • F: Campo para cantidad de Fundas. • C: Campo para cantidad de Colchas. • F.C: Campo para cantidad de Fundas de Colchón. • C.B: Campo para cantidad de Cortina de Baño. • C.H: Campo para cantidad de Cortinas en Habitación.

**Nota: En las últimas columnas, aparecen líneas en blanco para que aquí se anote el status que presenta esa habitación, después de haber realizado la inspección física por el personal responsable y a su vez el registro de blancos y amenidades. Una vez revisada toda la sección, se vacían estos datos al sistema para actualizar el status de habitaciones.

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4.7.4 Status de habitaciones con nombre del huésped Este reporte incluye el status para todas las habitaciones del hotel, presentado en orden numérico y desglosado por secciones; con el objetivo de proporcionarle una herramienta ágil y útil para imprimir rápidamente el status que refleja el sistema de sus habitaciones. Y cotejarlo contra la verificación física que se realiza todas las mañanas a primera hora del día. La única diferencia con respecto al reporte anterior es que éste nos muestra el nombre del huésped que esté registrado. Para obtener este reporte, siga los mismos procedimientos vistos en la opción anterior “Status de Habitaciones”.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Status Recepción: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a recepción; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (OCUP = Ocupado DISP = Disponible PRER = Pre-Registrado TODOS = Todos los status)

• Status Ama de Llaves: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a Ama de Llaves; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (VA-L = Vacía Limpia O-LI = Ocupada Limpia VA-S = Vacía Sucia OCUS = Ocupada Sucia O-IN = Ocupada Reciente Ingreso PROC = En Proceso de Limpieza TODOS = Todos los status).

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• Status de Habitación: En este campo se determina cuáles son las habitaciones que de acuerdo al status de recepción se desea en el reporte, se selecciona:

o Con Discrepancia o Todas o Disponibles o No Disponibles o Discrepancia en Personas

• Número de Piso: Este campo debe ser llenado con el número de piso donde se encuentran ubicadas las habitaciones en el hotel que deseamos consultar. O se deja en blanco para que el reporte se genere sin filtro de piso de habitaciones.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Núm. Hab: Número de habitación. • Status: Status en ama de llaves. • Nombre de Huésped: Nombre del huésped en la habitación. • T. Hs: Tipo de huésped. • Fec. Lld: Fecha de llegada del huésped. • Fec. Sda: Fecha de salida esperada del huésped.

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4.8 Mensajes a Ama de Llaves Esta opción permite consultar todos los mensajes que recepción ingresa en el sistema, para informar al ama de llaves sobre peticiones especiales de las llegadas esperadas o los huéspedes ya registrados, para su respectivo seguimiento. Estos mensajes pueden capturarse tanto al realizar la reservación o al ingresar a los huéspedes en la recepción.

En la parte superior de la pantalla encontramos el filtro mensajes, en el cual se podrá capturar las palabras relacionadas con el mensaje a buscar.

Las columnas que nos muestra el reporte son:

• M: Funcionalidad descontinuada. • # Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • Nombre: Nombre de huésped en habitación. • T Hsp.: Tipo de huésped en habitación. • Mensaje: Mensajes al departamento de ama de llaves, desde

registro individual. • Clave de Res.: Número de clave de reservación. • F. Llegada: Fecha de llegada del huésped. • F. Salida: Fecha de salida esperada del huésped.

Para realizar una búsqueda de mensaje, ingrese a esta opción y en el filtro mensaje ingrese la palabra relacionada con el mensaje a buscar, o bien deje el campo en blanco para que muestre todos los mensajes, pulse el botón reporte y enseguida se enlistarán todos los mensajes enviados al ama de llaves en el día, ordenado por número de habitación.

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4.9 Cargos de Lavandería Esta opción permite realizar todos los cargos al huésped, relacionados con los servicios de lavandería brindados por el hotel. Al ingresar a la opción de transacciones, Innsist validará al usuario para realizar la transacción.

En la parte superior de la pantalla se encuentra el área de captura de transacción, los campos de captura son:

• Fecha: Fecha de posteo de transacción. • Transacción: Consecutivo de numero de transacción del sistema. • Habitación: Habitación donde se posteará la transacción. • Folio: Número de estado de cuenta del huésped. • Código: Clave de transacción. • Cheque: Número de papeleta o voucher. • Comentarios: Observaciones de transacción. • Importe: Cantidad de transacción. • Propina: Cantidad por servicio

En la parte derecha de la pantalla contamos con un cuadro informativo desglose de transacción, como su nombre lo indica se muestra las cantidades desglosadas de la transacción.

En la parte inferior de la pantalla se muestran tres pestañas:

La primera es “Información Adicional” son datos del folio al cual se realizará el movimiento, como son las fechas de vigencia, el balance del folio seleccionado, e indicaciones respecto al folio que se está manejando.

La segunda es la de flags, esta parte mostrará todas aquellas tareas programadas, asignadas a los diferentes departamentos de la operación del hotel.

La tercera pestaña es la de “Beneficios del Huésped”, esta pestaña contará con funcionalidad hasta próximas versiones.

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4.9.1 Ejemplo Práctico “Posteo de Transacciones Lavandería” En el primer campo fecha se marca la fecha en la que está trabajando el sistema, en el segundo campo transacción al pulsar <ENTER> se generará el número de la transacción, ingrese en el campo habitación el número de habitación, posteriormente mostrará el nombre del huésped junto con el número de folio el cual se asignó al momento del registro el huésped, también mostrará las extensiones del folio, seleccione a cual folio se cagará la transacción. También puede realizar transacciones, ingresando directamente el número de folio en el campo folio en vez de habitación.

En el campo de código consulte el catálogo de las transacciones pulsando el combo <q>, seleccione el código de transacción a postear o bien solo escriba el código de ésta y presione <ENTER>, en el siguiente campo mostrará la descripción de la transacción.

En el campo de cheque se ingresa el número de papeleta, para llevar el correlativo de los movimientos realizados. Después se ingresa un comentario respecto a la transacción a realizar en el campo comentarios. En el campo importe se ingresa el monto total de la transacción y en el campo propina se mostrará la cantidad de cargo por servicio si ésta fue configurada desde la transacción, o bien el campo se habilitará para postear el cargo por servicio, en los siguientes campos se mostrará el desglose de la transacción subtotal, impuesto (IVA), impuesto 2 (ISH, u otros impuestos), propina y total.

Al terminar se oprime el botón <F2 Aceptar>y después <F4 Grabar>. Y así la transacción se cargará a la cuenta del huésped.

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4.10 Bloqueos Esta opción tiene integradas una serie de sub-opciones referentes a los bloqueos de habitaciones del hotel, bloqueo de habitaciones por día y reportes de consulta, mediante los cuales, se puede detectar qué habitaciones están bloqueadas y en qué fecha se encontrarán disponibles. Las opciones se explican a continuación.

4.10.1 Bloquear Habitaciones Con esta opción se podrán bloquear todas aquéllas habitaciones que no estarán disponibles por más de un día. Las razones del bloqueo pueden ser por motivos diversos: mantenimiento preventivo, baja ocupación, problemas graves en el mantenimiento de la habitación, entre otros. Cuando se bloquean habitaciones fuera de servicio por más de un día, se refleja el status de esta habitación con el código FU-M (Fuera de Servicio por Mantenimiento).

La pantalla tiene los siguientes campos de captura:

• Habitación: Número de la habitación que será bloqueada. • Tipo Hab.: Tipo de la habitación que será bloqueada. • Desde: Fecha inicial del bloqueo. • Hasta: Fecha final del bloqueo. • Descripción: Descripción de la razón por la cual será bloqueada

la habitación. • Código Fuera de Servicio: Campo libre para códigos internos

de reporte.

Para dar de alta un bloqueo solo será necesario ingresar a la opción, introduzca el número de habitación a bloquear y al presionar <ENTER> automáticamente nos dará el tipo de habitación, señale la fecha inicial y la fecha final del bloqueo y la descripción de éste, por último presione el botón <F2- Aceptar> y el botón <F4-Grabar> para guardar el registro.

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Para búsqueda y modificación de un bloqueo, solo ingrese a la opción y pulse <Enter> para que aparezcan los registros guardados, utilice el botón <F7-Siguiente> para navegar entre los registros, o bien ingrese el número de habitación y la fecha Inicial del bloqueo y pulse <Enter> para que muestre el registro, o bien para consultar las fechas de bloqueo ingrese el número de habitación y pulse <Enter>, seleccione el botón <F9-Reporte> éste mostrará el reporte de bloqueo por habitación; aquí podrá ver todos los bloqueos para dicha habitación. Una vez localizado el registro del bloqueo pulse el botón <F8-Modificar> y realice el cambio de la información, pulse los botones <F2-Aceptar> y <F4-Grabar> para guardar el registro.

Para eliminar un bloqueo, solo utilice los siguientes procedimientos de búsqueda de bloqueos mencionados anteriormente, una vez localizado el registro de bloqueo presione el botón <F6-Borrar>, posteriormente el sistema mostrará un mensaje comunicando

**Nota: No se podrán bloquear habitaciones por más de treinta días. Si desea hacer esto, bloquee las habitaciones por periodos; primero ingrese el lapso de los treinta días y enseguida el resto de los días que completen el bloqueo total.

Las habitaciones bloqueadas se liberarán al status de vacía sucia, durante la auditoría Nocturna cuando se haya concluido el período del bloqueo, y de acuerdo a la fecha que se ingresó en el campo fecha fin.

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4.10.2 Bloqueo de Habitaciones por Lote Esta sección se utiliza cuando se desea bloquear una sección completa del hotel, así se ahorrará tiempo de registro cuando se tenga que cerrar áreas completas del hotel.

Esta pantalla está dividida en dos secciones, en la parte superior se encuentra la Información del Bloqueo, los campos con los que cuenta son:

• Bloquear: Seleccione esta opción si se desea bloquear una sección.

• Desbloquear: Seleccione esta opción si se desea desbloquear una sección.

• Fecha Inicial: Fecha inicial del bloqueo. • Fecha Final: Fecha final del bloqueo. • Descripción: Describa la razón del bloqueo. • Seleccionar: Seleccione si desea bloquear una sección, piso o

rango de habitaciones. En esta misma sección se encuentra el indicador de las dos modalidades que existen, bloquear y desbloquear.

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La segunda sección de la pantalla es detalle de búsqueda, éste muestra un reporte en base a la Información de Bloqueo ingresada, las columnas que muestra este reporte son:

• Número de Habitación: Número de las habitaciones que serán bloqueadas.

• Tipo de Hab.: Tipo de las habitaciones que serán bloqueadas. • Sta de Rec: Status de habitaciones en recepción. • Sta de Ama: Status de habitaciones en ama de llaves. • Descripción: Descripción del bloqueo. • Fecha Inicial: Fecha inicial del bloqueo. • Fecha Final: Fecha final del bloqueo.

En esta sección se encuentra la casilla marcar todas, la cual marca o desmarca todas las casillas de las habitaciones, también se puede seleccionar individualmente las casillas de las habitaciones en el reporte.

Para bloquear o desbloquear la sección, primero seleccione el indicador bloquear o desbloquear (según sea el caso), ingrese la fecha inicial y fecha final. En caso que sea bloqueo ingrese la descripción, seleccione el tipo de búsqueda de habitaciones, sección, piso o rangos de habitación. Si selecciona el último, ingrese la habitación Inicial y final, marque las habitaciones que serán bloqueadas o desbloqueadas en las casillas del reporte, o bien, utilice la casilla marcar todas, una vez terminada la captura presione el botón <F2-Aceptar>. El sistema pedirá validación del usuario. Ingrese su usuario y Password para confirmar.

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4.10.3 Rep. de Bloqueo por Tipo de Hab. Reporte que muestra el listado de bloqueos por tipo de habitación. El filtro de búsqueda es por tipo de habitación en un rango de fechas.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Tipo Hab.: Tipo de habitación a consultar. • Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son:

• #Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • F. Inicial: Fecha inicial del bloqueo. • F. Final: Fecha final del bloqueo. • F. Bloqueo: Fecha en la que se realizó el bloqueo. • Hrs. Bloqueo: Hora en la que se realizó el bloqueo. • CB: Código de bloqueo. • FS: Código fuera de servicio. • Blo.: Usuario que realizó el bloqueo. • Mod.: Usuario que modificó el bloqueo. • Descripción: Motivo de bloqueo.

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4.10.4 Rep. de Bloqueo por Número de Hab. Este reporte nos permite consultar los bloqueos efectuados a una misma habitación, en un periodo de tiempo determinado.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros, los cuales se definen a continuación:

• Habitación: Número de habitación a consultar. • Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son:

• Cve. Reserv.: Clave de reservación (bloqueo de habitación en reservaciones).

• Descripción: Motivo de bloqueo. • F. Inicial: Fecha inicial del bloqueo. • F. Final: Fecha final del bloqueo. • F. Bloq.: Fecha en la que se realizó el bloqueo. • Hrs. Blo.: Hora en la que se realizó el bloqueo. • FS: Código de Fuera de Servicio. • CB: Código de Bloqueo. • Blo.: Usuario que realizó el bloqueo. • Mod.: Usuario que modificó el bloqueo.

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4.11 Reportes de Ama de Llaves Con el propósito de proporcionarle a la ama de llaves información realmente importante que sea de gran utilidad para los diversos requerimientos, se han creado estas múltiples opciones que están contenidas dentro de este apartado de reportes, las cuales son: habitaciones limpias, habitaciones sucias, habitaciones ocupadas, catálogo de habitaciones, estados de cuenta, pronóstico de ocupación, estado de casa y bitácora de cambios de habitación las cuales se mencionan y explican a detalle.

4.11.1 Habitaciones Limpias Este reporte proporciona un listado impreso por secciones (configuradas previamente de acuerdo a su instalación) de las habitaciones limpias, con el objetivo de facilitarle la distribución de éstas para su inspección de rutina diaria.

Las habitaciones que se muestran en este reporte son las Ocupadas Limpias (O-LI) y Vacía Limpia (VA-L) separadas por secciones, donde cada sección es asignada a una camarista; la cual, tiene a su cargo un lote máximo de catorce habitaciones aproximadamente. Este lote ha sido definido previamente en el menú de configuración y de acuerdo a los requerimientos propios para su instalación. Esta pantalla solo cuenta con el filtro Edif icio, el cual desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

Las columnas que con las que cuenta este reporte son:

• Núm. Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • St. Ama: Status de habitación en ama de llaves.

**Nota: Enseguida de la última columna reflejada en el reporte aparecen unas líneas en blanco, para que aquí se anote el status que presenta esa habitación, después de haber realizado la inspección física por el personal responsable, y una vez revisada toda la sección, se vacíen estos datos al sistema para actualizar el status de habitaciones en la opción cambiar status a cuartos, explicada al inicio de este manual.

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4.11.2 Habitaciones Sucias Este reporte cumple con la misma finalidad que la opción anterior. Proporcionar un listado impreso por lote máximo de cuartos para cada camarista (este lote ha sido configurado previamente, de acuerdo a los requerimientos de su instalación) de las habitaciones sucias, con el objetivo de facilitarle la distribución de éstas: ya sea para únicamente realizar una verificación rápida, o para el aseo respectivo de las habitaciones asignadas.

Las habitaciones detectadas por el sistema con el status de Vacío Sucio (VA-S) y Ocupado Sucio (OCUS) se mostrarán en este reporte, separadas por secciones, donde cada sección es asignada a una camarista; la cual, tiene a su cargo un lote máximo de catorce habitaciones aproximadamente. Este lote ha sido definido previamente en el menú de configuración y de acuerdo a los requerimientos propios para su instalación.

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Esta pantalla solo cuenta con el filtro Edificio, el cual desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

Las columnas que con las que cuenta este reporte son:

• Núm. Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • St. Ama: Status de habitación en ama de llaves.

**Nota: Enseguida de la última columna reflejada en el reporte aparecen unas líneas en blanco, para que aquí se anote el status que presenta esa habitación, después de haber realizado la acción deseada: inspección o ejecución del aseo por el personal responsable; y una vez verificada toda la sección, se vacíen estos datos al sistema para actualizar el status de habitaciones en la opción cambio manual de status, o actualización por sección, explicadas con anterioridad en este manual.

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4.11.3 Habitaciones Sucias en Papel Continúo Este reporte cumple con la misma finalidad que la opción anterior, con la diferencia de que éste saldrá en forma continua al momento de imprimirlo.

Para obtener este reporte, siga los mismos procedimientos que la opción anterior, seleccionar la opción.

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4.11.4 Habitaciones Ocupadas Este reporte cumple con la misma finalidad que las opciones anteriores, la única diferencia es que contiene los nombres de los huéspedes que están alojados en las habitaciones, y contempla el status de ocupado en todas sus modalidades Ocupada Sucia (OCUS), Reciente Ingreso (O-IN) u Ocupada Limpia (O-LI), además de los status adicionales generados para su instalación.

Esta pantalla solo cuenta con el filtro Edificio, el cual desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

Las columnas con las que cuenta este reporte son:

• Núm. Hab.: Número de habitación. • Tpo. Hab.: Tipo de habitación. • St. Ama: Status de habitación en ama de llaves. • Nombre: Nombre de Huésped. • Llegada: Fecha de llegada del huésped. • Salida: Fecha de salida esperada del huésped.

**Nota: Enseguida de la columna “St. Ama” aparecen unas líneas en blanco, para que aquí se anote el status que presenta esa habitación después de haber realizado la acción deseada: inspección o ejecución del aseo por el personal responsable. Una vez verificada toda la sección, se vacíen estos datos al sistema para actualizar el status de habitaciones en la opción cambio manual de status o actualización por sección, explicadas con anterioridad en este manual.

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4.11.5 Status de Hab. con Nombre Este reporte tiene la finalidad de proporcionar el nombre del huésped y un detalle más específico del estado de la habitación, como lo son el número de personas que la ocupan y el tipo de huésped que se encuentra. Proporcionar un listado impreso por secciones (configuradas previamente de acuerdo a su instalación) de las habitaciones, con el objetivo de facilitarle la distribución de éstas para su inspección matutina, hacer las cortesías vespertinas, realizar el aseo, etc. Este reporte contempla todos los status y a su vez en las habitaciones Ocupadas muestra la información de éstas; el reporte está enlistado por secciones, ya que la finalidad de éste, es el proporcionar una herramienta ágil para los fines prácticos.

Las columnas con las que cuenta este reporte son:

• Núm. Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • St. Ama: Status de habitación en ama de llaves. • Nombre: Nombre de Huésped. • Tp Hs: Tipo de huésped. • Ad: Numero de adulto en la habitación. • Men: Numero de menores en la habitación. • Llegada: Fecha de llegada del huésped. • Salida: Fecha de salida esperada del huésped.

**Nota: A diferencia de los reportes anteriores, éste no contará con línea para llevar anotaciones.

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4.11.6 Habitaciones Llegando Esta opción muestra todas las habitaciones enlistadas por secciones con el status de Reciente Ingreso (O-IN), entendiéndose con ello que son los huéspedes que han hecho su Check-in en recepción, durante el día en que se está operando.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Tipo Habitación: Este filtro muestra el catálogo de tipos de habitación para realizar la búsqueda.

• Hora inicial: Captura de hora inicial para búsqueda de Check-In.

• Hora Final: Captura de hora final para búsqueda de Check-In.

El reporte que muestra las siguientes columnas:

• Núm. Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • St. Ama: Status de habitación en ama de llaves. • Nombre: Nombre de Huésped. • Tp Hs: Tipo de huésped. • Ad: Numero de adulto en la habitación. • Men: Numero de menores en la habitación. • Llegada: Fecha de llegada del huésped. • Salida: Fecha de salida esperada del huésped.

**Nota: Enseguida de la columna Sta. Ama, aparecen unas líneas en blanco para anotar observación.

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4.11.7 Reporte de Bloqueo por Tipo de Hab. Este reporte muestra todas las habitaciones que han sido bloqueadas por Ama de Llaves, pudiéndose mostrar específicamente por un tipo de habitación en particular, o bien si no es llenado el campo respectivo, mostrará todas las habitaciones en general por el rango de fechas que se haya capturado.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Tipo Hab.: Este filtro muestra el catálogo de tipos de habitación para realizar la búsqueda.

• Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son:

• #Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • F. Inicial: Fecha inicial del bloqueo. • F. Final: Fecha final del bloqueo. • F. Bloqueo: Fecha en la que se realizó el bloqueo. • Hrs. Bloqueo: Hora en la que se realizó el bloqueo. • CB: Código de Bloqueo. • FS: Código de Fuera de Servicio. • Blo.: Usuario que realizó el bloqueo. • Mod.: Usuario que modificó el bloqueo. • Descripción: Motivo de bloqueo.

**Nota: Este reporte es el mismo que se encuentra en la sección de Bloqueos.

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4.11.8 Catálogo de Habitaciones Esta opción muestra el reporte del inventario de habitaciones y su status actual, tanto para recepción como para el ama de llaves. Se pueden obtener con diferentes combinaciones, además de las características específicas de cada habitación, que fueron ingresadas desde la configuración.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Tipo Hab.: Este filtro muestra el catálogo de tipos de habitación para realizar la búsqueda.

• Status Recepción: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a recepción; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (OCUP = Ocupado, DISP = Disponible, PRER = Pre-Registrado, TODOS = Todos los status)

• Status Ama de Llaves: Estos campos deben ser llenados con las claves sobre el estado de la habitación con respecto a ama de llaves; estas claves deben coincidir con las que ya se definieron anteriormente. (VA-L = Vacía Limpia, O-LI = Ocupada Limpia, VA-S = Vacía Sucia, OCUS = Ocupada Sucia, O-IN = Ocupada Reciente Ingreso, PROC = En Proceso de Limpieza, TODOS = Todos los status).

• Status de Habitación: En este campo se determina cuáles son las habitaciones que de acuerdo al status de recepción se desea en el reporte, se selecciona:

o Con discrepancia o Todas o Disponibles o No disponibles o Discrepancia en personas

• Compuestas: Este campo debe ser llenado con el número de piso donde se encuentran ubicadas las habitaciones en el hotel que deseamos consultar. O se deja en blanco para que el reporte se genere sin filtro de piso de habitaciones.

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• Característ icas: Campo de captura de características de habitaciones a buscar.

Las columnas que muestra el reporte, son las siguientes:

• #Hab.: Número de habitación. • T. Hab.: Tipo de habitación. • Cnta: Códigos de Características configurados en la habitación. • Rec: Status recepción. • Ama: Status ama de llaves. • H. Comp.: Habitación Compartida. • R: Status de la habitación en recepción “N”=NO, “S”=SI y “?”=

habitación con discrepancia. • Descripción: Descripción de status. • Edi: Edificio. • Sec: Sección. • Pso: Piso. • Vista: Vista de la habitación. • Tipo de Cama: Tipo de cama de la habitación. • Característ icas Generales: Descripciones de características de

la habitación. • Observaciones: Observaciones de ama de llaves de la

habitación.

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4.11.9 Estados de Cuenta El estado de cuenta es un reporte de todas las transacciones realizadas a los huéspedes durante su estancia en el hotel. Estas transacciones son generadas desde la opción transacciones a huésped, así como desde los diferentes centros de consumo existentes en su hotel y sí maneja una tarificación automática de teléfonos, también se generan. En el departamento de ama de llaves podrá ver los estados de cuenta siempre y cuando ella postee los cargos de lavandería y tintorería, para verificar que los servicios se hayan cargado correctamente bajo los códigos de transacción respectivos.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Número de Habitación: Número de habitación que se consultará.

• Folio: Número de estado de cuenta del huésped asignado por el sistema y extensiones de folio.

• ¿Por Fecha?: Indicador de búsqueda por fechas, en caso de seleccionar NO, mostrará todas las transacciones del estado de cuenta, en caso de seleccionar SI, habilitará los campos fecha inicio y fecha final para el rango de búsqueda.

• Fecha Inicio: Fecha de inicio de búsqueda de transacciones. • Fecha Final: Fecha final de búsqueda de transacciones.

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Los campos siguientes se auto completan con la información ingresada en los anteriores, estos se definirán a continuación:

• Cargos: Monto total de transacciones en el estado de cuenta. • Abonos: Monto total de pagos en el estado de cuenta. • Saldo: Balance entre los Cargos y Abonos del estado de cuenta.

Las columnas que muestra el estado de cuenta, son las siguientes:

• Fecha: Fecha de posteo de la transacción. • Trans. Código: Código de transacción en el estado de cuenta. • Cheque: Número de papeleta o voucher. • Importe: Monto de transacción. • Observaciones: Comentario de transacción. • Usr: Clave corta de usuario que realizó el posteo de transacción. • Hora: Hora de posteo de transacción.

**Nota: Desde el estado de cuenta se podrá consultar la transacción; solo posicione el cursor sobre la línea de la transacción a consultar, el sistema pedirá validación del usuario ingrese su clave y Password, pulse <ENTER> y mostrará la pantalla de transacciones a huéspedes con la información de ésta.

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4.11.10 Pronóstico de Ocupación Con base a las reservaciones registradas se puede efectuar un pronóstico de ocupación general, para determinar cuál es la demanda de habitaciones del hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base para poder vender o no habitaciones.

Este reporte contiene de forma concentrada y por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de estas habitaciones.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel. • Fecha Inicio: Fecha de inicio de búsqueda. • Fecha Final: Fecha final de búsqueda.

En la parte lateral izquierda se encuentran la sección de Tipos de habitación; esta cuenta con dos columnas: la primera es Tipo hab.

Aquí se muestran las claves de tipo de habitación configuradas en el hotel, la segunda muestra casillas de selección para que se muestre el tipo de habitación en el reporte. En esta sección también se cuenta con dos botones: Todos que selecciona todas las casillas y Ninguno que desmarca las casillas seleccionadas.

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Para obtener el Pronóstico, ingrese los datos que le solicita el sistema de acuerdo a los filtros. Al terminar de proporcionar los datos para el reporte, oprima el botón de [Reporte] para aceptar la información y a continuación obtendrá el reporte en la ventana.

La información que muestra el reporte es la siguiente:

En el primer renglón aparecen los diferentes tipos de habitaciones, que se seleccionaron en la sección de Tipos de habitación.

El siguiente renglón muestra el Inventario total de habitaciones en el hotel y el desglose de acuerdo a cada tipo de habitación descrita en la parte de arriba, en caso de utilizar el Filtro [Tipo de habitación], solo mostrará los que hayan sido seleccionados.

En la siguiente parte se encuentra la fecha, año y mes [AAAA-MM] y hacia abajo cada uno de los días en que fue solicitado el pronóstico.

 

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Fecha: Muestra la fecha por los días consultados en los filtros. • F/S: Muestra el total de habitaciones fuera de servicio por día. • %%: En esta columna se muestra el porcentaje de ocupación diaria, el

cual se calcula de la siguiente forma: se divide el total de habitaciones ocupadas de los tipos seleccionados, entre el total de habitaciones de los tipos seleccionados y se multiplica por cien.

• Disp: Esta columna muestra la cantidad de habitaciones disponibles en forma diaria, la cual se calcula restando el total de habitaciones de los tipos seleccionados, menos el total de habitaciones ocupadas.

• Entradas: En esta sección de columnas se muestran todas las entradas al hotel en forma diaria, separadas por grupos de categorías de mercado; así como también los totales por día.

• Salidas: En esta sección de columnas se muestran todas las salidas de huéspedes del hotel en forma diaria, separadas por grupos de categorías de mercado; así como también los totales por día.

• Total en casa: Aquí se muestran los totales en casa en forma diaria, separadas por grupos de categorías; así como también los totales por

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día. Los totales en casa se generan diariamente incrementando las entradas a los huéspedes en casa, o por el contrario, disminuye el porcentaje de acuerdo a las salidas, todo esto por cada grupo de categorías.

Dentro de las columnas [Entradas], [Salidas] y [Total en casa] se encuentran otras columnas por [Grupos de categorías de segmento de mercado].

Cada grupo de categorías se define como la unión de varios segmentos de mercado con características afines. Se pueden manejar hasta cinco niveles diferentes de categorías, las cuales varían en cada hotel, la quinta categoría siempre se dividirá en otras dos columnas [G] que se refieren a las Reservaciones garantizadas y [NG] que se refiere a las Reservaciones no garantizadas de dicho segmento.

Desplácese con la barra lateral hacia abajo y observe, que en la parte inferior del reporte encontrará más información.

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A la derecha de la pantalla encontrará los [Totales de acumulado mensual bruto de ocupación por categorías de mercado] y el total de las suma de estas Categorías.

En la parte izquierda de la pantalla, encontrará dos conceptos:

Pronostico de Ocupación Bruta

Este concepto se refiere a que este tipo de ocupación contemplara el acumulado de habitaciones de las diferentes categorías de mercado de para realizar el cálculo de porcentaje de ocupación.

Esta parte del reporte muestra tres apartados: el primero es el total de habitaciones ocupadas en el rango de fechas consultado, el segundo nos muestra el número de habitaciones fuera de servicio y por último el Porcentaje de ocupación bruta.

Existen dos líneas dentro de este concepto, en la primera disminuye las habitaciones Fuera de Servicio para realizar el cálculo del Porcentaje de Ocupación Bruta y la segunda solo toma el total de Habitaciones Ocupadas.

El porcentaje de ocupación bruta se calcula de la siguiente forma:

Total del Acumulado de categorías de mercado, dividido entre el resultado del Total de habitaciones en inventario (solo los tipos de habitaciones seleccionados), por el número de días consultados en el reporte menos las Habitaciones fuera de servicio (depende que línea estemos leyendo), el resultado de esto es multiplicado por 100.

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Para una mejor comprensión del cálculo que realiza el Pronóstico en porcentaje de ocupación bruta, tomaremos los datos de la pantalla anterior para realizar un ejemplo:

• Total de Acumulado de categorías de mercado: 287 • Inventario de habitaciones consultadas en reporte: 496 • Número de días consultados en el reporte: 21 • Inventario de tipos de habitaciones consultados por número de días,

consultados en reporte: 496 x 21 = 10416 • Habitaciones fuera de servicio pronosticadas: 42

La fórmula seria la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación bruta, descontando las habitaciones fuera de servicio:

(287 / ((496 x 21)-42)) x 100 = 2.77

La fórmula seria la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación bruta, contando las habitaciones fuera de servicio:

(287 / (496 x 21)) x 100 = 2.76

**Nota: En la carpeta de [Configuración Front] en la opción [Parámetros generales], en la pestaña [Características Front office], en el campo [F/S Afecta % Ocupación] seleccione [SI] o [NO], para que en el cálculo de Porcentaje de ocupación bruta y neta descuente o no las habitaciones Fuera de servicio.

Pronóstico de Ocupación Neta.

El concepto se refiere a que éste tipo de ocupación, contemplará el Acumulado de habitaciones de categorías de mercado, menos el Acumulado de la categoría cortesías, Propietarios y Uso casa, para realizar el cálculo de Porcentaje de ocupación.

Esta parte del reporte muestra tres apartados: el primero es el total de habitaciones ocupadas en el rango de fechas consultado, el segundo nos muestra el número de habitaciones Fuera de servicio y por último el Porcentaje de ocupación neta.

Existen dos líneas dentro de este concepto, en la primera disminuye las habitaciones Fuera de servicio, para realizar el cálculo del Porcentaje de ocupación neta y la segunda solo toma el total de Habitaciones ocupadas.

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El Porcentaje de Ocupación neta se calcula de la siguiente forma:

Total del Acumulado de categorías de mercado menos Acumulado de las Categorías Cortesía, Propietario y Usos Casa, dividido entre el resultado del Total de habitaciones en inventario (solo los tipos de habitaciones seleccionados), por el número de días consultados en el reporte menos las Habitaciones fuera de servicio (depende que línea estemos leyendo), el resultado de esto es multiplicado por 100.

Para una mejor comprensión del cálculo que realiza el Pronóstico en el porcentaje de ocupación neta, tomaremos los datos de la pantalla anterior para realizar un ejemplo:

• Total de acumulado de categorías de mercado: 287 • Total de acumulado de categorías de mercado cortesía: 5 • Total de ocupación neta: 282 • Inventario de habitaciones consultadas en reporte: 496 • Número de días consultados en el reporte: 21 • Inventario de tipos de habitaciones consultados por número de días

consultados en reporte: 496 x 21 = 10416 • Habitaciones fuera de servicio pronosticadas: 42

La fórmula sería la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación neta, descontando las habitaciones Fuera de servicio:

((287- 5) / ((496 x 21)-42))) x 100 = 2.72

La fórmula sería la siguiente para el Porcentaje de pronóstico de ocupación neta, contando las habitaciones Fuera de servicio:

((287-­‐5)  /  (496  x  21)))  x  100  =  2.71  

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**Nota: El Reporte de pronóstico de ocupación como se deduce se filtra con Fechas futuras, pero en caso de consultarlo desde días pasados a futuro, enviará una línea adicional con el Acumulado real de las fechas pasadas y posterior mostrará el Pronóstico diario. El acumulado también lo contemplará para realizar el cálculo de Ocupación bruta y neta.

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4.11.11 Estado de Casa Con base en las reservaciones y los huéspedes que se tienen en casa, se puede obtener el reporte sobre el estado del hotel respecto a la ocupación que se tenía pronosticada para el día y la ocupación real. Este reporte recibe el nombre de Estado de casa. Es importante mencionar que este reporte permite llevar un control exacto de nuestra operación del día que se consulta, además de que tenemos el campo de Hora límite, mismo que se recomienda dejarlo siempre en 18:00 horas, ya que con ello podremos tener un mejor análisis de la información presentada.

En la parte izquierda del reporte se contempla la situación pronosticada del hotel para cierto día, comparada contra la situación real, todo en base a:

LL: Llegadas de huéspedes al hotel.

WI: Entradas sin reservación.

SE: Salidas esperadas.

SA: Salidas anticipadas. Salieron hoy, pero tenían salida posterior.

SP: Salidas postergadas. Tenían programada su salida el día de hoy, pero prolongaron su estancia ("Stay Over").

En esta parte también se observa el pronóstico de ocupación de AD-adultos y ME-menores, contra la ocupación real del día.

En el resto de la ventana aparecen columnas con la siguiente información, y todas tienen a su vez un total al final de cada columna:

TIPO: Muestra el código de cada tipo de habitación.

TOT: Muestra el inventario total existente de cada tipo de habitación.

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OCU: Muestra las habitaciones que en ese momento se encuentran ocupadas.

F/S: Columna que muestra las habitaciones programadas Fuera de servicio para el día de hoy. Se dividen en dos partes separadas por una diagonal: La información que aparece al lado izquierdo son las que están programadas fuera de servicio por días y las del lado derecho, las que están fuera de servicio por horas. Es importante separarlas pues las primeras no estarán disponibles a la venta y las segundas si, pues es sólo un bloqueo temporal, sólo que al momento de la consulta no puede disponer de ellas.

GAR: Llegadas (o reservaciones) garantizadas esperadas para el día de hoy.

NGR: Llegadas no garantizadas (o limitadas) para el día de hoy.

SAL: Salidas programadas al día.

DIS: Habitaciones que están disponibles a la venta en el momento de la consulta.

H.P: Total de Habitaciones pronosticadas para el cierre del día.

% OCU.P: Porcentaje de ocupación pronosticada por cada tipo para ese día.

% OCU/FS: Porcentaje de ocupación pronosticado, tomando en cuenta las habitaciones fuera de servicio.

En este reporte también se proporciona un porcentaje de ocupación (Campo OCUP el cual se encuentra posicionado en la parte inferior izquierda del reporte), el cual se calcula dividiendo el total de habitaciones ocupadas entre el total de habitaciones de la propiedad, a la cual está asociada la habitación.

Este reporte es una guía muy útil para la labor diaria, ya que es información que va en línea con la operación y puede monitorear el status de su hotel a cualquier hora del día a través de una sola opción.

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4.11.12 Bitácora de Cambios de Habitación Este reporte nos muestra la bitácora que se generó en forma automática por los cambios de habitaciones realizados en un rango de fechas, esto es de gran utilidad para brindar un mejor servicio a nuestros huéspedes analizando los motivos de estos cambios.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Fecha Inicio: Fecha de inicio de búsqueda. • Fecha Final: Fecha final de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Hab: Muestra el número y tipo de habitación de origen del cambio. • Nombre de Huésped: Nombre de huésped alojado en

habitación. • Nva Hab: Muestra el número y tipo de habitación destino del

cambio. • Motivo: Descripción del motivo del cambio. • Usr: Usuario que realizó el cambio. • Fecha: Fecha en la que se realizó el cambio. • Hora: Hora en la que se realizó el cambio.

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4.11.13 Bitácora de Cambios Este reporte muestra la bitácora que se generó de forma automática, en base a los movimientos en los status de habitaciones en un rango de fechas.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda. • Filtros: Búsqueda específica por columna. • Buscar por: Buscador de texto.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Usr: Clave corta de usuario que realizó el cambio. • Nombre: Nombre de usuario. • Cve. Reservación: Número de clave de reserva. • Valor Anterior: Valor antes del cambio de status. • Valor Nuevo: Información del valor actual. • Folio: Número de folio de huésped. • Programa: Programa que se ejecutó al realizar el cambio. • Estación: Nombre de equipo o servidor donde se realizó el

cambio. • Fecha: Fecha de cambio. • Hora: Hora de cambio.

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4.11. 14 Revisión de Transacciones La revisión de transacciones es una opción de consulta de los movimientos realizados por el departamento de Caja Recepción y/o Caja Departamental de su hotel. Será de utilidad para verificar que las transacciones de lavandería hayan sido posteadas correctamente.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda. • Departamento: Búsqueda por departamento del hotel, caja

recepción, caja departamental (puntos de venta) y por todos. • Código: Código de la transacción que desea consultar

individualmente. Por otra parte si este campo de deja en blanco, el reporte se generará con todos los códigos que se utilizaron en esa fecha.

• Caja: Búsqueda por número de caja de punto de venta. • Cajero: Clave corta del cajero que realizó las transacciones que se

desean consultar. Si se deja en blanco se emitirán todas en general.

• Ordenar por: A través de este campo se puede ordenar la información del reporte por: código de transacciones, clave de cajero, número de habitaciones, número de cheque, folio, importe, transacción, observaciones, fecha y centro de consumo.

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Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Código: Clave de transacción. • Cajero: Clave corta de cajero que realizó el posteo de transacción. • Hab: Número de habitación a la que pertenece la transacción. • Cheque: Número de boucher o papeleta. • Folio: Número de folio al que pertenece la transacción. • Ext.: Número de extensión donde se posteó la transacción. • Importe: Monto posteado de la transacción (Neto sin impuestos y

propina). • Trans.: Número consecutivo de transacción. • Observaciones: Comentarios de la transacción. • Fecha: Fecha de posteo de transacción. • Impuesto: Monto de impuesto de la transacción. • Propina: Monto de propina para la transacción. • C. Cons.: Número de Centro de Consumo. • Inc Tfa.: Transacción incluida en Tarifa. • Hora: Hora en la que se posteó la transacción. • Hr Canc.: Hora de cancelación de la transacción. • Cja Canc.: Clave de cajero que realizó la cancelación. • Fecha Canc.: Fecha de cancelación. • Cancelado: Status de transacción “1”=Cancelado.

En la parte final del reporte se muestra el balance de transacciones:

Total de cargos – total de abonos = total general.

Este balance se muestra en las columnas de importe, impuestos y propina.

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4.12 Consulta de huéspedes

Este apartado fue creado con el propósito de agrupar las opciones que estén relacionadas con los huéspedes del hotel, con el fin de realizar búsquedas que desplieguen información acerca de ellos, para diferentes fines que pueda tener el usuario del mismo hotel.

4.12.1 Huéspedes en casa Este reporte da a conocer los huéspedes que actualmente se encuentran hospedados en el hotel, ya sea que hayan tenido o no reservación.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Filtros: Búsqueda específica por columna. • Buscar por: Buscador de texto.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado sin funcionalidad • Nombre: Nombre del huésped. • HSP: Tipo de huésped. • C: Huésped Compartiendo Habitación “<” • # HAB.: Número de habitaciones reservadas. • T. Hab: Tipo de habitación asignada. • Ad: Numero de Adultos • N: Número de Niños. • Fecha. Ent.: Fecha de entrada. • Fecha Sal.: Fecha de salida.

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• Folio: Número de folio asignado. • Ext: Número de extensión del folio. • Plan: El plan con el que el huésped dispone. • Pen: Si tiene pensión o no el huésped. • In: La pensión inició del plan alimenticio desayuno, almuerzo o

cena. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación

para el huésped. En caso que aplique. • Cr: Si el Huésped cuenta con crédito “C” o sin crédito “S” • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Mer.: Segmento de mercado con el que está registrado. • Alt.: Segmento de mercado alterno con el que se registró • En: Tipo de entrada al hotel. Si el espacio aparece en blanco

significa que sí tenía reservación. Si aparece una “W” significa que no; es decir, fue un walk-in: Huésped sin reservación, cuyo ingreso fue directo desde la recepción.

• Sal: Si es una Salida Programada para el día en que está siendo consultada esta opción, entonces aparecerá la letra “P”. Si es un huésped que realizó su Salida Express, es decir, que ya ha liquidado su cuenta pero todavía puede estar ocupando la habitación, aparecerá la letra “I”, de Inesperada.

• Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Facturado: Número de factura adelantada

**Nota: Este reporte tiene una funcionalidad más, al posicionar el cursor en un registro y dar doble <CLIC> sobre éste, abrirá la pantalla de registro individual con los datos de éste para consulta. Cabe mencionar que el departamento de ama de llaves no podrá realizar ningún cambio a un registro que ya esté en casa. Esta opción se encuentra en el módulo de ama de llaves sólo para efectos de consulta.

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4.12.2 VIP´S En esta opción podrá consultar de una manera rápida y eficaz los huéspedes que han sido identificados como especiales o muy importantes; y que demandan un trato especial por parte de su departamento. Estos huéspedes son reconocidos en el sistema con el código de VIP´S.

INNSIST ofrece este reporte de consulta donde encontrará a todos aquellos huéspedes que se han identificado como VIP´S, o de atención especial en todas sus modalidades, es decir, es un reporte que refleja a los huéspedes que cumplan con estas características, tanto para los actualmente hospedados como para los que ya salieron, los pendientes por salir y los pronosticados por llegar en el día de la consulta.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Desde: Fecha de inicio de búsqueda. • Hasta: Fecha final de búsqueda.

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Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• Nombre: Nombre del huésped. • TPO: Tipo de huésped. • # Est.: Número de estatus. • N. Hab.: Número de habitaciones reservadas. • T. Hab.: Tipo de habitación asignada. • #P: Número de personas en habitación. • Fecha Ent.: Fecha de entrada. • Fecha Sda.: Fecha de salida. • Autorizó: Nombre de persona que autoriza. • Clave Reservación: Numero de clave de reservación. • Folio: Número de folio asignado y numero de extensión. • Compañía: Nombre de la compañía del huésped. • Mon: Moneda de tarifa. • Tarifa Diaria: Monto de tarifa diaria. • F Pago: Forma de pago del huésped. • Contacto: Contacto de registro. • Observaciones: Comentarios

4.12.3 Huéspedes Pre-Asignados Reporte que muestra todas las llegadas del día previamente pre-asignadas por el departamento de recepción, y que es de gran ayuda para ama de llaves; ya que le permite anticipar los requerimientos de los huéspedes sin descuidar que gracias a la columna de tipo de huésped, también puede darle un seguimiento más ágil a todos aquellos que estén identificados con huéspedes VIP´S.

Esta pantalla solo cuenta con el filtro edificio, el cual desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

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Las columnas que con las que cuenta este reporte son:

• M: Campo descontinuado sin funcionalidad • Nombre: Nombre del huésped. • Tipo: Tipo de huésped. • # HAB.: Número de habitaciones reservadas. • PRE.: Huésped pre-asignado. • Tpo. Hab: Tipo de habitación asignada. • #P: Número de personas en habitación. • Fecha. Ent.: Fecha de entrada. • Fecha Sal.: Fecha de salida. • Folio: Número de folio asignado. • Ext: Número de extensión del folio. • Plan: El plan con el que el huésped dispone. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Mer: Segmento de mercado con el que está registrado. • G: Reserva garantizada si muestra “N” es una reserva no

garantizada, “S” es una reserva garantizada. • Compañía: Compañía donde trabaja el huésped.

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4.13 Llegadas / Salidas Aquí se pueden consultar las llegadas y salidas de huéspedes del hotel, ya sean todas o dependiendo de los requerimientos que tenga el usuario del hotel.

4.13.1 Llegadas Esperadas (Reservación) La idea de este reporte es con el fin de mantener informados a los diferentes departamentos de la operación sobre las llegadas esperadas, en base a las reservaciones que se tienen.

Este reporte debe ser emitido diariamente, pero a través del campo “Fecha de Llegada”, se pueden consultar las llegadas esperadas en fechas futuras.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Fecha: Fecha de búsqueda. • Nombre: Buscador de texto en base a los nombres de los

huéspedes.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado y sin funcionalidad. • Nombre: Nombre del huésped. • Tpo: Tipo de huésped. • Mer.: Segmento de mercado con el que está registrado. • Hab.: Número de habitaciones reservadas. • T. Hab.: Tipo de habitación asignada. • Pre Reg.: Columna donde se marcan las llegadas pre-registradas. • # Hab.: Numero de habitación. • Gar.: columna donde se marcan las llegadas garantizadas. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique.

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• Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación para el huésped.

• Plan: El plan con el que el huésped dispone. • Ps: Si tiene pensión o no el huésped. • In: La pensión inició del plan alimenticio desayuno, almuerzo o

cena. • Ad: Numero de Adultos. • Ns: Número de Niños. • F. Salida: Fecha de salida. • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Ciudad: Ciudad de datos de registro. • Edo.: Estado de datos de registro. • Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Tarifa: Monto de tarifa diaria. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Hra Ch.: Hora de Check-In.

Al final del reporte, se muestra el total de llegadas esperadas del día por:

Garantizadas, NO Garantizadas y el Total de Habitaciones, además de la densidad personas.

**Nota: Este reporte le permite acceder a los registros, para consultar información más a detalle sobre éste. Para hacerlo, sólo posicione el cursor en el registro a consultar, pulse <Enter> y mostrará la pantalla del registro individual.

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4.13.2 Llegadas Efectivas Una vez que se registraron algunas o todas las llegadas esperadas, en recepción puede obtener el reporte de llegadas efectivas.

Este reporte es útil para evaluar la productividad de las reservaciones. Para obtener el reporte, seleccione la opción llegadas efectivas.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Fecha: Fecha de búsqueda. • Hora Inicio: Hora de inicio de búsqueda de registros. • Hora Fin: Hora final de búsqueda de registros.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado y sin funcionalidad. • Folio Ext.: Número de folio asignado y número de extensión. • Nombre: Nombre del huésped. • Tpo: Tipo de huésped. • Seg: Segmento de mercado con el que está registrado. • T. Hab.: Tipo de habitación asignada. • # Hab.: Número de habitaciones reservadas. • #P: Número de personas en habitación. • Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación

para el huésped. • Hora Lleg: Hora de Check-In del huésped. • F. Salida: Fecha de salida. • Edo: Estado de datos de registro. • Cve. Reser.: Clave que se le asignó a la reservación. • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Tarjeta: Número de tarjeta en garantía. • F Venc.: Fecha de vencimiento de tarjeta.

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• Ent.: Tipo de entrada de huésped (Reserva mostrará campo en blanco, en caso de ser Walk-in mostrará: W:)

• Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso que aplique.

• Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Servicios: Campo sin funcionalidad

Al final del reporte se muestra el total de llegadas efectivas por: total habitaciones, densidad total de personas y el total de Walk-In.

**Nota: Recuerde que este reporte al igual que el anterior, le permite acceder a algún registro en especial para consultar información más a detalle sobre éste. Para hacerlo, sólo posicione el cursor en el registro a consultar, pulse un <Enter> y mostrará la pantalla de registro individual.

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4.13.3 Salidas Esperadas Este reporte muestra los huéspedes que están pendientes de salir a la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos, como por ejemplo reservaciones, ya que con este reporte podrá ver que personas faltan por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de contingencia a aplicar. Para el departamento de recepción le será de utilidad a la hora de Check-Out de los huéspedes.

Para el ama de llaves el reporte le será útil para llevar un control más exacto, de la operación de las habitaciones que están por salir y dar prioridad a su limpieza.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Fecha: Fecha de búsqueda. • Reservaciones: Buscador de registros con salida esperada en

reserva (SI) o huéspedes en casa (NO).

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado y sin funcionalidad. • Nombre: Nombre del huésped. • Tpo: Tipo de huésped. • Mer: Segmento de mercado con el que está registrado. • N Hab.: Número de habitaciones reservadas. • T. Hab: Tipo de habitación asignada. • Pre Reg.: Columna donde se marcan las llegadas pre-registradas. • # Hab: Numero de habitación. • Gar: columna donde se marcan las llegadas garantizadas. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique. • Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación

para el huésped. • Plan: El plan con el que el huésped dispone. • Ps: Si tiene pensión o no el huésped.

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• In: La pensión inició del plan alimenticio desayuno, almuerzo o cena.

• Ad: Numero de Adultos. • Ns: Número de Niños. • F. Salida: Fecha de salida. • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Ciudad: Ciudad de datos de registro. • Edo: Estado de datos de registro. • Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Tarifa: Monto de tarifa diaria. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Hra Ch: Hora de Check-In.

Al final del reporte, se muestra el total de salidas esperadas del día por:

Garantizadas, NO Garantizadas y el Total de Habitaciones además de la densidad Personas.

**Nota: Recuerde que este reporte al igual que el anterior, le permite acceder a algún registro en especial para consultar información más a detalle sobre éste. Para hacerlo, sólo posicione el cursor en el registro a consultar, pulse un <ENTER> y mostrará la pantalla de registro individual.

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4.13.3 Salidas Efectivas Una vez que se dio salida a un huésped en recepción y caja, se podrá obtener el reporte de salidas efectivas.

Este reporte es útil para el control de los huéspedes que estuvieron en el hotel, ya que proporciona las fechas exactas en que estuvieron los huéspedes y no requiere imprimir un reporte de cada día, puesto que se conserva la información en línea, hasta que el sistema no sea depurado.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Fecha: Fecha de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado y sin funcionalidad. • Folio: Número de folio del registro. • Ext.: Numero de extensión del folio. • Nombre: Nombre del huésped. • H. Sal.: Hora de Check-Out. • Mer.: Segmento de mercado con el que está registrado. • T. Hab.: Tipo de habitación asignada. • N Hab.: Número de habitaciones. • #P: Número de personas en habitación. • Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación

para el huésped. • F. Entrada: Fecha de entrada del registro. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Edo: Estado de datos de registro. • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique. • Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Sal: Columna donde marcan las salidas anticipadas (:I:).

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• Servicios: Campo sin funcionalidad.

Al final del reporte se muestra el total de las salidas del día por: total de habitaciones, personas y las salidas anticipadas

**Nota: Recuerde que este reporte al igual que el anterior, le permite acceder a algún registro en especial para consultar información más a detalle sobre éste. Para hacerlo, sólo posicione el cursor en el registro a consultar, pulse un <Enter> y mostrará la pantalla de registro individual

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4.13.5 Consulta de Salidas En ocasiones es necesario buscar salidas, pero no se sabe la fecha de entrada o de salida. En estos casos puede utilizar la opción Consulta de Salidas, y puede verificar todas las personas que se hospedaron en la misma habitación en fechas diferentes. Y de esta manera averiguar el número de folio y la fecha en que se le dio salida.

En la parte superior de la pantalla se encuentran los filtros de búsqueda, los cuales se definen a continuación:

• Edif icio: Desplegará las secciones en las que esté dividido el hotel.

• Fecha: Fecha de búsqueda.

Las columnas que muestra el reporte son las siguientes:

• M: Campo descontinuado y sin funcionalidad. • Folio: Número de folio del registro. • Ext.: Numero de extensión del folio. • Nombre: Nombre del huésped. • H. Sal.: Hora de Check-Out. • Mer: Segmento de mercado con el que está registrado. • T. Hab.: Tipo de habitación asignada. • N Hab.: Número de habitaciones. • #P: Número de personas en habitación. • Agencia: Clave de la agencia de viajes que hizo la reservación

para el huésped. • F. Entrada: Fecha de entrada del registro. • Clave Res.: Clave que se le asignó a la reservación. • Edo.: Estado de datos de registro. • F. Pago: Forma de pago que garantiza la estancia del huésped. • Grupo: Nombre del grupo al que pertenece el huésped, en caso

que aplique. • Compañía: Compañía donde trabaja el huésped. • Sal.: Columna donde marcan las salidas Anticipadas (:I:). • Servicios: Campo sin funcionalidad.

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Al final del reporte se muestra el total de las salidas del día por: Total de habitaciones, personas y las salidas anticipadas

**Nota: Recuerde que este reporte, al igual que el anterior le permite acceder a algún registro en especial para consultar información más a detalle sobre éste. Para hacerlo, sólo posicione el cursor en el registro a consultar, pulse un <ENTER> y mostrará la pantalla de registro individual.

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4.14 Botones de Edición Botón Función

Botón para salir de la pantalla.

Botón que realiza la función de cancelar o ignorar la información ingresada en la pantalla.

Botón que muestra en pantalla información posterior a la búsqueda primaria.

Botón que habilita los campos de la pantalla para su modificación.

Botón que muestra la pantalla de alta de mensajes y la bitácora de los mismos.

Botón que confirma la información ingresada en los campos de la pantalla.

Botón que graba la información en el sistema.

Botón que habilita los campos para una corrección.

Botón que despliega la opción consulta firmas huéspedes.

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Conclusión A través de este documento se ha visto el Modulo de Ama de Llaves de Innsist Front Off ice® explicando una a una la utilidad de las opciones con las que cuenta.

Cabe mencionar que los ciclos de operación mostrados en este documento es un modelo básico que, dependiendo de la Configuración de Región, Cadena Hotelera, Catálogos y Parámetros utilizados en el Hotel donde se implemente el producto, afectaran las funciones y forma de operar Innsist Front Off ice®. Por ello se recomienda que desde su implementación se defina todos los ciclos de operación y se tomen decisiones por parte del Cliente para adaptar el sistema a sus necesidades. Esta informacion la podra definir el mismo Gerente de Division Cuartos, Recepción o bien Ama de Llaves quienes son los que mejor conoce la operación y propiedad, en última instancia el Gerente de Sistemas podrá ser el que tome la decisión de la información configurada en el sistema.

Para dudas operativas una vez implementado el producto diríjase a su departamento de Sistemas y este a su vez puede solicitar asesoría por medio de nuestro sistema SESC (Sistema Electrónico de Servicio a Clientes) en donde nuestros asesores le atenderán con gusto o bien con su Asesor de Cuenta el cual le podrá resolver algunas dudas o podrá dar informes sobre capacitaciones.

 

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